AGILIA. Benutzer- Dokumentation TIME TRACKING

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1 AGILIA Benutzer- Dokumentation TIME TRACKING

2 Vorwort Vielen Dank für das Vertrauen, das Sie uns mit dem Erwerb von AGILIA entgegengebracht haben. Dieses Benutzerhandbuch ermöglicht Ihnen, die wichtigsten Funktionen von AGILIA schnell und effektiv zu erlernen. Dieser Teil des Benutzerhandbuches beschreibt den genauen Umgang mit dem Modul:. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Arbeit mit AGILIA. Bitte lesen Sie sich die folgende Anleitung gründlich durch. Sollten Sie trotzdem einmal Fragen haben, so kontaktieren Sie bitte unseren Support: Bezogen auf unsere Produkte bieten wir auch Trainings an. Eine detaillierte Beschreibung der Trainings senden wir Ihnen gerne zu. Haben Sie noch Fragen? Schicken Sie uns eine an: oder rufen Sie uns an unter: Hinweis: Die Ansichten der abgebildeten Menüs und Screenshots können unter Umständen von Ihrer individuellen Bildschirmansicht variieren abhängig von Ihren individuellen Einstellungen, Ihren Rechten in AGILIA und den Modulen, die Sie erworben haben. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH Schillerstr. 1 * 4020 Linz * Austria call * fax * surf Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werkes darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung durch ebit e business & IT EntwicklungsGmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Es wird darauf verwiesen, dass alle Angaben in dieser Dokumentation trotz sorgfältiger Bearbeitung ohne Gewähr erfolgen und eine Haftung ausgeschlossen ist. agilia, ebit und das ebit Logo sind Marken der ebit e business & IT EntwicklungsGmbH. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 2 / 12

3 Inhalte 1 ALLGEMEINES AN- UND ABMELDUNG... 5 Wie melde ich mich an?... 5 Schritt Schritt ADMINISTRATION... 7 Zeiten suchen, anzeigen und verwalten... 7 Löschen von Zeiteinträgen... 9 Neue Einträge hinzufügen... 9 Tätigkeiten verwalten REPORTS STAMMDATEN Tätigkeit ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 3 / 12

4 1 Allgemeines ist ein Modul von AGILIA zur einfachen Zeiterfassung. Es ermöglicht eine unkomplizierte Anmeldung der Benutzer und bietet umfassende Funktionen zur Administration und zur Auswertung der Daten. In diesem Teil der Benutzerdokumentation finden Sie die Beschreibung der Bereiche, die sich mit der Zeiterfassung in AGILIA beschäftigen. gliedert sich in zwei Bereiche: 1. Die Benutzerseite hier melden sich alle Anwender zur Zeiterfassung an. 2. Die Administrationsseite hier wird das gewartet und es können Abfragen und Reports durchgeführt werden. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 4 / 12

5 2 An- und Abmeldung Wie melde ich mich an? Schritt 1 Abbildung 1: Login Zeiterfassung Sie finden die Login-Maske unter Ihrer AGILIA-Adresse mit der Erweiterung /timetracking/login.aspx. Diese Adresse könnte sich beispielsweise wie folgt darstellen: Hinweis: Es wird empfohlen, diese Seite als Startseite einzurichten. Um sich anzumelden, gehen Sie wie folgt vor: Schritt 1 Geben Sie Ihren Benutzernamen im Feld "Login" und ihr Passwort im Feld "Passwort" ein. Hinweis: Die Zeiterfassung gestattet nur authentifizierten Benutzern den Zugang. Sie können Ihre AGILIA Zugangsdaten verwenden. Schritt 2 Wählen Sie aus dem Feld "Tätigkeit" eine der bereits vordefinierten Optionen aus. Hinweis: Sie können die Einstellung der Tätigkeiten im Menü SYSTEM, STAMMDATEN unter "Tätigkeit (System)" vornehmen. Schritt 3 Klicken Sie auf Sie haben sich erfolgreich angemeldet, die Zeiterfassung wird gestartet. Schritt 2 Im rechten Teil des Fensters neben der Anmeldemaske sehen Sie nun zur Kontrolle Ihre genauen Anmeldungsspezifikationen (siehe Abbildung 2: Angemeldet Zeiterfassung). Sie geben Auskunft über den Benutzernamen, den Anmeldezeitpunkt und die Tätigkeit, unter der Sie sich eingeloggt haben. Hinweis: Die Ansichten des abgebildeten Screenshots kann unter Umständen von Ihrer individuellen Bildschirmansicht variieren abhängig von Ihren individuellen Einstellungen, Ihren Rechten in AGILIA und den Modulen, die Sie erworben haben. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 5 / 12

