DER MITARBEITER DAS UNBEKANNTE WESEN

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1 Business & IT SFR 15, / Österreich 8,90 / Belgien 8,90 / Niederlande 8,90 / Luxemburg 8,90 7,80 Business& IT Produkte und Lösungen für Ihr Unternehmen DER MITARBEITER DAS UNBEKANNTE WESEN Enttarnen Sie IT-Schädlinge in den eigenen Reihen, bevor es zu spät ist! Neues vom Hosting-Markt Hoster verwalten Ihre Daten sicher und preiswert Unendliche Speicherwelten Virtualisierung steigert die Effizienz und spart Kosten Projekte sicher zum Erfolg führen Mit dieser Software behalten Sie den Überblick '!1J50HF-aahiae!:K;q Office Journal inklusive Profi-Tipps 10 Seiten Experten-Tipps zu Excel und Word Alle Listings zum Gratis- Download auf der Homepage

2 editorial INNERE SICHERHEIT Es ist schockierend, aber wahr: Die meisten Angriffe auf die Unternehmens-IT kommen aus dem Unternehmen selbst. Da versenken wir Tausende von Euros in die IT-Sicherheit, schützen unsere Daten vor fremden Zugriffen von außen und merken nicht, dass die Mitarbeiter die Schwachstelle sind. Das ist jetzt bitte kein Generalverdacht, denn Sie sollten erst einmal von der Loyalität Ihrer Angestellten ausgehen. Doch es gibt Zahlen, die belegen, dass zum Beispiel gezielter Datendiebstahl an erster Stelle steht, also noch vor Fahrlässigkeit rangiert. Aber auch bewusste Sabotage oder finanzieller Betrug sind unter den IT-Delikten zu finden, die ein Unternehmen von innen heraus bedrohen. Welche geeigneten Sicherheitsmaßnahmen Sie jetzt für Ihr Unternehmen treffen können, ohne dabei alle Mitarbeiter pauschal zu kriminalisieren oder gar den Betriebsrat auf die Barrikaden zu rufen, lesen Sie in unserem Special ab Seite 60. Herzlichst Ihr Andreas Eichelsdörfer Chefredakteur Business&IT 6/2007

3 in h alt News, Trends, Strategien Trends und Meldungen 6 Aktuelle Soft- und Hardware 8 Farblaserdrucker von Samsung: Von der Evolution zur Revolution 12 IT und Umwelt: Eine saubere Sache 13 Alice Business: Gut im Geschäft 14 -Hosting: Groupware-Lieferservice 16 TITELTHEMA 60 Business-Lösungen Projektverwaltung: Zuverlässige Weggefährten 20 Tools für die Projektplanung: Herr der Projektzeiten 28 TOPIX:5 Projektverwaltung: Leistung, die sich rechnet 30 Buchführung/Personalwesen: Haufe Buchführung Office und Praxishilfen für die Personalarbeit 32 Immobilienrecht: WRS VerwalterPraxis Eigentum verpflichtet 34 Gesundheitsreform 2007: Bürokratiemonster im Griff 36 Fachinformationssystem FirmenPraxis: Joker für Geschäftsführer 37 Personalplanung: Lexware fehlzeiten pro Warenwirtschaftssystem: Sage GS-AUFTRAG Comfort Microsoft Desktop Optimization Pack: Wenn alles läuft IT-Services Neues vom Hosting-Markt: Hosting boomt 44 Business Intelligence: Durchblick inklusive 52 SAP für KMU: SAP für Groß und Klein 56 Special: Interne Sicherheitsrisiken Der Mitarbeiter das unbekannte Wesen: Angriff von innen 60 Automatische Kontrollsysteme: Digitaler Werkschutz 66 Webfilter im Unternehmens-Einsatz: Gefährliches Surfen 70 Mitarbeiter als Firmenrisiko Manche Mitarbeiter schaden Ihrem Unternehmen mehr, als das sie nützen: teils fahrlässig, teils mit kriminellem Vorsatz. Mit der richtigen Strategie enttarnen Sie Feinde Ihrer Firma und beugen drohenden Gefahren vor. Projekte auf der Zielgeraden Die Projektverwaltung zählt zur Standardausrüstung von ERP-Systemen. Wir stellen die passende Software von 15 Herstellern vor. 20 Netzwerk & Kommunikation Speicher-Virtualisierung: Virtuelle Realität die Virtualisierung der Unternehmens-IT steigert die Effizienz und spart Kosten 74 Virtualisierung im Überblick: Server-, Netzwerk-, Speicher- und Inband-/Out-of-Band-Virtualisierung 79 4 Business&IT 6/2007

4 Business &IT 6/ Unendliche Speicherwelten Server, Netzwerke, aber auch Speichersysteme lassen sich virtualisieren. IT-Administratoren sparen dadurch Zeit, Kosten und Verwaltungsaufwand Hosting Damit die Teamarbeit im Netz funktioniert, lassen sich Mails, Termine, Kontakte und Dokumente im Internet hosten. Besonders für kleine Unternehmen ist das Modell Software as a Service attraktiv. Kurztests Software: SelectLine Finanzbuchhaltung und PDF ConverterProfessional 4 80 My Office: Profi-Tipps für Ihr Unternehmen 44 Der Hosting-Markt im Aufwind Die Hosting-Provider erweitern ihr Angebot: Sie übernehmen für ihre Unternehmenskunden auch das Outsourcing der Web- Infrastruktur und die Verwaltung ihrer Datenbestände sicher und kostengünstig. Inhalt: Alle Tipps im Überblick 83 Excel-Tipps für Einsteiger 84 Word-Tipps für Einsteiger 88 Word-Tipps für Profis 90 Service Die Business&IT-Computer-Helpline 69 Business to Business Forum / Marktplatz 94 Impressum / Inserentenverzeichnis 98 Business&IT 6/2007 5

5 news, trends, strategien meldungen ticker Lückenhafte IT-Sicherheit Berlecon Research befragte im Auftrag von Damovo und Decru 100 CIOs von Großunternehmen zum Thema IT-Sicherheit. Demnach fehlt es vielerorts an einem übergreifenden Sicherheitskonzept. Nur etwas mehr als die Hälfte der Befragten gab an, dass ihr Betrieb über eine umfassende Sicherheitsrichtlinie verfügt. Klassische Online-Werbung legt zu Der deutsche Online-Werbemarkt ist laut BITKOM stark ins Jahr 2007 gestartet. Ob Banner am Bildschirmrand, gesponserte Webseiten oder kurze Filme die Umsätze mit klassischer Internet-Werbung kletterten in den ersten drei Monaten des Jahres auf etwa 174 Millionen Euro. Das ist ein Plus von 45 Prozent im Vergleich zum ersten Quartal Damals betrugen die Umsätze 120 Millionen Euro. Maßgeschneiderte Angriffe MessageLabs berichtet im aktuellen Intelligence Targeted Attack Report von immer gehäufter auftretenden maßgeschneiderten Übergriffen durch Cyber-Kriminelle auf Unternehmen. Nahezu ein Drittel der untersuchten s waren gezielt an einen einzigen Empfänger des Unternehmens gerichtet. Zudem werden Angriffe meist während der Bürozeiten und nur selten am Wochenende verübt. Mobile Business startet durch Seit Jahren propagiert, soll sich das mobile Büro nun breitflächig durchsetzen. Das prognostiziert zumindest eine explorative Studie des eco Verbandes der deutschen Internet-Wirtschaft. Nach Meinung der befragten Branchenexperten soll die unterwegs empfangene bis zum Jahr 2008 SMS und MMS den Rang ablaufen. Als größtes Hindernis zum echten Mobile Business beurteilen die Branchenkenner die immer noch zu hohen Mobilfunkpreise in Deutschland. Intel im Höhenflug 8,9 Milliarden US-Dollar setzte Intel in den ersten drei Monaten des Jahres 2007 um. Macht rund 1,6 Milliarden US-Dollar Gewinn. Die Anleger dürfen sich über 27 Cent Zuwachs je Aktie freuen. DATENVERLUST IMMER ÖFTER DURCH HARDWARE-CRASH Wiederherstellungsexperte Kroll Ontrack gibt Einblick in seine Zahlen. Ein Langzeitvergleich der Daten von 2006 mit denen von 2002 zeigt, dass immer mehr Daten wegen Hardware-Problemen verloren gehen. Waren 2002 noch 44 Prozent aller eingeschickten Datenträger defekt, war dies 2006 schon bei zwei Drittel aller Fälle so. Im Auftrag der Fernschule ILS (Institut für Lernsysteme) befragte forsa Anfang des Jahres 2007 insgesamt 300 Personalverantwortliche in deutschen Unternehmen mit mehr als 150 Mitarbeitern. Ein Vergleich mit der forsa-studie aus dem vergangenen Jahr zeigt: Personalchefs achten bei Bewerbern stärker denn je auf den Nachweis berufsbegleitender Zertifikate. Waren es 2006 bereits 54 Prozent aller Befragten, betonten jetzt sogar 64 Prozent von ihnen die besondere Bedeutung dieses Auswahlkriteriums. Als einen Grund sehen die Datenretter den oft aus falscher Sparsamkeit unterlassenen Austausch alter Backup-Systeme. Auch der Fortschritt in der Speichertechnologie die Speicherkapazität von PC- und Notebook- Festplatten ist in den letzten Jahren um etwa das 500fache gestiegen und die immer größer werdende Datendichte machen laut Kroll Ontrack moderne Datenträger anfällig für Fehlfunktionen. Nur rund sechs Prozent der Schadensfälle waren auf höhere Gewalt, Viren und sonstige Ursachen zurückzuführen, hat Kroll Ontrack festgestellt. Immerhin ein Viertel der Datenträger waren durch Bedienungsfehler zerstört worden. Kroll Ontrack GmbH, Hanns-Klemm-Str. 5, Böblingen, Tel.: (07031) 64 40, Internet: ZUSATZWISSEN IST DER SCHLÜSSEL ZUR KARRIERE RADELN GEGEN AIDS Ein Drittel der befragten Personalchefs sehen keinen Unterschied zwischen staatlichen, öffentlich-rechtlichen oder privaten Weiterbildungszertifikaten. Weitere 40 Prozent bewerten Abschlüsse von Privatinstituten sogar als qualitativ höherwertig, wenn das gelernte Fachwissen besonders gut zum Stellenprofil passt. Nur acht Prozent der Personalentscheider berücksichtigen nebenberuflich absolvierte Fortbildungen kaum oder gar nicht. ILS Institut für Lernsysteme GmbH, Doberaner Weg 20, Hamburg, Tel.: (0800) , Internet: Be your own hero!, heißt die Aktion des Extremsportlers Joachim Franz. Zusammen mit seinem Team will Franz zwischen dem 16. Juni und dem 8. Juli 2007 insgesamt 4000 Kilometer auf dem Rennrad durch Deutschland touren, um die Bevölkerung auf die Gefahren von HIV aufmerksam zu machen. Die Form der Strecke entspricht dem weltweit bekannten Symbol der AIDS-Schleife. Auch in diesem Jahr unterstützt Kyocera Mita das Team von Joachim Franz als Sponsor. Schirmherrin ist Bundeskanzlerin Angela Merkel. Jessica Fischer/tf Kyocera Mita Deutschland GmbH, Otto-Hahn-Str. 12, Meerbusch, Tel.: (02159) 91 80, Internet: 6 Business&IT 6/2007

