Vom Notebook-Rat zum Tablet Rat Ausstattung der Mandatsträger in der Wahlperiode

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1 Vom Notebook-Rat zum Tablet Rat Ausstattung der Mandatsträger in der Wahlperiode Kommunales IuK-Forum Niedersachsen 03. und Varel-Dangast

2 Gliederung Historischer Abriss WP & Ziel der Ausstattung für die WP Hürden aus Ausstattungen letzte Wahlperioden aktuelles Vorgehensmodell im Landkreis Harburg Status der Beratung in politischen Gremien Anforderung Datenschutz zum neuen Betriebsmodell Auswirkungen Aufwandsentschädigungssatzung Anpassung Geschäftsordnung allgemeine Feststellungen ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 1

3 Historischer Abriss WP & Auftrag Kreistag und Rat Seevetal Abschaffung Drucksache Beginn neue WP ein Ratsinformationssystem in vielen Verwaltungen schon im Einsatz Bildung einer interkommunalen AG der Verwaltungen Bildung AG en Politik und Verwaltung Erarbeitung Konzept mobiler Mandatsträger Wirtschaftlichkeitsberechnung Teststellung Einsatz Notebooks ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 2

4 Historischer Abriss WP & Beschluss in vier Gremien, Abschaffung Drucksache und dienstliche Notebooks für Mandatsträger Anpassung Aufwandsentschädigung Gewährung Internetpauschale 25 Änderung Geschäftsordnung Rat legt als Arbeitsmedium Ratsportal fest und schafft Drucksachen ab Schulungskonzept Arbeiten mit Ratsportal Arbeiten mit Windows, Office und Notebook ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 3

5 Historischer Abriss WP & interkommunale Ausschreibung Miete Notebooks fünf Jahre Roll-out vor Ort Mandatsträger erste 6 Monate First-level Support Verwaltungs-IT Ansprechpartner, Ersatz und Betreuung Rat zu Hause (Drucker und Internetzugang) 2010: Planung Wiederholung des Szenarios mit weiteren Kommunen im LK Harburg und Lüneburg 2010 und 2011 entsprechende Beschlusslagen in zahlreichen Gremien ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 4

6 Historischer Abriss WP & : Tablets bewusst außen vor, weil kaum verbreitet und Rats-Apps noch nicht verfügbar 2012: schon erste Rückgaben von Dienstnotebooks, Mandatsträger nutzen private Tablets (überwiegend ipads) ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 5

7 Ziel der Ausstattung für die WP zeitgemäße Ausstattung der Mandatsträger Aufwandsreduzierung für die IT: Vermeidung Ausschreibungsprozess Vermeidung Beschaffungsprozess und Aufwand für Vertrags- und Rechnungsmanagement Abbau Betreuung bei Mandatsträgern Prozess vom Notebook-Rat zum Tablet-Rat initiieren ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 6

8 Hürden aus Ausstattungen letzte Wahlperioden Betreuung Mandatsträger durch IT vollwertige Notebooks mit Office-Paket einheitliche Ausstattung der Mandatsträger Administrationsaufwand Hardware bei Verwaltungs-IT, nicht beim Mandatsträger Verwaltung kümmert sich schon sorgt für Ersatz ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 7

9 aktuelles Vorgehensmodell im Landkreis Harburg 2014 Start interkommunale AG Herbst 2014: Befragung Ausstattung in politischen Gremien Notebooks lästig (zu groß, zu schwer) es gibt doch Tablets Rats-App kommuniziert und eingewiesen Frühjahr 2015: Konzeptvorstellung in ersten Gremien als Meinungsmacher Trend 1: Tablets Trend 2: Ausstattung nach Gusto Mandatsträger ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 8

10 Status der Beratung in politischen Gremien zwei politische Gremien: Beschluss auf Einsatz von privater Hardware: Fokus Tablets Mandatsträger statten sich selbst aus Verwaltung empfiehlt Kauf und Einsatz von ipads Verwaltung soll Lieferquelle angeben für Kauf erhalten Mandatsträger im November 2016 eine Pauschale ( Anschubfinanzierung ) Anleitung für Apple-ID Anleitung Installation Rats-App Datenschutzerklärung Mandatsträger vom Rat gefordert ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 9

11 Anforderung Datenschutz zum neuen Betriebsmodell 40 NKomVG Amtsverschwiegenheit Ergreifen von geeigneten Maßnahmen Datenschutzerklärung zwingend; wesentliche Inhalte: Zugangsschutz Hardware (Pin, biometrisches Merkmal) Installation Rats-App auf Tablet bei Notebook: Einsatz von geschütztem USB- Stick für Download Umgang mit Passwörtern (Länge, Weitergabe) ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 10

12 Anforderung Datenschutz zum neuen Betriebsmodell Regelung bei Hardwareverlust: unverzügliche Information Verwaltung Verwaltung schließt Zugang neuer Zugang wird bereit gestellt Datenschutzsensibilisierung per Unterlage / Veranstaltung ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 11

13 Anforderung Datenschutz unabhängig vom neuen Betriebsmodell Absicherung Server Ratsportal Verschlüsselung Datenstrom zum und vom Ratsportal Benutzerkennung / Passwort Inhalt und Angabe in Beratungsunterlagen ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 12

14 Auswirkungen Aufwandsentschädigungssatzung Pauschale für Beschaffung Hardware durch Mandatsträger Gewährung 25 / pro Monat (1.500 / WP) Einmalbetrag November 2016 i.h.v. 300 Beginn der mtl. Zahlung ab 11/2017 Regelungsgehalt bei Mandatsverzicht innerhalb des ersten Jahres: Rückerstattung für den überzahlten Zeitraum ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 13

15 Anpassung Geschäftsordnung Festlegung Ratsportal als Arbeitsmedium Klärung Ladungsfrist, Zugang mit Bereitstellung auf Server / im Ratsportal Regelung, wenn Ratsportal nicht zur Verfügung steht Regelungsgehalt für Datenschutzerklärung (nur durch Rat zulässig; HVB hat kein Weisungsrecht gegenüber Mandatsträger) ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 14

16 Allgemeine Feststellungen / Hinweis relativ kurze und knackige Beratung Tablets scheinen hohe Akzeptanz zu haben relativ hoher Verbreitungsgrad von Technik (PC, Notebook, Tablets) bei Mandatsträgern Hinweis: Zugang zur umfassenden Beratungsunterlage auf neu-wulmstorf.de Suchwort: Wahlperiode ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 15

17 Kontakt Herzlichen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Ihre Fragen / Diskussion Mike Wille Gemeinde Seevetal Leiter Hauptamt Tel.: 04105/ m.wille@seevetal.de Partho Banerjea Gemeinde Neu Wulmstorf Leiter Fachdienst Strategische Steuerung und Entwicklung Tel.: 040/ p.banerjea@rh-neu-wulmstorf.de ; egovernment Geschäftsstelle Neu Wulmstorf Landkreis Harburg Seevetal 16