AnNoText. Build vom Arbeitsunterlage 06/2012. Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH

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1 Copyright Wolters Kluwer Deutschland GmbH Build vom AnNoText Build vom Arbeitsunterlage 06/2012 Wolters Kluwer Deutschland GmbH Software + Services Legal Robert-Bosch-Straße 6 D Hürth Telefon (02 21) Telefax (02 21) support@annotext.de Serviceportal: AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 1 -

2 Inhaltsverzeichnis AnNoText Administration Programmeinstellungen Aktenmanagement... 3 AnNoText - Mobile Akte Erweiterte Funktionen... 3 Akte - Historie Dateien in AnNoText importieren... 7 Adresse Suchdialog, Übernahme eines Suchergebnisses Eingabe einer Steueridentifikationsnummer Akte Suchdialog, Übernahme eines Suchergebnisses Suchvorgaben m / g / s (oder ähnlichen) Eingabe einer Steueridentifikationsnummer Buchhaltung - Belegbuchung Ergänzende Funktion Höchstwerte ermitteln Dokumente Versand per , Fax oder ähnlichem Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung EDA Konditionen Berücksichtigung von Geldeingängen beim Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids Einigungs-/Terminsgebühr-Übernahme beim Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids 21 Rechnungswesen - Honorarabrechnung Abrechnung für Verfahrenskostenhilfe (RVG) Abrechnung für Pflichtverteidiger (RVG) Geldein- bzw. -ausgänge (stpfl.) als abgerechnet markieren Elektronisch Schadenabwicklung drebis Integration Kfz-Schnittstelle Tools - Juristische Hilfen Zinsrechnung über Basiszins Prozesskostenrisiko, erweiterte Berechnungsmöglichkeiten AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 2 -

3 AnNoText Administration - Programmeinstellungen Aktenmanagement Die Funktion Standorte ist dahingehend erweitert worden, dass nunmehr auch weitere Adress- Angaben zu einem Standort hinterlegt werden können. Dies kann von Bedeutung werden, wenn eine Kanzlei einen Standort in Köln und einen Standort in Berlin hat. Ist in Berlin ggf. ein Notar tätig, werden entsprechende Standort-Angaben beispielsweise in das Formular einer Veräußerungsanzeige übernommen. AnNoText - Mobile Akte - Erweiterte Funktionen Bei der Anwendung der AnNoText - Mobile Akte stehen ergänzend die nachfolgenden dargestellten Funktionen zur Verfügung. 1) Dokumente können mit einem zuvor festgelegten Standardprogramm geöffnet werden Im Bereich der Historie kann ausgewählt werden, ob (nach entsprechender Auswahl) ein Dokument in Microsoft Office Word oder in einem zuvor festgelegten - anderem - Standardprogramm geöffnet/bearbeitet werden soll. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 3 -

4 2) In der Vollbildansicht lassen sich mehrere Dokumente öffnen Mehrere ausgewählte Dokumente können jeweils als Vollbildansicht in einem neuen Fenster geöffnet werden. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 4 -

5 Bei der Auswahl der Funktion In neuem Tab öffnen können mehrere Dokumente für eine Vorschau in unterschiedlichen Tab-Laschen ausgewählt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 5 -

6 3) Suchbegriffe können eingeben werden Die Eingabe eines Suchbegriffs ermöglicht das Auffinden eines im Dokument verwendeten Begriffs. Für ein Weitersuchen oder für einen Rücksprung zu einem Suchergebnis stehen die nachfolgenden Schaltflächen (oder Tastenkombinationen) zur Verfügung. 4) Weitere Tastenkombinationen für eine Navigation innerhalb eines Dokumentes AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 6 -

7 Strg + Bild = Sprung zur nächsten Dokumentenseite Strg + Bild = Sprung zur vorherigen Dokumentenseite Strg + Pos1 = Sprung an Seitenanfang eines Dokumentes Strg + Ende = Sprung an das Seitenende eines Dokumente Akte - Historie - Dateien in AnNoText importieren Beim Import von mehreren Dateien (Funktion Dateien in AnNoText importieren) kann festgelegt werden, dass diese Dateien als einzelne Maßnahmen zur Historie einer Akte importiert werden sollen Sind beispielsweise im Windows-Explorer in einem bestimmten Verzeichnis mehrere Dokumente für einen Import in AnNoText markiert und die Funktion Datei(en) in AnNoText importieren wird ausgewählt, kann im anschließenden Dialog festgelegt werden, dass jedes dieser Dokumente als einzelne Maßnahme in die Historie der entsprechenden Akte übernommen wird. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 7 -