6 news, trends, strategien meldungen ticker Dreifachschutz für sensible Daten BioPassword schützt vertrauliche Daten mit einer Dreifachkombination aus Login- Abfrage (Nutzername und Passwort), der Überwachung des Tipprhythmus und einer Authentifizierung durch vom Nutzer ausgewählte Wissensfragen und Antworten. Das US-amerikanische Unternehmen wagte kürzlich den Schritt nach Europa. ICQ reloaded Der Instant Messenger hat sich in der neuen Version 6 zum Kommunikationscenter gemausert: Instant Messaging, SMS sowie Sprach- und Videotelefonie werden in einem Fenster abgewickelt. Die Oberfläche der Software wurde neu gestaltet. Verbesserte Navigations- und Suchfunktionen sollen für eine intuitive Bedienung sorgen. PDF Compressor mit Signatur Mit dem LuraDocument PDF Compressor gescannte und komprimierte PDF- und PDF/A-Dokumente können ab sofort auch elektronisch signiert werden. Möglich macht das die Signatur-Software von OPENLiMiT. Der PDF Compressor Medium hat die Signatur-Komponente standardmäßig an Bord. Für die Serverversion ist das Signatur-Tool optional erhältlich. Kostenloses Tool gegen Rootkits Panda stellt auf seiner Homepage ein kostenloses Anti-Rootkit-Werkzeug zur Verfügung. Das Tool überprüft unabhängig von bereits installierter Sicherheits-Software das System auf installierte Rootkits und entfernt diese automatisch. Kein Papierkram am Zoll Das Export-Modul XDEX von Infor wurde für das IT-System der deutschen Zollverwaltung ATLAS (Automatisiertes Tarif- und Lokales Zoll-Abwicklungs-System) zertifiziert. ATLAS wickelt das Ein- und Ausfuhr- Procedere papierlos und standardisiert ab. Speichermedien im LAN entdecken Das Web-Tool EndPointScan von GFI Software spürt per USB, FireWire, Bluetooth, Infrarot oder WLAN ins Netzwerk eingebundene portable Geräte auf und ermittelt deren Nutzer. FÜR JEDEN DAS PASSENDE CRM-TOOL Cobra hat seine Kontaktmanagement-Werkzeuge aufgefrischt: Adress PLUS 12, CRM PLUS und Mobile CRM stehen in den Ladenregalen. Adress PLUS 12 fungiert als CRM-Tool für kleine und mittlere Unternehmen. Das neue Serienmail-Modul erlaubt den Versand personalisierter HTML-Nachrichten mit oder ohne Dateianhang. Dubletten können in Version 12 automatisch zusammengefasst werden. Die Zuordnung von E- Mails aus dem Mail-Programm zu Adressdatensätzen wurde vereinfacht. CRM PLUS baut auf der bisherigen Version Adress PLUS 11 SQL auf und wurde auf die Bedürfnisse großer Unternehmen abgestimmt. Die Software arbeitet mit dem SQL Server Zu den Neuerungen zählt das Modul Vertriebsprojekte, das die Planung und Dokumentation einzelner Vertriebsprojekte Schritt für Schritt begleitet. Umfangreiche Reporting- Werkzeuge ergänzen das Tool. So kann ermittelt werden, welche Lead-Quellen welche Umsätze generiert haben oder welche wirtschaftlichen Erfolge einzelne Mitarbeiter aufzuweisen haben. Mobile CRM macht das Kontaktmanagement von cobra auch auf Blackberrys verfügbar. Die Software erlaubt den Lese- und Schreibzugriff auf Kundeninformationen, Kontakthistorie und Terminkalender von unterwegs. Auch das Telefonieren direkt aus der Adresse und die automatische Kontaktzuordnung von s oder SMS-Texten ist laut Hersteller möglich. cobra computer s brainware GmbH, Weberinnenstr. 7, Konstanz, Tel.: (07531) , Internet: Preise: Adress PLUS 12: ab 290 Euro zzgl. MwSt. pro Lizenz; CRM Plus ab 690 Euro zzgl. MwSt. pro Lizenz; Preise für Mobile CRM auf Anfrage INTUITIVE WEBSEITEN-ANALYSEN ETracker 6.6 analysiert das Besucherverhalten auf Webseiten. Die Highlights der aktuellen Version 6.6 sind die Visualisierungs- Tools Clickmap- und Heatmap-Overlay. Beide Funktionen legen sich wie eine Folie über die Webseite und zeigen das Nutzungsverhalten grafisch an. Das Heatmap-Overlay informiert über die Klicks der Besucher: Einer Wärmebildkamera ähnlich, zeigen farbige Abstufungen deutlich an, auf welche Flächen weniger oft und an welchen Stellen sehr häufig geklickt wurde. ADRESSVERWALTUNG FÜR PREISBEWUSSTE Das Caleido Address-Book bietet in der Professional-Version ein Kontaktdaten-Management speziell für kleinere Unternehmen. Neben den reinen Adressen erfasst die netzwerkfähige Software auch kontaktspezifische Notizen, Termine, Aufgaben, Dokumente in verschiedenen Formaten und Fotos der Ansprechpartner. Das Programm ist an Microsoft Outlook angebunden. Kontaktdaten lassen sich aus Outlook, Access und Excel sowie als Text importieren. Mit dem Clickmap-Overlay wird die Nutzungsfrequenz von aktiven Elementen wie Formularen, Links oder Buttons in Form von Grafik oder Text angezeigt. Somit lässt sich etwa nachvollziehen, wann ein Teaser besonders attraktiv wirkt, welche Links weniger gut bei den Besuchern ankommen und wie sich Veränderungen der Navigation auf das Nutzerverhalten auswirken. etracker GmbH, Alsterdorfer Str.2a, Hamburg, Tel.: (040) , Internet: Preis: Mietangebot: ab 1,11 pro Monat zzgl. MwSt. Laut Hersteller können unbegrenzt viele Datensätze angelegt werden. Zusätzliche Funktionen wie eine Postleitzahlen-Datenbank für Deutschland, die Schweiz und Österreich, ausgeklügelte Suchalgorithmen, Reporting- Funktionen und ein Geburtstagsüberwacher ergänzen den Funktionsumfang. Jessica Fischer/tf Caleido, D. Grolimund, Ob dem Hügliacker 58, 4102 Binningen, Schweiz, Tel.: , Internet: Preis: 159 Euro 8 Business&IT 6/2007

