Eisbrecher. Die Kundenzeitschrift des BIT Nr. 40 / Dezember Projekt «Monte Rosa» Statistik auf der Höhe der Zeit.

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1 Die Kundenzeitschrift des BIT Nr. 40 / Dezember Eisbrecher Projekt «Monte Rosa» Statistik auf der Höhe der Zeit Seite 5 Geschäftsverwaltung BIT-Produkt GEVER Office ist in den Startlöchern Seite 7 Bye-bye Papierarchiv Scanning Center BIT digitalisiert AHV-Altarchiv Seite 9

2 Inhalt Projekt «Monte Rosa»: Statistik auf der Höhe der Zeit Seite 5 Geschäftsverwaltung: BIT-Produkt GEVER Office ist in den Startlöchern Seite 7 Bye-bye Papierarchiv: Scanning Center BIT digitalisiert AHV-Altarchiv Seite 9 Editorial 3 Wo Datenberge sich erheben Aus der Geschäftsleitung 4 Konsens ist erreicht Produkte und Projekte 5 «Monte Rosa»: Zentraler «Umschlagplatz» für Daten 7 Effizientes, suchbasiertes Arbeiten mit GEVER Office 9 Ausgleichskasse: Abschied vom Papierarchiv IT-Thema 11 Dank Glasfaser: Aus zwei mach eins Eingeschoben 13 Leserschafts-Umfrage: Die Leser sagen «Weiter so!» Events 14 «BIT in action»: Kunden-Event mit vielfältigen Themen 16 E-dec: Preisgekrönte E-Gov-Anwendung Bits & Bytes 17 Kurz notiert; kurz berichtet 18 Kurz berichtet; kurz notiert 19 Kurz gelesen; kurz empfohlen 20 FAQ 21 Trendreport 22 SMS-Interview; «Eisbrecher»-Abo; «Rampenverkauf» 23 Mixed Pixels; BIT-Kontakt-Box Titelbild: Die Monte-Rosa-Hütte Namensvetterin eines Statistikprojekts mit ebenso aussergewöhnlichem Betriebskonzept. (Foto: Hwking) Herausgeber Bundesamt für Informatik und Telekommunikation (BIT) Monbijoustrasse 74, CH-3003 Bern Telefon Intranet: Internet: Redaktionsleitung Nora Kelemen Redaktion Leo Hauser (HL), Ruth Widmer (WiRu). Marc Bärtschi (MB). Redaktionelle Mitarbeit bei dieser Ausgabe: Jürg Porro (PJ), Oliver Linder (LiO) Gestaltung Stefan Flükiger (Flu) Druck BBL, Vertrieb Publikationen, Bern Online-Version und Abonnement Kontakt eisbrecher@bit.admin.ch Tel.: Nächste Ausgabe März

3 Editorial Wo Datenberge sich erheben Liebe Leserinnen und Leser Nora Kelemen Bereichsleiterin Kundenkommunikation Im Bundesamt für Statistik (BFS) soll die IT besser helfen, die Produktionsabläufe entlang der Wertschöpfungskette zu rationalisieren. Unter anderem sollen in einem neuen Datenpool mit dem klingenden Namen «Monte Rosa» viele bisher eigenständige Datenbanken vereint werden. Der «Eisbrecher» verfolgt dieses anspruchsvolle gemeinsame Projekt von BFS und BIT und fragt nach Nutzen, technischer Umsetzung und erster Anwendung. Erfahren Sie mehr dazu auf Seite 5. Bei den Geschäftsverwaltungslösungen etabliert sich mit GEVER Office neu ein zweiter Bundesstandard. Hinter GEVER Office steckt die Idee einer «unsichtbaren» Geschäftsverwaltung. Damit ist gemeint, dass sich die Lösung möglichst gut in die bestehende Office-Umgebung integriert und sich somit ohne viel Lernaufwand intuitiv anwenden lässt. Wie diese Idee umgesetzt werden konnte und worauf es bei der Einführung ankommt, zeigt der Erfahrungsbericht des Pilot-Amtes GS-EFD, zu finden im Artikel auf Seite 7. Bisher betrieben das EJPD und das BIT zwei verschiedene Netzwerke, um die kantonalen Polizeien und die Verwaltungen ans Bundesnetz anzubinden. Wie aus den recht unterschiedlichen Anforderungen von Polizei und Verwaltung das neue, für alle performantere und vollredundante Netzwerk KOMBV-KTV1 entstand, beschreibt anschaulich der Artikel auf Seite 11. An dieser Stelle noch ein herzliches Dankeschön an alle, die sich an der Leserschaftsumfrage des «Eisbrechers» beteiligt haben. Wir berichten über die Ergebnisse auf Seite 13. Viel Lesevergnügen wünschen Nora Kelemen und das ganze «Eisbrecher»-Team Der Vorteil eines digitalen Archivs gegenüber einem herkömmlichen Papierarchiv liegt auf der Hand: Weniger Mietkosten, effizientes Einbinden der Dossiers in den digitalen Geschäftsablauf, bessere Suchfunktionen und nicht zuletzt Sicherheit vor Verlust bei Gebäudeschäden wie Brand oder Hochwasser. Ob auch die Eidgenössische Ausgleichskasse diese Ziele erreichen konnte, nachdem das BIT für sie ein grosses Papierarchiv digitalisiert hat, erfahren Sie im Artikel ab Seite 9. 3

4 Aus der Geschäftsleitung Konsens ist erreicht Geschätzte Kundinnen und Kunden des BIT Fast zwei Jahre intensive Zusammenarbeit mit den Departementen UVEK, EDI, EJPD und EFD haben zum Konsens im Projekt KONSENS geführt. Es liegen nun gemeinsam erarbeitete Grundlagen vor, um ab dem Jahr 2012 unseren vier departementalen Kunden in der Büroautomation und im Betrieb harmonisierte Leistungen anzubieten. Dank den in KONSENS erarbeiteten Ergebnissen arbeiten unsere Kunden und wir künftig enger zusammen, stimmen die Kundenerwartungen und unsere Leistungen besser aufeinander ab und können den Bestell- und den Verrechnungsprozess einfacher gestalten. Ausserdem sind wir nun in der Lage, mit Hilfe des neuen Reportings aktueller über die Verfügbarkeit unserer Leistungen zu berichten. Anhang Sicherheit per in Kraft gesetzt. Um die individuellen Anforderungen nach dem zu erfüllen, wird für jedes Departement ein Anhang erstellt, in dem der Bezug von optionalen Leistungen vereinbart wird. Ich bin der festen Überzeugung, dass wir mit dem Erreichen des Konsens' und der Umsetzung der Ergebnisse einen grossen Schritt zur Festigung der Beziehung zu unseren Kunden und Harmonisierung unserer Leistungen gemacht haben. Marius Redli, Direktor Mit dem Abschluss des Projekts werden die neue Grundvereinbarung, die Sourcing Governance, der überarbeitete Produktkatalog und der 4

