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1 (*RYHUQPHQW.RRSHUDWLRQLQ2:/ Teilnehmer: 3UlDPEHO Zwischen den vorstehend genannten Kooperationspartnern besteht Einigkeit, dass mit der Einführung von egovernment tiefgreifende Veränderungen des öffentlichen und gesellschaftlichen Lebens bewirkt werden. Damit diese Entwicklung alle Merkmale von good governance 1 wie beispielsweise Demokratisierung, Kohärenz, Effektivität, Transparenz und Rechenschaftspflicht aufweist, sind visionäre Denkstrategien unabdingbar. Die Vision eines integrierten E-Government kann dabei als Leitschnur für kommende Veränderungen dienen. Vor diesem Hintergrund streben die Kooperationspartner in Zusammenarbeit mit den Datenverarbeitungszentralen der Koop-OWL.net eine OWL-weit einheitliche Strategie zum Thema egovernment an. Von Beginn an sollen die Erwartungen und Anforderungen der Verwaltungen bei allen Planungen und Entscheidungen mit einfließen. Ziel ist, langfristig möglichst alle Kommunen in OWL (Kreise und kreisangehörige Städte und Gemeinden sowie kreisfreie Stadt) politisch und strategisch einzubinden. In soweit versteht sich diese Arbeitsgemeinschaft der Kommunen als 3DUWQHUGHU.RRS 2:/QHW. Im Hinblick auf die 0RGHOOUHJLRQ2:/ besteht das gemeinsame Ziel, durch die Realisierung von E-Government das Verwaltungshandeln schneller, effizienter und wirt- 1 ausführlich dazu Reinermann, Heinrich, und von Lucke, Jörn, in ihrer Speyerer Definition von Governance zum Thema Regieren und Verwalten im Informationszeitalter, (Online-Publikation,

2 schaftsfreundlicher zu gestalten, um einen Beitrag zur Schaffung positiver Rahmenbedingungen für eine zukunfts- und wettbewerbsfähige Modellregion OWL zu leisten. In Anlehnung an das E-Government-Handbuch des BSI 2 wird der Begriff E- Government wie folgt definiert: E-Government bezeichnet die Nutzung des Internets und anderer elektronischer Medien zur Einbindung der Bürger und Unternehmen in das Verwaltungshandeln sowie zur verwaltungsinternen Zusammenarbeit. Kernziel von E-Government ist die Entstehung einer digitalen Verwaltung, deren Online-Angebot im Hinblick auf Informationen, Kommunikation, Dienstleistungen und Beteiligungsmöglichkeiten so weit möglich und rechtlich zulässig auf die Bedürfnisse der Bürger und Unternehmen, also auf die Bedürfnisse der Behördenkunden, zugeschnitten ist. Verwirklichung von E-Government heißt insbesondere die durchgängige elektronische Gestaltung von Geschäftsprozessen innerhalb einer Verwaltung und von der Verwaltung nach außen. Sie beschränkt sich keineswegs ausschließlich auf die Online- Verfügbarkeit verschiedener Dienstleistungen oder die Neugestaltung eines Internetauftritts sondern geht weit darüber hinaus. Die 2SWLPLHUXQJYRQ9HUZDOWXQJVSUR ]HVVHQ, ihre PHGLHQEUXFKIUHLH$EELOGXQJ und weitest gehende $XWRPDWLVLHUXQJ sowie die 9HUEHVVHUXQJGHULQWHUQHQ*HVFKlIWVDEOlXIH bilden den eigentlichen.huqyrq(*ryhuqphqw. =LHOGHILQLWLRQ Bei der Umsetzung einer E-Government-Lösung lassen sich verschiedene Zielbereiche definieren. Die beteiligten Kommunen haben eine Prioritätensetzung vorgenommen, wobei den beiden Hauptzielen.XQGHQ]XIULHGHQKHLW und :LUWVFKDIWOLFKNHLW die höchste Bedeutung beigemessen wird. $+DXSW]LHOH.XQGHQRULHQWLHUXQJ - Erweiterung der Verfügbarkeit der angebotenen Dienstleistungen und bereitgestellten Informationen (unabhängige Öffnungszeiten) 1 BSI (Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik),

