1 Interne Seminartitel Audit erfolgreich managen

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1 Interne Audits erfolgreich managen 1 Interne Seminartitel Audit erfolgreich managen

2 Nutzungsbedingungen von Fachinformationen (1) Für vorsätzliche oder grob fahrlässige Pflichtverletzungen haftet der Lizenzgeber. Dies gilt auch für Erfüllungsgehilfen. (2) Für Garantien haftet der Lizenzgeber unbeschränkt. (3) Für leichte Fahrlässigkeit haftet der Lizenzgeber begrenzt auf den vertragstypischen, vorhersehbaren Schaden. (4) Der Lizenzgeber haftet nicht für Schäden, mit deren Entstehen im Rahmen des Lizenzvertrags nicht gerechnet werden musste. (5) Für Datenverlust haftet der Lizenzgeber nur, soweit dieser auch bei der Sorgfaltspflicht entsprechender Datensicherung entstanden wäre. (6) Eine Haftung für entgangenen Gewinn, für Schäden aus Ansprüchen Dritter gegen den Lizenznehmer sowie für sonstige Folgeschäden ist ausgeschlossen. (7) Der Lizenzgeber haftet nicht für den wirtschaftlichen Erfolg des Einsatzes der Tools oder Trainings. (8) Die Haftung nach dem Produkthaftungsgesetz bleibt unberührt. 2 Interne Audit erfolgreich managen

3 Hinweise zur Anpassung der Präsentation: Um das Tool an Ihre Dokumentenstruktur anzupassen, gehen Sie (hier am Beispiel der Version MS Office 2010 dargestellt) bitte folgendermaßen vor: 1. Löschen Sie nicht gewünschte Folien, indem Sie in der Leiste Präsentationsansichten Normal anklicken und die zu löschende Folien (linke Spalte) mit der rechten Maustaste markieren und aus dem Kontextmenü Folie löschen wählen. 2. In der Leiste Ansicht, Gruppe Masteransichten und Folienmaster können Sie den Folienmaster öffnen und das Design der Folien entsprechend Ihren Wünschen gestalten. 3. Das Logo löschen Sie, indem Sie es markieren und die Entfernen-Taste (Entf) betätigen. 4. Ein neues Logo fügen Sie über die Menüpunkte Einfügen - Grafik - aus Datei ein. 5. Alternativ zum Löschen der nicht benötigten Folien können Sie diese in der Präsentation ebenso verbergen, indem Sie diese in der Folienansicht (linke Spalte) mit der rechten Maustaste markieren und aus dem Kontextmenü Folie ausblenden wählen. 3 Interne Audit erfolgreich managen

4 Trainerleitfaden Zeitbedarf (ca.) 1. Grundlagen zu Audits 13 Folien 35 min. 2. Planung und Vorbereitung interner Audits 9 Folien 20 min. 3. Durchführung interner Audits 9 Folien 20 min. 4. Feststellungen und nachhaltig Maßnahmen managen 6 Folien 15 min. Summe (netto): 90 min. 4 Interne Audit erfolgreich managen

5 So finden Sie den richtigen Zugang zum Thema Interne Audits 5 Interne Audit erfolgreich managen

6 Interne Audit erfolgreich managen Planvoll organisieren, umsetzen und nachhalten

7 Seminarinhalt und -überblick 1. Grundlagen zu Audits 2. Planung und Vorbereitung interner Audits 3. Durchführung interner Audits 4. Feststellungen und nachhaltig Maßnahmen managen 7 Interne Audit erfolgreich managen

8 Internes Audits: sich selbst überprüfen Interne Audits sind ein wichtiges Führungsinstrument und haben das Ziel die Wirksamkeit eines Qualitätsmanagement-System festzustellen und Anpassungen bzw. Verbesserungen zu erkennen. Ein internes Audit hat in diesem Rahmen die Aufgabe: der Lenkung im Rahmen der Qualitätsplanung der Überwachung der Prozesse und Qualität der Korrektur von Abweichungen und Prävention der ständigen Verbesserung durch Identifizierung von Vorbeugung und Verbesserungspotenzial 8 Interne Audit erfolgreich managen