5 Produkte und Projekte Zentraler «Umschlagplatz» für Daten Mit dem Aufbau eines Statistischen Informationssystems (SIS) treibt das Bundesamt für Statistik die Modernisierung seiner IT voran. Eines der SIS-Module ist der vom BIT gebaute Datenpool «Monte Rosa». Er dient der Datenhaltung für den gesamten Statistikprozess von der Datenquelle bis zur Publikation. BIT-Kontakt: Mike Casablanca, Bereichsleiter Projekte Text: Leo Hauser Die moderne Wissensgesellschaft hat einen riesigen Hunger nach immer vielfältigeren Informationen. Von besonderem Interesse sind dabei Statistiken, da auf ihrer Grundlage unter anderem über die Steuerung grosser Mittelflüsse entschieden wird. Um der steigenden Nachfrage nach statistischen Informationen gerecht zu werden, hat das Bundesamt für Statistik (BFS) in den letzten Jahren verschiedene Schritte für eine Modernisierung des statistischen Systems der Schweiz eingeleitet. Eines der Modernisierungsprojekte ist das Programm in dessen Rahmen ein Statistisches Informationssystem (SIS) entsteht, welches die Produktionsabläufe der Wertschöpfungskette im BFS rationalisieren soll. Hierzu erhalten alle BFS-Produktionseinheiten (Datenerhebung, -bearbeitung, -analyse, -aufbereitung und -diffusion/ -publikation) eine gemeinsame Informatikinfrastruktur mit Working Areas und einem universellen Datawarehouse (siehe Grafik Seite 6). Unter dem Projektnamen «Monte Rosa» baute das BIT für das BFS diesen neuen gemeinsamen Datenpool, der über 120 bisher eigenständige Datenbanken vereint. Dieser neue Datenpool ist der zentrale Speicherort und Daten-«Umschlagplatz», sowohl zwischen den einzelnen Prozessschritten als auch für die Organisationseinheiten des BFS, welche Daten anderer Erhebungen verwenden. Aus Standardkomponenten gebaut «Monte Rosa steht für eine skalierbare Infrastruktur und ein aussergewöhnliches Betriebskonzept», sagt BFS-Programmleiter Walter Grolimund. Das Besondere ist das flexible Anlegen von Tabellen und Usern. Dies bringt den gewünschten Rationalisierungseffekt: «Wenn ein Projekt im BFS Namensgeber für ein bedeutendes Datenbankprojekt beim Bundesamt für Statistik: Das Monte-Rosa-Massiv in den Walliser Alpen. eine Datenbank, ein Verzeichnis oder Speicherplatz braucht, steht ihm diese Infrastruktur dank Monte Rosa in sehr viel kürzerer Zeit als bisher und mit geringem administrativem Aufwand zur Verfügung», so Walter Grolimund. Eine kundenseitige Vorgabe für «Monte Rosa» war, dass das BIT für die Realisierung und den Betrieb ausschliesslich Standardkomponenten und -produkte verwendet, um eine rasche Inbetriebnahme und einen zuverlässigen Betrieb sicherzustellen. Die hohen Anforderungen an Speicherplatz und Leistung machten den Aufbau eines dedizierten (eigens dafür bestimmten) Systems nötig. «Monte Rosa» besteht aus einem Cluster (Rechnerverbund) an einem BIT-Standort, mit Partitionen jeweils für die drei Umgebungen Entwicklung, Abnahme und Produktion. Punkto Speicherung wurde für die Oracle-Datenbanken ein 7-Terabyte-Speichernetzwerk (Storage Area Network, SAN) bereitgestellt und für die Flatfiles (Ablage von Dateien, z.b. Textdateien) ein 2 4-Terabyte-Dateiserver (Network Attached Storage, NAS). français Place de transfert centrale pour les données En mettant en place un système d information statistique (SIS), l Office fédéral de la statistique (OFS) entend moderniser son informatique. L un des modules du SIS, «Monte Rosa», est un pool de données qui sert à stocker les données durant l ensemble du processus statistique, c est-à-dire de la collecte des données jusqu à la publication. Vous trouverez la version française de cet article sous eisbrecher. 5

6 Produkte und Projekte Die riesigen Datenmengen des BFS verlangen natürlich nach einer angemessenen Lösung bezüglich Sicherung und Wiederherstellung. Diese besteht aus Tape-Drives an zwei BIT-Standorten. Auch an die Leistung des Systems stellt das BFS hohe Anforderungen, die nur durch eine ständige Überwachung und Optimierung erreicht werden kann. Das System ist so aufgebaut, dass sowohl Rechnerleistung als auch Speicherplatz wachsenden Bedürfnissen angepasst werden können. Volkszählung als erste Anwendung «Monte Rosa» wurde Ende März 2010 eingeführt und dient seither für die Ablage produktiver Daten. Die erste wichtige Anwendung, die mit dem neuen Datenbanksystem arbeitet, ist die Volkszählung 2010: Für diese werden, ergänzend zu den registerbasierten Erhebungen, bekanntlich Einwohnerinnen und Einwohner pro Jahr mit klassischen Fragebogen erfasst. Die Datenhaltung dieser Befragungen geschieht bereits in «Monte Rosa». Im Verlauf der kommenden Jahre werden laufend weitere BFS-Statistiken auf «Monte Rosa» migriert. Auf den «Monte Rosa»-Datenpool kann grundsätzlich jede BFS-Anwendung zugreifen, die mit ETL-Prozessen arbeitet (ETL = Extraktion, Transformation, Laden), ein Vorgehen, das Daten aus mehreren, ggf. unterschiedlich strukturierten Datenquellen in einer Zieldatenbank vereinigt. Dies kann eine Standardlösung oder eine.net-entwicklung sein. «Ein grosser Vorteil von Monte Rosa ist: Wenn wir eine neue Statistik planen, wissen wir im Voraus, wie die Daten zu halten sind. Es braucht nicht mehr jedes Mal ein neues technisches Konzept und eine neue Betriebsplattform», sagt Walter Grolimund. Das BFS geht denn auch davon aus, dass die Datenhaltung mit «Monte Rosa» deutlich günstiger wird. Weitere Informationen über das SIS des BFS > Modernisierungsprojekte > SIS@OFS Prozessschritte der Datenbearbeitung in «Monte Rosa» Datenbeschaffung und -erfassung Datenaufbereitung (editieren & inputieren) Datenanalyse (aggregieren, berechnen & integrieren) Diffusion (Datensicherheit und -publikationen) Working Areas WA1 WA2 WA3 Input Datenpools IN KD PD PB Output Die Ausgangsdaten (aus Erhebungen, den Registern von Kantonen und Gemeinden, u.a.) werden im Datenpool IN (Input Daten) gesammelt. In der Working Area WA1 (Erhebung und Register) werden die Ausgangsdaten mit den dazu bereitgestellten Umsystemen konsolidiert. Die konsolidierten Daten werden im Datenpool KD (Konsolidierte Daten) abgelegt. Mit den konsolidierten Daten werden in der Working Area WA2 (Analyse / Interpretation) mit den entsprechenden Umsystemen die Statistiken erstellt. Diese Produkte werden im Datenpool PD (Produktdaten) abgelegt. Mit den Produktdaten werden in der Working Area WA3 (Publikation) mit den entsprechenden Umsystemen die diversen Publikationen (Print und Online) erstellt. Diese werden im Datenpool PB (Publikationsdaten) abgelegt. 6