7 RFID IM OPERATIONSSAAL Siemens IT Solutions and Services testet zusammen mit dem Münchner Klinikum rechts der Isar die Einsatzmöglichkeiten von RFID (Radio Frequency Identification) im Operationssaal. RFID-Tags sollen in OP-Tüchern und Tupfern zum Einsatz kommen und zur Identifikation des OP-Teams und der Verbrauchsmaterialien dienen. Im ersten Testprojekt liest ein stationärer RFID-Leser im OP-Saal die RFID-Tags der bereitgelegten Tücher und Tupfer. Ab dem Zeitpunkt der Entnahme aus dem Lager bis zur Entsorgung im Abfall lassen sich die Textilien mit Hilfe der RFID-Technologie lückenlos verfolgen. OP-Tücher und Tupfer können nicht mehr verloren gehen. Das zweite Testprojekt erfasst die einzelnen OP-Akteure per Ausweis beim Zutritt in den OP- Saal. Nach Verlassen des Saals gibt jedes Teammitglied den Ausweis zurück. Sämtliche Informationen, wie der Verlauf der Operationen oder verwendete Verbrauchsmaterialien, stehen über einen OP-Planungsbildschirm zur Verfügung. Zudem lässt sich die Gesamtdauer einer Operation bestimmen, da Anfang und Ende des chirurgischen Eingriffs erfasst werden. Die Tests sollen bis Herbst 2007 abgeschlossen sein. Siemens IT Solutions and Services GmbH & Co. OHG, Otto-Hahn-Ring 6, München, Tel.: (01805) , Internet: Hitachis neue Flat-TVs Die neue Hitachi-Serie umfasst vier Modelle: die LCD-Geräte L37V01 (37 Zoll, 1500 Euro), L32H01 (32 Zoll, 1000 Euro) und L26H01 (26 Zoll, 600 Euro) sowie das Plasma-Gerät P42H01 mit 42 Zoll Bildschirmdiagonale für 1300 Euro. Alle Flachbildfernseher sind HD-ready, das 32-Zoll-LCD-Modell verfügt sogar über eine 1920 x 1080 Pixel große Full-HD-Auflösung. Piézo-Elemente beschleunigen Druck Epson hat nach eigenen Angaben einen Piézo-Kristall entwickelt, der um 35 Prozent dünner ist als herkömmliche Elemente. Das Material soll extrem verformbar sein. Der Piézo-Kristall ist im Druckkopf für die Dosierung der Tintentropfen zuständig, ermöglicht kürzere Reaktionszeiten auf die elektrischen Impulse und erhöht die Druckgeschwindigkeit. ticker MULTIFUNKTIONSLASER FÜR ARBEITSGRUPPEN Der AcuLaser CX21N von Epson druckt, kopiert und scannt A4-Dokumente in der Basisausführung. In der Ausgabe AcuLaser CX21NF kann das Multifunktionsgerät auch Faxe verschicken und empfangen. Bis zu 25 Schwarzweißseiten schafft der AcuLaser laut Hersteller pro Minute und bis zu fünf Seiten pro Minute in Farbe. Der erste Ausdruck liegt laut Epson in weniger als neun Sekunden im Ausgabefach. Als Arbeitsgruppengerät konzipiert, sind Druckseiten pro Monat und Druckaufträge von bis zu 680 Blatt in einem Aufwasch für den AcuLaser kein Problem. Der Multifunktionslaser unterstützt die Druckersprachen PCL6, PCL5c und Adobe Postscript 3. Er ist wahlweise über eine USB-2.0-Schnittstelle oder über ein LAN-Kabel ansteuerbar. Insgesamt stehen dem Kunden fünf Modelle zur Wahl. Epson Deutschland GmbH, Otto-Hahn-Str. 4, Meerbusch, Tel.: (02159) 53 80, Internet: Preis: ab 1053 Euro zzgl. MwSt. VIERFACH-HMDI-SWITCH FÜR HEIMKINOFANS Der HDMI-Umschalter VS481 von ATEN erfreut Heimkinofans. Bis zu vier digitale Signalquellen lassen sich mit dem Gerät verwalten. Lästiges Ein- und Ausstecken an den oft nur über einen HDMI-Eingang verfügenden Darstellungsgeräten entfällt. Das Umschalten zwischen den angeschlossenen digitalen Geräten wird wahlweise über Tasten an der Vorderseite des VS481 oder mittels Infrarot-Fernbedienung vorgenommen. Einer der vier HDMI-Eingänge befindet sich an der Vorderseite des Switches. Geräte, wie digitale Camcorder oder Spielkonsolen, können somit ohne Hantieren an der Rückseite angesteckt werden. Der VS481 unterstützt laut Hersteller HDTV-Auflösungen von 480p, 720p, 1080i und 1080p sowie die Computer-Auflösungen VGA, SVGA, SXGA (1280 x 1024 Pixel) und UXGA (1600 x 1200 Pixel). Jessica Fischer/tf ATEN Infotech N.V., Centrum Zuid 2004 / Unit 3, 3530 Houthalen, Belgien, Tel.: , Internet: Preis: 129 Euro zzgl. MwSt. Flotte Laufwerk-Flundern Die Gemeinschaftsunternehmung für optische Laufwerke, Sony NEC Optiarc, stellte in Europa die ersten Produkte vor. Darunter waren zwei DVD/CD-Combo-Laufwerke für Notebooks, die lesen und beschreiben. Das AD-7913A ist nur 9,5 Millimeter hoch. Beide Laufwerke verfügen über die Labelflash- Technologie, mit der Etiketten direkt auf den Rohling gedruckt werden können. Ein microsd-paket mit 2 GByte Das microsd-dual-adapter-paket von Kingston besteht aus einer 2 GByte starken microsd-karte, einem microsd-nach-minisd-adapter sowie einem microsd-nach- SD-Karten-Adapter. Die Speicherwinzlinge kommen immer häufiger in Handys und Digitalkameras zum Einsatz. Neue USB-Webcam von TerraTec TerraTec bringt mit der Webcam X2 eine Internet-Kamera speziell für Videokonferenzen in die Ladenregale. Die Auflösung gibt der Hersteller mit 1,3 Megapixeln (1280 x 1024 Pixeln) an. Die Kamera ist zeec-zertifiziert und verfügt über ein integriertes Mikrofon. Eine mitgelieferte Software ermöglicht die Raumüberwachung und verwaltet Foto- und Video-Schnappschüsse. Die X2 ist Vista-32/64-lauffähig. Business&IT 6/2007 9

8 news, trends, strategien -hosting RAINER MÜLLER GROUPWARE- LIEFERSERVICE Wer sich keinen eigenen Exchange Server leisten will, aber mit Groupware-Funktionen im Team arbeiten möchte, kann seine Mails, Termine, Kontakte und Dokumente im Web hosten lassen. Gerade kleinen Unternehmen bietet das Software-as-a-Service-Modell eine lohnende Alternative. ie elektronische Mail ist heute ein unverzichtbarer Bestandteil der meisten D Unternehmens-Aktivitäten. Ginge es allein um den Nachrichten- und Datenversand, müsste man sich keine Gedanken machen. Fast jeder Internet Service Provider stellt zum Webzugang ein kostenloses Mail-Postfach zur Verfügung, das sich mit MS Outlook oder anderen Mailprogrammen auf dem Desktop synchronisieren lässt. Bei manchem Webmail-Account gibt es nicht nur gigabyteweise Speicherplatz gratis dazu, sondern auch erweiterte, so genannte PIM-Funktionalitäten (Personal Information Management) wie Kalender, Aufgaben- und Terminverwaltung. 16 Business&IT 6/2007

9 Für Selbstständige oder Kleinunternehmer, die nur einen einzigen Mailzugang benötigen, mag das ausreichen. Doch bereits ab dem zweiten Benutzer ist es sinnvoll, Mail & Co. zu Zwecken der Information, Kommunikation und Dokumentation gemeinschaftlich einzusetzen: PIM im Team sozusagen auch bekannt unter dem Begriff Groupware. Erst damit steigern klassische Anwendungen wie das Microsoft-Paket Exchange/Outlook oder Lotus Notes von IBM ihre Produktivität. Beispielsweise in Form von gemeinsam genutzten Dokumenten und Kontakten, Terminplänen und Besprechungsanfragen, verbunden mit universellen Zugriffsmöglichkeiten. Teamwork im Netz Um eine eigene Messaging-Infrastruktur einzurichten und zu betreiben, sind grundlegende Administrationskenntnisse erforderlich. Rechnet man die Kosten für Hardware, Software und Service hinzu, wird das für kleinere Firmen schnell eine Frage der Rentabilität ganz abgesehen von sicherheitsrelevanten Aspekten wie Virenschutz oder Spam. Deshalb kann die Auslagerung des kompletten Messaging-Systems zu einem Webhoster eine lohnenswerte Alternative sein. Mittlerweile haben sich Hosted- - Lösungen zu vollwertigen Groupware-Angeboten gemausert, erklärt Andreas Maurer, der als Pressesprecher das Thema Webhosting bei der 1&1 Internet AG betreut. Entsprechende Angebote bieten absolute Kostentransparenz: Man bezahlt einen fixen Betrag pro Monat und Benutzer fertig. In der Regel ist beim Hosting-Dienstleister ein Mailserver eingerichtet (meist Microsoft Exchange, es kommen aber auch andere proprietäre und offene Systeme zum Einsatz), der wie eine im Unternehmen selbst installierte Server-Software arbeitet. Der Anwender greift per Browser (über Webclients wie Outlook Web Access) oder über am eigenen Rechner installierte Client-Software (meist Outlook) darauf zu, wobei die Mails per POP3- oder IMAP-Protokoll abgerufen werden. Aus technischer Sicht gibt es aber Unterschiede. 1&1 hat etwa drei verschiedene Groupware-Systeme im Hosting-Angebot: das hauseigene -System mit einem selbst gestrickten Webmail-Client, die Kombination aus Microsoft Exchange und Outlook sowie seit einigen Monaten eine Lösung namens MailXchange. Mit dem neuen Dienst bietet der Internet-Provider erstmals eine gehostete Groupware-Lösung, die auf Open-Source-Technologie basiert, erläutert Andreas Maurer. Gemeinsam mit der Nürnberger Open-Xchange GmbH hat 1&1 deren gleichnamiges Produkt fit für die Hosting-Welt gemacht. MailXchange basiert zwar auf der Technik des Stand-alone-Produkts Open-Xchange Server 5, für den Einsatz im Software-as-a- Service-Modell (SaaS) wurde jedoch eine neue Software-Plattform entwickelt. Im Gegensatz zu anderen Hosting-Angeboten kann man MailXchange als Groupware- System bezeichnen, denn neben der Verwaltung persönlicher Informationen bringt KOMMENTAR Josef Zacharias, Manager Sales & Business Development DACH bei Kerio Technologies Groupware-Hosting darauf sollten Sie achten! der Webdienst umfangreiche Funktionen zur Teamarbeit und Dokumentenverwaltung mit. Jeder Anwender verwaltet Mails, Termine, Kontakte und Aufgaben in seinen privaten Ordnern und kann individuell entscheiden, ob er diese für andere Nutzer freigibt. Gemeinsam genutzte Daten, etwa ein zentrales Firmenadressbuch, werden in öffentlichen Ordnern abgelegt. Das gilt auch für Dokumente. Zu jedem Dokument können Kommentare hinterlegt werden, auch die Dokumentenhistorie wird gespeichert. Somit lässt sich MailXchange auch als einfaches Dokumenten-Management- System nutzen. Die Bedienoberfläche des Webclients lässt sich ähnlich komfortabel nutzen wie ein Thick Client unabhängig von Betriebs- Viele kleine bis mittelgroße Unternehmen nutzen zur Abwicklung ihrer geschäftlichen s heute Outlook oder Outlook Express zusammen mit einem -Postfach bei ihrem Internet Service Provider. Während diese Postfächer für den reinen -Verkehr ausreichen, bleiben nützliche Groupware-Funktionen wie die Vereinbarung von Terminen, gemeinsame Adressbücher oder geteilte Kalender außen vor. Wer in der Vergangenheit seine Mitarbeiter mit Groupware ausstatten wollte, kam dabei kaum um die Installation und den Betrieb eines eigenen - und Groupware-Servers herum. Doch inzwischen bieten einige Firmen auch gehostete Groupware-Lösungen an meist auf Basis von Exchange oder als rein Web-basierende Lösung. Bei der Auswahl des richtigen Hosting-Angebots sollte für ein Unternehmen dabei neben einer ausreichenden Postfachgröße, den Kosten pro Benutzer, der Erfahrung des Providers und der Verfügbarkeit des Rechenzentrums vor allem auch die geeignete Mailserver-Software ein wichtiges Kriterium sein. Ist das Angebot rein Web-basierend, können die Mitarbeiter beispielsweise nicht mehr mit ihrer vertrauten -Software wie Outlook arbeiten. Wenn Funktionen wie Spamschutz, Virenschutz oder Push- mit Zusatzkosten verbunden sind, weist dies hingegen auf eine gehostete Lösung hin, die diese Funktionen nicht von Haus aus an Bord hat. Die Kosten pro Benutzer sind auch ein gutes Maß, um die Wartungsintensität der Lösung einschätzen zu können die dabei auch das unter dem Groupware-Server liegende Betriebssystem betrifft. Aus diesem Grund bevorzugen viele Hosting-Anbieter Linux oder Unix als Basis für ihre Angebote, können dann aber kein gehostetes Exchange mehr anbieten. Doch zum Glück gibt es alternative - und Groupware-Server, die unter Linux laufen und trotzdem die Groupware-Funktionen von Outlook unterstützen. Wenn diese Software Schutz vor Viren und Spam gleich mit an Bord hat, können Hosting-Anbieter auf dieser Basis ihren Kunden eine stabile, verfügbare Groupware-Lösung zu einem attraktiven Preis anbieten. Business&IT 6/

