Rahmenrichtlinie für ein modernes Ideenmanagement in der Bundesverwaltung

Transkript

1 Rahmenrichtlinie für ein modernes Ideenmanagement in der Bundesverwaltung Inhalt Abschnitt I: Allgemeine Bestimmungen 1. Gegenstand des Ideenmanagements 2. Teilnehmerkreis 3. Verbesserungsvorschlag Abschnitt II: Verfahrensverantwortliche 1. Behördenleitung (Dienststellenleitung) und Führungskräfte 2. Verfahrensmanagement Abschnitt III: Verfahren 1. Einreichung von Verbesserungsvorschlägen 2. Entscheidung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen 3. Entscheidungs- und Umsetzungsfristen Abschnitt IV: Anerkennung und Prämierung 1. Prämien 2. Festsetzung der Prämien 3. Prämienbemessung 4. Gruppenvorschläge und Qualitätszirkelvorschläge 5. Versteuerung 6. Ausschluss des Rechtswegs Schlussbestimmung (Übergangsregelung) Abschnitt I: Allgemeine Bestimmungen 1. Gegenstand des Ideenmanagements Gegenstand des Ideenmanagements sind Verbesserungsideen, die als Verbesserungsvorschläge eingereicht werden. Als Verbesserungsvorschlag gilt jede konkrete Anregung und Empfehlung, die auf die Verbesserung eines Zustandes, Ablaufes oder einer Organisation zielt und geeignet ist, die Leistungsfähigkeit, Wirksamkeit und Wirtschaftlichkeit der Bundesverwaltung zu steigern. 2. Teilnehmerkreis Verbesserungsvorschläge können von allen Beschäftigten der Bundesverwaltung eingebracht werden, auch soweit die Beschäftigten sich in der Freistellungsphase der Altersteilzeit befinden oder langfristig beurlaubt sind. 3. Verbesserungsvorschlag Verbesserungsvorschläge werden von einzelnen Beschäftigten (Direktvorschlag),

2 mehreren Beschäftigten gemeinsam (Gruppenvorschlag) oder von Qualitätszirkeln (Qualitätszirkelvorschlag) schriftlich oder auf elektronischem Weg eingereicht. Nicht als Verbesserungsvorschlag im Sinne dieser Richtlinie gilt ein Vorschlag, der - eine patent- oder gebrauchs-musterfähige Erfindung oder einen technischen Vorschlag enthält, die der Behörde eine ähnliche Vorzugsstellung wie ein gewerbliches Schutzrecht gewähren und die daher dem Gesetz über Arbeitnehmererfindungen unterliegen, - bereits als Verbesserungsvorschlag eingereicht ist, bearbeitet oder umgesetzt wird und / oder - dessen Inhalt im Ergebnis bereits in Gesetzen, Verwaltungsvorschriften oder Weisungen geregelt ist. Abschnitt II: Verfahrensverantwortliche und Qualitätszirkel 1. Behördenleitung (Dienststellenleitung) und Führungskräfte Die Behördenleitung (Dienststellenleitung) fördert und unterstützt - die sachgerechte Durchführung des Ideenmanagements als Teil einer umfassender Qualitätssicherung, - die Einrichtung von Qualitätszirkeln in den Behörden (Dienststellen), um den Beschäftigten die Mitwirkung am kontinuierlichen Veränderungsprozess zu erleichtern und zielgerichtet die Zusammenarbeit der Beschäftigten zu stärken. Die Führungskräfte regen die Beschäftigten zur Entwicklung von Verbesserungsideen an und beraten sie bei der Konkretisierung und Weiterentwicklung ihrer Ideen sowie bei der Einreichung von Verbesserungsvorschlägen. Gemeinschaftliche Initiativen und Aktivitäten der Beschäftigten sollen von den Führungskräften besonders gefördert werden. 2. Verfahrensmanagement Aufgaben der übergreifenden Koordinierung aller Initiativen und Maßnahmen im Rahmen des Ideenmanagements, Förderung der Kommunikation und Durchführung zentral auszurichtender Maßnahmen werden von einer in jeder Behörde oder Dienststelle des Bundes hierfür zu bestimmenden zuständigen Stelle (Verfahrensmanagement) wahrgenommen. 