Schnellübersichten. ICT Power-User SIZ (Office) PU41 Office Integration Tabellen & Daten

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1 Schnellübersichten ICT Power-User SIZ (Office) PU41 Office Integration Tabellen & Daten 2 Matrixformeln und -funktionen 2 5 Fehler in Formeln finden und korrigieren 3 6 Formatierung an Bedingungen knüpfen 4 7 Formeln und Zellinhalte überwachen 5 8 Arbeitsmappen effektiv nutzen 6 9 Daten importieren bzw. exportieren 7 10 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen 8 11 Pivot-Tabellen auswerten und anpassen 9 12 Pivot-Tabellen mithilfe eines Datenmodells erstellen PivotCharts erstellen Makros aufzeichnen, ausführen und speichern Makros starten und Sicherheitseinstellungen Der Visual Basic-Editor Makros bearbeiten und verwalten Grundlegende Programmelemente Excel individuell einrichten 18

2 2 Matrixformeln und -funktionen eine Matrixformel erstellen eine Matrixformel bearbeiten eine Matrixformel löschen eine Matrixformel erstellen Formel eingeben, S H Ü Ergebnisbereich markieren, Formel ändern, S H Ü Ergebnisbereich markieren, _ Formel eingeben, S H Ü 2 HERDT-Verlag

3 5 Fehler in Formeln finden und korrigieren Fehler beheben Zirkelbezüge aufheben die Spur zum Vorgänger einblenden die Spur zum Nachfolger einblenden die Spur zum Fehler einblenden vorhandene Spurpfeile löschen Formeln schrittweise auswerten Formel bzw. Funktion überprüfen, Fehler manuell korrigieren In der eingeblendeten Warnmeldung: OK, in der Formel falsche Bereichsangabe markieren, korrekten Zellbereich im Tabellenblatt markieren, Ü Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Spur zum Vorgänger Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Spur zum Nachfolger Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Fehlerüberprüfung - Spur zum Fehler Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Pfeile entfernen Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Formelauswertung HERDT-Verlag 3

4 6 Formatierung an Bedingungen knüpfen eine individuelle Regel für die bedingte Formatierung festlegen vorhandene Formatierungsregeln anzeigen Formatierungsregeln bearbeiten Formatierungsregeln löschen Register Start, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Neue Regel Register Start, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten Register Start, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten, Regel markieren, Regel bearbeiten Register Start, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten, Regel markieren, Regel löschen oder Register Start, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Regel löschen die Reihenfolge von Formatierungsregeln ändern Register Start, Gruppe Formatvorlagen, Bedingte Formatierung, Regeln verwalten, zu verschiebende Regel markieren, bzw. 4 HERDT-Verlag

5 7 Formeln und Zellinhalte überwachen eine Tabelle auf Formelfehler überprüfen Formeln schrittweise auswerten Zellinhalte mit dem Überwachungsfenster überwachen Überwachungen beenden Formeln auf dem Tabellenblatt anzeigen Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Fehlerüberprüfung Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Formelauswertung Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Überwachungsfenster, Zellen markieren, im Überwachungsfenster: Überwachung hinzufügen Im Überwachungsfenster: Einträge der überwachten Zellen markieren, Überwachung löschen Register Formeln, Gruppe Formelüberwachung, Formeln anzeigen HERDT-Verlag 5

