WEB Tool. der Gema Gebäudemanagement GmbH & Co.KG. Handbuch für Dienstleister

Transkript

1 WEB Tool der Gema Gebäudemanagement GmbH & Handbuch für Dienstleister

2 Inhaltsübersicht: A. WEB-Tool Adresse und Anmeldung...3 B. Dokumentation 4 C. Angebote Angebote erstellen.5 Angebote suchen und in Rechnung übernehmen 14 D. Rechnungen Rechnung erstellen 15 Rechnung suchen..23 E. Auftragsübersicht. 24 2

3 A. WEB-Tool Adresse und Anmeldung allgemein WEB-Tool Adresse: Anmeldung: Benutzername und Kennwort wird von der GEMAGebäudemanagement GmbH & an Sie vergeben Nach der Anmeldung haben Sie die folgende Möglichkeiten: 3

4 B. Dokumentation Ansprechpartner Angabe der Liegenschaft oder Suche nach Strasse, Auswahl bestätigen. klicken und 4

5 C. Angebot Angebot Im Bereich Angebot kann nach schon abgegebenen Angeboten gesucht und neue Angebote erstellt werden. Suche nach bereits abgegebenen Angeboten Neues Angebot abgeben 1. Neues Angebot erstellen 1. Button: 2. Eingabemaske erscheint 5

6 Grundsätzliche Daten zum Angebot werden wie folgt eingegeben: Angebot a. b. c. d. e. f. g. a. Dienstleister wird vom System übernommen b. Angebotsdatum eingeben c. Eigene Angebotsnummer eintragen d. Eigenen Angebotstext eintragen e. Eigenen Schlusstext eingeben f. Liegenschaftsnummer eingeben oder Straße (muss nicht vollständig eingegeben werden) g. Pfeil anklicken, Fenster öffnet sich mit einer Auswahl h. h. Liegenschaft auswählen 6

7 Ihr Angebot wird immer einen bestimmten Bereich in der Liegenschaft betreffen. Diesen Bereich können sie wie folgt zuordnen: Angebot a. b. c. d. e. a. Betrifft Ihr Angebot die ganze Liegenschaft, bitte WE ankreuzen b. Betrifft es einen Allgemeinbereich, z.b. ein Treppenhaus, dann wählen Sie bitte Allgemeinbereich und können dann im Feld d den richtigen Eingang auswählen c. Möchten Sie ein Angebot zu einem entsprechenden Mietbereich abgeben, so markieren Sie bitte Feld c, Mietbereich, wählen dann im Feld d den entsprechenden Hauseingang und im Feld f den dazugehörigen Mieter 7

8 Artikel aus dem EP-Artikelkatalog in das Angebot einfügen Angebot Beispiel: Einbau eines Badetuchhalters Zur Angebotsstellung suchen Sie sich die passenden Positionen aus dem EP Katalog. Hier ein Ausschnitt aus dem Bereich Sanitär: Alle Artikelnummern mit der Endung HP sind Hauptpositionen. Diese erklären die folgenden Unterpositionen (Artikelnummern mit Endung UP ) Wird nun ein Handtuchhalter angeboten, so benötigt man für die Angebotsstellung immer die Hauptposition und die Unterposition Im WEB-Portal sieht das nun folgendermaßen aus: Alle Ihre Artikel sind bei uns im System bepreist hinterlegt. Sie haben zwei Möglichkeiten, Artikel zu finden und einzusetzen 1. über die Artikelnummer 2. über die Artikelbezeichnung 8

9 Angebot a. b. a. Artikelnummer eingeben, dabei dient das % als Platzhalter, so dass nicht die komplette Zahl eingegeben werden muss b. Roten Pfeil anklicken c. Hauptposition aus Auswahlfeld auswählen c. d. d. Position bestätigen, Hauptposition wird in Tabelle angezeigt 9

10 Angebot e. e. Für die Unterposition erneut Artikel suchen, Menge eingeben und bestätigen f. f. Artikel können auch über die Artikelbezeichnung gesucht werden. Falls mehrere Artikel mit gleicher Artikelbezeichnung zur Auswahl stehen, bitte immer kontrollieren, welche Nummer Sie benötigen g. g. Haben sie Positionen oder Leistungen, die nicht im EP-Katalog enthalten sind, so müssen sie die Artikel für Freie Material- oder Leistungspositionen einsetzen, die Mengen angeben und hier natürlich auch den Preis für die Position, da dieser nicht hinterlegt ist 10

11 Giengerartikel (Heizung/Sanitär/Elektro) in das Angebot einfügen Angebot Alle Ihre Artikel sind bei uns im System bepreist hinterlegt. Sie haben zwei Möglichkeiten, Artikel zu finden und einzusetzen 1. über die Artikelnummer 2. über die Artikelbezeichnung Die weitere Vorgehensweise wurde bereits bei den EP-Artikeln erklärt. (siehe oben) 11

12 Angebot Speichern und drucken: h. Sind alle Positionen aufgenommen, kann unter Druckvorschau das Angebot noch einmal auf Richtigkeit geprüft werden und muss hier auch auf Ihrem Briefpapier ausgedruckt werden h. i. A C H T U N G: 1. Alle Angebote müssen auf Ihrem firmeneigenen Briefpapier ausgedruckt und an uns gesendet werden i. Klicken sie den Button Angebot aufnehmen, so ist Ihr Angebot bei uns im System abgespeichert. Änderungen können dann nicht mehr vorgenommen werden 12