2 Abschnitt III: Verfahren 1. Einreichung von Verbesserungsvorschlägen Direktvorschläge und Gruppenvorschläge sind grundsätzlich bei den jeweiligen Vorgesetzten, Qualitätszirkelvorschläge bei der Führungskraft, mit deren Zustimmung der Qualitätszirkel eingerichtet wurde, einzureichen. 2. Entscheidung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen Die Vorgesetzten entscheiden innerhalb ihres fachlichen Zuständigkeitsbereichs selbst über eingereichte Verbesserungsvorschläge. Verbesserungsvorschläge, die ausschließlich oder überwiegend in die Zuständigkeit anderer Organisationseinheiten fallen, leitet der oder die Vorgesetzte zur weiteren

3 Entscheidung an die fachlich zuständige Stelle weiter. Verbesserungsvorschläge, über die nicht (allein) innerhalb der Behörde (Dienststelle) entschieden werden kann, werden vom Verfahrensmanagement an die jeweils zu beteiligenden fachlich zuständigen Stellen zur Entscheidung weitergeleitet. 3. Entscheidungs- und Umsetzungsfristen Über einen Verbesserungsvorschlag ist unverzüglich zu entscheiden. Er ist im Fall seiner Annahme unverzüglich umzusetzen. 3 Abschnitt IV : Anerkennung und Prämierung 1. Prämien Prämien können in Form von Geld- und Sachprämien gewährt werden. 2. Festsetzung der Prämien Die Entscheidung über die Prämie trifft grundsätzlich die oder der jeweilige Vorgesetzte im Zusammenwirken mit dem Verfahrensmanagement und der fachlich zuständigen Stelle. Die Beteiligungsrechte der Personalvertretung sind zu wahren. 3. Prämienbemessung Die Prämie für Verbesserungsvorschläge mit berechenbarem wirtschaftlichen Nutzen beträgt bis zu 20 % der durchschnittlich erwarteten haushaltswirksamen Jahresersparnis höchstens jedoch ,- DM ( ,- ). Die angenommene Einsparung ist nachzuweisen. Bei Verbesserungsvorschlägen, deren Nutzen wirtschaftlich nicht berechenbar ist, wird der Wert der Prämie nach folgender Kurzformel ermittelt: Punktwert für den Anwendungsbereich des Verbesserungsvorschlags multipliziert mit dem Punktwert für die Bedeutung und Nutzung des Verbesserungsvorschlags (Gesamtpunktwert). Die jeweilige Prämienhöhe ergibt sich aus dem Multiplikationsergebnis des ermittelten Gesamtpunktwertes mit DM 20,- (10,- ) (Buchst. a x Buchst. b x 20,- DM (10,- ) ) Die Bemessung der Einzelwerte erfolgt nach folgenden Bewertungsmaßstäben : a) Anwendungsbereich des Verbesserungsvorschlags: klein 1 5 Pkt. mittel 6 10 Pkt. groß Pkt. b) Bedeutung und Nutzen des Verbesserungsvorschlags : gering 1 5 Pkt. mittel 6 10 Pkt. hoch Pkt. sehr hoch Pkt. Abweichend von Abs. 2 kann für hervorragende Verbesserungsvorschläge in Ausnahmefällen durch den zuständigen Minister oder die zuständige Ministerin eine

4 4 höhere Prämie gewährt werden. Eine Prämierung ist ausgeschlossen, soweit ein Verbesserungsvorschlag - die Folge eines konkreten dienstlichen Auftrages oder ein Ergebnis der pflichtgemäßen Erledigung des dienstlichen Auftrages ist, - von dem/der Vorschlagenden im Rahmen der pflichtgemäßen Aufgabenerledigung eigenständig hätte umgesetzt werden können. 4. Gruppenvorschläge und Qualitätszirkelvorschläge Bei Gruppenvorschlägen und Qualitätszirkelvorschlägen wird die Prämie zu gleichen Teilen auf die Vorschlagenden aufgeteilt, es sei denn, die Gruppe bzw. der Qualitätszirkel hat bei Einreichung des Vorschlages eine andere Aufteilung gewünscht. 