Projekt "Bestellautomatisierung" und Lieferantenunabhängiges Bestellportal des hbz

Transkript

1 Projekt "Bestellautomatisierung" und Lieferantenunabhängiges Bestellportal des hbz Von der Literatursichtung über die Verbunddatenbank zu Erwerbungssatz und Bestellung Günter Hupfer Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz Motivation & Ziele Datenflüsse & Workflows Zuständigkeiten Lieferantenunabhängiges Bestellportal - Screenshots von ELi:SA Erstanwender Status & Ausblick Geschäftsmodell Interesse an dem Produkt ELi:SA?

2 2 Hintergrund: Anlass / Motivation Geschäftsgänge für Literaturauswahl außerhalb des Lokalsystems Medienbrüche bei Literaturauswahl, -bestellung u. Bucheingang -> keine vollständige Automatisierung Hintergrund im hbz-verbund Prüfbericht LRH NRW (2011) -> Gründung "Ad hoc AG Bestellsystem" der AG UB (2012) Optimierung der Monografien-Erwerbung ohne Medienbrüche Fokus = Realisierung eines Lieferantenunabhängigen Bestellportals ("Warenkorbsystem") Prüfung der Anforderungen (2013/2014) Gespräche mit Herstellern, Evaluierung einer Eigenentwicklung Gemeinsames Projekt BVB - hbz ab Oktober 2014 Verschiedene Projektbereiche und Zuständigkeiten siehe Folie 5 Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz

3 3 Ziele des Projekts 1. Ziel -> möglichst vollständig automatisierter Workflow von Literatursichtung (in beliebigen Bestellportalen) bis zum Bucheingang Rationalisierungseffekte durch automatisierte Datenflüsse: Bestellportal -> Verbund -> Lokalsystem Fachreferat sichtet Literatur durch selbst konfigurierte Profildienste in Bestellportalen Lieferantenportale (Dreier, Lehmanns, Schweitzer) oder Lieferantenunabhängiges Portal Erwerbung muss keine Bestellkatalogisate erstellen Erwerbung muss keine Bestellsätze manuell erfassen Konsequenzen Verlagerung (wesentlicher Teile) der Bestellvorgänge aus dem Lokalsystem in die Bestellportale vollständige Automatisierung angestrebt - geteilte Workflows können weiterhin unterstützt werden 2. Ziel: Entwicklung/Betrieb Lieferantenunabhängiges (LU-) Bestellportal alle Features/Vorteile eines "modernen" Lieferantenportals realisiert als "LU-Bestellportal" Bestellungen weiterhin beim lokalen Buchhandel -> flexible Bestellwege bewährte Geschäftsbeziehungen können aufrecht erhalten werden "Ausschreibungsproblematik" bei Nutzung der großen Lieferantenportale entfällt angestrebtes Ziel: möglichst automatisiertes Auslösen von Bestellungen im Lokalsystem Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz

4 Bestellautomatisierung Datenflüsse Bestellportale: Literatursichtung/Bestellung Verbunddatenbank Lokalsysteme Dreier Lehmanns Schweitzer Lieferantenportale Bestelldaten + Bestellung -> Export Titeldaten + Bestelldaten Verbunddatenbank Versorgungsschnittstelle Titeldaten + Bestellfelder SISIS-SunRise Titel Bestelldaten Erwerbg. [Bestellung] Lieferantenunabhängiges Portal Daten: VLB + Nielsen + Bestelldaten Import -> Aleph Aleph- Replikation Titeldaten + Bestellfelder Titel Aleph [Bestellung] Erwerbg. Bestelldaten 1. Phase Literatursichtung und -auswahl + Bestellung bei Nutzung Lieferantenportal 2. Phase Versorgung der Lokalsysteme über Verbunddatenbank 3. Phase Bestellsätze erzeugen + Bestellung bei Nutzung LU-Portal