7 Produkte und Projekte Effizientes, suchbasiertes Arbeiten mit GEVER Office Am 25. Oktober 2010 hat der Informatikrat Bund (IRB) GEVER Office als zweites Standardprodukt im Einsatzgebiet der Geschäftsverwaltungslösungen bestätigt. Für das BIT bedeutet dieser Entscheid die Erreichung eines wichtigen Meilensteins. Für die Kunden bringt er dank der Wahlmöglichkeit mehr Wettbewerb bei der Erbringung von effizienten und kostengünstigen Lösungen. Ein kurzer Rückblick Die Idee zu GEVER Office entstand 2005: Sie bestand darin, eine in die Büroautomation möglichst integrierte Lösung für Records Management, Ablaufsteuerung (Workflow) und Geschäftskontrolle zu entwickeln. Für das BIT ist dabei zentral, dass Benutzer/innen in der Erfüllung ihrer jeweiligen Haupttätigkeit (z.b. Behandlung von Anträgen für Funkkonzessionen) möglichst wenig durch die GEVER-Lösung oder regulative Auflagen «eingeschränkt» werden. Sie sollen mit ihren gewohnten Hilfsmitteln (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Fachanwendungen) weiterarbeiten können und möglichst wenig zusätzliche (Meta-)Daten pflegen müssen. BIT-Kontakt: Account Management, bit.admin.ch Text: Jürg Porro Beteiligte aus verschiedenen Organisationseinheiten haben mit ihrem grossem Einsatz zum Erfolg des Standardisierungsprozesses beigetragen. An den positiven Standardisierungsentscheid wurden zwei Vorbehalte geknüpft: Zum ersten die Bewährungsprobe von GEVER Office im produktiven Betrieb beim Generalsekretariat (GS) EFD und zum zweiten die Bereitstellung weiterer Funktionalitäten mit dem Release 3.1. Das BIT ist davon überzeugt, dass beide Bedingungen per Ende Mai 2011 erfüllt und die Vorbehalte damit hinfällig sein werden. Somit haben die Verwaltungseinheiten ab sofort die Option, zwischen zwei GEVER-Standardprodukten zu wählen. Es ist jedoch nicht lediglich die Wahlmöglichkeit zwischen dem bewährten Produkt Fabasoft egov Suite CH und dem «Newcomer» GEVER Office, welche einen positiven Effekt für die Bundesverwaltung hat. Durch diesen Wettbewerb entstehen auch bessere und kostengünstigere Lösungen. Nathalie Falcone, GEVER- Delegierte des Bundesrates, hat es im «Eisbrecher» Nr. 34 (Juni 2009) so formuliert, dass «durch mehr Produkte-Wettbewerb mehr Dynamik entwickelt werden kann». Da in der Bundesverwaltung die Office-Palette strategisch gesetzt ist, haben Microsoft und das BIT beschlossen, gemeinsam die Basis für eine innovative GEVER-Lösung zu schaffen. Aus der Idee wurde auf Grundlage von SharePoint Server 2007 das OXBA-Framework (Office Extensions for Business Administration) entwickelt und darauf aufbauend quasi als erste Lösung GEVER Office in der Ausprägung GEVER Office RTS («Ready to Start»). Kernelemente von OXBA und damit auch von GEVER Office sind ein schlankes, aber effizientes Rollen- und Berechtigungsmodell sowie ein vorgegebener Grundstock von Metadaten, die kundenspezifisch erweitert werden können. Neben dem oben beschriebenen Grundsatz der Einfachheit (intuitive Bedienung) war auch das «Community-Modell» ein weiterer wichtiger Aspekt. Im Vordergrund stand dabei, dass GEVER Office zu einer breit akzeptierten Lösung für die öffentliche Hand werden kann und dies notabene ohne zusätzliche Lizenzkosten, d.h. auf Basis eines «Shared Source»-Modells. Erfahrungen aus dem Pilot im GS-EFD Seit Dezember 2009 läuft im GS-EFD das Einführungsprojekt von GEVER Office. Per 3. Januar 2011 werden über 70 Mitarbeitende des GS-EFD das System nutzen. Pius Breu, Leiter des Bereichs Geschäftsverwaltung und Projekte, nimmt zum bisherigen Projektverlauf wie folgt Stellung: «Um den Mehrwert von GEVER nutzen zu können, braucht es den Einsatz von allen. GEVER ist nur so gut, wie wir Benutzer damit arbeiten. français Travail efficace fondé sur la recherche à l aide de GEVER Office Le 25 octobre 2010, le Conseil de l informatique de la Confédération (CI) a confirmé le choix de GEVER Office en tant que deuxième produit standard dans le domaine des solutions de gestion des affaires. Pour l OFIT, cette décision représente une importante avancée. Les clients peuvent quant à eux tirer profit, grâce à la possibilité de choix qui leur est offerte, de la concurrence accrue en matière de solutions efficaces à des prix avantageux. Vous trouverez la version française de cet article sous 7

8 Produkte und Projekte Insbesondere das Management muss dahinter stehen und die Vorbildfunktion übernehmen. Denn die primäre Herausforderung ist das Organisationsentwicklungsprojekt, das die Einführung einer GEVER mit sich bringt. Wir sprechen von angepassten oder neuen Abläufen, weg von gewohnten Automatismen Architektur OXBA / GEVER Office (Ablagesystem), Orientierung an der Aufgabe bzw. am Geschäft. Die Klärung der organisatorischen Details (z.b. Vorschriften und Prozessdokumentation) ist das A und O und die Vorarbeiten sind unabhängig vom Produkt sehr aufwändig. Trotzdem sind sie unverzichtbare Basis für eine erfolgreiche Einführung von GEVER. Der Entscheid des EFD zugunsten von GEVER Office hat sich bisher als richtig erwiesen. Die Pilot-Phase hat gezeigt, dass die Bedürfnisse des GS-EFD mit GEVER Office abgedeckt werden können. Die Zusammenarbeit mit dem Kompetenzzentrum GEVER des BIT haben wir bisher positiv erlebt, auch in schwierigen Situationen war sie zielführend und immer lösungsorientiert.» Ausblick Die nächsten Herausforderungen im GEVER-Umfeld liegen in der Umsetzung der überdepartementalen Prozesse (inkl. Transport- bzw. Austauschplattform) und in der Weiterarbeit an den Vorgaben, insbesondere am Organisationshandbuch Bund und dem GEVER Systemkonzept. Wichtige Themenbereiche sind auch die Skalierung von GEVER Office auf mehrere Tausend Benutzer und die Sicherstellung der Performance. Programm GEVER Bund und Hilfsmittel für die Verwaltungsstellen Lesetipp zu GEVER Office und OXBA: «Benutzerfreundliches Records Management und Einsatz von digitalen Signaturen in der Langzeitarchivierung» (in «egov Präsenz» 1/10, S ) Nutzen und Highlights von GEVER Office Mit GEVER Office ist eine für den Benutzer weitgehend «unsichtbare» GEVER-Lösung entstanden. Der grösste Teil der GEVER-Arbeiten kann damit direkt aus der Büroautomationsumgebung erledigt werden: zugewiesene Aktivitäten aus Outlook (als Aufgaben/Tasks) abarbeiten, die Metadaten aus den Office-Programmen pflegen, eine (z.b. über das Bcc-Adressfeld) direkt an das entsprechende Geschäftsdossier «senden» die gesandte ist damit bereits im GEVER-System registriert. Zusammengefasst bietet GEVER Office: GEVER-konforme, effiziente Unterstützung der Geschäftsabläufe und der täglichen Arbeit, u.a. durch die mit Zusatzkomponenten erweiterbare Ablagestruktur, das flexible und durchdachte rollen- und gruppenbasierte Zugriffskonzept sowie die kundenspezifisch erweiterbaren Metadaten. Volle Integration mit Office 2007: Bearbeiten von Aufträgen und Dokumenten direkt aus Office möglich (inkl. Metadaten der Dokumente). Unterstützung des mobilen Arbeitens durch Synchronisation von Dossiers mit Outlook. Vom Sachbearbeiter selber konfigurierbare Benachrichtigung über Änderungen am Dossier bzw. den enthaltenen Dokumenten. Mächtige Volltextsuche (inkl. Suchdimensionen sogenannten Facetten). Möglichkeit, komplexe Suchabfragen zu speichern, mit einem Klick abrufbar von der Startseite. Flexible Geschäftskontrolle für Aktivitäten und Dossiers dank Reports. Diese können im CSV-Format exportiert und in Excel weiterbearbeitet werden. Im Bereich des digitalen Posteingangs unterstützt GEVER Office sowohl zentrale und dezentrale Posteingänge als auch die Kombination davon. 8

9 Eisbrecher Nr. 40 / Dezember 2010 Produkte und Projekte Abschied vom Papierarchiv Endlose Regalreihen, prall gefüllt mit Hunderttausenden von Papierdokumenten so stellt man sich bildhaft ein Archiv in der Bundesverwaltung vor. Die Eidgenössische Ausgleichskasse (EAK) hat sich nun mit Hilfe des Scanning Centers BIT von ihren Papierablagen getrennt. BIT-Kontakt: Adriano Falcucci, Bereichsleiter Scanning Center BIT Text: Marc Bärtschi Fotos: Leo Hauser AHV-Dossiers so weit das Auge reicht. Ein Projektmitarbeiter kontrolliert die eingescannten Dokumente. français Dicht an dicht stehen die Regale im Archiv der EAK auf einer Länge von gut 70 Metern. Allesamt sind sie von oben bis unten gefüllt mit Papierdossiers alle schön nach der AHV-Nummer eingereiht. In der Mitte des Raumes gibt es eine Lichtung. Hier sitzt das Scanning-Team an einem grossen Tisch, auf dem sich ebenfalls Dossiers stapeln, und machen sich an den Papieren zu schaffen. Hier werden die Dossiers für das maschinelle Einscannen vorbereitet. Die sogenannte Arbeitsvorbereitung befreit die Dossiers von Büroklammern, Bostitches und leeren Trennblättern. Übergrosse Blätter werden hier zugeschnitten und lose Zettel kopiert, so dass am Ende dem Scanner ein Stapel von A4-Blättern zugeführt werden kann. Zudem wird für jedes Dossier ein Deckblatt mit einem Barcode erstellt, so dass das Gerät eindeutig erkennt, um welche Akte es sich handelt und welchen Versicherten das Dossier betrifft Seiten pro Tag «Die Arbeitsvorbereitung ist der Kern dieses Projekts», erklärt Carlo Natale, Sektionschef Leistungen. Er ist der Leiter des Projekts «Scanning Altarchiv EAK». Neben dem Tisch für die Arbeitsvorbereitung stehen zwei Scanner, die das Scanning Center BIT eigens für dieses Grossprojekt in das Archiv transferiert hat. Hier gibt die zuständige Mitarbeiterin die von ihren Kollegen präparierten Papierstapel in das Gerät, welches die einzelnen Suppression des archives papier D interminables rangées d étagères, couvertes de centaines de milliers de documents: c est ainsi que l on se représente les archives de l administration fédérale. Avec l aide du Scanning Center de l OFIT, la Caisse fédérale de compensation (CFC) s est séparée de ses archives papier. Vous trouverez la version française de cet article sous 9