5. Versteuerung Die Geldprämien für Verbesserungsvorschläge sind nach 40 Abs. 1 Nr. 1 EStG pauschal zu Lasten des Arbeitgebers oder der Arbeitgeberin zu versteuern, soweit dies nach 40 Abs. 1 S. 3 EStG gesetzlich zulässig ist (zurzeit nicht mehr als 2.000,- DM im Kalenderjahr). Wird der Betrag nach 40 Abs. 1 S. 3 EStG überschritten, so ist der Spitzenbetrag vom Arbeitgeber oder der Arbeitgeberin bei der Bezügezahlung zu Lasten des Arbeitnehmers oder der Arbeitnehmerin ( Beschäftigten) zu versteuern. 6. Ausschluss des Rechtsweges Mit der Einreichung eines Verbesserungsvorschlages unterwirft sich der Beschäftigte der Richtlinie und erkennt die Entscheidung, die unter Beachtung des Willkürverbotes zu erfolgen hat, als endgültig an. Der Rechtsweg ist insoweit ausgeschlossen, ein Rechtsanspruch auf eine Prämie besteht nicht. Schlussbestimmung (Übergangsregelung) Die Rahmenrichtlinie tritt mit Wirkung vom in Kraft. Vorschläge, die vor Inkrafttreten dieser Rahmenrichtlinie eingereicht wurden, werden nach den für sie zum Zeitpunkt ihrer Einreichung geltenden Richtlinien bearbeitet.

5 Vorbemerkung Erläuterungen und Ausführungshinweise zur Rahmenrichtlinie Eine Gesellschaft im ständigen Wandel stellt auch neue Anforderungen an die moderne Verwaltung. In einem kontinuierlichen Prozess der Qualitätssicherung soll die Bundesverwaltung leistungsfähiger und bürgernäher und die Beschäftigten aktiv in diesen Prozess eingebunden werden. Hierfür wird das Instrument des Vorschlagwesens unter verantwortlicher Einbeziehung der Führungskräfte neu strukturiert, um Elemente des kontinuierlichen Verbesserungsprozesses ergänzt und zu einem modernen Ideenmanagement umgestaltet. Motivation und Engagement der Beschäftigten sollen hierdurch verstärkt, ihre Kreativität und Sachkunde zielgerichtet in den Verbesserungsprozess eingebracht werden. Diese Rahmenrichtlinie bietet so einen Handlungsrahmen für die Behörden der Bundesverwaltung, der es ihnen ermöglicht, die Qualität ihrer Aufgabenerfüllung und ihre Leistungsfähigkeit unter breiter Beteiligung ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter stetig zu verbessern. Zu Abschnitt I: Allgemeine Bestimmungen Zu Nr. 1 : Zweck und Gegenstand des Ideenmanagements Mit dem Ideenmanagement wird die Entwicklung von Verbesserungsideen gefördert und eine schnelle Bewertung und Umsetzung der eingereichten Verbesserungsvorschläge sichergestellt. Verbesserungsvorschläge können auch darauf gerichtet sein, - Dienst- und Arbeitsabläufe zu erleichtern und zu vereinfachen, - den Arbeits- und Gesundheitsschutz zu erhöhen, - den Umweltschutz zu verbessern, - zur Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten beizutragen und insgesamt - die Bürger- und Kundenfreundlichkeit der Bundesverwaltung zu fördern. Zu Nr. 2: Teilnehmerkreis Berechtigt zur Teilnahme sind alle Beschäftigten, die nicht endgültig aus der Bundesverwaltung ausgeschieden sind, z.b. auch die Beschäftigten, die sich in Mutterschutz oder Erziehungsurlaub befinden. Einbezogen sind für den Bereich des BMVg auch die Reservisten. Zu Nr. 3 : Verbesserungsvorschlag Ein Verbesserungsvorschlag muss - den bestehenden Ist-Zustand, - das sich aus diesem ergebende Problem, - die zu dessen Lösung führende(n) Maßnahme(n) sowie - den Soll-Zustand nach der Umsetzung der Maßnahme hinreichend genau beschreiben.

