evb [DAS EVB-VERFAHREN] Kundeninformation

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1 evb Kundeninformation [DAS EVB-VERFAHREN] Änderungen und Neuerungen im Bereich des Vertriebs von Kurzzeitkarten im Rahmen der Einführung der elektronischen Versicherungsbestätigung (evb) zum

2 Das evb-verfahren 2 Inhaltsverzeichnis Inhaltsverzeichnis... 2 Abbildungen... 3 Einleitung... 4 Überblick was ändert sich?... 5 Wie funktioniert das evb-verfahren?... 6 Merkmale der evb-nummer... 7 Handel mit evb-nummern... 7 Das Anforderungs-Verfahren... 8 Merkmale des Anforderungscodes... 9 Möglichkeiten der Aktivierung Internet-Portal Aktivierung/Anforderung einer evb-nummer Aktivierungshistorie Zugang für mobile Endgeräte (WAP) Zugang über die Service Line Impressum Seite 2

3 Das evb-verfahren 3 Abbildungen Abbildung 1: Phasen des Projekts... 5 Abbildung 2: evb-verfahren... 6 Abbildung 3: Beispiel für eine evb-nummer... 7 Abbildung 4: Anforderungs-Verfahren... 8 Abbildung 5: Beispiel für einen Anforderungscode... 9 Abbildung 6: evb-aktivierungsportal Startseite Abbildung 7: Registrierung im evb-aktivierungsportal Abbildung 8: evb-aktivierungsportal Menüseite Abbildung 9: evb-aktivierung - Schritt Abbildung 10: evb-aktivierung - Schritt Abbildung 11: evb Bestätigungsseite Seite 3

4 Das evb-verfahren 4 Einleitung Zum 1. März 2008 wird im KFZ-Versicherungswesen der erste Schritt von der bisher verwendeten Papier-Doppelkarte hin zu einer rein elektronischen Verarbeitung vollzogen. Diese bundesweite Reform des Zulassungsverfahrens dient der Vereinfachung des Ablaufs für die Zulassungsstellen, und hat umfangreiche Auswirkungen für Versicherer und Makler. Zunächst sind im Bereich der Ausfuhrkennzeichen lediglich die Kurzzeitkarten betroffen. Die Zollkarten sollen laut Planung der verantwortlichen Stelle, dem GdV, Anfang 2009 folgen. In dem vorliegenden Dokument möchten wir Sie vorab über die Änderungen und Neuerungen ab dem informieren, und einen Leitfaden für den zukünftigen Ablauf im Bereich des Vertriebs von Kurzzeitkarten an die Hand geben. Ebenfalls werden wir Ihnen einen Ausblick auf die zu erwartenden Änderungen im letzten Schritt der Reform geben, der rein elektronischen Verfahrensweise. Dabei ist zu beachten, dass sich im Laufe der Zeit noch Änderungen ergeben können, über die wir Sie natürlich informieren werden. Seite 4

5 Das evb-verfahren 5 Überblick was ändert sich? Ab dem wird keine Versicherungsbestätigungsnummer (VB-Nummer) mehr auf die Doppelkarten gedruckt. Stattdessen müssen erst die Daten des Versicherungsnehmers (VN) an die sogenannte Zentrale Stelle, welche vom GdV (genauer GdV DL) betrieben wird, übermittelt werden. Erst dann erhält man eine (e)vb-nummer zurück, welche als Ersatz für die bisherige VB-Nummer dient. Diese ist in der Übergangsphase auf der Doppelkarte einzutragen. Der VN kann dann mit der Doppelkarte mit eingetragener evb-nummer zu einer Zulassungsstelle seiner Wahl gehen, und dort das Fahrzeug zulassen. Seine Daten sind im Idealfall bereits von der Zulassungsstelle abrufbar. Dabei haben die Zulassungsstellen bis zum Ablauf der Übergangsphase die Wahl, ob sie bereits an dem elektronischen Verfahren teilnehmen, oder wie bisher die Doppelkarten verarbeiten. Abbildung 1: Phasen des Projekts Bis alle Zulassungsstellen an das elektronische Verfahren angebunden sind, gibt es die Übergangsphase, in der sowohl die Doppelkarte als auch die evb-nummer verwendet werden. In der Endphase des Projekts wird nur noch die evb-nummer verwendet, und die Doppelkarte entfällt endgültig. Seite 5