6 8 Arbeitsmappen effektiv nutzen zu einem Arbeitsblatt wechseln ein Arbeitsblatt umbenennen die Registerfarbe ändern alle Arbeitsblätter markieren ein Arbeitsblatt einfügen bzw. löschen ein Arbeitsblatt verschieben bzw. kopieren ein Arbeitsblatt aus- bzw. wieder einblenden Zellbezüge zu anderen Tabellenblättern erstellen externe Bezüge erstellen Verknüpfungen bearbeiten einen Link einfügen einen Link löschen einen Kommentar einfügen alle Kommentare ein- bzw. ausblenden einen Kommentar bearbeiten bzw. löschen Register des Arbeitsblatts anklicken Register doppelt anklicken, Namen eingeben, Ü Im Blattregister: Kontextmenüpunkt Registerfarbe Im Blattregister: Kontextmenüpunkt Alle Blätter auswählen Im Blattregister: bzw. Kontextmenüpunkt Löschen Im Blattregister: Kontextmenüpunkt Verschieben oder kopieren Im Blattregister: Kontextmenüpunkt Ausblenden bzw. Einblenden Formel in der Zieltabelle eingeben, Zelle in der Quelltabelle anklicken, Ü Formel in der Zieltabelle eingeben, Zelle in der Quelltabelle der gewünschten Arbeitsmappe anklicken, Ü Register Daten, Gruppe Verbindungen, Verknüpfungen bearbeiten Register Einfügen, Gruppe Link, Link oder S k Kontextmenüpunkt Link entfernen Zelle markieren, Register Überprüfen, Gruppe Kommentare, Neuer Kommentar Register Überprüfen, Gruppe Kommentare, Alle Kommentare anzeigen Zelle markieren, Register Überprüfen, Gruppe Kommentare, Kommentar bearbeiten bzw. Löschen Kommentare drucken Register Seitenlayout, Gruppe Blattoptionen,, Register Blatt, Feld Kommentare eine Arbeitsmappe vor unberechtigtem Zugriff schützen bzw. den Zugriffsschutz wieder aufheben die Struktur einer Arbeitsmappe schützen festlegen, welche Zellen geändert werden dürfen den Blattschutz aktivieren bzw. wieder aufheben Register Datei, Speichern unter, doppelt auf Dieser PC klicken, im Dialogfenster Speichern unter: Tools, Allgemeine Optionen Register Datei, Informationen, Arbeitsmappe schützen, Arbeitsmappenstruktur schützen Register Start, Gruppe Zellen, Format, Zelle sperren Register Start, Gruppe Zellen, Format, Blatt schützen bzw. Blattschutz aufheben 6 HERDT-Verlag

7 9 Daten importieren bzw. exportieren Access-Daten importieren Textdateien in eine neue Arbeitsmappe importieren Textdateien in eine vorhandene Arbeitsmappe importieren Daten aus anderen Anwendungen importieren eine Arbeitsmappe in einem fremden Dateiformat speichern Register Daten, Externe Daten abrufen, Eintrag Aus Access Register Datei, Öffnen, doppelt auf Dieser PC klicken, Schaltfläche neben dem Feld Dateiname, Eintrag Textdateien, Importoptionen im Textkonvertierungs-Assistenten festlegen Register Daten, Externe Daten abrufen, Aus Text, Importoptionen im Textkonvertierungs-Assistenten festlegen Register Datei, Öffnen, doppelt auf Dieser PC klicken, über Schaltfläche neben dem Feld Dateiname Format Alle Dateien wählen Register Datei, Speichern unter, doppelt auf Dieser PC klicken, gewünschtes Dateiformat wählen HERDT-Verlag 7