10 news, trends, strategien -hosting INTERVIEW Frank Hoberg, General Manager EMEA bei Open-Xchange Im Gespräch mit Business&IT über 1&1 MailXchange und was dahintersteckt. (Das Gespräch führte Rainer Müller.) Business&IT: Was ist das Besondere an MailXchange und was unterscheidet das Angebot von anderen Hosting-Lösungen? Frank Hoberg: Mit dem neuen Dienst bietet 1&1 Internet als erster Dienstleister aus dem Hosting-Umfeld eine Open-Source-Groupware an. Parallel dazu hat 1&1 weiterhin Hosted Exchange im Portfolio. Während MS Exchange nur , Termin-, Kontaktund Aufgabenverwaltung unterstützt, lassen sich mit 1&1 Mail- Xchange zusätzlich noch Dokumente zentral ablegen und pflegen. Business&IT: Welche technischen Anpassungen an Ihrem Produkt Open-Xchange waren dazu notwendig? Frank Hoberg: Für den Einsatz bei 1&1 wurde eine völlig neue AJAX-basierende Software-Plattform entwickelt. 1&1 Mail- Xchange ist von vornherein modular ausgelegt. Es gibt drei Hauptkomponenten: , PIM-Daten und die Infostore genannte Dokumentenablage. Die Dokumente werden in einem per SAMBA angesprochenen Filestore-Cluster abgelegt und in einer Konfigurations-Datenbank referenziert. Die PIM-Daten werden in einer MySQL-Datenbank verwaltet, die Zuordnung erfolgt ebenfalls über die Konfigurations-Datenbank. Die Datenbank-Server sind in Master- und Slave-Systeme unterteilt, wobei Schreibzugriffe nur auf die einmal vorhandene Master-Datenbank erfolgen, Lesezugriffe jedoch auf die replizierten Slaves verteilt werden. Bei der dritten und wichtigsten Kernkomponente, dem - System, unterscheidet sich MailXchange jedoch sowohl von Microsoft Exchange als auch vom Open-Xchange-Server 5: Der -Dienst wird extern per IMAP-Protokoll angebunden. Dabei kann prinzipiell jedes IMAP-fähige Mailsystem verwendet werden, im Falle von 1&1 wird dabei das 1&1-eigene Mailsystem Nemesis verwendet. Der Grund für diese Architektur: Jeder Webhoster hat auch ein -System im Einsatz, egal ob proprietär, auf Open-Source-Software basierend oder auf einer kommerziellen Lösung. Für Provider würde ein weiteres Mailsystem erhöhten Verwaltungsaufwand bedeuten, der nicht unbedingt durch höheren Nutzen kompensiert wird. Business&IT: Über welche Clients erfolgt der Datenzugriff? Frank Hoberg: Als Standardzugang empfiehlt sich der Mail- Xchange-Webclient, der dank AJAX-Technologie ein intuitives und effizientes Arbeiten mit allen MailXchange-Funktionen ermöglicht. Für Anwender, die häufig unterwegs sind und dabei auf , Adressen und Termine zugreifen wollen, oder für Anwender, die sich nicht umgewöhnen wollen, lassen sich die MailXchange-Konten bequem in Outlook einbinden. So müssen Termine oder Adressen nur einmal eingegeben werden und stehen dann auch offline zur Verfügung. Business&IT: Bis zu welcher Anzahl von Nutzern ist die Auslagerung der kompletten Messaging-Infrastruktur aus Ihrer Sicht sinnvoll bzw. rentabel? Frank Hoberg: Unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten braucht 1&1 MailXchange bis mindestens 100 Nutzer den Vergleich mit einer selbst gemanagten MS-Exchange-Lösung nicht zu scheuen: Es kostet für 100 Nutzer 199 Euro pro Monat; inklusive Outlook-Anbindung sind es 299 Euro pro Monat. Verglichen damit, liegen die Lizenzkosten für MS Exchange für die gleiche Nutzerzahl bei rund 7000 Euro. Für die Hardware sind hierfür noch einmal rund 2500 Euro zu budgetieren. Hinzu kommen für die Inhouse-Lösung noch die Kosten für Administration, Backup, Viren- und Spamschutz. Business&IT: Gerade in Deutschland gibt es noch vielfach Bedenken, sensible Unternehmensdaten außer Haus zu geben. Wie reagieren Sie auf solche Vorbehalte? Frank Hoberg: Diese Bedenken spiegeln vielmehr eine subjektive denn eine nachvollziehbare Gefährdung wider. 1&1 verfügt über mehr als ein Jahrzehnt Rechenzentrums-Erfahrung und gehört zu den ersten in Europa, die über die hohen Anforderungen der Sicherheitszertifizierung verfügen und mehrfach ausgezeichnet wurden. Um Unternehmen selbst frei entscheiden zu lassen, ob sie sich selbst um ihre und Groupware kümmern wollen oder ob sie diese lieber an einen Dienstleister wie 1&1 auslagern wollen, bietet Open-Xchange wie in der Vergangenheit auch installierbare Groupware-Lösungen an. Ab Juli werden wir die Technik von 1&1 MailXchange als installierbare Komplettlösung mitsamt Linux-Betriebssystem zu einem überaus attraktiven Preis auf den Markt bringen. Business&IT: MailXchange wird als Software as a Service (SaaS) vermarktet. Wie unterscheidet sich ein solches Angebot vom klassischen ASP-Modell, das sich offensichtlich nicht im Markt durchgesetzt hat? Frank Hoberg: Im Unterschied zum älteren Konzept des Application-Service-Providers, der die Standard-Anwendungen seiner Kunden auf dedizierter Hardware betreibt und sie über ein (meist aufgesetztes) Web-Front-End zugänglich macht, sind SaaS-Anwendungen für den Betrieb in solchen Umgebungen ausgelegt. Der Service-Anbieter betreibt nicht für jeden Kunden eine eigene Instanz der Anwendung, stattdessen nutzen viele Kunden gleichzeitig eine Installation (Multi-Tenant Architecture). Erst so ergeben sich deutliche Kostenvorteile gegenüber Einzelinstallationen bei den Anwendern. 18 Business&IT 6/2007

11 system und Browser. Auch die optische Erscheinung ist immer identisch. Arbeitet man ausschließlich mit dem Webclient, kann sich das auch als Nachteil herausstellen: Ohne Internet-Verbindung geht dann nichts mehr. Anwender, die nicht immer online sind, sollten alternativ MS Outlook 2003 oder 2007 verwenden. Das ist bei MailXchange über einen Konnektor realisierbar. Wenn auch nur in der stationären Form der Zugriff via Outlook Web Access funktioniert nicht. Über eine optionale WebDAV-Schnittstelle ist zudem die Dokumentenverwaltung offline nutzbar. Immer wichtiger wird die orts- und geräteübergreifende Verfügbarkeit der PIM-Daten. Deshalb entwickelt 1&1 gerade entsprechende Erweiterungen des Systems: Mit höchster Priorität arbeiten wir derzeit an einer Mobilfunk-Anbindung für MailXchange, diese wird dann Push-Mail für mehrere Plattformen unterstützen geplant sind Windows Mobile, Blackberry und Symbian, in einem zweiten Schritt auch die Unterstützung unseres eigenen mobilen Datengerätes 1&1 Pocket Web, erklärt Pressesprecher Maurer. Sicherheit geht vor Wenn ein Unternehmen wichtige Daten wie s, Kontakte, Termine und eventuell auch sensible Dokumente an einen Hosting-Anbieter auslagert, steht Sicherheit an erster Stelle: die Sicherheit vor Datenverlust und die Sicherheit der Daten vor dem Zugriff Unbefugter. Für den ersten Aspekt sorgen im Rechenzentrum eines Hosting-Anbieters Systeme mit mindestens n+1- Redundanz auf allen Ebenen: etwa bei interner Netzanbindung der Server, Außenanbindung ans Intranet, Stromversorgung oder Klimatisierung. Auch Backup-Systeme sind wichtig, sagt Maurer. Für die Sicherheit vor unbefugtem Zugriff ist eine von Anfang an durchdachte Nutzer- und Rechteverwaltung wichtig. Gleichzeitig profitieren Nutzer von gehosteten -Services von allgemeinen Sicherheitsvorkehrungen im Rechenzentrum. Anti-Spam- und Anti-Phishing-Funktionen sind im Standardpaket enthalten, Virenschutz ist aber nur als kostenpflichtige Zusatzfunktion verfügbar. Auf die Web-Applikation wird über eine verschlüsselte SSL-Verbindung zugegriffen. Die Verschlüsselung der s selbst ist über das Web-Front-End aus technischen Gründen nicht möglich. Dazu benötigt man einen IMAP-Client wie Outlook und gegebenenfalls entsprechende Plug-ins. Weitere Fragen ergeben sich hinsichtlich zentraler Zusatzfunktionen wie Backup und Archivierung. Im Infostore von MailXchange können Dateien mit Versionierung archiviert werden. Bei s ist derzeit ein Backup nur über die Export-Funktion von Outlook möglich. Doch auch im Rechenzentrum werden die Daten redundant gespeichert und entsprechende Backups vorgehalten. Da geringere Lizenzkosten anfallen, kann 1&1 die Lösung Mail- Xchange günstiger anbieten als das kombinierte Exchange/ Outlook-Paket. Die monatlichen Kosten belaufen sich in der einfachsten Variante bei knapp fünf Euro pro Monat und Benutzer. Bei 100 und mehr Benutzern sind es rund zwei Euro. Das Outlook-Plug-in sowie weitere Extras wie eine WebDAV-Schnittstelle sind gegen Aufpreis erhältlich. Die Zukunft wird zeigen, ob sich eine auf Open Source basierende Plattform wie MailXchange gegen klassische Hosting-Angebote auf Basis gängiger Client/Server-Systeme durchsetzen wird. Die Voraussetzungen dafür sind jedenfalls günstig. rm Business&IT 6/