6 Das evb-verfahren 6 Wie funktioniert das evb-verfahren? Der Ablauf zum Erhalt einer evb-nummer ändert sich am Point-of-Sale (kurz POS, z.b. eine Makler- Agentur) im Vergleich zur bisherigen Vorgehensweise wie folgt: 1. Der VN geht zu seinem POS und möchte eine Deckungszusage für sein Fahrzeug. 2. Der Mitarbeiter am POS erfasst die Daten des VN und gibt diese in ein entsprechendes Formular im Internet ein. 3. Die Daten werden vom POS an die Zentrale Stelle des GdV weitergeleitet. 4. Der GdV speichert diese Daten, und generiert dazu eine evb-nummer. Diesen Vorgang nennt man Aktivierung. 5. Die aktivierte evb-nummer wird zurück an den POS gesendet. 6. Der Mitarbeiter am POS händigt dem VN die evb-nummer aus (Übergangsphase: trägt evb- Nummer auf Doppelkarte ein und händigt diese dem VN aus). 7. Der VN geht zu einer Zulassungsstelle seiner Wahl und nennt dort die evb-nummer (Übergangsphase: zeigt Doppelkarte mit eingetragener evb-nummer vor). 8. Die Zulassungsstelle fordert, wenn bereits elektronisch an das Verfahren angebunden, beim GdV die Daten des VN an. Sofern noch keine Anbindung existiert, wird wie bisher bei der Zulassungsstelle verfahren. Eine evb-nummer muss aber in jedem Fall auf der Karte eingetragen sein. Wenn die Nummer gültig ist, und der VN mit den beim GdV gespeicherten Daten übereinstimmt, wird das Fahrzeug zugelassen. Abbildung 2: evb-verfahren Seite 6

7 Das evb-verfahren 7 Merkmale der evb-nummer Die vom GdV vergebene evb-nummer weist folgende Merkmale auf: Die evb-nummer ist bei der Aktivierung auf einen VN festgelegt, da dessen Daten zu dieser Nummer hinterlegt sind. Somit ist eine evb-nummer nicht übertragbar. Die Erfassung eines abweichenden Halters kann zum einen direkt bei der Aktivierung vorgenommen, oder auch erst bei der Zulassungsstelle festgelegt werden. Folgende Daten des VN sind Pflichtangaben: vollständiger Name, Anschrift (nachprüfbar über die Angaben im Personalausweis oder Reisepass), ggfs. Firmenname (z.b. bei Zulassung auf eine Kapitalgesellschaft) Die evb-nummer ist 7-stellig, wobei die ersten beiden Stellen eine Kennung für den Versicherer enthalten. Die restlichen 5 Stellen sind zufällig, um Probleme bei der Eingabe zu vermeiden gibt es die Buchstaben I und O nicht (sondern nur die Ziffern 1 und 0) Abbildung 3: Beispiel für eine evb-nummer Handel mit evb-nummern Im Zuge der neuen Verfahrensweisen wäre ein Handel mit evb-nummern über Zwischenhändler unmöglich. Die evb-nummer wird im Zug-um-Zug-Verfahren vergeben, d.h. nur gegen die Bereitstellung der VN-Daten erhält der POS eine evb-nummer. Die Versicherer betreiben für die Aktivierung von evb-nummern eigene Internet-Portale, über welche evb-nummern angefordert werden können. Aber auch hier gilt das Zug-um-Zug-Verfahren. Um den Zwischenhandel trotzdem zu ermöglichen, hat unser Vertriebspartner sich für ein neuartiges Konzept entschieden. Mit Hilfe von Anforderungscodes, welche wie die bisherigen VB-Nummern auf den Doppelkarten gehandelt werden, können Zwischenhändler diese Karten weiter verkaufen. Lediglich der POS am Ende der Kette muss letztendlich die Aktivierung durchführen. Hierzu stehen ein entsprechendes Online-Portal sowie Zugänge über mobile Endgeräte (WAP) und eine telefonische Aktivierung zur Verfügung. Seite 7

