Änderungshistorie. Zum aktuellen Update Build-Nr und vorherigen Updates. AnNoText. Choose a building block.

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1 Choose a building block. anwendersupport.softwarerecht@wolterskluwer.com Wolters Kluwer Deutschland GmbH Geschäftsbereich Recht Software Robert-Bosch-Straße Hürth AnNoText Änderungshistorie Zum aktuellen Update Build-Nr und vorherigen Updates

2 AnNoText Datum 12. September 2018 Version AnNoText Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH Wolters Kluwer Deutschland GmbH Geschäftsbereich Recht Software Robert-Bosch-Straße Hürth Tel. +49 (0) Fax +49 (0) anwendersupport.software-recht@wolterskluwer.com Wolters Kluwer Deutschland GmbH AnNoText 2

3 ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANNOTEXT / BEA ANSICHT AKTE IMPORT VON S HISTORIE LEISTUNGSERFASSUNG MAHNWESEN RECHNUNGSWESEN EXCEL AUSWERTUNGEN TODO S TODO S - POSTEINGANG SCHADENSCHNITTSTELLE ECONSULT DICTAPLUS ANNOTEXT WERKZEUGE... 8 ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANNOTEXT - STARTEN BEI AKTIVIERTEM BEA-ZUGANG ANNOTEXT ADMINISTRATION - DOKUMENTENMANAGEMENT ANNOTEXT ADMINISTRATION - MITARBEITER ANSICHT AKTE ANSICHT ADRESSAT - LÖSCHLAUF ARTIKEL 17 DSGVO BUCHHALTUNG COCKPIT DOKUMENTENERSTELLUNG HISTORIE - DARSTELLUNG DER HISTORIE HISTORIE - FUNKTION SAMMELMAPPE HISTORIE - FUNKTION DOKUMENT ZUR POSTMAPPE HINZUFÜGEN POSTMAPPE LEISTUNGSERFASSUNG MAHNVERFAHREN UND ZWANGSVOLLSTRECKUNG RECHNUNGSWESEN UNFALLPROGRAMM EXCEL - AUSWERTUNGEN SMARTE ANWALTSAKTE ANNOTEXT ONLINE AKTE ANWALTSNOTARIAT ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANSICHT AKTE ANSICHT ADRESSAT BUCHHALTUNG DOKUMENTENERSTELLUNG HISTORIE RECHNUNGSWESEN EXTRAS - UNFALLBEARBEITUNG EXCEL - AUSWERTUNGEN ANSICHT TODO S ANSICHT BÜRO ÄNDERUNGSHISTORIE BUILD VOM ANNOTEXT ADMINISTRATION ANSICHT AKTE BUCHHALTUNG BUCHHALTUNG - INTERNE UMBUCHUNGEN - NEU RECHNUNGSWESEN LEISTUNGSERFASSUNG

4 1.50 MAHNVERFAHREN UND ZWANGSVOLLSTRECKUNG TODO S ANSICHT BÜRO EXCEL-AUSWERTUNGEN SMARTE ANWALTSAKTE ONLINE AKTE ANNOTEXT FOMA BERICHTSWESEN - NEU Allgemein Technik Softwarevoraussetzungen Installation und Einrichtung Anzeige und Selektion der Reports Erstellen der Gruppierungen Bearbeiten/Verschieben/Löschen von Gruppierungen Inhalte Auswertung nach Monat (Ablagegrund) Auswertung nach Jahr (Ablagegrund) Auswertung nach HF (Ablagegrund) Auswertung nach AbrechKZ (Ablagegrund) Auswertung nach HS und Zeit (Ablagegrund) Auswertung nach PLZ (Ablagegrund) Auswertung nach Alter (Ablagegrund) Vormonatvergleich (Ablagegrund) Vorjahresvergleich (Ablagegrund) Ablagegrund nicht zugeordnete Akten Auswertung nach Monat (Status) Vorjahresvergleich (Ablagegrund) Status nicht zugeordnete Akten Sachstandsbericht Maßnahmen Auswertung nach AZ Maßnahmen Auswertung nach Summe Geldeingang-Auswertung nach AZ Geldeingang-Auswertung nach Summe Sachbearbeiter-Statistik Gesamt-Auswertung nach AZ Gesamt-Auswertung nach Summe Maßnahmen-Effizienz ÄNDERUNGSHISTORIE VOM ANNOTEXT ADMINISTRATION COCKPIT ANSICHT AKTE HISTORIE DOKUMENTERSTELLUNG ANSICHT ADRESSAT RECHNUNGSWESEN BUCHHALTUNG MAHNVERFAHREN UND ZWANGSVOLLSTRECKUNG LEISTUNGSERFASSUNG TODO ANSICHT TODO S EXCEL-AUSWERTUNGEN SMARTE ANWALTSAKTE ÄNDERUNGSHISTORIE VOM ANSICHT AKTE

5 1.2 DOKUMENTERSTELLUNG RECHNUNGSWESEN LEISTUNGSERFASSUNG, ALLGEMEINE BEREICHE LEISTUNGSERFASSUNG, SPEZIELLER BEREICH BUCHHALTUNG EXCEL-AUSWERTUNGEN SMARTE ANWALTSAKTE TODO S ANSICHT TODO S ÄNDERUNGSHISTORIE VOM ANNOTEXT ADMINISTRATION COCKPIT ANSICHT AKTE HISTORIE DOKUMENTERSTELLUNG ANSICHT ADRESSAT RECHNUNGSWESEN BUCHHALTUNG LEISTUNGSERFASSUNG EXCEL-AUSWERTUNGEN MAHNVERFAHREN UND ZWANGSVOLLSTRECKUNG TODO ANSICHT BÜRO

6 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 AnNoText / bea 1. bea Login funktioniert zeitweise nicht Problem/Ursache: Zeitweise liefern die bea WebServer des Produktivsystems anstatt eines CRLF nur ein LF im HTTPS Header und wir konnten auch beobachten, dass sich der Umgang mit dem bea Session-Token im Anmeldeprozess auf der Produktivumgebung unterschiedlich verhält. Lösung: In der neuen Version haben wir im Quellcode von der strikten Implementierung des HTTP-Standards auf eine tolerantere Interpretation umgestellt, die auch nicht dem Standard entsprechende HTTP-Header zulässt. Zusätzlich haben wir das Handling für den Session-Token angepasst. 2. bea Nachrichten an ein Gericht können nicht gelesen werden Problem/Ursache: Die an ein Gericht übermittelten Anlagen können vom Gericht nicht gelesen werden; der bea Web-Client stellt diese Anlagen aber ordnungsgemäß im Ordner Gesendet dar. Die beschreibende XML Struktur der beigefügten Anhänge einer Nachricht im OSCI Protokoll enthielt bisher einen Tag mit dem Hash-Wert der jeweiligen Anlage. Dieser Tag muss nun den Nachrichtenschlüssel für die jeweilige Anlage enthalten. Wann und warum diese Änderung durchgeführt wurde können wir derzeit nicht rekonstruieren. Testnachrichten an unser EGVP Test-Postfach aus dem letzten Jahr haben nachweislich funktioniert. Lösung: Mit der zur Verfügung Stellung eines neuen EGVP Test-Client durch die BRAK in den vergangenen Tagen waren wir in der Lage, den Unterschied in der beschreibende XML Struktur zu lokalisieren und entsprechend zu ändern 3. bea Mitarbeiter-Karten können nicht verwendet werden Problem/Ursache: Hier lag der Fehler auf unserer Seite. Wir haben im letzten Testlauf vergessen, auch den Zugang über die Mitarbeiterkarte gemeinschaftlich mit dem Hersteller der Signaturkartenkomponenten zu testen. Lösung: Update der Signaturkartenkomponenten ist erfolgt 4. bea Signatur Überprüfung Problem/Ursache: Die CheckDetachedSignature Funktion der Signaturkartenkomponente löst bei einigen, im Feld übermittelten Signaturen, aufgrund einer nicht vollständig vorhandenen P7s-Struktur, eine Zugriffsverletzung aus. Für den Anwender stürzt dann die Auskunft z.b. beim Start oder in der folgenden Nutzung ab Lösung: Update der Signaturkartenkomponenten ist erfolgt Das Format des Postfachnamens ist der bea Weboberfläche angepasst worden 6