12 business-lösungen projektverwaltung BJÖRN LORENZ ZUVERLÄSSIGE WEGGEFÄHRTEN Schaltet ein Unternehmen Subunternehmer und externe Dienstleister ein, führt an einer IT-gestützten Projektverwaltung kein Weg vorbei. Viele ERP-Systeme haben dafür die passenden Module im Marschgepäck. Wir haben 15 führende Hersteller nach dem Leistungsvermögen ihrer Software gefragt. ie Wirtschaft boomt, und den Unternehmen geht es so gut wie lange D nicht mehr. Den größten Teil des Erfolgs haben sich die Betriebe selbst erarbeitet. Sie sind straffer organisiert, konzentrieren sich auf ihre Kernkompetenzen und konnten in Sachen Kundenservice viel Boden gut machen. Statt alle möglichen Ressourcen zu bevorraten, nutzen moderne Organisationen flexible Instrumente wie Zeitarbeit und Outsourcing oder ziehen Spezialisten bei Bedarf hinzu im Rahmen eigens aufgesetzter Projekte. Die Kunden fragen weniger nach Produkten von der Stange als vielmehr nach speziell auf sie zugeschnittenen Angeboten. Die lassen sich auch mit schlanken Strukturen produzieren. Die Voraussetzungen hierfür sind eine effiziente Steuerung unternehmensübergreifender Projektteams sowie eine detaillierte Aufzeichnung von Arbeitszeit und Kosten. An dieser Stelle kommt die Projektverwaltung ins Spiel, die mehr und mehr zur Standardausrüstung von ERP-Systemen (Enterprise Resource Planning) zählt. Sie sorgt für eine exakte Verfolgung der eingesetzten Ressourcen, ebnet den Weg für eine transparente Dokumentation und stellt manchmal sogar die notwendigen Werkzeuge für die grafische Zeitplanung bereit. Wir haben uns das Leistungsniveau von 15 Anbietern genau angesehen. 20 Business&IT 6/2007

13 Agresso Management und Verwaltung sind eins Der niederländische ERP-Anbieter Agresso richtet sich mit der Unternehmens-Software Agresso Business World in erster Linie an mittelständische und große Unternehmen. Für Dieter Große-Kreul, Geschäftsführer der Agresso GmbH, sind Projektverwaltung und -management untrennbar miteinander verbunden: Jedes Projekt hat zwei Seiten: den Planungsaspekt und den betriebswirtschaftlichen Teil. Beide müssen gleichermaßen berücksichtigt werden. Während die Leistungs-Erfassung, die Projektund Stammdatenverwaltung sowie die Bereitstellung der Kennzahlen zu den Basisfunktionen von Agresso Business World zählen, stellt das Software-Haus für die Projektplanung eine komfortable Schnittstelle zu Microsoft Project bereit. Das Zusatzmodul Agresso Projekt Tool Integration (PTI) überträgt veränderte Projektstrukturen oder Informationen zum Delta Barth alle Ressourcen in einem System Das Software-Haus Delta Barth hat seine Wurzeln im produzierenden Gewerbe. Mit dem ERP-System DELECO spricht es vor allem mittelständische Fertigungsbetriebe aus Maschinen- und Anlagenbau, Metallverarbeitung oder Elektronikfertigung an. Eine Zielgruppe, bei der exakte Planungsprozesse zunehmend gefragt sind. Wegen des harten Wettbewerbs setzen die Unternehmen bei Ressourcen und Personal auf optimierte Planungsprozesse. Das betrifft nicht nur die Produktion, sondern auch das Projektmanagement. Nur mit effizienten Abläufen lassen sich die Kosten begrenzen, erklärt Andreas Barth, Geschäftsführer der Delta Barth Systemhaus GmbH. Die Hersteller kompletter Unternehmenslösungen seien dabei im Vorteil. Schließlich favorisiere der Mittelstand Lösungen aus einer Hand. godesys Zusammenarbeit ist Trumpf Für das Unternehmen godesys AG gehören projektlastige Unternehmen wie Dienstleistungs-Unternehmen, Baubetriebe oder Spezialisten aus den Bereichen IT und Medizintechnik zur Hauptzielgruppe. Entsprechend gut ist die ERP-Software SO: Business Software in Sachen Projektverwaltung ausgestattet. Die klassische Massenproduktion wird in vielen Branchen durch individuelles Nachfrage-Verhalten verdrängt. Dadurch steigt die Bedeutung einer effizienten Projektsteuerung. Um Sonderwünsche der Kunden effizient umzusetzen, müssen die Abteilungen eng zusammenarbeiten. Eine sinnvolle Strukturierung einzelner Vorgänge im Rahmen des Projektmanagements sollte deshalb zu den Basisfunktionen jeder ERP- Software gehören, klärt Godelef Kühl, Vorstand der godesys AG, auf. Jedes Projekt hat zwei Seiten: den Planungsaspekt und den betriebswirtschaftlichen Teil. Beide müssen gleichermaßen berücksichtigt werden. Dieter Große-Kreul, Geschäftsführer der Agresso GmbH Wegen des harten Wettbewerbs setzen die Unternehmen bei Ressourcen und Personal auf optimierte Planungsprozesse. Andreas Barth, Geschäftsführer der Delta Barth Systemhaus GmbH Eine sinnvolle Strukturierung einzelner Vorgänge im Rahmen des Projektmanagements sollte zu den Basisfunktionen jeder ERP-Software gehören. Godelef Kühl, Vorstand der godesys AG Projektfortschritt aus Microsoft Project in die ERP-Software. In umgekehrter Richtung werden etwa Ressourcen oder aufgezeichnete Projektstunden überspielt. Die Schnittstelle zwischen operativer Projektplanung und betriebswirtschaftlicher Projektverwaltung sorgt für konsistente Datenbestände. Die Notwendigkeit ist allein deshalb gegeben, weil der Bedarf in den Unternehmen, Projekt-Informationen grafisch darzustellen, ausgesprochen hoch ist, unterstreicht Dieter Große-Kreul. Darüber hinaus entfalle der Arbeitsaufwand, der sonst für die Datenpflege in beiden Welten erforderlich wäre. Derzeit unterstützt Agresso PTI in seiner Standard-Version ausschließlich Microsofts Projektmanagement-Software. Weitere Anbindungen an alternative Lösungen sind nach Angaben von Agresso denkbar. Sämtliche Daten werden zwischen ERPund Projektmanagement-Software im XML- Format ausgetauscht. Integrierte Programm-Erweiterungen, die Teil eines ERP-Systems sind, haben deshalb die Nase vorn, ist sich Andreas Barth sicher. Wenn alle Unternehmensressourcen in einem System verwaltet werden, reduziere sich der Erfassungsaufwand. DELECO ist mit speziellen Funktionen für die Projektplanung ausgestattet. Sie gehören teilweise zum Standardumfang oder sind als Zusatzmodul erhältlich. Hierzu zählen Zeiterfassung, Kostenanalyse sowie die Ressourcen-, Kapazitäts- und Personalplanung. Mit der Programm-Erweiterung Abbildung von Projekten lassen sich einzelnen Projekten unterschiedliche Ein- und Verkaufsvorgänge zuordnen. Die Arbeitsschritte können grafisch als Gantt-Chart dargestellt werden. Engpässe sind etwa durch die farbige Markierung verspäteter Arbeitsgänge leicht zu erkennen. Die zahlreichen Standardberichte beleuchten den aktuellen Projektstatus von allen Seiten. SO: Business Software kann Bestellungen mit den daraus resultierenden Materialeinkäufen, Produktions- und Montageaufträgen einem übergeordneten Projekt zuordnen. Die Kosten und Arbeitszeiten der einzelnen Vorgänge lassen sich automatisch projektbezogen verdichten. Das Ergebnis ist eine ideale Entscheidungsbasis für Verantwortliche, die als Grundlage für die Projekt-Abrechnung dient. Der Projektverlauf wird übersichtlich grafisch aufbereitet: Wichtige Ereignisse wie der Wareneingang dringend benötigter Materialien fließen automatisch in den Projektplan ein. Die Projektplanung innerhalb der ERP-Software hat einen weiteren Vorteil: Die einzelnen Projekte lassen sich auch in ihrem Verhältnis zueinander exakt aufeinander abstimmen, ergänzt Godelef Kühl. Beim Verlassen des Arbeitsplatzes ist die Projektplanung noch nicht beendet. Über die Anbindung mobiler Endgeräte oder eines Webportals können Anwender der Business&IT 6/