8 Darstellung der Historie nach dem Import: Wird im Dialog festgelegt, dass die Dokumente nicht als einzelne Maßnahmen gespeichert werden sollen, stellt sich die Historie wie folgt dar: Die Dokumente werden in einer Maßnahme importiert. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 8 -

9 Beim Öffnen der Maßnahme werden die einzelnen Dokumente aufgeführt Adresse - Suchdialog, Übernahme eines Suchergebnisses Im Bereich der Adresssuche sind die Funktionen Zurücksetzen, Übernehmen (eines Suchergebnisses) und Suchen jetzt im oberen Bereich der Dialogmaske positioniert. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 9 -

10 - Eingabe einer Steueridentifikationsnummer Zu den Angaben eines Adressaten kann ergänzend die Steueridentifikationsnummer aufgenommen werden. Bei Auswahl der Registerkarte Kurzinfo kann eine entsprechende Eingabe durchgeführt werden. Akte - Suchdialog, Übernahme eines Suchergebnisses AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 10 -

11 Im Bereich der Aktensuche sind die Funktionen Zurücksetzen, Übernehmen (eines Suchergebnisses) und Suchen jetzt im oberen Bereich der Dialogmaske positioniert. - Suchvorgaben m / g / s (oder ähnlichen) Wird eine Aktensuche (Gruppe Bearbeiten, Auswahl Wechseln und/oder Hinzufügen) unter Anwendung der Suchvorgaben m / g / s (oder ähnlichen) durchgeführt, können - als Programmerweiterung - aus einer daraus resultierenden Ergebnisliste mehrere Akten markiert (Markieren durch Anklicken der entsprechenden Akten) und in die Baumstruktur übernommen werden. Wir weisen darauf hin, dass diese - programmerweiterte - Funktion nicht angewendet werden kann, wenn die Aktensuche über die Tastenkombination STRG + A aufgerufen wird. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 11 -

12 - Eingabe einer Steueridentifikationsnummer Zu den Angaben eines Beteiligten kann ergänzend die Steueridentifikationsnummer aufgenommen werden. Bei Auswahl der Registerkarte Kurzinfo kann eine entsprechende Eingabe durchgeführt werden. Buchhaltung - Belegbuchung - Ergänzende Funktion Höchstwerte ermitteln AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 12 -

13 Soll über den Modus E=Geldeigang vom Schuldner ein Geldeingang des Schuldners einer Akte zugewiesen werden, öffnet sich der Dialog Verteilung im Mandantenkonto. Hier werden Vorschläge für eine Verteilung des Geldeingangs unterbreitet. Dabei orientiert sich das System an den offenen Restsummen (Höchstwerten), die sich aus den internen, nicht zwangsläufig sichtbaren Werten (z.b. aus Konvertierung) zum Mandantenkonto ergeben. Bei den Vorschlägen für eine Verteilung kann es insbesondere nach einer Datenmigration zu Abweichungen kommen, beispielsweise für die Verteilung von Beträgen innerhalb unterschiedlicher MwSt.- Sätze oder für steuerfreie- bzw. steuerpflichtige Auslagen. Die tatsächlichen bzw. im Mandantenkonto sichtbaren (Rest)beträge können als Folge von denen der Vorschläge abweichen. Hier hat ein Mitarbeiter nun die Möglichkeit einzugreifen. Durch Anklicken der Schaltfläche Höchstwerte ermitteln können in dem folgenden Dialog die Buchungen eingesehen werden, die für die Vorschläge zur Geldeingangsverteilung in den einzelnen Bereichen zu Grunde gelegt worden sind. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 13 -

14 Hier werden alle Einträge aus dem Mandantenkonto angezeigt. Die für die Höchstgrenzen relevanten Einträge sind bereits markiert. Markierungen können per Doppelklick hinzugefügt, entfernt oder die Werte einzelner Einträge/Buchungen verändert werden. Beispiel: Im untenstehenden Beispiel fällt auf, dass für eine Verteilung im Bereich Honorar 16% keine Vorschläge für die Verteilung des Geldeingangs gemacht werden. Durch Anklicken der Schaltfläche Höchstwerte ermitteln wird aber erkennbar, dass zwei Honorar-Sollstellungen mit 16% MwSt. aus dem Jahre 2004 angefallen, für eine Verteilung jedoch nicht angeboten worden sind. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 14 -

