Gesprächsführung. Die Kommunikation mit Ihren Mitarbeiter/innen gehört zu der wichtigsten Aufgabe, die Sie als Führungskraft bewältigen müssen.

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1 Die Kommunikation mit Ihren Mitarbeiter/innen gehört zu der wichtigsten Aufgabe, die Sie als Führungskraft bewältigen müssen. Das Mitarbeiter/innengespräch kann unterschiedliche Hintergründe haben. Sie können z.b. ein MitarbeiterInnengespräch anwenden, wenn Sie die Arbeitsergebnisse und das Arbeitsverhalten überprüfen möchten oder Sie führen Zielvereinbarungsgespräche durch, um Ziele und deren Überprüfung festzuhalten. Bei Zielvereinbarungsgesprächen ist jedoch wichtig, dass überhaupt Ziele festgehalten worden sind. In der Praxis vieler sozialer Einrichtungen herrscht oft eine große Behutsamkeit, die jedoch zu einer Form von mangelnder Innovationsbereitschaft und Beschaulichkeit führen kann. Diese Einrichtungen müssen oftmals lernen, Kritikgespräche oder Zielvereinbarungsgespräche einzuführen und diese auch regelmäßig einzuhalten. Durch regelmäßige Gespräche stärken Sie sich als Leitung in Ihrer Rolle und tragen somit zur Entwicklung eines sachlichen Organisationsklimas bei. Wozu Mitarbeiter/innengespräche? Vermittlung der Leiterrolle Zielvereinbarungen Klärung von Perspektiven Planung für die Personalentwicklung, Weiterbildung, Qualifizierung Konfliktklärung Ziele der Mitarbeiter/innengespräche Motivation fördern Zufriedenheit erhöhen Kulturförderung in der Kita Leistungsverbesserung und Fehlerminimierung Verbesserung der Kommunikation zwischen Leitung und Mitarbeiter/innen Checkliste- Allgemeine Informationen Wo sollte das Gespräch stattfinden? Wenn im Büro der Leitung, dann nicht am Schreibtisch, an einem separaten Besprechungstisch Zur Besprechung einladen, damit klar ist, dass es ein wichtiger Termin ist Wie viel Zeit benötigen Sie? Planen Sie genügend Zeit ein und legen Sie einen Zeitrahmen fest 1

2 Worauf ist noch zu achten? Während des Gespräches nicht von Anderen unterbrechen lassen, nicht an das Telefon gehen, keine weiteren Besuche empfangen usw. Stellen Sie eine gewisse Vertraulichkeit her (es soll kein Anderer mitbekommen, was Sie besprechen) Checkliste vor dem Gespräch Was wissen Sie über die Tätigkeit des/der Mitarbeiter/in? Verantwortlichkeiten Besondere Pflichten Fertigkeiten und Kenntnisse Sinn und Zweck der Aufgabe Was wissen Sie über den/die Mitarbeiter/in persönlich? Leistungsbeurteilung für den abgelaufenen Zeitraum Haltung zur Arbeit Haltung zu dem Kollegium Haltung zur Kita-Leitung Probleme, Besonderheiten Bestimmte Stärken oder Schwächen Interessen Worauf spricht der/die Mitarbeiter/in am besten an? Welche Ergebnisse wurden im letzten Gespräch erzielt Was wurde besprochen Was wurde vereinbart Wie hat der/die MitarbeiterIn reagiert Was ist seitdem geschehen Wodurch bekommen Sie die von Ihnen gewünschten Informationen? Durch direkte Beobachtung Durch die Arbeitsplatzbeschreibung Durch bereits vorliegende Beurteilungen Durch Arbeitsberichte Aus der Personalakte Was wollen Sie erreichen? Verbesserung von Einstellungen, Fertigkeiten, Kenntnissen Herausarbeitung von Schwerpunkten Einen individuellen Fortbildungsplan Besonderheiten, die Sie von dem/der MitarbeiterIn erfahren möchten Wie gehen Sie am besten vor? Wann führen Sie das Gespräch, zu welchen Zeit, wann ist es besonders günstig Wann und wie machen Sie sich Notizen Wie eröffnen Sie das Gespräch Wie schalten Sie Störungen aus Auf welche Besonderheiten müssen Sie achten 2

