Buchführung Großund Außenhandel. Herausgeber: Landesverband der Volkshochschulen Niedersachsens e. V. Europäische Prüfungszentrale Hannover KP-BF-H

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1 Buchführung Großund Außenhandel Herausgeber: Landesverband der Volkshochschulen Niedersachsens e. V. Europäische Prüfungszentrale Hannover KP-BF-H Wolfgang Lemke, André Fender 4. Ausgabe, Januar 2011

2 Vorwort Vorwort Angesichts des vielfältigen Angebots an Fachliteratur steht jeder Interessierte, der sich in der Aus- oder Fortbildung auf dem Gebiet des Rechnungswesens befindet, vor dem Problem der Auswahl geeigneten Lehr- und Übungsmaterials. Das vorliegende Buch wendet sich vorwiegend an Teilnehmende im Kurssystem Finanzbuchhalter (VHS) Weiterbildungsinteressierte im Rahmen des Berufseinstiegs oder -umstiegs allgemein an kaufmännischen Fragestellungen Interessierte Mitarbeiter in Betrieben Lernende im Akademiebereich Existenzgründer Auszubildende Studierende für den Einstieg Schüler und Schülerinnen Das Buch eignet sich aufgrund der Kontrollfragen und Übungsfälle auch für das Selbststudium. Die inhaltliche Darstellung konzentriert sich auf eine Einführung in das Rechnungswesen, Buchungen von laufenden Geschäftsvorfällen, Buchungen zum Jahresabschluss, Musterfälle mit Lösungen und Sachverhalte zur übenden Anwendung. Fallbeispiele begünstigen erfahrungsgemäß den leichteren Erwerb von Kenntnissen handels- und steuerrechtlicher Bestimmungen und Fertigkeiten im anwendungsbezogenen Umgang mit diesen Bestimmungen. Symbolerklärung Zusatzinformationen Merksätze/Definitionen Warnhinweis Praxistipp Hinweis auf Gesetzestexte 2 HERDT-Verlag

3 Inhalt 1 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen Aufgaben des Rechnungswesens Bereiche des Rechnungswesens Buchführung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens Kontrollfragen und Übungen Allgemeine Vorschriften zur Buchführung Gesetzliche Buchführungsund Aufzeichnungspflichten Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung Aufzeichnungspflichten Aufbewahrungspflichten nach HGB und AO Kontrollfragen und Übungen Grundlagen der Buchführung Inventur Inventar Bilanz Organisation der Buchführung Kontrollfragen und Übungen Buchen einzelner Vorgänge Bestandskonten Buchung auf Erfolgskonten Buchung auf Warenkonten Behandlung der Umsatzsteuer Privatkonten Erfolgsermittlung durch Betriebsvermögensvergleich (Kapitalvergleich) Kontrollfragen und Übungen Beschaffungsbereich Wareneingang Warenbezugskosten Rücksendungen und Gutschriften Preisnachlässe Anzahlungen Innergemeinschaftlicher Erwerb Import aus Drittländern Übungen Absatzbereich Warenvertriebskosten Rücksendungen und Gutschriften Preisnachlässe Erhaltene Anzahlungen Innergemeinschaftliche Lieferungen Ausfuhrlieferungen (Export) in Drittländer Übungen Personalbereich Einteilung der Personalkosten Gesetzliche Abzüge Forderungen an Mitarbeiter Vermögenswirksame Leistungen Übungen Finanzbereich Zahlungsverkehr Darlehen Wechselverkehr Übungen Sachanlagenbereich Anlagevermögen Anschaffungskosten Anzahlungen auf Anlagegüter Anschaffung gemischt genutzter Fahrzeuge Abschreibungen Geringwertige Wirtschaftsgüter Sammelposten ( 6 Abs. 2a EStG) Abschreibungen auf Gebäude Anlagenabgänge Übungen Steuerbereich Steuern Steuerliche Nebenleistungen Steuerberatungskosten Übungen Buchungen zum Jahresabschluss Bewertung und Einteilung von Forderungen Zeitliche Abgrenzung von Aufwendungen und Erträgen Rückstellungen Rücklagen Betriebsübersicht Kontrollfragen und Übungen: Vorbereitende Abschlussbuchungen Anhang Betriebsübersichten Kontenplan für den Groß- und Außenhandel Stichwortverzeichnis HERDT-Verlag 3

