Spendenverwaltung. Linear Software GmbH, Charlottenstr Berlin, Telefon: 030 / ,

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1 Spendenverwaltung Linear Sftware GmbH, Charlttenstr Berlin, Telefn: 030 / ,

2 Inhaltsverzeichnis (Prgrammstand Nvember 2011) Inhaltsverzeichnis Spendenverwaltung Das Einsatzspektrum Prgrammeinstellungen Bankdateipflege Einstellung der Buchungsmasken Erfassung der Spenden Reprt Spendenquittungen / Dankschreiben Statistik / Grafische Auswertungen Mögliche Selektins- und Auswahlfunktinen sind u.a. möglich: Telefn: 030 / , 2

3 1. Spendenverwaltung Die Linear Spendenverwaltung wird als zusätzliche Mdul zur SQL-Versin der Linear Adressverwaltung / Memberware extra frei geschaltet. Die Linear Adressverwaltung wird als Basismdul eingesetzt. Alle Mdule verfügen über einen Layutgeneratr, welcher die individuelle Anpassung der Eingabemasken ermöglicht. In der Linear Adressverwaltung haben Sie flgende Möglichkeiten: Telefn: 030 / , 3

4 2. Das Einsatzspektrum Speicherung der Spender-/ Interessentendaten Speichern aller Zahlungsdaten Infrmatinsflüsse innerhalb der Organisatin Knsistente Daten Kntakthistrien, jahresübergreifend Mitgliederverwaltung Aktinsüberwachungen, Umsatzauswertungen Auswertungs- und Berichtsfunktinen, Erflgskntrlle Druck- und Serienbrieffunktinen Datenbankabfragen (SQL) Abwicklung vn Telefnie-, Fax., -Anbindung Erbschaftsverwaltung Bußgelderverwaltung Vergabe vn Benutzerrechten Kreislauf des Database Fundraising Zentrale Datenbank Daten analysieren Reaktinen Adressenidentifikatin Auswertungen Telefn: 030 / , 4

5 3. Prgrammeinstellungen Die Einstellungen in der Spendenverwaltung können ähnlich den Einstellungen in der Linear Fibu vrgenmmen werden. Dabei sind die Bankknten für die Spendenverwaltung festzulegen und die Buchungsmaske einzustellen. 3.1 Bankdateipflege Mit Klick auf den Buttn "Bankdateipflege können Sie die in der FIBU hinterlegten Geldknten für die Spendenverwaltung aktivieren. Telefn: 030 / , 5

6 3.2 Einstellung der Buchungsmasken Die Einstellung der Sichtbaren Felder für die Buchungsmasken nehmen Sie über das Icn "Layut" vr. Dabei haben Sie die Möglichkeit Buchung und Gegenbuchung getrennt einzustellen. Telefn: 030 / , 6

7 3.3 Erfassung der Spenden Beim Aufruf der Spendenmaske steht der Cursr im Feld Belegdatum. Das gewünschte Datum kann eingestellt werden und der Wechsel zwischen den Feldern erflgt mit der Enter- bzw. Tabulatrtaste. Wenn Sie im Feld Nachname einen Buchstaben eingeben wird ein Suchfenster geöffnet, in dem Sie den gewünschten Adressdatensatz auswählen können bzw. aus dem Sie in die Adressverwaltung wechseln können, damit Sie die Spendenquittung erstellen. Die Suche ist auch in Kmbinatin möglich. Bsp. Nachname und Ort. Mehrere Einträge mit den gleichen Nachnamen werden Ihnen angezeigt. Die Übernahme des gewünschten Spenders kann per Dppelklick erflgen. Eine autmatische Kntenverbuchung in Linear ist über das Zusatzmdul SWIFT möglich. Telefn: 030 / , 7