13 Druckbereich festlegen: Da sie Ihr firmeneigenes Briefpapier verwenden, muss der Druckbereich individuell festgelegt werden können. Sie können diesen unter dem Button Meine Einstellungen einrichten. Angebot a. b. a. Rand auswählen b. Wert eingeben und speichern (Erfassen) 13

14 2. Angebote suchen und in Rechnung übernehmen Angebot Bereits erstellt Angebote können im WEB-Tool aufgerufen werden und können unter Angebotsübernahme auch für die Rechnungsstellung übernommen werden. Angebote können über die Angebots-Nr., über die WE oder über die Straßenbezeichnung gesucht werden 14

15 D. Rechnungen Rechnung 1. Suche nach bereits abgegebenen Rechnungen 2. Neue Rechnung Aufnehmen 1. Rechnung aufnehmen 1. Button: 2. Eingabemaske erscheint 15

16 Rechnung a. b. a. Abrechnenden Auftrag auswählen, dazu einfach auf den roten Pfeil klicken, erledigte Aufträge Ihrer Firma sind hinterlegt b. Felder, die bereits im Auftrag befüllt wurden, werden übernommen c.2. c.1. c.1. Rechnungsdatum, eigene Rechnungsnummer, sowie Leistungserbringung und Rechnungskurztext eintragen c.2. Bau-/ Reinigungsleistung nach 13 b bei Bedarf anklicken 16

17 Beispiel: Rechnung zum Einbau einer Brausewanne Rechnung Zur Rechnungsstellung suchen Sie sich die passenden Positionen aus dem EP Katalog. Hier ein Ausschnitt aus dem Bereich Sanitär: Alle Artikelnummern mit der Endung HP sind Hauptpositionen. Diese erklären die folgenden Unterpositionen (Artikelnummern mit Endung UP ) Wird nun eine Brausewanne in Rechnung gestellt, so benötigt man für die Rechnungsstellung immer die Hauptposition und die Unterposition HP UP Im WEB-Portal sieht das nun folgendermaßen aus: 17

18 Einfügen der Artikel im WEB-Portal: Rechnung Alle Ihre Artikel sind bei uns im System bepreist hinterlegt. Sie haben zwei Möglichkeiten, Artikel zu finden und einzusetzen 1. über die Artikelnummer 2. über die Artikelbezeichnung a. b. a. Artikelnummer eingeben, dabei muss nicht die komplette Nummer eingegeben werden, ein % - Zeichen dient als Platzhalter b. Wird nun auf den roten Pfeil geklickt, erscheint ein Auswahlfeld aller möglicher Positionen, die mit Ihrer eingegeben Zeichenfolge kompatibel sind c. c. Hauptposition wählen 18

19 Rechnung d. d. Position bestätigen, Position fügt sich unten ein. e. e. Unterposition auswählen f. 19

20 Rechnung f. Stückzahl eingeben und Position bestätigen, Unterposition fügt sich unten an g. g. Haben Sie Positionen oder Leistungen, die nicht im EP-Katalog enthalten sind, so müssen sie die Artikel für Freie Material- oder Leistungspositionen einsetzen, die Mengen angeben und hier natürlich auch den Preis für die Position, da dieser nicht hinterlegt ist 20

21 Giengerartikel (Heizung/Sanitär/Elektro) in die Rechnung einfügen Rechnung Alle Ihre Artikel sind bei uns im System bepreist hinterlegt. Sie haben zwei Möglichkeiten, Artikel zu finden und einzusetzen 1. über die Artikelnummer 2. über die Artikelbezeichnung Die weitere Vorgehensweise wurde bereits bei den EP-Artikeln erklärt. (siehe oben) Drucken und speichern: Sind alle Positionen eingefügt, so kann die Rechnung noch einmal mit dem Button Druckvorschau geprüft werden, bevor sie endgültig im System und damit bei uns gespeichert wird 21

22 A C H T U N G: 1. Alle Rechnungen müssen auf Ihrem firmeneigenen Briefpapier ausgedruckt und an uns gesendet werden Rechnung 2. Freie Leistungs- oder Materialpositionen müssen immer noch einmal extra gedruckt werden Druckbereich festlegen: Da sie Ihr firmeneigenes Briefpapier verwenden, muss der Druckbereich individuell festgelegt werden können. Sie können diesen unter dem Button Meine Einstellungen einrichten. a. b. a. Rand auswählen b. Wert eingeben und speichern (Erfassen) 22

23 2. Rechnung suchen Über die Funktion Rechnung suchen können bereits gespeicherte Rechnungen wieder aufgerufen werden 23

24 E. Auftragsübersicht Auftragsübersicht Unter dem Register Auftragsverfolgung, Auftragsübersicht, können Sie Ihre Aufträge aufrufen, und einen Auftrag fertig melden oder einen Termin verschieben. 24

25 E. Auftragsübersicht Auftragsübersicht Ersteller: Gabriele Selch Schatzbogen München Tel. 089/