Microsoft Word Dipl.-Ing. Wolfgang Zschiesche Cottbus. Microsoft Word 2002

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1 I Microsoft Word 2002 Dipl.-Ing. Wolfgang Zschiesche Cottbus

2 II Inhaltsverzeichnis Seite 1 Überblick 1 2 Installation 1 3 Starten und Beenden Starten Beenden 2 4 Der Word 2002 Bildschirm Hauptelemente Symbolleisten 5 5 Neues Dokument erstellen 9 6 Dateiverwaltung Dokument öffnen Dokument speichern Datei Speichern unter Dokument schützen 14 7 Seiteneinrichtung 15 8 Textbearbeitung Text eingeben Text korrigieren Text markieren zur Zeichenformatierung Text ausschneiden, kopieren und wieder einfügen Text verschieben 18 9 Klicken und Eingeben und die Office-Zwischenablage Klicken und Eingeben Sammeln und Einfügen mit der Office-Zwischenablage Automatisierung von Aufgaben Korrekturhilfen Rechtschreib- und Grammatikprüfung Thesaurus Silbentrennung Arbeit mit Formaten Zeichenformatierung Absatzformatierung Nummerierungen und Aufzählungen Rahmen und Schattierungen Spalten Tabulator Groß-/Kleinschreibung Initial Absatzrichtung Hintergrund 38

3 III Inhaltsverzeichnis Seite 13 Formatvorlagen Neue Formatvorlage erstellen Formatvorlage organisieren Formatvorlage anfügen Formatvorlage zuweisen Formatvorlage bearbeiten Kopf- und Fußzeilen Drucken Tabellen Tools zum Zeichnen und Löschen für Tabellen Markieren der Tabelle Anpassen der Tabelleneigenschaften Zellen teilen und verbinden Umwandeln Tabelle sortieren Geschachtelte Tabellen Rechnen in Tabellen Symbolleiste Tabellen und Rahmen Formulare Erstellen eines Online-Formular Formulare speichern Ausfüllen von Formularen Inhalte speichern Seriendruck-Funktion Erstellen eines Seriendruck-Dokumentes als Brief Erstellen eines Seriendruck-Dokumentes -Nachrichten Erstellen eines Seriendruck-Dokumentes als Umschlag Erstellen eines Seriendruck-Dokumentes als Etiketten Erstellen eines Seriendruck-Dokumentes als Verzeichnis Bedingungsfelder Gliederung Erstellen einer Gliederung Markieren in der Gliederungsansicht Nummerieren und Gestalten einer Gliederung Drucken der Gliederung Verzeichnisse und Index Verzeichnisse Index Abbildungsverzeichnis Rechtsgrundlagenverzeichnis 112

4 1 1 Überblick Produkt der Firma Microsoft Textprogramm WINDOWS Anwendung Grafikorientierte Anwendung Prinzip WYSIWYG What You See Is What You Get Einfaches Erstellen und Bearbeiten von Tabellen Kontextsensitives Menü Seriendruckfunktion Feldfunktionen und Verweise Makroprogrammierung in Visual Basic for Application Format- und Dokumentvorlagen Einfache Formularerstellung Einbetten und Verknüpfen von Objekten mit OLE (Object Linking and Embedding = Austausch von Informationen mit anderen Anwendungen) 2 Installation Hardwarevoraussetzungen: PC mit INTEL Pentium 133 Prozessor Arbeitsspeicher mind. 32 MB Komplette Installation auf der Festplatte mind. 182 MB freier Speicherplatz CD-ROM-Laufwerk VGA- oder Grafikkarte mit höherer Auflösung (SVGA empfohlen) Microsoft Mouse, Microsoft IntelliMouse oder kompatibles Zeigegerät Softwarevoraussetzungen: Windows 95/98/ME/XP oder Windows NT/2000/XP

5 2 3 Starten und Beenden 3.1 Starten 1. Starttaste klicken 2. Programme 3. Microsoft Word 3.2 Beenden Zum Beenden stehen 5 Möglichkeiten zur Verfügung: a) Befehlsfolge: Datei Beenden b) Tastenkombination: Alt + F4 c) Klick auf das Systemmenüfeld d) Systemmenüfeld: Befehl: Schließen e) Klick auf das rechte Symbol des Anwendungsfensters

6 3 4 Der Word 2002 Bildschirm 4.1 Hauptelemente Titelleiste Menüleiste Symbolleisten Statusleiste Arbeitsfläche Bildlaufleisten Titelleiste Name des Programms Dateiname, wenn Dokumentfenster maximiert ist Schaltflächen zum Minimieren, Maximieren, Schließen und Wiederherstellen

7 4 Menüleiste Lineale Statuszeile Auswahl der Menübefehle Aktivierbar: a) Mausklick b) Alt-Taste c) Alt-Taste + unterstrichenes Zeichen Vertikale und horizontale Einteilung (Standard in cm) Gesetzte Tabstopps werden angezeigt Anzeige des aktuellen Status des Cursors: Seite 1 Seite 1 Ab 1 Abschnitt 1 1/1 Seite 1 von einer Seite Bei 2,5 cm Vertikale Cursorposition Ze 1 Zeile 1 Sp 1 Spalte 1 Mögliche Einblendungen auf der Statuszeile rechts: MAK Makroaufzeichnung Extras Makro... ÄND Überarbeitungsfunktion Extras Überarbeiten... ERW Markierungserweiterung Taste F8 ÜB Überschreibmodus Extras Optionen... Bearbeiten SP Spaltenmarkierung Strg + Shift + F8 Deutsch Sprache Bildlaufleisten Durchführung eines Bildlaufes Klicken auf Bildlaufpfeil Fensterinhalt Zeilenweise nach oben bzw. Spaltenweise nach rechts Klicken auf Bildlaufleiste Fensterinhalt Inhaltsweise nach oben bzw. Inhaltsweise nach rechts Ziehen auf Bildlauffeld Fensterinhalt entsprechend Wunsch nach oben/unten bzw. rechts/links

8 5 4.2 Symbolleisten Über Symbolleisten, die in Word 2002 in unterschiedlicher Anzahl ein- und ausgeblendet sowie positioniert werden können, lassen sich Befehle, die häufig benötigt werden, schnell aufrufen. Es können aber auch noch zusätzliche, benutzerdefinierte Symbolleisten erstellt werden Symbolleisten ein-/ausblenden Möglichkeiten: a) Über Menübefehl Befehlsfolge: Ansicht Symbolleisten Symbolleisten auswählen b) Über Kontextmenü 1. Mauszeiger auf eine Symbolleiste positionieren 2. Rechte Maustaste klicken 3. Mit rechter oder linker Maustaste Symbolleiste auswählen

