EU-Programm LEONARDO DA VINCI Mobilität. Anleitung zur Nutzung der Datenbank MultiPass für Berichte der Projektträger

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1 EU-Programm LEONARDO DA VINCI Mobilität Anleitung zur Nutzung der Datenbank MultiPass für Berichte der Projektträger oder August 2009 NA beim BiBB Nationale Agentur Bildung für Europa beim Bundesinstitut für Berufsbildung Robert-Schuman-Platz 3, Bonn Tel.: +49 (0) , Fax: +49 (0) rapforleo@bibb.de Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger Seite 1/19 Geprüft

2 Inhaltsverzeichnis 1 Zweck und Inhalt der Datenbank Der Einstieg in die Datenbank Navigation in der Datenbank Entsendungen Entsendungen anlegen Entsendungen duplizieren Informationen über Verträge und Entsendungen Informationen über die Partnereinrichtungen Teilnehmer/-innenberichte Information an die Teilnehmer/-innen schicken Sammel s an Teilnehmer/-innen versenden Teilnehmer/-innenberichte ansehen Teilnehmer/-innenbericht zurücksetzen Anleitung für die Teilnehmer/-innen Informationen über Teilnehmer/-innen Finanzieller Abschlussbericht Finanzdaten eingeben Finanzdaten kopieren Finanziellen Abschlussbericht ausdrucken und fertig stellen Inhaltlicher Abschlussbericht 17 7 Daten exportieren Teilnehmer/-innendaten importieren Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 2/19

3 F ü r E i l i g e v o r w e g Das müssen Sie erledigen: Im Menüpunkt meine Daten in der Leiste links oben Daten zu der Einrichtung überprüfen und eventuell Kontaktpersonen ergänzen/korrigieren I. Entsendungen (Flows) eingeben: Wer absolviert wann bei welchen Partnereinrichtungen einen Aufenthalt? Bereithalten: Daten von Teilnehmer/-innen mit -Adresse und Partnern; Eintragen: Menüpunkt Entsendungen > neu anlegen; Flow anlegen oder auswählen, Daten eingeben; Wenn keine Änderungen mehr notwendig sind, Status auf an NA übermittelt setzen. II. Zugangsdaten an Teilnehmer/-innen für den Teilnehmer/-innenbericht verschicken Menüpunkt Verträge > Symbol Briefumschlag III. Finanzangaben pro Teilnehmer/-in machen Menüpunkt Verträge > Symbol -Zeichen IV. Finanzbericht fertig stellen, ausdrucken und Ihrem Abschlussbericht beilegen Menüpunkt Verträge > Symbol -Zeichen, wenn alle Einträge erledigt sind und stimmen: Befehl Finanzbericht fertig stellen ; dann über das neue Symbol XL nach Excel exportieren; Datei öffnen, alle Registerblätter der Tabelle drucken. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 3/19

4 1 Zweck und Inhalt der Datenbank Willkommen in der Berichts-Datenbank für LEONARDO DA VINCI Mobilitäts-Projekte. Diese Datenbank wurde speziell entwickelt für die Berichterstellung der Mobilitätsprojekte im EU-Programm LEONARDO DA VINCI. Die Datenbank unterstützt Sie bei der Erstellung des finanziellen und statistischen Berichts für Ihr Projektes und ist seit der Antragsrund 2006 verpflichtend für Projektträger. Sie hieß ursprünglich Rap4Leo, in 2007 wurde die Datenbank Rap4leo um die Funktion der Antragstellung erweitert und trägt seitdem den Namen Leopass, nun MultiPass. Die Teilnehmer/-innenberichte werden ebenfalls mit Hilfe der Datenbank erstellt. Das heißt, die Teilnehmer/-innen tragen ihren Bericht selbst in die Datenbank ein. Der qualitative Bericht, also der Rückblick auf die Projektergebnisse wird wie in den bisherigen Antragsrunden auf einer Word-Vorlage erstellt. Sie finden diese Vorlage unter dem Menüpunkt Vertrag in MultiPass (entsprechendes Symbol) oder unter Unterlagen zum Herunterladen: Anhang III Inhaltlicher Teil Abschlussbericht Zu Ihrem Projektabschlussbericht und Berichterstattung gehören also folgende Unterlagen: - Finanzieller Bericht (Projektabrechnung) - Statistischer Bericht (Projekt-, Partner- und Teilnehmer/-innendaten) - Qualitativer Bericht (Rückblick auf die Projektergebnisse) - Teilnehmer/-innenberichte - abgeschlossene Teilnehmer/-innenverträge inkl. Lernvereinbarung - Bestätigung des Lernaufenthaltes Aus Ihrer Finanzierungsvereinbarung für das Projekt ergibt sich folgende Verpflichtung bezüglich der Berichterstellung in der Datenbank (Auszug aus der Finanzierungsvereinbarung 2006): I.5.2. Für die Erstellung der geforderten finanziellen und statistischen Berichte (Anhänge 4.a.2 und 4.b.2) wird der Vertragnehmer das online Instrument «Rap4Leo /Multipass» nutzen. Dies beinhaltet : Die Eingabe aller Entsendungen in die Datenbank, wenn möglich am Beginn der Entsendung/des Austausches, allerdings nicht später als 4 Wochen nach der Rückkehr des Begünstigten. Die Eingabe und Unterbreitung der finanziellen Daten in Rap4Leo/Multipass, bis spätestens 4 Wochen nach der Rückkehr des letzten Begünstigten. Sicherstellen, dass die Begünstigten über eine Adresse verfügen. Einen Zugang zu einem PC mit Internetanschluss ermöglichen für diejenigen Begünstigten, die nicht über solche Möglichkeiten verfügen. Sicherstellen, dass alle Begünstigten den Endbericht (Fragebogen) bis spätestens 4 Wochen nach ihrer Rückkehr in der Datenbank ausfüllen. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 4/19