10 Produkte und Projekte Die Mitarbeiterin führt dem Scanner einen Dossier-Stapel zu. Blätter einliest. Auf einem Bildschirm kontrolliert sie, ob die Dossiers vollständig und lesbar eingescannt worden sind. Das Scanning- Team verarbeitet so gut Seiten pro Tag. Den Entscheid, das gesamte Altarchiv zu digitalisieren, fällte die EAK Anfang Über Dossiers und über Karten der Individuellen Konten bestehend aus 10,2 Millionen Einzelblättern, in denen unter anderem die Rentenverfügungen der aktuellen und ehemaligen Bundesangestellten aufgeführt sind, lagern im 1. UG am Holzikofenweg 36 in Bern. Zum einen waren es Kostenüberlegungen, die zu diesem Entscheid führten, denn die Miete für einen so grossen Raum macht einen nicht unwesentlichen Betrag im Budget aus. Nach der Digitalisierung wird der Papierbestand vernichtet und der Raum nicht mehr benötigt. Zum anderen setzt die EAK für ihre Geschäftsprozesse seit zwei Jahren eine Informatiklösung ein, in der auch die Dokumente aus dem Papierarchiv abgelegt werden sollen. Dies wird nun neu mit der Digitalisierung der Fall sein. Nicht zuletzt spielte zudem der Sicherheitsaspekt eine wesentliche Rolle: Man stelle sich vor, welch verheerende Folgen ein Brand oder ein Wasserschaden für ein Papierarchiv hätte. Entwicklungen im Projekt Die Verantwortlichen der EAK haben sich bei der Vergabe dieses Grossauftrages für das Scanning Center BIT entschieden. Den Ausschlag gaben neben dem offerierten Preis auch «die Kundennähe als bundesinterner Partner, wie auch die Erfahrungen, die das BIT bereits in der Digitalisierung von Archivbeständen gemacht hat», sagt Carlo Natale. Das Projekt konnte Anfang November 2009 beginnen und sollte Ende Juli 2010 abgeschlossen sein. Obwohl im Vorfeld eine detaillierte Dossieranalyse vorgenommen worden war, erwies sich der Auftrag als umfangreicher als geplant. Der Aufwand pro Dossier hat mehr Zeit in Anspruch genommen. Als Konsequenz stockte man zwischenzeitlich die Anzahl der Projektmitarbeitenden von 10 auf 16 auf. Mit der geleisteten Arbeit war man zufrieden, die Einsatzplanung mit Praktikanten gestaltete sich jedoch nicht einfach, weil es häufig kurzfristige Abgänge gab, etwa wenn jemand eine Festanstellung gefunden hatte. Deshalb war es phasenweise schwierig, genügend geeignetes Personal zu finden. Nach diesen zwischenzeitlichen Verzögerungen konnte das Projekt schliesslich Ende November 2010 erfolgreich abgeschlossen werden. Positives Fazit Die Zusammenarbeit mit dem BIT beurteilt Carlo Natale als gut. «Das Scanning Center BIT zeigte sich als sehr kompetenter Partner und stets flexibel. Die Ansprechpersonen waren freundlich und hilfsbereit», so Natale. Das Resultat ist für die EAK ein Quantensprung. Waren bisher einzelne Mitarbeiter damit beschäftigt, Dossiers aus dem Keller nach oben zu den Sachbearbeitern zu bringen und wieder hinunter, so fällt dies in Zukunft weg. Auch das ständige Suchen und physische Übergeben der Dossiers entfällt nun. Eine Anfrage eines Versicherten kann direkt am Telefon beantwortet werden, da der Sachbearbeiter das Dossier sofort am PC aufrufen kann. Carlo Natale: «Wir haben mit diesem Projekt eine wichtige Basis für weitere Prozessoptimierungen geschaffen.» Die Ausgleichskasse des Bundespersonals Mit der Einführung der AHV im Jahr 1948 wurde auch eine besondere Ausgleichskasse für das Bundespersonal errichtet, die Eidgenössische Ausgleichskasse (EAK). Seit 1999 ist die EAK eine Abteilung der Zentralen Ausgleichskasse (ZAS). Der EAK angeschlossen sind Arbeitgebende und Arbeitnehmende sowie Pensionierte des Bundesrats, der Bundesverwaltung, der Eidg. Gerichte sowie weiterer Organisationen des öffentlichen und privaten Rechts unter Oberaufsicht des Bundes. Die EAK betreut rund 230 Arbeitgeber mit ca Versicherten. 10

11 Eisbrecher Nr. 40 / Dezember 2010 IT-Thema Aus zwei mach eins Die Kantonspolizeien und die kantonalen Verwaltungen waren bisher über zwei verschiedene Netzwerke am Bundesnetz angeschlossen. Mit dem Einsatz von Glasfasern wurde es möglich, diese Netze zusammenzulegen und die Forderungen nach höherer Verfügbarkeit und mehr Bandbreite zu erfüllen sowie längerfristig Kosten zu sparen. BIT-Kontakt: Hans Ryf, Projektleiter TK Standardprodukte Text: Ruth Widmer Foto: Stefan Flükiger Bis vor kurzem betrieb der Bund zwei Netze für die Erschliessung der Kantone an das Bundesnetz. Das BIT war für die Anbindung der Kantonsverwaltungen über das sogenannte KOMBV-KTV zuständig, das EJPD betrieb das Netz der kantonalen Polizeistellen (EJPD-EWAN). Wegen des Bedürfnisses nach höherer Verfügbarkeit und mehr Bandbreite wurde ein Ausbau dieser Netze nötig. Schnell war klar, dass aus Kostengründen in absehbarer Zeit die verlangten Bandbreiten nur noch Kantonsvertreter und das BIT ihre Zustimmung zur Zusammenlegung der beiden Netze. Die SIK entschied, dass diese Zusammenlegung unter der Leitung des BIT durchgeführt werden sollte. Unterschiedliche Anforderungen Bis das Vorhaben umgesetzt werden konnte, waren viele Abklärungen und Vorarbeiten nötig. Eine der Hauptschwierigkeiten bestand darin, dass die Kantonspolizeien noch höhere Anforderungen an Sicherheit, Datenschutz und Verfügbarkeit hatten als die Ämter der kantonalen Verwaltungen. Auch organisatorisch waren einige Hürden zu überwinden, da in einigen Kantonen die Verwaltung und die Polizei je eigene Informatik-Abteilungen betreiben. Anfang 2007 wurden das Polizeinetz und mit ihm die Fachleute, die das Netz vorher im EJPD betreuten, organisatorisch dem BIT angegliedert. Dies erleichterte das weitere Vorankommen des ausgearbeiteten Projekts. Zum neuen Projektleiter wurde der ehemalige EJPD-Mitarbeiter Hans Ryf ernannt, der ein wichtiges Bindeglied zur Polizei war und viel Überzeugungsarbeit leistete. «Es war nicht einfach, alle Informatikverantwortlichen der Kantonspolizeien davon zu überzeugen, dass eine Zusammenlegung der Netze sinnvoll sei. Viele hatten Angst, dass ihnen Lösungen diktiert würden, die nicht ihren Bedürfnissen und Sicherheitsanforderungen entsprechen.» Hat die Fäden in der Hand: Projektleiter Hans Ryf. mit Glasfaserleitungen zur Verfügung gestellt werden konnten. Diese Netze mussten ausserdem praktisch unterbruchsfrei verfügbar sein. Um diesen Anforderungen gerecht zu werden, mussten folglich auch die Gebäude möglichst mit redundanten Glasfaserleitungen erschlossen werden, d.h. jeweils zwei physisch getrennte Glasfaserzugänge gebaut werden. An der Herbsttagung 2004 der Schweizerischen Informatikkonferenz (SIK) gaben das EJPD, die 11 Für ihre datenschützerisch sensiblen Applikationen wie z.b. das Zentrale Migrationssystem (ZEMIS), das Informationssystem Ausweisschriften (ISA), die Strafregister-Datenbank (VOSTRA), das automatisierte Fahndungssystem (RIPOL) und das Staatsschutz-Informations-System (ISIS) stellten die Polizeiorgane höchste Sicherheitsanforderungen. So war das EJPD-WAN auf Netzwerkebene verschlüsselt, was für das neue Netz aus Kosten- und Performancegründen nicht vorgesehen war. Dank der Entwicklung einer Lösung, die eine sichere Verschlüsselung auf