9 Symbolleisten positionieren 1. Mauszeiger links auf die zu positionierende Symbolleiste setzen 2. Linke Maustaste drücken 3. Symbolleiste bis zur gewünschten Position ziehen 4. Maustaste loslassen Schaltfläche in Symbolleiste einfügen 1. Zu ändernde Symbolleiste einblenden 2. Über Kontextmenü Anpassen wählen 3. Einzufügende Schaltfläche mit Mauszeiger aus dem Fenster heraus auf die Symbolleiste ziehen 4. Maustaste loslassen

10 Neue Symbolleiste erstellen 1. Dialogfenster Symbolleisten öffnen. (Ansicht Symbolleisten Anpassen...) Name der Symbolleiste eingeben Schaltflächen mittels Drag & Drop auf die neue Symbolleiste ziehen

11 Anpassen der Symbolleisten (Register Optionen )

12 9 5 Neues Dokument erstellen Nach dem Start meldet sich Word 2002 mit Dokument1. Sie können sofort mit der Arbeit beginnen, wenn Sie die Standardeinstellungen übernehmen wollen. Oder Sie können entscheiden, ob Sie: a) eine mitgelieferte Dokumentvorlage verwenden, oder b) eine neue Dokumentvorlage erstellen wollen. a) Neue Datei mit einer mitgelieferten Dokumentvorlage erstellen 1. Befehlsfolge: Datei Neu...

13 10 Mit Vorlage beginnen Allgemeine Vorlagen Entsprechende Dokumentvorlage auswählen 3. Die Schaltfläche erstellt ein neues Dokument auf der Grundlage der Dokumentvorlage Normal.

14 11 b) Neue Dokumentvorlage erstellen 1. Befehlsfolge wie unter a): 2. Neu erstellen Vorlage 3. In der Titelleiste wird der Name Vorlage1 eingeblendet. 4. Text und/oder Formatierungen festlegen und Dokumentvorlage speichern. Die Dokumentvorlage sollte im Ordner VORLAGEN oder in einem benutzerdefinierten Ordner gespeichert werden.

15 12 6 Dateiverwaltung 6.1 Dokument öffnen 1. Befehlsfolge: Datei Öffnen Dateiname auswählen 3.

16 Dokument speichern Befehlsfolge: Datei Speichern Beim erstmaligen Speichern wird Befehl Datei Speichern unter.. durchgeführt. Ist das Dokument bereits gespeichert, wird die alte Version mit den Änderungen überschrieben. 6.3 Datei Speichern unter... Befehlsfolge: Datei Speichern unter... Dateinamen eingeben oder übernehmen und anschließend Speichern in: festlegen. Beenden mit

17 Dokument schützen Dokument kann grundsätzlich geschützt werden mit: Kennwort zum Öffnen Kennwort zum Ändern Schreibschutz empfehlen Befehlsfolge: Datei Speichern unter... Extras Sicherheitsoptionen...

18 15 7 Seiteneinrichtung Befehlsfolge: Datei Seite einrichten...

19 16 8 Textbearbeitung 8.1 Text eingeben Text kann ununterbrochen hintereinander eingeben werden. Passt ein Wort nicht mehr auf die Zeile, wird ein automatischer Zeilenumbruch durchgeführt. Ist eine Seite zu Ende, wird automatisch ein Seitenwechsel durchgeführt. Soll eine neue Zeile begonnen werden, muss ein Zeilenumbruch mit der Tastenkombination Shift + ENTER ausgeführt werden. Soll ein neuer Absatz begonnen werden, braucht nur die ENTER Taste betätigt werden. Soll eine neue Seite begonnen werden, muss die Tastenkombination Strg + ENTER ausgeführt werden. 8.2 Text korrigieren Um einzelne Zeichen zu löschen, können entsprechend der Cursor Position zwei Tasten genutzt werden. Entf - Taste löscht Zeichen rechts vom Cursor. Rück - Taste löscht Zeichen links vom Cursor. 8.3 Text markieren zur Zeichenformatierung Text kann mit der Maus oder Tastenkombination markiert werden Markieren mit der Maus: Markiereinheit Zeichen Ein Wort Eine Zeile Mehrere Zeilen Ein Satz Ein Absatz Gesamtdokument Spalte Mausbewegung Mauszeiger bei gedrückter linker Maustaste über das Zeichen bewegen. Doppelklick mit linker Maustaste auf das Wort. Klicken auf die Markierungsleiste links neben der Zeile. Ziehen in der Markierungsleiste über die Zeilen. Strg - Taste drücken und in den Satz klicken. Doppelklick in der Markierungsleiste neben dem Absatz. Dreimal in die Markierungsleiste klicken. Alt - Taste drücken und ziehen.

20 Markieren mit Tasten: Markiereinheit Ein Zeichen Ein Wort Eine Zeile Einen Satz Einen Absatz Gesamtdokument Tasten Shift + Richtungstaste links bzw. rechts 2 * F8 Shift + Ende 3 * F8 4 * F8 5 * F8 oder Strg + A 8.4 Text ausschneiden, kopieren und wieder einfügen Text kann in die Windows-Zwischenablage ausgeschnitten bzw. kopiert und aus dieser wieder eingefügt werden. Ablauf: 1. Text markieren 2. Befehlsfolge: Bearbeiten Ausschneiden bzw. Kopieren 3. Neue Position bestimmen 4. Befehlsfolge: Bearbeiten Einfügen Für o.g. Befehle können auch Schaltflächen oder Shortcuts verwendet werden: Ausschneiden Strg + X Kopieren Strg + C Einfügen Strg + V

21 Text verschieben Text kann mit der Maus sehr schnell und präzise verschoben werden. Ablauf: 1. Zu verschiebenden Text markieren 2. Mauszeiger auf markierten Text positionieren 3. Linke Maustaste drücken. (Unter dem Mauszeiger wird ein Rechteck angezeigt.) 4. Mittels Mausbewegung neue Position bestimmen (An der neuen Position wird eine senkrechte Linie angezeigt.) 5. Maustaste freigeben (Markierter Text wird an der neuen Position eingefügt.)

22 19 9 Klicken und Eingeben und die Office-Zwischenablage 9.1 Klicken und Eingeben Verwenden Sie Klicken und Eingeben, um schnell Text, Grafiken, Tabellen und andere Elemente an einer leeren Stelle des Dokuments einzufügen. Klicken und Eingeben weist automatisch die Formatierung zu, mit der das Element an die Stelle gesetzt wird, auf die Sie doppelgeklickt haben. Um z. B. eine Titelseite zu erstellen, doppelklicken Sie auf die Mitte einer leeren Seite und geben anschließend einen Titel ein, der zentriert wird. 9.2 Sammeln und Einfügen mit der Office-Zwischenablage Verwenden Sie die Office-Zwischenablage, um Objekte aus allen Ihren Programmen einschließlich Ihres Webbrowsers zusammenzustellen, und um sie dort einzufügen, wo sie benötigt werden. Sie können bis zu 24 Objekte in der Office-Zwischenablage speichern. Anzeigen der Office Zwischenablage Befehlsfolge: Bearbeiten Office-Zwischenablage

23 20 10 Automatisierung von Aufgaben Microsoft Word 2002 verfügt über eine Vielzahl von Automatisierungsfeatures, die alltägliche Aufgaben erleichtern. AutoKorrektur Die AutoKorrektur ist jetzt beim Erkennen und Korrigieren von häufigen Rechtschreibfehlern noch leistungsfähiger. Dies wird dadurch erreicht, dass die Autokorrektur jetzt die Rechtschreibprüfung des Hauptwörterbuchs anstelle einer vorgegebenen Liste von Rechtschreibkorrekturen verwendet. Befehlsfolge: Extras AutoKorrektur-Optionen...