5 Unsere Unterstützung für Sie: Neben dieser Kurzanleitung in deutscher Sprache gibt es auch eine ausführlichere Anleitung der Europäischen Kommission zu Rap4Leo/Multipass in englischer Sprache. Sie finden diese Anleitung ebenfalls auf unserer Homepage sowie in der Datenbank unter dem Menüpunkt Unterlagen. Beim Arbeiten mit der Datenbank werden Sie feststellen, dass es oft einen Moment dauert, bis sich die Fenster öffnen. Während der Zeit des Öffnens erscheint kein entsprechendes Symbol, warten Sie also ab. Bitte wenden Sie sich bei Rückfragen telefonisch an LEONADO DA VINCI Mobilität 0228 / Schriftlich wenden Sie sich bitte an unsere -Adresse: rapforleo@bibb.de. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 5/19

6 2 Der Einstieg in die Datenbank Sie benötigen einen Zugang zum Internet, um die Informationen über Ihr LEONARDO DA VINCI Projekt in Rap4Leo/Multipass einzugeben. Die Startseite von Rap4Leo/Mulitpass erreichen Sie, indem Sie folgende Internet-Adresse eingeben: Wenn Sie einen Vertrag mit der NA über ein Mobilitätsprojekt des EU-Programms LEONARDO DA VINCI haben, wurden Sie per über Ihre Zugangsdaten informiert. Die wurde an die von Ihnen im Antrag angegebene Kontaktperson geschickt. Das gleiche Login und Passwort wird für die Erstellung der Abschlussbericht verwendet! Wenn Sie Ihr Login oder Ihr Passwort vergessen haben und als Kontaktperson eingetragen sind, tippen Sie Ihre Adresse in das Feld: Ihre Adresse und klicken Sie auf senden. Sie werden Ihre Zugangsdaten dann erneut per zugeschickt bekommen. Geben Sie Ihr Login und Ihr Passwort ein. Klicken Sie nach Eingabe Ihrer Zugangsdaten auf Login. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 6/19

7 Sie erreichen nun den Bereich der Datenbank für Ihre Einrichtung. Sie sehen am linken Seitenrand im blauen Feld das Haupt-Menü, über das Sie sich in der Datenbank bewegen. Unter Meine Daten ganz oben links können Sie jetzt die vorliegenden Angaben für Ihre Organisation überprüfen und ggf. ändern. Bitte halten Sie diese Daten immer aktuell da die Nationale Agentur über diese Kontaktdaten mit Ihnen kommuniziert. Wenn Sie möchten, können Sie Ihr Passwort ändern: Klicken Sie auf Meine Daten im Hauptmenü. Klicken Sie unten rechts auf der Seite unter Kontaktperson der Einrichtung auf das Ändern-Symbol. Ändern Sie Ihr Passwort in dem angezeigten Formular. Sie können hier auch weitere Kontaktpersonen anlegen. Hinweis: Die Registerkarte Mobilität liegt automatisch vorn. Die Registerblätter Innovationstransfer ; Vorbereitende Maßnahmen sowie Partnerschaften wurden ergänzt und sind nur für die Beantragung der jeweiligen Projektart von Bedeutung. Bitte achten Sie darauf, dass Sie sich immer im richtigen Programmbereich befinden. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 7/19

