Messeorganisation weltweit. Wie gestalte ich einen erfolgreichen Messeauftritt! Existenz 2013 Weilheim 13. April 2013

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Willi Hofer
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1 Messeorganisation weltweit Wie gestalte ich einen erfolgreichen Messeauftritt! Existenz 2013 Weilheim 13. April 2013

2 So wird Ihre Messebeteiligung zum Erfolg! Vorstellung Zeitlicher Ablauf einer Messeteilnahme Was ist bei einer Messevorbereitung wann zu beachten? FAQ Vor der Messe Während der Messe Nach der Messe

3 Vorstellung DEGA-Expoteam GmbH und Co. Ausstellungs KG 7 Mitarbeiter Seit über 45 Jahren im Auslandsmessewesen tätig Unsere Dienstleistungen: Organisation von deutschen Auslandsmessebeteiligungen Messe- und Ausstellungsbau (Planung, Realisierung von Systemständen und konventionellen Ständen)

tätig Unsere Dienstleistungen: Organisation von deutschen

4 A. Vor der Messe Erste Schritte Ein Jahr Vorbereitungszeit Fördermöglichkeiten im In- und Ausland (IHK oder Wirtschaftsförderer als Ansprechpartner) Einholen von Marktinformationen (IHK, AHK, GTAI, Botschaften) Definition der Messeziele im Hinblick auf - Zielgruppe Besucher - Endabnehmer, Vertreter, Händler - Zielgruppe Aussteller - Konkurrenzbeobachtung, Zulieferer, Partner - Geschäftsziele - Kontaktpflege, Markterschließung, Neueinführung Festlegung der Präsentationsschwerpunkte Auswahl der Exponate - Highlights - Neues oder Bewährtes Broschüren/Beamer-Präsentationen/Internet

Endabnehmer, Vertreter, Händler - Zielgruppe Aussteller - Konkurrenzbeobachtung, Zulieferer, Partner - Geschäftsziele - Kontaktpflege,

5 A. Vor der Messe Messestand Visitenkarte des Unternehmens Größe und Art des Standes Standbau Fertigstand oder individueller Stand Raumkonzept festlegen Corporate Identity soll in die Gestaltung einfließen Attraktivität des Standes

individueller Stand Raumkonzept festlegen Corporate

6 A. Vor der Messe Messebudget Rechtzeitige Festlegung des Messebudgets Messebudget Konzeption und Planung 3% 7% 6% 2% 10% Standgestaltung, Miete, Aufund Abbau Kommunikation 8% Infrastruktur, Services 10% 54% Versicherungs- und Reisekosten Messetraining und Schulung Marketing diverse Kosten inkl. Reserve

Aufund Abbau Kommunikation 8% Infrastruktur, Services 10% 54%

7 A. Vor der Messe Exponate Weniger ist oft Mehr (Highlight) Sorgsame Auswahl der Exponate Was benötige ich für die Präsentation? Eventuell nur Textaussagen - Grafik

8 A. Vor der Messe Technische Dienstleistungen Strom, Wasser, Telefon/Internet Standreinigung Standbewachung Ausstellerausweise / Auf- und Abbauausweise Parkausweise Deckenabhängungen!!!!Termine einhalten da sonst Zuschläge drohen!!!

Ausstellerausweise / Auf- und Abbauausweise Parkausweise

9 A. Vor der Messe Werbung Messebeteiligung bewerben Werbematerial einplanen Drucksachen,Broschüren,Werbegeschenke Einladungen an Kunden, Werbung auf Briefpapier (wird oft vom Veranstalter zur Verfügung gestellt) Katalogeintrag/Anzeige im Messekatalog Werbung auf dem Messegelände (Lautsprecher, Banner) Visitenkarten evtl. in Landessprache Gezielte Ansprache, Matchmaking

oft vom Veranstalter zur Verfügung gestellt) Katalogeintrag/Anzeige im Messekatalog Werbung

10 A. Vor der Messe Personal Rechtzeitige Personaldisposition Urlaub Fachkompetenz Internationalität Reiseverträglichkeit Personalschulung/Training/Messeseminar Ortspersonal (Hostess, Dolmetscher)