9 Interne Audits sind Bestandteil der ständigen Verbesserung Interne Audits umfassen Ihr Vorteil als Know-NOW User: eine systematische Überprüfung zur Feststellung der Wirksamkeit und Umsetzung, z.b. eines Qualitätsmanagement-Systems (Istzustand im Abgleich mit dem Sollzustand) Eine regelmäßige Durchführung von Audit-Interviews und Beobachtungen durch interne Auditoren anhand festgelegter Dokumentation zusammen mit einer Management-Bewertung und anderen QM-Analysen wird ein Gesamtbild dargestellt, um die Wirksamkeit und Umsetzung z.b. eines Qualitätsmanagement-Systems... nutzen Sie unseren festzustellen Tool-Online-Shop: 9 Interne Audit erfolgreich managen

10 Objektive und systematische Bewertung des gesamten Qualitätsmanagement- Systems Aufzeigen von Stärken und Schwächen/Verbesserungspotenzial Umsetzung des Qualitätsmanagement-System (gemäß Qualitätsmanagement- Handbuch) in der Praxis Feststellung von wirksamen Wechselwirkungen bzw. Vernetzung der Prozesse untereinander Ihr Vorteil als Know-NOW User: Ziele von Einrichtung internen undaudits Nutzung sind eines die Prepay-Kontos Feststellung der Wirksamkeit Einsparungen und Verbesserung durch attraktive Bonusprogramme Beurteilung der Dokumentation Ursachenanalyse bei festgestellten Abweichungen im Blickfeld ist immer das System/Prozess, nie einzelne Mitarbeiter 10 Interne Audit erfolgreich managen

11 Wichtige Schwerpunktthemen während eines Audits Anforderungen (z.b. ISO 9001) Wirksame, fähige und effiziente Prozesse Produkte / Leistungen inkl. Kundenzufriedenheit Möglichkeiten zur Verbesserung und Vorbeugung Sinnvoller Einsatz der Technik / EDV Effizienter Einsatz von Ressourcen Interessierte Parteien und Partnerschaften Risiken und Chancen Ihr Vorteil als Know-NOW User: Festlegung von konkreten Auditziel(en) vor dem Audit 11 Interne Audit erfolgreich managen

12 Sinnvolle Rollenverteilung beim internen Audit Leitung Audits im Rahmen der Qualitätsplanung einbeziehen (= Auftraggeber ) Zeitnahe Kostenlos und konsequente und unverbindlich Sicherstellung registrieren der Maßnahmenumsetzung unter Zusammen mit dem QM-Beauftragten interne Auditoren auswählen und schulen QM-Beauftragte(r) Planung und Vorbereitung interner Audits Organisation der Durchführung von internen Audits Berichterstattung über die stattgefundenen Audits Überwachung und Wirksamkeit der Maßnahmen aus den Audits Interner Auditor Audittagesplanung Vorbereitung (Ankündigung, Fragelisten etc.) und Kommunikation Bestimmung / Information des Audit-Teams und Auditziele Analyse... nutzen über den Handlungsbedarf Sie unserenund Tool-Online-Shop: Erstellung der Auditberichte Effiziente und transparente Durchführung 12 Interne Audit erfolgreich managen

13 ISO liefert Grundlagen für Audits DIN ISO 19011:2011 Leitfaden zur Auditierung von Managementsystemen enthält Regelungen zu folgenden Schwerpunkten: (1) Auditprinzipien (2) Leiten und Lenken eines Auditprogramms (3) Durchführung eines Audits (4) Abschließen des Audits (5) Kompetenz und Bewertung von Auditoren 13 Interne Audit erfolgreich managen