8 Das evb-verfahren 8 Das Anforderungs-Verfahren Die Nutzung von Anforderungscodes im Zwischenhandel ermöglicht den Weiterverkauf von Karten bzw. später in der Endphase des Projekts den Handel mit Zusagen zum Tausch eines Anforderungscodes gegen eine evb-nummer: Der Ablauf ist dabei wie folgt: 1. Der Händler kauft bei seinem Großhändler Anforderungscodes ein. Jeder Anforderungscode enthält dabei die bekannten Merkmale Kartenart, Versicherer und Versteuerung. Der Code stellt die Zusage des Großhändlers dar, sie bei Aktivierung gegen eine evb-nummer mit denselben Eigenschaften einzutauschen. 2. Der Großhändler schaltet den Anforderungscode im evb-aktivierungsportal frei. 3. Der Händler kann über diverse Zwischenhändler den Anforderungscode weiterverkaufen. 4. Schließlich wird der Code an den POS verkauft, welcher auf Anfrage eines VN die Aktivierung durchführen muss. Zu beachten ist, dass auch der Händler selbst oder jeder Zwischenhändler den Anforderungscode für eine Aktivierung einsetzen kann. 5. Bei der Aktivierung (siehe Abbildung 2) tauscht der POS den Anforderungscode gegen eine evb-nummer, welcher er dann wie beschrieben an den VN verkaufen kann. Der Anforderungscode wird dabei verbraucht. In der Übergangsphase werden die Anforderungscodes auf die Doppelkarten gedruckt. Später in der Endphase wird es Karten in Scheckkarten-Größe geben, auf denen der Anforderungscode und die Eigenschaften vermerkt sind. Abbildung 4: Anforderungs-Verfahren Seite 8

9 Das evb-verfahren 9 Merkmale des Anforderungscodes Die bereitgestellten Anforderungscodes weisen folgende Merkmale auf: Der Code besteht aus 3 Blöcken zu jeweils 5 Zeichen (alphanumerisch) Anforderungscodes können wie vorher Doppelkarten gehandelt werden Mit einem Anforderungscode kann genau eine evb-nummer aktiviert werden Anforderungscodes sind eindeutig und werden nicht doppelt vergeben Nachverfolgbarkeit ist für die evb-nummer als auch für den Anforderungscode gegeben Aktivierungen werden elektronisch gespeichert und sind damit nachverfolgbar Abbildung 5: Beispiel für einen Anforderungscode Seite 9

10 Das evb-verfahren 10 Möglichkeiten der Aktivierung Für die Aktivierung von evb-nummern und dem Eintauschen der Anforderungscodes stellt der Großhändler ein eigenes Internet-Portal sowie zwei weitere Zugangswege zur Verfügung. Internet-Portal Über die Internet-Adresse können Sie das Aktivierungs-Portal aufrufen. Sie sehen dann folgende Startseite: Abbildung 6: evb-aktivierungsportal Startseite Vor der Nutzung des Portals ist eine Registrierung erforderlich. Sollten Sie noch keine Registrierung für dieses Portal vorgenommen haben, so klicken Sie bitte auf das Wort hier im Satz Sollten Sie sich noch nicht registriert haben. Sie sehen dann nachfolgend die Registrierungsseite: Abbildung 7: Registrierung im evb-aktivierungsportal Seite 10

11 Das evb-verfahren 11 Füllen Sie bitte dieses Formular vollständig aus. Ein Benutzername für die Anmeldung wird automatisch erstellt, aber das Passwort können Sie selbst wählen. Bitte beachten Sie, dass das Passwort mindestens 6 Stellen lang sein und mindestens 2 Ziffern (0-9) enthalten muss. Achten Sie darauf, dass Sie eine gültige Adresse eingetragen haben. Sollten Sie Ihr Passwort vergessen, so können Sie auf der Startseite ein neues anfordern. Dieses erhalten Sie dann per zugesandt. Als letztes geben Sie bitte die Buchstaben und Zahlen, welche Sie unten in der Grafik sehen, in das Feld Grafik-Code ein. Für den Fall, dass sie den Code in der Grafik nicht richtig lesen können, laden Sie einfach durch Drücken der Taste F5 die Seite neu damit wird ein neuer Code generiert. Schließen Sie den Vorgang mit einem Klick auf den Button Registrieren ab. Ein Mitarbeiter des Online-Portals wird die Registrierung prüfen und Sie so schnell wie möglich freischalten. Bei Rückfragen wird man sich telefonisch mit Ihnen in Verbindung setzen. Sobald Sie Ihre Zugangsdaten (Benutzername und Telefon-PIN, siehe unten Service Line ) erhalten haben, können Sie sich im Portal anmelden. Tragen Sie dazu den erhaltenen Benutzernamen und Ihr selbst vergebenes Passwort in die dafür vorgesehenen Felder ein und klicken Sie auf Anmelden. Sie sollten dann folgendes Bild sehen: Abbildung 8: evb-aktivierungsportal Menüseite In der oberen Leiste sehen Sie die möglichen Auswahlpunkte. Im mittleren Teil sehen Sie ggfs. wichtige Meldungen, darunter den Bereich Schnellauswahl. Dort befinden sich auch die beiden am häufigsten gebrauchten Funktionen: evb-aktivierung und Aktivierungshistorie Seite 11