24 21 11 Korrekturhilfen 11.1 Rechtschreib- und Grammatikprüfung Microsoft Word 2002 bietet verbesserte Methoden zur Prüfung von Rechtschreibung und Grammatik. Die Rechtschreibprüfung beispielsweise erkennt jetzt mehr Namen von Personen, Organisationen, Unternehmen, Städten und Ländern, mehr Internet- und Dateiadressen und vieles andere. Die Grammatikprüfung kennzeichnet Fehler und unterbreitet effektivere und benutzerfreundlichere Grammatikvorschläge und Vorschläge für alternative Formulierungen. Zusätzlich bietet Word verschiedene Methoden zum Prüfen von Rechtschreibung und Grammatik: Automatische Rechtschreib- und Grammatikkorrektur. Automatische Überprüfung von Rechtschreibung und Grammatik bei der Eingabe. Gleichzeitiges Überprüfen von Rechtschreibung und Grammatik. Überprüfen der Rechtschreibung und Grammatik bei einem Text in einer anderen Sprache. Befehlsfolge: Extras Rechtschreibung und Grammatik...

25 Thesaurus Word 2002 enthält einen deutschen Thesaurus, der von Karl Peltzer und Reinhard von Normann und Ott Verlag und Druck AG für Microsoft entwickelt wurde, sowie einen flektierenden Thesaurus von Lingsoft, Inc. Befehlsfolge: Extras Sprache Thesaurus Silbentrennung Die Silbentrennung kann in Dokumenten, die in vielen Sprachen geschrieben sind, verwendet werden. Wenn eine andere Sprache erkannt wird, wird die Silbentrennung den Regeln dieser Sprache gemäß ausgeführt. Befehlsfolge: Extras Sprache Silbentrennung...

26 23 12 Arbeit mit Formaten Formate verändern das Aussehen von Zeichen und Text. Absätze können mit Einzügen, Abständen vor und nach, ein- und mehrzeilig, Blocksatz u.a. gestaltet werden. Um Absätze können Rahmen und Schattierungen gebildet werden. Verschiedene Tabstopps zur Tabellengestaltung können gesetzt und verändert werden. Text kann in mehreren Spalten formatiert werden. Am Anfang von Absätzen kann ein Initial gebildet werden. Absätzen können Nummerierungen und Aufzählungszeichen zugeordnet werden. Verschiedene Formate können in Formatvorlagen zusammengefasst werden. Formate können vor oder nach der Texteingabe zugewiesen werden. Der Hintergrund kann gestaltet werden. Text kann unterschiedlich ausgerichtet werden. Befehlsfolge: Format

27 Zeichenformatierung Register: Schrift Schriftart: Namen der installierten Schriftarten. Schriftschnitt: Entsprechend der Schriftart. Standard, Kursiv, Fett, Fett Kursiv Schriftgrad: Angabe der Schriftgröße in pt. pt Abkürzung für Point oder Punkt 1pt sind rund 0,353 mm Unterstreichung: [Ohne],, Nur Wörter,... Farbe: Nur sinnvoll bei Verwendung von Farbdruckern oder wenn Dokument nur am Bildschirm gelesen wird zum Hervorheben. Effekte: Besondere Effekte zur Zeichengestaltung.

28 25 Register: Zeichenabstand Skalieren: Vergrößerung/Verkleinerung der Schrift in % Laufweite: Ändert den Zeichenabstand. (Normal, E r w e i t e r, Schmal) Position: Ändert Position von der Grundlinie. (Normal, Höherstellen, Tieferstellen) Unterschneidung (auch Kerning): Ändert automatisch den Zeichenausgleich. (Abstand zwischen den Zeichen) Ohne Unterschneidung Mit Unterschneidung

29 26 Register: Texteffekte Textanimationen: Zur Auswahl stehen sechs verschiedene Animationseffekte. Diese Effekte werden nur am Bildschirm dargestellt. Sie werden beim Druck nicht berücksichtigt.

30 Absatzformatierung Ein Absatz beginnt hinter einem ENTER und endet mit dem nächstfolgendem ENTER. Register: Einzüge und Abstände Dieser Absatz ist linksbündig formatiert, wie die Standardeinstellung es vorsieht. Dieser Absatz ist zentriert. Dieser Absatz ist rechtsbündig ausgerichtet, alle Zeilen enden am rechten Seitenrand. Beim Blocksatz werden die Abstände zwischen den Wörtern gleichmäßig vergrößert, so das die Zeilen links und rechts am Seitenrand enden. Diese Absatzformatierung hat einen Einzug von links mit dem Standardeinzugsmaß von 1,25 cm. Diese Absatzformatierung hat einen Einzug von rechts mit dem Standardeinzugsmaß von 1,25 cm. Bei dieser Absatzformatierung ist die Erste Zeile um 1,25 cm eingezogen. Bei diesem Absatz sind alle folgenden Zeilen gegenüber der ersten Zeile um 1,25 cm hängend.

31 28 Register: Zeilen- und Seitenumbruch Absatzkontrolle Verhindert, dass die letzte Zeile eines Absatzes am Anfang einer Seite bzw. die erste Zeile eines Absatzes am Ende einer Seite steht. Zeilen nicht trennen Verhindert einen Seitenwechsel innerhalb eines Absatzes. Absätze nicht trennen Verhindert einen Seitenwechsel zwischen zwei Absätzen. Seitenwechsel oberhalb Fügt oberhalb eines Absatzes einen Seitenwechsel ein. Bei den Optionen: Zeilen nicht trennen, Absätze nicht trennen, Seitenwechsel oberhalb, werden vor der ersten Zeile der Absätze eine Markierung eingeblendet. Zeilennummern unterdrücken Unterbindet die Zeilennummerierung in den markierten Absätzen. Bezieht deren Zeilen nicht in den Nummerierungsprozess ein. Datei Seite einrichten... Layout Zeilennummern...

32 Nummerierungen und Aufzählungen Nummerierungen und Aufzählungen beziehen sich auf einen Absatz. Register: Aufzählungen Es können eigene Symbole für Aufzählungen definiert werden.