14 Wichtige Auditbegriffe (1/2) Audit - systematischer, unabhängiger und dokumentierter Prozess zur Erlangung von Auditnachweisen und zu deren objektiver Auswertung, um zu ermitteln, inwieweit Auditkriterien erfüllt sind Auditnachweise - Aufzeichnungen, Tatsachenfeststellungen oder andere Informationen, die für die Auditkriterien zutreffen und verifizierbar sind Auditkriterien - Satz von Politiken, Verfahren oder Anforderungen, der als Referenz herangezogen wird 14 Interne Audit erfolgreich managen

15 Wichtige Auditbegriffe (2/2) Auditor - Person mit der Qualifikation, ein Audit durchzuführen Auditprogramm - Satz von einem oder mehreren Audits, die für einen spezifischen Zeitraum geplant werden und auf einen spezifischen Zweck gerichtet sind Auditplan - Beschreibung der Tätigkeiten und Regelungen vor Ort für ein Audit 15 Interne Audit erfolgreich managen

16 Auditarten unterscheiden die Schwerpunkte bei der Auditdurchführung Systemaudit Überprüfung der Einhaltung und Wirksamkeit eines ganzheitlichen Management-Systems, z.b. QM-System nach ISO 9001 Ihr Vorteil als Know-NOW User: Prozess-/Projektaudit Überprüfung der Fähigkeit und Zweckmäßigkeit eines ausgewählten Prozesses bzw. abgeschlossenen Projektes und Erkennung von Verbesserungspotenzialen Produktaudit Überprüfung, ob die Produkte mit den Kundenanforderungen, die ermittelt wurden, übereinstimmt 16 Interne Audit erfolgreich managen

17 Prozess des internen Audits wird systematisch geplant und ständig verbessert Planen Zielsetzung / Umfang Verantwortung Ressourcen Kommunikation Verbessern Überprüfen des Auditprogramms: Sie möchten sich Prozess über dieses und weiteretools Durchführung Vorgehensweise Kommunikation Durchführen Sicherstellung der Auditprogramms bis zum Bericht (nach Auditdurchführung) Bewertung Dokumentation Feedback (angelehnt an den Plan-Do-Check-Act-Zyklus nach Deming) 17 Interne Audit erfolgreich managen

18 Anforderungen Einrichtung und an das Nutzung interne einesaudit Prepay-Kontos gemäß ISO 9001 bzw. Impulse aus der ISO Umfang 3 Erfüllung der geplanten Regelungen, die Anforderungen der ISO 9001 und dem Unternehmen entspricht Wirksame Verwirklichung und Aufrechterhaltung 2 Auditprogramm 4 Feststellungen Planung in regelmäßigen Abständen Status und Bedeutung der Prozesse/Bereiche Berücksichtigung der Bedeutung der betroffenen Prozesse, Änderungen mit Einfluss auf die Organisation und Ergebnisse früherer Audits Festlegung der Häufigkeit von Audits, Methoden, Auditkriterien für jedes Audit, Verantwortlichkeiten, Anforderungen an die Planung ink. Berichtserstellung Berichterstattung gegenüber der zuständigen Leitung Auditdurchführung und Auditoren Auditorenauswahl nach Objektivität / Unparteilichkeit Auditoren dürfen eigene Tätigkeit nicht auditieren Auditoren werden durch Schulungen befähigt Feststellung Abweichungen & Potenziale Sicherstellung, dass Maßnahmen ohne ungerechtfertigte Verzögerungen erfolgen Folgemaßnahmen enthalten Verifizierung der Maßnahmen und Berichterstattung darüber 18 Interne Audit erfolgreich managen 5 Dokumentierte Informationen Nachweise über die Umsetzung der Auditprogramms und der Ergebnisse der Audite Ein dokumentiertes Verfahren wird gem. ISO 9001 nicht mehr explizit erforderlich, ist aber sinnvoll

19 Was für Eigenschaften und Fähigkeiten sollte ein Auditor haben? (10=sehr hohe Ausprägung - 0=nicht erforderlich) 19 Interne Audit erfolgreich managen