14 business-lösungen projektverwaltung Generell gibt es einen wachsenden Bedarf bei projektorientierten, betriebswirtschaftlichen Anwendungen. Stefan Luy, Team Manager Consulting bei der IFS Deutschland GmbH & Co. KG Wo Ingenieurleistungen eine wesentliche Rolle im Wertschöpfungsprozess spielen, steigt die Nachfrage nach Projektmanagement-Lösungen. Markus Stahl, Manager Global Industry & Product Marketing, Infor GmbH Zu den aktuellen Trends zählt er den wachsenden Bedarf an grafischen Komponenten. Vor allem die Visualisierung von Projektfortschritten und Budget-Abweichungen erfreue sich derzeit höchster Beliebtheit. IFS Applications begnügt sich nicht mit der Verfolgung finanzieller Bewegungen. Das Programmmodul IFS Projekt wartet mit einer grafischen Projektplanung auf, die Gantt-Charts beherrscht. Infor besser sind integrierte Lösungen Auch Infor registriert ein zunehmendes Interesse am projektbezogenen Arbeiten. Immer dort, wo Ingenieurleistungen eine wesentliche Rolle im Wertschöpfungsprozess spielen, steigt die Nachfrage nach Lösungen für das Projektmanagement. Sie sorgen für Planungssicherheit, Transparenz und Prozessbeherrschung, weiß Markus Stahl, Manager Global Industry & Product Marketing bei der Infor GmbH. Bei integrierten Lösungen sollte die Projektverwaltung Teil des Gesamtkonzepts sein: Wer die Projektabwicklung in den Mittelpunkt der Wertschöpfung stellt, sollte eine Software wählen, die dem gleichen Ansatz entspricht. Speziallösungen, die per Schnittstelle angebunden werden, würden nur in Frage kommen, wenn die vorhandene ERP-Software mit keinen passenden Erweiterungen aufwarten kann. SO: Business Software Projektzeiten auch dezentral erfassen. Gleichzeitig können sich Kunden über den aktuellen Status ihrer Aufträge informieren. IFS Projektmanagement im Mittelpunkt Zur Zielgruppe von IFS Deutschland zählen in erster Linie mittelständische Unternehmen aus technischen Branchen. Bei der ERP-Lösung IFS Applications steht das Projektmanagement im Mittelpunkt der Programmstruktur. So lassen sich Servicefälle, Arbeitszeiten, Reisekosten oder Eingangsrechnungen projektbezogen erfassen. Eine Strategie, mit der das Software-Haus nach eigenen Angaben im Trend liegt. Generell gibt es einen wachsenden Bedarf bei projektorientierten, betriebswirtschaftlichen Anwendungen zu verzeichnen. Schließlich laufen in fast jedem Unternehmen in einzelnen oder allen Geschäftsbereichen kleine und große Projekte, betont Stefan Luy, Team Manager Consulting bei der IFS Deutschland GmbH & Co. KG. Am größten sei die Nachfrage in der Dienstleistungsbranche. Hier würden häufig komplette Organisationen projektorientiert gesteuert. Stefan Luy beschreibt einen entscheidenden Vorteil einer integrierten Programm-Erweiterung für Projektplanung und -verwaltung: Jeder Vorgang wird nur einmal erfasst. Reisekosten fließen beispielsweise nicht nur in die Personalkosten ein, sondern gleichzeitig in das Ergebnis der betreffenden Projekte. 22 Business&IT 6/2007

15 Der entscheidende Pluspunkt beim Einsatz integrierter Komponenten ist nach Ansicht von Stahl die gemeinsame Datenbasis. Nur dann könne man die Daten aus der Projektverwaltung auch für die Projektabrechnung oder Kostenrechnung nutzen. Mit Zusatzmodulen lassen sich die ERP-Lösungen Infor ERP COM und Infor ERP LN um klassische Projektmanagement-Funktionen wie Kalkulation, Vorgangsplanung, Zeit- und Ressourcen-Management oder Leistungserfassung ergänzen. Dank des Zusammenspiels mit den angrenzenden Programmbereichen werden projektrelevante Informationen automatisch aktualisiert. Davon abgesehen, unterstützen Grafik-Tools die Anwender bei der Überwachung des Projektverlaufs. Zum Thema aktuelle Trends und kommende Anforderungen sagt Markus Stahl: Es gibt immer mehr internationale Projekte, bei denen die Zusammenarbeit eine entscheidende Rolle spielt. Gleichzeitig erwarten Kunden und Partner eine stärkere Einbindung. Auch der Kostendruck ist gestiegen. Ohne eine erstklassige Systemunterstützung sind die Anforderungen kaum zu erfüllen. Lorenz Software strukturierte Bearbeitung Zur Zielgruppe der Münchener Lorenz Software GmbH zählen in erster Linie Dienstleistungs-Unternehmen aus den Branchen Finanzen, Medien und Handel. Bei Branchen mit ausgeprägtem Dienstleistungs- Anteil führt an einer strukturierten Projektbearbeitung kein Weg vorbei. Antonella Lorenz, Geschäftsführerin der Lorenz Software GmbH Programmmodule für das Projektmanagement gehören zunehmend zur Standardausstattung bei ERP- Systemen. Marco Gerlach, Director Research & Development bei der myfactory Software GmbH Für professionelles Projektmanagement das ideale Umfeld, betont Geschäftsführerin Antonella Lorenz: Branchen mit ausgeprägtem Dienstleistungs-Anteil haben naturgemäß einen hohen Kommunikationsbedarf. Wenn dieser sich am Ende auch im ökonomischen Unternehmenserfolg niederschlagen soll, führt an einer strukturierten Projektbearbeitung kein Weg vorbei. Das Modul LorenzPro bietet die Funktionen Projektzeit-Erfassung, Ressourcenplanung und Aufgabendelegation. Kennzahlen und Projektberichte liefern den Projektverantwortlichen einen transparenten Blick auf den Projektverlauf und etwaige Budget-Abweichungen. Jedes Projekt wird in einzelne, kleine Arbeitsschritte zerlegt. Der Arbeitsaufwand wird anschließend auf die verfügbaren Ressourcen verteilt. Dabei ist der aktuelle Projektstatus für alle Beteiligten jederzeit zu erkennen, erklärt Antonella Lorenz die Arbeitsweise von LorenzPro. Komfortfunktionen wie die automatische Übernahme der in Anspruch genommenen Leistungen in die Abrechnung oder die Integration zum Gruppenplaner Outlook reduzieren den Erfassungsaufwand. myfactory geringer Erfassungsaufwand Mit der ERP-Software myfactory.business- World hat die myfactory Software GmbH vor allem mittelständische Unternehmen mit bis zu 50 angeschlossenen Arbeitsplätzen im Visier. Insbesondere in der Dienst- Business&IT 6/

16 Komponente nahtlos mit angrenzenden Bereichen wie Auftragsbearbeitung oder Finanzbuchhaltung zusammen. Aus Sicht von Lutz Illbruck, Leiter Marketing Small und Medium Business bei der Sage Software GmbH & Co. KG, lohnt sich die Investition: Alle Daten sind dann nur noch einmal zu erfassen. Sie stehen direkt für Nachkalkulation oder Projektabrechnung zur Verfügung. Gleichzeitig verringere sich die bei manuellen Übertragungen übliche Fehlerquote. Übersichtliche Auswertungen halten Management und Projektverantwortliche ständig auf dem Laufenden. Über eine Schnittstelle besteht zudem die Option, eine externe Software für die zeitliche Projektplanung anzubinden. Illbruck sieht einen generellen Trend in den Unternehmen, die Projektverwaltung innerhalb der ERP-Software abzuwickeln. Bedarf bestehe nicht nur in der Dienstbusiness-lösungen projektverwaltung leistungsbranche ist die Nachfrage nach Lösungen für die Projektverwaltung sehr hoch, weiß Marco Gerlach, Director Research & Development: Programmmodule für das Projektmanagement gehören zunehmend zur Standardausstattung bei ERP-Systemen. Ebenso wichtig wie der Funktionsumfang ist dabei die nahtlose Zusammenarbeit mit Programmbereichen wie CRM, E-Business oder Produktionssteuerung. Die Funktionen für Projektplanung und -verwaltung sind bei myfactory.business- World auf die Module myfactory.business- Manager und myfactory.projekt-management verteilt. Während sich der Business- Manager um -Nachrichten, Terminmanagement und Aufgabenverwaltung kümmert, steuert das Projekt-Management Features wie die Zeiterfassung hinzu. Als größten Vorteil integrierter Komponenten sieht Marco Gerlach den geringen Erfassungsaufwand an: Durch die Verknüpfung des Projektmanagements mit den klassischen ERP-Funktionen sinkt der Aufwand Oracle Projects, eine Komponente der Oracle E-Business Suite, setzt diese Anforderungen um. Die Software unterscheidet nicht zwischen Projektmanagement und -verwaltung. Die Zusatzmodule tragen beiden Aspekten Rechnung. Es gibt spezielle Lösungen zu Themen wie Ressourcenmanagement, Projektkostenrechnung, Fakturierung oder Zeiterfassung. Die Gliederung wirkt fragmentiert, hat aber den Vorteil, dass sich Unternehmen ihre Software individuell zusammenstellen können. Über die Einbindung in die Oracle E- Business Suite ist auch eine Erweiterung um ERP-Komponenten denkbar. Voraussetzung für eine moderne Projektabwicklung ist der Single Point of Information. Ein einheitlicher Datenbestand trägt entscheidend zur Transparenz und Kostenminimierung bei, unterstreicht von Stengel. Konkret wird dies am Beispiel Projektabrechnung : Auf Basis der Projektdaten übernimmt Oracle Billing, das sich vor allem an Dienstleistungs-Unternehmen, IT- Ein entsprechendes Projektmodul gehört zur Basisausstattung der ERP-Software oxaion, die vor allem mittelständische Unternehmen aus den Branchen Dienstleistungen, Industrie, Handel sowie Maschinenund Anlagenbau anspricht.. Die Schwerpunkte setzt das Software-Haus auf die Bereiche Projekt-Controlling mit Soll-/Ist-Vergleichen, Material- und Personaldisposition. Zu den Pluspunkten integrierter Komponenten zählt Kutschenreiter die durchgängigen Geschäftsprozesse. So könne man die aufgelaufenen Projektzeiten und -kosten direkt in die Abrechnung übernehmen. Eine Schnittstelle zu Microsoft Project ist vorhanden. Sage Software geringe Fehlerquote Anwender der Sage Office Line können ihre ERP-Software per Zusatzmodul für die Projektverwaltung aufrüsten. Die Programm-Erweiterung arbeitet als integrierte Eine moderne Projektmanagement-Software unterstützt sowohl das Einzel- als auch das Multi- Projektmanagement. Christian von Stengel, Senior Director Vertrieb bei der Oracle Deutschland GmbH Der Bedarf an Lösungen für die Projektverwaltung steigt durch alle Branchen hinweg stark an. Uwe Kutschenreiter, Vorstand der oxaion ag Auch Großhandel, Handwerk, Einzel- und Projektfertiger fragen Funktionen zur Projektverwaltung nach. Lutz Illbruck, Leiter Marketing Small und Medium Business bei der Sage Software GmbH & Co. KG für Zeiterfassung und Nachbereitung deutlich. So können bereits bei der Eingabe der Auftragsbestätigung bestimmte Dienstleistungspositionen ausgewählt werden, die anschließend bei der Zeiterfassung zur Auswahl angeboten werden. Weitere Erleichterungen ergeben sich beim Terminund Ressourcenmanagement. Oracle einheitlicher Datenbestand Für Christian von Stengel, Senior Director Vertrieb bei der Oracle Deutschland GmbH, geht der Trend bei der Projektplanung eindeutig zu integrierten, flexiblen Lösungspaketen: Eine moderne Projektmanagement-Software unterstützt sowohl das Einzel- als auch das Multi-Projektmanagement. Sie sollte sich zudem um zusätzliche ERP- und CRM-Funktionen erweitern lassen. Systemhäuser sowie die öffentliche Hand wendet, die Rechnungsstellung und übergibt die offenen Posten selbstständig an die Debitorenbuchhaltung. Die Beträge erscheinen anschließend in den Standardberichten der Oracle E-Business Suite. Damit bleiben alle Projektbeteiligten auf dem Laufenden, ohne dass ein Systemwechsel nötig wäre. oxaion projektorientiertes Arbeiten im Kommen Uwe Kutschenreiter, Vorstand der oxaion ag, betont gegenüber Business&IT, dass erprojektorientiertes Arbeiten in den Unternehmen ebenfalls stark im Kommen sieht: Der Bedarf an Lösungen für die Projektverwaltung steigt durch alle Branchen hinweg stark an. Dabei stehen vor allem Themen wie Strukturierung, Planung und Controlling im Fokus. 24 Business&IT 6/2007