8 3 Navigation in der Datenbank Nach der Anmeldung wird Ihnen auf der linken Seite des Bildschirms ein Haupt-Menü mit verschiedenen Menüpunkten angeboten. Da es sich bei einer ersten Arbeit mit der Datenbank nicht unbedingt von selbst erschließt, welche Informationen wo gespeichert werden, finden Sie dies in der folgenden Übersicht zusammengefasst. MEINE DATEN VERTRÄGE Hier sind die Basisdaten Ihrer Einrichtung verzeichnet. 2006: Bitte aktualisieren Sie in jedem Fall die Angaben zu EU-Region, Art, Größe und Sektor der Einrichtung, da hier voreingestellte Werte automatisch eingetragen wurden und überprüfen Sie auch die übrigen Daten auf Richtigkeit. 2007: Bitte überprüfen Sie Ihre Angaben. Weiterhin finden Sie hier Ihre Zugangsdaten (Login und Passwort) sowie die der Kontaktperson. Weitere Kontaktpersonen können an dieser Stelle eingetragen werden und das Passwort kann geändert werden. Hier finden Sie die Basisdaten Ihres Projektes. Die Finanzdaten des Projektes können Sie auf dieser Ebene eingeben, ansehen und ändern. Weiterhin können Sie von hier aus den Teilnehmer/-innen eine automatische schicken, mit der Aufforderung, ihre Teilnehmer/-innenberichte einzutragen. ENTSENDUNGEN Hier geben Sie die Daten für den Auslandsaufenthalt jedes Begünstigten ein (diese Daten können Sie duplizieren). Diese Daten müssen eingetragen sein, bevor die Begünstigten ihrerseits die Teilnehmer/-innenberichte ausfüllen können und bevor Finanzdaten eingetragen werden können. Von hier aus können Sie die von den Teilnehmer/-innen ausgefüllten Teilnehmer/-innenberichte ansehen. BEGÜNSTIGTE PARTNER- EINRICHTUNGEN DATEN EXPORTIEREN NEWS UNTERLAGEN Hier können die persönlichen Daten der bisher angelegten Begünstigten angesehen, geändert oder gelöscht werden. Hier können die Daten der bisher angelegten Partnereinrichtungen angesehen, geändert oder gelöscht werden. Dies umfasst auch die Daten der Kontaktperson in der jeweiligen Partnereinrichtung. Hier können Sie die oben aufgeführten Daten nach Excel exportieren, um sie z.b. für andere Listen zu verwenden. Hier finden Sie aktuelle Hinweise zum Umgang mit der Datenbank. Hier finden Sie Dokumente zum Herunterladen, die Sie für den Abschussbericht oder auch für die Antragstellung benötigen. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 8/19

9 Bedeutung der Zielgruppen-Kürzel in der Datenbank: Sie finden auf vielen Seiten in Multipass folgende Abkürzungen, die aus technischen Gründen nicht verändert werden dürfen. Sie bedeuten: Die Bezeichnung der Zielgruppen ab 2007 wurde von der Kommission folgendermaßen festgelegt: Englische Erläuterung Kürzel Deutsche Erläuterung IVT Initial Vocational Training Personen in der Erstausbildung PLM Persons on the Labour Market Personen am Arbeitsmarkt VETPRO Vocational Education and Training Professionals Fachkräfte der beruflichen Aus- und Weiterbildung 4 Entsendungen 4.1 Entsendungen anlegen An dieser Stelle dokumentieren Sie, welche Begünstigten wann in welches Land und zu welchem Partner gefahren sind sowie ggf. wo und durch wen die Begünstigten sprachlich und kulturell vorbereitet wurden. Am besten stellen Sie vor der Eingabe sicher, dass Sie alle erforderlichen Daten haben. Hatte ein Flow mehrere Teilnehmer/-innen, können Sie Datensätze duplizieren und ändern dann nur die Daten der Person (siehe Kap. 4.2). Sie können auch Teilnehmer/-innendaten aus Excel in Rap4Leo/Multipass importieren (siehe Kap. 8). Unter einer Entsendung versteht man eine Reise eines/r oder mehrerer Teilnehmer/-innen in dasselbe Land (Flow). Sie legen die Entsendungen Ihres Projektes folgendermaßen an: Klicken Sie auf Entsendungen. Klicken Sie auf Neue Entsendung im Menü oben auf der Seite. Schritt 1 : Wählen Sie die korrekte Vertragsnummer im drop-down Menü und klicken Sie auf Schritt 2 : Das Fenster Neue Entsendung öffnet sich. Sie haben nun zwei Möglichkeiten: 1) Sie möchten einen Flow ganz neu anlegen. Dann klicken Sie auf neu anlegen und geben für den neuen Flow einen Titel, Zielland und Dauer ein. 2) Sie möchten zu den schon gelisteten Flows eine/n Teilnehmer/-in hinzufügen. Dann klicken Sie unter wählen Sie einen Wert auf den gewünschten Flow. Klicken Sie auf Schritt 3. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 9/19

