Drei neue Lösungen Mit dem Sie Ihren Posteingang beschleunigen und manuelle Arbeit reduzieren können.

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1 Axel Schlender Solution Consultancy Manager Drei neue Lösungen Mit dem Sie Ihren Posteingang beschleunigen und manuelle Arbeit reduzieren können. Digitale Verwaltung Effiziente Scanlösungen und Prozessoptimierungen rund um die E-Akte

2 Portfolio Alaris Kodak Alaris Inc. Classify Extract Analyze Multichannel Capture Software Pro (NE) Info Input Info Input Express NE / LE Synergetics/Transact Fat Client basiertes Erfassen Posteingang Web- bzw.browserbasiertes Erfassen in verteilten, dezentralen Umgebungen (mittlere + große Firmen) Web- bzw. browserbasiertes Erfassen in verteilten, dezentralen Umgebungen (KMU Firmen) Klassifikation, Extraktion und Analyse von strukturierten und unstrukturierten Informationen Scanstraßen ImageTrac i5850(s) ScanMate i940 ScanMate i1150 i1190e i1190wn i2420 i2620 i2820 Scan Station SS710 SS730EX S2050 (USB) S2070 (USB) S2060W S2080W i2900 i3250 i3450 i3500 i4250 i4650 i4850 i5250 i5650(s)

3 Ausgangslage und Anforderungen im Posteingang/Mailroom: Sicherheit & Compliance Vollständigkeit der Dokumente und deren Trennung Lesbarkeit und Auswertbarkeit, höchste Bildqualität Absolute Unveränderbarkeit der Daten Strikte Einhaltung der Compliance Regeln Kosten & Produktivität Geringste Kosten per Page Minimum an manueller Vor- und Nacharbeit Maximale Automatisierung und Bedienerinteraktion Höchster Durchsatz bzw. Nettogeschwindigkeit Optimale Bildqualität + NULL RE-Scans

4 35% 25% 40% Dokumenten Vorbereitung Scannen & Erfassen Post-Processing Klassifizieren & Extrahieren Kostenverteilung der Dokumentenerfassung im Posteingang

5 Was bremst Scan- Erfassungsprozesse aus? Häufige Bedienerintervention Doppeleinzüge, Papierstaus, Metallklammern Korrekturen der Bildqualität, Re-Scans Manueller Job- und Profilwechsel Umfangreiche Nacharbeiten Manuelle Aussortierung von Belegen (Trennblätter, Vorlauf od. Anhang, etc.) Manuelle Prüfungen auf korrekte Dokumententrennung Dokumentenvorbereitung Scannen Erfassen Postprocessing Klassifizieren/Extrahieren Worflow/DMS Aufwändige Vorsortierung Belege aufbereiten, ordnen, Stapel und Dokumente bilden Patches einsortieren, Barcodes aufbringen Entfernen von Metallklammern Manuelle Erfassung von Metadaten Niedrig automatisierte Klassifikation und Datenextraktion Hoher Nacherfassungsaufwand

6 Die neue Generation der i5x50 Produktionsscanner: So viel Innovation gab es noch nie in einem Gerät! Intelligenter Dokumentenschutz Knittererkennung: Schutz vor Dokumentenzerstörung Metallklammer Erkennung: Schutz vor Metall Bestandteilen Ultraschall Erkennung: fünffacher Schutz vor Doppeleinzügen Interaktive Bedienung Intuitives Handling von Doppeleinzügen ja nein ABS Smart - Paper - Exit Geordnetes ABS Dokumentenausgabe Vollautomatische Profilauswahl AutoJobSelect Automatische Auswahl von Profilen und Jobs mit Steuerblättern Schnellstart Sofortstart nach Öffnen und Schließen des Scanners Intelligente Sortierfunktion AutoSort Aussortierung von Patch, Barcode, Länge Perfect Page Integrierte Bildverarbeitung Halbierung der Servicekosten Starke Reduktion der Servicekosten Hochauflösende Barcode Lesung Integrierte Barcodelesung mit höchster Genauigkeit 600 dpi

7 Smart Paper Exit ( ABS ) Geordnetes und strukturiertes Papierausgabesystem. ABS ABS Geordneter Auswurf aller Belege Jeder Beleg wird vor der Ausgabe abgebremst ( ABS ) Selbst bei extrem unstrukturierten, inhomogenen Vorlagen Belegreihenfolge bleibt erhalten Wesentlich leichtere Entnahme durch Bediener Besonders bei sehr schnellen Scannern (i5xxx) sinnvoll

8 Schnellstart Sofortstart nach Öffnen und Schließen des Scanners Aufwändige mehrzeilige und lichtstarke LED Belichtung kann beim Öffnen aktiviert bleiben Keine Hitze-,Staub- und Wärmeentwicklung Unbegrenzte Lebensdauer Dauerhaft gleichbleibende Bildqualität auch im Randbereich Keine Kalibrierung notwendig Sofort nach Schließen des Scanners kann weitergearbeitet werden Sehr geringe Warte- und Stillstandzeiten Erhöhung der Netto- Scan- Zeit Kürzere Clearing / Reinigungszeiten, geringerer Reinigungsaufwand

9 Intelligenter Dokumentenschutz (IDP Intelligent Document Protection ) 1. Ultraschall Doppelblatt Erkennung 2. Metallklammer Erkennung 3. Knitter Erkennung

10 Interaktive Bedienung Intuitives, sicheres und schnelles Beheben von Doppeleinzügen Vorteile: ja nein V R + Sehr schnelle Behebung, sofortiges Weiterarbeiten möglich + Optimale Kontrolle und Bedienung + Erhöhung der Netto Produktivzeiten Akzeptieren: Bild behalten und weiterarbeiten Aufgeklebte Belege, Außendienstabrechnungen, Fakes, etc. keine echten Doppeleinzüge Rescan: Bild verwerfen und neu Scannen Echte Doppeleinzüge, Belege trennen und neu einlegen

11 Hohe Compliance und Bildqualität mit Perfect Page Falzkanten-, Stanzloch-, Kanten- und Streifenentfernung Bessere Kompression + Leerseitenlöschung + OCR Lesbarkeit S/W + Grau + Farbe Dualstream Farbumschaltung Automatik + Patch Multiuse automatischer Schriftkorrektur und intelligente Bilddrehung höhere OCR Lesbarkeit Intelligente Leerseitenlöschung Geringere Transaktionskosten Höhere Sicherheit Gleiche Geschwindigkeit bei 300 dpi höhere OCR Lesbarkeit Ausschneiden + Ausrichten hervorragende Lesbarkeit Blindfarbenausblendung höhere OCR Lesbarkeit Sehr kleine Bilder Hohe Kompression schneller Rückgriff geringerer Speicherbedarf 45 KByte 250 KByte Integrierte Barcodelesung Sichere Dokumententrennung & Auslesung

12 1 Auto Sort Automatische Sortierung

13 Intelligente Sortierfunktion (i5850s, i5650s) Aussortierung nach Patch, Barcode, Länge, Doppeleinzug, u.a. 1 2 Sofort überall integrierbar Keine Spezialsoftware, kein Integrationsaufwand Standard TWAIN / ISIS Treiber für jede Erfassungssoftware sofort einsetzbar i5850s 3 i5650s 3 Sortierfächer 2 x vorn, 1 x hinten Sortierkriterien: 1. Doppeleinzug 2. Länge (Schecks, Umschläge) 3. Steuer Codes/Patch Belege Barcode 8 Regeln, 4 Kriterien, 9 Barcode Typen Definierte Barcodes oder Nummernkreise sehr komplexe Regeln möglich Aussortieren von Belegen Rückläufer zum Kunden

14 Der Nutzen: Intelligente Sortierfunktion Aussortierung nach Patch, Barcode, Länge, Doppeleinzug, u.a. + Kostenreduktion: Wiederverwendung von Steuer- und BC Belegen + Deutliche Reduktion manueller Routinearbeiten + Vorsortierung Manuelles Aussortieren nach dem Scannen kann entfallen + Effektive Behandlung von Ausnahmen und Fehlern (80/20 Regel) + Erlaubt natürliche Trennung (Umschläge), Effektivere Indexierung

15 2 Hochauflösende, sehr exakte Barcode Lesung 600 dpi

16 Hochauflösende Barcode Lesung (alle KA Scanner, außer i940 und i2900) Integrierte Barcode Lesung mit höchster Genauigkeit 600 dpi Das (fast) unlösbare Problem: - ANSI Spezifikationen in mehr als 50% aller Fälle nicht erfüllt - BC Lesung häufig < 97% - Dokumentenverluste wegen mangelhafter Dokumententrennung - Aufwändige manuelle Nacharbeit und Nachkontrolle - Sehr hohe Kosten, Zeitverlust, Kundenunzufriedenheit - Risiken für Compliance und Sicherheit - Beschränkung: Auflösung 200/300 dpi

17 Funktionsweise: Hochauflösende Barcode Lesung Integrierte Barcode Lesung mit höchster Genauigkeit 600 dpi Capture Software Pro 200/300 dpi 0,25 mm 200 dpi 300 dpi 600 dpi 200 dpi (dots per inch) ca. 8 Bildpunkte pro mm / 2 Bildpunkte pro 0,25 mm 300 dpi (dots per inch) ca. 12 Bildpunkte pro mm / 3 Bildpunkte pro 0,25 mm 600 dpi (dots per inch) ca. 24 Bildpunkte pro mm / 6 Bildpunkte pro 0,25 mm

18 Hardware (HW) und Software (SW) Barcode Lesung im Vergleich: Kodak Alaris Barcode Test 600 dpi

19 3 Auto Job Select

20 Vollautomatische Profilauswahl: AutoJobSelect Automatische Auswahl von Profilen und Jobs mit Steuerblättern ( Patch Codes ) (i56xx + i58xx Scanner + CS Pro) Das Problem: Das Ziel:Vollautomatisierung! Viele manuelle Einstellungen und Interaktionen während der Produktion. Vermeidung manueller Einstellungen ununterbrochenes Scannen, automatische Steuerung von Profilen + Setups Besonders für Produktion und große Volumen

21 Vollautomatische Profilauswahl: AutoJobSelect Automatische Auswahl von Profilen und Jobs mit Steuerblättern ( Patch Codes ) START STOP

22 Hohe Nettoproduktivität: Stapelbildung mit Steuerblättern Automatisch Kontinuierlich Unterbrechungsfrei Fehlerfrei Kombination mit AutoSort möglich

23 Der Nutzen: AutoJobSelect 1. Vermeidung von Fehlbedienungen durch Vorlegen von Steuerblättern + Dokumentensicherheit, Compliance 2. Deutliche Erhöhung der Netto- Produktivität (nur noch ca. 7s Umschaltzeit vs. 15 s manuell) + Vollautomatisierung, durchgehender Prozessgedanke + Nahezu kontinuierliches, ununterbrochenes Scannen

24 Herzlichen Dank! Axel