12 IT-Thema Applikationsebene ermöglicht, konnte aber auf die aufwändige Netzverschlüsselung verzichtet werden. Redundanz für kantonale Verwaltungen Bisher war das Netz der Kantonsverwaltungen nicht redundant aufgebaut. Bei einem Ausfall der Leitung oder des Routers wäre unter Umständen die ganze Kantonsverwaltung lahmgelegt worden. Ein hohes Risiko, wenn man bedenkt, dass z.b. Regionale Arbeitsvermittlungszentren wegen Informatikproblemen vorübergehend ihre Schalter schliessen müssten. Im Gegensatz dazu waren zwar die Leitungen des EJPD-Netzes bereits redundant aufgebaut, nicht aber die Router-Hardware. Ein längerer Unterbruch wäre also auch dort möglich gewesen. Die neue Lösung sah nun vor, das bestehende Polizeinetz und das Netz der Kantonsverwaltungen in eine gemeinsame, netzwerkseitig vollredundante Infrastruktur zu überführen. Anfang 2007 begann das BIT mit der Umsetzung dieser Lösung. Als Pilotkanton für umfangreiche Tests wurde im Oktober 2007 Luzern an das neue Netz KOMBV-KTV1 angeschlossen. «Die Zusammenarbeit war sehr kollegial und unkompliziert, da die kantonale Informatikstelle sowohl für die Verwaltung als auch für die Kantonspolizei zuständig ist», erklärt Hans Ryf startete die definitive Migrationsphase mit Zürich, dem grössten und organisatorisch komplexesten Kanton. Im gleichen Jahr wurden die beiden Basel, Bern, Genf, St.Gallen, Schaffhausen und Thurgau migriert und 2009 folgten die Kantone Aargau, beide Appenzell, Freiburg, Glarus, Graubünden, Schwyz, Uri, Waadt, Neuenburg, Wallis, Zug sowie das Fürstentum Liechtenstein wurden Ob- und Nidwalden, der Jura und Solothurn an das neue Netz angeschlossen. Aktuell arbeitet nur noch der Kanton Tessin über das alte Netz, da bisher kein passender Termin für die Umschaltung gefunden werden konnte. redundant. Ausserdem stehen nun den kantonalen Verwaltungen sowie den Kantonspolizeien höhere Bandbreiten und ein Support von 7 24 Stunden zu Verfügung. Weiter ist nun auch der direkte interkantonale Datenaustausch zwischen den verschiedenen Polizeiorganen und Verwaltungseinheiten möglich. Denkmalschutz und Kostenoptimierung Das BIT musste an verschiedenen Orten Glasfaserzugänge bauen, um die Redundanz auch auf der physischen Ebene zu gewährleisten. Falls an einer Glasfaserleitung Reparaturen nötig werden, würde sonst der Ausfall zu lange dauern. In Solothurn stiess das BIT dabei auf ein unerwartetes Hindernis: Ein Rechenzentrum der kantonalen Verwaltung befindet sich im denkmalgeschützten Rathaus. Die solothurnische Denkmalbehörde verweigerte den Bau eines zweiten Glasfaserzugangs mit der Begründung, dass in diesem geschützten Gebäude keine neuen Leitungseinführungen gemacht werden dürften. Auf der Suche nach einer Alternative stiess das BIT auf die im Gebäude bereits vorhandene Glasfaserleitung der Swisscom. Über den Swisscom Ethernet Service mietete das BIT die erforderliche Bandbreite auf dieser Leitung. So konnte auch im Kanton Solothurn das Projekt erfolgreich abgeschlossen werden. «Noch sind nicht alle alten Hardwarekomponenten in den Kantonen abgebaut dem uneingeschränkten Betrieb steht aber nichts mehr im Weg», sagt Projektleiter Hans Ryf. Das Echo der Benutzer, sowohl aus den kantonalen Verwaltungen als auch den Polizeien, war bis heute durchweg positiv. Das neue KOMBV-KTV1-Netz funktioniert störungsfrei und auch die Performance wird allgemein als sehr gut bezeichnet. Vorteile für alle Beteiligten Dank des Zusammenschlusses der beiden Netze sind heute die Hardware und auch die Leitungen 12

13 Eingeschoben Die Leser sagen «Weiter so!» Die Resultate der jüngsten Leserschaftsumfrage des «Eisbrechers» sind erfreulich: Die BIT-Kundenzeitschrift kommt bei den Leserinnen und Lesern gut an. BIT-Kontakt: Nora Kelemen, Bereichsleiterin Kundenkommunikation Text: Leo Hauser In den beiden zuletzt erschienenen Ausgaben der BIT-Kundenzeitschrift haben wir Sie dazu eingeladen, an einer Online-Leserschaftsumfrage teilzunehmen. «Wir wollen ganz einfach wissen, woran wir sind. Denn fahren wir nicht vorwärts, fallen wir zurück. Stillstand gibt es nicht», erklärt Nora Kelemen, Bereichsleiterin Kundenkommunikation BIT, den Zweck dieser Umfrage. Jedes Jahr greift die «Eisbrecher»-Redaktion ein Thema auf, das sie weiterentwickelt: 2004 war beispielsweise arbeiten an der Verständlichkeit angesagt, dies in einem Workshop mit einem NZZ-Redaktor passten wir den «Eisbrecher» ans neue Corporate Design des Bundes an, 2009 folgte mit der Jubiläumsausgabe die Umstellung auf Farbe. «Jetzt wollen wir von den Lesern erfahren, ob wir mit all diesen Massnahmen noch auf Vorwärtskurs sind», so Nora Kelemen. Gut hundert Leser/innen haben sich die Zeit genommen, den Fragenkatalog «durchzuackern» an dieser Stelle: ein herzliches Dankeschön. Die Resultate sind erfreulich und eine Bestätigung für das Konzept des «Eisbrechers». So bezeichnen 90 % der Teilnehmenden ihren Gesamteindruck des «Eisbrechers» als gut oder sehr gut. Gleich viele empfinden den Themenmix als gut oder sehr gut. Den Informationsgehalt werten 9 % als sehr hoch, 78 % der Befragten als eher hoch und nur 13 % als eher niedrig. 11 % halten den «Eisbrecher» für sehr objektiv, 75 % für eher objektiv. 65 % finden die Artikel gut verständlich, nur 3 % halten sie für eher schwer verständlich. Einzelne Kommentare beweisen denn auch die Heterogenität der Leserschaft: Manche bezeichnen die Texte als «zu technisch», andere als «zu einfach» «eine dauernde Gratwanderung, der sich die Redaktion voll und ganz bewusst ist», sagt Nora Kelemen. Die Fotos und Illustrationen im «Eisbrecher» gefallen 90 % der Befragten gut oder sehr gut. Den vierteljährlichen Erscheinungsrhythmus finden 78 % gerade richtig, 19 % würden die BIT-Zeitschrift gerne häufiger lesen. Auch der Umfang von 24 Seiten ist für die grosse Mehrheit (92 %) gerade richtig. Die Auswertungen im Detail (PDF) Wie beurteilen Sie die Sprache des «Eisbrechers»? Wie beurteilen Sie den Informationsgehalt des «Eisbrechers»? 3% 9% 13% 32% 65% eher schwer verständlich eher verständlich gut verständlich 78% eher niedrig eher hoch sehr hoch 13

