B2B-Geschäftsszenarien mit der Cloud-Lösung SAP Business ByDesign

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1 B2B-Geschäftsszenarien mit der Cloud-Lösung SAP Business ByDesign Dr. Andreas Hufgard IBIS Labs IBIS Prof. Thome AG Mergentheimer Str. 76a Würzburg Mitautoren der standortübergreifenden Kapitel 1 und 2: Prof. Dr. Christine Legner HEC Lausanne, Université de Lausanne Internef, bureau CH-1015 Lausanne Christine.legner@unil.ch PD Dr. Axel Winkelmann Universität Münster Leonardo-Campus Münster axel.winkelmann@ercis.uni-muenster.de Abstract: Die Vermittlung von Wissen über betriebswirtschaftliche Anwendungssysteme ist in informationssystembezogenen Studiengängen essenziell. Genauso müssen in SAP-Anwenderunternehmen Experten ausgebildet werden, um Gestaltungsaufgaben zu lösen. Für beide Bereiche stellt sich demnach die Frage: Wie verändert sich eine gestaltungsorientierte Ausbildung mit einer Cloud- Lösung? Letztlich kann man die Frage erweitern: Wie verändert sich insgesamt die Beratung mit Cloud-Lösungen? Um erste Erkenntnisse über diese neuen Möglichkeiten und Implikationen zu gewinnen, wurde ein Experiment gestartet. In einer weltweit ersten Pilotanwendung arbeiteten Studierende an den Universitäten Lausanne, Münster und Würzburg hochschulübergreifend an der Realisierung und Implementierung von B2B-Geschäftsszenarien zum elektronischen Datenaustausch zwischen drei SAP Business ByDesign-Systemen. Die daraus resultierenden Erfahrungen und Erkenntnisse stehen im Mittelpunkt des Artikels. 1 Problemorientiertes Lernen zur ERP-Wissensvermittlung Enterprise Resource Planning-Systeme (ERP) bilden das Rückgrat der Informationsverarbeitung in Unternehmen. Sie sind heutzutage in einem Großteil der Unternehmen im Einsatz. Über 92% aller deutschen Industrieunternehmen setzen ERP- Systeme ein [Ko09]. Daraus ergibt sich die Notwendigkeit für Hochschulen, ihren Studierenden und späteren Beratern bzw. Anwendungsexperten das geforderte Fachwissen zu vermitteln insbesondere in informationssystembezogenen Studiengängen, wie beispielsweise dem Studiengang Wirtschaftsinformatik [Ve08]. Der Wissenstransfer

2 zu Anwendungssystemen kann hierbei über verschiedene didaktische Ansätze erfolgen [LW11]. Die Vermittlung von Grundlagenwissen zu Aufbau und Funktionalität von betriebswirtschaftlichen Anwendungssystemen wird häufig durch die Einweisung und problemorientierte Arbeit am System ergänzt. Ein Großteil der Hochschulen versorgt die Studierenden aufgrund seiner Stellung als Marktführer und der damit verbundenen hohen Verbreitung in der Praxis vor allem mit Kenntnissen über das Standard-ERP- System des weltweit größten ERP-Herstellers SAP [LW11]. Seit dem Sommersemester 2011 bietet die SAP den Hochschulen als Ausbildungspartner ein neues ERP-System namens SAP Business ByDesign an. Das System kann im Browser bedient werden und wird zentral in einem Rechenzentrum der SAP betrieben. Durch seine Adaptionsfähigkeit, die es erlaubt, mittels der betriebswirtschaftlichen Konfiguration den aktiven Lösungsumfang sehr stark einzuschränken, lassen sich auch Unterrichtsformen unter dem Paradigma des problemorientierten Lernens realisieren: Dabei setzen sich Studierende selbstständig mit einem bestimmten Untersuchungsbereich auseinander [SLLB08, Hu11, WL10]. In einer Weiterführung des Gedankens des problemorientierten Lernens am Beispiel von SAP Business ByDesign soll im Folgenden das weltweit erste Hochschulprojekt zum Geschäftsdatenaustausch verschiedener ByDesign-Systeme an unterschiedlichen Hochschulen vorgestellt werden. Studierende am Schweizer Universitätsstandort Lausanne sowie an den beiden deutschen Universitäten Münster und Würzburg simulieren jeweils ein eigenes Unternehmen mit eigenem Business ByDesign-System innerhalb einer Wertschöpfungskette. Als Ausgangsbasis konzipierten und implementierten sie eine Lösung zum Datenaustausch zwischen den drei Unternehmen an den Universitätsstandorten. Das Seminar erlaubt den Studenten, die Geschäftsprozesse und die modernen Methoden des zwischenbetrieblichen Geschäftsdatenaustausches nachzuvollziehen. Gleichzeitig geht es auch um die Frage, ob und wie die Etablierung einer Geschäftsbeziehung effizient möglich ist, und welche Herausforderungen sich in der konkreten Abwicklung ergeben. Neben der effektiven Problemlösung können auf diese Weise auch die Implementierung und die Geschäftsabwicklung unter realitätsnahen Bedingungen evaluiert werden. Nebenbei geht das Seminar auch auf die Frage ein, ob neuartige Cloud-basierte Unternehmenslösungen bei der Implementierung und in der Nutzung einen Fortschritt bringen. Nach dieser einleitenden Motivation in Kapitel 1 stellt Kapitel 2 zunächst SAP Business ByDesign und die beteiligten Hochschulen vor. Kapitel 3 liefert Einblick in den Aufbau der Lehrveranstaltung. Kapitel 4 reflektiert kritisch die Veranstaltungsinhalte, bevor Kapitel 5 abschließend die Ergebnisse zusammenfasst.

