DLRG SEWOBE - VerbandsMANAGER.

Transkript

1 DLRG SEWOBE - VerbandsMANAGER

2 Projekt DLRG SEWOBE VerbandsMANAGER 1/3 Der Präsidialrat hat am 22./ das Projekt (siehe folgende Folien) zur Umsetzung beschlossen! Abfrage bei der Schatzmeister Tagung 2016 Nachdem das Vorhaben bereits in Tagungen vorgestellt wurde, werden die Landesverbände hinsichtlich Ihrer Mitarbeit bei der Umsetzung abgefragt. Die Schatzmeister sollen beantworten, ob der Landesverband sich mit einer eigenen Arbeitsgruppe beteiligt, wer als Ansprechperson des LV für das Projekt benannt wird, ab welchem Zeitpunkt der LV den Wechsel (Migrationsprozess ) von Gliederungen aus Vorsystemen aktiv unterstützt/betreibt, welche Voraussetzungen noch zu erfüllen sind.

3 Projekt DLRG SEWOBE VerbandsMANAGER 2/3 Die browserbasierte Online-Software wird in einem Rechenzentrum des Vertragspartner SEWOBE bereitgestellt. die Wartung und der Second-Level Support werden durch SEWOBE übernommen. pro Gliederung sind als Richtgröße 5 Benutzer vorgesehen enthält eine Softwarelizenz mit den Modulen analog dem LV Württemberg plus dem Buchhaltungsmodul Bundesverband fachliche Umsetzung und Unterstützung durch eine bundesweite Arbeitsgruppe; Abstimmung der landesspezifische Ausprägungen von Diensten und Funktionen LV Arbeitsgruppe unterstützt bei der Einführung (oder Migration von Fremdsystemen). Der LV steuert den Prozess der Einführung Weiterberechnung an Gliederung zu 7,50 EUR/Monat = 90 EUR/Jahr

4 Projekt DLRG SEWOBE VerbandsMANAGER 2/3 Zeitstrahl in 2016 Individualprogrammierung Buchhaltungsmodul Bundesverb. ab 2017 Einführung bei ausgewählten LVs mit Pilotgliederungen ab 2018 Einführungsphase/Übergang von der Vereinsverwaltung auf das neue Produkt. Migrationsphase 2018 bis Finanzierung durch Zweckvermögen IV-Restmittel für Vorlaufkosten (Individualprogammierung) für laufende Kosten (Zuschuss Einstandspreis Lizenzen und Arbeitsgruppe)

5 Ziele des Projektes Die Software soll Schwächen derzeit eingesetzter Programme beseitigen. Den Nutzern von Mitgliederdaten in den Gliederungsebenen eine einheitliche Softwarelösung zur Verfügung stellen, die insbesondere für die Ortsgruppen einen echten Mehrwert bietet. Die Software soll neben der Mitgliederverwaltung die mitgliederbezogenen Aufgaben der Vorsitzende, des Schatzmeisters und der Technik und Ausbildung weitestgehend abdecken. Das Lösungskonzept soll ebenfalls eine gemeinsame Nutzung bzw. den Datenaustausch von bestimmten Daten über die Gliederungsebenen hinaus durch eine abgestimmte zentrale Datenbasis ermöglichen. Rollenbasierte Berechtigungen auf einzelne Datenfelder abbilden. Einen hohen Flexibilisierungsgrad zur Trennung der unterschiedlichen Aufgaben in den Gliederungsebenen ermöglichen.

6 Potential des Projektes Eine große Gruppe der eingesetzten Softwarelösungen in den Landesverbänden ist die Nutzung der DLRG Vereinsverwaltung, die in den Ausprägungen Mitgliederverwaltung, Buchhaltung zu Einsatz kommt. Siehe per Daneben werden in den Gliederungen andere Lösungen betrieben. Die Summe aller abzulösender Anwendungen und die Gewinnung neuer Nutzer stellt das Potential dar.

