SIZ PU42 Office Integration: Datenbank mit Access 2016, Band 2/2

Transkript

1 Schnellübersichten SIZ PU42 Office Integration: Datenbank mit Access 2016, Band 2/2 1 Access kennenlernen 2 2 Berichte und Etiketten 3 3 Standardberichte 4 4 Berichte in der Entwurfsansicht bearbeiten 5 5 Kommunikation mit anderen Anwendungen 6 6 Datenbankverwaltung 7 7 Einstellungen für Datenbanken 8 8 Datenbanken organisieren 9 9 Makros und bearbeiten Erweiterte Makrotechnik Access programieren Mit Modulen arbeiten Erweiterte Sprachelemente Ereignisgesteuerte Programmierung Mit Access-Objektmodell arbeiten 16

2 1 Access kennenlernen Access starten eine Datenbank öffnen allgemeine Programmeinstellungen vornehmen eine Datenbank schließen Access beenden Klicken Sie auf das Windows-Symbol in der Taskleiste und wählen Sie Alle Apps. Die installierten Apps werden in alphabetischer Reihenfolge sortiert aufgelistet. Wählen Sie Access Register Datei, Öffnen oder S o Register Datei, Optionen Register Datei, Schließen 2 HERDT-Verlag

3 2 Berichte und Etiketten einen Bericht mit dem Assistenten einen gruppierten Bericht einen zusammenfassenden Bericht einen Basisbericht Register Erstellen, Gruppe Berichte, Im zweiten Schritt des Assistenten Gruppierungsebenen wählen, Gruppierungsoptionen Im zweiten Schritt des Assistenten Gruppierungsebenen wählen, im dritten Schritt Zusammenfassungsoptionen Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich markieren, Register Erstellen, Gruppe Berichte, Bericht einen Bericht in der Layoutansicht Register Erstellen, Gruppe Berichte, Leerer Bericht einen Bericht in der Layoutansicht öffnen die Seitenansicht eines Berichts öffnen Etiketten Bericht im Navigationsbereich markieren, rechte Maustaste, Layoutansicht in der Ansichtssteuerung Register Erstellen, Gruppe Berichte, HERDT-Verlag 3

4 3 Standardberichte einen Basisbericht einen Bericht mit dem Assistenten einen Bericht für mehrere Tabellen/ Abfragen einen gruppierten Bericht für eine bzw. mehrere Tabellen/Abfragen einen zusammenfassenden Bericht für eine bzw. mehrere Tabellen/ Abfragen Etiketten Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich markieren, Register Erstellen, Gruppe Berichte, Register Erstellen, Gruppe Berichte, Schaltfläche Berichts- Assistent Im 1. Schritt des Berichts-Assistenten Datenfelder aus mehr als einer Tabelle wählen Im 2. bzw. 3. Schritt des Berichts-Assistenten das Datenfeld wählen, nach dem die Datensätze gruppiert werden sollen Im 3. bzw. 4. Schritt des Berichts-Assistenten die Schaltfläche Zusammenfassungsoptionen wählen Register Erstellen, Gruppe Berichte, 4 HERDT-Verlag

5 4 Berichte in der Entwurfsansicht bearbeiten einen leeren Bericht in der Entwurfsansicht Register Erstellen, Gruppe Berichte, Berichtsentwurf einen Bericht in der Entwurfsansicht öffnen Bereiche anzeigen oder entfernen Spalten einrichten Bericht mit der rechten Maustaste im Navigationsbereich anklicken, Kontextmenüpunkt Entwurfsansicht Kontextmenüpunkt Seitenkopf-/fuß bzw. Berichtskopf/-fuß Register Seite Einrichten, Gruppe Seitenlayout, Spalten Daten gruppieren eine Gesamtauswertung für ein bestimmtes Steuerelement einfügen eine laufende Summe drucken die Datensätze nummerieren einen Unterbericht verwenden Etiketten auf Vordrucke drucken Register Entwurf, Gruppe Gruppierung und Summen, Gruppieren und Sortieren Steuerelement markieren, Register Entwurf, Gruppe Gruppierung und Summen, Summen Im Register Daten des Eigenschaftenblatts des Steuerelementes die Eigenschaft Laufende Summe einrichten Ein berechnetes Steuerelement mit der Funktion =1 einfügen, für dieses die Eigenschaft Laufende Summe einrichten Einen vorhandenen Bericht in die Entwurfsansicht des Hauptberichts ziehen Tabelle oder Abfrage im Navigationsbereich markieren, Register Erstellen, Gruppe Berichte, Etiketten Seitenansicht, Gruppe Seitengröße, Kontrollfeld Nur Daten drucken aktivieren HERDT-Verlag 5