6 Maßgebend ist, ob der Vorschlag inhaltlich neu ist, d.h. eine Anregung für eine noch nicht erkannte Verbesserung enthält. Bei inhaltsgleichen Vorschlägen ist hierfür der Zeitpunkt der Einreichung entscheidend. Alte Vorschläge können neu sein, wenn veränderte Rahmenbedingungen (erst) jetzt eine Realisierung ermöglichen. Ziel von Qualitätszirkeln Qualitätszirkel dienen der Förderung und Nutzung des Innovationspotentials der Beschäftigten. Sie sollen in den Behörden (Dienststellen) eingerichtet werden, um den Beschäftigten die Mitwirkung am kontinuierlichen Veränderungsprozess zu erleichtern und zielgerichtet die Zusammenarbeit der Beschäftigten zu stärken. Form und Aufgabe von Qualitätszirkeln Qualitätszirkel sind kleine Gruppen von Beschäftigten, die in eigener Verantwortung Probleme zu ausgewählten Fragestellungen analysieren und konkrete Verbesserungsvorschläge erarbeiten. Qualitätszirkel können gezielt konkrete Themenbereiche bearbeiten. Sie können auch zur systematischen Ideengewinnung eingerichtet werden, um den behördeninternen Verbesserungsprozess anzustoßen und zu unterstützen. Einrichtung und Organisation von Qualitätszirkeln Die Einrichtung von Qualitätszirkeln kann von Beschäftigten, Führungskräften oder vom Verfahrensmanagement in der Behörde (Dienststelle) angeregt werden. Die Einrichtung erfolgt formlos und bedarf der Zustimmung der Führungskräfte. Die Teilnahme an Qualitätszirkeln ist freiwillig. Qualitätszirkelarbeit wird möglichst unter neutraler Moderation zielgerichtet zu einem Ergebnis geführt. Die Moderation kann grundsätzlich von jedem oder jeder mit Moderations- und Problemlösungstechniken vertrauten Beschäftigten übernommen werden. Darüber hinaus gibt es innerhalb der Qualitätszirkel keine leitenden oder statusbezogenen Funktionen. Qualitätszirkel bestehen neben der Moderation aus mindestens 4, grundsätzlich jedoch nicht mehr als 8 Teilnehmern. Die Arbeit in Qualitätszirkeln soll während der Dienstzeit stattfinden. Die Regelungen des Gesetzes über Arbeitnehmererfindungen stehen der Annahme von Ideen, die diesem Gesetz unterfallen, als Gegenstand des Ideenmanagements grundsätzlich entgegen. Auf eine Vergütung nach dem Gesetz über Arbeitnehmererfindungen wird eine Prämie angerechnet, die für denselben Vorschlag nach diesen Richtlinien schon gezahlt worden ist. 2 Zu Abschnitt II: Verfahrensverantwortliche und Qualitätszirkel Zu Nr. 1 : Behördenleitung (Dienststellenleitung) und Führungskräfte Die Gesamtverantwortung für den Verbesserungsprozess obliegt der Behördenleitung (Dienststellenleitung). Die Führungskräfte sollen die Beschäftigten motivieren und unterstützen.