20 Spezielle Einrichtung Anforderungen und Nutzung an eines einen Prepay-Kontos internen Auditor Unabhängigkeit zum auditierten Bereich; der eigene Aufgabenbereich darf nicht selbst Kostenlos auditiert werden und unverbindlich registrieren unter Richtige und umfassende Anwendung des zugrunde liegende QM-Regelwerk (z.b. ISO 9001:2015) Auditziele müssen transparent und deutlich formuliert werden Berichterstattung der Sachverhalte muss objektiv, verständlich, nachweislich und umfassend erfolgen der Auditor muss unbeeinflussbar und unvoreingenommen sein 20 Interne Audit erfolgreich managen

21 Seminarinhalt und -überblick 1. Grundlagen zu Audits Ihr Vorteil als Know-NOW User: 2. Planung und Vorbereitung interner Audits 3. Durchführung interner Audits 4. Feststellungen und nachhaltig Maßnahmen managen 21 Interne Audit erfolgreich managen

22 Auditablauf in der Übersicht Auditplanung Ihr Vorteil als Know-NOW User: Auditvorbereitung Auditdurchführung Auditbericht Auditfolgemaßnahmen 22 Interne Audit erfolgreich managen

23 Voraussetzungen zur Umsetzung interner Audits Verantwortung und Zustimmung durch die Leitung Ressourcen müssen verfügbar sein (Zeit, Personal, Einrichtung) Befugnis, Verantwortlichkeit und Unabhängigkeit des Auditors müssen sichergestellt sein Zugriff und Zugang zu allen Arbeitsplätzen, Informationen und Einrichtungen durch den Auditor ist gewährleistet (auch auf Leitungsebene und Bereich des QM-Beauftragten selber) Anforderungen und Ziele für den Auditbericht sind klar definiert Erfolg der Auditfolgemaßnahmen muss nachweisbar sein und die Wirksamkeit überprüft werden Ihr Vorteil als Know-NOW User: 23 Interne Audit erfolgreich managen

24 Grundsätzliche Hinweise zur Auditplanung Auditjahresplanung im Rahmen der Qualitätsplanung Beteiligte festlegen: Auditoren, ggf. Auditorenteam und Auditleiter, zu auditierende Bereiche Auditart, Umfang und ggf. Schwerpunkte festlegen Termine und Tagesplanung sicherstellen Benötigte Ressourcen (z.b. Räumlichkeiten, EDV) planen Festlegung benötigter Unterlagen, z.b. auch frühere Auditergebnisse und Maßnahmen Rechtzeitige Kommunikation aller Beteiligten (Was, Wie, Wann...) 24 Interne Audit erfolgreich managen

25 Welche Auditmethoden eignen sich? Auditmethoden Vor-Ort Remote Befragung durchführen Befragungen durchführen Checklisten und Fragebögen Checklisten und Fragebögen ausfüllen unter Beteiligung von ausfüllen. Mitarbeitern dokumentierte Informationen Dokumentenprüfung unter Beobachtung der geleisteten Sie Beteiligung möchten von sich Mitarbeitern über dieses und weiteretools Arbeit durch Überwachung Bewertung vor Ort - Standortbegehung - Probenahme (z. B. Produkte). - dokumentierte Informationen 25 Interne Audit erfolgreich managen

26 Planung erfolgt mit dem Auditrahmenplan (z.b. Auditjahresplan) Inhalte: Festlegung der Auditart und Umfang Auditoren Zeitraum Besonderheiten (z.b. Anlässe) Umsetzung / Einsatz: Im Rahmen der Qualitätsplanung zusammen mit der Leitung, z.b. am Jahresanfang Ihr Vorteil als Know-NOW User: Kommunikation der Auditplanung an alle Beteiligte 26 Interne Audit erfolgreich managen