8 4. Reprt Hier haben Sie die Möglichkeit Auswertungen zu Ihren Spenden der Exprte nach Kriterien wie Datum Prjekt Spendenart Aktinen Buchungsjahr etc. auszugeben. Grundsätzliche Fragen können mit der Linear Fundrasing Sftware beantwrtet werden: Prfessinelle Auswertungen sind mit diesem Tl ebenfalls möglich: Wer hat gespendet? Wann wurde gespendet? Wieviel wurde gespendet? Wie ft wurde gespendet? Für welchen Zweck wurde gespendet? RFM Analyse ABC Spenderanalyse Reginale Auswertungen mit Zielgruppen Erflgskntrlle der Spendenaktinen Altersstruktur Dauer der Zugehörigkeit eines Förderers zur Organisatin Der Aufbau der Listen kann mit dem eingebauten Listengeneratr selbst verändert werden. Beispiel: Es sllen alle Spender, die Geldzuwendungen im Jahr 2011 für das Prjekt 2 (Spende Kinderdrf) gespendet haben, ausgewählt werden. Bei den Prjekten können zusätzlich auch Kstenstellen hinterlegt werden. (KST Neubau.) Telefn: 030 / , 8

9 5. Spendenquittungen / Dankschreiben Die Spendenquittungen können direkt aus der Spendenerfassung durch anklicken des Wrd - Buttns gedruckt werden. Die Sammelspendenquittungen werden über das Menü Spendenquittung ausgedruckt. Die Abfragemöglichkeiten und smit die Eingabemasken sind für die Dankschreiben weitestgehend identisch gehalten wrden. Selektieren Sie anschließend für bestimmte Bereiche und rufen "Auswertung starten" auf. Sie haben ferner die Optin den Quittungsdruck als Kntakt eintragen zu lassen, s dass Sie in der Linear -Memberware entsprechen die Einträge verflgen können. Die Vrlagen können individuell angepasst werden. Die Auswahl der Vrlage erflgt über den Buttn. Telefn: 030 / , 9

10 6. Statistik / Grafische Auswertungen. In dem Auswertungstl können Jahresvergleiche generiert werden. Es können alle Spenden angezeigt werden der nur bestimmte Prjekte, Aktinen der nach Art der Spenden. Die Ausgabe erflgt in unterschiedlichen Frmaten. ( Reprt, pdf, Excel der grafisch) Telefn: 030 / , 10

11 Die angegebenen Kennungsfelder können in der Adressverwaltung individuell benannt und gepflegt werden. Danach werden diese in dem Spendenauswertungsgeneratr angezeigt und grafisch der als Liste dargestellt. Die einzelnen Suchkriterien können ebenfalls selbst definiert und abgespeichert werden. Die Auswertungen können nach Excel übergeben werden. Telefn: 030 / , 11

12 6.2 Mögliche Selektins- und Auswahlfunktinen sind u.a. möglich: Dauer der Zugehörigkeit eines Förderers zur Organisatin Geschlecht Spendenzwecke Altersstruktur RFM (Receny - Frequenzy- Mnetary Value) (Zeit Spenderhäufigkeit - Spendensumme) Mailinghistrie ABC-Spenderanalyse Reginale Auswertungen (nach PLZ Anzahl der Spenden der Höhe des Spendenbetrages Zielgruppenselektin Spendenzweck Erflgskntrlle der Spendenaktinen Die Spenderhistrie kann auch in der Adressverwaltung Persnen- der Firmenbezgen angezeigt werden. Der Zeitraum kann eingegrenzt werden. Es wird direkt angezeigt, b eine Spendenquittung der Danksagung erflgt ist. Telefn: 030 / , 12

13 Ebenfalls werden jahresübergreifend pr Persn der Firma die Spendeneingänge kumuliert pr Jahr angezeigt. Durch Anklicken auf das entsprechende Jahr, werden die Einzelverbuchungen angezeigt. Telefn: 030 / , 13

14 Beispiel - Bußgeldverwaltung Über das Zusatzmdul Prjektverwaltung können verschiedene Fundraisingbereiche verwaltet werden. Bsp. Bußgeldverwaltung: Die Ausgabe der Prjekte kann in den selbst erstellten Reprts ausgegeben werden. Die Prjekte können mittels eines Layuttls vr eingestellt werden und die entsprechenden Felder können gezgen werden. Telefn: 030 / , 14

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