8 10 Pivot-Tabellen aus Excel-Daten erstellen eine empfohlene Pivot-Tabelle erstellen ein Feld einer Pivot-Tabelle individuell beschriften eine Pivot-Tabelle auf ein anderes Tabellenblatt verschieben eine individuelle Pivot-Tabelle erstellen das Layout einer Pivot-Tabelle festlegen bestimmte Elemente eines Zeilen- bzw. Spaltenfeldes anzeigen bestimmte Elemente eines Seitenfeldes anzeigen Datenschnitte einblenden Zeitachsen einblenden Zelle innerhalb einer zusammenhängenden Excel-Tabelle aktivieren, Register Einfügen, Gruppe Tabellen, Empfohlene PivotTables oder kompletten Quelldatenbereich markieren,, Tabellen, PivotTable Entsprechende Zelle in der Pivot-Tabelle anklicken, Bezeichnung eingeben, Ü Beliebige Zelle innerhalb der Pivot-Tabelle aktivieren, Register Analysieren, Aktionen - PivotTable verschieben Register Einfügen, Gruppe Tabellen, PivotTable, Optionsfeld Tabelle oder Bereich auswählen aktivieren In der Feldliste: Feldnamen aus dem oberen Bereich in die gewünschten Layoutbereiche im unteren Bereich ziehen, in der Filter-Liste Kontrollfeld Alle anzeigen deaktivieren, Kontrollfelder der gewünschten Elemente aktivieren oder Beschriftungs-, Werte- bzw. Datumsfilter anwenden, Element wählen bzw. Kontrollfeld Mehrere Elemente auswählen aktivieren, Elemente wählen Register Analysieren, Gruppe Filtern, Datenschnitt einfügen Register Analysieren, Gruppe Filtern, Zeitachse einfügen 8 HERDT-Verlag

9 11 Pivot-Tabellen auswerten und anpassen die Berechnungsfunktion im Wertebereich ändern das Zahlenformat im Wertebereich ändern Wertfelder mit benutzerdefinierten Berechnungen auswerten das Layout einer Pivot-Tabelle ändern ein Feld aus einer Pivot-Tabelle löschen in einer Pivot-Tabelle untergeordnete Elemente aus- bzw. einblenden übergeordnete Felder mit zusätzlichen Teilergebnissen auswerten Daten einer Pivot-Tabelle gruppieren alle Detaildaten gruppierter Textdaten aus- bzw. einblenden In der Feldliste auf die Feldschaltfläche im Wertebereich klicken, Wertfeldeinstellungen, Register Werte zusammenfassen nach In der Feldliste auf die Feldschaltfläche im Wertebereich klicken, Wertfeldeinstellungen, Register Werte zusammenfassen nach, Zahlenformat In der Feldliste auf die Feldschaltfläche im Wertebereich klicken, Eintrag Wertfeldeinstellungen, Register Werte anzeigen als In der Feldliste die entsprechenden Feldschaltflächen in den Layoutbereich Filter, Spalten, Zeilen oder Werte ziehen Feldschaltfläche aus der Feldliste auf eine Stelle außerhalb des Aufgabenbereichs ziehen bzw. Feldschaltfläche in der Feldliste anklicken, Feldeinstellungen, Register Teilergebnisse & Filter, Optionsfeld Benutzerdefiniert aktivieren Elemente markieren, Register Analysieren, Gruppieren - Gruppenauswahl Element einer Gruppe anklicken, Register Analysieren, Gruppe Aktives Feld, bzw., Gruppierungen entfernen Gruppenfeld markieren, Register Analysieren, Gruppieren - Gruppierung aufheben die Quelldaten eines Wertfeldes in einem separaten Tabellenblatt anzeigen jedes Element eines Seitenfeldes in einem separaten Tabellenblatt anzeigen berechnete Felder bzw. Elemente einfügen die Daten einer Pivot-Tabelle aktualisieren die Datenquelle einer Pivot-Tabelle ändern In der Pivot-Tabelle betreffende Zelle im Wertebereich doppelt anklicken Zelle in Pivot-Tabelle aktivieren, Register Analysieren, PivotTable, Pfeil von Optionen anklicken, Berichtsfilterseiten anzeigen, gewünschtes Feld auswählen Zelle in Pivot-Tabelle bzw. Element des betreffenden Feldes markieren, Register Analysieren, Gruppe Berechnungen, Schaltfläche Felder, Elemente und Gruppen, Eintrag Berechnetes Feld bzw. Berechnetes Element Beliebige Zelle in Pivot-Tabelle markieren, Register Analysieren, Gruppe Daten, Aktualisieren Register Analysieren, Gruppe Daten, Datenquelle ändern HERDT-Verlag 9