11 A. Vor der Messe Reise zum Messeplatz rechtzeitige Reisebuchungen/Formalitäten (z.b. Visum) insbesondere bei Leitmessen Notfallblatt mit allen wichtigen Telefonummern, Kreditkartennummern, Versicherungen Persönliches Datenblatt für extremen Ernstfall

12 A. Vor der Messe Transportfragen Festlegung des Transportvolumens und budgets Termine abhängig vom Transportweg festlegen Rücktransport notwendig, Verbleib im Land möglich? Ansprechpartner vor Ort mit Mobilnummer Zollfragen

Transportweg festlegen Rücktransport notwendig,

13 A. Vor der Messe Standbewirtung/Catering Umfang festlegen und Beschaffungsmöglichkeit vor Ort prüfen (Supermarkt) - Caterer vor Ort (ist teilweise vorgeschrieben) Eventuell Bewirtungsgut mit Transport verschicken landestypische Bewirtung beachten (Alkoholverbot in USA, Arabische Länder) Festlegung Geschirr oder Einweggeschirr

teilweise vorgeschrieben) Eventuell Bewirtungsgut mit Transport verschicken

14 A. Vor der Messe Interkulturelles Management Ist auch wichtig bei Inlandsmessen (Besuchermanagement) Landessprache Sitten und Gebräuche ( Auslandsknigge) landesübliche Kleidung landestypische Bewirtung beachten (Alkoholverbot in USA, Arabische Länder) Wichtige Adressen in Landessprache (z.b. in China)

Auslandsknigge) landesübliche Kleidung landestypische Bewirtung beachten

15 B. Während der Messe Tägliches Briefing und Festlegung der Tagesziele mit Kontrolle der Zielerreichung Standkultur - Leitfaden für persönlichen Auftritt Empfang der Besucher Terminvereinbarung Freundlichkeit, Höflichkeit, Aufmerksamkeit für Besucher Kleidung evtl. Uniform Landessprache/Fremdsprachen ggf. Dolmetscher

Empfang der Besucher Terminvereinbarung Freundlichkeit, Höflichkeit,

16 B. Während der Messe Konkurrenzbeobachtung - Aussteller ist auch Besucher - Pressemeldungen Gesprächsprotokolle Jedes Gespräch dokumentieren mit Visitenkarte Aussagekräftiges individuelles Formblatt (lead sheet) entwerfen Tägliches Reporting im Messeteam zum Stammhaus Koordination Abbau und Rücktransport

Visitenkarte Aussagekräftiges individuelles Formblatt (lead sheet) entwerfen

17 C. Nach der Messe Am Messeort Abbau und Verpacken der Exponate Schlussbesprechung mit Protokollerstellung Kontakte sortieren und aufbereiten, Verfolgungsstrategie festlegen Termine mit Kontakten im Messeland wahrnehmen eventuell zusätzlichen Tag einplanen

und aufbereiten, Verfolgungsstrategie festlegen Termine mit

18 C. Nach der Messe In der Firma Messekontakte nachverfolgen (per Telefon/ /Brief) Messeschlussbericht erstellen (kritische Beurteilung des eigenen Messeauftrittes) Kostenabrechnung (evtl. Mehrwertsteuerrückerstattung) Warenrücklaufkontrolle Erfolgskontrolle: Sind Messen berechenbar? AUMA_MesseNutzenCheck

des eigenen Messeauftrittes) Kostenabrechnung (evtl.

19 C. Nach der Messe ACHTUNG: Nach der Messe ist vor der Messe, Vorbereitung der nächsten Messebeteiligung beginnt schon am Tag nach der Messe.

20 Fazit und Ausblick Messebeteiligungen sollten antizyklisch geplant werden und sind gerade in der Krise immer wichtiger Motto: Jetzt erst recht auf Messen gehen! Messen sind die teuersten Stunden in einem Unternehmen Individueller und gemeinschaftlicher Auftritt Fehler vermeiden heißt Geld sparen

21 Ihre Fragen

22 Vielen Dank für f r Ihre Aufmerksamkeit und viele Besucher auf Ihrer nächsten n Messe

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