15 Um diese Beträge bei der Verteilung mit zu berücksichtigen, hat man die Möglichkeit, einen entsprechenden Eintrag/Buchung zu markieren. Sobald ein Eintrag ausgewählt worden ist, wird im unteren Bereich (Ermittelte Höchstgrenzen) des Dialogs die Buchung ebenfalls angezeigt. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 15 -

16 Um eine Korrektur durchzuführen, muss im weiteren Verlauf im Bereich Ermittelte Höchstgrenzen zunächst der Bereich (MwSt.) festgelegt werden (durch Anklicken) in dem eine Verteilung erfolgen soll. Der Betrag muss entsprechend eingetragen werden. Die Änderung muss durch Anklicken der Schaltfläche Ändern bestätigt werden. Durch Anklicken der Schaltfläche Übernehmen Höchstgrenze übernommen. wird die Änderung für die Ermittlung der AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 16 -

17 Nach dem Anklicken der Schaltfläche Höchstgrenzen übernehmen Dialog (Ermittelte Höchstgrenzen). öffnet sich ein weiterer Hier wird die durchgeführte Korrektur angezeigt. Durch Anklicken der Schaltfläche Höchstgrenzen übernehmen wird der Betrag in die ursprüngliche Verteilungsmaske übernommen. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 17 -

18 Auf diesem Wege lassen sich (v.a. aufgrund von Datenmigrationen) entstandene Fehlanzeigen korrigieren und eingehende Gelder in korrekter Art und Weise verteilen. Dokumente - Versand per , Fax oder ähnlichem Für den Versand eines Dokumentes per , Fax oder ähnlichem kann festgelegt werden, welche Vorlage für einen Versand standardmäßig vorgegeben werden soll. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 18 -

19 Die entsprechende Vorbelegung erfolgt über eine Funktion im AnNoText Wheel. Bei Auswahl der Parameter, Registerkarte Sonstiges - Aktion bei Versand - besteht die Möglichkeit festzulegen, welche Standardeinstellung vorgegeben werden soll. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 19 -

20 Mahnverfahren und Zwangsvollstreckung - EDA Konditionen Unterstützung/Umsetzung der EDA Konditionen bei den Folgeanträgen Antrag auf Neuzustellung eines Mahnbescheids Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids Antrag auf Neuzustellung eines Vollstreckungsbescheid Durch die Unterstützung der EDA Konditionen ergeben sich im Wesentlichen die nachfolgenden Neuerungen. - Berücksichtigung von Geldeingängen beim Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids Beim Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheides besteht die Möglichkeit, maximal 12 Geldeingänge zwischen dem Erlass/der Zustellung eines Mahnbescheides und dem Antrag auf Erlass AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 20 -

21 eines Vollstreckungsbescheids zu berücksichtigen (vorher konnten maximal 6 Geldeingänge berücksichtigt werden). - Einigungs-/Terminsgebühr-Übernahme beim Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids Ist zwischen dem Erlass/der Zustellung eines Mahnbescheides eine Einigungsgebühr und/oder eine Terminsgebühr angefallen, können diese Gebühren in den Antrag auf Erlass eines Vollstreckungsbescheids mit übernommen werden. Die angefallenen Gebühren werden über die Funktion Auslagen und Gebühren hinzufügen zunächst erfasst. Die Gebühren können alsdann bei der Durchführung der Maßnahme Vollstreckungsbescheidsantrag automatisiert aus der Registerkarte Auslagen und Gebühren übernommen werden. Eine entsprechende Ausgabe in der EDA Datei stellt sich wie folgt dar. - Neuzustellungen AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 21 -