3 - Schnellere Antwort- und Bearbeitungszeiten - Kürzere bzw. keine Wege (Kosten- und Zeitersparnis) :LUWVFKDIWOLFKNHLW - Kostensenkung sowie Steigerung der Produktivität durch Optimierung der Geschäftsprozesse - Automatisierung von Arbeitsvorgängen - Verkürzung der Durchlauf- und Liegezeiten - Beseitigung interner und externer Schnittstellen (Medienbrüche) %:HLWHUH=LHOHVLQG 0LWDUEHLWHU]XIULHGHQKHLW - Mehr Zeit für qualifizierte Sachbearbeitung durch die Entlastung von einfachen Routinearbeiten (Steigerung der Motivation) 3ULYDWH3XEOLF3DUWQHUVKLS333 - Gemeinsame Präsenz von Verwaltung und Wirtschaft (Integration von Dienstleistungen der Wirtschaft in das Portal) - Nutzung von Kooperationsmöglichkeiten (z.b. beim Umzug die Beteiligung von Post, Telekom, Energieversorger, Versicherer, Banken, etc.),pdjhjhzlqq - Attraktives Online-Angebot hinsichtlich der Aktualität und Bedienbarkeit - Möglichkeit des aktiven Marketings 3DUWL]LSDWLRQ - Direkte Kommunikation mit Bürgern und Unternehmen (Umfragen, Foren) - Beschwerde- und Ideenmanagement 5DKPHQEHGLQJXQJHQ6WDWXVTXR%HVFKUHLEXQJ )LQDQ]HQ Auf den öffentlichen Bereich wächst weiterhin der Druck, die Ausgaben für seine Verwaltungstätigkeiten deutlich zu senken. Dabei wird gleichzeitig für die kommenden Jahre ein Rückgang der Einnahmen erwartet. Dies verschärft die Lage und führt unmittelbar zu dem Zwang, Einsparungen zu erzielen

4 4XDOLWlWGHU'LHQVWOHLVWXQJHQ Hinsichtlich der angebotenen Dienstleistungen sieht sich die öffentliche Verwaltung wachsenden Ansprüchen seitens der Bürger und Unternehmen ausgesetzt. Diese erfordern von den Mitarbeitern 3, zunehmend komplexere Aufgaben zu bewältigen, um die geforderten Dienstleistungen zu erfüllen. Von der Verwaltung, insbesondere von ihren Mitarbeitern, wird erwartet, flexibler zu handeln und mehr Service zu bieten. Darüber hinaus wird das Medium Internet für die öffentliche Verwaltung immer mehr an Bedeutung gewinnen. Auch verlangt die demographische Entwicklung ein weiteres Zugangsmedium zum öffentlichen Dienstleistungsangebot. Menschen, die altersbedingt nicht mehr mobil sein können, werden mehr und mehr in der Lage sein, das Medium Internet zu nutzen und somit verstärkt auf diesem Wege mit der öffentlichen Verwaltung zu kommunizieren. 3HUVRQDO Auch die Verwaltungsmitarbeiter haben ihre Wünsche und Forderungen, die es zu berücksichtigen gilt, wie z.b. in den Bereichen flexible Arbeitszeitmodelle, Teilzeitarbeit und Telearbeit. Dies erfordert nicht nur eine Umgestaltung interner Prozesse und Organisation, sondern auch die Bereitstellung infrastruktureller Rahmenbedingungen durch eine entsprechende Informationstechnik.,QIRUPDWLRQVWHFKQRORJLH,7 In den vergangenen zehn bis fünfzehn Jahren ist die IT-Infrastruktur in den Kommunen erheblich gewachsen. Wie auch in nahezu jedem Unternehmen vergleichbarer Größe geschah dies zumeist dadurch, dass Anforderungen an Datenbanken oder Fachanwendungen von einzelnen Abteilungen formuliert und umgesetzt wurden. Bei hohen Investitionskosten entstand eine heterogene IT-Landschaft. Die Folgen dieser Heterogenität sind: inkompatible Datenbestände, redundante Systeme und weiterhin steigende Kosten für Pflege und Wartung. $QIRUGHUXQJHQDQ.RQ]HSWHXQG/ VXQJHQ Bei der Realisierung einer E-Government-Lösung muss insbesondere sichergestellt werden, dass für jeden Kreis eine ganzheitliche Plattform geschaffen wird, die die individuellen Gegebenheiten der entsprechenden Verwaltung berücksichtigt. Nur so kann erreicht werden, dass HLQHPRGHUQHKRPRJHQHXQGLQYHVWLWLRQVVLFKHUH,QIUD VWUXNWXU entsteht. 3 Hinweis zur Sprachregelung: Sofern nicht ausdrücklich anders bezeichnet, ist stets die männliche und weibliche Form gemeint

5 Die wichtigsten Anforderungen an eine E-Government-Lösung werden im Folgenden aufgeführt: - Die durchgängige, HOHNWURQLVFKH8QWHUVW W]XQJYRQ$UEHLWVSUR]HVVHQ ist der Kern von E-Government. Hierdurch werden die Prozesse beschleunigt, was zur Qualitätssteigerung und Kostenreduzierung beiträgt. - $GPLQLVWUDWLYH7lWLJNHLWHQ (Registratur, Nachweisführung, Statistiken, etc.) sollen weitestgehend DXWRPDWLVLHUW werden. - Die angestrebte Lösung muss zu einer +RPRJHQLVLHUXQJGHUEHVWHKHQGHQ,7 /DQGVFKDIWbeitragen. Dies wird (und kann) nicht sofort geschehen, aber es ist notwendig, eine Basis zur Verfügung zu stellen, an die sich sukzessive sämtliche IT-Verfahren der Kommunen anschließen und alle internen und externen Prozesse abgebildet werden können. - Weitere,QVHOO VXQJHQ P VVHQYHUPLHGHQZHUGHQ. Das Thema E-Government ist ganzheitlich zu betrachten und muss daher geeignet sein, andere Vorhaben zu integrieren. - Nicht alle geplanten Vorhaben können sofort umgesetzt werden. Daher muss die Lösung eine 3ODWWIRUP beinhalten, GLHVFKULWWZHLVHDXVJHEDXWZHUGHQNDQQ. - E-Government ist QLFKWDXIGLHMHZHLOLJH9HUZDOWXQJEHVFKUlQNW. Es erfolgt vielmehr ein gegenseitiger Datenaustausch zwischen den Behörden. Darüber hinaus ist zu berücksichtigen, dass auch Unternehmen häufig einen Datenaustausch mit den Verwaltungen durchführen. - Es muss durch die Einführung einer E-Government-Plattform auch möglich sein, QHXH=XJDQJVP JOLFKNHLWHQI U% UJHU zu den Dienstleistungen der Kommunen zu schaffen. Somit könnten Bürgerbüros in Städten und Gemeinden in die Lage versetzt werden, Anfragen der Kunden z. B. hinsichtlich der Dienstleistungen der Kreise vor Ort entgegenzunehmen und zu bearbeiten. Andererseits werden dadurch aber auch die Kreise in die Lage versetzt, an zentraler Stelle Dienstleistungen der Städte und Gemeinden anzubieten. - E-Government soll eine HLQKHLWOLFKHHUJRQRPLVFKH$UEHLWVSODWWIRUPI UDOOH 0LWDUEHLWHUenthalten. Die Plattform muss dazu einen Zugang auf alle für diesen Mitarbeiter benötigten Anwendungen und Daten erlauben. Dieses Medium soll gleichermaßen von allen Büros in den Verwaltungsgebäuden, vom heimischen Schreibtisch und perspektivisch auch von mobilen Arbeitsgeräten aus nutzbar sein. Die gemeinsame Nutzung von Büroräumen (Desk-Sharing) z. B. von Mitarbeitern, - 5 -

6 die vorwiegend im Außendienst tätig sind, führt somit auch zu einer weiteren Kostenreduktion. - E-Government führt zu Veränderungen in der Aufbau- und Ablauforganisation und stellt somit höhere bzw. andere Anforderungen an das Personal, das durch 3HUVR QDOHQWZLFNOXQJVPD QDKPHQ entsprechend qualifiziert werden muss. %HVRQGHUKHLWHQ Die unterschiedlichen Interessenlagen und individuellen Besonderheiten der Kommunen sind bei der Entwicklung einer gemeinsamen E-Government-Lösung zu berücksichtigen, soweit sie sich in die OWL-einheitliche