Dem Roll-out von E-Invoicing den Weg ebnen

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1 Dem Roll-out von E-Invoicing den Weg ebnen swissdigin-forum vom 22. Juni 2011 in Basel Christian Tanner / Ralf Wölfle Leitung swissdigin-forum Partner swissdigin-forum Agenda Begrüssung und Aktuelles von swissdigin Ch. Tanner/R. Wölfle, FHNW Was dem Roll-out von E-Invoicing den Weg ebnen kann Ch. Tanner, FHNW swissdigin-inhaltsstandard Version 3.0 Ch. Tanner, FHNW EFV als Koordinatorin und Treiberin von E-Invoicing W. Minder, EFV Pause Networking bei Kaffee und Kuchen Nutzen und Erfolgsfaktoren der Interoperabilität / Case Tamedia Ch. Tanner, FHNW; A. Sem, PostFinance, G. Rabel, Swisscom Situation und Zukunft der Interoperabilität Buchvorstellung Ausblick Podium R. Wölfle, FHNW R. Wölfle, FHNW Networking-Apéro Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 2 1

2 E-Invoicing und swissdigin-forum Aktuelles swissdigin-inhaltsstandard Version 3.0 Überarbeitet, vernehmlasst, publiziert ERFA-Gruppe internationales E-Invoicing mangels genügender Beteiligung nicht initiiert Buchpublikation E-Invoicing Verfasst, publiziert Informationsaustausch mit CEN/BII und CEN E- Invoicing Workshop Phase 3 Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 3 Was dem Roll-out von E-Invoicing den Weg ebnen kann Christian Tanner Leitung swissdigin-forum Partner swissdigin-forum 2

3 Roll-out Definition nach Duden «öffentliche Vorstellung eines neuen Fahrzeugtyps (besonders eines Flugzeugs)» «(EDV) Veröffentlichung neuer Softwareprodukte und ihre Verteilung an Kunden sowie ihre Integration in schon bestehende Systeme» angewandt auf E-Invoicing Verbreitung und Nutzung der E-Invoicing-Lösung in den Prozessen mit den Geschäftspartnern und durch die Mitarbeitenden. Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 5 E-Invoicing Definition Austausch von gesetzeskonformen elektronischen Rechnungen zwischen Unternehmen und Organisationen Die elektronische Rechnung enthält die gesetzlich geforderten Inhalte Die Echtheit der Herkunft und die Unverändertheit ihres Inhalts können belegt werden Ihre Lesbarkeit und Unverändertheit können von ihrer Ausstellung bis zum Ende der Aufbewahrungsfrist gewährleistet werden. In der Schweiz müssen die Echtheit der Herkunft und die Unverändertheit ihres Inhalts durch eine fortgeschrittene elektronische Signatur belegt werden, basierend auf einem Zertifikat einer anerkannten Zertifizierungsdiensteanbieterin. Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 6 3

4 den Weg ebnen bekanntes, lohnendes Ziel ist vorhanden Bereitschaft den Weg zu gehen ist vorhanden den Weg finden Steine und Hindernisse entfernen Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 7 den Weg ebnen bekanntes, lohnendes Ziel ist vorhanden Klare Potenziale, positive Erfahrungen Welche Partner tun es auch, sind bereit Neutrale Einschätzung der Potenziale Transparente Kosten Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 8 4

5 den Weg ebnen Bereitschaft den Weg zu gehen ist vorhanden Management Attention Know-how Finanziell Infrastruktur Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 9 den Weg ebnen den Weg finden Passende Lösung/Partner identifizieren Schnittstellen zur Lösung Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 10 5

6 den Weg ebnen Steine und Hindernisse entfernen Vorhandene und eingehaltene Standards Passende Preismodelle Funktionierende Interoperabilität Klare rechtliche Rahmenbedingungen Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 11 Massnahmen zur Verbreitung von E-Invoicing Rolle der Teilnehmenden an Blitzumfrage Erfragte Massnahmen Massnahmen zur Verbreitung von anbieterneutralen Informationen zum besseren Verständnis von E-Invoicing Öffentliches Verzeichnis der Unternehmen, die elektronische Rechnung stellen bzw. empfangen Verzeichnis, welche Unternehmen/Organisationen bei welchem Service Provider angeschlossen sind Verlässliche Zahlen über die Stärke der Nutzung von E-Invoicing in der Schweiz Öffentlich publizierte Preislisten für die Standard-Dienste der Service Provider In Business Software-Lösung integriertes, gesetzeskonformes elektronisches Archiv Workflowunterstützung in der Business Software für Eingangsrechnungen Fakturierungssysteme sollten über standardisierte Schnittstellen zu E-Invoicing Service Providern verfügen Bereitstellung eines zentralen Dienstes zur Erfüllung der gesetzlichen Anforderungen (digitale Signatur) an die E-Rechnung Interoperabilität zwischen den E-Invoicing Service Providern Service Provider sollen von ihren Kunden konsequent die Einhaltung von Standards einfordern, zur Sicherstellung von Roll-out und Interoperabilität. Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 12 6