17 leistungsbranche. Auch Großhandel, Handwerk, Einzel- und Projektfertiger fragen Funktionen zur Projektverwaltung nach. Besonders hoch ist der Druck, wenn Insellösungen eingesetzt werden. Ganz hoch im Kurs stehen die Bereiche Nachkalkulation, Projektabrechnung und -zeiterfassung. Zur Zielgruppe von Sage Software zählen kleine und mittelständische Unternehmen mit zehn bis 200 Mitarbeitern. SBS Software mobile Leistungserfassung Die Effizienz einer integrierten Projektverwaltung sei vielen Unternehmen anfangs gar nicht bewusst, weiß Klaus Schwerter, Senior Consultant für den Bereich Warenwirtschaft bei der SBS Software GmbH. Bei vielen Software-Projekten ist der zunächst angemeldete Bedarf mit Blick auf die Projektverwaltung eher gering. Der Wunsch nach einer effizienten Projektsteuerung und -auswertung stellt sich jedoch nach unseren Workshops meist schnell ein. Bei vielen Software-Projekten ist der angemeldete Bedarf mit Blick auf die Projektverwaltung eher gering. Klaus Schwerter, Senior Consultant für den Bereich Warenwirtschaft bei der SBS Software GmbH Am Anfang stehe häufig die Leistungserfassung, die auch mobil erfolgen sollte dafür sorgt das Betriebssystem Windows Mobile. Das Ziel sei meistens der Vergleich vertraglich vereinbarter Entgelte mit den entstandenen Kosten oder die Projektabrechnung. Diese beiden Aufgaben meistert die Unternehmens-Software SBS Wawi plus. SBS Wawi plus ist modular strukturiert und lässt sich Schritt für Schritt ausbauen. Eine Anbindung besteht zur Finanzbuchhaltung SBS Rewe plus. Die Zielgruppe bilden in erster Linie kleine und mittelständische Unternehmen. Der Knackpunkt bei der Projektverwaltung ist die Planung. Die vielen Plan- und Sollwerte müssen schnell zu erfassen und leicht zu korrigieren sein, stellt Schwerter klar. In Sachen Auswertungen setzt SBS auf die Zusatzkomponente SBS Analysis. Sie liefert Standardberichte und Charts, die Informationen zum Verbrauchsmaterial oder den durchschnittlichen Personalkosten enthalten. Auch die Vor- und Nachkalkulation der einzelnen Projekte lässt sich auf diese Weise transparent darstellen. SoftENGINE ständig verfügbare Informationen Corinna Becker, PR-Managerin beim Unternehmen SoftENGINE GmbH, mahnt den Aufbau der notwendigen Kompetenzen an: Lediglich die Systemlandschaft zu erweitern, genügt nicht. Projektmanagement ist nur dort erfolgreich, wo es von Führungskräften verstanden und unterstützt wird. Gleichwohl seien die Software-Anforderungen hoch. Schließlich gehe es darum, den Mitarbeitern den notwendigen Einblick in komplexe Projekte zu verschaffen. Sie ergänzt: Wer Projekte leitet, benötigt einen Business&IT 6/

18 business-lösungen projektverwaltung Überblick über die erledigten und offenen Aufgaben. Gleichzeitig gilt es, den Verlauf zu dokumentieren, Termine zu koordinieren und Budgets zu überwachen. Bei BüroWARE premium sind die Funktionen auf mehrere Programmbereiche verteilt. So werden die Aufgabenplanung und die gesamte Kommunikation zentral in der BüroWARE Projektakte dokumentiert. Die dazugehörigen Arbeitsabläufe lassen sich mit dem Taskflow Manager planen. Beide Komponenten gehören zur Basisausstattung des ERP-Systems. Zusatzmodule sind für die Projekt-Zeiterfassung und das Berichtswesen erhältlich. Einen wesentlichen Trend sieht Corinna Becker in der ständigen Verfügbarkeit aktueller Projekt-Informationen: Projekte werden heute immer schneller abgewickelt. Die Vernetzung von Organisationen und die virtuelle Projektarbeit gehören zu den wichtigsten Trends. Nicht zuletzt deshalb steigt die Nachfrage nach Systemen für die Die Vorteile integrierter Lösungen sieht der kaufmännische Geschäftsführer Marco Mancuso vor allem in der Transparenz und der Datenqualität: Integrierte Systeme sind produktiver. Schließlich entfällt die Schnittstellenpflege, und die Datenaktualität bleibt gewährleistet. Gleichzeitig werde die Fakturierung vereinfacht. Außerdem liefert ein umfangreiches Berichtswesen aussagekräftige Berichte. Dazu gehören beispielsweise Soll-Ist-Vergleiche. Auf diese Weise sei eine nachhaltige Unterstützung des Projekterfolgs gewährleistet. Das Projektmanagement- Modul sou.matrixx_project ist sowohl als Teil des ERP-Systems als auch als separate Komponente erhältlich. Marco Mancuso sieht die Projektarbeit in den Unternehmen im Umbruch: Projektmanagement wird derzeit noch vereinzelt als Hilfsmittel für die Lösung aktueller Fragestellungen betrachtet. Allerdings zeigt der Trend in eine andere Richtung: Immer Die grafische Personaldisposition der Software wartet mit einem integrierten Eskalationsmanagement auf. Bei der individuellen Tagesplanung der Mitarbeiter ist sogar Outlook einsetzbar. Darüber hinaus lässt sich via Remote Access auf die Unternehmens-Software zugreifen. Nur gut organisierte Unternehmen können Projekte auf hohem Niveau abwickeln. Gerade im Mittelstand reift daher die Erkenntnis, dass die Arbeitszeit hoch qualifizierter Mitarbeiter Gold wert ist. Der Aufbau eines effizienten, dezentralen Projektmanagements wird daher eher als Investition, denn als Aufwand angesehen, unterstreicht Guido Grotz, Vorstand der Step Ahead AG. Besonders hoch sei der Bedarf an professionellen Lösungen in projektlastigen Marktsegmenten wie dem Anlagenbau oder der Dienstleistungsbranche. Die Unternehmen sind vor allem an einer möglichst einfachen Leistungserfassung, an einer IT-gestützten Disposition der Ressourcen und an Projektmanagement ist nur dort erfolgreich, wo es von Führungskräften verstanden und unterstützt wird. Corinna Becker, PR-Managerin bei der SoftENGINE GmbH Immer mehr Betriebe nutzen das Projektmanagement als Instrument für die Unternehmenssteuerung. Marco Mancuso, kaufmännischer Geschäftsführer der SOU Systemhaus GmbH & Co. KG Gerade im Mittelstand reift die Erkenntnis, dass die Arbeitszeit hoch qualifizierter Mitarbeiter Gold wert ist. Guido Grotz, Vorstand der Step Ahead AG Online-Verfolgung von Projekten. Bei der Software-Auswahl sollten Unternehmen vor allem auf die vollständige Abbildung aller Komponenten von der Projekt-Initialisierung bis zum -abschluss achten. An Erweiterungen plant SoftENGINE unter anderem die Visualisierung von Projekten inklusive Eskalations-Managements. Freuen dürfen sich darüber insbesondere mittelständische Unternehmen mit bis zu 250 angeschlossenen Arbeitsplätzen. SOU Systemhaus Transparenz und Datenqualität Die SOU Systemhaus GmbH & Co. KG konzentriert sich mit ihrer Unternehmens- Software sou.matrixx auf kleine und mittelständische Unternehmen. Dabei sollten diese Unternehmen einen Umsatz ab 2,5 Millionen Euro haben. Sowohl Projektverwaltung als auch Projektmanagement gehören zur Basisausstattung. mehr Betriebe nutzen das Projektmanagement als Instrument für die Unternehmenssteuerung. Step Ahead Projektmanagement als Investition Bei der ERP-Software Steps Business Solution ist die Projektverwaltung dem Programmbereich Service Management zugeordnet. Das Modul knüpft an die angrenzenden Programmbereiche an. So lassen sich Projektleistungen teilweise oder komplett fakturieren. Dank der einheitlichen Datenhaltung steht den Anwendern zudem der gesamte Funktionsumfang des Berichtswesens zur Verfügung. Hierzu gehören etwa Projektberichte oder die Gestaltung individueller Cockpits für Management und Projektverantwortliche. Die Terminund Einsatzplanung sowie automatische Benachrichtigungen zur Projektentwicklung runden den Funktionsumfang ab. der automatisierten Abrechnung interessiert, berichtet Guido Grotz. Step Ahead konzentriert sich auf kleine und mittelständische Unternehmen, deren Schwerpunkt auf Dienstleistungen oder erklärungsbedürftigen Produkten liegt. TOPIX möglichst geringer Verwaltungsaufwand Die TOPIX Informationssysteme AG adressiert mit der ERP-Software TOPIX:5 kleine und mittelständische Unternehmen. TOPIX:5 ist eine der wenigen ERP-Lösungen, die Plattform übergreifend auch unter Mac OS X laufen. Agenturen, Medien-Unternehmen und Fotografen gehören somit zu den wichtigsten Zielgruppen. Doch auch Beratungsbetriebe, technische Dienstleister und der Handel finden spezielle Funktionen vor. TOPIX:5 ist modular strukturiert. Zuständig für die Projektarbeit ist die TOPIX:5 Projektverwaltung. 26 Business&IT 6/2007

