Anleitung zur Online Software für Green Meetings Stand August 2012

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1 Anleitung zur Online Software für Green Meetings Stand August 2012 Zur Umsetzung der Richtlinie des Österreichischen Umweltzeichens UZ62 Green Meetings Inhaltsverzeichnis 1. Zugangsdaten Anmeldung Eigenzertifizierung vornehmen Meetings eingeben Allgemeine Daten: Kriterien eingeben - Allgemeines Upload von Nachweisen: Dokumentenbibliothek Nicht zutreffende Kriterien Muss-Kriterien Soll Kriterien Bereiche Kriterien Besonderheiten Unterkunft Veranstaltungsort Catering / Messestandbauer Fehlerliste und Dokumentenbibliothek Meetings zertifizieren Unternehmen zur Eingabe auffordern

2 1. Zugangsdaten Melden Sie Ihr Unternehmen mit einer konkreten Veranstaltung beim Verein für Konsumenteninformation an um als Lizenznehmer/in für das Umweltzeichen für Green Meetings lizenziert zu werden. Sie erhalten vom Verein für Konsumenteninformation die Zugangsdaten für die Software. Zu Beginn arbeiten Sie im Testmodus bis die Freigabe erfolgt ist und ihr Zugang aktiv geschaltet wird. Zugangsdaten: Benutzername und Passwort 2. Anmeldung Startseite: Login: rechts oben unter Login als Lizenznehmer Benutzername und Passwort in die Maske eingeben und auf Anmelden klicken Es erscheint folgendes Bild wie Abb.1: Abb.1 Im dunkelgrünen Querbalken sehen Sie: Ihren Namen Eigene Testdaten bearbeiten - dieser link bringt Sie immer wieder zu dieser Ansicht zurück! Die Funktion Abmelden (auch rechts oben in grau) Dieser Bereich und seine Funktionen bleiben über die gesamte Arbeitsdauer gleich. In der linken vertikalen Leiste sehen Sie: Eigenzertifizierung vornehmen hier gelangen Sie zu den LizenznehmerInnenkriterien 2

3 Neues Meeting anlegen hier können Sie, wenn die LizenznehmerInnenkriterien ausgefüllt und bestätigt wurden, neue Meetings (laut Definition der Richtlinie) anlegen Neuen Event mit fester Veranstaltungsstätte anlegen hier legen Sie ein Event (laut Definition in der Richtlinie) an, das in einem Gebäude stattfindet. Neuer Event mit temporärer Veranstaltungsstätte in der Natur anlegen : hier gelangen Sie zur Kriterienmaske für Events außerhalb bebauter Gebiete Neuer Event mit temporärer Veranstaltungsstätte in bebautem Gebiet anlegen : hier gelangen Sie zur Kriterienmaske für Events im Freien aber innerhalb bebauter Gebiete Meine Produkte verwalten Hier können Sie die Daten der von Ihnen eingegebenen Partnerbetriebe bearbeiten (siehe Kapitel 6) Unterkunft, Veranstaltungsort, Cateringunternehmen, Messestandbauer - bringt Sie zu für Green Meetings registrierten Unternehmen Zum Suchformular - hier können Sie nach Meetings suchen Im weißen Feld werden alle von Ihnen angelegten Meetings aufgelistet, mit den grünen Links können Sie diese filtern, im Feld Aktion (Pfeil) können Sie dann je nach Status des Meetings verschiedene Funktionen ausführen (Abb.2) Abb.2 Als erstes müssen Sie nun die Eigenzertifizierung vornehmen, klicken Sie dazu links in der hellgrünen vertikalen Leiste auf den entsprechenden link 3. Eigenzertifizierung vornehmen Sie sehen hier die Kriterien aus der Richtlinie die Sie als Unternehmen erfüllen müssen um als LizenznehmerIn zugelassen zu werden. (Abb. 3) Um ein Kriterium zu bearbeiten klicken Sie bitte rechts auf Bearbeiten und folgen Sie den Anweisungen. So lange die Zeilen rot sind, sind die Eingaben nicht ausreichend für Ihre Zertifizierung und Sie können keine Meetings zertifizieren (Eingaben sind möglich!). Nachweise: Es ist nur bei Kriterium L01 das Leitbild als Upload erforderlich alle anderen Nachweise aus diesem Bereich halten Sie bitte in anderer Form für die Prüfung bereit. Ganz unten sehen Sie eine Fehlerliste aus der Sie entnehmen können welche Kriterien warum negativ beurteilt wurden. Wenn Sie auf bearbeiten klicken sehen Sie immer alle zusammen gehörenden Kriterien eines Abschnitts/Themas. Um ein Kriterium positiv zu beurteilen muss Folgendes erfüllt sein: Das Feld Diese Aussage trifft zu muss angehakt sein Ein verpflichtender Nachweis (rote Zeile und Anmerkung Nachweise erforderlich muss hochgeladen sein (Sie können unter Typ wählen dem Dokument einen vorgeschlagenen Typ zuordnen z-b Leitbild oder Einladung an TeilnehmerInnen o. Ähnl. mit dem sie das 3