12 Das evb-verfahren 12 Aktivierung/Anforderung einer evb-nummer Sobald Sie die Aktivierung einer evb-nummer auswählen, werden Sie zunächst nach einem gültigen (unverbrauchtem) Anforderungscode sowie den Eckdaten (Versicherung und Kartenart) gefragt. Abbildung 9: evb-aktivierung - Schritt 1 Geben Sie in dem Feld Anforderungscode den Anforderungscode von der Karte ein. Zudem wählen Sie in den Feldern Versicherung und Kartenart die zutreffenden Eigenschaften der Karte aus. Klicken Sie anschließend auf den Punkt evb anfordern. Sollten Sie einen bereits verbrauchten Anforderungscode eingegeben haben, so wird das System Sie darüber informieren. Ansonsten sollten Sie folgende Seite sehen: Abbildung 10: evb-aktivierung - Schritt 2 Seite 12

13 Das evb-verfahren 13 Sie sehen, dass der Anforderungscode, die Versicherung und der Kartentyp von der vorherigen Seite übernommen wurden. Sie brauchen nun nur noch die Daten des VN einzugeben. Sollten Sie Fragen zu einem der Felder haben, so gehen Sie mit dem Mauszeiger einfach über das entsprechende Fragezeichen neben dem Eingabefeld. Es erscheint ein kleiner Hilfetext mit Informationen zum Ausfüllen des Feldes. Beachten Sie bitte, dass Sie auswählen müssen, ob die Zulassung auf eine natürliche Person, eine juristische Person oder eine Vereinigung erfolgen soll. Dementsprechend verändern sich die nachfolgenden Eingabefelder etwas. Wichtig: Gehen Sie bei der Eingabe sehr genau vor, ggfs. lassen Sie sich vom VN seinen Personalausweis oder Reisepass zeigen. Denn wenn Sie Fehler bei der Eingabe machen, kann der VN später bei der Zulassungsstelle Probleme bekommen, wenn die Daten abweichen. Wenn die Aktivierung abgeschlossen wurde hierbei können ein paar Sekunden vergehen sollten Sie folgendes Bild sehen: Abbildung 11: evb Bestätigungsseite Sie sehen ganz oben in dicker schwarzer Schrift die evb-nummer. Zudem werden noch einmal alle wichtigen Informationen aufgelistet, welche den VN und die Karte betreffen. Sie können nun über den Button evb-aktivierung drucken einen Ausdruck dieser Daten auf Ihrem Drucker ausgeben. Dies ist in der Übergangsphase nicht erforderlich, weil die evb-nummer auf der Doppelkarte eingetragen werden muss. In der Endphase haben Sie allerdings keine Doppelkarte mehr, so dass Sie entweder dem VN ein eigens erstelltes Dokument aushändigen (z.b. auf Ihrer Rechnung, auf der Sie dann die evb-nummer manuell eintragen müssen), oder Sie drucken sich aus dem Portal die Bestätigung aus und übergeben diese dem VN. Auf jeden Fall ist der Aktivierungsvorgang damit abgeschlossen. Seite 13