14 Events Kunden-Event mit vielfältigen Themen Die zwölfte Ausgabe des «BIT in action» war gut besucht. Die Vertreterinnen und Vertreter der Kundenämter des BIT informierten sich über Neuerungen im Kunden- und Servicemanagement, über die neuen Angebote Sharepoint Extranet und GEVER Office sowie über die Verwaltungs-SuisseID. BIT-Kontakt: Marc Bürki, Account Manager Text: Leo Hauser Fotos: Marc Bärtschi Mit über hundert Teilnehmenden erfreute sich der Kundenanlass «BIT in action» vom 5. November 2010 regen Zuspruchs. In seiner Eröffnungsrede in der EPA-Aula an der Eigerstrasse in Bern ging BIT-Direktor Marius Redli kurz auf den Stand des Projekts Konsens ein, welches primär die Harmonisierung der Kundenbedürfnisse zum Ziel hat. Dieses Ziel soll zunächst in der Büroautomation und beim Betrieb von Anwendungen in enger das erste Amt, das diese Collaboration-Lösung anwendete, welche es auch externen Mitarbei- ermöglicht, eine Team- oder Projektsite zu tenden nutzen. «Das BAG hatte früher diverse Collabora- im Einsatz. Der Vorteil eines einheitli- tion-tools chen Tools zeigt sich auch im geringeren Schulungsaufwand», so Bruno Blatter. Mit Sharepoint Extranet können die Externen mit ihren eigenen PCs auf Projektsites zugreifen, dies mit allen gängigen Betriebssystemen und Browsern. Es erübrigt sich, sie eigens mit einem BIT-Laptop auszustatten. In einer kurzen Demo stellte BIT-Projektleiter Kurt Känel das Produkt vor: «Sie können zusammenarbeiten, mit wem Sie wollen, unabhängig davon, wo sich diese Person befindet», fasste er den Hauptnutzen der Sharepoint-Extranet-Lösung zusammen. Auch erläuterte Känel die organisatorischen und technischen Voraussetzungen für eine erfolgreiche Einführung. Sharepoint Extranet ist seit September 2010 beim BIT erhältlich und es sind bereits über 20 Sites in Betrieb. Die Referenten (von hinten links): Kurt Känel, Marc Bürki (Moderation), Jürg Porro, Pius Breu, Daniel Markwalder, Marius Redli, Bruno Blatter, Carlo Dietiker. Zusammenarbeit mit den Kunden erreicht werden. Hierzu wurde das Kundenboard ins Leben gerufen, in welchem etwa geplante Neuerungen im BIT-Produktkatalog frühzeitig mit den Kunden abgesprochen werden. Mehr hierzu auf Seite 4. Erleichterte Collaboration mit Externen Im ersten Referat kam sogleich ein BIT-Kunde zu Wort: Bruno Blatter, stellvertretender Leiter Informatik- und Facility Management des Bundesamts für Gesundheit (BAG), berichtete über seine Erfahrungen mit Sharepoint Extranet. Das BAG war GEVER-Office-Pilot beim GS-EFD «Wir möchten unsere Dossiers finden, und nicht mehr suchen», sagte Pius Breu, Bereichsleiter Geschäftsverwaltung und Projekte beim Generalsekretariat EFD, zum Auftakt des nächsten Vortrags, Thema: GEVER Office. Die auf dem Microsoft-Office-Paket basierende Geschäftsverwaltungslösung des BIT wurde wenige Tage zuvor als zweites Standardprodukt beim Bund bestätigt und wird ab Januar 2011 beim Generalsekretariat EFD produktiv genutzt. «GEVER ist ein Veränderungsprojekt: Wir nehmen damit Einfluss auf die Arbeitsweise der Mitarbeitenden», betonte Pius Breu. Darum sei es enorm wichtig, dass die Geschäftsleitung hinter der GEVER-Einführung stehe und sich bei der täglichen Nutzung vorbildlich zeige. Jürg Porro, Bereichsleiter Kompetenzzentrum GE- VER beim BIT, lieferte einen kurzen geschichtlichen Abriss zu GEVER Office und führte direkt am System vor, wie damit effizient gearbeitet werden kann. Mehr zu GEVER Office lesen Sie auf Seite 7. Servicemanager koordiniert Problemlösung Seit einem halben Jahr leitet Carlo Dietiker die BIT- Hauptabteilung Kunden- und Servicemanagement. Am «BIT in action» skizzierte er einige seiner Vorhaben, die zu einer einfacheren und effizi- 14

15 Eisbrecher Nr. 40 / Dezember 2010 Events enteren Zusammenarbeit mit den Kunden führen sollen. Dazu gehört das neue Kundenportal, auf welchem die Kunden ab Anfang 2011 mit Betriebs- und Störungsinfos versorgt werden. Im zweiten Quartal 2011 wird das Portal ergänzt durch Informationen zum Informatikmanagement, exklusiv für die Integrationsmanager. Auf organisatorischer Ebene soll der Aufbau von Account-Teams und die Einführung von Servicemanagern die Kundenbeziehung verbessern, z.b. wenn es um die Erstellung von Offerten und Vereinbarungen geht: «Erste Ansprechperson für die Integrationsmanager bleibt der Account Manager», so Dietiker. «Die fallweise aus BIT-Fachleuten zusammengestellten Account-Teams sollen die benötigten Informationen schneller zusammentragen und so die Durchlaufzeit von der Offertanfrage bis zum Angebot verkürzen.» Im Servicemanager werden die BIT-Kunden künftig eine eindeutige Ansprechperson haben, die bei Betriebsstörungen die Lösung des Problems koordiniert. Account-Teams und Servicemanager sollen ihre Arbeit im 1. Quartal 2011 aufnehmen. SuisseID für die Verwaltung Last but not least widmete sich der BIT-Kunden event der SuisseID. Daniel Markwalder, Bereichsleiter PKI und Sicherheitsprodukte, ging auf die aktuelle Sicherheitsdiskussion rund um die Suisse ID ein und erklärte bildhaft, warum es eine eigene Verwaltungs-SuisseID braucht: Das beste Schloss nützt nichts, wenn die Tür aus morschem Holz ist. «Entscheidend ist, in welchem Kontext man das Sicherheitsschloss SuisseID einsetzt. Das BIT hat nicht nur das Schloss im Fokus, sondern auch die Tür und das ganze Haus, sprich Zertifikate und Anwendungen.» Damit könne die VerwaltungsSuisseID zum bevorzugten Mittel für die vom Bundesrat beschlossene Zwei-Faktor-Authentifizierung werden. Die technischen Voraussetzungen seien geklärt, so Markwalder, die politischen Abklärungen seien im Gange. Die Präsentationen und weitere Fotos finden Sie auf der BIT-Kundenplattform > Themen > «BIT in action» 15

16 Events Preisgekrönte E-Gov-Anwendung Gleich zwei Preise wurden der Eidgenössischen Zollverwaltung und dem BIT diesen Herbst für die E-Government-Anwendung e-dec verliehen. Am etablierten internationalen egovernment-wettbewerb erreichte die Anwendung den hervorragenden zweiten Rang und in der Schweiz wurde sie mit dem egovernment-sonderpreis ausgezeichnet. BIT-Kontakt: Turabi Köse, Programm-Manager «all e-dec» Text: Ruth Widmer angemeldet werden. Dies geschieht mit der e- dec-lösung einfach und effizient: Die Informationssysteme der Unternehmen und Speditionen, welche Güter importieren und/oder exportieren, kommunizieren direkt mit e-dec, d.h. die Zollbeteiligten melden ihre Waren an ihren Informationssystemen an, von wo aus die Daten ins e-dec- System der EZV gelangen. Bereits heute werden täglich über Ein- und Ausfuhrveranlagungen mit Hilfe von e-dec abgewickelt. BIT-Projektleiter Turabi Köse (l.) nimmt von Dieter Weber, Bearing Point Switzerland AG, den egovernment-sonderpreis Schweiz entgegen. (Foto: Kaspar Bacher) Am 10. egovernment-wettbewerb, zu dem die Bundes-, Landes- und Kommunalverwaltungen aus Deutschland, Österreich und der Schweiz ihre E-Government-Projekte einreichen konnten, gewannen die Eidgenössische Zollverwaltung (EZV) und das BIT am 10. September 2010 in Berlin den zweiten Preis in der Kategorie «Innovativstes egovernment-architekturprojekt» für das elektronische Zollveranlagungssystem e-dec. Im Rahmen desselben Wettbewerbs erhielt das BIT am 9. November am egovernment-symposium ausserdem den Sonderpreis Schweiz Was ist e-dec? Das elektronische Zollveranlagungssystem e-dec wurde für die digitale Verarbeitung von Ein- und Ausfuhrprozessen entwickelt. In den letzten Jahren wurden im Rahmen des Projekts «all e-dec» diverse Services gebaut, über die Unternehmen mit der Eidg. Zollverwaltung kommunizieren können. Jede als Handelsgut ein- oder ausgeführte Ware, jedes Stück Fleisch, jedes Kilo Metall, jede Uhr und jede Tafel Schokolade muss bei der EZV Die gelieferten Daten werden nicht nur für die Zollveranlagung verwendet, sondern auch an die zuständigen Bundesämter weitergeleitet. Das Bundesamt für Gesundheit erhält z.b. Daten über importierte und exportierte Medikamente und das Bundesamt für Landwirtschaft wird über den grenzüberschreitenden Handel mit landwirtschaftlichen Erzeugnissen informiert. Weiter beliefert e-dec u.a. die Steuerverwaltung mit Daten zur Mehrwertsteuer und meldet dem Bundesamt für Veterinärwesen den Import von Tieren für allfällige tierärztliche Kontrollen. So entwickelt sich die elektronische Zollveranlagungsapplikation e- dec von einem System für den Zoll immer mehr zu einer behördenübergreifenden E-Government- Lösung, die als Brücke zur Wirtschaft dient. egovernment-wettbewerb Nationales egovernment-symposium 16