3 2 Cloud-Lösung SAP Business ByDesign 2.1 ERP in der Cloud Cloud Computing ist ein technischer Ansatz zur bedarfsgerechten, flexiblen Bereitstellung von IT-Services über das Internet. Im Einzelnen stellt es Infrastrukturen, technische Plattformen oder Software in einer virtuellen Umgebung zur Verfügung [WH11]. Viele Unternehmen wie beispielsweise Google oder Amazon bieten seit einigen Jahren entsprechende Dienste an. Allerdings ist dieser Weg im ERP-Umfeld derzeit noch nicht stark verbreitet. ERP-Systeme integrieren traditionell als zentrale Unternehmenssoftware alle Daten und Funktionen des Unternehmens. Als komplexe Systeme bilden sie nicht nur die Unternehmensfunktionalität und -prozesse ab, sondern auch die organisatorischen Konstrukte, Autorisierungsstrukturen sowie die zu Grunde liegenden Datenanforderungen. Aufgrund des hohen Entwicklungsaufwands für ERP-Systeme wird primär Standardsoftware statt Individuallösungen eingesetzt [BJW07, Hu11]. Aus der operativen Perspektive bieten Standard-ERP-Systeme, die in der Cloud betrieben werden, zusätzliche Vorteile: Kosten: Viele Cloud-Software-Anbieter bieten ein Pay-per-Use -Modell, bei dem der Anwender anstelle von Lizenzen nur die tatsächliche Nutzung der Software bezahlt. Diese Flexibilisierung ist durchaus im strategischen Interesse der IT-Abteilungen der Anwenderunternehmen, beispielsweise bei der zeitweisen Nutzung weiterer Softwarefunktionalität oder der Reduzierung der Softwarelizenzen. Cloud-Anbieter im ERP-Umfeld bieten darüber hinaus zahlreiche Zusatzdienstleistungen wie Update- Services, Backup-Services oder Archivierungen, so dass das Anwenderunternehmen ggf. die IT-Personal- und Hardware-Kosten wegen wegfallender Tätigkeiten reduzieren kann. Infrastrukturnutzung: Die Virtualisierung in der Cloud bietet idealerweise die Möglichkeit, die tatsächlich benötigte IT-Kapazität des Anwenderunternehmens abzurufen. Damit muss der Cloud-Nutzer die dynamische Anpassung an Nachfragespitzen nicht durch das Vorhalten eigener IT-Infrastruktur ermöglichen. Service Level Management: Das Sicherheitsniveau von Cloud-Angeboten in Bezug auf Verfügbarkeit, Sicherheit, Desaster Recovery und Backup-Services übersteigt in vielen Fällen die Möglichkeiten und das Know-how des jeweiligen Anwenderunternehmens. (Mobiler) Zugang: Typischerweise werden Cloud-ERP-Systeme über den Webbrowser, Software-Client oder mobile Endgeräte bedient. Gerade der mobile Zugriff erlaubt einen flexiblen, dezentralen System-Zugang beispielsweise für verteilte Niederlassungen, Service-Teams oder Mitarbeiter im Home Office. 2.2 SAP Business ByDesign als Cloud-ERP-System SAP Business ByDesign ist eine integrativ konzipierte Unternehmenssoftware, die alle Funktionen einer klassischen ERP-Lösung abdeckt. Darüber hinaus umfasst sie

