Corporate Design Manual der Folkwang Universität der Künste

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1 Corporate Design Manual der Folkwang Universität der Künste Mit diesem Manual erhalten Sie Tipps und Wissenswertes für den Arbeitsalltag für die diversen Maßnahmen im Bereich des Corporate Designs. Dieses Dokument enthält Anleitungen und Angaben zu: _Vorlagen für Dokumente S. 2 _Aktualisieren des Speicherorts für Vorlagen S. 4 _Formulare & Anträge S. 7 _Folkwang Schrift S. 8 _ -Signatur S. 10 _Einrichten der -Signatur S. 11 _Abwesenheits-Assistent für s S. 15 _Einrichten des Abwesenheits-Assistenten S. 15 _Ausgabe neuer Drucksachen S. 18 _Stempel S. 18 _Visitenkarten S. 19 _Anrufbeantworter-Ansagen S. 20 _Bei Fragen und Problemen S. 21 Die einzelnen Kapitel sind verlinkt - klicken Sie auf das gewünschte Element und Sie landen direkt im gewünschten Abschnitt.

2 Vorlagen für Dokumente Auf Ihrem persönlichen Laufwerk befindet sich ein Ordner Vorlagen Dieser enthält alle wichtigen Dokumentvorlagen mit der Folkwang CI. Dort finden Sie: _Briefvorlagen mit und ohne Logo, in Deutsch und Englisch _Vordrucke für Aushänge _Vorlagen für Plakate _in Ordnern jeweils mit und ohne Diversity-Logo Sollten Ihnen Vorlagen fehlen, wenden Sie sich bitte an das Dezernat 5 IT-Systeme: Tel. 0201_ oder per Mail it-systeme@folkwang-uni.de Die Vorlagen sind noch nicht personalisiert. Bitte nehmen Sie die einzelnen personenbezogenen Einstellungen eigenständig vor. Und so funktioniert es (für Microsoft Word 2010): _Öffnen Sie auf Ihrem persönlichen Laufwerk den Ordner Vorlagen _Öffnen Sie nun die jeweilige benötigte Vorlage mit rechtem Mausklick und Öffnen. _Personalisieren Sie die Kopf- und die Fußzeile jeweils mit einem Doppelklick in die Felder. 2

3 In der Kopfzeile ergänzen Sie bitte den Bereich und Namen. Nicht benötigte Felder können gelöscht werden. Für DezernatsmitarbeiterInnen sieht der Briefkopf wie folgt aus: Für DezernentInnen: Für die Personalisierung der Fußzeile mit Telefon, Fax, und ggf. Ihrem Namen und Ihrem Bereich gibt es drei Möglichkeiten. Ggf. müssen Sie auch die Adresse aktualisieren. _ohne Namen Folkwang Universität der Künste Klemensborn 39 D Essen Tel +49 (0) Fax +49 (0)

4 _mit Ihrem Namen Klicken Sie dazu bitte in die Fußzeile, beginnen Sie nach Universität der Künste mit der Entertaste eine neue Zeile. Folkwang Universität der Künste Vorname Name usw. _mit Ihrem Namen und Ihrer Zuständigkeit (z. B. Sekretariat, Rektorat, etc.) Klicken Sie dazu bitte in die Fußzeile, beginnen Sie nach Universität der Künste mit der Entertaste eine neue Zeile. Folkwang Universität der Künste Vorname Name Bereich usw. Wichtig: Legen Sie bitte unbedingt auch einmal die zweite Seite komplett mit Ihren Daten in der Dokumentenvorlage an und klicken Sie auf das Diskettensymbol zum Speichern Ihrer Angaben. Ansonsten produziert Ihre Word-Vorlage eine zweite Seite ohne die entsprechenden Angaben in Kopf und Fußzeile. Die Seite kann dann wieder gelöscht werden. _Speichern Sie nun Ihre Änderungen und schließen Sie das Dokument. Aktualisieren des Speicherortes Ihrer Vorlagen (für Microsoft Word 2010) _Öffnen Sie ein Worddokument. _Wählen Sie nun den Reiter Datei und dort Optionen. 4

5 _Wählen Sie dort Erweitert und scrollen Sie nach unten bis zum Punkt Allgemein. _Klicken Sie auf Dateispeicherorte. _Markieren Sie nun Benutzervorlagen und klicken Sie auf Ändern. 5

6 _Wählen Sie Ihr Homeverzeichnis und darin den Ordner Vorlagen _Bestätigen Sie mit OK. _Schließen Sie das Fenster mit Bestätigung OK. 6