17 Bits & Bytes Kurz notiert Kurz berichtet Beliebte Umschulungen auf Windows 7 Die Migration auf den Standardarbeitsplatz Bund schreitet voran. Gestaffelt steigen die Departemente auf Win- dows 7 und Office 2007 um. IT-Education BIT bereitet die Mitarbeitenden jeweils in speziellen Umschulungskursen auf die Migration vor, sodass der Wechsel möglichst problemlos vonstattengeht. Alleine im Jahr 2010 haben in ca. 400 halb- oder ganztägigen Kursen rund 3800 Anwenderinnen und Anwender eine Umschulung in Anspruch genommen. Für Superuser bietet IT-Education BIT dreitägige Kurse an. Und die Umschulungen kommen gut an: Die Teilnehmenden beurteilten die Kurse bisher mit einem Schnitt von 5.4 (Schulnoten). 20 Kursleitende der IT-Education BIT schulen dezentral an 25 Standorten und in drei Sprachen (D/F/I) stammten die Kursbesucher aus den Departemen- ten UVEK, EDA, EVD, VBS und EFD werden die Schulungen in ähnlichem Umfang und Tempo fortgeführt, dann auch für die Mitarbeitenden des EDI und des EJPD. Nach Abschluss der Migration, Mitte 2012, werden alle Mitarbeitenden der Bundesverwaltung mit den gleichen Microsoft- Produkten arbeiten. Zusätzlich zu den Migrations- kursen können die Mitarbeitenden bei IT-Education BIT diverse Vertiefungskurse buchen, z.b. den halbtägigen Kurs «Tipps & Tricks für Umsteiger», der für Word, Excel, PowerPoint und Outlook angeboten wird. Auch steht allen Kursbesuchenden während dreier Monate nach Kursbesuch das kostenlose E-Learning-Angebot von IT-Education BIT zur Verfügung. Details zum web-based Training kennt Ihr/e Ausbildungsverantwortliche/r. HL Das komplette Kursprogramm Meisterschaftlicher BIT-Nachwuchs Nicht zum ersten Mal schneiden junge BIT-Mitarbeitende bei Berufsmeisterschaften sehr gut ab. Auch bei der Ausgabe 2010 der Schweizermeisterschaft der Informatikberufe, die Mitte Oktober im Rahmen der Basler Berufs- und Bildungsmesse stattgefunden hat, gab es einen Medaillengewinn: Matthias Winzeler (20), der im Sommer 2010 seine Informatiklehre beim BIT abgeschlossen hat, holte Silber in der Disziplin «Web Design». Zudem erreichte Ramon Binz (19), BIT-Informatiklernender im vierten Lehrjahr, in der gleichen «Trade» den ausgezeichneten 13. Rang. Sieben Stunden hatten die Teilnehmenden Zeit, die gestellte Design- und Programmieraufgabe zu lösen, die darin bestand, nach klaren Vorgaben eine dynamische Website zu bauen. Matthias Winzelers hervorragender zweiter Rang berechtigt ihn zur Teilnahme an den Ausscheidungen für das Schweizer Berufsnationalteam im Dezember Dort treten jeweils die beiden besten je «Trade» der Jahre 2009 und 2010 an. Sollte Matthias Winzeler diese Hürde nehmen, könnte er die Schweiz an der zweijährlich stattfindenden Berufs-WM «WorldSkills» vertreten, die 2011 in London über die Bühne gehen wird. Bei der 2007er-Ausgabe in Japan hatte der ehemalige BIT-Lernende Sascha Grossenbacher in der Disziplin «Web Design» den 5. Platz belegt und war in dieser Kategorie bester Europäer. HL Weitere Informationen Hat sein Handwerk im BIT gelernt: Matthias Winzeler (Foto: HL) 17

18 Bits & Bytes Kurz berichtet Nationaler Zukunftstag im BIT Unter dem Motto «Seitenwechsel für Mädchen und Jungs» fand am 11. November der Nationale Zukunftstag statt bisher bekannt unter der Bezeichnung Tochtertag. Ziel des Zukunftstags ist die frühzeitige Förderung der Gleichstellung von Frau und Mann bei Berufswahl und Lebensplanung. Wie jedes Jahr lud auch das BIT im Rahmen dieses besonderen Tags interessierte Mädchen und Buben ein, den Vater oder die Mutter an den Arbeitsplatz zu begleiten. 90 Kinder zwischen 7 und 14 Jahren nutzten diese Gelegenheit, für einen Tag die Schule links liegen zu lassen und stattdessen in der Berufswelt etwas Zukunftsluft zu schnuppern. Der Bereich Human Resources (HR) sorgte für ein spannendes Rahmenprogramm, zu dem auch eine Schatzsuche gehörte. Unterstützt wurde HR von engagierten Mitarbeitenden aus allen Bereichen des BIT, welche die Kinder begleiteten. Auf dem Weg zum Schatz mussten die jungen Besucherinnen und Besucher an verschiedenen Posten knifflige Aufgaben erledigen und erhielten dabei einen Einblick in die Welt der Informatik. Schliesslich wurden sie im vierten Untergeschoss des BIT-Hauptsitzes «Titanic II» fündig: Sie trafen auf einen zum Glück friedfertigen Piraten, der den Inhalt seiner Schatztruhe Memorysticks und Schokolade gerne mit den Kindern teilte. Nach all diesen Eindrücken war es Zeit für ein stärkendes Mittagessen. Gemeinsam mit ihren Eltern liessen sich die Kids die Chicken Nuggets, die Bratkartoffeln, das Ketchup, und einige sogar die Rüebli, schmecken. WiRu Kurz notiert Checkliste zur Überprüfung der Barrierefreiheit Seit dem 25. Januar 2010 ist die neuste Bundesrichtlinie für die Gestaltung von barrierefreien Internetangeboten (P028 V2) in Kraft. Sie ergänzt die bisher gültige Richtlinie P028 V1, welche für alle Webauftritte des Bundes seit dem 23. Mai 2005 verbindlich war. Bisher wurde die Umsetzung der neuen Richtlinie nicht überprüft, da es dafür keine Tools gab. Seit Sommer 2010 steht nun eine Checkliste der Stiftung «Zugang für alle» zur Verfügung, mit der eine Überprüfung problemlos möglich ist. Bis Ende 2010 sollten alle Webauftritte der Bundesverwaltung (Internet und Intranet) die neue Richtlinie erfüllen. Die Bundeskanzlei wird ab dem Jahr 2011 jährlich Überprüfungen durchführen und die Ergebnisse auf einer Website publizieren. Die Checkliste kann auch als «Garantieschein» für Webauftritte eingesetzt werden, die von externen Anbietern entwickelt werden: Mit dem Ausfüllen der Checkliste und der Unterschrift bestätigen diese, dass der Webauftritt der neuen Richtlinie des Bundes entspricht. Die barrierefreie Gestaltung von Webangeboten ist im Behindertengleichstellungsgesetz und der dazugehörigen Verordnung geregelt. Die Bundesverwaltung ist verpflichtet, diese Vorschriften umzusetzen. WiRu Accessibility-Checkliste nach WCAG Weitere Informationen finden Sie auf der BIT- Kundenplattform 18

