Digitaler Posteingang. Digitales Archiv IHRE POST WIRD DIGITAL. Posteingangsdigitalisierung. Elektronische Rechnungslesung

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1 Digitaler Posteingang Posteingangsdigitalisierung Elektronische Rechnungslesung Elektronische Formularlesung Digitales Archiv Archivscanning Archivoutsourcing Scan on demand IHRE POST WIRD DIGITAL. offical Partner of

2 Scanpoint. Unternehmens- und Leistungsübersicht Seite. 2 Unternehmen Die Scanpoint Gruppe gehört mit Niederlassungen in Österreich, Deutschland und der Slowakei zu den führenden Anbietern im Bereich der Dokumenten- Digitalisierung. Seit Anfang 2008 ist Scanpoint eine 100%ige Tochter der Österreichischen Post AG und damit Teil eines international agierenden Konzerns. Die Investition in neue und technisch hochmoderne Digitalisierungszentren in allen Briefzentren der Österreichischen Post AG ermöglicht Scanpoint eine schnelle Verarbeitung Ihrer Posteingangs- und Geschäftsdokumente. Dabei profitiert Scanpoint von einer sicheren, nachhaltigen und standardisierten IT- Infrastruktur. Scanpoint Europe Holding GmbH Scanpoint Deutschland GmbH Scanpoint Slovakia s.r o.. Aufbauend auf den Systemen der Scanpoint lassen sich sämtliche papierbasierten Prozesse Ihres Unternehmens in digitale Datenströme umwandeln und je nach Anforderung automatisieren. Darüber hinaus tragen spezielle Lösungen, wie die elektronische Rechnungslesung, maßgeblich zu einer Steigerung der Produktivität Ihres Unternehmens bei. Sie liefern auch einen erheblichen Beitrag zur Kostenreduktion und -transparenz. Dienstleistungsportfolio - Digitaler Posteingang Posteingangsdigitalisierung (Eingangspost, Customer Care, etc.) Elektronische Rechnungslesung Elektronische Formularlesung (CRM-Rückläufer, Bestellformulare, etc.)

3 Scanpoint. Unternehmens- und Leistungsübersicht Seite. 3 Scanpoint realisiert komplexe Posteingangsprojekte, die sicherstellen, dass Ihre Mitarbeiter die tägliche Post pünktlich in elektronischer Form - inklusive aller prozessrelevanten Daten wie z.b. Polizzennummer, Kundennummer, Adresse, Beträge, etc. - zugestellt bekommen. Posteingangsdigitalisierung Digitaler Posteingang Post 1 Briefzentrum Aussortierung aus dem Poststrom mittels Business Center-Adresse Lieferung 3 Datenbereitstellung Bildinformationen Metadaten 1.Registrierung 2. Aufbereitung 3. Vorbereitung 4. Scannen Digitalisierung 2 Empfang der Dokumente Entnahme der Belege Entfernen von Klammern Anbringen der Barcodes Digitalisieren Qualitätskontrolle 5. Klassifikation 6. Extraktion 7. Nachbearbeitung 8. Abgleich Identifzierung des Dokumententyps Automatische Extraktion der Dokumentendaten Ve rvollständigen Korrektur Stammdaten vom Kunden In den Briefverteilzentren werden die Posteingangsdokumente automatisch ausgesteuert und zum - im selben Gebäude befindlichen - Scanpoint gebracht. Nach dem Vorbereitungs- und Scanprozess können die Dokumente mit Hilfe intelligenter Texterkennungssoftware (OCR/ICR) klassifiziert und relevante Inhaltsinformationen ausgelesen werden - damit wird ein schnelleres Zuordnen zu Abteilungen oder Sachbearbeitern möglich. Scanpoint stellt Ihnen die digitalisierten Informationen in einem für Ihr System (DMS, ERP, Archiv) passenden Format zum Download zur Verfügung. Dienstleistungsportfolio - Digitales Archiv Archivscanning (Personal-, Kranken-, Kundenakten, etc.) Archivoutsourcing (Übernahme und Lagerung von physischen Archiven) Digitalisierung On-Demand

4 Scanpoint. Unternehmens- und Leistungsübersicht Seite. 4 Elektronische Rechnungslesung Digitaler Posteingang Die Verarbeitung von Papierrechnungen stellt nach wie vor einen enormen Aufwand für die Buchhaltung dar. Scanpoint unterstützt Sie bei der Umsetzung von elektronischen Rechnungsbearbeitungsprojekten durch die Übernahme und Digitalisierung der Papierrechnungen, die Prüfung auf Umsatzsteuer-Konformität und dem Auslesen aller rechnungsrelevanten Daten (Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag, Rechnungspositionen, etc.). Kunde 1 Abholung Abholung vom Kunden Lieferung 3 Datenbereitstellung Bildinformationen Metadaten 1. Registrierung 2. Aufbereitung 3. Vorbereitung 4. Scannen Digitalisierung 2 Empfang der Dokumente Entnahme der Belege Entfernen von Klammern Anbringen der Barcodes Digitalisieren Qualitätskontrolle 5. Extraktion 6. Nachbearbeitung 7. Abgleich Automatische Extraktion der Dokumentendaten Ve rvollständigen Korrektur Stammdaten vom Kunden Wie beim digitalen Posteingang erfolgt auch hier die Verarbeitung der Rechnungen in den Verteilzentren der Österreichischen Post AG. Elektronische Formularlesung Digitaler Posteingang Das manuelle Erfassen des Inhalts von Formularen ist zeit- und personalintensiv. Durch den Einsatz von intelligenter Software wird durch Scanpoint der Inhalt von Formularen mit OCR, ICR und OMR ausgelesen, auf dessen Korrektheit überprüft und Ihnen im gewünschten Format zur Verfügung gestellt. Vorteile der Digitalisierung Zeit- und Kostenersparnis durch frühes Scannen in den Briefzentren Platzersparnis, Minimierung der Lagerkosten und Kostentransparenz Automatische Verarbeitungs- oder Buchungsprozesse z.b. in ERP- oder CRM-Systemen Steigerung der Arbeitsproduktivität und Konzentration auf Kernbereiche