4 1 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen In diesem Kapitel erfahren Sie welche Aufgaben das Rechnungswesen hat in welche Bereiche das Rechnungswesen eingeteilt ist 1.1 Aufgaben des Rechnungswesens Jede unternehmerische Tätigkeit besteht darin, zukunftsorientierte Entscheidungen über den Einsatz von Mitarbeitern, Kapital und Boden, also von sogenannten Produktionsfaktoren, zu fällen. So werden durch den Großhandel eingekaufte Waren an Abnehmer auf den in- und ausländischen Märkten verkauft. Aus den erzielten Erlösen werden wiederum die benötigten Waren, Maschinen, Mieten und Personalkosten finanziert. Diese Prozesse erzeugen eine große Zahl von Belegen und Daten, die gesammelt, erfasst und sinnvoll aufbereitet werden müssen. Aufgabe des Rechnungswesens ist es daher, sämtliche Vorgänge innerhalb des Unternehmens zu erfassen, zu kontrollieren und auszuwerten. Dabei muss das Rechnungswesen die Daten mit unterschiedlichen Zielrichtungen auswerten. So unterliegt die Rechenschafslegung gegenüber der Steuerverwaltung anderen Zielen als die interne Kontrolle der wirtschaftlichen Situation des Unternehmens. Das Rechnungswesen hat folgende Hauptaufgaben zu erfüllen: Aufzeichnung aller Geschäftsvorfälle (Dokumentationsaufgabe) Rechnungslegung und Information über das Wirtschaftsjahr Überwachung der Wirtschaftlichkeit und Zahlungsfähigkeit des Unternehmens Grundlage für die Planung und Vorbereitung von Unternehmensentscheidungen 1.2 Bereiche des Rechnungswesens Die unterschiedlichen Aufgaben des Rechnungswesens erfordern eine Gliederung in verschiedene Bereiche. Diese Bereiche arbeiten eng zusammen, verfolgen aber unterschiedliche Aufgabenstellungen. Umfang und Bedeutung der Bereiche hängen stark von der Größe des Unternehmens ab. Buchhaltung Kosten- und Leistungsrechnung Statistik Aufzeichnung des Standes und der Veränderung des Vermögens sowie des Eigen- und Fremdkapitals. Aufzeichnung der Aufwendungen und Erträge zur Ermittlung des Erfolges. Systematische Erfassung der Kosten (Kostenrechnung) Verrechnung der Kosten nach Kostenstellen (Kostenstellenrechnung) Verrechnung der Kosten auf die Erzeugnisse (Kostenträgerrechnung) Ermittlung von Kennzahlen für innerbetriebliche und zwischenbetriebliche Vergleiche. Planung Investition Investitionsplan Finanzen Finanzplan Produkt Produktionsplan Absatz Absatzplan 4 HERDT-Verlag