7 3 Zu Nr. 2 : Verfahrensmanagement Das Verfahrensmanagement - ist Ansprechpartner für alle Fragen des Ideenmanagements, - berät und unterstützt Führungskräfte und Beschäftigte bei der Ideenfindung und Formulierung von Verbesserungsvorschlägen, - wirkt bei der Entscheidungsfindung zur Anerkennung von Verbesserungsvorschlägen unterstützend und koordinierend mit, - wirkt auf die zügige Umsetzung anerkannter Verbesserungsvorschläge hin, - führt alle Maßnahmen zur Werbung und Information durch, - betreut die behördeninterne Ideendatenbank und liefert Beiträge für eine behördenübergreifende Ideendatenbank, - regt den Einsatz von Qualitätszirkeln an und unterstützt ihn. Das Verfahrensmanagement unterrichtet die Leitung der Behörde bzw. der Dienststelle oder der sonst zuständigen übergeordneten Stelle regelmäßig über Maßnahmen und erreichte Ergebnisse, soweit dies nicht Aufgabe anderer Organisationsbereiche innerhalb der einzelnen Behörden ist. Abweichende Regelungen für die konkrete Ausgestaltung des Verfahrensmanagements lassen die Verantwortlichkeit der jeweiligen Dienststellenleitung zur Förderung des Verbesserungsprozesses unberührt. Zu Abschnitt III: Verfahren Grundsätze Die Entwicklung einer Verbesserungsidee und Erarbeitung eines Verbesserungsvorschlags darf nicht behindert werden. Verbesserungsideen und Verbesserungsvorschläge dürfen nicht unterdrückt und nur in Abstimmung mit dem oder der Vorschlagenden verändert werden. Der oder dem Vorschlagenden dürfen aus dem Einreichen eines Verbesserungsvorschlags keine Nachteile entstehen; dies gilt insbesondere dann, wenn durch den Verbesserungsvorschlag Fehler aufgezeigt werden. Die Bearbeitung, Prüfung und Bewertung von Verbesserungsvorschlägen ist ebenso wie die Entscheidung über ihre Umsetzung im Rahmen der fachlichen Zuständigkeiten zügig durchzuführen. Zu Nr. 1 : Einreichung von Verbesserungsvorschlägen Die Bearbeitung von Verbesserungsvorschlägen erfolgt im täglichen Arbeitsprozess. Vorgesetzte i.s.d. Richtlinie sind die Leiterinnen und Leiter von Organisationseinheiten (z.b. Referats-, Arbeitsgruppen-, Projektgruppen-, Abteilungs- oder auch Dienststellenleiterinnen und -leiter). Direktvorschläge und Gruppenvorschläge können in Ausnahmefällen beim Verfahrensmanagement eingereicht werden. Zu Nr. 2 : Entscheidung und Umsetzung von Verbesserungsvorschlägen Die Vorgesetzten informieren das Verfahrensmanagement umfassend über - die Einreichung eines Vorschlages, - das Ergebnis der Prüfung, seine Entscheidung und die Umsetzung sowie

8 - die Weiterleitung von Verbesserungsvorschlägen an die fachlich zuständige Stelle. Fachlich zuständige Stelle Fachlich zuständige Stelle für die Bewertung und Umsetzung eines Verbesserungsvorschlags ist die Organisationseinheit, in deren Aufgabenbereich der Verbesserungsvorschlag seinem Inhalt nach fällt. Zu Nr. 3 : Entscheidungs- und Umsetzungsfristen Kann über einen Verbesserungsvorschlag angesichts der Komplexität seines Inhalts nicht innerhalb eines Zeitraumes von vier Wochen entschieden werden, soll dies der Vorschlagenden oder dem Vorschlagenden und dem Verfahrensmanagement mitgeteilt werden. Soweit über den Anwendungsbereich eines Verbesserungsvorschlages noch nicht abschließend entschieden ist, soll dieser jedoch - im Interesse schnellstmöglicher Verbesserungen - soweit möglich erprobt oder für Teilbereiche umgesetzt werden. Bekanntgabe der Entscheidung: Die Entscheidung über einen Verbesserungsvorschlag ist gegenüber dem oder der Vorschlagenden schriftlich zu begründen Ist ein Verbesserungsvorschlag prämiert worden, ist eine Durchschrift der Mitteilung in die Personalakte zu nehmen, soweit der/die Vorschlagende dem nicht widerspricht. Zu Abschnitt IV : Anerkennung und Prämierung Grundsätze Umgesetzte Verbesserungsvorschläge sind in geeigneter Form anzuerkennen und angemessen zu prämieren. Ist die Umsetzung eines Verbesserungsvorschlages im Einzelfall nicht innerhalb einer angemessenen Frist möglich, kann die Prämie auch