27 Inhalte: Ihr Vorteil als Know-NOW User: Planung der Tageszeiten über den Audittagesplan Voraussichtliche Zeiten mit Start- und Endzeit Auditor und ggf. Gesprächspartner Umsetzung / Einsatz: Rahmen zur Auditdurchführung, der jedoch flexibel anpasst werden sollte Pausen- / Rüstzeiten berücksichtigen Zeiten für die Dokumentenprüfung planen 27 Interne Audit erfolgreich managen

28 Gute Vorbereitung zur Auditdurchführung ist zur optimalen Durchführung unerlässlich Einplanung der Vorbereitungs- und Nachbereitungszeit (insbesondere Berichtserstellung) Entwickeln einer Frageliste und Protokoll einzelner Fragen / Themen als Leitfaden für den Auditor grobe Festlegung der Dokumentenprüfung (insbesondere Aufzeichnungen) Berücksichtigung Anforderungen, z.b. der Norm ISO 9001 Berücksichtigung Abweichungen aus letzten Audit(s), Managementbewertungen und anderen Auffälligkeiten aus Qualitätsanalysen Sichtung der Vorgabedokumente z.b. Qualitätsmanagement-Handbuch, Verfahrens-... nutzen und Arbeitsanweisungen Sie unseren Tool-Online-Shop: 28 Interne Audit erfolgreich managen

29 Festlegung der Auditziele ist sehr wichtig! Anforderungen z.b. Normen, sowie interne und externe Forderungen, Chancen & Risiken Schwerpunkte (z.b. aktuelle Themen, Auffälligkeiten aus dem Vorjahr) Ziele und Kernpunkte (ggf. untergliedert in Teilaspekten) für Auditfragen 29 Interne Audit erfolgreich managen +

30 Mit dem Auditprotokoll werden Themen vorab geplant die Auditdurchführung dokumentiert Inhalte: Themen werden weitgehend im Vorfeld des Audits festgelegt Bezug auf Vorgabe (z.b. Norm / QM- Handbuch) Bewertung Besondere Anmerkungen z.b. zur Berichtserstellung Umsetzung / Einsatz: Aufzeichnung der Feststellungen und Bewertung sollte immer direkt während des Audits erfolgen Stichworte teilweise ausreichend Konkrete Nachweise notieren Ihr Vorteil als Know-NOW User: 30 Interne Audit erfolgreich managen

31 Seminarinhalt und -überblick 1. Grundlagen zu Audits Ihr Vorteil als Know-NOW User: 2. Planung und Vorbereitung interner Audits 3. Durchführung interner Audits 4. Feststellungen und nachhaltig Maßnahmen managen 31 Interne Audit erfolgreich managen

32 Vorbereitung für die Auditierten Vor dem Audit sollten durch alle Beteiligten (Leitung, QM-Beauftragter, Auditor) der Ablauf und Ziele des Audits transparent gemacht werden. Folgende Hinweise helfen daneben, das Audit als wirkliche Chance zur Verbesserung zu betrachten: 1. Keine Show für das Audit vorbereiten! 2. Sich auf die Persönlichkeit des Auditors einstellen 3. Fragen beantworten, keine langen Erklärungen abgeben 4. Fehler als Chance betrachten (keine Ausreden) 5. Einstellung, gemeinsam Verbesserungen zu finden 5. Nur echte Beispiele zeigen 6. Aktuelle Dokumente und Aufzeichnungen für den Auditor bereithalten 7. Ressourcen/Zeiten für die Auditdurchführung berücksichtigen 8. Den Auditablauf kennen (ggfs. Verweis auf QM-Handbuch) 32 Interne Audit erfolgreich managen

33 Richtiges Verhalten des Auditors Offene, angenehmen und sachliche Atmosphäre schaffen Freundlicher und respektvoller Umgang aktives und passives Zuhören wertlose Aufnahmen (nicht diskutieren / angreifen) objektiv argumentieren selbstbewusst und aufgeschlossen auf Gepflogenheiten einstellen (Arbeitszeit, Mittagspausen etc.) Auffälligkeiten zeigen / bestätigen lassen und notieren 33 Interne Audit erfolgreich managen