7 1.2 Ansicht Akte Geänderte Angaben zu Notizen werden bei einem Aktenwechsel gespeichert 1.3 Import von s Beim Import von s erscheint keine Meldung mehr, wenn ein Adressat nicht ausgewählt worden ist 1.4 Historie Die Bearbeitung mehrerer, parallel geöffneter Dokumente aus der AnNoText Historie ist wieder möglich Dokumente aus TriNotar können in die Sammelmappe übergeben werden 1.5 Leistungserfassung Bei der Budgetierung werden abgerechnete (bereits verbrauchte) Zeiteinträge berücksichtigt 1.6 Mahnwesen Mahnungen für eine bestimmte Akte können wieder durchgeführt werden 1.7 Rechnungswesen Bei eine Abrechnung GNotKG können im Bereich der Wertermittlung mehr als neun Geschäftswerte hinzugefügt werden Die Honorarsollstellung nach einer Rabattierung (Kürzel RABATT) wird korrekt gebildet Das Verwerfen eines Rechnungsentwurfs ist wieder möglich Das Nacherfassen von Rechnungen führte bei der Bruttoeingabe bei einer bestimmten Vorgehensweise zur Verdopplung des Umsatzsteuerbetrages 1.8 Excel Auswertungen Bei der Auswertung des Aktenregisters und der Auswahl Mit beteiligten Mandanten und Gegnern wird die Adresse des Gegners angezeigt, auch wenn zu einem Gegner eine Beziehung erfasst worden ist. In diesem Fall wurde fälschlicherweise die Adresse der Beziehung im Aktenregister angezeigt Bei der Auswertung Rechnungsausgangsbuch - Erweitert wird das korrekte Datum eines Zahlungseingangs angezeigt 1.9 ToDo s Ein ToDo wird ohne Aktenbezug aufgenommen. Bei der Bearbeitung eines entsprechenden ToDo s wird auch hier kein Bezug zu einer Akte angezeigt 1.10 ToDo s - Posteingang Das Speichern von im Posteingang befindlichen Dokumenten in ein Verzeichnis auf der Festlatte funktioniert wieder 1.11 Schadenschnittstelle econsult 7

8 Werden in einer Akte sowohl eine Haftpflicht- als auch eine Rechtsschutzversicherung behandelt, ist es auf dem neuen econsult-server unter Umständen zu einem Problem gekommen, weil versucht wurde eine 2. Web-Akte mit der gleichen Kombination Aktenzeichen - Rubrum zu erstellen 1.12 DictaPlus Die DictaPlus Angaben im Options-Dialog der Auskunft werden korrekt angezeigt 1.13 AnNoText Werkzeuge Die Funktion Bausteine (Bücher) ist optimiert worden 8

9 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.14 AnNoText - Starten bei aktiviertem bea-zugang Beim Starten von AnNoText konnte es bei Kanzleiweit aktiviertem bea-zugang zu einer fast vollständig weiß dargestellten Auskunft kommen, welche nicht bedienbar war 1.15 AnNoText Administration - Dokumentenmanagement Unter Umständen ist vorgekommen, dass Vorlagen und Dokumente nicht gelöscht werden konnten 1.16 AnNoText Administration - Mitarbeiter Die Eingabefelder zur Eingabe der bea-id bzw. der ben-id sind auf 100 Zeichen verlängert worden 1.17 Ansicht Akte Nach der Übernahme einer Beziehung zu einem Adressaten können in den Spalten AZ1 und AZ2 entsprechende Daten die Beziehung betreffend erfasst werden 1.18 Ansicht Adressat - Löschlauf Artikel 17 DSGVO In der Gruppe Löschen besteht bei der Auswahl der Funktion Vernichten die Möglichkeit Adressaten, die u. a. an keiner Akte mehr beteiligt sind, zu löschen. Hierzu steht ein Löschlauf im Sinne des Artikels 17 der DSGVO (Datenschutzgrundverordnung) für eine Anwendung zur Verfügung. Wir verweisen hierzu auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2018 Beim Löschen von Adressaten werden ggf. verknüpfte Vertragsmatrixen mitgelöscht. 9

10 1.19 Buchhaltung Die EÜR Zeilennummern sind aktualisiert worden für eine Berücksichtigung im EÜR Formular Die Darstellung im Mandantenkonto bei einer stornierten Rechnung und storniertem Geldeingang ist korrekt Bei der DATEV Übertragung werden Kostenstellen mit übertragen Geldeingänge zu einer GNotKG Abrechnung werden im Mandantenkonto bei Auswahl der Layouts Netto/Brutto und/oder erweitert korrekt dargestellt Im Bereich Umsatzsteuer steht der Menüpunkt Monat per Formularausdruck nicht mehr für eine Anwendung zur Verfügung. Hierfür steht die Druckvorschau der ELSTER-Schnittstelle zur Verfügung (Menüpunkt Monat/Quartal per Elster) Im Mandantenkonto ist bei der Auswahl der Funktion Umsatzverteilung ändern der Betrag führend 1.20 Cockpit Das Cockpit ist um die Funktion erweitert worden, dass Smarte AnwaltsAkten aus dem Cockpit heraus geöffnet werden Wenn mehrere Mitarbeiter in einem Netzwerk arbeiten ist es vorgekommen, dass die Liste der zuletzt verwendeten Akten aus weniger als 10 Einträge gekürzt worden ist 1.21 Dokumentenerstellung Ein neues Dokument wird erstellt. Über die Funktion Versand wird der Postweg ausgewählt und hier der Versand des Dokuments nicht als Original sondern als Entwurf (oder Abschrift/Kopie). Das Dokument wird anschließend nicht mehr ohne Speicherabfrage geschlossen Beim Speichern eines extern erstellten Dokumentes wird nach der Eingabe des Aktenzeichens der zuvor eingegebene Dokumentenname nicht mehr überschrieben Für die Wiedergabe eines Tagesdatums in der Form Donnerstag, 16. August 2018, steht ergänzend der Platzhalter [M_LLTAGDATUM] für eine Anwendung zur Verfügung Wenn ein historisiertes Dokument überarbeitet und als neue Version zur Historie gespeichert wird kann erreicht werden, dass in der Historie neben dem aktualisierten Datum des Dokuments auch das Ereignisdatum aktualisiert wird. Im Programm AnNoText Administration kann unter Dokumentenmanagement - Allgemeine Einstellungen - Allgemeine Einstellungen im Bereich Versionierung eine entsprechende Abfrage aktiviert werden 1.22 Historie - Darstellung der Historie Bei der Ansicht der Historie kann zwischen unterschiedlichen Darstellungsformen gewählt werden. Unter anderen kann bspw. ausgewählt werden, ob die Anlagen (Attachments) zu einer archivierten generell mit angezeigt werden sollen oder nicht. Über die Funktion einer Unterliste kann dies bewirkt werden. Unterschiedliche Versionen zu einem Dokument werden jetzt ebenfalls unter dem aktuellen Dokument in einer Unterliste angezeigt. Die Darstellungsform kann in der Registerkarte Datei untere Optionen - Historie festgelegt werden Wir verweisen hierzu auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2018 Beim Import eine über Drag & Drop ist beim Import-Dialog die Abfrage Aktenbezug herstellen aktiviert 1.23 Historie - Funktion Sammelmappe 10

11 Dokumente aus einer Akte oder auch aus unterschiedlichen Akten können zu einer Sammelmappe hinzugefügt werden. Die entsprechende Funktion Dokument zur Sammelmappe hinzufügen ersetzt die bisherige Funktion Senden an Postmappe Versand (Ad hoc). Wir verweisen hierzu auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update Historie - Funktion Dokument zur Postmappe hinzufügen Die Funktion Dokument zur Postmappe hinzufügen ersetzt die bisherige Funktion Senden an Postmappe Versand (Workflow) Über eine entsprechende Funktion der rechten Maustaste können Dokumente in der Historie für ein Hinzufügen in die Postmappe markiert werden. Es stehen die Befehle Neue Postmappe und Zur Postmappe einer anderen Akte hinzufügen für eine Anwendung zur Verfügung. Bei der Auswahl Neue Postmappe muss ein Name für die Postmappe vergeben. Im weiteren Verlauf wird die Versandart festgelegt, insbesondere hier auch der Versand mittels bea. Der Inhalt einer Postmappe kann zum Signieren/Freigeben einem Mitarbeiter/einer Mitarbeiterin vorgelegt werden, und/oder der Versand der Postmappe soll durch einen Mitarbeiter/eine Mitarbeiterin erfolgen Wir verweisen hierzu auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update Postmappe Beim Aufbringen von Stempeln in der Postmappe auf bestehende PDF-Dokument kann es zu starken Vergrößerungen bzw. Verkleinerungen und falschen Positionen kommen, sofern die PDF- Dokumente nicht einem Standard-DIN A4 Format entsprechen 1.26 Leistungserfassung Bei der Schnellerfassung sind im Bereich Optionen die Funktionen Fenster links angedockt, bzw. Fenster rechts angedockt optimiert worden 1.27 Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Bei der Ausführung der Maßnahme ZVA (Standard) werden im Formular Vollstreckungsauftrag in den Bereichen N1 und N2 etwaig erfasste Angaben gespeichert und ausgedruckt Soll in einer Akte in der mehrere Drittschuldner als Beziehung zu einem Gegner aufgenommen worden sind, ein Pfändungs- und Überweisungsbeschluss gegen nur einen der Drittschuldner durchgeführt werden, so muss zu diesem Drittschuldner der entsprechende Anspruchsgrund aktiviert und zu den übrigen Drittschuldner der Anspruchsgrund deaktiviert werden Inkassoakten: Bei der Erstellung von Einzelabrechnungen werden nun sowohl bei dem Modus Anzeige für Direktausgabe als auch bei Direktausgabe die Rechnungen in der Historie in ein PDF umgewandelt. Ein nachträgliches Ändern bzw. Ergänzen ist nicht möglich. Nur bei Inkassolizenz: Die Erstellung von Einzelabrechnung über den Modus Anzeige für Direktausgabe in Warteschlange sollte zunächst vermieden werden, weil nun die Rechnungen als PDF abgespeichert werden. Allerdings können diese nicht über die Warteschlange abgearbeitet werden. Sie sollten hier entweder den Modus ohne Warteschlange auswählen oder die Direktausgabe in Warteschlange. Hier wird weiterhin ein Word-Dokument gespeichert und dieses können Sie anschließend über die Warteschlange abarbeiten. Die Funktion Direktzahlung Schuldner beim Mandant kann wieder aus der AnNoText- Toolbar direkt ausgeführt werden 11