10 12 Pivot-Tabellen mithilfe eines Datenmodells erstellen eine Pivot-Tabelle aus mehreren Access-Datenbanktabellen erstellen verknüpfte externe Daten beim Öffnen einer Arbeitsmappe aktualisieren unterschiedliche Versionen einer Pivot-Tabelle erstellen Daten verschiedener Pivot-Tabellen kombinieren mithilfe eines Drilldowns kontrollieren, aus welchen Daten sich ein bestimmtes Element einer Pivot-Tabelle zusammensetzt Register Daten, Externe Daten abrufen - Aus Access, im Dialogfenster Datenquelle auswählen zum Speicherort der Datenbank wechseln, Datenbank doppelt anklicken, im Dialogfenster Tabelle auswählen gewünschte Datenbanktabellen auswählen, Felder in der Pivot-Tabelle mithilfe der Feldliste anordnen, in der Feldliste auf Automatische Erkennung klicken, um Beziehungen (wenn dies möglich ist) automatisch erstellen zu lassen oder in der Feldliste auf ERSTELLEN klicken, um Beziehung zwischen den gewählten Datenbantabellen zu erstellen Arbeitsmappe öffnen, in der Dokumentationsleiste auf Inhalt aktivieren klicken In der Feldliste auf Weitere Tabellen klicken In der Feldliste einer zum Datenmodell der Arbeitsmappe gehörenden Pivot-Tabelle Kategorie Alle aktivieren, Felder in der Pivot-Tabelle mithilfe der Feldliste anordnen, in der Feldliste auf Automatische Erkennung klicken, um Beziehungen (wenn dies möglich ist) automatisch erstellen zu lassen oder in der Feldliste auf ERSTELLEN klicken, um Beziehung zwischen den gewählten Datenbanktabellen zu erstellen In der Pivot-Tabelle betreffende Zelle aktivieren,, in der eingeblendeten Liste gewünschtes Feld anklicken, Drilldown zu Feldname anklicken 10 HERDT-Verlag

11 13 PivotCharts erstellen ein PivotChart erstellen ein PivotChart auf ein Diagrammblatt verschieben Beliebige Zelle der Pivot-Tabelle aktivieren, Register Analysieren, Gruppe Tools, PivotChart Register Analysieren, Gruppe Aktionen, Diagramm verschieben, Optionsfeld Neues Blatt aktivieren einen Diagrammtitel einfügen Register Entwurf, Gruppe Diagrammlayouts, Diagrammtitel - Über Diagramm HERDT-Verlag 11

12 14 Makros aufzeichnen, ausführen und speichern die Makroaufzeichnung starten die Makroaufzeichnung beenden Zellbezüge relativ aufzeichnen Zellbezüge absolut aufzeichnen Makros über das Dialogfenster Makro ausführen Arbeitsmappe mit Makros speichern den Speicherort für ein Makro festlegen ein Makro löschen das Register Entwicklertools einblenden einem Makro nachträglich eine Tastenkombination zuweisen Register Ansicht, Gruppe Makros, Pfeil des Symbols Makros, Eintrag Makro aufzeichnen oder (Statusleiste) Register Ansicht, Gruppe Makros, Pfeil des Symbols Makros, Eintrag Aufzeichnung beenden oder (Statusleiste) Register Ansicht, Gruppe Makros, Pfeil des Symbols Makros, Eintrag Relative Verweise verwenden aktivieren Register Ansicht, Gruppe Makros, Pfeil des Symbols Makros, Eintrag Relative Verweise verwenden deaktivieren Register Ansicht, Gruppe Makros, oberer Bereich des Symbols Makros, Makro markieren, Schaltfläche Ausführen, Speicherort wählen, Dateiname eingeben, Dateityp Excel- Arbeitsmappe mit Makros Register Ansicht, Gruppe Makros, Pfeil des Symbols Makros, Eintrag Makro aufzeichnen, Feld Makro speichern in Register Ansicht, Gruppe Makros, Pfeil des Symbols Makros, Eintrag Makros anzeigen, Makro markieren, Schaltfläche Löschen Register Datei, Schaltfläche Optionen, Dialogfenster Excel- Optionen, Kategorie Menüband anpassen, Kontrollfeld Entwicklertools aktivieren Register Ansicht, Gruppe Makros, oberer Bereich des Symbols Makros, Makro markieren, Schaltfläche Optionen 12 HERDT-Verlag