Strategie integrieren lassen. Insbesondere gilt es, die Bedürfnisse der Städte und Gemeinden sowie der Kreise und der kreisfreien Stadt aufeinander abzustimmen, um eine Zusammenarbeit in OWL zu ermöglichen, von der jede einzelne Kommune profitieren kann..rqnuhwh3urmhnwyruvfkoljh Zur gemeinsamen Schaffung einer E-Government-Lösung in OWL wird vorgeschlagen, dass die Kommunen mit Unterstützung der Koop-OWL.net konkrete Projekte durchführen. Die Realisierung der Projekte im Hinblick auf optimierte Geschäftsprozesse soll von vornherein die Möglichkeit im Blick haben, sie auf die anderen Kommunen zu übertragen Das kann am besten gelingen, wenn bereits in der Konzeptionsphase mehrere Kommunen gemeinsam agieren. Ziel dieser Vorgehensweise ist die Realisierung kurzfristiger Erfolge mit einem minimalen Aufwand. Folgende Einzelprojekte werden von den beteiligten Kreisen für die erste Phase der Umsetzung vorgeschlagen. In Klammern ist jeweils der Kreis aufgeführt, der zurzeit die Federführung für die Bündelung und das weitere Abstimmungsverfahren des jeweiligen Einzelprojektes übernehmen könnte. - BAföG (Kreis Gütersloh) - Baugenehmigung (Kreis Minden-Lübbecke) - Elektronische Einkaufsgemeinschaften / Ausschreibungen (Kreis Höxter) - Einwohnerwesen (Stadt Bielefeld) - Formularwesen (Kreis Herford) - Interne Arbeitsabläufe, z. B. Zeiterfassung, Urlaub, Reisekosten (Stadt Bielefeld) - Kommunales Rauminformationssystem bzw. Geoinformationssystem (Kreis Lippe) - Optimierung Facility Management (Kreis Herford) - Straßenverkehrsangelegenheiten (Kreis Paderborn) - 6 -

7 :HLWHUH9RUJHKHQVZHLVH Die gesamte Steuerung und Koordination des Prozesses soll durch die beteiligten Kommunen erfolgen. Zu diesem Zweck wird ein strategisches Steuerungsgremium eingerichtet. Für eine Überganszeit bilden die bisher beteiligten Kreise die Lenkungs- und Steuerungsebene. Eine dauerhaft arbeitendes Steuerungs- und Lenkungsgremium ist noch zu gründen. Eine Beteiligung an diesem strategischem Steuerungsgremium steht weiteren Kommunen in OWL offen. Gegebenenfalls ist noch ein Abstimmungsverfahren zu entwickeln, das die Einbindung der Interessen aller Kommunen in OWL ermöglicht. Darüber hinaus sollen neben dem Steuerungsgremium für die Einzelprojekte verwaltungsübergreifende Projektgruppen gebildet werden. Allen Kommunen in OWL soll auf diesem Wege die Möglichkeit gegeben werden, ihre Fachkompetenz im Rahmen der E-Government Kooperation in OWL einzubringen. Die Definition von technischen Standards, Realisierung sowie Zusammenführung der Einzelprojekte zu einer modularen E-Government-Plattform für alle Kommunen in OWL soll durch die Koop-OWL.net erfolgen. Hinsichtlich der partnerschaftlichen Zusammenarbeit mit der Koop-OWL.net verfolgen die Kommunen das Ziel, gemeinsam mit der Koop-OWL.net ein Verfahren abzustimmen, das gewährleistet, dass die fachliche Verantwortung und Federführung des gesamten Prozesses bei den Kommunen und die Verantwortung für die technische Realisierung der angestrebten E-Government-Lösung bei der Koop-OWL.net liegt. Die Teilnehmer Stadt Bielefeld, Kreis Gütersloh, Kreis Herford, Kreis Höxter, Kreis Lippe, Kreis Minden-Lübbecke und Kreis Paderborn machen deutlich, dass sie auf diesem Wege das Thema E-Government konsequent weiter verfolgen und die Kooperation weiter vertiefen wollen