19 Bits & Bytes Kurz gelesen Tausend Seiten Excel Es soll ja Leute geben, die benutzen Excel nur wegen diesen praktischen Gitterlinien. Aber Excel, das ist die Welt der Zahlen und der Formeln! Wer mit Excel nicht rechnen will, soll seine Tabellen in Word zeichnen; Excel-Zellen dürstet es nach Mathematik, Excel will rechnen und das Ergebnis als Diagramm ausgeben. Als SmartArt-, Datenbalken-, Sparklines-, Farbskalen-, Symbolsatzdiagramm usw. Aber das ist längst nicht alles: Die Cracks lassen nicht einfach Excel rechnen, sondern sie programmieren es. Und die Möglichkeiten der Excel-Programmierung sind schier unbegrenzt. Das beweist die kürzlich erschienene Neuauflage des Klassikers «Excel programmieren» aus der «Programmer s Choice»-Reihe: Auf fast tausend Seiten verrät das Buch, was anspruchsvolle Zahlenmenschen aus Excel alles herauskitzeln können. Dazu gehört natürlich alles Wissenswerte rund um die Entwicklungsumgebung Visual Basic (VBA), die die Eingabe von Programmcode in Excel ermöglicht. VBA-Konzepte und Programmiertechniken bilden einen Schwerpunkt; ausführlich wird auch über vordefinierte oder selbstgemachte Dialoge referiert, die zur Bedienung benötigt werden. Ein dickes Kapitel ist den Diagrammen gewidmet, ohne die Excel nur halb so lustig wäre. Der geneigte Leser erfährt aber auch vieles über Shapes, d.h. Zeichnungsobjekte, mit denen sich Diagramme, aber auch ganz normale Tabellenblätter aufhübschen lassen. Last but not least konzentriert sich das Buch auf die Datenverwaltung, denn Daten sind Excels Lebenselixier. Der kiloschwere Schmöker deckt nahezu alles ab, was sich mit Excel anstellen lässt. Er richtet sich auch an ambitionierte Einsteiger: Wenn Sie noch nicht wissen, was ein Makro ist oder wenn Ihnen das Kürzel XML nichts sagt das Buch erklärt es Ihnen. HL Kofler/Nebelo: «Excel programmieren» (für Excel 2010 und 2007), Verlag Addison-Wesley, mit CD, ca. CHF 83.- Kurz empfohlen Service für professionelle Massenmails ist ein kostengünstiges Kommunikationsinstrument, besonders wenn es darum geht, eine grosse Anzahl Empfänger zu erreichen. Um seinen Kunden auch für Massenmailings einen professionellen Service anbieten zu können, hat das BIT den Dienst -Massenversand realisiert. Dank diesem Angebot können z.b. Ämter Mailings an eine praktisch beliebige Anzahl - Empfänger versenden, was von einem gewöhnlichen -Konto aus nicht möglich ist, ohne mit der Messaging-Infrastruktur der Bundesverwaltung in Konflikt zu geraten. Der neue Dienst E Mail-Massenversand versendet direkt vom Mailserver des BIT aus und verhindert durch eine adäquate Mischung und Gruppierung der - Adressen, dass die Nachrichten im Spamfilter hängen bleiben. Das Angebot richtet sich an Kunden der Marktleistung Managed Value Added Messaging Services (VAMS). Die Kunden liefern dem BIT den Inhalt der zu versendenden Nachricht per Formular oder als HTML sowie die Adressen in einer Excel-Tabelle. Das BIT bereitet das Mailing auf, mischt und gruppiert die Empfänger und überwacht den Versand. Bereits nutzen mehrere BIT-Kunden dieses Angebot für Mailings mit durchschnittlich Empfängeradressen. Details zu diesem Angebot erhalten Sie bei Ihrem zuständigen Account Manager oder unter untenstehender Adresse, die Bestellung erfolgt über MAC/Remedy. HL Weitere Informationen > Angebote > Büroautomation > IT-Basisintrastruktur (ITB) > E- Mail-Massenversand 19

20 Bits & Bytes FAQ Die komplexe Welt der (Bundes-)IT wirft im User-Alltag immer wieder Fragen auf. In jedem «Eisbrecher» beantwortet das Service Desk BIT einige dieser Frequently Asked Questions (FAQ). Wie macht man Dateien offline verfügbar? Kunden mit einem mobilen Arbeitsplatz, sprich Notebook, haben die Möglichkeit, Dokumente offline verfügbar zu machen, um diese auch ohne Netzwerkverbindung nutzen zu können. Damit können Sie alle für Sie einsehbaren Dokumente von einem Netzlaufwerk auf Ihr Arbeitsgerät transferieren. Markieren Sie das Dokument oder den Ordner mit der rechten Maustaste und wählen Sie «Immer offline verfügbar» (Windows 7) bzw. «Offline verfügbar machen» (XP). Diese Dokumente oder Ordner werden nun lokal in den Ordner Eigene Dokumente (W7) bzw. Eigene Dateien (XP) kopiert. Nachdem Sie offline die Dateien bearbeitet haben, werden diese automatisch synchronisiert, sobald Sie Ihr Notebook wieder mit dem Bundesnetz verbinden. Um die Synchronisation aufzuheben, gehen Sie unter Windows 7 via Systemsteuerung ins Synchronisierungscenter. Unter XP erfolgt dies in der Systemsteuerung unter Ordneroptionen mit einem Mausklick auf den Button Dateien löschen. Fortan wird die lokal gespeicherte Datei nicht mehr synchronisiert. Wie zeigt man in Outlook Feiertage an? Weihnachten und Neujahr haben Sie bestimmt noch nie vergessen, schliesslich sind diese Feiertage für die meisten Erwerbstätigen arbeitsfrei. Aber wie steht es mit den variablen Feiertagen? Wann sind eigentlich Ostern 2011? Am besten lassen Sie sich die Daten der Feiertage in Ihrem Outlook- Kalender anzeigen. Outlook übernimmt diese Aufgabe mit wenigen Mausklicks: Wählen Sie im Menü «Extras» Optionen > Kalenderoptionen > Feiertage hinzufügen Hier können Sie nun die Feiertage der Schweiz und vieler weiterer Länder oder auch jene der wichtigsten Religionen auswählen. Windows XP: Profilspeicher überschritten was tun? Ihr Nutzerprofil enthält alle Einstellungen für Ihren persönlichen Benutzeraccount. Auf Ihrem PC verfügen Sie über 30 MB Profilspeicherplatz, was für die tägliche Arbeit problemlos genügt. Aus folgenden Gründen kann es jedoch zu Engpässen beim Profilspeicher kommen: 1. Sie haben viele Dateien, und nicht Verknüpfungen zu Dateien, auf dem Windows-Desktop abgelegt. 2. Programme legen Dateien im Profil ab und entfernen sie nach der Benutzung nicht ordnungsgemäss. Mögliche Folgen: Sie können z.b. keine Mails mehr versenden oder Word-Dokumente öffnen, da hierfür Profilspeicherplatz notwendig ist. Erste Massnahme um dieses Problem zu beheben ist die Entrümpelung des Desktops: Verschieben Sie alle Files, die nicht als Verknüpfung auf dem Desktop gespeichert sind, in das Verzeichnis «Eigene Dateien». Als weitere Massnahme können Sie alle Dateien mit den Endungen.bak und.tmp löschen. Gehen Sie hierfür zunächst mit dem Windows-Explorer ins Menü Extras > Ordneroptionen und wählen im Reiter Ansicht unter Versteckte Dateien und Ordner die Option Ausgeblendete Dateien, Ordner und Laufwerke anzeigen. Nutzen Sie nun die Suchfunktion, um alle Dateien mit den Endungen.bak und.tmp zu finden und löschen Sie diese. LiO/HL Aktuelle Störungsmeldungen finden Sie übrigens auf der Startseite des Intranet BIT: Das Service Desk BIT erreichen Sie unter Tel oder servicedesk@bit.admin.ch 20