7 Massnahmen zur Verbreitung von E-Invoicing Rolle der Teilnehmenden an Blitzumfrage 17% 10% 4% 3% 23% 23% Rechnungsempfänger Service Provider Rechnungssteller Berater Business Software Systemanbieter andere Rechnungssteller& Empfänger Rolle im Invoicing 20% n=70 Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 13 Massnahmen zur Verbreitung von E-Invoicing Stand der Teilnehmenden im E-Invoicing 6% 38% 43% Nutzer Einführung geplant Interessenten Berater/Anbieter Andere Situation 9% 4% n=70 Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 14 7

8 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen alle Teilnehmenden, n =70 Interoperabilität zwischen Providern Workflowunterstützung beim Rechnungsempfang Verbreitung von neutraler Information Schnittstelle Fakturierungssystem zu Provider Einfordern der Einhaltung von Standards durch Provider In Business Software integriertes el. Archiv Zentraler Dienst zur Erfüllung der rechtl. Anforderungen Verzeichnis der Nutzer von E-Invoicing Verlässliche Zahlen zur Nutzung von E-Invoicing Verzeichnis wer welchen Provider nutzt Öffentliche Preisliste der Provider Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 15 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen Verbreitung von neutraler Information Alle Teilnehmenden (n=70) E Invoicing Nutzer (n=30) E Invoicing Planer/Interessierte (n=9) Berater (n=12) Business Software Anbieter (n=7) Service Provider (n=16) Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 16 8

9 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen Verzeichnis der Nutzer von E Invoicing Alle Teilnehmenden (n=70) E Invoicing Nutzer (n=30) E Invoicing Planer/Interessierte (n=9) Berater (n=12) Business Software Anbieter (n=7) Service Provider (n=16) Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 17 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen Verzeichnis wer welchen Provider nutzt Alle Teilnehmenden (n=70) E Invoicing Nutzer (n=30) E Invoicing Planer/Interessierte (n=9) Berater (n=12) Business Software Anbieter (n=7) Service Provider (n=16) Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 18 9

10 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen Verlässliche Zahlen zur Nutzung von E Invoicing Alle Teilnehmenden (n=70) E Invoicing Nutzer (n=30) E Invoicing Planer/Interessierte (n=9) Berater (n=12) Business Software Anbieter (n=7) Service Provider (n=16) Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 19 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen Öffentliche Preisliste der Provider Alle Teilnehmenden (n=70) E Invoicing Nutzer (n=30) E Invoicing Planer/Interessierte (n=9) Berater (n=12) Business Software Anbieter (n=7) Service Provider (n=16) Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 20 10

11 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen In Business Software integriertes el. Archiv Alle Teilnehmenden (n=70) E Invoicing Nutzer (n=30) E Invoicing Planer/Interessierte (n=9) Berater (n=12) Business Software Anbieter (n=7) Service Provider (n=16) Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 21 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen Workflowunterstützung beim Rechnungsempfang Alle Teilnehmenden (n=70) E Invoicing Nutzer (n=30) E Invoicing Planer/Interessierte (n=9) Berater (n=12) Business Software Anbieter (n=7) Service Provider (n=16) Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 22 11

12 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen Zentraler Dienst zur Erfüllung der rechtl. Anforderungen Alle Teilnehmenden (n=70) E Invoicing Nutzer (n=30) E Invoicing Planer/Interessierte (n=9) Berater (n=12) Business Software Anbieter (n=7) Service Provider (n=16) Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 23 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen Schnittstelle Fakturierungssystem zu Provider Alle Teilnehmenden (n=70) E Invoicing Nutzer (n=30) E Invoicing Planer/Interessierte (n=9) Berater (n=12) Business Software Anbieter (n=7) Service Provider (n=16) Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 24 12