33 30 Register: Nummerierung

34 Rahmen und Schattierungen Rahmen und Schattierungen können als Formatierung für Zeichen, Absätze, Zellen und Tabellen angewandt werden. Register: Rahmen

35 32 Register: Seitenrand

36 33 Register: Schattierung Ausfüllen Farbe und Muster wählen. Muster Linienart und Farbe festlegen. Anwenden auf: Es steht der Absatz zur Verfügung.

37 Spalten Text kann in Spalten nebeneinander angeordnet werden, indem er als mehrspaltiger Fließtext formatiert wird. Spaltenformatierung bezieht sich auf einen Abschnitt. Voreinstellungen Wahl der Anzahl der Spalten. Eine, Zwei, Drei, Links, Rechts Anzahl der Spalten: Wahl der Anzahl der Spalten. Maximale Anzahl ist abhängig von der Seitenbreite. Breite und Abstand Wahl der Spaltenbreite und des Abstands zwischen den Spalten. Gleiche Spaltenbreite Wenn aktiviert, dann kann nur eine Spaltenbreite und ein Abstand eingegeben werden. Anwenden auf: Gesamtes Dokument, Markierten Text, Dokument ab hier, Markierte Abschnitte, Aktuellen Abschnitt. Zwischenlinie Spalten werden durch eine senkrechte Linie getrennt. Neue Spalte beginnen An der Cursorposition wird eine neue Spalte begonnen.

38 Tabulator Tabulatoren dienen zur Gestaltung von Tabellen. Sie beziehen sich auf einen Absatz. Um eine Tabelle als ein Absatz zu formatieren, wird an Ende jeder Zeile ein Zeilenumbruch mittels Shift + ENTER erzwungen Tabstopps im Dialogfenster festlegen Tabstopp-Position: Eingabe der Tabstopp-Position. Liste der gesetzten Tabstopps. Standard-Tabstopps: Gibt den Abstand zwischen den Standard-Tabstopps an. Zu löschende Tabstopps: Gibt Tabstopps an, die durch die Wahl von Löschen gelöscht werden. Ausrichtung: Links Zentriert Rechts Dezimal Vertikale Linie (Fügt eine vertikale Linie an dieser Tabstopp-Position ein) Füllzeichen: (Füllt linken Zwischenraum bis zum Tabstopp) 1 Ohne Setzt den gewählten Tabstopp und Füllzeichen

39 Tabstopps im Lineal setzen Ausrichtung wählen Anklicken des Schaltfeldes mit der linken Maustaste im Zeilenlineal. Bei jedem Mausklick wechselt die Schaltfläche. Tabstopp links Tabstopp zentriert Tabstopp rechtsbündig Tabstopp dezimal Leiste-Tabstopp Erstzeileneinzug Hängender Einzug Position bestimmen 1. An entsprechender Position im Zeilenlineal Mauszeiger positionieren. 2. Linke Maustaste klicken Position verändern 1. Mauszeiger auf zu verschiebenden Tabstopp positionieren. 2. Linke Maustaste drücken. 3. Tabstopp an gewünschte Position verschieben Tabstopp löschen 1. Mauszeiger auf zu löschenden Tabstopp positionieren. 2. Linke Maustaste drücken. 3. Tabstopp nach oben oder unten aus dem Zeilenlineal schieben.

40 Groß-/Kleinschreibung 12.8 Initial Am Anfang von Absätzen kann ein Initial gebildet werden. Dazu ist der Cursor in den entsprechenden Absatz zu positionieren. Das Initial wird in einen Positionsrahmen placiert. Anschließend kann das Initial noch bearbeitet werden. Position Ohne, Im Text, Im Rand. Schriftart: Wahl der installierten Schriftart. Initialhöhe: Angabe in Zeilen. Abstand zum Text: Angabe in cm.

41 Absatzrichtung Die Formatierung einer Absatzrichtung ist nur in einer Tabellenzelle möglich Hintergrund Diese Formatierung ermöglicht den Hintergrund der Seiten farblich und mit Fülleffekten zu gestalten.

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43 40 13 Formatvorlagen Eine Formatvorlage bezieht sich immer auf Zeichen, Absatz, Tabelle oder Liste. Sie beinhaltet alle notwendigen und möglichen Formatierungen für: Zeichen Schrift und Abstand Absatz Einzüge und Abstände Textfluss Tabulatoren Rahmen und Schattierungen Sprache Positionsrahmen Nummerierungen und Aufzählungen Tastenkombination 13.1 Neue Formatvorlage erstellen Befehlsfolge: Format Formatvorlagen und Formatierung... Auswahl aus dem Aufgabenbereich

44 41 Name: Gewünschten Namen eingeben. Möglich sind 255 Zeichen.. Formatvorlagentyp: Gewünschten Typ auswählen Formatvorlage basiert auf: Formatvorlage auswählen, die als Basis verwendet werden soll. Formatvorlage für Folgeabsatz: Formatvorlage, die für den nächsten Absatz verwendet werden soll. Zur Vorlage hinzufügen Fügt die Formatvorlage zur aktuellen Dokumentvorlage hinzu. Automatisch aktualisieren Aktualisiert Absätze des Dokumentes, welche auf dieser Dokumentvorlage basieren.

45 42 Entsprechenden Befehl auswählen. Es werden dann die bekannten Format-Fenster eingeblendet. Tastenkombination... Befehle: Auswahl der Formatvorlage, welcher ein Tastenkombination zugewiesen werden soll Aktuelle Tasten: Zeigt die bereits vergebenen Tastenkombinationen an. Neuen Tastenkombination: Tastenkombination eingeben, mit welcher die Formatvorlage zugewiesen werden soll. Speichern in: Auswahl der Dokumentvorlage, in welcher die Tastenkombination gespeichert werden soll.

46 Formatvorlage organisieren Formatvorlagen können nicht wie gewöhnliche Dokumente oder Dateien kopiert werden. Sie sind Bestandteil eines Dokumentes oder einer Dokumentvorlage. Zum Kopieren muss die Quelldatei oder die Zieldatei nicht in Word geöffnet werden. Befehlsfolge: Extras Vorlagen und Add-Ins...

47 44 In [Dateiname]: Anzeige des Dokumentes, das die Formatvorlage enthält. Nach [Dateiname]: Anzeige des Dokumentes/Dokumentvorlage, in welches die Formatvorlage kopiert werden soll. Formatvorlagen verfügbar in: In diesen Listen werden die Namen der Dokumente/Dokumentvorlagen angezeigt, in welchen sie verfügbar sind Formatvorlage anfügen An geöffnete Dokumente können bestehende Formatvorlagen angefügt werden. Befehlsfolge: Extras Vorlagen und Add-Ins... Datei auswählen und öffnen und mit bestätigen.