12 1.28 Rechnungswesen zu einer Akte abgeschriebene Auslagen werden bei einer Abrechnung nicht mehr für eine Übernahme angezeigt Ein Rechnungsentwurf wird erstellt. Das Rechnungsdokument (Word-Dokument) kann aus der Historie heraus für eine inhaltliche Bearbeitung geöffnet und es kann eine weitere Version (oder mehrere Versionen) zu diesem Rechnungsdokument erstellt werden. Bitte berücksichtigten Sie, dass hier nur redaktionelle Bearbeitungen/Änderungen gemeint sind, die nicht gegen die Pflichtangaben einer Rechnung verstoßen bzw. die eigentlichen Rechnungsdaten verfälschen. Bei der Übernahme des Rechnungsentwurfes in eine Endabrechnung wird alsdann die zuletzt historisierte Version des Rechnungsdokumentes verwendet. Das System fügt automatisch die Rechnungsnummer hinzu und aktualisiert das Rechnungsdatum. Bei der Übernahme des Rechnungsentwurfs stehen die nachfolgend angezeigten Befehle für eine Anwendung zur Verfügung Nach der Übernahme in eine Endabrechnung und der darauf folgenden Fertigstellung der Endabrechnung steht das Word-Dokument (und ggf. weitere Versionen zu diesem Dokument) in der Historie nicht mehr zur Verfügung. Das Word-Dokument (und ggf. weitere Versionen) wird (werden) in der Historie gelöscht und durch das endgültige Rechnungsdokument mit dem Dateityp *.PDF ersetzt Wir verweisen hierzu auch auf unsere Ausführungen in der Arbeitsunterlage AnNoText Update 2018 Beim Erstellen einer Rechnung können die Steuerberatergebühren (StBVV) wieder genutzt werden. Der Bereich Erstellen einer Rechnung ist um die Auswahl StBVV entsprechend erweitert worden 12

13 Beim Erstellen einer RVG Rechnung kann die Nummer 2300 VV auf die Nummer 2300 VV an gerechnet werden Bei eine anteilsmäßigen RVG Abrechnung (1/2) und dem Anfall einer Verfahrensdifferenzgebühr wird das Rechnungsdokument und die Buchung im Mandantenkonto korrekt erstellt Nach der Übernahme eines Rechnungsentwurfs zu einer Abrechnung nach Leistung werden die vordefinierten Angaben zum Leistungszeitraum in die Endabrechnung übernommen In eine Guthabenrechnung werden Rechnungen übernommen in denen ursprünglich das Kürzel IBETRAG verwendet worden ist. Die Rechnung und die Buchung im Mandantenkonto werden korrekt erstellt Eine Abrechnung nach GNotKG mit mehreren Kostenschuldnern und mehreren Urkunden wird korrekt erstellt Ein Rechnungsentwurf wird erstellt, in den Textfeldern werden Einträge gemacht. Der Rechnungsentwurf wird bearbeitet, hierbei werden auch Änderungen in den Textfeldern durchgeführt. Diese Änderung der Textfelder werden auch bei einer Übernahme des Rechnungsentwurfes in eine Endabrechnung beibehalten Wird im Anschluss an die Erstellung einer Gutschrift unmittelbar eine weitere Rechnung erstellt, wird diese, weitere Rechnung, korrekt verbucht Im Bereich Nacherfassen von Rechnungen kann bei den Rechnungsdetails ausgewählt werden, ob eine Rechnung Netto oder Brutto eingegeben werden soll Beim Erstellen von Rechnungen werden im Rechnungsdokument bei der Verwendung von M_OWN_Platzhaltern die Angaben zur Telefonnummer/Faxnummer/ -Adresse und Grussformel des ausgewählten hauptverantwortlichen Rechtsanwalts eingemischt Bei der PDF-Konvertierung von Rechnungen kann es je nach Briefkopf und verwendeten Schriftarten passieren, dass im erzeugten PDF der Text der eigentlichen Rechnung nicht markierbar ist Bei Abrechnungen wurden alle Eingabefelder in der Länge begrenzt, so dass kein Absturz mehr aus zu langen Eingaben resultiert 1.29 Unfallprogramm Die Platzhalter [M_OWN_ZGERICHT] und [M_OWN_AMTSBEZIRK] werden Textbausteinen die im Unfallprogramm zur Anwendung kommen, wieder unterstützt 1.30 Excel - Auswertungen Bei der Auswertung Rechnungsausgangsbuch - Erweitert wird das korrekte Datum eines Zahlungseingangs angezeigt Bei der Auswertung Rechnungsausgangsbuch - Erweitert - wird der Betrag in der Spalte Bruttogesamtbetrag Offen korrekt angezeigt Bei der Auswertung des Rechnungsausgangsbuchs werden Rechnungen nach einem Systemabsturz mit dem Status Rechnung maschinell verworfen angezeigt statt wie bislang mit dem Status Befindet sich im Dokumtenerstellungsprozeß Im Debitorenregister wird das Feld Kennung Fremdsystem wieder angezeigt Die Auswertung Zahlungsverkehr funktioniert auch dann, wenn in der Finanzkontenzuordnung ein Kontoname mit eine Leerschritt erfasst worden ist 1.31 Smarte AnwaltsAkte Wenn gleichzeitig lokal wie auch mobil eine Akte verändert wurde erkennt die Software diesen Zustand nun noch besser und fordert den Nutzer auf den Konflikt zu beheben. Der Nutzer muss in diesem Fall die Entscheidung treffen, welche Veränderungen er behalten möchte Bessere Darstellung des Status einer möglichen PDF Konvertierung In der Aktendarstellung können nun mehrere Dokumente in parallelen Registerkarten (Tabs) geöffnet sein. Zudem ist es möglich, max. zwei Dokumente gleichzeitig nebeneinander darzustellen 13

14 Die Größe einer Smarten AnwaltsAkte ist nun, je nach Nutzereinstellung, bis um zu 50% kleiner. Dies sorgt für eine deutlich schnellere Synchronisierung zwischen den Endgeräten Eine komplette Akte als PDF zu exportieren besitzt nun keine Dokumentenlimitierung mehr Die Menüfunktionen zum Öffnen von Dokumenten in neuen Registerkarten (Tabs) können nur dann aktiviert werden, wenn diese per rechter Maustaste nicht auf dem bereits selektierten Dokument ausgeführt werden Bei instabilem W-LAN kann es in den mobilen Apps öfter zu Meldungen kommen, dass die Datenverbindung derzeit über ein Mobilfunk-Netz durchgeführt wird 1.32 AnNoText Online Akte Über eine Schnittstelle angelegte Akten werden automatisch für eine Anzeige in der Online Akte freigegeben Bei der Freigabe von Dokumenten werden nur die Mitarbeiter angezeigt die auch eine Freigabe für die Akte erhalten haben Bei der Ansicht der Dokumente kann man zwischen einer vollständigen Ansicht und einer kompakten Ansicht wählen Beim Anlegen oder Bearbeiten von Online-Akte Nutzern ist es unter Umständen zur Fehlermeldungen gekommen 1.33 Anwaltsnotariat Bei der Erstellung der Abwicklungsschreiben besteht die Möglichkeit festzulegen, ob diese Schreiben in einem Dokument oder jeweils in getrennten Dokumenten erstellt werden sollen. Beim Abwickeln einer Verfügung kann eine entsprechende Auswahl getroffen werden Bei juristischen Personen werden die wesentlichen Beziehungen mit TriNotar abgeglichen Textbausteine wurden gelöscht, wenn Sie über die Favoriten in ein Dokument eingefügt werden Vorgänge ohne Referenz können direkt aus dem Vorgang heraus beurkundet werden Wird eine neue Veräußerungsanzeige angelegt, während ein Vorgang oder eine Urkunde ausgewählt ist, so werden Daten zur Übernahme vorgeschlagen. Wird der entsprechende Button zur Übernahme der Daten nicht angeklickt, werden die Daten des Vorgangs/der Urkunde nicht auf die Veräußerungsanzeige übernommen 14