3 Checkliste für das Gespräch Beginn Stellen Sie sich auf Ihren/Ihre Gesprächspartner/in ein, schaffen Sie eine zwanglose Atmosphäre, führen sie ein wenig Smalltalk Sorgen Sie für Klarheit über den Anlass und Sinn des Gesprächs, machen Sie eine Einleitung zum Gespräch Durchführung Geben Sie dem/der Mitarbeiter/in nach der Einleitung Gelegenheit zur freien Äußerung Hören Sie aktiv zu Regen Sie durch offene Fragen zu weiteren Äußerungen an Erzwingen Sie keine Antwort Stellen Sie keine Suggestivfragen (Sie sind doch auch der Meinung, dass...) Bleiben Sie neutral Führen Sie keine Wortgefechte Fassen Sie das Gespräch zusammen Sprechen Sie mit Ihrem/Ihrer Gesprächspartner/in, wie dieser/diese auch mit Ihnen sprechen kann Ende/Abschluss Geben Sie Ihrem/Ihrer Mitarbeiter/in das Gefühl, Zeit zu haben Würgen Sie das Gespräch nicht ab Fassen Sie alle wesentlichen Punkte zusammen und bitten Sie Ihren/Ihre Mitarbeiter/in um Bestätigung Streben Sie einen positiven Ausblick des Gesprächs an Beenden Sie das Gespräch mit einem positiven Ausblick Eigene Reflexion des Gesprächs Haben Sie in diesem Gespräch den Willen des/der Mitarbeiter/in geweckt, mit Ihnen zusammen zu arbeiten Haben Sie Widerstand erzeugt? Falls ja, wie hätten Sie sich ausdrücken können, um diese Reaktion zu vermeiden Haben Sie dem/der Mitarbeiter/in genügend Zeit eingeräumt, seine/ihre eigenen Ansichten zum Ausdruck zu bringen Haben sie Versprechungen gemacht, von denen Sie nicht wissen, ob Sie diese halten können (z.b. Gehaltserhöhung) Wie wäre Ihre Reaktion gewesen, wenn Sie als Gesprächspartner/in auf der anderen Seite gesessen hätten Gehen Sie in Gespräche gut vorbereitet rein, das macht Sie sicherer in Ihrer Rolle als Leitung und vermittelt Ihrem Team eine gewisse Professionalität Ihrer Kita. Sie sollten nach Möglichkeit einen Gesprächsleitfaden benutzen. 3

4 Beispiel für einen Gesprächsleitfaden: Datum: Name: Vorname: Stelle: Gruppe/Bereich: Jetzige Tätigkeit seit: Beschäftigt seit: Kita-Leitung: Aufgaben und Arbeitsumfeld: Zusammenfassung im Team/ mit Kita-Leitung Beispiele für Ihre... Welche Tätigkeiten und Schwerpunkte bestimmen Ihre Arbeit (oder in den letzten Monaten)? Was haben Sie erreicht, bzw. was möchten Sie erreichen? Was ist Ihnen gut/weniger gut gelungen? Was hätten Sie sich anders gewünscht? Was hat Sie an der Arbeit gefördert, was gehindert? Welche Ziele setzen Sie sich? Welche Unterstützung benötigen Sie? Wie schätzen Sie die Zusammenarbeit und Kooperation im Team während des vergangenen Jahres ein? Was schätzen Sie an der Zusammenarbeit mit der Kita-Leitung positiv ein? Wo erwarten Sie Verbesserung in der Zusammenarbeit mit der Kita-Leitung? Fühlen Sie sich ausreichend informiert? Sind Sie Ihrer Meinung nach, ausreichend in den Entscheidungsprozessen angemessen einbezogen? Welche Erwartungen/ Wünsche haben Sie für die zukünftige Zusammenarbeit? 4

5 Das Kritikgespräch Mit einem Kritikgespräch verfolgen Sie das Ziel, einen/eine MitarbeiterIn dazu zu bringen, dass sein/ihr negatives Verhalten korrigiert wird/oder um zukünftige Fehler zu vermeiden. Notwendig ist es, dass der /die MitarbeiterIn die Notwendigkeit der Veränderung erkennt und aus eigenem Antrieb handeln muss. Kritik ist kein Mittel zur Bestrafung oder um Machtkämpe auszutragen. Ein erfolgreiches Kritikgespräch endet mit dem Wunsch beider Seiten, weiterhin konstruktiv zusammenzuarbeiten und nicht um sich gegenseitig die Meinung zu sagen. Prinzipien eines Kritikgesprächs Wiederholen Sie Ihre Kritik nicht dauernd oder bei so genannten passenden Anlässen Kritisieren Sie Ihre Mitarbeiter nicht vor Dritten Kritisieren Sie auf gar keinen Fall Einzelne in Dienstbesprechungen Bringen Sie keine personenbezogene Kritik ein Kontrollieren Sie Ihre Emotionen Kritisieren Sie in einem angemessenen Zeitraum Führen Sie das Kritikgespräch in Ihrem Büro durch Phasen eines Kritikgesprächs 1 Begrüßung-positives Einstimmen 2 Sachverhalt darstellen 3 Stellungnahme anhören 4 Kritik deutlich aufzeigen 5 Konsequenzen deutlich aufzeigen 6 Positiver Abschluss 5

6 Literaturhinweise Die Skriptunterlagen basieren auf folgender Literatur: 1. Kita-Leitung, Leitfaden für Qualifizierung und Praxis. Jens-Christian Möller, Esta Schlenter- Möller, Cornelsen Verlag, Führungstrainings erfolgreich leiten. Gisela Blümmert, managerseminare Verlag, Kommunikationstrainings erfolgreich leiten. Thomas Schmidt, managerseminare Verlag, Führungsstiele gezielt einsetzen. Regina Mahlmann, Beltz Verlag, 2011 Literaturempfehlungen 1. Handbuch Führungskompetenz trainieren. Uwe Reineck, Ulrich Sambeth, Andreas Winklhofer, Beltz Verlag Rhetorik für Frauen. Cornelia Topf, Redline Verlag Konfliktmanagement-Trainings erfolgreich leiten. Thomas Schmidt, managerseminare Verlag, Kollegiale Beratung und Supervison für pädagogische Berufe. Jörg Schlee, Kohlhammer Verlag, 2008 Platz für eigene Notizen: 6