6 5 Kommunikation mit anderen Anwendungen Daten importieren Daten exportieren Daten in eine Excel-Datei exportieren Register Externe Daten, Gruppe Importieren und Verknüpfen, Schaltfläche wählen Register Externe Daten, Gruppe Exportieren, Schaltfläche wählen Register Externe Daten, Gruppe Exportieren, Excel Daten in eine PDF-Datei exportieren Register Externe Daten, Gruppe Exportieren, PDF oder XPS Tabellen verknüpfen eine Verknüpfung lösen Register Externe Daten, Gruppe Importieren und Verknüpfen, Schaltfläche entsprechend dem Datentyp der zu verknüpfenden Daten, Optionsfeld für Verknüpfung im Datenimport- Assistenten Verknüpfte Tabelle im Navigationsbereich auswählen, _ oder Kontextmenüpunkt Löschen eine Verknüpfung aktualisieren Register Externe Daten, Gruppe Importieren und Verknüpfen, Tabellenverknüpfungs- Manager einen Datenimport bzw. -export speichern einen gespeicherten Datenimport bzw. -export ausführen Im letzten Schritt des Import- bzw. Export- Assistenten bzw. wählen Register Externe Daten, Gruppe Importieren und Verknüpfen bzw. Exportieren, Gespeicherte Importe bzw. Gespeicherte Exporte 6 HERDT-Verlag

7 6 Datenbankverwaltung Datenbanken komprimieren und reparieren die Leistungsfähigkeit der Datenbank prüfen die Datenbank dokumentieren eine Datenbank nach Access 2016 konvertieren eine Access-2016-Datenbank in ein älteres Dateiformat konvertieren Register Datei, Informationen, Datenbank komprimieren und reparieren Register Datenbanktools, Gruppe Analysieren, Leistung analysieren Register Datenbanktools, Gruppe Analysieren, Datenbankdokumentierer Register Datei, Speichern unter, Datenbank Speichern als, Access- Datenbank (*.accdb) Register Datei, Speichern unter, Datenbank Speichern als, Access Datenbank oder Access 2000-Datenbank HERDT-Verlag 7

8 7 Einstellungen für Datenbanken eine benutzerdefinierte Kategorie Titel und Symbol der Datenbank ändern ein Startformular anzeigen ein Kennwort für Datenbank vergeben das Kennwort aufheben eine Datenbank als ACCDE- Datei weitergeben Kontextmenüpunkt Navigationsoptionen im Navigationsbereich Register Datei, Optionen, Kategorie Aktuelle Datenbank, Bereich Anwendungsoptionen Register Datei, Optionen, Kategorie Aktuelle Datenbank, Bereich Anwendungsoptionen, Feld Formular anzeigen Register Datei, Öffnen, Datenbank exklusiv öffnen, Register Datei, Informationen, Mit Kennwort verschlüsseln Register Datei, Informationen, Datenbank entschlüsseln Register Datei, Speichern unter, Datenbank speichern als, im Bereich Erweitert auf ACCDE doppelklicken 8 HERDT-Verlag

9 8 Datenbanken organisieren einen anderen Standarddatenbankordner festlegen die Datenbankeigenschaften bearbeiten oder einsehen eine Datenbank exklusiv öffnen Register Datei, Schaltfläche Optionen, Kategorie Aktuelle Datenbank Register Datei, Link Datenbankeigenschaften anzeigen und bearbeiten Register Datei, Kategorie Öffnen, Speicherort wählen, Schaltfläche Öffnen, Auswahl Exklusiv öffnen ein Kennwort für eine Datenbank festlegen eine Sicherungskopie Register Datei, Kategorie Information, Schaltfläche Mit Kennwort verschlüsseln, Kennwort eingeben Register Datei, Kategorie Speichern unter, Kategorie Datenbank speichern als, Schaltfläche Datenbank sichern HERDT-Verlag 9

