Internes Kontrollsystem (IKS) Theoretischer Input und Rahmenbedingungen

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1 Eidgenössisches Departement für Wirtschaft, Bildung und Forschung WBF Staatssekretariat für Wirtschaft SECO TCAM Internes Kontrollsystem (IKS) Theoretischer Input und Rahmenbedingungen Tony Erb 04. Juni 2013

2 Präsentationsaufbau Definition Ziele Risikoman agement Assurance Rechtliches Internes Kontrollsystem Inhalt Geschäfts abläufe Risiken Kontrolle Prozesse 2

3 Inhalt 1. Ziel und Zweck des Referates 2. Was ist ein IKS? 3. Weshalb braucht es ein IKS bei Organisatoren von AMM? 3

4 Ziel und Zweck Mit diesem Referat bezweckt das SECO grundsätzlich zwei Aspekte: 1. Organisatoren von AMM soll Klarheit und Transparenz zum Thema IKS vermittelt werden. 2. Die Vorstellungen des SECO bezüglich IKS sollen präsentiert werden. 4

5 Was ist ein IKS? Das IKS ist ein Kontrollmechanismus, der sich an schriftlich festgehaltenen Kriterien orientiert. Horváth definiert IKS als «Alle unternehmensinternen Kontroll- und Überwachungsaktivitäten» Zweck eines IKS ist demnach die Minimierung von Risiken bei sämtlichen Geschäftsabläufen. 5

6 Welche Ziele verfolgt ein IKS? Ein IKS dient der Geschäftsleitung als Frühwarnsystem und ist in seiner Umsetzung damit eine Führungsaufgabe. Ein IKS fördert eine effiziente und wirksame Arbeitsweise Ein IKS dient dem Risikomanagement und trägt zur Qualitätssicherung bei, ohne diese jedoch zu ersetzen. 6

7 Risikomanagement Unter dem Risikomanagement sind beispielsweise nachfolgend aufgezählte Betriebsfelder zu verstehen: 1. Sicherung der Vermögenswerte, 2. Verhinderung deliktischer Handlungen und Fehler, 3. verlässliches und genaues Rechnungswesen, 4. Steigerung der betrieblichen Effizienz, 5. Einhaltung der Geschäftspolitik, 6. 7

8 Was gehört zu einem IKS Ein funktionierendes IKS deckt alle relevanten Geschäftsabläufe und Geschäftsfelder ab und hält Bestimmungen in schriftlicher Form fest. Ein funktionierendes IKS dokumentiert alle relevanten Prozesse. 8

9 Geschäftsabläufe Ein effizientes IKS umfasst unter anderem folgende Geschäftsabläufe und Geschäftsfelder: 1. Eine Unterschriften- und Kompetenzregelung 2. Ein Lohn- und Personalreglement 3. Pflichtenhefte und Stellenbeschreibungen 4. Datenschutz 5. Gewaltentrennung 6.. 9

10 Prozessdokumentation Ein effizientes IKS umfasst beispielsweise folgende Prozessdokumentationen: 1. Rechnungsprozesse 2. Anstellungsprozesse 3. Beschaffungsprozesse 4. 10

11 Beispiel für Elemente einer IKS Dokumentenliste IKS-Dokumenten-Checkliste Beschreibung Verweis / Datum Vorhanden ja/nein Organigramm laufend aktualisiert ja Organisationsreglement nein Pflichtenhefte werden aktualisiert ja Stellenbeschreibungen werden aktualisiert ja Prozessdokumentationen Nur Fragmente vorhanden Unterschriftenregelungen Kompetenzordnung ja Kompetenzenregelungen Kompetenzordnung ja Richtlinien zur Personaleinstellung Personalprozess, Einstellungs-Checkliste nein ja Personal-/ Spesenreglement Personalprozess ja Statuten/ Stiftungsurkunden Urkunde ja Leistungsvereinbarungen/ Leistungsauftrag Revisionsstellen-Bericht Jährliche Anpassung ja Ordentliche Prüfpflicht, jährlich ja Rechnungslegungsstandard Swiss GAAP FER 21 ja IT-Strategie/ Berechtigungskonzept Formulierte Unternehmensziele Budget/ Budgetabweichungsplan Businessplan Finanzplan Risikomanagement-Prozess nicht strukturiert vorhanden Budget, Monatsberichte laufend nein nein ja nein nein nein IKS-Prozess IKS-Dokumentation nein Vgl. Sutter; Hunziker; Grab, IKS-Leitfaden, Haupt Verlag,