48 Formatvorlage zuweisen Es gibt mehrere Möglichkeiten eine Formatvorlage zuzuweisen. a) Über den Menübefehl Format Text oder Absatz markieren. Befehlsfolge: Format Formatvorlagen und Formatierung... Entsprechende Formatvorlage mittels Mausklick auswählen.

49 46 b) Über die Formatsymbolleiste Text oder Absatz markieren. Entsprechende Formatvorlage mittels Mausklick auswählen. c) Über die vereinbarten Tastenkombinationen 13.5 Formatvorlage bearbeiten Bereits definierte Formatvorlagen können noch nachträglich bearbeitet werden. Befehlsfolge: Format Formatvorlagen und Formatierung... Zu ändernde Formatvorlage mittels rechtem Mausklick auswählen

50 47 14 Kopf- und Fußzeilen Kopf- und Fußzeilen können über und unter jeder Seite gleich oder in Abschnitten verschieden gesetzt werden. Befehlsfolge: Ansicht Kopf- und Fußzeile Es wird ein Leerrahmen im Bereich der Kopfzeile und die Symbolleiste Kopf- und Fußzeile eingeblendet. Seitenzahl Anzahl der Seiten Seitenzahlen formatieren Aktuelles Datum Aktuelle Uhrzeit Öffnet Dialogfeld Seite einrichten... Dokumenttext anzeigen/verbergen Verknüpft Kopf- oder Fußzeile mit der des vorherigen Abschnitts Wechsel zwischen Kopf- und Fußzeile Zeigt Kopf- oder Fußzeile des vorherigen Abschnitts Zeigt Kopf- oder Fußzeile des folgenden Abschnitts Beendet Bearbeitung

51 48 15 Drucken Befehlsfolge: Datei Drucken... Drucker Anzeige des Namens des aktuellen Druckers, Status, Typ, Ort, Kommentar Seitenbereich Alles, Aktuelle Seite, Markierung, Seiten Drucken: Auswahl: Dokument, Dokumenteigenschaften, Kommentare, Formatvorlagen, AutoText-Einträge, Tastenbelegungen Drucken: Alle Seiten im Bereich, Ungerade Seiten, Gerade Seiten Exemplare: Anzahl der Exemplare, Sortierfolge der Seiten Zoom: Seiten pro Blatt, Papierformat skalieren Druckausgabe in Datei umleiten Leitet die Druckausgabe in ein neues Dokument

52 49 Druckoptionen Konzeptausdruck Felder aktualisieren Verknüpfungen aktualisieren Anpassen an A4/US-Letter Drucken im Hintergrund PostScript über Text drucken Umgekehrte Druckreihenfolge Mit Dokument ausdrucken Dokumenteigenschaften Feldfunktionen Ausgeblendeten Text Zeichnungselemente Druckt mit Minimum an Formatierungen. Aktualisiert sämtliche Felder vor dem Druck. Aktualisiert sämtliche Verknüpfungen vor dem Druck. Passt an US-Letter an Ermöglicht während des Druckes weiter zu arbeiten. Schriftfont PostScript über den Text Letzte Seite als Erste. Druckt auf separater Seite. Druckt statt Feldergebnisse nur Feldfunktionen. Druckt verborgen formatierten Text. Druckt Zeichnungselemente, die in Word erstellt wurden, zusammen mit dem Dokument aus. Optionen für das aktuelle Dokument In Formularen nur Daten drucken Druckt die Daten in eine TXT-Datei. Standardschacht Legt fest, aus welchem Papierschacht der Drucker das Papier einzieht. Optionen für Duplexdrucken Blattvorderseite oder Blattrückseite

53 50 16 Tabellen 16.1 Tools zum Zeichnen und Löschen für Tabellen Zeichenstift Sie können dieses intuitive Tool wie einen Stift verwenden, mit dem Sie eine Tabelle erstellen und anpassen. Sie müssen nur klicken und ziehen, um Tabellenbegrenzungen und Zellpartitionen von beliebiger Höhe und Breite zu zeichnen. 1. Befehlsfolge: Tabelle Tabelle zeichnen 2. Die Symbolleiste Tabellen und Rahmen wird automatisch eingeblendet. 3. Aktiv ist die Schaltfläche Tabelle zeichnen. 4. Der Mauszeiger nimmt die Form eines Stiftes an. 5. Zeichnen Sie zu erst den Umriss Ihrer Tabelle und anschließend die Zellpartitionen. 6. Beenden können Sie das Zeichnen indem Sie wiederum die Schaltfläche Tabelle zeichnen mittels Mausklick auswählen.

54 Tabelleneditor Mittels des Tabelleneditors erstellen Sie eine Tabelle durch die Angabe der Spaltenund Zeilenzahl. Gleichzeitig sind die Einstellungen für die optimale Breite und das Tabellenformat möglich. Befehlsfolge: Tabelle Einfügen Tabelle Einstellungen für optimale Breite: Feste Spaltenbreite Optimale Breite: Inhalt Optimale Breite: Fenster

55 52 Die Schaltflächen Neu..., Löschen... und Ändern... werden nach der Befehlsfolge: Tabelle aktiv. AutoFormat für Tabellen... Die Schaltfläche OK ändert sich in Übernehmen Symbol 1. Symbol Tabelle einfügen auf der Standardsymbolleiste oder Symbolleiste Tabellen und Rahmen anklicken: 2. In dem sich öffnenden Fenster die Anzahl der Zeilen und Spalten markieren.

56 Radiergummi Die Radiergummifunktion steht auf der Symbolleiste Tabellen und Rahmen zur Verfügung. Mit diesem Tool können Sie die Zell-, Zeilen- und Spaltenpartitionen oder Blöcke von Partitionen so entfernen, dass die entsprechenden Zellen verbunden werden Markieren der Tabelle Das Markieren einer Tabelle erfolgt optimal mit der Maus. Spalte markieren Spaltenbreite verändern Zeile markieren Zelle markieren Zeilenhöhe verändern Alternativ kann zum Markieren auch die Tastatur verwendet werden. Mittels der Umschalttaste und den entsprechende Richtungstasten können einzelne Zellen, Spalten und Zeilen einer Tabelle markiert werden. Die gesamte Tabelle kann mit der Tastenkombination Alt + Num 5 markiert werden. Dafür muss für den Num Lock die Zweittastenbelegung aktiviert sein.

57 Anpassen der Tabelleneigenschaften Befehlsfolge: Tabelle Tabelleneigenschaften... Register: Tabelle

58 55 Register: Zeile Register: Spalte Register: Zelle Mausaktionen zum Verschieben und Anpassen der Tabellengröße Ziehpunkt zum Verschieben der Tabelle Ziehpunkt zum Anpassen der Tabellengröße

59 Zellen teilen und verbinden Teilen Verbinden Zu verbindende Zellen markieren. Befehlsfolge: Tabelle Zellen verbinden 16.5 Umwandeln Text in Tabelle Tabelle in Text

60 Tabelle sortieren Inhalte von Tabellen können nach 3 Sortierschlüsseln sortiert werden. Dazu sind noch Sortieroptionen auswählbar. Befehlsfolge: Tabelle Sortieren...