5 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen Als fünfter Zweig des Rechnungswesens wird in zunehmendem Maße das Controlling angesehen, das die vier anderen Bereiche ergänzt und unterstützt. Hauptaufgaben des Controllings sind: Vergleich von Soll- und Istwerten Ermittlung von Ursachen, wenn Abweichungen vorliegen Erarbeitung von Lösungsvorschlägen Beispiel: Die Unternehmensleitung hat geplant, im zweiten Halbjahr für die Region Niedersachsen Umsatzerlöse in Höhe von 50 Millionen Euro zu erzielen (= Sollwert). Tatsächlich wurden in diesem Zeitraum nur 30 Millionen Euro erzielt (= Istwert). Es gehört jetzt zu den Aufgaben des Controllings, im Rahmen einer Schwachstellenanalyse die Ursachen für die Abweichung zu ermitteln und der Unternehmensleitung geeignete Lösungsvorschläge zur Verbesserung der Absatzsituation zu unterbreiten. 1.3 Buchführung als Teil des betrieblichen Rechnungswesens Von den fünf Zweigen, zu denen das Controlling erst in den vergangenen Jahren hinzugekommen ist, ist die Buchführung der historisch älteste Zweig des Rechnungswesens, der erstmals 1494 von dem italienischen Franziskanermönch Luca Pacioli in einem Lehrbuch zusammenfassend dargestellt worden ist. Begriff Vermögen und Schulden sowie der Erfolg eines Unternehmens werden ständig durch Geschäftsvorfälle verändert, wie zum Beispiel durch den Kauf und Verkauf von Waren. Die planmäßige, vollständige und zeitlich geordnete Erfassung dieser Geschäftsvorfälle anhand von Belegen wird als Buchführung bezeichnet. Auf der Grundlage dieser Aufzeichnungen werden in der Regel zum Ende eines Jahres Abschlüsse erstellt, um den Stand und die Veränderungen des Vermögens und der Schulden sowie der Aufwendungen und Erträge ermitteln zu können. Aufgaben der Buchführung Rechenschaftslegung Für die Gründung und Führung eines Unternehmens ist Kapital erforderlich, das nicht nur von dem Unternehmer, sondern auch von weiteren Gesellschaftern als Eigenkapital oder von Kreditinstituten als Fremdkapital zur Verfügung gestellt wird. Da diese Kapitalgeber nicht immer an der Geschäftsführung beteiligt sind, fehlen ihnen Informationen über Verwendung und Stand ihres eingesetzten Kapitals. Darüber wird den Kapitalgebern Rechenschaft in Form des Jahresabschlusses gegeben, der von den Aufzeichnungen in der Buchführung ausgeht. Insofern bildet die Buchführung auch die Grundlage der Rechenschaftslegung, die von den Gesellschaftern kontrolliert werden kann, wie z. B. im Fall der OHG gemäß 118 Abs. 1 HGB. "Ein Gesellschafter kann, auch wenn der von der Geschäftsführung ausgeschlossen ist, sich von den Angelegenheiten der Gesellschaft persönlich unterrichten, die Handelsbücher und Papiere der Gesellschaft einsehen und sich aus ihnen eine Bilanz und einen Jahresabschluss anfertigen." ( 118 Abs. 1 HGB) Selbstinformation Anhand der Aufzeichnungen in der Buchführung kann sich der Unternehmer zu jedem Zeitpunkt selbst über den Stand und die Veränderung des Vermögens und der Schulden, die Höhe des erwirtschafteten Gewinns oder Verlustes, die wesentlichen Ursachen für den Gewinn und den Verlust informieren. HERDT-Verlag 5

6 Besteuerungsgrundlagen Die aus der Buchführung erkennbaren Daten sind jedoch nicht nur für den Unternehmer oder die Gesellschafter informativ, sondern auch für die Finanzverwaltung, denn wesentliche Grundlagen für die Besteuerung ergeben sich aus der Buchführung. Ob die in Steueranmeldungen oder Steuererklärungen angegebenen Besteuerungsgrundlagen zutreffend sind, kann die Finanzverwaltung anhand der Buchführung prüfen. Gläubigerschutz Gläubiger sind neben Lieferern vor allem Kreditinstitute, die vor der Gewährung eines Kredites die Kreditwürdigkeit des Unternehmens beurteilen wollen und während der Laufzeit des Kredites einen Einblick in die wirtschaftliche Situation benötigen. Beweismittel Wenn es zu Prozessen mit Gläubigern, Lieferern und amtlichen Stellen kommt, ist das zuständige Gericht berechtigt, die Vorlage von Handelsbüchern als Beweismitteln anzuordnen. "Im Laufe eines Rechtsstreits kann das Gericht auf Antrag oder von Amts wegen die Vorlage der Handelsbücher einer Partei verlangen." ( 258 Abs. 1 HGB) 1.4 Kontrollfragen und Übungen Aufgabe 1 Eine quantitative Auswertung der Stellenangebote in der Wochenendausgabe der "Frankfurter Allgemeinen Zeitung" für das 4. Quartal 2009 ergab, dass knapp über 30 % der Anzeigen im kaufmännischen Bereich auf Angebote im Bereich des "Betrieblichen Rechnungswesens" entfielen. Erläutern Sie Aufgaben und Gliederung des betrieblichen Rechnungswesens. Aufgabe 2 Dem betrieblichen Rechnungswesen ist u. a. die Buchführung zuzurechnen. Erläutern Sie die Aufgaben, die die Buchführung innerhalb des Rechnungswesens zu erfüllen hat. Aufgabe 3 Die Buchführung liefert interessierten Personenkreisen Informationen über das Unternehmen. Nennen und erläutern Sie die Informationen, die die Buchführung dem Inhaber zur Verfügung stellt. Aufgabe 4 Neben dem Inhaber sind noch andere Personenkreise an den Informationen der Buchführung interessiert. 1. Nennen Sie diese Personenkreise. 2. Erläutern Sie Motive, die diese Personenkreise an den Informationen der Buchführung haben könnten. 6 HERDT-Verlag

7 Einführung in das betriebliche Rechnungswesen HERDT-Verlag 7