5 Scanpoint. Unternehmens- und Leistungsübersicht Seite. 5 Durch die Übernahme Ihres Bestandsarchivs bietet Scanpoint die Möglichkeit, dass die von Ihnen angeforderte Akten elektronisch zugestellt werden (Scan on demand). Übernahme von Bestandsarchiven inkl. Scan on demand Digitales Archiv SPEH - Archiv 2 Briefzentrum Ausfassen der angeforderten Dokumente Kunde 1 Anfrage Anforderung eines od. mehrerer Dokumente Lieferung 4 Datenbereitstellung Bildinformationen Metadaten Digialisierung 3 1. Registrierung Empfang der Dokumente 2. Aufbereitung Entnahme der Belege Entfernen von Klammern 3. Vorbereitung Anbringen der Barcodes 4. Scannen Digitalisieren Qualitätskontrolle Damit entfällt der Transport der Akten. Weiters ist ab diesem Moment der Akt im Dokumentenmanagementoder Archivsystem verfügbar mit allen damit verbundenen Vorteilen, wie schnellerem Auffinden, Ortsunabhängigkeit, Steigerung der Kundenzufriedenheit etc. Ihre Aktenbestände werden durch Scanpoint übernommen, auf Basis Ihrer Anforderungen digitalisiert und im gewünschten Format zur Verfügung gestellt. Digitalisierung von physischen Archiven Digitales Archiv Schnelle Verarbeitung, exzellente Qualität und sichere Behandlung der Akten sind hier die Anforderungen. Selbstverständlich können die Archive im Anschluss auf Wunsch datenschutzgerecht gelagert oder vernichtet werden. Vorteile von elektronischen Dokumenten Schneller und ortsunabhängiger Zugriff auf Dokumente Direkte Zuordnung von Dokumenten zu Mitarbeitern und Vorgängen Verkürzte Reaktionszeiten durch schnelles Auffinden digitalisierter Unterlagen Standardisierte und dokumentierte Prozesse (Compliance Richtlinien)

6 Scanpoint. Unternehmens- und Leistungsübersicht Seite. 6 Qualität und Zertifikate Die Qualitätsgrundsätze der Österreichischen Post AG sind für die gesamte Scanpoint Gruppe gültig. Die Einhaltung höchster Datenschutzbestimmungen sind dabei ein wesentlicher Faktor, unabhängig von der Art des Digitalisierungsprojektes. Neben perfekten Ergebnissen im Digitalisierungsprozess sind Schnelligkeit und Zuverlässigkeit weitere wichtige Qualitätsansprüche, die als oberste Maxime bei der Durchführung jedes Projektes gültig sind. Als Scanpoint Gruppe sind wir Technologiepartner der Firma KODAK. Kundenorientierung Kundennutzen, Produktivitätssteigerung, Kostenreduktion und Schaffung einer Kostentransparenz stehen bei der Entwicklung von Dienstleistungen, bei den Projektvorgesprächen, der Analysephase, der Umsetzung und dem Betrieb immer im Vordergrund. Unser Ziel ist es, Ihnen einen Mehrwert zu bieten. Technologien wie die automatische Klassifizierung oder Indizierung (OCR/ ICR) bieten dazu verschiedenste Möglichkeiten. Ziel jedes Beratungsgespräches ist es daher, im Rahmen der Bedarfsanalyse aufzuzeigen, welche Vorteile und Einsatzmöglichkeiten sich durch intelligente Digitalisierung ergeben. Vorteile von Scanpoint als Partner Sichere, nachhaltige und standardisierte Infrastruktur Langjährige Erfahrung im Bereich der Digitalisierung Digitalisierungszentren in allen Briefzentren der Österreichischen Post AG Niederlassungen in Österreich, Deutschland und der Slowakei

7 Scanpoint. Unternehmens- und Leistungsübersicht Seite. 7 Zu den Referenzkunden von Scanpoint zählen zahlreiche Groß- und mittelständische Unternehmen aus allen Wirtschaftszweigen. Referenzen und Kunden Höchste Ansprüche an alle Scanpoints Einheitliche Qualitäts- und Sicherheitsstandards in allen Scanpoints Schnelligkeit und Zuverlässigkeit im Rahmen aller Digitalisierungsprojekte Ständige Ergebniskontrolle für beste Ergebnisse

8 Österreich Scanpoint Europe Holding GmbH Postgasse 8 A-1010 Wien Tel. +43 (0)1 / Fax +43 (0)1 / office@scanpoint.at Internet: IHRE POST WIRD DIGITAL.