7 Alle Vorlagen sind nun auf dem neuesten Stand. Bitte löschen Sie unbedingt die alten Dokumentvorlagen mit der alten Schrift, da diese nach Austausch der Schriften nicht mehr funktionsfähig sind! Tipp: Sollten Sie mit älteren Windows-Versionen ( ) Probleme beim Öffnen von Microsoft Office 2010-Dokumenten haben, gibt es ein sogenanntes Microsoft Office Compatibility Pack. Es gilt für Dateiformate von Word, Excel und PowerPoint. Die Anwendung steht zum kostenlosen Download bereit: Formulare & Anträge Sie brauchen eine Vorlage ohne Adressfelder für Ihre Formulare und Anträge? Nutzen Sie bitte die Vorlage Aushang DIN A 4 hoch. Sollten Sie für Spezialfälle nur das Logo benötigen, wenden Sie sich bitte an: Wiebke Büsch, Tel. 0201_ , buesch@folkwang-uni.de 7

8 Folkwang Schrift Mit der Umstellung auf das Office 2010-Paket wird auch ein neuer Schriftschnitt notwendig. Bitte nutzen Sie in Zukunft für Ihre Folkwang-Drucksachen ausschließlich diese: Rotis Sans Serif Light für die normale Schrift Rotis Sans Serif Extra Bold für Hervorhebungen/Fettierungen Die Installation der Schriften erfolgt über den Arbeitsbereich IT-Systeme. Eine Weitergabe ist aus lizenzrechtlichen Gründen nicht gestattet! Achtung: Die alten Schriften (alle des Typs agfa rotis ) sind im Zuge der Umstellung auf das Office-2010-Paket nicht mehr aktiv. Bitte ersetzen Sie die Schriften in allen wichtigen, aktuellen oder laufend benötigten Dokumenten. Öffnen Sie daher Ihre Dokumente einmal und ersetzen Sie die alte Schrift durch die neue. Drücken Sie dafür Strg und A, nun ist der komplette Text markiert. Gehen Sie nun in das Drop Down-Menü für die Auswahl der Schriften und wählen Sie Rotis Sans Serif Light. Fettierungen ersetzen Sie, indem Sie die entsprechenden Worte oder Zeilen markieren und die Schriftart Rotis Sans Serif Extra Bold wählen. Die Schriften sind nun aktualisiert. Speichern Sie bitte Ihre Änderungen. Für jedes erneute Aufrufen des jeweiligen Dokuments ist nun die neue Schrift hinterlegt. Tipp: Wenn Sie Dokumente an Externe per Mail versenden wollen und die Folkwang Schrift erhalten bleiben soll, tun Sie dies bitte als PDF. Damit ist das Dokument natürlich nicht zu bearbeiten. Wenn Sie das Dokument als Worddatei mit Hausschrift versenden wollen, hilft es, die Schrift einzubetten. Dies geschieht wie folgt: 8

9 _Gehen Sie in Ihrem Worddokument auf den Reiter Datei. _Wählen Sie dort Optionen. _Wählen Sie nun Speichern. _Setzen Sie dort bei Schriftart in der Datei einbetten ein Häkchen. 9

10 -Signatur Die Folkwang -Signatur beinhaltet z. B. die folgenden Angaben nach folgendem Layout: _für MitarbeiterInnen der Fachbereich, des Rektorats und Lehrende _für DezernentInnen und MitarbeiterInnen der Dezernate 10

11 Einrichten Ihrer -Signatur (für Microsoft Outlook 2010) _Öffnen Sie Ihr Outlook-Programm. _Wählen Sie den Reiter Datei. _Wählen Sie nun Optionen und im neu geöffneten Fenster den Reiter . 11

12 _Klicken Sie nun bei Erstellen oder ändern Sie Signaturen für Nachrichten auf Signaturen. _Ein neues Fenster öffnet sich. Im unteren Teil des Fensters können Sie nun Ihre Signatur wie im o.g. Beispiel anlegen / ändern. Die Schrift für Ihre -Signatur ist Arial 10. Fettiert wird nur das Folkwang vor Universität der Künste. Markieren Sie nun Ihre gesamte Signatur und geben Sie nun die entsprechenden die Farben an. 12

13 _Die graue Farbe wählen Sie aus den bereits bestehenden Farbtönen aus (weiß, Hintergrund 1, dunkler 50%). Die Farbe für Folkwang Universität der Künste erstellen Sie wie folgt: _Klicken Sie auf das Farbfeld, wählen Sie Weitere Farben und darin den Reiter Benutzerdefiniert. _Geben Sie nun bei Farbmodell RGB das Verhältnis rot: 255 grün: 161 blau: 0 ein. Bestätigen Sie mit OK. 13

14 _Bestätigen Sie Ihre Angaben zweimal mit OK. 14

15 Abwesenheits-Assistent für s Im Falle Ihrer Abwesenheit richten Sie bitte einen Abwesenheits-Assistenten ein. Dieser sollte im Wesentlichen diese Angaben enthalten: _Angaben zum Zeitraum Ihrer Abwesenheit bzw. Ihrer Rückkehr _Hinweis, dass die Mail nicht weitergeleitet wird _wenn möglich die Nennung eines/einer VertreterIn Je nach Tätigkeitsbereich ist eine englische Ergänzung ebenfalls sinnvoll. Beispiel: Ich bin heute nicht im Büro. / Ich bin am XX.XX.XXXX wieder im Büro zu erreichen. Ihre Mail wird nicht weitergeleitet. Bitte wenden Sie sich in dringenden Fällen an Mechthild Mustermann, mustermann@folkwang-uni.de, 0201_4903-xxx. Einrichten des Abwesenheits-Assistenten (für Microsoft Outlook 2010) _Öffnen Sie Ihr Outlook-Programm. _Wählen Sie den Reiter Datei und den Bereich Informationen. _Wählen Sie hier die Option Automatische Antworten (abwesend), ein neues Fenster öffnet sich. 15

16 _Aktivieren Sie den Punkt Automatische Antworten senden und geben Sie im Fenster Innerhalb meiner Organisation den Text für Ihre Abwesenheitsnachricht ein. _Nun können Sie den Text kopieren und ihn ebenfalls in den Reiter Außerhalb meiner Organisation eingeben. _Wenn Sie Ihre Abwesenheitsnachricht nur in einem bestimmten Zeitraum senden möchten, setzen Sie das Häkchen bei Nur in diesem Zeitraum senden und geben Sie die genauen Angaben ein. 16

17 _Bestätigen Sie Ihre Angaben mit OK. Das Fenster schließt sich. _Schließen Sie nun Ihr Outlook-Programm. Sie möchten den Abwesenheits-Assistenten deaktivieren? _In der Menüleiste Ihres Posteingangs können Sie einfach auf Deaktivieren klicken. _Oder Sie wählen wieder den Reiter Datei und deaktivieren das automatische Antworten dort. 17

18 Ausgabe neuer Drucksachen Drucksachen wie Geschäftspapier, Zeugnispapier, Zeugnismappen oder Grußkarten werden wie gehabt über die Poststelle ausgegeben. Sonderwünsche wie z. B. Blöcke o. ä. stimmen Sie bitte mit dem Dezernat 3 Kommunikation & Medien ab. Stempel Bitte bestellen Sie Ihre Stempel über die Beschaffung. Sie erhalten dann den Entwurf zur Freigabe. Den fertigen Stempel erhalten Sie per (Haus-)Post. Stempelbestellungen sind relativ kurzfristig realisierbar. 18

19 Visitenkarten Die Bestellung von Visitenkarten läuft ebenfalls über die Beschaffung. Die Kosten werden über Ihren Arbeitsbereich / Fachbereich abgerechnet. Ein Formular für Ihre Angaben finden Sie im Folkwang INTRANET: Bitte beachten Sie bei Ihrer Bestellung: Beschaffungsanträge für Visitenkarten werden jeweils bis zur Monatsmitte gesammelt. Danach erhalten Sie einen gestalteten Entwurf Ihrer Visitenkarte zur Freigabe. In der Regel erhalten Sie Ihre Karten dann nach Ihrer Freigabe nach ca. zwei Werkwochen. Beispiele _für DezernentInnen: _für MitarbeiterInnen der Dezernate: 19

20 Anrufbeantworter-Ansagen Auf Wunsch des Kanzlers soll ein einheitlicher Text für den Fall Ihrer Abwesenheit aufgesprochen werden. Er setzt sich aus folgenden Bestandteilen zusammen: "Folkwang Universität der Künste Ihr Arbeitsbereich Ihr Name Dieses Büro ist zurzeit nicht besetzt. (ggf. Bürozeiten) Bitte hinterlassen Sie Ihren Namen, Ihre Rufnummer und eine Nachricht und wir rufen/ich rufe Sie so schnell wie möglich zurück." Je nach Tätigkeitsbereich ist eine englische Ansage ebenfalls sinnvoll. 20

21 Bei Fragen und Problemen Alle Vorlagen und Manuals sind auch im Folkwang INTRANET zu finden: Im Netz finden Sie außerdem ein Formular, über das Sie das Logo oder Vorlagen bestellen können: Bei technischen Problemen wenden Sie sich bitte an: Dimitri Khitrov IT-Service Userbetreuung Tel. 0201_ Für Fragen zum Corporate Design steht Ihnen zur Verfügung: Wiebke Büsch Kommunikation & Medien Öffentlichkeitsarbeit Tel. 0201_ Weitere Manuals, z. B. zu der Erstellung eines Social Media-Auftritts oder Blogs erhalten Sie ebenfalls über das Dezernat 3 Kommunikation & Medien. Stand: April