61 Geschachtelte Tabellen In Word 2002 können geschachtelte Tabellen erstellt werden, d. h., Tabellen in Tabellen einbetten. 1. Auf der Symbolleiste Tabellen und Rahmen auf Tabelle zeichnen klicken. Der Mauszeiger erhält nun die Form eines Stifts. 2. Den Stift in die Zelle setzen, in der die Tabelle eingebettet werden soll (oder eine Tabelle innerhalb einer anderen Tabelle). 3. Nun die neue Tabelle zeichnen. Um die Tabellengrenzen festzulegen, ein Rechteck zeichnen. Anschließend in dem Rechteck die gewünschten Zeilen und Spalten zeichnen. Neben dem Zeichnen sind auch die anderen Erstellungsvarianten für Tabellen möglich Rechnen in Tabellen Innerhalb von Tabellen können Berechnungen durchgeführt werden. 1. Cursor in die Ergebniszelle positionieren 2. Befehlsfolge: Tabelle Formel Formel entsprechend den mathematischen Konventionen eingeben 4. Zahlenformat festlegen

62 Symbolleiste Tabellen und Rahmen Tabelle zeichnen Radiergummi Linienart Linienstärke Rahmenfarbe Rahmenlinien Schattierungsfarbe Summe Absteigend Aufsteigend Textrichtung ändern Tabelle AutoFormat Spalten gleichmäßig verteilen Zellen gleichmäßig verteilen Ausrichten Zellen teilen Zellen verbinden Einfügen

63 60 17 Formulare Ein Formular besteht aus konstantem Text und den Formularfeldern. Es wird als Dokumentvorlage erstellt, damit verwendete Makros und AutoText mit dem Formular gespeichert werden und zur Verfügung stehen. Word 2002 stellt 3 Standardelemente für Formularfelder zur Verfügung: Textfelder Kontrollkästchen Dropdown-Felder Aufnahme von: Zeichenketten Ziffern Daten Zeiten Berechnungen ähnlich wie in Word Dialogfeldern Auswahlmöglichkeit von Antworten 17.1 Erstellen eines Online-Formular 1. Dokumentvorlage erstellen 2. Formular erstellen (konstanten Text eingeben) 3. Cursor auf die Stelle, an die Benutzer Informationen eingeben oder auswählen kann 4. Symbolleiste Formular einblenden Textformularfeld Kontrollkästchen- Formularfeld Dropdown- Formularfeld Formularfeld-Optionen Schattierung Formularfelder zurücksetzen Formular schützen

64 61 5. Formularfeld auswählen 6. Formularfeld Optionen zuweisen Formularfeld-Optionen Textformularfeld Folgende Textformularfeld-Typen stehen zur Verfügung: Normaler Text Aufnahme von Text mit folgenden Textformaten: Grossbuchstaben Kleinbuchstaben Satzanfang groß Erster Buchstabe groß Zahl Aufnahme von Zahlen mit folgenden Zahlenformaten: 0 0,00 #.##0 #.##0,00 #.##0,00 0% 0,00%

65 62 Datum Aktuelles Datum Aktuelle Uhrzeit Berechnung Aufnahme eines Datums mit folgenden Datumsformaten: d für den Tag M für den Monat y für das Jahr Aufnahme eines Datums mit folgenden Datumsformaten: d für den Tag M für den Monat y für das Jahr Aufnahme einer Uhrzeit mit folgenden Uhrzeitformaten: h für Stunde m für Minute s für Sekunde Dient zur Berechnung von Zahlenwerten Hilfetext hinzufügen

66 63 Kontrollkästchen-Formularfeld Dropdown-Formularfeld

67 Formulare speichern Nachdem das Formular erstellt wurde, wird es 1. geschützt, damit nur noch in die Formularfelder Eingaben möglich sind 2. als Dokumentvorlage gespeichert 3. geschlossen 17.3 Ausfüllen von Formularen Um Formulare auszufüllen, wird eine neue Datei auf der Grundlage der Dokumentvorlage des Formulars erstellt. Dann werden die Formularfelder ausgefüllt. Ausfüllhinweise Wechsel zum nächsten Formularfeld Aktivieren/Deaktivieren von Kontrollkästchen Öffnen der Dropdown-Formularfelder Tabulatortaste Leertaste Alt + Richtungstaste nach unten 17.4 Inhalte speichern Speicherung des Formular mit Feldinhalten Befehlsfolge: Datei Speichern unter... Dateinamen eingeben und Schaltfläche OK wählen Nur die Feldinhalte des Formulars speichern Befehlsfolge: Datei Speichern unter... Extras Speicheroptionen... Die Feldinhalte werden in einer Datei mit der Erweiterung.TXT gespeichert. Sie werden als Datensatz gespeichert und können als Datenbank verwaltet werden.

68 65 18 Seriendruck-Funktion Mit der Seriendruck-Funktion können Dokumente, die an verschiedene Adressaten geschickt werden und in denen große Teile identisch, die Anschrift und die Anrede aber unterschiedlich sind, sowie -Nachrichten, Umschläge Etiketten und Verzeichnisse erstellt werden. Die Informationen werden in zwei Dateien gespeichert. 1. Hauptdokument mögliche Seriendruck-Hauptdokumente sind: Brief -Nachrichten Umschläge Etiketten Verzeichnis 2. Datenquelle 18.1 Erstellen eines Seriendruck-Dokumentes als Brief 1. Befehlsfolge: Extras Briefe und Sendungen Seriendruck-Assistent 2. Dokumenttyp wählen 3. Weiter zum nächstem Schritt

69 66 4. Startdokument wählen 5. Weiter: 6. Empfänger wählen 6.1 Vorhandene Liste verwenden Durchsuchen...

70 Datenquelle auswählen Anschließend kann das Hauptdokument bearbeitet werden 6.2 Von Outlook-Kontakten wählen Einen vorhandenen Kontakteordner aus Microsoft Outlook auswählen Anschließend kann das Hauptdokument bearbeitet werden

71 Neue Liste eingeben Erstellen...

72 Adressinformationen eingeben Es können sofort Adressinformationen eingegeben werden. Neuer Eintrag Eintrag löschen Eintrag suchen... Nach der Eingabe der kompletten ersten Adressinformation auswählen, um die nächste komplette Adressinformation eingeben zu können. Aktuellen Eintrag löschen. Sucht nach einem eingegebenen Kriterium. Filtern und Sortieren... Datensätze nach Kriterien filtern und sortieren.

73 70 Anpassen... Zum Anpassen der Feldnamen in der Adressliste Nach der Eingabe aller Adressinformationen Dialogfeld mit Schließen beenden Adressliste speichern

74 Seriendruckempfänger bearbeiten 7. Weiter:

75 72 8. Schreiben Sie Ihren Brief 8.1 Adressblock...