13 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen Einfordern der Einhaltung von Standards durch Provider Alle Teilnehmenden (n=70) E Invoicing Nutzer (n=30) E Invoicing Planer/Interessierte (n=9) Berater (n=12) Business Software Anbieter (n=7) Service Provider (n=16) Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 25 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen Interoperabilität zwischen Service Providern Alle Teilnehmenden (n=70) E Invoicing Nutzer (n=30) E Invoicing Planer/Interessierte (n=9) Berater (n=12) Business Software Anbieter (n=7) Service Provider (n=16) Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 26 13

14 Bedeutung von Massnahmen zur erfolgreichen Sonst noch genannte Massnahmen / Aktivitäten Beiträge/Berichte in Fachzeitungen/Fachzeitschriften veröffentlichen (Vor-, Nachteile, Kosten aufzeigen). Abwicklungs- und Aufschaltprozess noch einfacher gestalten, vor allem für Kleinstlieferanten Rechnungssteller kann Lösung / seinen Service Provider zur Signaturerstellung für alle Partner frei wählen Webbasierte Anmeldung für E-Invoice Standardisierte Verfahren für die Anmeldung bzw. Anbindung von neuen Lieferanten beim Rechnungsempfang Bessere Standardisierung, weg von 'Technikerlösungen' zu anwenderbasierten Lösungen. Interaktion zwischen Rechnungsteller und Rechnungsempfänger muss einfacher, d.h. ohne riesige IT-Aufwände vonstatten gehen und das unabh. der versch. IT/Buchhaltungssysteme -> Standardrechnungsformular für alle Beteiligte. Internationale Standards Schnellere Entscheidungswege bei GS1 Einfache Verträge zwischen Kunde und Provider Ein einheitlicher Marktstandard sollte definiert sein. Unabhängig vom E-Invoicing Anbieter sollte jeder mit jeden Rechnungen austauschen können. Bessere Projekt-Unterstützung durch den Provider tiefe DL-Kosten, Archiv und Signaturkosten pro Rechnungsbeleg Unterstützung der ffo EFV E-Rechnung Vereinfachte e-invoicing Standards für die Abwicklung mit Endkunden, wo die MwSt-Rückforderung nicht Inhalt ist Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 27 swissdigin-inhaltsstandard Version 3.0 Christian Tanner Leitung swissdigin-forum Partner swissdigin-forum 14

15 swissdigin-inhaltsstandard Version 3.0 Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 29 swissdigin-inhaltsstandard Version 3.0 Zielsetzungen Balast im Standard reduzieren, damit der Fokus auf das wirklich Relevante gelenkt wird Tauglichkeit für den Einsatz in der öffentlichen Hand sicherstellen (v.a. für steuerbefreite Organisationen) Abstimmung mit internationalen Entwicklungen (CEN/BII, UBL 2.0, UN/Cefact CII) Erfahrungen aus 5 Jahren Anwendung in Anleitung und Inhalte einfliessen lassen Gesetzesreferenzen anpassen (nmwstg) Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 30 15

16 swissdigin-inhaltsstandard Version 3.0 Prozess Angestossen durch Beschluss am Partnermeeting Sammlung von offenen Punkten Meetings am , , öffentliche Vernehmlassung vom bis Einarbeitung von kleinen Korrekturen Freigabe am Partnermeeting Änderungsantrag beim Verein ech Ablauf Vernehmlassung beim Verein ech Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 31 swissdigin-inhaltsstandard Version 3.0 öffentliche Konsultation bei ech läuft Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 32 16

17 swissdigin-inhaltsstandard Version 3.0 Empfehlungen / Grundpositionen / Hinweise Einzelrechnungen übermitteln Nur eine zentrale Zuordnungsinformation für die Rechnungskontrolle Nettopreise vereinbaren, keine Abbildung komplizierter Rabattstaffeln, Zu- und Abschlägen Toleranzen bei der Rechnungsprüfung für Rundungsdifferenzen bestimmen Gliederung in Kopf-, Positions- und Fussdaten ist nicht zwingend, technisch wird oft nicht zwischen Kopf- und Fussdaten unterschieden Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 33 swissdigin-inhaltsstandard Version 3.0 Anpassungen Eine zentrale, vom Käufer bestimmte Bestellreferenz (Bestellnummer oder andere vom Käufer mitgeteilte Referenz für Zuordnung einer Rechnung in richtigen Rechnungsprüfprozess) / K Elimination der Trennung von K und K a (Identifikation Kontaktperson/Stelle/Abteilung für Rechnungszuordnung) Berücksichtigung der UID (v.a. als MWST-Nr. z.b. CHE MWST / K-02-02) MWST-Pflicht der Organisation / K Pflichtinhalt für MWST-befreite Organisationen MWST-Beträge und Total inkl. MWST auf Positionsebene P und P keine Pflichtfelder mehr Kostenzuordnungsinformationen K und P Anzahl 0:1 statt 0:n Elimination der Trennung von Typ und Wert Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 34 17