4 Dokument in der Dokumentendatenbank später leichter finden können (mehr dazu unter Kapitel 4 Meeting Eingabe) und/oder Ein verpflichtender Kommentar (rote Zeile) muss ausgefüllt sein. Am Ende der Seite bitte auf Speichern Alle Angaben die Sie machen, können Sie auch zu einem späteren Zeitpunkt (solange das Meeting noch nicht zertifiziert ist!) ändern. Wenn Sie alle Angaben korrekt gemacht haben sind alle Zeilen grün und Sie können die Bestätigung anhaken und sich zur Eigenzertifizierung anmelden (Abb.4) Abb.3 Abb.4 4

5 Es wird eine automatische Nachricht an den VKI generiert. Sie erhalten dann eine Rückmeldung, ob noch weitere Informationen notwendig sind. Wenn Sie Ihre Freigabe erhalten, können Sie nun Angaben zum Meeting machen: 4. Meetings eingeben Um die Daten für ein Meeting einzugeben klicken Sie bitte in der linken hellgrünen Leiste auf die zutreffende Art der Veranstaltung. Sie erhalten folgendes Bild (Abb.5a und b) ACHTUNG! In der linken grünen Leiste führen die Links nun nicht mehr in die Produktdatenbank sondern zu den Kriterienbereichen des Meetings 4.1 Allgemeine Daten: Bitte geben Sie zuerst die allgemeinen Daten zur Veranstaltung ein. Beschreibung: geben Sie jenen Text ein, der auf der Homepage zu lesen sein soll und alle wichtigen Daten/Informationen zum Meeting enthält, Sie können hier auch links einfügen. Beschreibung für Zertifikat kurz: Hier geben Sie den Text ein der dann auf dem Zertifikat für das Meeting zu lesen sein soll das Wichtigste in wenigen Worten, ca. 5 Zeilen. Abb.5a 5