7 7 Online Verbandssoftware für die DLRG Arbeiten in der Cloud 2014 SEWOBE GmbH

8 8 Dienstleistungen der SEWOBE GmbH Erwerbsvarianten: - Mietlösung - Kauflösung mit Wartungsvertrag Supportpakete: - First Level Support (Endkundenhilfe) - Second Level Support (Unterstützung der Kundenspezialisten) - Administration der Serverinfrastruktur bei Kauflösungen im Rechenzentrum Profitbricks Schulung: - Teamviewerschulung - Erstellung indiv. Schulungsvideos. (Standardpool an Videos besteht bereits) - Vorort-Schulung 2014 SEWOBE GmbH

9 9 Rechenzentrum Provider: Profitbricks Berlin Standort-Rechenzentrum: Karlsruhe (Telemaxx) oder Frankfurt (Equinix) - Sicherheitspersonal 24/7 präsent - Videoüberwachung - Störmeldesystem - Zertifiziert nach ISO SEWOBE GmbH

10 10 Vorteile der DLRG Onlinesoftware 1. Sicher und geschützt 2. Immer die neuesten Updates automatisch 3. Jederzeit Zugriff von überall - Verbandsarbeit von jedem Ort der Welt 4. Datensicherheit 24/7 5. Ihre Daten in der Cloud 6. Schluss mit restriktiven Einzelplatzlizenzen 7. Verteiltes, kollaboratives Arbeiten 8. Keine Kompatibilitätsprobleme mehr 9. Schluss mit problematischen Installationen 2014 SEWOBE GmbH

11 2014 SEWOBE GmbH 11

12 Referenzinstallationen Mitglieder 1000 Gliederungen Aktuell in Einführung Mitglieder 410 Gliederungen seit Mitglieder 1233 Gliederungen seit Mitglieder 600 Gliederungen Seit Mitglieder 12 Gliederungen seit Mitglieder 104 Gliederungen seit SEWOBE GmbH

13 Module im Einsatz bei DLRG Württemberg e.v Hierarchieverwaltung 2. Kommunikationsmodul zur Erstellung von Dokumenten ( s, Serienbriefe und Einzeldokumente im PDF und Wordformat) 3. Mitglieder- und Beitragsverwaltung 4. Dokumentenverwaltung mit optionaler Scanneranbindung 5. Onlinebankinganbindung 6. Übergreifende Gremienverwaltung 7. Ehrungsverwaltung mit Genehmigungsworkflow 8. DLRG Lebenslauffunktion 9. Familienassistent mit Plausibiltätsprüfungen 10.Übergreifende Ausbildungsverwaltung 11.Altdatenübernahme aus VHU und SPG (Kreissparkasse) 2014 SEWOBE GmbH

14 Ergänzung durch Bundesverband Doppelte Buchführung (E/Ü-Rechnung oder Bilanz mit G+V) 2. Forderungen / Verbindlichkeiten als Nebenbuch 3. Anlagenbuchhaltung als Nebenbuch 4. Haushaltsplan als Nebenbuch 5. Rücklagenbearbeitung als Nebenbuch 6. Zuwendungsbestätigungen bearbeiten und ausdrucken 7. Gefüllter Formularsatz; DLRG-Jahresabschlußbogen mit steuerlichen Bereichen 8. Flexible Erweiterungen nach Bedarf 2014 SEWOBE GmbH

15 Softwarestruktur mit dem VerbandsManager Ebene 1 Landesverband Ebene 2 Bezirk 1 Bezirk 2 Ebene 3 Ort 1 Ort 2 Ort 3 Ort 4 Ort 5 Eine Datenbank. Pro Landesverband eigener Mandant. Gliederungen sind Untermandanten. Mitglieder sind nur für die jeweilige Gliederung sichtbar. Kontakte müssen veröffentlicht werden um diese oben zu sehen.