10 Nun können Sie die Daten zu der Entsendung eingeben (Begünstigten auswählen oder neu anlegen, entsendende Organisation auswählen oder neu anlegen, Partnerorganisation auswählen oder neu anlegen, etc.). Übrigens: Im Feld EU-Region in den Unter-Formularen Begünstigte und Partnereinrichtung wird nach den Regierungsbezirken gefragt, wie sie in Tabelle1/Regionen der Codeliste aufgeführt sind. Klicken Sie auf Speichern. Alle Informationen über die Entsendung werden in der Datenbank gespeichert. Sie können diese Informationen unter dem Menüpunkt Entsendungen lesen oder ändern (Stift- Symbol). Wenn Sie sicher sind, dass es keine Änderungen mehr geben wird (z.b. wenn die Begünstigten zurückgekehrt sind), ändern Sie den Status mit Hilfe des entsprechenden Symbols von in Bearbeitung auf an die NA übermittelt. Die Daten der Entsendung können nun nicht mehr verändert werden und dieser Schritt ist Voraussetzung dafür, dass Sie den Finanzbericht für die Endabrechnung fertig stellen können Falls doch Korrekturen nötig sein sollten, kann die NA den Status zurücksetzen. Kontaktdaten der Begünstigten und der Partnereinrichtungen können Sie natürlich weiterhin aktuell halten (Datensatz über Menüpunkt Begünstigte bzw. Partnereinrichtung aufrufen und ändern). Hinweise: Die Teilnehmer/-innen benötigen eine adresse, um die Zugangsdaten für den Teilnehmer/-innenbericht zu bekommen. Dies soll keine -Adresse beim Projektträger sein (es sei denn, der/die Begünstigte ist Mitarbeiter/-in), damit die Unabhängigkeit des/der Teilnehmers/in gewährleistet bleibt. Die Meldung OVER_QUOTA bei einer Entsendung hat in Deutschland keine Bedeutung. Der Status von NA bestätigt bei Entsendungen ist technisch nicht notwendig und wird daher von der NA beim BIBB nicht vergeben. Die Daten werden im Zuge der Prüfung des Endberichts angesehen. 4.2 Entsendungen duplizieren Wenn Sie in etwa gleiche Entsendungen eingeben möchten, können Sie diese auch duplizieren. Geben Sie wie oben beschrieben eine Entsendung für eine/n Teilnehmer/-in ein. Wählen Sie diese Entsendung im Menüpunkt Entsendungen und klicken Sie auf das Duplizieren-Symbol. Ergänzen Sie Informationen über eine/n andere/n Teilnehmer/-in und ändern Sie weitere Daten wenn nötig. Speichern Sie sowohl den Datensatz des/der neuen Teilnehmers/-in als auch den gesamten Datensatz der Entsendung. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 10/19

11 4.3 Informationen über Verträge und Entsendungen Wenn Sie auf Verträge im Haupt-Menü am linken Seitenrand klicken, sehen Sie eine Liste aller Verträge Ihrer Einrichtung. Vertragsinformationen können nur von der NA geändert werden. Informationen über die Entsendungen können unter Zugeordnete Mobilitätsflüsse angesehen werden, indem auf das Lupen-Symbol rechts neben der Entsendung geklickt wird. 4.4 Informationen über die Partnereinrichtungen Klicken Sie auf Partnereinrichtungen im Haupt-Menü auf der linken Seite. Sie sehen dann eine Liste der eingetragenen Partnerorganisationen. Um detaillierte Informationen über die Partnereinrichtungen zu sehen, klicken Sie auf das Lupen-Symbol. Um Informationen zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol. Sie können die Informationen einer Partnereinrichtung nicht mehr löschen, wenn diese einer Entsendung zugeordnet wurde. Um zusätzliche Kontaktpersonen für eine Organisation einzutragen, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol rechts vom Namen der Einrichtung. Klicken Sie auf Neu anlegen am Ende des Fensters, das sich gerade geöffnet hat. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 11/19