15 Korrekte Positionierung der Überschrift beim Ausdruck des Verwahrbuches Der Haken bei der Abfrage Vertritt nächsten (nachfolgenden) Beteiligten wird gespeichert Bei Entwürfen ohne Akte werden keine Daten eingemischt Fehler beim DOCX-Druck im Zusammenhang mit Kommentaren Die Einrückung im E-Baustein ist mit den Einstellungen von Serien korrekt wenn in einer Gruppe nur eine Person vorhanden ist Massen mit einem Bestand 0 die bereits abgeschlossen sind, werden in der Anderkontenliste nicht mehr angezeigt Fehler bei Abwicklung mit Einzeldokumenten bei Auswahl des Befehls Abbrechen statt Speichern Fehler beim Wechsel eines Referats Wenn kein Geburtsdatum erfasst worden ist, wurde im E-Baustein das Tagesdatum ausgegeben Bei der Bearbeitung des Verfügungsbogens werden auch die dotx Vorlagen angezeigt Unter Umständen ist es vorgekommen, dass es bei der Erstellung der Veräußerungsanzeige zu einer Fehlermeldung gekommen ist Die Felder #SOZIUSBERUF# und #SOZIUSDEMDER# werden korrekt ausgegeben Die Angaben im Unterschriftenfeld bleiben erhalten Infofelder werden richtig abgeleitet Angaben im Referat/Sache bleiben im Bereiche Ort nach einer Bearbeitung erhalten Der Brief zu Adresse mit Vorgangsverknüpfung wurde korrigiert Die Kontonummer beim Anderkonto ist komplett sichtbar Neu abgeglichene Akten haben in AnNoText z.b. im Feld Angebotsdatum das Datum nicht mehr stehen Angaben zu Eheleuten werden korrekt synchronisiert Anwenderdaten werden korrekt synchronisiert Sortierung der Vorgänge, die Liste wird vom aktuellsten Vorgang absteigend sortiert aufgebaut 15

16 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.34 Ansicht Akte Der Ausdruck der Auswertung Handaktenbogen (Stammdatenausdruck) ist optimiert worden Bei der Neu-Anlage einer Akte gelten für die Vorbelegung zu den Abfragen Hauptverantwortlicher Rechtsanwalt und Sachbearbeiter folgende Regelungen: - Meldet sich als Benutzer ein Sachbearbeiter/eine Sachbearbeiterin an, zu dem/der im Programm AnNoText Administration eine Verknüpfung zu einem Anwalt/Anwältin/Notar/Notarin besteht (Bereich Festzugeordnete Sekretariatskraft ) wird diese Verknüpfung bei der Anlage einer Akte in den zuvor erwähnten Abfragen vorgeschlagen - Meldet sich als Benutzer ein Anwalt/Anwältin/Notar/Notarin an, zu dem/der Programm AnNoText Administration eine Verknüpfung zu einer festzugeordneten Sekretariatskraft besteht, wird diese Verknüpfung bei der Anlage einer Akte in den zuvor erwähnten Abfragen vorgeschlagen - Meldet sich als Benutzer ein Sachbearbeiter/eine Sachbearbeiterin an, zu dem/der im Programm AnNoText Administration eine Verknüpfung zu mehreren Anwälten/Anwältinnen/Notaren/Notarinnen besteht (Bereich Festzugeordnete Sekretariatskraft ) wird die erste Verknüpfung bei der Anlage einer Akte in den zuvor erwähnten Abfragen vorgeschlagen Änderungen im Bereich der Anredeform werden wieder in der gewohnten Art und Weise gespeichert Die Übernahme von Eheleuten als Beziehung ist optimiert worden 1.35 Ansicht Adressat Erfasste Zusatzangaben und Suchbegriffe zu einem Adressaten können wieder geändert/gelöscht werden 1.36 Buchhaltung Die Funktion Umsatzverteilung ändern ist optimiert worden Mehrere Buchhaltungsmandanten sind vorhanden. Die Verteilung vom Hauptmandanten über Kostenstellen an die Untermandanten ist optimiert worden die Archivierung der Buchhaltungsdaten ist optimiert worden 1.37 Dokumentenerstellung Die Maßnahme Rubrum Klage aktiv wird ausgewählt. Sind als Gegner Eheleute erfasst, werden die Daten zu den Eheleuten korrekt wiedergegeben, insbesondere hier der Vorname (die Vornamen) der Ehefrau Bei der Aktualisierung der Platzhalter wird jetzt auch die Aktualisierung des Platzhalters [M_LTAGDATUM] unterstützt für die Wiedergabe eines Datums in Langform, z.b. 10. Juli Dies gilt jedoch nur für die Dokumente die neu, nach dem Einspielen des Updates, erstellt werden 16

17 1.38 Historie Die Anzeige von Formularen in der Historie ist optimiert worden 1.39 Rechnungswesen Ein Geldeingang auf eine Rechnung über steuerpflichtige Auslagen kann ordnungsgemäß verbucht werden Stornierte Positionen werden bei einer Abrechnung nicht mehr für eine Verteilung angeboten Beim Stornieren einer Rechnung haben Sie, ähnlich wie bei der Erstellung von Rechnungen jetzt auch die Möglich Angaben zum hauptverantwortlichen Rechtsanwalt und/oder Sachbearbeiter für eine Verwendung im Dokument zu ändern. Die Auswahl hat jedoch nur Auswirkungen auf die Wiedergabe der Daten im Briefkopf. Übernehmen Sie aus einer Auswahlliste, die Sie durch Anklicken der Schaltfläche öffnen, einen entsprechenden Eintrag. Im Bereich Weiterer Rechtsanwalt und Weiterer Sachbearbeiter haben Sie darüber hinaus die Möglichkeit für die Wiedergabe von Kommunikationsdaten im Briefkopf der Kanzlei noch einen weiteren Rechtsanwalt/Notar bzw. ein andere Rechtsanwältin/Notarin und eine/n weiteren Sachbearbeiter auszuwählen. Die Auswahl hat jedoch nur Auswirkungen auf die Wiedergabe der Daten im Briefkopf. Um diese Möglichkeit (Weiterer Rechtsanwalt und Weiterer Sachbearbeiter) zu nutzen, muss die besondere Funktion des Briefkopflayout eingerichtet sein. * Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem Handbuch AnNoText - Administration - Dokumentenmanagement Extras - Unfallbearbeitung Erste Schreiben, insbesondere Schadensaufgaben die eine RVG Abrechnung beinhalten, können wieder erstellt werden 17

18 1.41 Excel - Auswertungen Die Auswertung Leistungsübersicht - Abrechnungsprüfung ist angepasst worden. Unter anderem wird der Stundensatz mit angezeigt. Im Bereich Abrechnungs-Status nicht abgerechnet kann selektiert werden nach alle, abrechenbar und nicht abrechenbar Wenn bei der Auswertung der Leistungsübersichten die Auswahl Erfasste Dauer statt Rechnungsdauer getroffen worden ist, werden auch Sekunden angezeigt 1.42 Ansicht ToDo s Im Bereich Postkorb ist die Die Zuordnung von eingescannten Dokumenten zu den Adressatenunterlagen eines Adressaten (Beteiligten) ohne Aktenbezug wieder möglich Beim Verfügen einer Aufgabe in eine andere Akte werden die Eingaben aus dem Bereich Beschreibung wieder übernommen 1.43 Ansicht Büro Die Funktion der Aktenstatistik ist nochmals angepasst worden Rechnungen/Gutschriften/Stornierungen werden wieder angezeigt 18

19 Änderungshistorie Build vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.44 AnNoText Administration Bei der Einrichtung der BWA wird bei der Kontenzuordnung die Liste des Konten wieder angezeigt 1.45 Ansicht Akte Abgelegte Akten werden in den unterschiedlichen Suchdialogen durchgängig rot eingefärbt. Im Aktenbaum sind abgelegte Akten ebenfalls durch ein rot eingefärbtes Symbol für die Akte erkennbar Beim Hinzufügen eines Beteiligten wurde unter Umständen, bei einer kurzen Pause beim Erfassen des Namens, das Eingabefeld markiert. Setzte man die Eingabe fort, wurden die vorherigen Eingaben im Namensfeld überschrieben Beim Hinzufügen eines Beteiligten wurde bei der genauen Eingabe eines Namens unter Umständen der letzte Buchstabe des Namens gelöscht Im Bereich Mandantenkonto steht die Funktion Abschlussbericht nur noch dann zur Verfügung wenn zu einer Akte ein Forderungskonto angelegt worden ist. Sind Dokumente aus der Historie einer Akte zur Bearbeitung geöffnet, werden diese Dokumente in der Übersicht der Historie mit einem Schloss-Symbol gekennzeichnet 19