34 Im Fokus des internen Audits stehen verschiedene Quellen mit dem Ziel Auditnachweise zu sammeln Gespräch mit der Leitung Begutachtung der Dokumentation Sonstige Beobachtungen Gespräche mit den Mitarbeitern 34 Interne Audit erfolgreich managen

35 Prozessorientiertes Einrichtung und Nutzung Auditieren eineszeigt Prepay-Kontos konkrete und griffige Einsparungen Potenziale durch auf attraktive Bonusprogramme Wie sinnvoll ist der Zweckmäßigkeit angewandte IST-Prozess? Wie kostenaufwendig/ effizient ist der Prozess? Wirtschaftlichkeit Wie leistungsfähig ist der Prozess? Effektivität 35 Interne Audit erfolgreich managen

36 Hinweise Einrichtung zu der und Begutachtung Nutzung einesder Prepay-Kontos Dokumentation Sind Dokumente zur Beschreibung von z.b. Abläufen und Prozessen: vollständig verfügbar? Ihr Vorteil als Know-NOW User: angemessen dokumentiert und dargelegt? gelenkt und aktuell überarbeitet? Sind dokumentierte Informationen als Nachweis über die Durchführung von z.b. Abläufen und Prozessen: vorhanden und verfügbar? nachvollziehbar? vollständig? 36 Interne Audit erfolgreich managen

37 Hinweise Einrichtung zu den und Gesprächen Nutzung eines mit Prepay-Kontos Leitung und Mitarbeiter Kennen die Mitarbeiter die Grundlagen (z.b. auch dem Qualitätsmanagementhandbuch), sind aktuell informiert und handeln danach? Lassen Sie sich alle Nachweise entsprechend den Aussagen zeigen, wenn möglich bzw. erforderlich Wichtig sind nicht immer die Fragen des Auditprotokolls, sondern die, die Sie während des Audits stellen Abweichungen nie verallgemeinern, sondern konkret und nachweisbar beschreiben, beispielsweise: Im 2.+3.Quartal lag der Wert für die Zufriedenheit bei 61 / 59 %, festgelegter Standard war über 80 %, keine Maßnahmen zur Verbesserung des Zieles nachweisbar. 37 Interne Audit erfolgreich managen

38 Fragen werden aus den Themen abgeleitet, Antworten notiert und bewertet Beispiel zum Thema: Interne Kommunikation (z.b. Nutzung Intranet, Meetingprotokolle) Mögliche Fragestellungen daraus: Welche Medien nutzen Sie? Wie oft greifen Sie darauf zu? Wie werden Daten aktualisiert? Antworten möglichst in Kurzform notieren und Bewertung direkt vornehmen 38 Interne Audit erfolgreich managen

39 Gute Einrichtung Gesprächsführung und Nutzung ist eines die Basis Prepay-Kontos für eine effiziente und partnerschaftliche Einsparungen durch Durchführung attraktive Bonusprogramme Vor der Fragestellung muss der Auditor wissen, was er genau damit erreichen möchte Ihr Vorteil als Know-NOW User: Offene Frage stellen, Alternativ- bzw. Suggestivfragen vermeiden Fragen sollten kurz, präzise und unmissverständlich gestellt werden Immer nur eine Frage nach und nach stellen Ausreichend Zeit für die Antwort geben Wertungen grundsätzlich unterlassen 39 Interne Audit erfolgreich managen

40 Erfahrungen Einrichtung / Probleme und Nutzung aus eines der Prepay-Kontos Praxis von Audits Scheinbarer Angriff auf die Qualität der Leistung Ungewohnte Fragen müssen beantwortet werden Missverstandene Antworten werden dokumentiert und bewertet Dokumentation so wenig wie möglich, so viel wie nötig Abweichungen nicht zu negativ darstellen, um das Audit in guter Atmosphäre durchzuführen Es werden möglicherweise unqualifizierte Ratschläge erteilt Mitarbeiter erfüllen, kennen und verstehen nicht alle an sie gestellten Anforderungen bzw. Fragen im Audit Audit fokussiert sich zu stark auf Nebenprozesse 40 Interne Audit erfolgreich managen