auf Grundlage der positiven (Umsetzungs-) Entscheidung über den Verbesserungsvorschlag gewährt werden. Die Beteiligung eines oder einer Beschäftigten am Verbesserungsprozess ist grundsätzlich in geeigneter Form anzuerkennen; im Rahmen der Personalentwicklung soll die erfolgreiche Beteiligung bei der weiteren Förderung des oder der Beschäftigten berücksichtigt werden. Zu Nr. 2 : Festsetzung der Prämien Der Entscheidung über die Vergabe und die Höhe der Prämie ist der von der fachlich zuständigen Stelle ermittelte Nutzen eines Verbesserungsvorschlags und der damit verbundene Vorschlag zur Prämierung zugrunde zu legen. Zu Nr. 3 : Prämienbemessung Der Berechnung der haushaltswirksamen Jahresersparnis sind die Grundsätze der VV zu 7 BHO sowie der Arbeitsanleitung Einführung in Wirtschaftlichkeitsuntersuchungen zugrunde zu legen. Bei der Entscheidung über die Prämienhöhe ist auch zu berücksichtigen, ob der Verbesserungsvorschlag zu einer einmaligen oder zu wiederkehrenden Einsparungen führt. Die Einheitlichkeit der Prämienbemessung ist sicherzustellen. Das Verfahrensmanagement übernimmt hierbei zentrale unterstützende und koordinierende 4

9 Funktionen indem es die Entscheidungsfindung insbesondere durch Weitergabe der notwendigen Informationen und Beteiligung aller im Einzelfall betroffenen Stellen sachgerecht vorbereitet. Für nicht umgesetzte Verbesserungsvorschläge, die aufgrund des damit verbundenen Aufwandes an Fleiß und Mühe eine Anerkennung verdienen, können Prämien im Wert von bis zu 100,- DM ( 100, - ) gewährt werden. Die Ausschlussgründe für eine Prämierung gelten für Direktvorschläge und Gruppensowie Qualitätszirkelvorschläge gleichermaßen. Das Vorliegen der Voraussetzungen ist in jedem Einzelfall zu prüfen. Zu Nr. 4 : Gruppenvorschläge und Qualitätszirkelvorschläge Die Regelung stellt klar, dass Vorschläge aus Qualitätszirkeln unter der Voraussetzung des Abschnitts IV Ziff. 3 grundsätzlich prämierungsfähig sind. Die Entscheidung über eine Prämierung obliegt hierbei ebenso wie bei Direktvorschlägen dem oder der jeweilig Verantwortlichen. Zu Nr. 6 :Ausschluss des Rechtsweges Sachfremde oder willkürliche Erwägungen dürfen weder in die Entscheidung über einen Verbesserungsvorschlag noch über die Höhe der Prämie einfließen. Maßnahmen der Information und zur Förderung der Teilnahme am Ideenmanagement Kommunikation und Werbung Die Einführung des Ideenmanagements soll durch geeignete Maßnahmen, insbesondere persönliche Bekanntmachungen (z.b. Personalversammlungen, Dienstbesprechungen, allgemeine Informationsveranstaltungen), die den Sinn, Zweck und das Verfahren verdeutlichen, begleitet und unterstützt werden. Die Beteiligung am Ideenmanagement ist durch regelmäßige und in angemessenen Zeitabständen durchzuführende Informations- und Werbemaßnahmen des Verfahrensmanagements zu fördern. Berichtswesen und Erfahrungsaustausch Die Entwicklung des Ideenmanagements ist in einem Berichtswesen zu dokumentieren. Über die Anzahl der eingegangen und prämierten Verbesserungsvorschläge sowie die durch deren Umsetzung erreichten Ergebnisse wird den Behörden- und Dienststelleneitern bzw. leiterinnen regelmäßig berichtet. Ein behördenübergreifender regelmäßiger Erfahrungs- und Informationsaustausch der für das Verfahrensmanagement zuständigen Stellen soll sichergestellt werden. Veröffentlichung des Ideenbestandes Angenommene und umgesetzte Verbesserungsvorschläge sollen in jeder Behörde (Dienststelle) in geeigneter Form in einer Ideendatenbank gesammelt werden. Um eine Übernahme und Umsetzung durch weitere Behörden der Bundesverwaltung zu ermöglichen, sollen dazu geeignete Verbesserungsvorschläge möglichst aktuell und frühzeitig veröffentlicht werden. Hierfür sollen Vorschläge von den behördeninternen (dienststellen-internen) Ideendatenbanken in eine zentrale Ideendatenbank überführt werden. Die zentrale Ideendatenbank soll von den Bundesministerien gemeinsam entwickelt und von einer geeigneten Stelle zentral betreut werden. 5