20 Eingehende Deckungszusagen, bspw. seitens econsult werden in der Historie mit einem PDF- Symbols gekennzeichnet 1.46 Buchhaltung Bei der Buchung eines Geldeingangs auf Rechnungsnummer kann das Rechnungsdokument (verknüpftes Dokument) wieder angezeigt werden Umsatzsteuerbuchungen nach 13B werden bei Anwendung der DATEV-Schnittstelle nach DATEV korrekt übertragen Bei einer Umbuchung werden Sachkontenberechtigungen abgeprüft 1.47 Buchhaltung - Interne Umbuchungen - NEU Im Bereich der Buchhaltung besteht die Möglichkeit, eine Neuverteilung des Umsatzes eines Zahlungseingangs auf Rechnung vorzunehmen. Hierfür steht die Funktion einer internen Umbuchung für eine Anwendung zur Verfügung. Voraussetzung für ein Anwendung dieser Funktion ist zunächst, dass im Programm AnNoText Administration unter Programmeinstellungen Buchhaltung - Allgemeine Einstellungen - die Möglichkeit Umsatzneuverteilung über Umbuchung zu aktivieren. Als Umbuchungskonto kann das Konto Umbuchung Sonstige (o.ä.) genutzt werden: 20

21 Nachdem die Einstellung durchgeführt worden ist, kann nach einem Geldeingang auf eine Rechnungsnummer eine Neuverteilung des Umsatzes durchgeführt werden. Eine Neuverteilung wird vorgenommen, indem man mit der rechten Maustaste im Mandantenkonto auf die entsprechende Buchung geht und aus einem Auswahlmenü die Funktion Umsatzverteilung ändern wählt: In der sich dann öffnenden Eingabemaske können die Umsätze bearbeitet, bzw. neu verteilt werden. Der Buchungstext ist frei einzugeben: Durch Anklicken der Schaltfläche Übernehmen wird die Neuverteilung bestätigt. Im Mandantenkonto wird der gesamte Honorareingang zurückgenommen und damit auch die ursprüngliche Umsatzverteilung. Die neue Umsatzverteilung in Form eines Buchungstextes wird angezeigt: 21

22 Diese interne Umsatzverteilung wird als Buchungssatz auch ins Journal geschrieben und entsprechend an DATEV übergeben. Diese Buchungen erfolgen immer mit dem Tagesdatum, nachträglich wird kein Monat verändert. Diese Änderung der Umsatzverteilung kann nur in Anwaltsakten durchgeführt werden Die Umsatzstatistik nach Anwälten sieht dann wie folgt aus 1.48 Rechnungswesen Bei einer Abrechnung GNotKG werden im Kostenblatt bei der Auswahl einer Gebühr im unteren Bereich der Gebührenauswahl die Informationen (ggf. auch detaillierte Informationen) zu dieser Gebühr wieder angezeigt Bei einer Abrechnung GNotKG in Verbindung mit einem Ausdruck dieser Abrechnung auf der Urkunde wird die Anzahl der Kopien und Ausdrucke (Nr KV) mit der Bezeichnung Seiten wiedergegeben statt mit Dateien Bei einer Abrechnung RVG können angefallene Zinsen wieder in ein Kostenblatt für eine Abrechnung übernommen werden Die Funktion Neuer Abschnitt kann nicht zwischen Gebühren eingefügt (sortiert) werden zu denen eine Anrechnung durchgeführt worden ist Die Gebühr 3307 VV kann auf die Gebühr 3100 angerechnet werden Die Länge des Strichs für die Zwischensumme ist angepasst worden 1.49 Leistungserfassung Bei der Stapelerfassung, Nachbearbeitung und Rechnungserstellung (Kostenblatt) erfolgt die Eingabe von internen Notizen nunmehr in einer separaten Spalte Bei der Schnellerfassung wird das Rubrum Mandant/Gegner mit angezeigt 22

23 Der Status eines Zeiteintrags kann von nicht abrechenbar wieder auf nicht abgerechnet geändert werden Wird zu einem Zeiteintrag der Status auf nicht abrechenbar gesetzt, wird die Bewertung auf 0,00% reduziert Zu einer Akte (oder zu einem Beteiligten/einer Beteiligten) sind in der Registerkarte Leistungserfassung eine Vielzahl von Stundensätzen für bestimmte Tätigkeiten erfasst worden. Beim Auflisten der Tätigkeiten kann die Funktion eines Scroll-Balkens genutzt werden 1.50 Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung In einem Forderungskonto kann bei Bedarf der Buchungstext zu einer Maßnahme über eine Funktion der rechte Maustaste (Buchungstext ändern) individuell geändert werden 1.51 ToDo s Das Aufnahmen einer Frist ist auch ohne Eingabe eines Aktenzeichens wieder möglich 1.52 Ansicht Büro Die Berechnung des durchschnittlichen Streitwertes im Bereich der Aktenstatistik ist optimiert worden 1.53 Excel-Auswertungen Bei der Auswertung der Offenen Postenliste besteht die Möglichkeit, die Spalte Honorar Merkposten auszublenden Bei der Auswertung der ToDo s kann bei der Sortierung zwischen Nach Datum aufsteigend und Nach Datum absteigend gewählt werden. Die zuletzt getroffene Sortierung bleibt als Standard- Einstellung erhalten Bei der Auswertung der Leistungsübersichten werden Zeiteinträge mit dem Status nicht abrechenbar in der Ergebnisliste korrekt in der Spalte Abrechnungs-Status aufgeführt 1.54 Smarte AnwaltsAkte Unter gewissen Umständen konnte es vorkommen, dass der Button Notiz und Highlight für die PDF Bearbeitung deaktiviert waren 23

24 Optimierung des Speicherverbrauchs der für die Cloud-Synchronisation zuständigen Dienste Verbesserte Visualisierung während der Dokumentenkonvertierung 1.55 Online Akte In den Dokumentenbenachrichtigungen für den Benutzer wird das Rubrum (Aktenbezeichnung) der Akte mit angezeigt Benutzer können wieder für die Online Akte freigegeben werden, Freigaben können wieder rückgängig gemacht werden Alle Akten werden in der Aktenliste wieder aufgeführt Die Anzeige Neuigkeiten ist optimiert worden In der Freigabeliste für Dokumente & Akten wird jetzt auch der Adressat zum Online Akte Benutzer angezeigt 1.56 AnNoText FoMa Berichtswesen - NEU Allgemein AnNoText bietet Ihnen nun das langersehnte Statistikmodul für den Bereich Forderungsmanagement an. Ziel dieses Moduls ist es bestimmte standardisierte Auswertungen in Form von Reports für die Anwender und deren Mandanten zur Verfügung zu stellen, ohne spezielle Datenbank- oder Excel-Kenntnisse zu haben. Die Grundlage für zielsichere Unternehmensentscheidungen bilden häufig aussagekräftige Informationen, die aus den im Unternehmen vorhandenen Daten abgeleitet werden können. Aus diesem Grund bieten wir Ihnen ein automatisiertes und simpel zu bedienendes Excel-AddIn an, welches die herangetragenen Anforderungen in optimierten Auswertungen zusammenfasst und einen möglichst großen Nutzen für die Anwender bereitstellt. Diese Standardauslieferung des Moduls beinhaltet 19 verschiedene Reports, die teilweise noch durch passende Grafiken ergänzt werden und alle optisch zur anschließenden Weiterverarbeitung (Druck, ) aufbereitet sind. Auch wird es möglich sein, im Rahmen von Sonderprogrammierungen individuelle Anforderungen umzusetzen, doch zurzeit ist der im Folgenden beschriebene Leistungsumfang auch Lieferumfang des Statistikmoduls. Voraussetzung für die Nutzung des Berichtswesens ist das Vorhandensein der entsprechenden AnNoText Lizenz FOMA Berichtswesen Technik Die Auswertungen werden mit Standardreporting-Tools von Microsoft erstellt. Über ein Excel-AddIn werden die gewünschten Reports erstellt, indem direkte Anfragen an eine Datenbank gestellt werden. Dabei wird nicht direkt die produktive Datenbank genutzt, sondern als Datenbasis das sogenannte Datawarehouse. Hierbei handelt es sich um eine abgespeckte Kopie der Originaldatenbank. Diese wird zeitgesteuert (in der Regel über Nacht) erstellt. Vorteil dieses Verfahrens: Es wird für intensive Auswertungen die Produktivdatenbank nicht belastet und einige Daten können schon für die spätere Auswertung verdichtet werden Softwarevoraussetzungen Voraussetzung, um die oben beschriebene Technik nutzen zu können, ist der Microsoft SQL Server 2008R2 und Microsoft Excel. 24