6 Abb.5b Dauer des Meetings : bitte geben Sie unbedingt ein, ob Ihr Meeting einen oder mehrere Tage dauert, das ist in der Software für den Bereich Unterkunft wichtig Details verbergen bedeutet, dass genauere Informationen zu Ihrem Meeting auf der Homepage nicht öffentlich sichtbar sind. Unsichtbar bei der Suche bedeutet, dass Ihr Meeting in der Suchfunktion auf der Homepage nicht berücksichtigt wird Externer Auftrag : wenn es sich nicht um eine Eigenveranstaltung handelt ist dieses Feld anzuhaken und der Name des Auftraggebers anzugeben sowie ein Vertrag mit dem Veranstalter hochzuladen. Bei einer Eigenveranstaltung ist eine Selbstverpflichtungserklärung hochzuladen Thema : z.b. Kongress Radiologie, Firmenseminar, Verkaufsevent Zielgruppe : z.b. Kunden, Mitarbeiter, Einkäufer etc. Veranstaltungsort : Bitte nicht die Stad, sondern die Location angeben, d.h. nicht Wien, sondern z.b. Hofburg Vienna Name begleitende Beratung (gilt nur für Pilotmeetings): Falls sie eine begleitende Beratung bereits beim Pilotmeeting in Anspruch nehmen, können Sie das Meeting nach den Vorgaben der Richtlinie auch schon mit dem Umweltzeichen bewerben und ersparen sich die Prüfung durch eine externen Gutachter vor Ort. Die Beratung muss durch eine/n vom VKI autorisierte/n Berater/in erfolgen. Erwartete Gesamtteilnehmerzahl : ist eine wichtige statistische Angabe für unsere Auswertungen 4.2 Kriterien eingeben - Allgemeines Zu den Kriterien gelangen Sie entweder durch hinunterscrollen auf der Seite oder durch die Links zu den einzelnen Themenbereichen in der grünen vertikalen Leiste. Abb.6 Rote Zeilen: Sind MUSS Kriterien die verpflichtend zu erfüllen sind um als Green Meeting zu gelten Grüne Zeilen: wählbare Kriterien, Sie müssen jedoch eine - je nach Angebot Ihrer Veranstaltung ausreichende Punktezahl aus diesen Kriterien erreichen um ein Zertifikat für die Veranstaltung zu bekommen (siehe Richtlinie S 8 Pkt. 4.1). Die möglich erreichbaren Punkte sind jeweils angegeben. Bearbeiten der Kriterien über den Knopf Bearbeiten 6

7 Abb.6 Die Muss-Kriterien scheinen jeweils gemeinsam auf, wenn auf Bearbeiten gedrückt wird. Bei der Eingabe der Kriterien sind rote Felder immer verpflichtend. Manchmal reicht eine Eingabe aus, manchmal muss ein Dokument hochgeladen werden (Anschrift: Nachweis erforderlich ). Auf jeden Fall muss immer das Feld dieses Aussage trifft auf das Kriterium zu angehakt werden (Abb.7) Verpflichtendes Texteingabefeld Verpflichtender Nachweis Upload Abb Upload von Nachweisen: Beim Upload eines Dokuments sehen Sie folgende Angaben: Hinweis: gibt Ihnen an welche Art von Dokument dieses Kriterium wahrscheinlich nachweist. Sie können aber auch ein beliebiges anderes Dokument wählen das die geforderten Informationen enthält. Neue Datei hinaufladen / durchsuchen: greift auf Ihren Explorer zu, Sie können von dort das Dokument auswählen 7

8 Dokumententyp: Sie können - falls passend - einen voreingestellten Dokumententyp wählen. Das Dokument wird dann mit Hinweis auf diese Angabe in der Bibliothek gespeichert und Sie können es danach einfacher finden und bei anderen Kriterien, bei denen es passt, übernehmen (Abb.8) Anmerkung: Sie können zusätzliche Bemerkungen dazu machen Abb Dokumentenbibliothek Wenn Sie bereits irgendwo ein Dokument hochgeladen haben, sehen Sie unter den entsprechenden Kriterien den Hinweis Bibliothek anzeigen/bereits hochgeladenes Dokument auswählen (Abb. 9). Wenn Sie darauf klicken erhalten Sie eine Liste aller bereits hochgeladenen Dateien, die durch die Angabe des Dateityps zu diesem Kriterien als Nachweis passen könnten, (Abb.10). Abb. 9 Hier gibt es ein Dokument mit dem Typ Ausdruck/Download Homepage Dieses Dokument wurde bei M02 hochgeladen Abb. 10 8