4 ergänzende Bereiche, wie das Customer Relationship Management (CRM) und das Supplier Relationship Management (SRM) [ZE08]. Geschäftsprozesse bleiben daher nicht auf die Startpunkte, Kundenauftrag oder Bestellanforderung, beschränkt. SAP Business ByDesign ermöglicht es somit, mehr betriebswirtschaftliche Themen und Methoden einzubinden, und die Geschäftsprozesse sind insgesamt breiter und aktueller aufgestellt. Abbildung 1 zeigt neben den Funktionenblöcken auch mehrere generelle Fähigkeiten, welche über traditionelle Standard-ERP-Systeme hinausgehen: Das System bietet eine eingebaute Analytik. Dementsprechend benötigt das Anwenderunternehmen kein zusätzliches, externes Data-Warehouse-System mehr, da alle Berichte direkt in die Software eingebunden sind und mit In- Memory-Technologie auf den aktuellen Datenstand zugreifen. Die datentechnische Integration der Geschäftsprozesse folgt einem neuen Paradigma. Auf Basis einer serviceorientierten Architektur wurden die Abläufe als durchgängige nachrichten- bzw. belegorientierte Integrationsszenarien zwischen den betriebswirtschaftlichen Teilbereichen strukturiert. [Hu11, HK12]. Zu den Systemfähigkeiten zählt auch das Thema Zusammenarbeit zwischen Geschäftspartnern. Mit SAP Business ByDesign können Unternehmen den Geschäftsdatenaustausch mit ihren Geschäftspartnern und Tochtergesellschaften verbessern. Mit Hilfe der B2B-Infrastruktur können Einkäufer und Lieferanten beispielsweise einkaufsbezogene Belege wie Angebote, Bestellungen, Auftragsbestätigungen, Lieferavise und Rechnungen elektronisch austauschen. Dies geschieht über interaktive Formulare, elektronischen Datenaustausch oder XML-Nachrichten.

5 Abbildung 1: Erweiterte Funktionsbeschreibung des SAP Business ByDesign [Hu11] Weitere besondere Eigenschaften sind die Automatisierungsfunktionen und die Aufgabensteuerung in SAP Business ByDesign. Mit dem Aufgaben- und Statusmanagement ist ein zusätzliches Element tief verankert, das in der bisherigen Generation von betriebswirtschaftlichen Softwarelösungen nur an der Oberfläche oder am Rande als Workflowmanagement angebunden war. Diese Form der rollen- und dokumentbezogenen Aufgabensteuerung ist durchgängig in allen Geschäftsprozessen zu finden. Aus Perspektive der Wirtschaftsinformatik sind auch die innovativen Gestaltungsmöglichkeiten aufgrund der Adaptierbarkeit, Erweiterbarkeit und Personalisierung von SAP Business ByDesign beachtenswert. Die regelbasierte, betriebswirtschaftliche Konfiguration des Lösungsumfangs und die Erweiterungsentwicklungswerkzeuge für Apps sind mit einer App-Store-Integration ebenfalls tief in der Softwarearchitektur verankert [HK12]. 2.3 Beteiligte Standorte Seit dem Sommersemester 2011 wird SAP Business ByDesign in der Hochschullehre mit eigenem Lehrmaterial eingesetzt. Die drei Universitäten Lausanne, Münster und Würzburg haben sich zusammengeschlossen, um neben den gängigen ERP-Lehrinhalten auch Aspekte der überbetrieblichen Zusammenarbeit in Lehrveranstaltungen abdecken zu können. Dieses Kapitel fasst den Hintergrund und die Motivation der Hochschulen zusammen. Die Universität Lausanne ist mit Studierenden neben Zürich größter Hochschulstandort der Schweiz. An der Universität Lausanne ist die Ecole des Hautes Etudes Commerciales (HEC) als wirtschaftswissenschaftliche Fakultät mit insgesamt Studierenden angesiedelt. Aufbauend auf den Bachelorprogrammen BSc in Management und BSc in Economics bietet sie sechs spezialisierte Masterprogramme an, darunter einen MSc in Information Systems mit 30 bis 40 Studierenden pro Jahr. Das Department of Information Systems (ISI) vertritt in der Lehre einerseits Grundlagenveranstaltungen der HEC und anderer Fakultäten, andererseits ist es für den spezialisierten MSc in Information Systems verantwortlich. Das ISI legt besonderen Wert auf die Vermittlung der Modellierungs- und Designkompetenz (Geschäftsmodelle, Prozesse und IT-Architekturen) und den Anwendungsbezug. Seit Frühjahr 2011 kommt SAP Business ByDesign anstelle eines Open Source-ERP-Systems im Wahlfach Business Processes and Information Systems (drittes Jahr Bachelor) zum Einsatz. Dank dem Erfolg der anschließend vorgestellten Lehrform wurde die Veranstaltung im Herbstsemester 2011 wiederholt. Es ist ferner gelungen, durch die Veranstaltung mehr interessierte Studierende an den MSc in Information Systems heranzuführen. Die Westfälische Wilhelms-Universität Münster ist mit knapp Studierenden eine der größten deutschen Universitäten mit 130 Studienfächern in 15 Fakultäten. Seit 1990 bietet die Fakultät für Wirtschaftswissenschaften einen Studiengang Wirtschaftsinformatik in Bachelor und Master an. Während der Bachelor