12 5 Teilnehmer/-innenberichte Wenn Sie alle Daten zu den Entsendungen und den Teilnehmer/-innen eingetragen haben, können Sie die Teilnehmer/-innen darüber informieren, dass sie ihren Teilnehmer/- innenbericht in Rap4Leo/Multipass ausfüllen müssen. Dies geschieht am besten kurz vor Ende des Aufenthaltes oder direkt im Anschluss. Wenn einzelne Teilnehmer/-innen Schwierigkeiten haben, den Bericht online auszufüllen oder wenn sie keinen Zugang zum Internet bekommen können, empfehlen wir Ihnen, die Eingabe der Teilnehmer/-innenberichte während eines Auswertungs- oder Abschlusstreffens in Ihrer Organisation durchführen zu lassen. 5.1 Information an die Teilnehmer/-innen schicken Damit die Teilnehmer/-innen ihre Berichte in Rap4Leo/Multipass eingeben können, müssen sie ihre Zugangsdaten zur Datenbank (Login und Passwort) bekommen. Die Teilnehmer/-innen erhalten ihre Zugangsdaten von Ihnen durch das Zusenden einer entsprechenden automatischen (siehe unten). Die entsendende Einrichtung kann die Zugangsdaten der Teilnehmer/-innen nicht sehen. Die automatische aktivieren Sie folgendermaßen: Klicken Sie auf Verträge im Menü am linken Rand der Seite. Klicken Sie auf das Brief-Symbol ( Teilnehmer/-in an den Bericht erinnern ) Sie sehen dann eine Liste derjenigen Teilnehmer/-innen, die noch keinen Bericht übermittelt haben. Klicken Sie auf das Kästchen unter Aktionen ausführen um einzelne Teilnehmer/- innen anzuwählen oder klicken Sie auf Alle auswählen, wenn Sie allen Teilnehmer/-innenn die automatische Mail mit den Zugangsdaten schicken möchten. Klicken Sie auf OK. Benutzername und Passwort werden nun automatisch von der Datenbank an die Teilnehmer/-innen des Projektes geschickt. Die Mail an die Teilnehmer/-innen lautet folgendermaßen: Betreff: Ihr Auslandsaufenthalt: Sie können Ihren Bericht jetzt anfertigen /Multipass - Germany Sie können Ihren Teilnehmer-innenbericht zum Auslandsaufenthalt im Rahmen des Leonardo da Vinci Programms jetzt online in die Datenbank eingeben. Ihr Bericht ist nötig, damit das Projekt abgerechnet werden kann. Wenn Sie Fragen haben, wenden Sie sich bitte an den Projektträger. Bitte melden Sie sich mit folgendem Login und Passwort an: Login : PPaul946 Passwort : Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 12/19

13 Sie können den Text dieser nicht verändern. Bitte beachten Sie, dass die automatischen s von Rap4Leo/Multipass bei dem/der Empfänger/-in als Spam- s gekennzeichnet sein können. Falls der/die Empfänger/-in einen Spamschutz aktiviert hat, könnte die Mail mit den Zugangsdaten automatisch im Spam-Ordner gespeichert werden. Bitte weisen Sie die Teilnehmer/-innen darauf hin, dort nachzusehen, falls sie noch keine Zugangsdaten von Ihnen bekommen haben. Möglich ist auch, den Filter so einzustellen, dass Mails mit dem Absender multipass oder rapforleo nicht aussortiert werden. 5.2 Sammel s an Teilnehmer/-innen versenden Wenn Sie Ihre Teilnehmer/-innen über etwas informieren möchten, haben Sie in Rap4Leo/Multipass die Möglichkeit, eine an eine Gruppe von Begünstigten zu versenden. Sie können hier auch Dokumente anhängen. Klicken Sie auf Begünstigte im Haupt-Menü. Klicken Sie oben rechts auf senden. Es öffnet sich ein Fenster, in dem Sie unter -Body Ihren Text eingeben können. Bitte beachten Sie, dass diese immer an alle Begünstigten Ihrer Einrichtung verschickt wird. Sie haben nicht die Möglichkeit, bestimmte Teilnehmer/-innen auszuwählen, auch nicht für einen bestimmten Flow. Diese Funktion soll in Zukunft optimiert werden. Wenn Sie s an bestimmte Teilnehmer/-innen verschicken wollen, empfehlen wir Ihnen die Daten nach Excel zu exportieren (siehe Kapitel 7) und die Adressen dann in das Adressfeld Ihres Mailprogramms zu kopieren. 5.3 Teilnehmer/-innenberichte ansehen Um die Teilnehmer/-innenberichte anzusehen, haben Sie zwei Möglichkeiten: 1) Detaillierte Informationen über bestimmte Entsendungen/Teilnehmer/-innen ansehen. 2) Eine Zusammenfassung aller Berichte auf Vertragsebene ansehen. Zu 1): Klicken Sie auf Entsendungen und dann auf das Lupen-Symbol rechts neben dem/der Teilnehmer/-in, dessen Bericht Sie sehen möchten. Falls der Bericht Ihnen noch nicht übermittelt wurde, sehen Sie eine Vorschau ohne Antworten. Zu 2): Klicken Sie auf Verträge und dann auf das Lupen-Symbol, um die Teilnehmer/-innenberichte für alle Entsendungen anzusehen. Sie erhalten hier eine Zusammenfassung aller Berichte pro Frage und können sich so ein Bild über die generelle Zufriedenheit Ihrer Teilnehmer/-innengruppe machen. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 13/19