5 Aufgaben und Zuständigkeiten im Projekt 5 Aufgaben Zuständigkeiten Portaltyp / Lokalsystem Aleph SISIS-SunRise Portaltyp Zuständigkeit LU-Bestellportal x x Lieferantenportale x x Lieferantenunabhängiges Portal Lieferantenportale hbz BVB Lokalsystem Aleph SISIS-SunRise Zuständigkeit hbz BVB -> Bei allen Arbeiten Fachexperten aus Bibliotheken eingebunden -> Seit Juni 2016 Projektarbeiten gemeinsam mit Erstanwendern Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz

6 6 Konkreter Workflow - Bestellung aus dem LU-Portal (1) LU-Bestellportal - Nutzerspezifische Bearbeitung Fachreferent (FR) erstellt Profil(e) und zugehörige Filterkriterien passend zu seinen Fachgebieten FR erhält Plan mit den neuen Titeln des (Erwerbungs-)Profils - z.b. wöchentliche Auslieferung FR sichtet die Titelliste (enthält auch Status lokaler OPAC-Abgleich, Sprung in div. Kataloge möglich) FR legt relevante Titel in Warenkorb oder Merkliste (Erfassung von Bestellfeldern/Notizen möglich) FR bearbeitet Merklisten (ML) u. Warenkörbe (WK) Verschieben von Titeln zwischen ML und WK Erfassen von nutzerspezifischen Bestelldaten im WK Weitergabe von ML und WK an andere Nutzer möglich (geteilter Workflow) Nach "Abschicken" des Warenkorbs Export Titel- u. Bestelldaten, Ablage auf ftp-server des Verbunds hbz-verbunddatenbank - Datenhandling Titel- und Bestelldaten Verbundzentrale konvertiert und importiert die Titel- und Bestelldaten (Aleph-Internformat) Bestelldaten werden als Felder des Titelsatzes behandelt (ORD-Felder) Verbundzentrale importiert die Titeldaten (ISBN-Abgleich und weitere match-kriterien) falls Match gegen Verbundtitel, Ergänzung ORD-Felder; ansonsten Titelneuzugang mit ORD-Feldern Weitergabe der Titel an Lokalsysteme über bekannte Wege (Aleph-Replikation, Versorgungsschnittstelle) Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz

7 7 Konkreter Workflow - Bestellung aus dem LU-Portal (2) Lokalsystem - Datenhandling Bestelldaten Lokalsysteme selektieren Titel anhand neuer "eigener" Bestellfelder (ORD-Felder) Nutzung von Aleph- bzw. SISIS-SunRise-Tools für Generierung von Bestellsätzen je nach Konfiguration im Bestellportal bzw. im Lokalsystem automatische Auslösung von Bestellungen ansonsten: Freigabe von Bestellungen durch manuelle (End-)Bearbeitung Medieneingang Medium trifft ein Ergänzung von ggf. fehlenden Bestellinformationen Abgleich / Kontrolle Metadatensatz Verbund per Autopsie ggf. Anpassen der Titelaufnahme z.b. durch copy/paste-funktion von vollständigen Datensätzen der Nationalbibliotheken, die den bestellten Titel nahezu komplett ersetzen ggf. Umlenken des Bestelltitels auf eine anderen Titelaufnahme Endbearbeitung: Exemplarerfassung und Vorbereitung für Ausleihe Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz

8 8 LU-Bestellportal - Standard-Funktionalitäten Datenumfang vollständiger dt. + engl. Sprachraum (Newbooks + Nielsen + VLB) mit Preis-/Verfügbarkeitsinformationen Mandantenfähiges System - Nutzerspezifische Daten Administration auf Institutionsebene + Nutzerebene (z.b. Umfang der Bestellfelder und Wertevorräte) Literatursichtung / Literaturauswahl selbständige Konfiguration von Profilen - Generierung von Plänen (Titellisten gemäß Profil) Komfortable Bearbeitungsmöglichkeit der Titellisten - aussagekräftige Metadaten Z39.50-/SRU-Bestandsabgleich gegen lokalen OPAC, Verwaltung von Titeln in Merklisten möglich Import von "externen" ISBN-Listen gegen die Titeldatenbank (z.b. Erwerbungsvorschläge) "Bestellung" - Warenkorb Übernahme von Titeln in Warenkörbe Erfassung von Bestellinformationen (lokale Wertevorräte, z.b. Lieferantencodes) Weitergabe von Warenkörben an andere Nutzer (zur Endbearbeitung) möglich Datenexport Titeldaten im MARC-Format + integrierte Bestelldaten (MARC-Datenfeld 920 mit diversen Unterfeldern) Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz

9 9 LU-Bestellportal - ausgewählte spezielle Features Profilierung Mapping Klassifikation Nielsen (BIC, BISAC) auf Newbooks -> Nutzung aller Daten des Bestellportals über zwei Klassifikationen: Newbooks + WGS (VLB) Bestandsabfrage neben ISBN auch zusätzlich optional mit "Titel + Person" (inkl. zwei Links in OPAC) Bestellfelder individuelle Konfiguration der Felder je teilnehmender Bibliothek individuelle Reduzierung/Auswahl der Werte durch Nutzer (jeder Nutzer "sieht" nur seine Werte) regelbasierte Belegung von Feldern (z.b. Lieferanten-Auswahl aufgrund von Eigenschaften des Titels) Import von externen Titeln/Titellisten in eine Merkliste des Bestellportals einfache ISBN-Listen: verschiedene Dateiformate oder Formular für Upload von ISBNs Import von Titeln aus Anschaffungsvorschlägen (aus Web-Formularen der Bibliotheken) csv-datei: dabei Übergabe weiterer Informationen an Bestellportal (Bibliotheksbenutzer, Notizen, ) "ISBN-Picker": Import von Titeln aus Webseiten Anbindung von EVA (hbz-fernleihe) an das Bestellportal über eine offen gelegte API Nachnutzung der API für andere Nutzer möglich Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz

10 10 Arbeitsgruppe "BA-Erstanwender" Arbeitsgruppe "BA-Erstanwender" (BA: Bestellautomatisierung) Aleph: UB Duisburg-Essen; SISIS-SunRise: UB Dortmund, FHB Aachen 1. Workshop mit Bibliotheken: 9. Juni 2016 Team aus Fachreferent, Medienbearbeiter, Systemverwalter pro Bibliothek seit Ende Dezember 2016 auch: UB Bamberg, BSB München Aufgaben Abnahme der Feinkonzeption und Teil-/Endabnahme der Implementierung des LU-Bestellportals Implementierung der lokalen Datenflüsse in den Bibliotheksmanagementsystemen Umsetzung der neuen Workflows in den einzelnen Abteilungen der Bibliotheken Unterstützung des hbz und zukünftiger weiterer Erstanwender/Kunden im hbz-verbund Erstellung von Dokumentation und "Best Practice"-Empfehlungen Organisatorische Dimension des Projekts Automatisierung bietet technische Voraussetzungen für Änderungen der lokalen Workflows Wie werden diese technischen Möglichkeiten in einer Bibliothek organisatorisch umgesetzt? Inwieweit kann/will man das Ziel "Auslösen der Bestellung aus LU-Bestellportal" anwenden? Personalrat, Datenschutzbeauftragter, Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz

11 11 Status & Ausblick Konzeptionsphase Projektstart + Grobkonzept ab Okt Feinkonzeption + prototypische Tests ab 2015 Abschluss Vertragsverhandlungen mit Software-Hersteller und Datenlieferanten August 2016 Implementierung/Test/Pilotanwender ab Mitte 2016 Produktionsstart Erstanwender Mitte 2017 (drei hbz-bibliotheken) Produktionsstart zweite Gruppe frühestens ab Herbst 2017 (weitere Bibliotheken hbz/bvb) ein neues Produkt des hbz entsteht Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz

12 12 Der neue Produktname und Screenshots des Prototypen Erwerbungsportal für Literatur: Sichtung und -Auswahl Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz

13 13 Startseite

14 14 Profile - Filterkriterien definieren

15 15 Profile - Übersicht der eigenen Profile

16 16 Pläne - Übersicht ausgelieferter / bearbeiteter Pläne

17 17 Pläne - Titelliste

18 18 Pläne - Titel in Warenkorb (WK) / auf Merkliste (ML) legen

19 19 Pläne - Kennzeichnung "bearbeiteter" Titel

20 20 Merklisten - Übersicht (mehrere ML pro Nutzer)

21 21 Merklisten - Titellisten ähnlich wie bei Plänen

22 22 Warenkörbe - Übersicht (mehrere WK pro Nutzer)

23 23 Warenkörbe - Titellisten mit Bestellfeldern

24 24 Einstellungen - "Institution" (nutzende Bibliothek)

25 25 Einstellungen - "Nutzer" einer Institution

26 26 Einstellungen - "Bestellfelder"

27 27 Einstellungen - Regeln für Bestellfelder

28 28 Einstellungen - "Meine Einstellungen"

29 29 Geschäftsmodell ELi:SA Gesamtkosten für die Realisierung von ELi:SA einmalige Kosten: Entwicklung Portal (Outsourcing) -> NEWBOOKS Solutions GmbH Hardware, Software-Lizenzen, Personal laufende Kosten: Datenlizenzen, Pflege & Wartung Hardware/Software, Personal Verbundübergreifendes Angebot von ELi:SA (hbz + BVB) Re-Finanzierung der lfd. Kosten notwendig durch finanzielle Beteiligung der nutzenden Bibliotheken Kostenstaffelung nach Bibliothekstyp und Bibliotheksgröße Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz

30 30 Kosten für die Teilnahme an ELi:SA Laufende Kosten/Jahr für teilnehmende Bibliotheken für Deckung der laufenden Kosten für Datenlizenzen, Wartung Hard- und Software, Support keine Umlage der Investitionskosten von ELi:SA auf die laufenden Kosten Kostenmodell für Bibliotheken aus dem hbz-verbund und dem BVB identisch abhängig von der Anzahl der Studierenden und vom Bibliothekstyp (FHB, UB) Euro/Jahr Bibliotheken ohne Studierende auf Anfrage beim hbz Beteiligung des MiWF NRW an den Kosten für hbz-bibliotheken an Entwicklungskosten und an laufenden Kosten für Bibliotheken aus dem hbz-zuständigkeitsbereich Anschub-Finanzierung bis mind. Ende 2019 Kosten in dieser Zeit: Euro/Jahr Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz

31 31 Interesse an dem neuen Produkt ELi:SA? hbz wird zu Projekt und Entwicklungsstand laufend berichten hbz-newsletter + Vorträge auf Veranstaltungen Informationen zur Teilnahme an ELi:SA Produktbeschreibung, Kosteninformationen, Vertragsformular in Arbeit weitere Bibliotheken (neben den drei erstanwendenden Bibliotheken aus dem hbz-verbund) können vorauss. ab Frühjahr 2017 in das Projekt aufgenommen werden Produktionsstart 1. Gruppe Bibliotheken (hbz): Juli 2017 Start 2. Gruppe Bibliotheken: danach Und Alma / WMS? auch Alma (WMS noch nicht analysiert) hat Tools zum Laden von Titeldaten mit integrierten Bestellinformationen zu prüfen, ob auch hier automatisiert Bestellungen ausgelöst werden können Interesse an dem neuen Produkt? verbund@hbz-nrw.de Bestellautomatisierung ein Projekt von BVB und hbz Informationsveranstaltung für Katalogisierende, , hbz