13 15 Makros starten und Sicherheitseinstellungen Makros der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen ein Symbol ändern ein Symbol löschen eine Schaltfläche in ein Tabellenblatt einfügen und ihr ein Makro zuweisen einem Grafikobjekt ein Makro zuweisen die Sicherheitsstufe einstellen Kontextmenüpunkt Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an, Feld Befehle auswählen, Eintrag Makros, gewünschtes Makro hinzufügen Kontextmenüpunkt Passen Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff an, hinzugefügtes Makro markieren, Schaltfläche Ändern Kontextmenüpunkt Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen Register Entwicklertools, Gruppe Steuerelemente, Symbol Einfügen, Bereich Formularsteuerelemente, Symbol Schaltfläche, Rahmen aufziehen, Makro auswählen Grafik einfügen, Kontextmenüpunkt Makro zuweisen Register Datei, Schaltfläche Optionen, Kategorie Trust Center, Schaltfläche Einstellungen für das Trust Center, Kategorie Ein stellungen für Makros oder Register Entwicklertools, Gruppe Code, Schaltfläche Makrosicherh. HERDT-Verlag 13

14 16 Der Visual Basic-Editor Was bedeutet? Projekt-Explorer Code-Fenster Eigenschaftenfenster Fenster, das alle Elemente eines Projekts zusammenfasst und hierarchisch angeordnet anzeigt Der eigentliche Editor, der zum Eingeben und Bearbeiten des Programmcodes dient Enthält eine Auflistung der Eigenschaften und der aktuellen Eigenschaftswerte des markierten Elements (Objekts) den Projekt-Explorer öffnen Ansicht - Projekt-Explorer oder oder S r ein Code-Fenster öffnen Ansicht - Code oder des Projekt-Explorers oder / das Eigenschaftenfenster öffnen Ansicht - Eigenschaftenfenster oder oder $ 14 HERDT-Verlag

15 17 Makros bearbeiten und verwalten Makros bearbeiten Makros erstellen im Visual Basic-Editor ein Makro speichern und Excel aktivieren Register Entwicklertools, Gruppe Code, Symbol Makros, Makro markieren, Schaltfläche Bearbeiten Register Entwicklertools, Gruppe Code, Symbol Makros, Makroname eingeben, Speicherort wählen, Schaltfläche Erstellen Datei - Arbeitsmappenname speichern, Datei - Schließen und zurück zu Microsoft Excel HERDT-Verlag 15

16 18 Grundlegende Programmelemente Was bedeutet? Syntax Variable Konstante Datentyp Deklaration Unterprogramm Funktion Prozedur Anweisung Array Regeln, nach denen die Anweisungen im Programm notiert werden müssen Symbolischer Name für einen Bereich des Hauptspeichers, in dem Werte über ein Programm gespeichert, gelesen und verändert werden können Symbolischer Name für einen Bereich des Hauptspeichers, dessen Wert nach einmaliger Definition nicht mehr verändert werden kann Legt fest, welche Daten eine Variable oder Konstante speichern kann (Wertebereich), und bestimmt die Speicherplatzgröße Definition von Variablen oder Konstanten Eigenständiger Programmteil, der Teilaufgaben des Programms ausführt. Ein Unterprogramm kann eine Prozedur oder eine Funktion sein. Unterprogramm, das einen Wert an das aufrufende Programm zurückgibt Unterprogramm, das keinen Rückgabewert liefert Arbeitsschritt eines Programms, der nach den syntaktischen Regeln der Programmiersprache anzugeben ist Datenfeld, das mehrere Elemente eines Datentyps aufnehmen kann, auf die über einen Index zugegriffen wird eine Prozedur deklarieren Variablen deklarieren Konstanten deklarieren Variablen und Konstanten Datentypen zuweisen numerische Variablen/Konstanten deklarieren Variablen/Konstanten als Zeichenfolgen deklarieren Variablen/Konstanten für Datum und Zeit deklarieren Schlüsselwörter Sub... End Sub Dim Variablenname Const Konstantenname = Wert Dim Variablenname As Datentyp Dim Variablenname As Integer Long Single Double Currency Const Konstantenname As Integer Long Single Double Currency = Wert Dim Variablenname As String Const Konstantenname As String = Wert Dim Variablenname As Date Const Konstantenname As Date = Wert 16 HERDT-Verlag