10 9 Makros und bearbeiten ein Makro Register Erstellen, Gruppe Makros und Code, Makro Aktionen hinzufügen Aktionen mit Argumenten versehen Argumente der Aktion ausblenden Aktionen aus dem Feld Neue Aktion hinzufügen oder dem Aktionskatalog auswählen Argumente aus den Wertelisten auswählen, eingeben oder mit dem Ausdrucks-Generator Register Entwurf, Gruppe Reduzieren/Erweitern, Aktionen reduzieren Argumente der Aktion einblenden Register Entwurf, Gruppe Reduzieren/Erweitern, Aktionen erweitern ein Makro speichern ein Makro in der Entwurfsansicht ausführen oder S s Register Entwurf, Gruppe Tools, Ausführen ein Makro im Navigationsbereich ausführen ein Makro zur Überprüfung schrittweise ausführen Kontextmenüpunkt Ausführen oder Doppelklick auf Makroname Register Entwurf, Gruppe Tools, Einzelschritt 10 HERDT-Verlag

11 10 Erweiterte Makrotechnik einem Ereignis ein Makro zuweisen ein Makro in einen Bericht einfügen das Makro eines Ereignisses ändern eine neue Schaltfläche automatisch mit einem Makro verbinden Makros mit Bedingungen steuern eigene Tastaturkürzel programmieren ein Makro beim Öffnen der Datenbank automatisch ausführen ereignisgesteuertes Datenmakro Register Entwurf, Gruppe Tools, Schaltfläche Eigenschaftenblatt, Register Ereignis, Makro auswählen oder Das Eigenschaftenfenster des Berichtes öffnen, Register Ereignis, Makro auswählen oder Das Steuerelement markieren, Kontextmenüpunkt Ereignis Register Entwurf, Gruppe Steuerelemente, aktivieren, die Schaltfläche Befehlsschaltfläche einfügen und den Anweisungen des Assistenten folgen Makro öffnen, Aktion Wenn im Feld Neue Aktion hinzufügen Aktion Untermakro, Tastenkombination als Makronamen eingeben, das Makro unter dem Namen AutoKeys speichern Das Makro unter dem Namen AutoExec speichern Tabelle in der Datenblattansicht öffnen, Register Tabelle, Gruppe Vorabereignisse bzw. Nachfolgeereignisse, Schaltfläche wählen benanntes Datenmakro Anwendungsprotokolldatei anzeigen Tabelle in der Datenblattansicht öffnen, Register Tabelle, Gruppe Benannte Makros, Schaltfläche Benanntes Makro, Eintrag Benanntes Makro Durch Datenmakros protokollierte Aktionen in einer Protokolldatei einsehen. HERDT-Verlag 11

12 11 Access programmieren Was bedeutet VBA Makro Prozedur Entwicklungsumgebung Visual Basic for Applications; mit Visual Basic verwandte Programmiersprache der Office-Anwendungen wie z. B. Access, Excel oder Word Ein Unterprogramm, das aus einer Liste deutschsprachiger Befehle zusammengestellt worden ist und bestimmte immer wiederkehrende Aktionen erledigt Ein Unterprogramm, das in der Sprache VBA geschrieben worden ist und jeweils eine bestimmte Aufgabenstellung abdeckt Werkzeug und Arbeitsoberfläche zur Entwicklung von Programmen; stellt Programmierhilfen und Programmierunterstützung zur Verfügung rasch einige Arbeitsschritte automatisieren einen komplexen Arbeitsablauf automatisieren eine eigene Arbeitsoberfläche mit neuen Funktionen schaffen Ein Makro Eine oder mehrere VBA-Prozeduren schreiben Eine oder mehrere VBA-Prozeduren schreiben und beispielsweise mit Steuerelementen in Formularen verbinden 12 HERDT-Verlag

13 12 Mit Modulen arbeiten Was bedeutet VBA Makro Prozedur Entwicklungsumgebung Visual Basic for Applications; mit Visual Basic verwandte Programmiersprache der Office-Anwendungen wie z. B. Access, Excel oder Word Ein Unterprogramm, das aus einer Liste deutschsprachiger Befehle zusammengestellt worden ist und bestimmte immer wiederkehrende Aktionen erledigt Ein Unterprogramm, das in der Sprache VBA geschrieben worden ist und jeweils eine bestimmte Aufgabenstellung abdeckt Werkzeug und Arbeitsoberfläche zur Entwicklung von Programmen; stellt Programmierhilfen und Programmierunterstützung zur Verfügung rasch einige Arbeitsschritte automatisieren einen komplexen Arbeitsablauf automatisieren eine eigene Arbeitsoberfläche mit neuen Funktionen schaffen Ein Makro Eine oder mehrere VBA-Prozeduren schreiben Eine oder mehrere VBA-Prozeduren schreiben und beispielsweise mit Steuerelementen in Formularen verbinden HERDT-Verlag 13