6 Abbildung 2: Angemeldet Zeiterfassung Sie haben nun die Möglichkeit, 1. sich wieder abzumelden. Dazu müssen Sie Ihr Passwort eingeben und auf klicken. Ihre Zeit wird nicht mehr in protokolliert. Sie haben sich erfolgreich vom System abgemeldet und erhalten folgende Meldung: 2. sich mit einer neuen Tätigkeit an- bzw. umzumelden. Sie müssen Ihr Passwort eingeben, eine neue Tätigkeit auswählen und auf klicken. Über dem Fenster "Zeiterfassung" erscheint nun eine ähnliche Meldung wie diese: 3. eine neue Anwendung zu starten. Wählen Sie aus den vorgegebenen Möglichkeiten die gewünschte Anwendung aus, indem Sie auf den unterstrichenen Link klicken. Die Anwendungen sind in Bereiche gegliedert. Die ausgewählte Anwendung startet in einem neuen Fenster. Melden Sie sich dort mit ihren AGILIA-Zugangsdaten an. Hinweis: Die Auswahl der Anwendungen hängt davon ab, welche Anwendungen in AGILIA bereits angelegt wurden. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 6 / 12

7 3 Administration In AGILIA finden Sie den Menüpunkt TIME TRACKING in Ihrem Menü. Abbildung 3: Menü Hier haben Sie die Auswahl zwischen den beiden Menüpunkten: ADMINISTRATION und REPORTS Hinweis: Welche Menüpunkte Sie sehen, kann je nach den zugeteilten Rechten variieren. Wählen Sie im Menü TIME TRACKING den Menüpunkt ADMINISTRATION aus. Das Fenster "Administration" teilt sich in zwei Bereiche (siehe Abbildung 4: Administration Timetracking): Im oberen Teil des Fensters (Teil 1) können Sie die protokollierten Zeiten nach verschiedenen Kriterien suchen und abrufen später auch verwalten. Im unteren Teil des Fensters (Teil 2) können Sie neue Einträge hinzufügen und im System abspeichern. Abbildung 4: Administration Timetracking Zeiten suchen, anzeigen und verwalten Abbildung 5: Administration Timetracking Teil 1 Schritt 1 Geben Sie ein gültiges Datum an. Das erste Feld ist ein Pflichtfeld. Hier können Sie die protokollierten Zeiten eines einzelnen Tages suchen das zweite Feld darf in diesem Fall leer bleiben. Wollen Sie einen Zeitraum suchen, dann geben Sie bitte Start- und Enddatum in beide Datumsfelder ein. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 7 / 12

8 Schritt 2 Wählen Sie den oder die Benutzernamen, für die Sie die protokollierten Zeiten anzeigen wollen. Klicken Sie auf den Dot-Button rechts neben dem Feld "Benutzername" und Sie erhalten ein neues Auswahlfenster mit den Benutzern des Systems. Hier wählen Sie den oder die gewünschten Benutzer aus. Hinweis: Wenn Sie das Feld "Benutzername" leer lassen, wählt das System automatisch alle Benutzer aus. Sie können auch einen (unvollständigen) Benutzernamen direkt in das Feld eingeben. Schritt 3 Im Feld "Tätigkeit" wählen Sie die Tätigkeit aus, nach der Sie sich die Zeiten anzeigen lassen. Als Standard ist "Alle Tätigkeiten" eingestellt. Schritt 4 Bestimmen Sie im Feld "Neue Einträge" die Anzahl der neuen Eintragsfelder, die später im unteren Teil des Fensters angezeigt werden soll. Sie haben die Wahl von 0 bis 25. Schritt 5 Wählen Sie das Kriterium, wonach Sie sortieren lassen wollen. Zur Verfügung stehen "Login Zeit", "Benutzername" oder "Tätigkeit". Schritt 6 Als weiteres Kriterium zur Limitierung der Anzeige stehen Ihnen die Checkboxen "Inaktive User anzeigen" und "Nur untypische Einträge anzeigen" zur Verfügung. Hinweis: Untypische Einträge werden grau hinterlegt. Es handelt sich hier beispielsweise um zu kurze oder unvollständige Login-Zeiten. Schritt 7 Klicken Sie auf Sie erhalten nun das Suchergebnis in Form einer Auflistung im selben Fenster angezeigt. Hier können Sie die Daten verwalten. Hinweis: Überschreitet die Ergebnismenge eine definierte Grenze, so erhalten Sie ein Meldung. Es wird in Folge lediglich eine limitierte Anzahl von Ergebnissen dargestellt. Abbildung 6: Ausschnitt Suchergebnis Sie können nun in den jeweiligen Datums- und Zeit-Feldern Änderungen vornehmen, sollte dies nötig sein. Die Zeitdauer wird dabei automatisch berechnet. Ebenso können Sie die Tätigkeit für das entsprechende Zeitintervall ändern, indem Sie aus der Liste eine neue Tätigkeit auswählen. Hinweis: Untypische Einträge werden grau hinterlegt. Es handelt sich hier beispielsweise um zu kurze oder unvollständige Login-Zeiten. Um die Änderungen wirksam zu machen, klicken Sie immer auf Eine Statusmeldung wird im oberen Bildschirmbereich ausgegeben. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 8 / 12

9 Löschen von Zeiteinträgen Falls Sie einen Eintrag löschen möchten, aktivieren Sie die Checkbox (siehe Abbildung 6: Ausschnitt Suchergebnis). Falls Sie alle Einträge löschen möchten, aktivieren Sie die Checkbox Um die Änderungen wirksam zu machen, klicken Sie immer auf Eine Statusmeldung wird oben ausgegeben. Neue Einträge hinzufügen Sie können im Menüpunkt ADMINISTRATION neue Einträge hinzufügen. Folgen Sie den angeführten Schritten: Abbildung 7: Neue Einträge hinzufügen Schritt 1 Klicken Sie auf den Dot-Button rechts neben dem ersten Feld und wählen Sie den gewünschten Benutzernamen aus. Schritt 2 Geben Sie das Datum im Feld "Datum" ein. Schritt 3 Geben Sie die Zeitdauer in den Feldern "von" und "bis" an. Hinweis: Wenn Sie das zweite Zeitfeld "bis" freilassen, hat der Eintrag noch kein Ende. Er wird später als untypisch angezeigt. Schritt 4 Wählen Sie eine Tätigkeit aus der Liste aus. Falls Sie mehrere neue Einträge hinzufügen wollen, so wiederholen Sie die Schritte 1 bis 4 wie bereits beschrieben. Schritt 5 Um die neuen Einträge hinzuzufügen, klicken Sie auf Sie haben nun erfolgreich einen oder mehrere neue Einträge zum System hinzugefügt. Tätigkeiten verwalten Sie können die Einstellung der Tätigkeiten im Menü SYSTEM, STAMMDATEN unter "Tätigkeit (System)" vornehmen. Hier können Sie neue Tätigkeiten anlegen bzw. bereits bestehende Tätigkeiten ändern oder löschen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 9 / 12

10 4 Reports Wählen Sie den Menüpunkt REPORTS im Menü TIME TRACKING aus. Die Reportauswahl wird automatisch in einem neuen Browser-Fenster geöffnet. Hinweis: Welche Menüpunkte bzw. Reports Sie sehen, kann je nach den Ihnen zugeteilten Rechten variieren. Im Reports-Fenster können Sie verschiedene Reports auswählen: Standard Report: Sie können sortieren nach der Login Zeit, dem Benutzernamen oder der Tätigkeit. Session Report: Dieser zeigt Ihnen, welche Benutzer derzeit da (im System angemeldet) sind. Aggregations-Report: Sie können die Login Zeiten nach Kalenderwoche, Benutzername oder Tätigkeit aggregieren lassen. Abbildung 8: Report Zeiterfassung Schritt 1 Geben Sie das Start-Datum für Ihren Report im Feld "von" und das Enddatum im Feld "bis" ein. Als Standard ist der jeweils 1. des laufenden Kalendermonats eingestellt. Schritt 2 Wählen Sie den oder die Benutzernamen aus, für die der Report gelten soll. Hinweis: Wenn Sie das Feld "Benutzername" leer lassen, wählt das System automatisch alle Benutzer aus. Schritt 3 Wählen Sie die passende Tätigkeit aus. Hinweis: Falls Sie keine Tätigkeit auswählen, stellt der Report automatisch alle Tätigkeiten dar. Schritt 4 Wählen Sie im gewünschten Report ein Kriterium aus (falls mehrere vorhanden), nach dem der Report gegliedert wird. Schritt 5 Klicken Sie auf, um den Report auszuführen. Sie haben nun erfolgreich einen Report erstellt. Der Report öffnet sich im selben Fenster. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 10 / 12

11 Diesen Report können Sie nun in die Zwischenablage kopieren, um ihn mit anderen Programmen bearbeiten zu können. Dazu klicken Sie auf und fügen die Daten in ein Programm ihrer Wahl ein. Klicken Sie auf und es öffnet sich das Dialogfenster "Drucken". Wenn Sie auf klicken, kehren Sie wieder zur Reportauswahl (siehe Abbildung 8: Report Zeiterfassung) zurück. Hier können Sie einen neuen Report starten, indem Sie den Schritten 1 bis 5 folgen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 11 / 12

12 5 Stammdaten 5.1 Tätigkeit Abbildung 9: Tätigkeiten Übersicht In AGILIA können Sie Tätigkeiten für das Modul nach Ihren Wünschen generieren, um diese beim Login oder für Auswertungen zu nutzen. Sie können in der Übersicht sehen, welche Tätigkeiten bereits in AGILIA erstellt wurden. Hinweis: Benutzen Sie bei der Suche die in AGILIA üblichen Platzhalter (vor allem %). Um die Details der Tätigkeiten zu sehen, klicken Sie auf hier können Sie gegebenenfalls Einstellungen ändern. Um bei Bedarf eine neue Tätigkeit ins System einzugeben, wählen Sie im Menü System, Menüpunkt Stammdaten den Befehl Tätigkeit (System) Neue Tätigkeit. Abbildung 10: Neue Tätigkeit Sie müssen einen Namen für die neue Tätigkeit eingeben. Dieses Feld ist ein Pflichtfeld. Sie können bei Bedarf Bemerkungen zur neuen Tätigkeit hinzufügen. ebit e business & IT EntwicklungsGmbH 12 / 12

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