14 5.4 Teilnehmer/-innenbericht zurücksetzen Ist nur in begründeten Einzelfällen durch die Nationale Agentur möglich 5.5 Anleitung für die Teilnehmer/-in Wenn Sie Ihren Teilnehmer/-innen Hinweise geben wollen, wie sie die Berichte in Multipass ausfüllen sollen, können Sie diesen Text als Vorlage nehmen: 1. Gehen Sie auf die Internet-Seite 2. Sie geben Login und Passwort ein, dass Sie per erhalten haben. 3. Öffnen Sie "Meine Daten" und überprüfen, ob die Angaben richtig sind. Änderungswünsche melden Sie bitte an Ihre Entsendeeinrichtung (Projektträger). 4. Öffnen Sie den Menüpunkt "Entsendungen" (Doppelklick). 5. Öffnen Sie in der Spalte "Aktionen ausführen" den Befehl Bericht schreiben". Sie sehen zunächst nochmals Ihre persönlichen Daten. Drücken Sie dann Nächste Seite. Dort finden Sie die Seiten mit den Feldern, die ausgefüllt werden müssen. Wir empfehlen Ihnen, zu jeder Antwort eine kurze Erläuterung zu schreiben, die Ihre Bewertung begründet. Auch in die Felder, in denen Wertungen bzw. Informationen gefordert werden, tragen Sie ein kurzes Statement ein. Über den Befehl nächste Seite speichern Sie Ihre Einträge. Sie können das Ausfüllen des Berichts unterbrechen, müssten aber wenigstens in allen Fragen mit Smilies eine Markierung gesetzt haben. 6. Nachdem Sie alles ausgefüllt haben, werden Sie gefragt, ob der Bericht fertig ist. Wählen Sie Nein, können Sie am Bericht weiterarbeiten, bis Sie fertig sind. Wählen Sie Ja, wird Ihr Bericht elektronisch freigegeben und Sie können keine Änderungen vornehmen. Sie drucken den Bericht aus (Druckersymbol erscheint im Menüpunkt Entsendungen), unterschreiben und schicken ihn an Ihre Entsendeeinrichtung. 7. Eventuell wird Ihnen der Bericht zur Überarbeitung nochmals freigeschaltet. Dazu erhalten Sie dann entsprechende Informationen. 8. Login und Passwort haben Sie bitte noch parat, bis Sie sicher sind, dass keine Änderungen mehr notwendig sein werden. 9. Bitte senden Sie den Bericht bis zum [...]. Vielen Dank. 5.6 Informationen über Teilnehmer/-innen Klicken Sie auf Begünstigte im Haupt-Menü auf der linken Seite. Sie sehen dann eine Liste der eingetragenen Teilnehmer/-innen. Um detaillierte Informationen über die Teilnehmer/-innen zu sehen, klicken Sie auf das Lupen-Symbol. Um Informationen zu bearbeiten, klicken Sie auf das Bearbeiten-Symbol Sie können den Datensatz eines/einer Teilnehmers/in nicht mehr löschen, wenn diese/r einer Entsendung zugeordnet wurde. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 14/19