25 Installation und Einrichtung Die Installation und Einrichtung kann per Teamviewer erfolgen. Da viele der Auswertungen sich auf Status und Ablagegründe beziehen, ist eine Pflege dieser Voraussetzung für eine zielführende Analyse. Sollten Status und Ablagegründe bislang nicht in den Daten vorhanden sein, liefern wir zusätzlich ein Skript, das die Existenz dieser sicherstellt. Die Installationsroutine setzt außerdem bestimmte Rechte für den Microsoft SQL Server voraus, welche der Auszuführende innehaben sollte Anzeige und Selektion der Reports Nach der Installation des Tools muss lediglich Excel gestartet werden und die Auswertung Ihrer Daten kann beginnen. Das Menüband ist ergänzt worden um die Registerkarte: AnNoText FoMa : (Abbildung kann geringfügig abweichen) Aus einer Auswahlliste kann die gewünschte Auswertung gewählt werden. Die Auswertungen lassen sich mit Hilfe mehrerer Dropdown-Felder sowie Checkboxen nach Referat, Anwalt, Von-Datum, Bis- Datum usw. eingrenzen. Bei der Eingrenzung nach Datum ist - je nach Art der gewählten Auswertung - zu unterscheiden zwischen dem Anlagedatum und dem Ablagedatum. Die Selektion nach Datum bezieht sich dabei allerdings immer auf die aktuell gespeicherten Forderungsdaten im Datawarehouse (also zum tagesaktuellen Datum). Über die Schaltfläche Anzeige wird die ausgewählte Auswertung mit der eingestellten Selektion im Excel Tabellenblatt dargestellt. Neben diesen Auswahlmöglichkeiten, lässt sich das Großmandantenkennzeichen (GMKZ) über ein gesondertes Fenster auswählen, welches sich über die Betätigung der Schaltfläche öffnet. Die Auswahl des GMKZ über dieses gesonderte Fenster erlaubt eine verfeinerte und schnellere Suche über verschiedene Kriterien (Name, Straße, PLZ, Ort). Eine Besonderheit der Bedienung des Excel-AddIns, stellt die Auswahl Status bzw. Ablagegrund dar. Über den Aufruf der jeweiligen Funktion lassen sich so Gruppierungen zu Status/Ablagegründen erstellen, bearbeiten, löschen und in der Reihenfolge verändern. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Nach einer entsprechenden Auswahl (Status/Ablagegrund), öffnet sich das jeweilige Eingabefeld zur Festlegung der Status/Ablagegründe. Die Bedienung des Fensters ist im Folgenden anhand der Ablagegründe dargestellt (Bedienung des Status-Fensters nach dem gleichen Muster): 25

26 Für die Auswertung von Ablagegründen ist es erforderlich, dass Ablagegründe zunächst im Programm AnNoText Administration aufgenommen worden sind und diese Ablagegründe bei der Ablage einer Akte mit angewendet werden. * Nähere Informationen hierzu entnehmen Sie bitte dem Handbuch AnNoText Administration-Programmeinstellungen-Aktenmanagement- Ablagesuchbegriffe Erstellen der Gruppierungen Im Programm erfasste Ablagegründe lassen sich dann entsprechend durch Anklicken der Schaltfläche Hinzufügen einer zu erstellenden Gruppierung zuordnen. Durch Anklicken der Schaltfläche Entfernen können sie einer Gruppierung entzogen werden: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Nach der gewünschten Zuordnung wird die Gruppierung durch Anklicken der Schaltfläche Erstellen gespeichert: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Bearbeiten/Verschieben/Löschen von Gruppierungen 26

27 Die erstellten Gruppierungen werden anschließend auf der linken Seite gelistet. Durch die Auswahl einer Gruppierung lassen sich die zugeordneten Ablagegründe einsehen und nach dem gleichen Prinzip, wie beim Erstellen, können ggf. weitere Ablagegründe hinzugefügt bzw. entfernt werden. Etwaige Änderungen die vorgenommen worden sind, werden durch Anklicken der Schaltfläche Speichern abgespeichert. Nach der Auswahl einer Gruppierung und anschließendem Klick auf die Schaltfläche Löschen, lassen sich die gewünschten Gruppierungen entfernen. Ebenso lässt sich die Reihenfolge der Gruppierungen für eine spätere Darstellung der Auswertungen über die beiden Pfeil -Schaltflächen verändern: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Bei der Gruppierung nach Status können die im Programm hinterlegten Statusbezeichnungen (AnNoText Administration - Programmeinstellungen - Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung - Aktenstatus) zu Gruppierungen zusammengefasst und entsprechend ausgewertet werden: 27

28 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Inhalte Über ein Auswahl-Menü im Bereich Listen, werden die zur Verfügung stehenden Auswertungsmöglichkeiten angezeigt und können entsprechend ausgewählt werden: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Die unterschiedlichen Auswertungen werden im Folgenden nacheinander dargestellt Auswertung nach Monat (Ablagegrund) Die Auswertung wird für einen Zeitraum (Von-Monat/Jahr - Bis-Monat/Jahr), dargestellt. Das Ergebnis der Auswertung kann als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden. Bei der Festlegung eines Zeitraums ist generell darauf zu achten, dass für die Auswertungen vom Anlagedatum (!) einer Akte ausgegangen wird. Das Erstellen einer Auswertung wird jeweils durch Anklicken der Aktion Anzeige eingeleitet. Darstellung als Stück: 28

29 In der Spalte Abgabemenge Stck wird pro Monat die Anzahl der Akten angezeigt, in denen ein Forderungskonto (oder mehrere Forderungskonten) angelegt worden ist. In der Spalte Gesamt abgelegt Stck wird pro Monat die Anzahl der Akten (mit Forderungskonten) angezeigt, die abgelegt worden sind. Als weitere Spalten werden die einzelnen Gruppierungen (Ablagegründe) aufgeführt. Hier wird jeweils zu den Gruppierungen die Anzahl der abgelegen Akten dargestellt, ergänzt durch eine prozentuale Berechnung: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Darstellung als Betrag: In der Spalte Abgabemenge EUR wird der Gesamtbetrag der geltend gemachten Ansprüche (Forderungen) dargestellt, die sich aus den einzelnen Forderungskonten der Akten ergeben In der Spalte Gesamt abgelegt EUR wird der Gesamtbetrag der geltend Ansprüche aus Forderungskonten dargestellt, zu denen die Akten abgelegt worden sind In den weiteren Spalten wird zu den einzelnen Gruppierungen (Ablagegründe) eine entsprechende Auswertung als Betrag dargestellt, ergänzt um eine prozentuale Darstellung: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach Jahr (Ablagegrund) Die Auswertung wird für ein Jahr dargestellt. Das Ergebnis der Auswertung kann als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden. Zusätzlich wird die Tabelle durch zwei Grafiken ergänzt: 29

30 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach HF (Ablagegrund) Die Auswertung wird für einen Zeitraum (Von-Monat/Jahr - Bis-Monat/Jahr) im Verhältnis zu den Forderungsstufen (diese sind standardmäßig hinterlegt) erstellt. Das Ergebnis der Auswertung kann als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach AbrechKZ (Ablagegrund) Die Auswertung wird für einen Zeitraum (Von-Monat/Jahr - Bis-Monat/Jahr) aufgeschlüsselt auf die einzelnen Abrechnungskennungen, im Verhältnis zu den Forderungsstufen, erstellt. Das Ergebnis der Auswertung wird als Stück (Anzahl der Akten) angezeigt: 30

31 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach HS und Zeit (Ablagegrund) Hier wird der Erfolg im Verhältnis zu den Forderungsstufen und der Dauer, für einen Zeitraum, dargestellt. Zusätzlich wird die Tabelle durch zwei Grafiken ergänzt: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach PLZ (Ablagegrund) Die Auswertung wird für einen Zeitraum (Von-Monat/Jahr - Bis-Monat/Jahr) im Verhältnis zu den PLZ-Gebieten dargestellt. Diese können als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden. Zusätzlich wird die Tabelle durch ein Balkendiagramm ergänzt: 31

32 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach Alter (Ablagegrund) Die Auswertung wird für einen Zeitraum (Von-Monat/Jahr - Bis-Monat/Jahr) im Verhältnis zum Alter des Schuldners/der Schuldnerin dargestellt. Diese können als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden. Zusätzlich wird die Tabelle durch ein Balkendiagramm ergänzt: (Abbildung kann geringfügig abweichen) Vormonatvergleich (Ablagegrund) Die Auswertung wird im Vergleich zum Monat des Jahres zuvor dargestellt. Diese können als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden. Zusätzlich wird die Tabelle durch zwei Kreisdiagramme ergänzt: 32

33 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Vorjahresvergleich (Ablagegrund) Die Auswertung wird im Vergleich zum Vorjahr dargestellt. Diese können als Stück (Anzahl der Akten) oder Betrag (Betrag aller geltend gemachten Ansprüche/Forderungen) angezeigt werden. Zusätzlich wird die Tabelle durch zwei Kreisdiagramme ergänzt: (Abbildung kann geringfügig abweichen) 33