76 73 Felder auswählen Grußzeile Elektronische Sendung...

77 Weitere Elemente Vorschau auf Ihren Brief

78 Seriendruck beenden 10.1 Drucken Individuelle Briefe bearbeiten...

79 76 Nach dem Schließen des Seriendruck-Assistenten kann das Hauptdokument mittels der Symbolleiste Seriendruck bearbeitet werden. Hauptdokument-Setup Datenquelle öffnen Seriendruckempfänger Adressblock einfügen Grußzeile einfügen Seriendruckfelder einfügen Seriendruck Vorschau Datensatz Suche Seriendruckfelder hervorheben Übereinstimmende Felder festlegen Seriendruck Manager Eintrag suchen Fehlerprüfung Seriendruck in neues Dokument Seriendruck an Drucker Seriendruckergebnis in ausgeben Seriendruckergebnis in Fax ausgeben

80 Erstellen eines Seriendruck-Dokumentes -Nachrichten Mit dem Seriendruck-Assistenten können Sie -Verteiler für Gruppen erstellen. Anmerkung: Auf Ihrem System muss ein MAPI.)-kompatibles -Programm, wie z. B. Microsoft Outlook, installiert sein. (MAPI: Die Microsoft-Schnittstellenspezifikation, die unterschiedlichen Anwendungen zur Nachrichtenübermittlung und für Arbeitsgruppen ( , Voic und Fax) die Arbeit über einen einzigen Client ermöglicht, wie z. B. den in Windows 95 und Windows NT enthaltenen Exchange-Client. 1. Befehlsfolge: Extras Briefe und Sendungen Seriendruck-Assistent Der folgende Ablauf ähnelt sehr stark der Erstellung eines Briefes. Die Dialogfenster gleichen sich Nachrichten auswählen 3. Startdokument wählen

81 78 4. Empfänger wählen 5. -Nachricht schreiben 6. Vorschau auf -Nachricht 7. Zusammenführen und beenden

82 Erstellen eines Seriendruck-Dokumentes als Umschlag 1. Befehlsfolge: Extras Briefe und Sendungen Seriendruck-Assistent 2. Umschläge

83 80 3. Dokumentlayout ändern 3.1 Optionen für Umschläge...

84 81 Nach der Auswahl wird das aktuelle Dokument auf die Größe des Umschlages verändert. 4. Empfänger wählen

85 82 5. Umschlag einrichten 6. Vorschau auf die Umschläge

86 83 7. Zusammenführen des Hauptdokumentes und der Daten der Datenquelle 8. Ergebnisbildschirm

87 Erstellen eines Seriendruck-Dokumentes als Etiketten 1. Befehlsfolge: Extras Briefe und Sendungen Seriendruck-Assistent 2. Dokumenttyp wählen

88 85 3. Startdokument wählen 3.1 Etikettenoptionen...

89 Details Neues Etikett...

90 87 Nach der Auswahl wird das aktuelle Dokument in Etikettengröße eingeteilt. 4. Empfänger wählen

91 88 5. Etiketten anordnen (Layout festlegen) 6. Vorschau auf die Etiketten

92 89 7. Seriendruck beenden 8. Ergebnisbildschirm

93 Erstellen eines Seriendruck-Dokumentes als Verzeichnis 1. Befehlsfolge: Extras Briefe und Sendungen Seriendruck-Assistent 2. Dokumenttyp wählen

94 91 3. Startdokument wählen 4. Empfänger wählen

95 92 5. Verzeichnis einrichten 5.1 Weitere Elemente...

96 93 6. Vorschau auf das Verzeichnis 7. Seriendruck beenden und zusammenführen

97 94 8. Ergebnisbildschirm ohne Zusammenführen 9. Ergebnis nach dem Zusammenführen

98 Bedingungsfelder Durch Einfügen der folgenden Bedingungsfelder in ein Hauptdokument können zusätzliche Daten in die Seriendruckdokumente aufgenommen und der Seriendruck gesteuert werden Bedingungsfeld einfügen: Frage... Fordert zur Eingabe von Informationen auf und weist die Antwort eine Textmarke zu. Hinter dem FRAGE-Feld ist ein TEXTMARKE-Feld an der Stelle einzufügen, an der Word die Antwort im Dokument drucken soll.

99 Bedingungsfeld einfügen: Eingeben... Fordert zur Eingabe von Text auf. Die Antwort wird anstelle des Feldes gedruckt Bedingungsfeld einfügen: Wenn... Dann... Sonst... WENN-Felder führen abhängig von der von Ihnen angegebenen Bedingung einen von zwei Vorgängen aus Bedingungsfeld einfügen: Datensatz zusammenführen Zeigt als Feldergebnis «DATENSATZ» an. Dieses Feld wird in einem Hauptdokument für den Seriendruck verwendet, um in jedem Seriendruckdokument die Nummer des jeweiligen verbundenen Datensatzes zu drucken. «Datensatz zusammenführen»

100 Bedingungsfeld einfügen: Sequenz zusammenführen Ermittelt die Anzahl der Datensätze, die mit dem Hauptdokument verbunden wurden. «Seriendruck-Sequenz-Nr.» Bedingungsfeld einfügen: Nächster Datensatz Weist Word an, beim Seriendruck den nächsten Datensatz nicht mit einem neuen, sondern mit dem aktuellen Seriendruckdokument zu verbinden. Das Ergebnis des NÄCHSTER-Feldes wird nicht gedruckt. «Nächster Datensatz» Bedingungsfeld einfügen: Nächster Datensatz Wenn... Vergleicht zwei Ausdrücke. Liefert der Vergleich das Ergebnis "wahr", verbindet Word den nächsten Datensatz mit dem aktuellen Seriendruckdokument. Seriendruckfelder, die auf das NWENN-Feld im Hauptdokument folgen, werden durch Werte aus dem nächsten Datensatz und nicht durch Werte aus dem aktuellen Datensatz ersetzt. Liefert der Vergleich das Ergebnis "falsch", verbindet Word den nächsten Datensatz mit einem neuen Seriendruckdokument.

101 Bedingungsfeld einfügen: Textmarke festlegen... BESTIMMEN (Textmarke bestimmen)-felder ermöglichen die Zuweisung von Text, einer Zahl oder anderer Daten zu einer Textmarke Bedingungsfeld einfügen: Datensatz überspringen wenn... Vergleicht zwei Ausdrücke. Wenn der Vergleich wahr ist, überspringt das ÜBERSPRINGEN-Feld das aktuelle Seriendruckdokument, geht zum nächsten Datensatz in der Datenquelle und beginnt ein neues Seriendruckdokument. Wenn der Vergleich falsch ist, setzt Word die Erstellung des aktuellen Seriendruckdokumentes fort.