6 Wirtschaftsinformatik überwiegend in deutscher Sprache gelesen wird und auf ein weiterführendes Studium der Wirtschaftsinformatik vorbereitet, wird im Master Information Systems ausschließlich in englischer Sprache unterrichtet. Dadurch ist es möglich, dass zahlreiche ausländische Studierende ohne deutsche Sprachkenntnisse den Studiengang belegen. Das Masterstudienangebot ist in vier Säulen mit Lehrveranstaltungen aufgeteilt, aus denen die Studierenden zwecks Spezialisierung zwei Säulen wählen. Die in diesem Artikel beschriebene Lehrform wird im Rahmen des Seminars Business Information Systems mit 15 Studierenden durchgeführt und dient zur Vertiefung der im Bachelorstudiengang erworbenen Fähigkeiten im Bereich der Anwendungssysteme. Die Julius-Maximilians-Universität Würzburg hat über Studierende und ist die drittgrößte und älteste Universität in Bayern. Die Wirtschaftsinformatik ist seit 1985 Bestandteil der Wirtschaftswissenschaften. Seit 2000 gibt es den Executive MBA Business Integration deutsch und international mit jeweils 30 Studenten. Seit 2008 bietet die Fakultät zusätzlich auch einen eigenen Studiengang der Wirtschaftsinformatik an. Von Anfang an gehörten die Standardanwendungssoftware und der elektronische Datenaustausch (EDI) zu den Forschungsschwerpunkten. Mit dem Verbundprojekt Virtuelle Unternehmen als Lehr-, Forschungs- und Ausbildungsnetz (VULCAN) leistete der Lehrstuhl von Prof. Thome in Zusammenarbeit mit anderen Universitäten Pionierarbeit. Seit 1993 läuft die Ausbildung in einem vierstufigen Lehrkonzept mit Bezug zu SAP R/3 bzw. SAP ERP. Die letzte Anpassung fand anlässlich der Einführung der Bachelor- und Masterstudiengänge für Wirtschaftsinformatik statt. Die Universität bietet folgende Veranstaltungen an: Geschäftsprozesse (100 Studenten, Bachelor drittes Semester Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftswissenschaften), Forward and Reverse Business Engineering (50 Studenten, Bachelor viertes Semester Wirtschaftsinformatik, Wirtschaftswissenschaften), Praktikum in VULCAN (30 Studenten, Master erstes Semester Wirtschaftsinformatik (Pflicht), Wirtschaftswissenschaften) und Continuous System Engineering und Adaption (30 Studenten, Master zweites Semester Wirtschaftsinformatik), in deren Rahmen Geschäftsprozesse und Unternehmenssoftware in Fallstudienseminaren auf dem Lehrplan stehen. SAP Business ByDesign hat in Würzburg SAP ERP in den Veranstaltungen Geschäftsprozesse (seit 2010) und VULCAN (seit 2008) abgelöst. 3 Ablauf der Lehrveranstaltung Das Ziel der gemeinsamen Lehrveranstaltung war es, Wissen über Konzeption, Aufbau und Prozesse des ERP-Systems SAP Business ByDesign zu vermitteln und mittels eines Integrationsszenarios einen elektronischen Datenaustausch zu ermöglichen. Die

7 Studierenden sollten dabei unter Nutzung dreier verschiedener SAP Business ByDesign- Systeme eine Wertschöpfungskette simulieren und die digitale Integration der auszutauschenden Dokumente realisieren. Die Lehrveranstaltung baute aufgrund der vorhandenen Systemdokumentation auf der (noch) aktuellen SAP Business ByDesign- Version 2.6 auf. Mit Geschäftsszenarien sind konkrete Fälle eines Geschäftsprozesses gemeint. Sie haben einen beispielhaften Charakter und zeigen eine Ablaufvariante des Geschäftsprozesses in einem bestimmten Kontext für ein Produkt und für einen Kunden. 3.1 BIT-Trainee-Programm Die systembasierten Fallstudien des Business Integration Trainee (BIT) für SAP Business ByDesign dienen in einem ersten Schritt zur eigenständigen Einarbeitung in das SAP Business ByDesign-System. Sie orientieren sich an der Laufbahn eines neuen Mitarbeiters, der durch die Bereiche eines Unternehmens rotiert und sich so in die wichtigsten Geschäftsprozesse einarbeitet. Mit seinen 14 Einheiten bietet das Seminarkonzept, das in Würzburg im Wintersemester 2010/11 für den SAP University Alliances entwickelt wurde, Lehrmaterial für bis zu 14 Veranstaltungen (14 mal vier SWS Vorlesung und Übung) [Hu11;HK12]. Die Lehrunterlagen liegen inzwischen sowohl in deutscher als auch englischer Sprache vor. Ähnlich wie BWL-Fallstudien, die in betriebswirtschaftlichen Seminaren die Arbeitsgrundlage bilden, orientieren sich die BIT-Fallstudien an einer konkreten Unternehmenssituation in einem Referenzunternehmen. Was deutlich über klassische Fallstudien hinausgeht, ist die Abbildung des betrachteten Modellunternehmens auf einem Referenzsystem mit SAP Business ByDesign. Das Modellunternehmen liefert dazu den Organisationsrahmen. In den Daten des Referenzsystems sind die betriebswirtschaftlichen Szenarien eingebaut, auf denen die Fallstudien aufsetzen. Die Ausgangslage wird im Szenario einer Referenzfirma dargestellt, um den Studenten auch den situativen Kontext näher zu bringen. Im Sinne der Fallstudie haben die Übenden die daraus folgenden Aufgaben zu erledigen. Dazu werden sie durch den Prozessablauf geleitet und müssen dort bestimmte Tätigkeiten ausführen sowie betriebswirtschaftliche Fragen beantworten, die sich aus den Zwischenschritten ergeben. Die Prozessschritte der Fallstudien sind mit dem Herausarbeiten von Fakten, dem Resümieren des Prozessablaufs durch eingebaute Analysen und deren Bewertung angereichert. Die Aufgabe der Lehrinhalte des BIT ist es, die betriebswirtschaftliche Integration in mehrfacher Hinsicht darzustellen und nachvollziehbar zu machen. Ereignisse, Analysen, Funktionen, Methoden, Belege und Rollen gestalten und prägen die Prozessschritte. Zu einem Geschäftsprozess fusionieren sie, wenn ihre Leistungsbeiträge im Rahmen eines Geschäftsmodelles zusammenwirken. Der unternehmensübergreifende Geschäftsprozess erweitert die Perspektive um die Rollen der Geschäftspartner, die Bedeutung von Lieferketten und den damit verbundenen Herausforderungen.