18 swissdigin-inhaltsstandard Version 3.0 Vorteile / Nutzen Stärkere Fokussierung auf zentrale Inhalte UID vorweggenommen Verständlichkeit der Dokumentation Adressiert in erster Linie beteiligte Fachkräfte Erleichtert die Abstimmung zwischen Beteiligten Kostenlos verfügbar Anlehnung an CEN BII ermöglicht beispielhaftes Mapping zu UBL 2.0 und UN/CEFACT XML CII V2 Nur 29 Pflicht-Inhalte für eine Rechnung mit Bestellbezug und einer Position Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 35 Interoperabilität von Service Providern im E-Invoicing Leitung swissdigin-forum Partner swissdigin-forum 18

19 Interoperabilität E-Invoicing Service Provider Definition Rechnungssteller und Rechnungsempfänger müssen nur bei ihrem bevorzugten E-Invoicing Service Provider angebunden sein und erreichen trotzdem beliebige Geschäftspartner. Interoperable Service Provider sind im Stande, elektronische Rechnungen untereinander inhaltlich unverändert und steuerrechtlich konform auszutauschen, korrekt zu interpretieren und den Beteiligten den steuerrechtlich relevanten elektronischen Beleg für die Archivierung bereitzustellen. Die Interoperabilität erfordert vielfältige Abstimmungen zwischen den Service Providern, während sie gleichzeitig mit unterschiedlichen Geschäftsmodellen im Wettbewerb stehen. Eine zentrale Frage ist, welcher Service Provider in der Kette die Rechnung signiert. Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 37 Interoperabilität E-Invoicing Service Provider Rollen, Aufgaben, Herausforderungen RSt RSt RSt RE RE RE RSt RSt RSt RE RE RE Biller Service Provider Customer Service Provider Biller Service Provider Customer Service Provider RE RSt/E RSt RSt E-Invoicing Service Provider A S Adressierung Rechnungsinhalte Technisches Format Elektronische Signatur Leistungserrechnung Archivdaten Verantwortlichkeiten E-Invoicing Service Provider B S RSt/E RE RE RSt Rechtliche Rahmenbedingungen Technologische Rahmenbedingungen Wirtschaftliche Rahmenbedingungen Soziokulturelle Rahmenbedingungen Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 38 19

20 Interoperabilität E-Invoicing Service Provider Rollen, Aufgaben und Herausforderungen Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 39 Buchvorstellung «E-Invoicing Elektronischer Rechnungsaustausch Basiswissen, Empfehlungen und Fallstudien für das Management Leitung swissdigin-forum Partner swissdigin-forum 20

21 Buchvorstellung «E-Invoicing El. Rechnungsaustausch» Inhalte Basiswissen Empfehlungen / Checklisten Fallstudien für das Management Erhältlich Im Buchhandel (buch.ch, exlibris, amazon, ) Beim Verlag edition gesowip Beim SVME / procure.ch Machen Sie es bekannt! Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 41 Ausblick Online-Feedback 23. Juli 2011 swissdigin-newsletter Anfang Juli 2011 swissdigin-partnermeeting, Basel 24. August 2011 GS1 Forum CommID, Bern 14. September 2011 EXPP-Summit, Barcelona 26./27. September 2011 swissdigin-forum, Basel 23. November 2011 Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 42 21

22 Kontakt Prof. Christian Tanner / Prof. Ralf Wölfle Leitung swissdigin-forum Kompetenzschwerpunkt E-Business Fachhochschule Nordwestschweiz FHNW Hochschule für Wirtschaft Institut für Wirtschaftsinformatik Peter Merian-Strasse 86 CH-4002 Basel T 061 / F 061 / info@swissdigin.ch christian.tanner@fhnw.ch swissdigin-forum Partner Prof. Christian Tanner FHNW IWI Kompetenzschwerpunkt E-Business 43 22