102 99 19 Gliederung Mit dem Gliederungsmodus können Dokumente, die in Überschriften und Text aufgegliedert sind, unter Berücksichtigung der einzelnen Überschriftenhierarchien bearbeitet werden. Zur Aufgliederung werden die Überschriften mit den Formatvorlagen Überschrift 1 bis Überschrift 9 formatiert Erstellen einer Gliederung Befehlsfolge: Ansicht Gliederung Die Symbolleiste Gliederung wird eingeblendet. Zentraldokument Formatierung anzeigen Nur Erste Zeile des Textkörpers einblenden Ebenenauswahl Erweitern/Reduzieren Nach oben/nach unten Höherstufen/Tieferstufen

103 Markieren in der Gliederungsansicht Überschrift Textkörper Überschrift und untergeordneter Text Mehrere Überschriften oder Textkörper Markierungsleiste links vor Überschrift. Kästchen vor Textkörper. Kreuz vor Überschrift oder Doppelklick in der Markierungsleiste. Ziehen der Maus in der Leiste oder im Text Nummerieren und Gestalten einer Gliederung Einsatz der automatischen Nummerierung. Befehlsfolge: Format Nummerierung und Aufzählungen...

104 101 Anpassen Drucken der Gliederung Auf der Symbolleiste Gliederung entsprechende Zahl anklicken, welche Gliederungsebene gedruckt werden soll und Befehlsfolge: Datei Drucken...

105 Verzeichnisse und Index Word kann aus einem Text automatisch Indizes, Verzeichnisse und Abbildungsverzeichnisse erstellen Verzeichnisse Um ein Inhaltsverzeichnis zu erstellen, werden den Überschriften, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen, zunächst die vordefinierten Überschrift-Formatvorlagen (Überschrift 1 bis Überschrift 9) zugewiesen. Anstelle dessen können auch Formatvorlagen zugewiesen werden, die Formate für Gliederungsebenen enthalten, oder benutzerdefinierte Überschrift-Formatvorlagen Inhaltsverzeichnis mit Hilfe von vordefinierten Überschrift-Formatvorlagen gestalten und erstellen 1. Überschriften im Dokument, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen, mit vordefinierte Überschrift-Formatvorlagen (Überschrift 1 bis Überschrift 9) formatieren. 2. Position im Dokument bestimmen, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. 3. Befehlsfolge: Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse...

106 Inhaltsverzeichnis mit Hilfe von Formatvorlagen für Gliederungsebenen gestalten und erstellen Überschriften im Dokument, die in das Inhaltsverzeichnis aufgenommen werden sollen, mit vordefinierte Formate für Gliederungsebenen (Ebene 1 bis Ebene 9) formatieren Inhaltsverzeichnis mit Hilfe benutzerdefinierter Formatvorlagen gestalten und erstellen Wenn den Überschriften im Dokument bereits benutzerdefinierte Formatvorlagen zugewiesen wurden, kann entschieden werden, welche Formatvorlagen bei der Erstellung des Inhaltsverzeichnisses verwendet werden sollen. 1. Position im Dokument bestimmen, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. 2. Befehlsfolge: Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse Optionen...

107 Bearbeiten der Formate von Inhaltsverzeichnissen 1. Befehlsfolge: Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse Ändern Verzeichnisformat wie eine Formatvorlage bearbeiten.

108 Index Indizes sind Stichwortverzeichnisse, die Word in sortierte Reihenfolge erstellen kann Index erstellen Wörter, die im Index stehen sollen, müssen zunächst gekennzeichnet werden. Text, der in den Index aufgenommen werden soll, markieren. Befehlsfolge: Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse... Register Index wählen. Eintrag festlegen...

109 106 Im Eingabefeld Haupteintrag erscheint der markierte Text. Im Eingabefeld Untereintrag optional einen Untereintrag definieren. Optionen: Querverweis: Aktuelle Seite Seitenbereich Querverweis auf einen anderen Eintrag. Setzt hinter den Indexeintrag im Index die Seitenzahl der Seite, auf der der Eintrag erstellt wurde. Im Listenfeld Textmarke kann eine bereits definierte Textmarke für einen bestimmten Seitenbereich ausgewählt werden. Im Index erscheinen dann die Seitenzahlen des mit der Textmarke festgelegten Textbereichs. Festlegen

110 Indexeinträge als Index erstellen. Befehlsfolge: Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse Typ: Eingezogen Fortlaufend Setzt die Stichwörter tieferer Ebenen in eine neue Zeile und rückt sie ein. Setzt die Ebenen hintereinander in einen Absatz und trennt die einzelnen Einträge durch Semikolon. 2. Formate: Auswahl der entsprechenden Formate. 3. Spalten: Anzahl der gewünschten Spaltenanzahl. 4. OK

111 Index über Konkordanzdatei erstellen Eine Konkordanzdatei ist ein Word-Dokument, in dem Indexeinträge gesammelt werden. Konkordanz alphabetisches Verzeichnis der in einem Buch vorkommenden Wörter mit Belegstellen. 1. Konkordanzdatei erstellen.2-spaltig, 1. Spalte Begriff/Text, für den ein Indexeintrag erstellt werden soll. 2. Spalte Indexeintrag. 2. Befehlsfolge: Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse AutoMarkierung...

112 Die erstellte Konkordanzdatei auswählen. 5. Öffnen 6. Word sucht im Dokument nur nach den Stellen, die genau mit dem Text in der ersten Spalte der Konkordanzdatei übereinstimmt und verwendet den Inhalt der zweiten Spalte als Indexeintrag.

113 Abbildungsverzeichnis Um ein Abbildungsverzeichnis zu erstellen, müssen zunächst die Abbildungen im Dokument mit Beschriftungen versehen werden. Wenn den Abbildungen bereits Beschriftungen hinzugefügt wurden, kann den Beschriftungen eine benutzerdefinierte Formatvorlage zugewiesen werden. Nachdem alle Beschriftungen erstellt sind, kann ein Format für das Verzeichnis ausgewählt und dann das Abbildungsverzeichnis zusammengestellt werden Gestalten und Erstellen eines Abbildungsverzeichnisses mit Hilfe von Beschriftungen 1. Abbildungen beschriften. 7. Befehlsfolge: Einfügen Referenz Beschriftung OK 3. Position im Dokument bestimmen, an der das Abbildungsverzeichnis eingefügt werden soll.

114 Befehlsfolge: Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse OK

115 Rechtsgrundlagenverzeichnis Für ein Rechtsgrundlagenverzeichnis müssen den Zitaten entsprechende Kategorien und Einträge zugewiesen werden. Befehlsfolge: Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse...

116 113 Nachdem allen Zitaten Einträge zugeordnet wurden, kann das Rechtsgrundlagenverzeichnis im Dokument erstellt werden. Befehlsfolge: Einfügen Referenz Index und Verzeichnisse...