9 Mit dem Schalter Hinzufügen können Sie das entsprechende Dokument mit diesem Kriterium verknüpfen. Wenn Sie ein Dokument bei einem Kriterium löschen, so gilt es trotzdem noch für die anderen Kriterien für die es verknüpft ist. Wenn ein Dokument ungültig ist und Sie es ganz löschen wollen, müssen Sie es bei allen Kriterien entfernen für die es hochgeladen wurde. Bei welchen Kriterien das Dokument angewendet wird sehen Sie auch in der Bibliothek. 4.3 Nicht zutreffende Kriterien Muss-Kriterien Es kann vorkommen, dass ein Muss Kriterium auf eine Veranstaltung nicht zutrifft, zum Beispiel wenn bei dem Meeting keine Side Events durchgeführt werden. Bei diesen Kriterien gibt es die Möglichkeit Dieses Kriterium ist für das Meeting nicht anwendbar anzukreuzen. Bitte geben Sie im Kommentar eine Begründung dazu an! (Abb. 11) Abb Soll Kriterien Nicht verpflichtende Kriterien die nicht auf die Veranstaltung zutreffen werden einfach nicht bearbeitet und deren Punkte nicht gezählt Bereiche Wenn ganze Bereiche für ein Meeting nicht zutreffen - möglich: keine Unterkunft, kein Catering, keine Ausstellung/Messe - kann der ganze Bereich aus der Liste durch klicken auf das Feld entfernt werden und wird nicht bearbeitet. Die verpflichtend zu erreichende Punktezahl für das Meeting wird automatisch entsprechend angepasst (Abb.12) Abb.12 9

10 4.4 Kriterien Besonderheiten Unterkunft Im Bereich Unterkunft geben Sie zuerst die Allgemeinen Angaben zu U01 und U02 an. Kriterium U01 ist dann nicht anwendbar, wenn für die Veranstaltung keine Ausschreibung gemacht wird und der Betrieb das Österreichische Umweltzeichen (oder eine andere Umweltauszeichnung nach ISO Typ 1) trägt. Kriterium U02 ist dann nicht anwendbar, wenn kein entsprechender Beherbergungsbetrieb vor Ort vorhanden ist. Die Eingabe der einzelnen Unterkunftsbetriebe erfolgt in einem eigenen Feld (U03. Angaben zu Unterkunftsbetrieb, Abb.13). Sie haben dort mehrere Möglichkeiten: 1. Sie geben alle Daten der Unterkunft selbst über die Knöpfe Bearbeiten ein (setzt voraus, dass Sie die Daten bei der Unterkunft abgefragt und überprüft haben) 2. Sie wählen eine Unterkunft aus der Produktdatenbank (in der Produktdatenbank befinden sich alle Betriebe die das Österreichische Umweltzeichen führen sowie alle Hotels die von einem Veranstalter eingegeben und für die allgemeine Ansicht freigegeben wurden, sowie alle Hotels die sich selbst registriert haben). Die Daten der Hotels werden automatisch in die Kriterienliste übernommen. 3. Sie können auch den von Ihnen gewünschten Partnerbetrieb auffordern sich als Hotel zu registrieren und seine Daten selbst einzugeben und übernehmen die Daten dann aus der Produktdatenbank (siehe dazu Kapitel 6) Abb.13 Wenn Sie mehr als eine Unterkunft anbieten, erstellen Sie bitte weitere U03 Formulare jeweils durch klicken auf das Symbol, die Eingabemaske wird ein weiteres Mal angezeigt! Veranstaltungsort Auch Veranstaltungsorte können Sie aus der Produktdatenbank auswählen sobald diese registriert sind oder Sie ihn auffordern sich zu registrieren (siehe dazu Kapitel 6) Wenn Sie den Veranstaltungsort selbst eingeben, müssen Sie sich die entsprechenden Unterlagen als Nachweise zukommen lassen Catering / Messestandbauer Auch diese Unternehmen können Sie, sofern sie in die Produktdatenbank eingetragen sind, automatisiert übernehmen. Bitte beachten Sie, dass bei diesen Unternehmen nur Angebote oder Leistungsaufstellungen übernommen werden die von Ihnen noch zu einem konkreten Vertrag formuliert und wieder hochgeladen werden müssen. 10