14 13 Erweiterte Sprachelemente Was bedeutet...? Array dynamisches Array Ein Feld (Vektor, Matrix...) mit mehreren über Indizes ansprechbaren Speicherplätzen Ein Array, dessen Größe zur Laufzeit geändert werden kann eindimensionale Arrays deklarieren mehrdimensionale Arrays deklarieren auf Arrays zugreifen dynamische Arrays deklarieren die Größe dynamischer Arrays ändern Dim Arrayname(IndexUntergrenze To IndexObergrenze) As Datentyp oder Dim Arrayname(IndexObergrenze) As Datentyp Dim Arrayname(Dimension1, Dimension2,...) As Datentyp Arrayname(Index1, Index2,...) = Ausdruck Variablenname = Arrayname(Index3, Index4...) Dim Arrayname() As Datentyp ReDim Arrayname(Dimension1, Dimension2,...) oder ReDim Preserve Arrayname(Dimension1, Dimension2,...) Arrays löschen Erase Arrayname1, Arrayname2,... Eingabedialoge Meldungen anzeigen Rückgabewert = InputBox(Text, [Titel], [Vorgabe]) Rückgabewert = MsgBox(Text, [Schaltflächen], [Titel]) oder MsgBox Text, [Schaltflächen], [Titel] 14 HERDT-Verlag

15 14 Ereignisgesteuerte Programmierung Was bedeutet? Ereignis Ereignisprozedur Standardereignis Parameter (Argument) Auslöser für bestimmte Aktionen durch das Ausführen von Ereignisprozeduren. Ereignisse werden häufig durch den Anwender ausgelöst, zum Beispiel durch Klicken mit der Maus oder Betätigen einer Taste. Prozedur mit einem definierten Namen, die als Reaktion auf ein Ereignis aufgerufen wird. Ereignisprozeduren werden in Formular- und Berichtsmodulen gespeichert. Ereignis, das in der Praxis für ein bestimmtes Objekt am häufigsten benötigt wird Wert, der einer Prozedur übergeben wurde und innerhalb der Prozedur verwendet werden kann auf ein Ereignis reagieren eine Ereignisprozedur eine Ereignisprozedur bearbeiten ein Ereignis von einem Steuerelement lösen eine Ereignisprozedur für ein Standardereignis Erstellen Sie eine Ereignisprozedur nach dem Muster Steuerelementname_Ereignisname. Als Eigenschaft für das Ereignis [Ereignisprozedur] auswählen, dann Formular/Bericht in Entwurfsansicht öffnen, zum VBA-Editor wechseln oder im Eigenschaftenfenster im Register Ereignis für das Ereignis anklicken Im Eigenschaftenfenster Register Ereignis anklicken, Ereignisprozedur löschen Kontextmenüpunkt Ereignis eines Steuerelements oder Formulars/Berichts anklicken HERDT-Verlag 15

16 15 Mit Access-Objektmodell arbeiten Was bedeutet? Klasse (Objekttyp) Abstrakte Beschreibung (Bauanleitung) für Objekte desselben Typs Objekt Instanz (Ausprägung) einer Klasse, die Eigenschaften besitzt und Methoden zur Verfügung stellt Objekthierarchie Beginnend mit dem Application-Objekt sind alle Objekte von Access in einer bestimmten Rangfolge angeordnet. Auflistung Eigenschaft Methode Zusammenstellung mehrerer gleichartiger Objekte, zum Beispiel der geöffneten Formulare Daten des Objekts können über Eigenschaften angesprochen und verändert werden. Prozeduren des Objekts, die mit den Daten des Objekts arbeiten können eine Objekteigenschaft auslesen eine Objekteigenschaft verändern eine Objektmethode aufrufen auf mehrere Eigenschaften und Methoden eines Objekts zugreifen die Anzahl der Objekte einer Auflistung bestimmen auf ein einzelnes Objekt einer Auflistung zugreifen nacheinander auf alle Objekte einer Auflistung zugreifen eine Aktion ausführen Variablenname = Objektverweis.Eigenschaftsname Objektverweis.Eigenschaftsname = Ausdruck Objektverweis.Methodenname [Argument1, Argument2,...] With... End With Auflistung.Count Auflistung(Index).Eigenschaftsname Auflistung(Index).Methodenname For Each... In Next DoCmd den Objektkatalog öffnen Ansicht - Objektkatalog oder " 16 HERDT-Verlag