34 Ablagegrund nicht zugeordnete Akten Hier werden die Akten, für einen Zeitraum, gelistet, welche ein Ablagedatum haben und keinen zugeordneten Ablagegrund besitzen. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Auswertung nach Monat (Status) Vorjahresvergleich (Ablagegrund) Die Auswertung wird im Verhältnis zu den Forderungsstufen, für einen Zeitraum, dargestellt. Zusätzlich wird die Tabelle durch ein Balkendiagramm ergänzt. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Status nicht zugeordnete Akten Hier werden die Akten für einen Zeitraum, gelistet, welche keinen zugeordneten Status besitzen. 34

35 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Sachstandsbericht Hier wird der Sachstandsbericht für einen eingestellten Zeitraum dargestellt. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Maßnahmen Auswertung nach AZ Hier wird die Statistik der Maßnahmen nach Aktenzeichen für einen eingestellten Zeitraum dargestellt. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Maßnahmen Auswertung nach Summe Hier wird die Statistik der Maßnahmen nach Summe für ein eingestelltes Jahr dargestellt. 35

36 (Abbildung kann geringfügig abweichen) Geldeingang-Auswertung nach AZ Hier wird die Statistik der Geldeingänge nach Aktenzeichen für einen eingestellten Zeitraum dargestellt, wobei hierbei der Buchungstyp ausschlaggebend ist und nicht der Buchungstext. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Geldeingang-Auswertung nach Summe Hier wird die Statistik der Geldeingänge nach Summe für ein eingestelltes Jahr dargestellt, wobei hierbei der Buchungstyp ausschlaggebend ist und nicht der Buchungstext. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Sachbearbeiter-Statistik 36

37 Hier wird die Sachbearbeiter-Statistik für einen eingestellten Zeitraum dargestellt. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Gesamt-Auswertung nach AZ Hier wird die Gesamt-Auswertung nach Aktenzeichen für ein eingestelltes Jahr dargestellt. (Abbildung kann geringfügig abweichen) Gesamt-Auswertung nach Summe Hier wird die Statistik der Aktenanzahl für ein Jahr durch eine Tabelle und ein Kreisdiagramm dargestellt. Außerdem wird die Erfolgsquote ebenfalls durch eine Tabelle und ein zusätzliches Balkendiagramm dargestellt. Die Erfolgsquote wird dabei durch den Zahlungseingang auf die Hauptsache berechnet. 37

38 (Abbildung kann geringfügig abweichen) (Abbildung kann geringfügig abweichen) Maßnahmen-Effizienz Hier wird die Effizienz der Maßnahmen nach Stück und Betrag für einen eingestellten Zeitraum dargestellt, wobei zu einer Maßnahme jeder Geldeingang bewertet wird. 38

39 (Abbildung kann geringfügig abweichen) 39

40 Änderungshistorie vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 AnNoText Administration Mitarbeiter können gelöscht werden Nachdem ein neuer Mitarbeiter aufgenommen worden ist wird in der Übersicht Alle Mitarbeiter die Abfrage nach einem bea Postfach nicht automatisch mit Ja vorbelegt 1.2 Cockpit Im Bereich Meine Umsatzziele werden die Mitarbeiter mit Nachname, Vorname aufgeführt Im Bereich Meine Rechnungen/Zahlungen wird eine Gesamtsumme über alle Mandanten gebildet 1.3 Ansicht Akte Die technische Beschränkung zur individuellen Zusammenstellung der Symbolleiste für den Schnellzugriff konnte aufgehoben werden Bei der Umsatzverteilung zu einer Akte können Nachkommastellen eingegeben werden Eine Umsatzverteilung kann auch für 3 weitere Rechtsanwälte/Rechtsanwältinnen festgelegt werden Bei der Neuanlage einer Akte wird die Vergabe eines etwaig bereits vergebenen Aktenzeichens sofort geprüft und nicht beim Fertigstellen der Neuanlage Bei der Neuanlage einer Akte bleiben individuelle Eingaben im Bereich der Rubren erhalten und werden nicht nach der Aufnahme der Beteiligten durch automatischen Einträge wieder geändert Beim Anlegen einer Beziehung steht das Bemerkungsfeld für Eingaben zur Verfügung Die Angaben im Bereich CRM (bspw. Kriterien für einen Serienbrief) werden gespeichert Bei der Neuanlage einer Akte in eigener Sache wird das Rubrum korrekt wiedergegeben Bei der Aufnahme einer Rechtsschutzversicherung als Beziehung zu einer kann die Versicherungsscheinnummer oder ein sonstiges Aktenzeichen aufgenommen werden 40

41 1.4 Historie Eine individuell angepasste Anordnung der unterschiedlichen Spalten bleibt erhalten Die Suche nach der Eingabe eines Suchtextes kann auch über die Funktion der Enter-Taste eingeleitet werden Ein zur Historie gespeichertes Dokument wird als Aufgabe verfügt. Als Betreff zur Aufgabe wird der Name des Dokuments vorgegeben Wird ein Dokument kopiert, führt dies nicht zur Umbenennung des Dokumentennamens, der ursprüngliche Dokumentenname bleibt erhalten Die Darstellung (Vorschau) von historisierten Dokumenten ist optimiert worden 1.5 Dokumenterstellung Bei einer Auflösung von 125% wird bei der Dokumentenerstellung der Quickcode angezeigt wird Unterstützung der PDF-Overlay-Technik bei der Anwendung von bedrucktem Briefpapier wo für die erste Seite und die nachfolgenden Seiten unterschiedliches Briefpapier genutzt wird Nach dem Speichern eines Dokumentes zur Historie der Akte kann über die Funktion Weitere Aktionen der Überwacher bearbeitet (weiter verfristet) warden 1.6 Ansicht Adressat Bei der Auswahl Adressatenunterlagen können neue Ordner angelegt warden 1.7 Rechnungswesen Bei einer Abrechnung nach Leistung können als Beteiligte erfasste Gerichte als Rechnungsempfänger ausgewählt werden Werden mehr als 24 Stunden abgerechnet, erfolgt eine Darstellung der angefallenen Stunden nicht mehr in Tagen und Stunden sondern als Gesamtzahl der angefallenen Stunden Bei einer Abrechnung nach GNotKG und Auswahl der Gebühr kann eine Anzahl eingegeben werden Die vollstreckbare Ausfertigung zu einer Abrechnung GNotKG kann wieder erstellt werden 1.8 Buchhaltung Das Bebuchen von Akten mit mehreren offenen Kostenrechnungen Das elektronische Verbuchen von Gerichtskosten (Gemerkte Positionen) Bei der Aufnahme eines aktenbezogenen SEPA Auftrages werden bei der Auswahl des Empfänger die Angaben zur Mandantschaft als erstes wieder aufgeführt 1.9 Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung Bei der Ausführung der Maßnahme eines Pfändungs-und Überweisungsbeschlusses wird die PLZ und der Ort bei den Angaben zum Gegner nicht mehr doppelt eingetragen 1.10 Leistungserfassung Optimierung der Funktion zur Erfassung von Zeiteinträgen z.b. nach Telefonaten oder dem Fertigstellen eines Dokumentes 41

42 1.11 ToDo Beim erneuten Verfügen eines ToDo s wird der Absender des ursprünglichen ToDo s beibehalten 1.12 Ansicht ToDo s Das Kommunikationsjournal wird wieder für eine Auswertung angezeigt Eine individuell angepasste Anordnung der unterschiedlichen Spalten bleibt erhalten 1.13 Excel-Auswertungen Im Bereich Rechnungsausgangsbuch kann bei der Auswahl offene Rechnungen ein Zeitraum ausgewählt werden Bei der Auswertung Ablageregister wird die Selektion nach Aktenbezeichnung unterstützt Die Auswertung Aktenregister ist für eine Selektion nach Anlagedatum und bezogen auf einen bestimmten Jahrgang optimiert worden Bei der Leistungsübersicht werden auch Einträge gelistet die keiner Akte zugeordnet worden sind Die Auswahl und Anwendung von Schablonen im Bereich der Buchhaltungs-Auswertungen ist optimiert worden Die Auswertung Beteiligten-Verknüpfung für mehrere Beteiligte ist möglich Eine Buchhaltungsauswertung wird erstellt. Beim Schließen der Excel-Tabelle erscheint die Abfrage, ob die Änderungen gespeichert werden soll oder nicht 1.14 Smarte AnwaltsAkte Optimierung in Bezug auf Stabilität und Performance 42