11 4.4.4 Übernehmen eines Partnerbetriebes aus der Produktdatenbank am Beispiel Unterkunft Wählen Sie das passende Land (Abb. 14) und in Folge Bundesland aus (in Klammer sehen Sie die Anzahl der registrierten PartnerInnen) Abb.14 Sie gelangen zu einer Liste aller in diesem Bundesland registrierten PartnerInnen, Sonderauszeichnungen (Österreichisches Umweltzeichen, EU Ecolabel etc. sind extra ausgewiesen) Siehe Abb.15. Wenn Sie direkt auf den Betrieb klicken erhalten Sie weiterführende Informationen, wenn Sie auf Produkt übernehmen klicken, werden die Daten automatisch in Ihr Formular eingespielt. Abb Fehlerliste und Dokumentenbibliothek Am Ende der Seite erscheint eine Fehlerliste solange noch nicht alle MUSS Kriterien ausgefüllt sind, Nachweise fehlen oder nicht ausreichend Punkte für das Meeting erreicht sind (Abb.16) Außerdem sind alle Dokumente aus der Bibliothek aufgelistet mit dem Hinweis auf den Typ des Dokuments und den Kriterien bei denen das Dokument als Nachweis zur Anwendung kommt. (Abb.16) 11

12 Abb Meetings zertifizieren Wenn Ihre Eigenzertifizierung erfolgreich abgeschlossen und bestätigt ist und Sie die Angaben zum Meeting ausreichend eingegeben haben, können Sie durch klicken auf den Knopf Meeting zertifizieren Ihr Meeting zertifizieren (Abb.17) ACHTUNG! Eine Änderung der Daten ist dann nur mehr möglich, wenn Sie die Zertifizierung wieder zurückstellen (s.u.) Abb.17 Nach der Zertifizierung wird das Meeting in der Liste wie folgt dargestellt (Abb.18): Abb.18 12

13 Durch Klick auf das Umweltzeichen sehen Sie das Zertifikat Unter Aktion haben Sie nun folgende Möglichkeiten: Bearbeiten zeigt Ihre Eingaben, Ändern nicht möglich Löschen löscht das ganze Meeting Links anzeigen hier können Sie das Zertifikat in verschiedenen Variationen herunterladen Fragen anzeigen zeigt die Fragen des automatischen Feedbacks (derzeit noch nicht eingerichtet) Antworten eingeben hier können Sie die Antworten der TN auf das Feedback für eine Auswertung eingeben (derzeit noch nicht eingerichtet) Duplizieren legt dasselbe Meeting ein 2. Mal an Datenänderung nach der Zertifizierung - Zertifizierung rückstellen Falls nach der Zertifizierung noch Daten in der Eingabe geändert werden müssen, kann über den Button Zertifizierung rückstellen (Abb. 19) die Bearbeitung freigeschalten werden. Sie müssen die Änderungen dann innerhalb von 5 Tagen vornehmen und das Meeting wieder zertifizieren, damit es weiterhin dieselbe Zertifikatsnummer behält. Wird die Zeit überschritten, bekommt das Meeting ein neues Zertifikat. Abb Unternehmen zur Eingabe auffordern Als LizenznehmerIn einloggen, links in der vertikalen Leiste auf Meine Produkte verwalten und Sie gelangen zur Ansicht wie in Abb.20. Hier können Sie auswählen, welche Art von Unternehmen Sie zur Eingabe seiner Daten in die Green Meeting Datenbank auffordern wollen. Aus den unten genannten links können Sie sich die passende Variante auswählen und Kopieren und in ein oder einen Brief einfügen. Der Betrieb, der diesem link folgt, gelangt zur Eingabemaske für das jeweilige Produkt. Abb.20 13