8 Für alle drei Standorte Lausanne, Münster und Würzburg dienten die BIT-Fallstudien zur Einarbeitung und als Absprungpunkt für den Aufbau von Geschäftsbeziehungen mit den anderen Standorten. 3.2 Aufbau der Geschäftsbeziehungen Die Lehrveranstaltung an den drei Standorten lebt sowohl von der standortindividuellen Einarbeitung auf Basis des vorangehend beschriebenen BIT-Trainee-Programms als auch von der standortübergreifenden Zusammenarbeit zur Realisierung des elektronischen Datenaustausches. Dazu haben sich die Studierenden der drei Universitäten zu einem Workshop bei SAP in Walldorf getroffen und die Details für die Realisierung besprochen. Ziel war es, sowohl inhaltlich über die übergreifenden Prozesse der drei Unternehmen und deren Implementierung zu diskutieren als auch parallel die Studierenden der anderen Standorte miteinander bekannt zu machen. Der Treffpunkt Walldorf wurde gewählt, um den Standort des SAP Business ByDesign- Rechenzentrums kennen zu lernen. Anschließend an das persönliche Treffen wurde die Anbindung zwischen den drei Standorten realisiert, die letztlich in eine Produktivphase mündete. Im Pilotseminar in Lausanne und Münster verwendeten die Teilnehmer jeweils zwei Gesellschaften im Referenzsystem, um mit der in Würzburg schon betriebenen Live Services GmbH Geschäftsbeziehungen aufzunehmen (siehe Abbildung 2). Die Live Services GmbH und die ebenfalls Würzburger LIVE AG sind komplett von VULCAN- Studenten neuimplementierte Modellunternehmen und existieren schon seit mehreren Semester. Ausgehend von der Fallstudie 5 (Marketing und Kundenaftrag) des BIT-Programms bestellt die Almika (Lausanne) bei der LIVE Services (Würzburg). Die LIVE Services GmbH liefert nicht direkt, sondern schaltet ihre Muttergesellschaft ein, die LIVE AG (Produktionsunternehmen), die als Streckenlieferant auftritt. Die Studenten in Lausanne können dann in der Fallstudie 6 (Auslieferung und Fakturierung) den benötigten Wareneingang buchen und mit ihrem Curriculum fortfahren. Das Ziel solch eines Geschäftsdatenaustausches ist es, für alle Hochschulen, die das BIT Curriculum einsetzen, eine Kommunikationsmöglichkeit zu eröffnen und zu erproben, die logisch auf die Fallstudien aufsetzt. So können die Geschäftsbeziehungen mit der LIVE Services im Rahmen der Fallstudie 2 (Bezugsquellenfindung) per interaktives Formular aufgenommen werden, um die oben dargestellte Abwicklung in Fallstudien 5 und 6 zu starten.

9 Abbildung 2: B2B-Kommunikation der drei Standorte im WS11/12 Mit der Innovat (Münster) wurde der umgekehrte Prozess gestartet. Die LIVE Services GmbH kaufte in Münster Dienstleistungen ein. Dazu mussten die Münsteraner zunächst einen Leistungskatalog definieren und ihn der LIVE Services übermitteln. Darauf aufbauend bestellte Würzburg in Münster und die Leistungsabwicklung wird geplant und durchgeführt. Nach der erfolgreichen Abwicklung der ersten beiden Geschäftsszenarien, die hier aus Sicht von Würzburg dargestellt sind, kommunizieren auch Lausanne Münster. Sie tauschen ggf. die Rollen, um eine breite Abdeckung möglicher Szenarien des elektronischen Datenaustauschs zu ermöglichen. 3.3 Einrichtung B2B-Kommunikation zwischen Würzburg und Lausanne Fünf Schritte waren notwendig, um einen Geschäftsbeleg mit Hilfe von SAP Business ByDesign zwischen der LIVE Services GmbH und einem weiteren Unternehmen austauschen zu können. Diese sind im Folgenden kurz dargestellt: Betriebswirtschaftliche Konfiguration anpassen, Organisationsmanagement pflegen, Lieferantenstammdaten pflegen, Kommunikationsvereinbarung einrichten und XML als Ausgabekanal wählen. Die grundlegende Aktivierung, in welchem Umfang die elektronische Kommunikation stattfinden soll, wird mit dem Beantworten von betriebswirtschaftlichen Fragen in der