41 Seminarinhalt und -überblick 1. Grundlagen zu Audits Ihr Vorteil als Know-NOW User: 2. Planung und Vorbereitung interner Audits 3. Durchführung interner Audits 4. Feststellungen und nachhaltig Maßnahmen managen 41 Interne Audit erfolgreich managen

42 Zufällige Abweichungen Zufällige Abweichungen sind Einzelfälle, die je nach ihrer Relevanz in den Auditbericht übernommen können. Systematische Abweichungen Ihr Vorteil als Know-NOW User: Abweichungen Einrichtung und nach Nutzung deren eines Einfluss Prepay-Kontos differenziert betrachten Diese werden durch mehrfach oder wiederholende Abweichungen deutlich und zeigen meistens an, dass das QM-System teils nicht wirksam ist. Systematische Abweichungen sind relevant für den Abschlussbericht. Bedeutende, insbesondere systematische Abweichungen sollten zu einen Nachaudit führen, nachdem Maßnahmen dazu ergriffen wurden. 42 Interne Audit erfolgreich managen

43 Abweichungen werden zu Verbesserungsmaßnahmen (1) Definieren der Abweichung (2) ggf. Sofortmaßnahme (3) Lösungskriterien zur Optimierung (4) Ursachen identifizieren (5) Auditfolgemaßnahmen (6) Wirksamkeit überprüfen (7) ggf. Folgemaßnahme planen 43 Interne Audit erfolgreich managen

44 Der Auditbericht Einrichtung und fasst Nutzung die Auditergebnisse eines Prepay-Kontos zusammen Inhalte: Bereich, Auditumfang, Auditziele Verantwortlichkeiten, Feststellungen der Abweichungen im Detail geeignete Auditfolgemaßnahmen Ihr Vorteil als Know-NOW User: Umsetzung / Einsatz: Kurzzusammenfassung und Empfehlungen beschreiben Möglichst kurz aber präzise Abweichungen und Verbesserungen aus den Auditprotokollen zusammenfassen 44 Interne Audit erfolgreich managen

45 Verbesserungsmaßnahmen Einrichtung und Nutzung eines sind Prepay-Kontos zeitnah festzulegen direkt im Anschluss an ein internes Audit zur nachhaltigen Beseitigung der Ursachen für die festgestellten Abweichungen zur Beseitigung von systematischen Fehlern zur Weiterentwicklung des Managementsystems das interne Audit endet erst, wenn die Maßnahmen wirksam umgesetzt wurden Maßnahmen werden immer dokumentiert mit klaren Angaben: Verantwortlichen, Erledigungsdatum, Status, Hinweisen zur wirksamen Umsetzung sowie ggf. einer Priorisierung 45 Interne Audit erfolgreich managen

46 Übergabe Einrichtung des Auditors und Nutzung von eines Verbesserungsmaßnahmen Prepay-Kontos an die Verantwortlichen Verantwortlich für die Umsetzung der Maßnahmen ist der Bereichsverantwortliche Nachhalten der Maßnahmen ohne ungerechtfertigte Verzögerung wichtig In Folgeaudits wird durch die Auditoren die Umsetzung und Wirksamkeit überwacht Verbesserungsmaßnahmen sind Bestandteil der Managementbewertung durch die Leitung Kommunikation von Fortschritten und Erfolgen 46 Interne Audit erfolgreich managen

47 Audit selber verbessern: Feedback nach dem Audit einholen & verbessern Auditierte Auditoren Festlegung der für das Audit benötigten persönlichen Eigenschaften und Kenntnisse und Fähigkeiten Festlegung der Bewertungskriterien Auswahl der geeigneten Bewertungsmethode (z.b. Feedbackbogen) Auditoren Auditoren Durchführung der Bewertung und Analyse 47 Interne Audit erfolgreich managen