22 Für die Neuzustellung eines Mahnbescheids und/oder Vollstreckungsbescheids besteht die Möglichkeit einen Zustellempfänger festzulegen. Dabei wird auf Wunsch direkt an einen gesetzlichen Vertreter mit dessen Zustellanschrift ggf. abweichend von der ursprünglichen Zustellanschrift des Gegners zugestellt. Durch das Aktivieren (Anklicken) der Abfrage Zustellungsempfänger kann eine solche Zustellung erreicht werden. Beispiel: die Zustellung eines Mahnbescheids unter der Anschrift eines Geschäftslokals kann oder soll nicht durchgeführt werden. Eine Zustellung an die ggf. private Anschrift des gesetzlichen Vertreters kann entsprechend veranlasst werden. Als weiteres Beispiel, die Zustellung an einen Verein über die Geschäftsstelle kann nicht durchgeführt werden. Eine Zustellung an die ggf. private Anschrift des gesetzlichen Vertreters (Vorstandsvorsitzenden) kann auch hier entsprechend veranlasst werden. Zu beachten hierbei ist: Das nur ein gesetzlicher Vertreter als Zustellungsempfänger bestimmt werden kann Bei einer zweistufigen Vertretung (GmbH & Co. KG o.ä.) wird nicht die Komplementärgesellschaft als Zustellungsempfänger übernommen sondern nur eine natürliche Person Ebenso bei einer WEG die durch eine juristische Person als Verwalter vertreten wird, ist hier die gesetzliche Vertreterin der Verwalterin auszuwählen Unabhängig von der expliziten Bestimmung des Zustellempfängers werden Änderungen eines gesetzlichen Vertreters einer natürlichen oder juristischen Person bei Neuzustellungen derart gehandhabt, dass hiernach immer nur der erste eingetragene Vertreter ab dem Zeitpunkt der vorgenommenen Änderung als Vertreter in der Datei an das Mahngericht übermittelt wird. Beispiel: Zu einer GmbH sind zwei Geschäftsführer in AnNoText eingetragen. Herr Müller als Vertreter 1 und Herr Meier als Vertreter 2. Herr Meier als Vertreter 2 scheidet aus (da nicht mehr Geschäftsführer). Herr Schmitz wird neuer Geschäftsführer und wir als Vertreter 1 erfasst. Herr Müller wird als Vertreter 2 erfasst. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 22 -

23 Sämtliche Zustellungen an den Antragsgegner erfolgen nun ausschließlich an Herr Schmitz als Vertreter 1. Ein ggf. neuer gesetzlicher Vertreter (bei der Ausführung der Neu-Zustellungen Mahnbescheid und/oder Vollstreckungsbescheid) ersetzt also alle bisher mitgeteilten gesetzlichen Vertreter für einen Antragsgegner. Rechnungswesen - Honorarabrechnung - Abrechnung für Verfahrenskostenhilfe (RVG) Ergänzend zur Funktion Abrechnung für Prozesskostenhilfe (RVG) besteht die Möglichkeit, eine Abrechnung für Verfahrenskostenhilfe (RVG) durchzuführen. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 23 -

24 Für diese Abrechnungsform stehen die gleichen Funktionen und Programmabläufe zur Verfügung wie bei der Durchführung einer Abrechnung für Prozesskostenhilfe (RVG). - Abrechnung für Pflichtverteidiger (RVG) Ergänzend besteht die Möglichkeit, eine Abrechnung für Pflichtverteidiger (RVG) durchzuführen. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 24 -

25 Beim Aufruf der Funktion werden zunächst die angefallenen Gebührentatbestände in einem Kostenblatt erfasst. Im anschließenden Dialog können individuelle Angaben zur Abrechnung hinterlegt werden. Abschließend wird das Rechnungsdokument erstellt. Hier stehen die gleichen Funktionen und Programmabläufe zur Verfügung wie bei Durchführung einer herkömmlichen Abrechnung. - Geldein- bzw. -ausgänge (stpfl.) als abgerechnet markieren Die Auswahl dieser Funktion bietet die Möglichkeit, über die Buchhaltung gebuchte Geldeingänge und/oder Geldausgänge aus dem Bereich der steuerpflichtigen Auslagen für die Erstellung einer RVG Abrechnung als abgerechnet zu markieren. Dies hat zur Folge, dass entsprechende Positionen nicht in eine RVG Abrechnung gelangen. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 25 -

26 Beim Aufruf der Funktion stehen zunächst folgende Aktionen für eine Bearbeitung zur Verfügung Geldausgänge als abgerechnet markieren Geldausgänge als nicht abgerechnet markieren Geldeingänge als abgerechnet markieren Geldeingänge als nicht abgerechnet markieren Je nach getroffener Auswahl (im nachstehenden Beispiel sollen Geldausgänge als abgerechnet markiert werden) werden die entsprechenden Buchungen zu der betroffenen Akte angezeigt. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 26 -