10 Konfiguration festgelegt. Abbildung 3 zeigt die Auswahlmöglichkeiten rund um den Kundenauftrag auf, die in diesem Falle alle ausgewählt wurden. Abbildung 3: Betriebswirtschaftliche Optionen zur Kommunikation im Verkauf Weiterhin mussten die Studierenden für die Live Services GmbH im Organisationsmanagement (siehe Abbildung 4) einige notwendige Grundeinstellungen vornehmen. So mussten sie eine Dun&Bradstreet-Nummer eingetragen, als für das Unternehmen eindeutige Identifikationsnummer in e-business-szenarien dient. Alternativ hätten sie auch die deutsche Zollnummer verwenden können. Abbildung 4: Identifikation mit Dun&Bradstreet-Nummer im Organisationsmanagement Die Dun&Bradstreet-Nummer muss der Anwender auch für jeden Lieferanten einrichten, mit dem eine entsprechende Kommunikation vereinbart werden soll. Dies ist in den Stammdaten der Lieferanten möglich.

11 Abbildung 5: Kommunikationsvereinbarung Kundenauftragseingang mit Almika Lausanne Anschließend kann die geschäftspartnerbezogene Kommunikationsvereinbarung für den konkreten Geschäftsbeleg eingerichtet werden (siehe Abbildung 4). Mit der Kommunikationsvereinbarung werden die Grundvoraussetzungen für automatisch abgewickelte, unternehmensübergreifende Prozesse geschaffen. Die Pflege geschieht im Workcenter Anwendungs- und Benutzerverwaltung. Dort lässt sich auch eine Übersicht auf alle bisher im System gepflegten Kommunikationsvereinbarungen anzeigen. Damit ein unternehmensübergreifender Prozess funktioniert, ist es wichtig, dass in den Systemen der Geschäftspartner entsprechende Kommunikationsvereinbarungen vorgenommen werden. Dies bedeutet, dass analog zum eingehenden Kundenauftrag bei der Live Services GmbH die Almika Lausanne GmbH eine Vereinbarung zu einer ausgehenden Bestellung einrichten musste. In den Kundenstammdaten in Abbildung 5 gibt es eine Übersicht der bereits eingerichteten Geschäftsbelege sowie deren Kommunikationsmedium, also Drucker, E- Mail oder XML.

12 Abbildung 5: Ausgabesteuerung im Lieferantenstamm Möchte ein Anwenderunternehmen einen neuen Beleg automatisiert mit seinem Kunden austauschen, ändert es entsprechend die Kommunikationsvereinbarung ab und legt hier den Ausgabekanal XML fest. 3.4 Einrichtung B2B-Kommunikation zwischen Würzburg und Münster Das im Folgenden dargestellte B2B-Konzept wurde in Zusammenarbeit mit der Innovat Münster Inc. und der Live Services GmbH Würzburg erstellt. Das Konzept sieht vor, die Bestellabwicklung von Dienstleistungen möglichst per Katalog und B2B- Kommunikation zu realisieren sowie alle Möglichkeiten von SAP Business ByDesign auszuschöpfen, um Medienbrüche und manuelle Arbeiten zu vermeiden. Folgende betriebswirtschaftliche Gründe sprachen für eine B2B-Kooperation: Münster ist ein Lieferant, von dem die Live Services GmbH in großer Häufigkeit Dienstleistungen einkauft. Durch das häufige Bestellen ergibt sich ein Multiplikatoreffekt für jede Verbesserung im Prozessablauf. Eine B2B-Kooperation kann hierbei für beide Seiten eine erhebliche Verringerung des manuellen Aufwands bei der Datenerfassung, eine erhöhte Geschwindigkeit der Bestellung sowie eine deutliche Verringerung von Medienbrüchen bieten.