43 Änderungshistorie vom In unterschiedlichen Programmteilen sind zahlreiche Optimierungen und Anpassungen durchgeführt worden. Beispielhaft für die Bereiche: 1.1 Ansicht Akte Die Angaben in der Registerkarte Statistik sind erweitert worden. Im mittleren Bereich werden zeitlich durchgeführte Änderungen im Bereich der Aktenanlage, Aktenablage und Aktenreaktivierung deutlicher dargestellt Die Abfrage zu einer Budgetierung für Leistungserfassung kann in der Registerkarte Budget- Leistung korrekt aktiviert/deaktiviert werden, sowohl in einer Haupt- als auch in einer Unterakte Im Aktenbaum bleiben die Symbole zur Unterscheidung von Haut- und Unterakten erhalten. Sie werden darüber hinaus mit unterschiedlichen Symbolen dargestellt 1.2 Dokumenterstellung Im Eingabefenster zur Erstellung eines neuen Dokumentes beginnt im Bereich Weiterer Rechtsanwalt und Sachbearbeiter (weiterer) die Auswahlliste mit der Vorgabe Keine Auswahl Beim Speichern eines Dokumentes zur Akte steht im Bereich Speichern in Ordner die Funktion Neuen Ordner erstellen wieder für eine Anwendung zur Verfügung 1.3 Rechnungswesen Rechnungsnummern die bisher nach dem Verwerfen einer Rechnung bzw. nach einem Systemabsturz bei der Erstellung einer neuen Rechnung erneut als Rechnungsnummer vorgeschlagen worden sind, werden nicht mehr erneut vergeben. Sie werden im Rechnungsausgangsbuch mit einem entsprechenden Statusvermerk (Rechnung Verworfenes Rechnungsdokument) angezeigt. Dies dient im Wesentlichen zur Übersichtlichkeit und wurde auch im Prüfungsvorbereitungsprozess mit dem Auditor für die GOBD entsprechend abgestimmt Abrechnungen an einen Beteiligten wo Sonderzeichen ein Bestandteil des Namens sind (bspw. das Sonderzeichen ), können korrekt durchgeführt werden Die Gebühr 34 I S3.3 kann angerechnet werden Auf die VV Nr kann auch die VV Nr angerechnet werden Erhöhungen zur VV Nr werden korrekt berechnet 2 Instanzen können bei der Kostenfestsetzung abgerechnet werden Bei der Kostenfestsetzung für Pflichtverteidiger kann die VV Nr angewendet werden Bei einer PKH/VKH Abrechnung erfolgt eine korrekte Behandlung von Vorschusszahlungen im Bereich der Regelgebühren ( 50 RVG) Bei der Anfertigung einer Rechnung als Rechnungsentwurf (Pro-Forma-Rechnung) kann das Erzeugen eines ToDo s unterbunden werden. Im Programm AnNoText Administration unter Programmeinstellungen Rechnungswesen - Honorarabrechnung - Allgemeine Einstellungen - kann ein entsprechender Befehl aktiviert werden 43

44 Im ersten Eingabefenster zur Erstellung eine Rechnung beginnt im Bereich Weiterer Rechtsanwalt und Sachbearbeiter (weiterer) die Auswahlliste mit der Vorgabe Keine Auswahl 1.4 Leistungserfassung, allgemeine Bereiche Bei der Stapelerfassung bleibt das aus der Auswahlliste per Mausklick übernommene Aktenzeichen in der Spalte Akte erhalten und muss nicht zusätzlich noch mit der TAB-Taste bestätigt werden Im Tooltip zur Aktenbezeichnung werden ergänzend auch Eingaben aus dem Wegen-Feld mit angezeigt Bei der Leistungserfassung nach Erledigung eines ToDo s werden Datum und Uhrzeit korrekt vorgeschlagen Bei der Stapelerfassung und beim Nachbearbeiten von Zeiteinträgen erscheint eine weitere Sicherheitsabfrage für den Fall, dass die Eingabemasken durch Anklicken der Schaltfläche Schließen beendet werden und zu diesem Zeitpunkt vorhandene oder korrigierte Einträge vorher nicht durch Anklicken der Schaltfläche Speichern gespeichert worden sind Bei der Anwendung von Rollen wird im Tooltip zum Stundensatz auch der Name der Rolle angezeigt Alle Spaltenfilter können mit einem Mausklick entfernt werden Bei der Nachbearbeitung von Zeiteinträgen ist die Filterfunktion im Bereich der Spalte Akte überarbeitet worden Die Funktion Zusammenfassung ist optimiert worden Werden Zeiteinträge zusammengefasst, werden auch etwaige Einträge im Bereich Notiz zu diesen Zeiteinträgen zusammengeführt 1.5 Leistungserfassung, spezieller Bereich Im Bereich der Stapelerfassung und der Nachbearbeitung von Zeiteinträgen besteht die Möglichkeit, Timesheet Einträge die in der vorherigen AnNoText Version (Time & Billing) zu einem Abrechnungsmandanten erfasst und noch nicht abgerechnet worden sind, in der neuen AnNoText Version (Leistungserfassung) zu bearbeiten. Über das Datum werden diese Zeiteinträge (Timesheets) erkannt und damit die Zuordnung zu einem Abrechnungsmandanten bewirkt. In einem derartigen Fall (und nur in diesen Fällen) wird bei Auswahl der Stapelerfassung und der Nachbearbeitung eine weitere Spalte Mandant (alte Leistungserfassung) angezeigt. In dieser Spalte wird der ursprüngliche Abrechnungsmandant angezeigt: 44

45 Die in Frage kommenden Zeiteinträge zu einem Abrechnungsmandanten können entsprechend markiert werden, und aus der derzeitigen Hauptakte in eine neu angelegte Unterakte betreffend den ursprünglichen Abrechnungsmandanten übernommen werden: 1.6 Buchhaltung Werden Geldeigänge auf Honorar gebucht besteht die Möglichkeit festzulegen, dass auf Honorar nur gebucht werden kann, wenn auch eine Rechnungsnummer existiert. Entsprechend kann im Programm AnNoText Administration im Bereich der Programmeinstellungen Buchhaltung - Allgemeine Einstellungen - die Abfrage Geldeingang von Bank an Honorar nur über Rechnungsnummer aktiviert werden: 45

46 Wird die Abfrage aktiviert hat dies bspw. zur Auswirkung, dass beim Buchen eines Geldeingang mit dem Modus F=Geldeigang ohne Rechnungsnummer die Maßnahme Honorar nicht mehr für eine Buchung angeboten wird. Gleiches gilt für den Modus E = Geldeingang Schuldner Auch hier kann der Bereich Honorar nicht mehr ausgewählt werden. Geldeingänge auf Honorar können dann nur noch mit dem Modus R=Geldeingang auf Rechnungsnummer gebucht werden Für einen Geldausgang steht ein weiterer Modus C=Geldausgang auf Guthabenrechnung/Gutschrift für eine Anwendung zur Verfügung. Mit der Auswahl dieses Modus können Geldausgänge mit Guthabenrechnungen verknüpft werden, so dass anschließend die entsprechende Guthabenrechnung im Rechnungsausgangsbuch nicht mehr als offen dargestellt wird 1.7 Excel-Auswertungen Bei der Auswahl eines Sachkontos (Finanzkonto) und bei entsprechender Anwendung wird eine Beleg-Nummer linksbündig angezeigt Bei der Auswertung Stammdaten - Beteiligtenverknüpfung - können auch Beteiligte ausgewertet werden, deren Namen mehr als 31 Zeichen beinhaltet Bei der Auswertung des Rechnungsausgangbuchs werden Stornierungen und stornierte Rechnungen im Rechnungsausgangsbuch nicht mehr als offen dargestellt. Bei einer Stornierung ist jetzt erkennbar, welche Rechnung storniert wurde Bei der Erstellung einer Terminliste werden neben der PLZ eines Gerichtes auch der Gerichtstyp und der Ort des Gerichts mit angezeigt, bspw. Landgericht Köln 1.8 Smarte AnwaltsAkte Wählt man in der Historie einer Akte die Vorschau einer Arbeitskopie eines Dokuments in einem neuen Fenster, wird das Dokument auch entsprechend in einem neuen Fenster angezeigt 1.9 ToDo s Bei der Aufnahme eines Termins bleiben individuelle Angaben in den Bereichen Vorbereitung und Nachbereitung erhalten 1.10 Ansicht ToDo s Beim Verfügen von Posteingängen wird ein Posteingang in einen (oder mehrere) etwaigen Historien-Unterordner - nach vorheriger Auswahl - korrekt übernommen 46

47 In der Ansicht ToDo s im Bereich Postkorb besteht die Möglichkeit, ein Dokument zu drehen. Nach der Auswahl eines entsprechenden Dokuments klicken Sie auf das Symbol (Drehen) In einem nachfolgenden Dialog kann ausgewählt werden, ob das Dokument nach 90 rechts, 90 links oder 180 gedreht werden soll. Das Drehen kann auf das komplette Dokument angewendet werden, oder nur auf bestimmte Seiten. Entsprechende Auswahlmöglichkeiten stehen für eine Anwendung zur Verfügung. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Ansicht eines Dokuments zu vergrößern/zu verkleinern. Nach der Auswahl eines Dokumentes können über die rechte Maustaste entsprechende Befehle ausgewählt werden: 47

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