15 6 Finanzieller Abschlussbericht Den finanziellen und statistischen Abschlussbericht stellen Sie über Ihre Eingaben in die Datenbank her. Die Entsendungen müssen angelegt sein, bevor die Finanzangaben gemacht werden können. Der Status aller Entsendungen im Projekt muss auf an NA übermittelt geändert worden sein, bevor der Finanzbericht fertig gestellt, ausgedruckt und den Unterlagen zum Abschlussbericht beigelegt werden kann. 6.1 Finanzdaten eingeben Klicken Sie im Haupt-Menü auf Verträge und in der Zeile mit der entsprechenden Vertragsnummer auf das Euro-Symbol, um die Finanzdaten einzugeben. Es öffnet sich das Arbeitsblatt Finanztabellen bearbeiten. Im oberen Teil, blau hinterlegt, finden Sie die Frage, wie viele der geförderten Teilnehmer eine duale Ausbildung absolvieren. Diese Frage bezieht sich natürlich nur auf Projekte der Zielgruppe Erstausbildung/IVT, gegebenenfalls geben Sie 0 ein. Ebenso geben Sie hier die Gesamtkosten für Verwaltung und Betreuung in der entsprechenden Zeile ein (Zahl erscheint schwarz). Für jede/n Teilnehmer/-in geben Sie die Ausgaben für Reise, Aufenthalt, Versicherung sowie sprachliche, kulturelle und pädagogische Vorbereitung detailliert ein, und zwar in einem Untermenü, das Sie durch Klicken des Euro-Symbols in der Zeile des/der jeweiligen Teilnehmers/in öffnen. Handelt es sich um eine Gruppenentsendung, können Sie die Finanzdaten des zuerst eingegebenen Teilnehmers kopieren, sodass Sie bei identischen Finanzdaten- diese nicht für jeden Teilnehmer neu eingeben müssen. Klicken Sie dazu auf das Duplizieren - Symbol Bei Ansicht der Seite Finanztabellen beachten Sie bitte: Die Spalte bewilligt zeigt den Zuschuss zum Zeitpunkt der Vertragserstellung. Eventuelle Veränderungen seit diesem Zeitpunkt werden hier nicht wiedergegeben. Die Spalte über LdV finanziert fasst die Einzelbeträge pro Teilnehmer/in zusammen, die Sie als Zuschuss erwarten. Geben Sie hier die bewilligte Summe ein, wenn der Teilnehmer gefahren ist wie beantragt. Wenn sich eine Änderung ergeben hat (z.b. eine kürzere Aufenthaltsdauer oder ein Ziellandwechsel), geben Sie bitte die entsprechende Summe ein. Ebenso wenn nicht die gesamte bewilligte Summe benötigt wurde. Eine endgültige Berechnung erfolgt durch die NA. Bei Reisekosten ist nur für die Zielgruppe VETPRO aus der Antragsrunde 2007 ein Eintrag nötig, in den Folgejahren sind ja Fahrt- und Aufenthaltskosten im Zuschuss für Aufenthalt zusammengefasst. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 15/19

16 Die Referenzlisten der Kommission erfordern ggf. ein Update bei einigen Teilnehmerdaten. Wenn dies nötig ist, werden Sie vor dem Öffnen des Finanzdatensatzes eines Teilnehmers dazu aufgefordert, diese Daten zu aktualisieren. Ist dies der Fall, können Datensätze nicht dupliziert werden. 6.2 Finanzdaten kopieren Um die mehrfache Eingabe identischer Finanzdaten für jede Entsendung zu vermeiden, können Sie diese auch kopieren. Verträge > Symbol Finanztabelle bearbeiten Klicken Sie in der Liste der Entsendungen (s.o.) auf das Duplizieren-Symbol rechts neben dem Begünstigten, dessen Daten Sie kopieren wollen. Wählen Sie die Entsendung, deren Werte Sie kopieren möchten. Sie können einzelne Entsendungen auswählen oder die Daten in alle Entsendungen eines Ziellandes kopieren. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 16/19