14 Das evb-verfahren 14 Aktivierungshistorie Sie können aus dem Hauptmenü in die Aktivierungshistorie springen, in der Sie die alle Aktivierungen sehen können, die Sie jemals getätigt haben. Aus Gründen des Datenschutzes werden die Daten des VN nicht mit angezeigt. Sie sehen lediglich das Datum, die Uhrzeit, den Anforderungscode sowie die erhaltene evb-nummer. Zudem können Sie taggleich noch einmal das Bestätigungsformular für den VN ausdrucken, welches Sie auch nach Abschluss der Aktivierung drucken können. Taggleich deswegen, weil danach aus Datenschutzgründen diese Dokumente gelöscht werden. Sollten Sie weitere Fragen zu spezifischen Aktivierungsvorgängen haben, so kontaktieren Sie bitte die Service Line (siehe unten). Zugang für mobile Endgeräte (WAP) Über die Adresse können Sie das Aktivierungs-Portal für mobile Endgeräte (z.b. Handy, PDA, Smartphone, etc.) aufrufen. Die Anmeldung erfolgt mit denselben Zugangsdaten wie im Online-Portal. Sie können dann über eine (einfach gehaltene) Maske Aktivierungen von evb-nummern durchführen, die Funktionsweise ist dabei identisch mit dem Online-Portal. Im Zuge der kleinen Displays bei mobilen Endgeräten gibt es diverse Funktionen über den WAP- Zugang nicht, wie z.b. Aktivierungshistorie, Benutzerdaten ändern, etc. Diese können Sie nur im Online-Portal durchführen. Wenn Sie über ein voll Internet-fähiges mobiles Endgerät verfügen, können Sie auch die reguläre Adresse des Online-Portals aufrufen und darüber alle Funktionalitäten nutzen auch ohne PC. Dies setzt aber einen vollwertigen Internet-Browser auf Ihrem Gerät voraus. Seite 14

15 Das evb-verfahren 15 Zugang über die Service Line Sie haben zudem die Möglichkeit, Aktivierungen per Telefon durchzuführen. Die Rufnummer wird über das Online-Portal kurz vor dem Start am bekannt gegeben. Damit Sie Aktivierungen über die Service Line durchführen können, müssen Sie im Online-Portal registriert sein, und Ihre Zugangsdaten erhalten haben. Dabei haben Sie auch eine 6-stellige Telefon-PIN (6 Ziffern) erhalten. Wenn Sie sich bei der Service Line melden, werden Sie wie folgt von einem Mitarbeiter befragt: 1. Nennen Sie Ihren Benutzernamen (nicht das Passwort!) aus dem Online-Portal 2. Der Mitarbeiter in der Service Line wird Sie nach 3 Stellen aus Ihrer 6-stelligen PIN fragen. Nennen Sie ihm nur diese Ziffern, nicht die vollständige PIN! Ein Beispiel: Ihr Benutzername lautet: pos Ihr Passwort lautet: hanspeter99 Ihre 6-stellige Telefon-PIN lautet: Ziffer PIN: Auf Anfrage des Mitarbeiters nennen Sie ihm den Benutzernamen (pos0001-1). Anschließend fragt der Mitarbeiter Sie nach der 1., 2.. und 4. Ziffer Ihrer Telefon-PIN. In diesem Fall wäre die richtige Antwort 5,8 und 7. Wichtig: der Mitarbeiter wird Sie niemals(!) nach Ihrem Passwort für das Online-Portal fragen. Er wird ebenfalls niemals nach der kompletten PIN fragen. Nennen Sie ihm keine dieser Informationen, ansonsten ist er gezwungen, Ihren Zugang zu sperren und ein neues Passwort bzw. eine neue Telefon-PIN vergeben zu lassen. Dies sind Sicherheitsvorkehrungen, um Mißbrauch zu vermeiden. Selbstverständlich steht Ihnen die Service Line auch bei allen Fragen rund um die Aktivierung von evb-nummern im Online-Portal zur Verfügung. Sollten Sie ein Problem mit dem Zugang oder der Aktivierung haben, so helfen Ihnen die Mitarbeiter der Service Line gerne weiter. Seite 15

16 Das evb-verfahren 16 Version: 1.01 Stand vom: Die Inhalte dieser Kundeninformation enthalten keine rechtsverbindlichen Aussagen. Der Verantwortliche übernimmt keinerlei Garantie für den Wahrheitsgehalt der Inhalte. Seite 16