16 Rollenkonzept Stammdatensatz Allgemeine Stammdaten (Adresse, Geburtstag, etc.) Erweiterter Datensatz Gremienmitgliedschaft/ Funktion Qualifikationen Ehrungen Sensible Stammdaten (Bankverbindung, Beitragsdaten, etc.) Der Datensatz eines Mitglieds lässt sich in 5 Bereiche einteilen. Abhängig von der Aufgabe eines Users (Rolle) wird der sichtbare Datensatz eingeschränkt.

17 Systemaufbau Entwicklung Schulung Produktion - Entwicklung - Funktionstest - Schulung der Anwender - Testmigration - Produktives System aller Gliederungen - Echtdaten - Keine Spielwiese Gesicherte und verschlüsselte Verbindungen X Anwender in Y Gliederungen

18 Datenschutz Mit der Mîtgl.Verwaltung findet eine sogenannte automatische Verarbeitung personenbezogener Daten statt. Dies unterliegt dem Bundesdatenschutzgesetz. Dies regelt nicht nur die Pflichten der Dienstleister oder den physischen Datenschutz durch Zugangsbeschränkungen sondern auch die Pflichten der Mitarbeiter. Daher gilt für jeden Mitarbeiter, egal ob Haupt- oder Ehrenamt, dass er in die Belange des Datenschutzes einbezogen wird die Daten zu schützen und dafür zu sorgen hat, dass sie nicht in unberechtigte Hände kommen Stillschweigen über die Daten zu wahren hat nur im erforderlichen Maße mit personenbezogen Daten umgeht Der Vorsitzende der Gliederung ist für die Einhaltung dieser Grundsätze verantwortlich. Er überprüft und bestätigt jährlich die Berechtigungen

19 Einführung: Ablauf 1 > 2 > 3 > 4 > 5 > 6 > 7 > - Analyse, Festlegung Vorgehen - Start erste Migrationsphase im Schulungssystem - Verbesserung der Datenqualität im Altsystem - Kennenlernen des Systems üben von Abläufen (im Schulungssystem) - Start der Migration ins Produktivsystem - Start der Produktion - Verbreitung in der OG, Nachpflege Ehrungen, Gremien, Ausbildung - Produktiver Betrieb, Unterstützung durch Support

20 Migration Unterstützen den Import von Altdaten aus VHU und SPG wird direkt unterstützt aus anderen Programmen über die SPG Schnittstelle Von Qualifikationen und Ehrungen Ablauf der Migration und Grad der Unterstützung hängt von Bezirk/OGs ab Für die Migration Schritt-für-Schritt Anleitungen Web Schulungen unterstützen die ersten Schritte in der Mitgliederverwaltung Aufwand ist abhängig vom Altprogramm und der Qualität der Daten

21 Support- und Betreuungskonzept Zur Unterstützung der Einführung ist eine fester Ansprechpartner (Kümmerer) im Bezirk notwendig Der Kümmerer betreut die Gliederungen in seinem Bezirk und ist Schnittstelle zum Supportteam Der Support wird auf der ersten Ebene ausschließlich von Mitgliedern des LV- Supportteam wahrgenommen Die zweite Supportebene nimmt der Anbieter wahr. Er wird ausschließlich vom Bundes-Support-Team kontaktiert Reaktionszeiten müssen noch definiert werden Die Betreuung des Systems erfolgt ausschließlich durch Mitglieder des Bundesverbandes und der LV-Supportteam Dies gilt auch für Anlage und Berechtigung von Anwendern

22 Schulungsbedarf Abhängig vom Bedarf der Gliederungen Start: Ausführliche Anleitungen für alle Module, mit Screenshots Videos für Kernmodule Weitere Optionen: Web-Konferenzen Gegebenenfalls Vor-Ort-Schulungen

23 Anmeldemaske und Startbildschirm (nächste Folie)

24 Anmeldemaske