17 6.3 Finanziellen Abschlussbericht ausdrucken und fertig stellen Wenn Sie alle Daten in Ihren Finanzbericht eingetragen haben und keine Änderungen mehr vornehmen möchten, klicken Sie auf Finanzbericht fertig stellen. Klicken Sie auf OK Hinweis: Falls es noch Entsendungen im Status in Bearbeitung gibt, bekommen Sie eine Fehlermeldung. Ändern Sie den Status der Entsendung und wiederholen Sie den Schritt Finanzbericht fertig stellen. Nach der Fertigstellung des Finanzberichts können Sie keine Änderungen mehr vornehmen. Sie können sich die Daten jedoch anzeigen lassen, wenn Sie auf die Schaltfläche Ansehen des Finanzberichts klicken. Die Excel-Tabelle zum Abschlussbericht erhalten Sie folgendermaßen: Klicken Sie auf Verträge im Haupt-Menü am linken Seitenrand. Sie sehen alle Verträge, die Ihre Einrichtung mit der NA abgeschlossen hat. Klicken Sie auf das nun neu hinzugekommene Finanzberichts-Symbol Sie können jetzt den Finanzbericht in Excel öffnen und alle Tabellenblätter ausdrucken sowie ggf. in einem eigenen Verzeichnis speichern. Nach Abgabe des Abschlussberichts wird der finanzielle Bericht durch die NA entweder akzeptiert oder zurückgewiesen, falls eine Überarbeitung notwendig sein sollte. In diesem Fall würden Sie die Finanzdaten ändern und den Bericht erneut fertig stellen. 6.4 Inhaltlicher Abschlussbericht (Word- Dokument) Die Vorlage für den Abschlussbericht finden Sie auch auf der Ebene Verträge unter Aktionen ausführen. Klicken Sie auf das Icon Einige Daten sind vorausgefüllt. Bitte speichern Sie das Dokument direkt auf Ihrem PC und beginnen dann erst mit dem Ausfüllen. Sie schreiben den Bericht nicht in der Datenbank selbst. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 17/19

18 7 Daten exportieren Klicken Sie auf Daten exportieren im Haupt-Menü am linken Seitenrand. Wählen Sie die Daten, die Sie exportieren möchten aus dem drop down Menü ART DES DATENEXPORTS: Einrichtungen Entsendungen Begünstigte Begleitpersonen Verträge Anträge Für Daten zu Entsendungen oder Teilnehmer/-innen haben Sie auch die Möglichkeit, Antragsjahr und Durchführungszeitraum auszuwählen. Klicken Sie auf ausführen. Es erscheint eine Nachricht, wenn Sie die Daten herunter laden oder direkt in Excel öffnen können. 8 Teilnehmer/-innendaten importieren Bitte beachten Sie, dass Sie auch die Möglichkeit haben, Teilnehmer/-innendaten in Rap4Leo/Multipass zu importieren. Sie müssen diese also nicht noch einmal eintippen, wenn Sie diese schon als Excel Liste erstellt haben. Dies ist sinnvoll für Einrichtungen, die sehr viele Teilnehmer/-innen haben. Wir empfehlen diese Anwendung jedoch nur geübten EDV- Anwendern. Zunächst müssen Sie Ihre Daten in eine Excel-Vorlage übertragen, da die Datenbank die Daten nur mit dieser Vorlage importieren kann. Sie dürfen Sie keinerlei Änderungen z.b. in der Spaltenbeschriftung oder im Tabellennamen vornehmen. Sie finden die Excel- Vorlage für den Import der Teilnehmer/-innendaten in Rap4Leo/Multipass unter Unterlagen. Gehen Sie bitte folgendermaßen vor: Übertragen Sie die Teilnehmer/-innendaten in die Vorlage benef_import_template.xls Die orangen Felder sind Pflichtfelder, die blauen müssen nicht ausgefüllt werden. Bitte beachten Sie auch die Formatvorgaben (z.b. bei Datum; Kürzel) Gehen Sie in Multipass auf den Menüpunkt Teilnehmer/-innendaten importieren. Klicken Sie auf neu anlegen. Benennen Sie unter LIB_IMPORT_JOBS einen Titel für diesen Import. Wählen Sie unter IMPORT_LOTS Beneficiaries import aus. Wählen Sie das Antragsjahr. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 18/19

19 Klicken Sie bei NAME DER DATEI auf Datei auswählen und wählen Sie die von Ihnen vorbereite Datei benef_import_template.xls. Klicken Sie dann auf OK und warten Sie einen Moment. Es erscheint nun eine Tabelle, die anzeigt, ob die Daten importiert wurden oder ob es noch Probleme gab. Wenn Sie in der Spalte ERRORS eine 0 sehen, ist alles in Ordnung. Wird eine Anzahl von Fehlern angezeigt, klicken Sie auf diese Zahl. Dann sehen Sie in welcher Zeile Ihrer Importtabelle der Fehler aufgetreten ist und in der Spalte Beschreibung eine Erläuterung des Fehlers. Korrigieren Sie die Fehler in der Importtabelle und starten Sie erneut den Import mit neu anlegen. Wiederholen Sie dies so lange bis alle Fehler bereinigt sind und Errors 0 angezeigt wird. Klicken Sie nacheinander auf VERIF und dann auf INJECT. Sie können nun unter dem Menüpunkt Begünstigte überprüfen, ob die Teilnehmer/- innendaten alle importiert wurden. Datenbank MultiPass: Anleitung für Projektträger, August 2009 Seite 19/19