13 Abbildung 6: Identifikation mit Dun&Bradstreet-Nummer im Organisationsmanagement Die im System identifizierten Möglichkeiten der B2B-Kommunikation umfassen (siehe Abbildung 6): Import eines Kataloges (Versendung als CSV-Datei) (1), Versendung von Bestellungen per XML-Schnittstelle (2), Versendung von Bestellbestätigungen per XML-Schnittstelle (3), Rechnungsabwicklung per XML-Schnittstelle (4). Auch dieses B2B-Szenario haben die Studierenden erfolgreich und weitgehend eigenständig realisiert. 4 Evaluation Insgesamt konnten für die Cloud-Lösung SAP Business ByDesign im Vergleich zu SAP ERP im Rahmen der Einarbeitung und Nutzung folgende Vorteile erkannt werden: Mit SAP Business ByDesign können Studierende betriebswirtschaftlich in einen Geschäftsprozess eingeführt werden, um sie dann die Aufgaben eigenständig am und mit dem System lösen zu lassen. Der flexible Systemzugriff und die Qualität der Benutzerführung reduzieren den Betreuungsaufwand deutlich. In der Nachbereitung kann der Dozent wesentlich einfacher alternative Perspektiven auf die Geschäftsszenarien liefern: Sicht des Abteilungsleiters, Analyse der Tätigkeiten oder Verfolgung der Integration. Der Vermittlung von betriebswirtschaftlichen Methoden und ihrer Anwendung in Prozessen kann mehr Zeit eingeräumt werden [Hu11].

14 Der Aufwand ist in der initialen Phase sehr gering: Ein SAP Business ByDesign-Tenant kann mit entsprechend vorbereiteten Stammdaten über die University Competence Centers (UCC) der SAP angefordert werden. Das Hosting übernimmt hierbei die SAP im eigenen Rechenzentrum, der Zugriff erfolgt über Webbrowser. Es ist als Administrator des eigenen SAP Business ByDesign-Tenants notwendig, für alle Studierenden (Mitarbeiter) innerhalb des Systems einen eigenen Login anzulegen. Dadurch können die Studierenden anschließend direkt mit den BIT-Fallstudien arbeiten und selbstständig ein von den anderen Universitätsstandorten losgelöstes Unternehmen abbilden. Für die Einrichtung der B2B-Geschäftszenarien ergeben sich dabei folgende Unterschiede zur Einrichtung eines etwa gleichwertigen Szenarios mit SAP ERP, SAP SRM und SAP PI (Process Integration): Kein IT-Administrator und SAP-Experte mit Netzwerk- und Kommunikations- Know-how ist mehr notwendig. Alle informationstechnischen Themen sind praktisch gelöst. Grundsätzlich findet eine Entkopplung von Hardware- (Server, Router), Software- (SAP XI-, PI-Server) und technischen Kommunikationsthemen (EDI-Systemen, IDOCs, etc.) statt. Durch die Bereitstellung der B2B-Kommunikationsinfrastruktur als Service in der Cloud wird die Einarbeitung und Einrichtung massiv vereinfacht. Diese unmittelbare Verfügbarkeit liefert für die Auseinandersetzung mit betriebswirtschaftlichen Fragen mehr Zeit. Abbildung 7 zeigt die Werte für die einzelnen Aufgaben. Der Vergleich mit SAP ERP, SRM und PI liefert eine Schätzung der Aufwandsreduktion für das Szenario Bestellabwicklung mit Ausschreibung und Katalog. Die Schätzwerte basieren auf einem vergleichbaren Szenario, das die IBIS Labs als Referenzinstallation 2008 implementiert hatten. Insgesamt kann davon ausgegangen werden, dass dem Aufwand von 8 Personentagen mit ByDesign ein Wert von mindestens 21 Tagen in der SAP ERP- Welt gegenüber stehen würde, wobei die weggefallenen Personentage sich größtenteils auf einen Experten für Prozessintegration (SAP-PI) beziehen. Zeitlich betrachtet, nahm die Einarbeitung nur noch 15 % in Anspruch und verlief reibungslos. Genau die fünf Punkte aus Kapitel 3.3 mussten zur Einrichtung in der Dokumentation für ein System durchgearbeitet werden. Gegenüber dem SAP ERP ist dies eine dramatische Vereinfachung mit ca. 80% Aufwandsreduktion. Die Einrichtung der Geschäftskommunikation kostete mit 46 % die meiste Zeit, da hierunter auch Absprachen mit den Geschäftspartnern fallen. SAP Business ByDesign hat es allerdings durch die gleiche Fragestellung bei beiden Partnern stark vereinfacht.