19 Im Mittelpunkt steht die kaufmännische Überwachung und Abrechnung, wobei wie bei allen integrierten Lösungen ein besonderes Augenmerk auf dem Zusammenspiel mit den angrenzenden Programmbereichen liegt. So können Details aus bestehenden Angeboten in den Projektauftrag übernommen werden. Die Projekte lassen sich zudem periodisch, gesammelt oder in Teilen abrechnen. Eine Doppelerfassung der Positionen ist somit nicht erforderlich. Um freie Mitarbeiter einzubinden, gibt es einen Fernzugriff mit eingeschränkten Benutzerrechten. Bei TOPIX:5 ist der Umweg über die Kostenrechnung nicht erforderlich, um aussagekräftige Berichte zusammenzustellen. Alle Unternehmen, die mit zeitabhängigen Dienstleistungen ihr Geld verdienen, kommen an einer professionellen Projektplanung nicht vorbei. Transparenz und ein möglichst geringer Verwaltungsaufwand sind die entscheidenden Faktoren für Rentabilität und Erfolg, betont Rainer Lang, Marketingleiter bei der TOPIX AG. Die meisten Unternehmen würden sich jedoch zunächst auf ein oder zwei Aspekte konzentrieren. Vor allem die interne Planung und Auswertung der Projekte stehe oft nur an zweiter Stelle. Rainer Lang betont den Zeitdruck und den steigenden Umfang der Projekte. Die Teams werden meist kurzfristig zusammengestellt. Darauf muss die Software flexibel reagieren. In Kürze werde der Terminkalender um ein Gantt-Chart erweitert. Fazit Alle Unternehmen, die mit zeitabhängigen Dienstleistungen ihr Geld verdienen, kommen an einer professionellen Projektplanung nicht vorbei. Rainer Lang, Marketingleiter bei der TOPIX AG Den zunehmenden Bedarf mittelständischer Unternehmen an IT-gestützter Projektbegleitung haben die ERP-Spezialisten vernommen. Allerdings variieren Ausprägung und Funktionsumfang. Wie in (fast) allen Programmbereichen, zeigen sich auch bei der Projektarbeit die unterschiedlichen Branchenanforderungen. Während Fertigungsbetriebe eine erweiterte Begleitung des Produktionsprozesses im Sinn haben, geht es im Bereich der Dienstleistungen vor allem um Leistungserfassung und Projektabrechnung. Der Schwerpunkt bei allen Lösungen ist die betriebswirtschaftliche Seite: Verwaltung, Organisation und Kalkulation. Die Zeitplanung ist hingegen weniger stark ausgeprägt und beschränkt sich meist auf Terminkalender und Gantt-Charts. Wer mehr will, muss auf eine spezielle Projektmanagement-Software zurückgreifen. Der Vorteil integrierter Projektverwaltungen liegt in der nahtlosen Anbindung angrenzender Programmbereiche. Wenige Handgriffe genügen, um ein Angebot in einen Projektauftrag umzuwandeln oder die erfassten Leistungen stundenbezogen abzurechnen. Hinzu kommt das leistungsfähige Berichtswesen, das man bei Speziallösungen oft vergeblich sucht. tf Business&IT 6/

20 business-lösungen projektverwaltung Der Bewegungsspielraum für die Projektvisualisierung ist bei einer ERP-Lösung oft eingeschränkt. Deshalb werden oft grafische Planungshilfen eingesetzt, um kritische Pfade, Abhängigkeiten und eventuelle Ressourcen-Engpässe besser zu erkennen. Asta Easyplan Das Karlsruher Systemhaus ASTA DEVELOPMENT GmbH bietet zwei Anwendungen für das Projektmanagement an: Asta Easyplan ist ein einfacher Gantt-Chart-Designer, der die einzelnen Vorgänge als Balken auf einer Zeitskala präsentiert. Verschiebungen und Abhängigkeiten lassen sich durch einfaches Ziehen mit der Maus definieren. Bei Bedarf berechnet die Software Puffer und Endtermine. Kritische Pfade werden grafisch hervorgehoben. Um den Finanzbedarf in den einzelnen Projektphasen zu kalkulieren, bietet sich der große Bruder Powerproject an. Er bietet verfeinerte Planungs- und Kalkulationsansätze. Weitere Informationen finden Sie unter Blue Ant TOOLS FÜR DIE PROJEKTPLANUNG HERR DER PROJEKTZEITEN Die blaue Ameise ist ein Web-basierendes Projektmanagement-Tool. Anwender greifen per Webbrowser auf die Projektdaten zu. Die grafische Aufbereitung der Zeit- und Kostenplanung erfolgt anhand von Balkendiagrammen. Die Software beherrscht die Vor- und Rückwärtskalkulation, bei der neben eigenen auch freie Mitarbeiter verplant werden können. Budgets, Meilensteine und Kennzahlen helfen den Projektverantwortlichen, den Überblick über den Projektverlauf zu behalten. Forecasts informieren das Management über die geplante Fertigstellung der Projektaufträge. Die erfassten Projektzeiten können als Leistungsnachweis verwendet werden. Weitere Informationen unter Microsoft Project 2007 Professional Microsoft Project ist der Platzhirsch unter den Projektmanagement-Lösungen und in den Unternehmen am weitesten verbreitet. Allerdings sind die Anschaffungskosten mit rund 700 Euro vergleichsweise hoch. Microsoft Project beherrscht nicht nur Gantt-Charts, sondern auch die bei komplexen Projekten effizientere Netzplantechnik. Aufwendige, kleinteilige Vorhaben lassen sich in Phasen teilen. Bei der Betrachtung des kritischen Pfads werden die Teilprojekte wieder zusammengeführt. Mit der Zuweisung von Ressourcen und Budgets nimmt Microsoft Project Rücksicht auf betriebswirtschaftliche Rahmenbedingungen. Gelungen ist die Integration in die angrenzenden Office-Programme. Der Datenaustausch mit Excel funktioniert in beide Richtungen. Zudem lassen sich Diagramme zur grafischen Aufbereitung in Microsoft Visio exportieren. Eine weitere Anbindung besteht für die Aufgabenverwaltung zu Outlook. Neu hinzugekommen sind Was-wäre-wenn-Szenarien, verbesserte grafische Werkzeuge sowie eine umfangreiche Assistentenfunktion. Mehr Informationen gibt s bei MindManager Der MindManager ist einer der effizientesten Flowcharter, die derzeit zu haben sind. Die Software überzeugt durch eine schnelle, optisch ansprechende Gestaltung von Organigrammen und Strukturplänen. Da sie elegant in Microsoft Office eingebunden ist, lassen sich etwa geplante Termine mit Outlook abgleichen. Zudem können per Querverweis Excel-Tabellenblätter den einzelnen Zweigen angehängt werden. Ähnlich wie bei Word gibt es einen Korrekturmodus, in dem sich Änderungen verfolgen lassen. Wer einen Tablet-PC besitzt, kann Diagramme zudem komfortabel via Stift aufbauen. Den einzelnen Zweigen des Strukturdiagramms lassen sich Erinnerungen hinterlegen. So weist der MindManager aktiv auf kritische Projektverläufe oder fällige Termine hin. Näheres finden Sie unter Projectplace Die On-Demand-Lösung Projectplace führt die kaufmännische Projektverwaltung und die zeitorientierte Projektplanung zusammen. Projektphasen, Meilensteine und Arbeitsvorgänge lassen sich in einem Zeitplan miteinander kombinieren. Sie werden im Webbrowser als übersichtliches Gantt-Chart präsentiert. Über die Zeiterfassung können die Mitarbeiter ihre Leistungen und den aktuellen Projektfortschritt erfassen. Ein Terminkalender vereinfacht die Koordination der Mitarbeiter und die Delegation der Aufgaben. Die einzelnen Einträge können nach Outlook oder Lotus Notes exportiert werden und sind dann auch offline verfügbar. Zudem besteht über die Einbindung der Net-Conferencing-Lösungen von Netviewer die Option, in Echtzeit Projektpläne gemeinsam zu bearbeiten. Projectplace richtet sich vor allem an Unternehmen, die mit virtuellen Projektteams arbeiten. Das On-Demand-Modell beschränkt die Nutzungskosten auf die tatsächliche Dauer des Projekts. Weitere Informationen finden Sie im Internet unter Björn Lorenz/tf 28 Business&IT 6/2007