12 Geschäftsrisiken Das IKS ist den Geschäftsrisiken und der Geschäftstätigkeit angepasst. Dazu gehören finanzielle wie auch qualitative Risiken: 1. Korrektes Finanzwesen 2. Zufriedenheit und Qualifizierung der Mitarbeiter 3. Einhaltung des Datenschutzes 4. Einhaltung des Konkurrenzverbots 5. 12

13 Was wird bei einer IKS-Prüfung kontrolliert? Zur Bestätigung eines funktionierenden IKS müssen in der Regel mehrere Kontrollpunkte erfüllt sein: Das IKS ist vorhanden und dokumentiert, Das IKS ist den zuständigen Mitarbeitenden bekannt, Das IKS wird angewendet, Ein Kontroll- und Qualitätsbewusstsein ist vorhanden. 13

14 Wer kontrolliert das IKS Die Kontrolle über die Einhaltung des IKS kann von verschiedenen Akteuren überwacht werden: Leitung der Organisatoren Revisoren / Treuhänder Kantonale LAM-Stelle Kantonale Finanzkontrolle SECO 14

15 Frage: Weshalb ein IKS bei Organisatoren von AMM? 15

16 Rechtliche Bestimmungen im Bereich der ALV Die Arbeitslosenversicherung (ALV) erstattet den Organisatoren von AMM die «nachgewiesenen und notwendigen» Kosten (Art. 59c AVIG). Das «Kreisschreiben über die Vergütung von AMM» präzisiert dazu, dass Subventionsgeldern «legal, wirtschaftlich und wirksam» eingesetzt werden müssen (vgl. KS Fin, Kapitel VI). 16

17 Weisungen im Bereich der ALV Durch die IKS-Weisung vom 1. Januar 2011 sind die kantonalen Vollzugsstellen bereits dazu verpflichtet, in ihren Abteilungen ein funktionierendes IKS einzurichten sowie dafür zu sorgen, dass Organisatoren von AMM über ein IKS verfügen. Die Weisung zur «Umfrage über die Governance bei AMM- Anbietern» vom Juli 2012 bekräftigt die Notwendigkeit eines IKS bei Organisatoren von AMM. Sie verlangt von der kantonalen LAM-Stelle, dass AMM-Anbieter über ein der Grösse des Organisators angepasstes IKS verfügen. 17

18 Assurance-Konzept der ALV Kantonale Vollzugsstellen und auch Organisatoren von AMM sind damit in das Assurance-Gesamtkonzept der Arbeitslosenversicherung (ALV) eingebunden Das IKS in den Vollzugsstellen bildet damit den wichtigsten Teil des Assurance-Konzeptes, auf welches sich aufbauend die Kontroll-Tätigkeiten der ALV-Ausgleichsstelle stützen. Es braucht hier eine für alle Durchführungsstellen verbindliche Grundlage. 18

19 Assurance-Konzept ALV 19

20 Fazit Ein IKS ist ein Steuerungsinstrument für die Geschäftsführung, fördert effiziente Geschäftsabläufe trägt zur Qualitätssicherung bei Ein IKS bei Organisatoren von AMM trägt zum wirksamen Einsatz von Subventionsgeldern bei, stärkt das Assurance-Gesamtkonzept der ALV, ist Teil des gesetzlichen Aufsichtsauftrags der Ausgleichsstelle (SECO) 20

21 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit 21

22 Präsentationszusammenfassung Definition Ziele Risikoman agement Assurance Rechtliches Internes Kontrollsystem Inhalt Geschäfts abläufe Risiken Kontrolle Prozesse 22