15 Aufgaben Einarbeitung Einrichtung und Absprache Test Administration Verteilung Aufwand mit ByDesign 10 h 15% 31 h 46 % 12 h 18 % 14 h 21 % geschätzte Einsparungen gegenüber SAP ERP / PI / SRM - 40 h 80% - 31 h 50% - 12 h 50% - 14 h 30-50% Abbildung 7: Größenordnung Aufwandsverteilung und -unterschiede zwischen SAP Business ByDesign vs. SAP ERP. Die Zeiteinsparungen bei Test und Administration basieren auf der Tatsache, dass es nur eine Integrationsbeziehung zwischen zwei Systemen zu testen und überwachen gab. Beim Einsatz der Lösung trat das Problem auf, dass der Kommunikationsaustausch im Testsystem zwar einwandfrei funktionierte, im Echtsystem aber die zurückgesendeten Formulare nicht automatisch importiert wurden. Dieser Fehler konnte zeitnah mit der SAP behoben werden, zeigt jedoch die Notwendigkeit des Testens unter Produktivbedingungen in der B2B-Kommunikation. 5 Lessons Learned Das hier vorgestellte Szenario ließ sich gut in die Curricula der beteiligten Universitäten einbinden und sorgte für eine praxisnahe Erweiterung des Ausbildungsinhalts der Studiengänge. Es ist beispielsweise auch denkbar, die vorgestellte Integrationsveranstaltung nicht hochschulübergreifend, sondern unter Nutzung mehrerer SAP Business ByDesign-Tenants innerhalb der eigenen Hochschule durchzuführen. Durch die Verfügbarkeit des Systems und der Schulungsmaterialien sowohl auf Deutsch als auch auf Englisch kann die Lehrveranstaltung auch international ausgerichtet sein und mit Partnern z.b. in den USA, Frankreich oder Indien durchgeführt werden. Das beschriebene Experiment bezog sich auf den Idealfall, dass alle B2B-Partner die gleiche Cloud-Lösung einsetzen. Geplant ist es deswegen, auch Szenarien mit anderen Cloud-Lösungen zu erproben und ebenfalls die Integration zwischen einer Cloud-Lösung und SAP ERP zu verwirklichen. Für die die Einarbeitung in den Anwenderunternehmen und die Beratung von Cloud- Lösungen lassen sich aus der Laborsituation folgende Erkenntnisse ableiten.

16 - Die Verantwortung für die technische Kommunikationsinfrastruktur, ihre Bereitstellung, die Verfügbarkeit der Systeme und der Support liegen jetzt beim SaaS-Anbieter (Software as a Service) und sind ein (noch) kritischer extermer Projektfaktor. - (Erst-)Implementierungen wir die B2B-Kommunikation bleiben weiterhin im Kompetenzbereich eines Beraters. Sie sind allerdings deutlich einfacher und schneller möglich, da viele Aufgaben, insbesondere im Bereich der B2B- Kommunikationsinfrastruktur, wegfallen. Die B2B-Projektaktivitäten zeigen, dass eine Verlagerung der Einarbeitung auf die - Verwendungsmöglichkeiten moderner Technologien und - die betriebswirtschaftlichen Gestaltungsmöglichkeiten stattfindet. Die Beherrschung des organisatorischen Wandels spielt eine entscheidende Rolle, um als Anwenderunternehmen die Potenziale zu nutzen (nicht um sich der Software anzupassen). Danksagung Die Probanden für die B2B-Realisierung in Würzburg, Abteilung B2B Kommunikation innerhalb der Live Services GmbH, waren Alexander Weinhard, Christoph Dorsch und David Hofmann. Die technische Realisierung für alle Standorte steuerte Dipl.-Kff. Patrica Kraft (IBIS Labs). Die Organisation von Seiten Würzburg lag bei M.Sc. Jörg Hofmann (IBIS Labs). Die Abschätzung der Vergleichsaufwände zu SAP ERP, PI und SRM lieferte Gerald Brosch als Experte der IBIS Prof. Thome AG. Literatur- und Quellenverzeichnis [BVW07] Becker, J; Vering, O; Winkelmann, A (2007): Softwareauswahl und -einführung in Industrie und Handel. Vorgehen bei und Erfahrungen mit ERP- und Warenwirtschaftssystemen. Springer, Berlin, Heidelberg. [Hu11] Hufgard, A (2011): Business Integration Trainee: Geschäftsprozesse begreifbar machen und Integrationswissen vermitteln. (Eingereichter Artikel). [HK12] Hufgard, A; Krüger, S (2012): SAP Business ByDesign: Geschäftsprozesse, Technologie und Implementierung anschaulich erklärt. SAP Press, Bonn. [Ko09] Konradin Business GmbH (2009): Konradin ERP-Studie 2009: Einsatz von ERP- Lösungen in der Industrie. Konradin Mediengruppe, Leinfelden-Echterdingen.

17 [LW11] Leyh, C; Winkelmann, A; Lu, J (2011): Exploring the diversity of ERP systems An empirical insight into system usage in academia. In: Proceedings of the Americas Conference on Information Systems (AMCIS). Detroit, USA. [SLLB08] Saulnier, BM; Landry, JP; Longenecker, HEJ; Wagner, TA (2008): From teaching to learning: Learner-centered teaching and assessment in information systems education. Journal of Information Systems Education 19(2): [Ve08] Venkatesh, V (2008): One-Size-Does-Not-Fit-All: Teaching MBA students different ERP implementation strategies. Journal of Information Systems Education 19(2): [WH11] Winkelmann, A; Haselmann, T (2011): Cloud Computing: Hype oder Realität? retail technology journal, 11(3). [WL10] Winkelmann, A; Leyh, C (2010): Teaching ERP systems: A multi-perspective view on the ERP system market. In: Journal of Information Systems Education, 21(2): [ZE08] Zencke, P; Eichin, R (2008): SAP Business ByDesign Die neue Mittelstandslösung der SAP, in: Wirtschaftsinformatik, 50(1):