Regelbasiertes Schreiben Von der Regelauswahl bis zur akzeptierten Umsetzung

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1 Regelbasiertes Schreiben Von der Regelauswahl bis zur akzeptierten Umsetzung Isabelle Fleury, Leiterin der tekom-arbeitsgruppe Geschäftsführende Gesellschafterin, Fleury & Fleury Consultants

2 Vorstellung der Leitlinie Projekt im Unternehmen umsetzen: Regelbasiertes Schreiben in 7 Schritten 2

3 Wozu diese Leitlinie? Richtungsweisende Arbeitsunterlage für Fachleute: pragmatisch, wissenschaftlich fundiert, praxiserprobt Entscheidungshilfe für die Erstellung eines unternehmensspezifischen Regelwerks zur Standardisierung der Schreib- und Formulierungsregeln Argumentationshilfe zur Einführung und Erweiterung eines unternehmensspezifischen Regelwerks und zur Durchsetzung der Regelanwendung 3

4 Zweck von Schreibregeln Konsistente Texte Verständlichkeit Wiederverwendbarkeit in Ausgangs- und Zielsprachen Übersetzungsgerechtes Schreiben Überprüfbarkeit Nutzen für das Unternehmen: Wirtschaftlichkeit bei der Texterstellung erhöhen Gleichmäßige Qualität der produzierten Texte sicherstellen 4

5 Das Projekt Baut auf Ergebnisse des Initiativkreises Technisches Deutsch auf tekom-arbeitsgruppe mit 16 ehrenamtlichen Mitgliedern aus den Bereichen Industrie, Hochschule, Dienstleistungsunternehmen und Tool-Hersteller Beta-Version von 39 tekom-mitgliedern getestet Arbeitsmittel: Web- und Telefonkonferenzen + wiki Projektdauer: 18 Monate Verbreitung der Leitlinie: 870 verkaufte Exemplare + n erlaubte Kopien 5

6 Autoren der Leitlinie Birgit Bellem, Wurm Elektronische Systeme GmbH, Remscheid Dipl.-Germ. Johannes Dreikorn, doctima GmbH, Erlangen Prof. Dr. Petra Drewer, Hochschule Karlsruhe Technik und Wirtschaft Isabelle Fleury M.A., Fleury & Fleury GbR, Köln Ralf Haldimann M.A., Busch-Jaeger Elektro GmbH, Lüdenscheid Martin Jung, cognitas. Gesellschaft für Technik-Dokumentation mbh, Ottobrunn Udo P. Keul M.Sc., Endress+Hauser GmbH+Co. KG, Maulburg Dr. Viktoria Klemm, BAUR Prüf- und Messtechnik GmbH, Sulz, Österreich Dipl.-Fachübers. Sabine Lobach, Hochschule Karlsruhe Technik, und Wirtschaft Ines Prusseit, acrolinx GmbH, Berlin Dipl.-Übers. Ursula Reuther, IAI Institut der Gesellschaft, zur Förderung der Angewandten Informationsforschung e. V., Saarbrücken Dipl.-Phys. Roland Schmeling, Schmeling + Consultants GmbH, Heidelberg Prof. Dr. Klaus-Dirk Schmitz, Fachhochschule Köln Dipl.-Ing. Volker Sütterlin, Siemens AG, Karlsruhe. 6

7 Struktur der Leitlinie Didaktisch-methodische Einleitung Schreib- und Formulierungsregeln: ca. 100 Regeln Kap. 3-5: Text, Satz, Wort Zugangshilfen und Glossar Basisregeln Regelmatrix Informationsarten Glossar Index 7

8 Textregeln - Regeln für sprachliche Elemente, die den Leser orientieren: Aufbau von Überschriften Stilistische Regeln für Überschriften Index und Verweise Satzregeln - Regeln, die für die Formulierung von Sätzen gelten: Vermeidung von mehrdeutigen Konstruktionen Vermeidung von unvollständigen Konstruktionen Vermeidung von komplexen Strukturen Regeln zur Wortstellung und Abfolge von Satzelementen Stilistische Regeln Schreib- und Formulierungsregeln 1/2 8

9 Schreib- und Formulierungsregeln 2/2 Wortregeln - Regeln, die für einzelne Wörter gelten: Bindestriche in Komposita Zahlen in Komposita Sonderzeichen in Komposita Großbuchstaben innerhalb eines Wortes Genitivbildung Dativbildung Umgang mit Abkürzungen 9

10 Beschreibungsmodell Regelnummer und Regelüberschrift Regel (kurzer Satz mit direkter Anrede) Handlungsanweisung Negativ- und Positivbeispiele (Tabelle) Entscheidungshilfe Maschinelle Prüfbarkeit 10

11 Beispiel für eine Satzregel Regel S 308: es als Platzhalter nicht verwenden Regel: Wenn es als Platzhalter für einen nachfolgenden Nebensatz oder für das Subjekt steht, formulieren Sie den Satz ohne es. Handlungsanweisung: Stellen Sie den Satz so um, dass der Nebensatz oder das Subjekt an erster Stelle stehen oder formulieren Sie den Nebensatz in einen Hauptsatz um, sodass es entfallen kann. Negativbeispiele: Es sind weitere Maßnahmen erforderlich. Positivbeispiele: Weitere Maßnahmen sind erforderlich. Entscheidungshilfe: Solche Konstruktionen erschweren die Informationsentnahme, da sie den Satzbau unnötig komplex machen. Maschinelle Prüfbarkeit: Verfügbar 11