27 AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 27 -

28 Aus der Liste können entweder einzelne Positionen oder durch Anklicken der Schaltfläche Alle übernehmen sämtliche aufgeführten Positionen übernommen und durch Anklicken der Schaltfläche Komplett bestätigt werden. Einzelne Positionen werden durch Anklicken der grünen Pfeiltaste markiert und in den unteren Bereich der Eingabemaske übertragen. Versehentliche Positionsübernahmen können durch Anklicken der roten Pfeiltaste wieder rückgängig machen. Die gleiche Vorgehensweise steht zur Verfügung wenn Geldeingänge als abgerechnet markiert werden sollen. Elektronisch Schadenabwicklung drebis - Integration Kfz-Schnittstelle Ergänzend zur Funktion Elektronische Deckungsanfrage über drebis besteht nunmehr auch die Möglichkeit, jegliche Korrespondenz die bei der Bearbeitung einer Verkehrsunfallsache anfällt, elektronisch über drebis an eine Haftpflichtversicherung weiterzuleiten. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 28 -

29 Hierbei besteht beispielsweise auch die Möglichkeit, die zuständige Versicherung über den Zentralruf ermitteln zu lassen. Voraussetzung für eine Anwendung dieser Funktion ist, dass im Administrationsprogramm unter Allgemeine Einstellungen Zugangsdaten Elektronische Schadenabwicklung die entsprechenden Anmeldeinformationen (Zugewiesener Benutzername und Kennwort) der Kanzlei hinterlegt werden. Im unteren Bereich dieser Eingabemaske kann ergänzend festgelegt werden, welcher Dienstleister genutzt werden soll. Zur Auswahl stehen die Dienstleister e.consult und drebis. Der Dienstleister drebis ist in diesem Falle vorzubelegen. Nachdem die Voraussetzungen erfüllt sind, steht nach der Erstellung eines entsprechenden Dokumentes im Bereich AnNoText - Versand die Funktion Versand per Schadenabwicklung für eine Anwendung zur Verfügung. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 29 -

30 Nachdem die Funktion ausgewählt worden ist, werden in der nachfolgenden Eingabemaske die relevanten Daten erfasst. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 30 -

31 Ist die Versicherung nicht bekannt, kann aus einem Auswahlmenü der Eintrag Zuständige Versicherung über Zentralruf ermitteln ausgewählt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 31 -

32 Sind die Daten erfasst, erfolgt durch Anklicken der Schaltfläche Senden der Verbindungsaufbau zu drebis. In der Folge werden die Eingabemasken des Dienstleisters aufgerufen. Die bereits im AnNoText Programm erfassten Daten werden zunächst übernommen. Etwaig notwendige Ergänzungen müssen durchgeführt werden. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 32 -

33 Sind die Angaben vollständig erfasst, wird letztendlich die Übermittlung der Anfrage durch Anklicken der Schaltfläche Daten übermitteln eingeleitet. Entsprechend zur Historie einer Akte erfasste Dokumente können ebenfalls von dort aus durch Auswahl der Funktion Senden an Elektronische Schadenabwicklung weitergeleitet werden. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 33 -

34 Tools - Juristische Hilfen - Zinsrechnung über Basiszins Bei der Auswahl Zinsrechnung besteht nunmehr auch die Möglichkeit, eine Zinsrechnung mit einem Zinssatz (% Punkte) über Basiszinssatz durchzuführen. AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 34 -

35 - Prozesskostenrisiko, erweiterte Berechnungsmöglichkeiten Neben den bisherigen Möglichkeiten bei der Berechnung eines Prozesskostenrisikos können jetzt unter anderem auch: Anfallende Kosten für mehr als eine Instanz berechnet werden Durch die Aktivierung (Anklicken) der Funktion Mit Erfolgsvereinbarung können die Eingaben einer entsprechenden Vereinbarung berechnet und in das Gesamtergebnis übernommen werden Das Ergebnis der Berechnung kann zur Historie einer Akte als PDF.Dokument gespeichert werden AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 35 -

36 AnNoText Arbeitsunterlage 06/ Seite 36 -