17 eine Variable/Konstante deklarieren, die unterschiedliche Werte mit verschiedenen Datentypen aufnehmen kann Variablen/Konstanten für logische Werte deklarieren Schlüsselwörter Dim Variablenname As Variant Const Konstantenname As Variant = Wert Dim Variablenname As Boolean Const Konstantenname As Boolean = Wert ein Datenfeld (Array) deklarieren Dim Datenfeldname ([Untergrenze To ] Obergrenze) As Datentyp einer Variablen einen Wert zuweisen arithmetische Operatoren verwenden Variablenname = Wert + - * / \ Mod ^ Vergleichsoperatoren einsetzen > >= = <= < <> logische Operatoren einsetzen Zeichenfolgen verbinden einen Eingabedialog anzeigen einen Ausgabedialog anzeigen And Or Not Zeichenfolge1 & Zeichenfolge2 Eingabewert = InputBox(...) MsgBox... [Eingabewert = ]MsgBox(...) HERDT-Verlag 17

18 20 Excel individuell einrichten zusätzliche Elemente zur Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen vorhandene Elemente aus der Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen das Menüband anpassen Anpassungen am Menüband bzw. an der Symbolleiste für den Schnellzugriff exportieren bzw. importieren alle am Menüband bzw. an der Symbolleiste für den Schnellzugriff vorgenommenen Anpassungen zurücknehmen alle in einem bestimmten Register durchgeführten Anpassungen zurücknehmen den Standardarbeitsordner ändern Dokumenteigenschaften anzeigen Ihren Benutzernamen ändern eine benutzerdefinierte Ansicht speichern eine benutzerdefinierte Ansicht anzeigen bzw. löschen Für Elemente des Menübands: Kontextmenüpunkt Zu Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzufügen Für andere Elemente: anklicken, Weitere Befehle neben der Symbolleiste Kontextmenüpunkt Aus Symbolleiste für den Schnellzugriff entfernen Mit der rechten Maustaste auf eine freie Stelle des Menübands klicken, Menüband anpassen Im Dialogfenster Excel-Optionen (Kategorie Menüband anpassen): Importieren/Exportieren Im Dialogfenster Excel-Optionen (Kategorie Menüband anpassen): Zurücksetzen, Alle Anpassungen zurücksetzen Im Dialogfenster Excel-Optionen (Kategorie Menüband anpassen): Zurücksetzen, Nur ausgewählte Registerkarte des Menübands zurücksetzen Register Datei, Optionen, im Feld Lokaler Standardspeicherort für Datei Ordnername und Pfad zum neuen Standardarbeitsordner eingeben Register Datei, Kategorie Informationen Register Datei, Kategorie Allgemein, im Feld Benutzername neuen Benutzernamen eintragen Register Ansicht, Gruppe Arbeitsmappenansichten, Benutzerdef. Ansichten, Hinzufügen Register Ansicht, Gruppe Arbeitsmappenansichten, Benutzerdef. Ansichten, benutzerdefinierte Ansicht markieren, Anzeigen bzw. Löschen 18 HERDT-Verlag