12 Beispiel für eine Wortregel Regel B 119: Schrägstrich in Benennungen vermeiden Regel: Vermeiden Sie Schrägstriche als Ersatz für und, oder oder bzw. bei der Neubildung von Benennungen. Handlungsanweisung: Entscheiden Sie sich, ob eine Und- oder eine Oderverknüpfung vorliegt. Bilden Sie eine entsprechende zusammengesetzte Benennung. Negativbeispiele: Ein-/Ausgangssignale Positivbeispiele: Ein- und Ausgangssignale Entscheidungshilfe: Sonderzeichen erschweren die (maschinelle) Übersetzung von Texten und können die Verständlichkeit einschränken. Maschinelle Prüfbarkeit: Verfügbar 12

13 Basisregeln Hilfestellung für Anfänger, Laien und Quereinsteiger Empfehlung als Einstieg in das Thema sprachliche Qualitätssicherung Auswahl durch AG-Mitglieder unter Berücksichtigung der Beta-Test-Ergebnisse 13

14 Für Fortgeschrittene 6 Informationsarten Regelmatrix Informationsarten Teilweise mit Unterklassen In Bezug zu allen Regeln 5-wertige Skala Von stets gut geeignet bis nicht relevant 14

15 ISBN Seiten Publikation Print-Ausgabe: für tekom-mitglieder 55, sonst 65 PDF-Ausgabe: für tekom-mitglieder 35, sonst 55 Bestellung: Fax-Formular unter /Publikationen im Artikel Regelbasiertes Schreiben 15

16 Prüfwerkzeuge Die Einhaltung von Schreibregeln kann mit folgenden Prüfwerkzeugen überwacht werden: bei der Texterstellung Acrolinx, CLAT, bzw. Congree, bei der Übersetzung (weniger Regeln prüfbar): Translation Memory Systeme >> Vorgaben in den Einstellungen eintragen Spezialisierte Prüfwerkzeuge, die zusätzlich zu SDL Trados Produkten einsetzbar sind: Error Spy, QA Distiller, 16

17 Ausblick Die Leitlinie wird derzeit erweitert. Spezifische Fragestellungen werden beleuchtet: Interpunktion und Satzzeichen Schreiben auf kleinem Raum Software-Dokumentation Schreiben für Übersetzungstools und Maschinelle Übersetzung Lexikalische Vorgaben Geplante Veröffentlichung: tekom-jahrestagung

18 Input, Austausch, Fragen? Haben Sie in Ihrem Redaktionsleitfaden Regelungen getroffen, die auch für Andere interessant sein könnten? Vermissen Sie Inhalte in der Leitlinie? => Die tekom-arbeitsgruppe freut sich darauf. Bitte schicken Sie Ihren Input an Sie möchten eine bestimmte Frage zu Regelbasiertem Schreiben mit anderen Redakteuren erörtern? => Nutzen Sie das Forum Regelbasiertes Schreiben im tekom WebForum (nur für Mitglieder)

19 Was macht Veränderungen so schwierig? Rationale Gründe Politischer Widerstand, Machtspiele Hauptschwierigkeit: Emotionaler Widerstand Ursachen: Mitarbeiter verstehen den Sinn der Veränderung nicht Änderungen werden unzureichend kommuniziert Mitarbeiter misstrauen Führungskräften und Geschäftsleitung Mitarbeiter werden nicht aktiv beteiligt Mitarbeiter empfinden verschiedene Ängste Unternehmensziele und Mitarbeiterziele widersprechen sich 19

20 Eisberg der unterschwelligen Motivationen: Prognosen Fakten Ziele Edle Absichten Worüber NICHT gesprochen wird: Versagensangst Angst vor Veränderung Status/Privilegien Blockaden Neid, Missgunst Macht, Einfluss Rivalitäten Seilschaften 20

21 Strategisch vorgehen Ziele im Blick behalten: Planung der Veränderungsprozesse Steuerung des Wandels Kontrolle der Zielerreichung Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Herr über Veränderungen bleiben = Steuern, nicht nur reagieren 21

22 Regelbasiertes Schreiben in 7 Schritten Analyse Probleme, Bedarf, Nutzen Planung Zielsetzung, Beteiligte, Zeitplan Regelauswahl Wofür, für wen, welche, wie viele Umsetzung Regelwerk, Toolauswahl, Testphase Verankerung Erfolgskontrolle Weiterentwicklung Schulungen, Einbindung in Dokumentationsprozess Regelanwendung, Projektziele, Nachsteuerung Andere Zielgruppen, weitere Regeln, Style Guide für Fremdsprachen 22

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28 Viel Erfolg bei der Einführung von Regelbasiertem Schreiben! Fleury & Fleury GbR Zollstockgürtel, Köln, Deutschland Telefon: Telefax: Internet: Alle Rechte vorbehalten TOP 10 Beratung Mitgliedschaften: