Wie erreiche ich was?

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1 Wie erreiche ich was? Projekt: Bezeichnung: Warenwirtschaft (WWSBAU) Mengenauswertung Version: 8.0 Datum: Kurzbeschreibung: Mit diesem Leitfaden erhalten Sie eine tabellarische Kurzanleitung, um in Ihrem Hause die Mengenauswertung zu organisieren bzw. anzuwenden. Bei dem Programm Mengenauswertung handelt es sich um eine Erweiterung der Auswertungen im Modul VERKAUF. Seite 1

2 Inhaltsverzeichnis Willkommen Auswahl Datumsbereich/3-Jahres-Rückblick Fehler! Textmarke nicht definiert. Datumsbereich Jahres-Rückblick Daten laden... 7 Zeitraum / Datumsbereich... 7 Optionen... 7 Alle Daten laden... 8 Layout der anzuzeigenden Datenmenge Optionen... 9 Artikelnummer... 9 Artikelart Kundennummer Kundenname Belegnummernkreis von: bis: Als Standard-Layout speichern Drucken - Exportieren Drucken Exportieren Auswertung... Fehler! Textmarke nicht definiert. Erstellung der Kreuztabelle (Pivot Grid) Layout der Kreuztabelle Grundlegende Anweisungen Feldnamen Ausblenden Einblenden Pivottabelle-Feldliste ein-/ausblenden Reihenfolge der Felder (Zeilen und Spalten) in der Tabelle bestimmen Auf-/Absteigend sortieren Weitere Optionen in einer bestehenden Mengenauswertung Seite 2

3 Beispiele für Layouts: 18 Beispiel 1: Pro Kundennummer (= Zeilen) werden die Mengen und die Veränderung (= Daten) pro Jahr und pro Quartal (= Spalten) für einen 3-Jahres-Rückblick angezeigt Beispiel 2: Pro Kundennummer und pro Artikelnummer (= Zeilen) werden die Mengen und die Veränderung (= Daten) pro Jahr und hier pro Monat (= Spalten) für einen 3-Jahres-Rückblick angezeigt Beispiel 3: Pro Kundennummer und für eine bestimmte Artikelnummer (= Zeilen) werden die Mengen und die Veränderung (= Daten) pro Woche (= Spaltenfeld) für einen angegebenen Datumsbereich angezeigt Layout speichern Rohdaten Gruppierung Untergruppen Zurücksetzen der Gruppierung Alles auf-/zuklappen Aufsteigend/absteigend Welche Daten liegen in dieser Auswertung vor Layout laden / speichern Zuletzt aktualisiert Seite 3

4 Willkommen Das BAUMANN Computer-Team heißt Sie willkommen zum Programm Mengenauswertung Bei diesem Programm handelt es sich um eine Erweiterung der Auswertungen im Modul VERKAUF des Warenwirtschaftssystems WWSBAU. Es versetzt den Benutzer in die Lage, im VERKAUF Mengenauswertungen nach diversen Kriterien zu generieren: nach Umsätzen, Artikeln, Kunden für alle beliebig zu bestimmenden Zeitspannen 3-Jahres-Rückblick für jede beliebige Zeitspanne Ihrer Wahl. Weitere Annehmlichkeiten: Speichern und Abrufen von drei verschiedenen Layouts für die Tabellendarstellung Drucken und Exportieren der Daten Mit Hilfe von sogenannten "Wildcards" können Kunden oder Artikel nach Namensteilen gesucht werden. Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Anwendung des Programms und freuen uns natürlich auch über Rückmeldungen, die helfen, dieses Benutzerhandbuch zu verbessern. Seite 4

5 1. Auswahl Datumsbereich/3-Jahresrückblick Box öffnen, indem Sie auf das Häkchen neben dem Datumsbereich klicken. Das Drop-Down-Menü bietet Ihnen den klassischen Datumsbereich oder den 3-Jahres-Rückblick als Alternativen für die Auswertung an. Nach der Auswahl bitte den Datumsbereich Von: und Bis: festlegen. Bevor Sie die Daten laden, evtl. noch das Menü Optionen öffnen und ausfüllen (s. unter 3. Optionen). Weiterhin müssen Sie zuerst das Layout der Kreuztabelle bestimmen (siehe Kap. 6. Auswertung), bevor Sie die geladenen Daten sehen können. In der Box "Auswahl" haben sie zwei Alternativen: Datumsbereich Wenn Sie sich für "Datumsbereich" entscheiden, können Sie bei "Von:" /"Bis:" eine Zeitspanne Ihrer Wahl angeben, für die die Mengenauswertung erfolgen soll. Es werden dann beim "Daten laden" die Daten für genau den genannten Datumsbereich angezeigt. Seite 5

6 3- Jahres-Rückblick Wenn Sie sich für den "3-Jahres-Rückblick" entscheiden, dann wird beim "Daten laden" ein 3-Jahres-Rückblick für alle im Datumsbereich liegenden Daten angezeigt. Menu Vergleich von Quartalen: z.b. von: bis: (sie erhalten jeweils die Mengen des 1. Quartals 2010, 2009, 2008, 2007) Vergleich von Halbjahren: z.b. von: bis (sie erhalten jeweils die Mengen des 2. Halbjahres 2008, 2007, 2006, 2005) Auf diese Weise können Sie die Mengen eines jeden beliebigen Zeitraumes für insgesamt 4 aufeinanderfolgende Jahre anzeigen lassen (aktuelles Jahr plus 3 Jahre zurück). Ganz unten rechts im Bildschirm sehen Sie, wann die bestehende Tabelle zuletzt aktualisiert wurde. Seite 6

7 2. Daten laden Machen Sie zunächst die folgenden Angaben, bevor Sie die Daten laden: Auswahl Datumsbereich (Kap. 1) Optionen (Kap. 3) Layout der Tabelle bestimmen (Kap. 6. Auswertungen) Zeitraum / Datumsbereich Bevor Sie die Daten für die Mengenauswertung laden, legen Sie bei "Auswahl" und "Von: / Bis:" fest, für welchen Zeitraum Sie die Mengenauswertung haben möchten und ob nur dieser Zeitraum angezeigt werden soll oder ein 3-Jahres-Rückblick. Optionen Weiterhin werden immer diejenigen Daten geladen, für die Sie bei "Optionen" spezielle Suchkriterien festgelegt haben. Über Ihre Möglichkeiten hierbei klärt Sie das Kapitel "3. Optionen" auf. Bitte lesen Sie dort nach. Seite 7

8 Alle Daten laden Wenn Sie den Button "Daten laden" anklicken, ohne bei "Optionen" weitere Angaben gemacht zu haben, dann werden sämtliche Mengenangaben für alle Kunden und alle Artikel für den ausgewählten Zeitraum angezeigt. Layout der anzuzeigenden Datenmenge Wie die zu ladenden Daten angezeigt werden sollen, bestimmen Sie durch vorheriges Konfigurieren des Layouts. Lesen Sie hierzu bitte das Kapitel "Auswertung". Seite 8

9 3. Optionen Dieses Menü blenden Sie ein bzw. aus, indem Sie den Button Optionen in der ersten Zeile anklicken. Durch Klicken auf den Button Optionen wird das Such-Optionen-Menü ein- bzw. ausgeblendet. Wenn für den angegebenen Zeitraum nicht alle Mengen für alle Kunden und alle Artikel angezeigt werden sollen, müssen Sie hier eine Auswahl treffen. Beim Neustart des Programms werden immer Suchoptionen angezeigt. die zuletzt eingegebenen Folgende Suchoptionen sind möglich: Artikelnummer Wenn nach einer oder mehreren bestimmten Artikelnummern gleichzeitig gesucht werden soll, dann geben Sie die betreffenden Artikelnummern, jeweils mit einem einzigen Leerzeichen getrennt, ein. Seite 9

10 it Hilfe einer sogenannten Wildcard können Sie eine Gruppe von Nummern suchen lassen, z.b.: 18620/*/16/* Statt der Sterne können beliebige Ziffern stehen, sodass die Mengen aller Artikel angezeigt werden, deren erste 5 Ziffern lauten. Zwischen den Schrägstrichen können beliebige Ziffern stehen, nach dem zweiten Schrägstrich muss eine 16 stehen, die Ziffernfolge nach dem dritten Schrägstrich ist wiederum unerheblich /*/16/* 18629/*/13/* Wie in diesem Beispiel können auch mehrere Suchoptionen mit Wildcard in Folge eingegeben werden. Es können beliebig viele Suchoptionen, bitte immer mit genau einem Leerzeichen getrennt, eingegeben werden. Artikelart Wählen Sie im Drop-Down-Menü aus zwischen: Baugruppe Einkaufsartikel Verkaufsprodukt Wenn Sie dies als einzige Suchoption nutzen, können Sie die Auswertung für alle Baugruppen oder alle Einkaufsartikel oder alle Verkaufsprodukte erstellen. Kundennummer Hier können Sie die Mengenauswertung für eine oder beliebig viele Kundennummern erstellen. Wenn Sie mehrere Kundennummern nacheinander angeben, trennen Sie diese bitte jeweils durch genau ein Leerzeichen. Wenn Sie eine oder mehrere Gruppen von Nummern suchen möchten, dann geben Sie z.b. ein: "2* 3*" Die Auswertung wird dann für alle Kundennummern, die mit 2 und mit 3 beginnen, erstellt. Kundenname Sie können hier die Auswertung auch für einen bestimmten Kundennamen erstellen. Achtung: Es wird immer exakt nach dem von Ihnen hier angegebenen Kundennamen gesucht. Wenn Sie sich nicht ganz sicher über die genaue Bezeichnung des Kundennamens sind (z.b. "Kellerhaus GmbH" oder "Kellerhaus AG" oder "Gebr. Kellerhaus"?), dann arbeiten Sie wieder mit der Wildcard. Seite 10

11 Sie geben in einem solchen Fall also "Kellerhaus*" an. Wenn Sie nicht wissen, ob der Kunde "Kellerhaus" oder "Kellerhauss" heißt, geben Sie "Keller*" ein. Weiteres Beispiel: Sie geben bei Kundenname den folgenden Suchbegriff ein: Kellerhaus* Dengler* Beide Firmen werden gefunden: Kellerhaus (egal, ob GmbH oder AG oder...) und auch Firma Dengler (egal, ob GmbH, AG oder... (Achtung: Bei Eingabe von "Kellerhaus Dengler" wird nichts gefunden, bei "Kellerhaus Dengler* nur die Firma Dengler) Belegnummernkreis von: bis: Wenn Sie nur einen Von-Wert einsetzen, wird ausschließlich dieser Kreis in die Auswertung einbezogen. Machen Sie eine von- und eine bis-angabe, gehen die entsprechenden Belegnummernkreise in die Auswertung ein. Achtung: Wenn Sie alle Optionen nach Ihren Wünschen eingegeben haben, klicken Sie den Button "Daten laden" an, damit die Mengenauswertung erstellt werden kann. Voraussetzung dafür, dass die Daten angezeigt werden, ist die vorherige Erstellung des Layouts. Gehen Sie hierzu bitte nach der Beschreibung in Kap. 6. Auswertung vor. Das System speichert immer die zuletzt durchgeführte Suche mit allen entsprechenden Suchoptionen. Diese wird automatisch wieder angezeigt, wenn Sie das Programm wieder starten. Möchten Sie andere Werte eintragen, überschreiben Sie die bestehenden Werte bitte. Seite 11

12 4. Als Standard-Layout speichern Sie können nach den Anweisungen in Kap. 6 Auswertungen bis zu drei Layouts kreieren und abspeichern. Eines davon können Sie mit Hilfe dieses Buttons als Standard-Layout bestimmen. Laden Sie zunächst das gewünschte Layout (Kap. 8) und klicken Sie dann diesen Button. Wenn Sie ein geeignetes Layout für die Mengenauswertung erstellt haben, können Sie es speichern. Hierzu steht oben der Button "Als Standard-Layout speichern" (rechts neben "Optionen") zur Verfügung (siehe auch Kap. 8). Wenn Sie den Button Als Standard-Layout speichern anklicken, wird zukünftig das aktuell geladene Layout als Standard verwendet, sofern Sie kein anderes der gespeicherten Layouts auswählen. Seite 12

13 5. Drucken - Exportieren Drucken Wenn Sie eine Auswertung drucken möchten, klicken Sie in der Zeile ganz oben den Button "Drucken/Exportieren" an. Es öffnet sich dann die Druckvorschau. Starten Sie den Druck wie gewohnt über die "Drucken-Buttons". Beispiel für die Druckvorschau einer Auswertung Exportieren Wenn Sie eine Auswertung in ein anderes Format exportieren möchten, klicken Sie ebenfalls den Button "Drucken/Exportieren" an. In der Vorschau wählen Sie nun den Button "Dokument exportieren". Über das zugehörige Drop-Down-Menü wählen Sie das gewünschte Dokument aus: PDF Dokument HTML Dokument Excel Dokument Rich Text Document Graphisches Dokument Seite 13

14 6. Auswertung 2. Ziehen Sie die Felder (siehe Punkt 1.) per drag&drop hier an die gewünschte Stelle (Zeilenfelder/Spaltenfelder): Menge und Veränderung(%): Diese beiden Felder sind Datenfelder und werden in den Bereich Datenfelder hierher ziehen gezogen. Alle anderen Feldnamen können entweder in den Bereich für die Zeilenfelder oder in den Bereich für die Spaltenfelder gezogen werden. Auf diese Weise bauen Sie Ihre Tabelle nach Ihren Wünschen auf. 1. Bevor Sie Daten laden bzw. die geladenen Daten angezeigt bekommen, müssen Sie den Aufbau der Kreuztabelle bestimmen. Hierzu haben Sie die Feldnamen in der ersten Zeile unter dem Such-Optionen- Menü zur Verfügung (die Reihenfolge kann von der hier angezeigten abweichen). Erstellung der Kreuztabelle (Pivot Grid) Unten links im Bildschirm finden Sie zwei Registerkarten, "Auswertung" und "Rohdaten". Bei den Rohdaten handelt es sich um die Ausgabe der Daten in einfacher Tabellenform gemäß Ihren Angaben bei "Optionen" bzw. "Such-Optionen" (siehe hierzu im Kapitel "Rohdaten"). Auf der Karte "Auswertung" dagegen haben Sie die Möglichkeit, ein komplexes Pivot Grid (Kreuztabelle) zu erstellen. In der ersten Zeile der Registerkarte (unter den Such-Optionen) finden Sie, falls noch kein Layout angelegt bzw. geladen ist, die folgenden Felder vor: Seite 14

15 Kundennummer Kundenname Nummer (= Artikelnummer) Bezeichnung1 (= Artikelname) Bezeichnung2 Artikelgruppe Tag Woche Monat Quartal Jahr Menge Veränderung(%) Daten (Dieses Feld wird erst angelegt, wenn die Tabelle definiert und mit Daten geladen wird. Es handelt sich um Summenzeilen.) Diese Felder in der ersten Zeile stehen Ihnen für die Konstruktion der Kreuztabelle zur Verfügung. Ganz unten rechts im Bildschirm wird angezeigt, wann die bestehende Auswertung zuletzt aktualisiert wurde. Layout der Kreuztabelle Um der Mengenauswertung die gewünschte Struktur zu geben, legen Sie nun das Layout der Auswertungstabelle fest. Hierzu überlegen Sie sich zunächst, wie Sie die Tabelle aufbauen möchten. Generell lassen sich die oben genannten Felder folgendermaßen einteilen: Spalten und Zeilen: Alle Felder außer "Menge" und "Veränderung (%)" (dies sind Datenfelder!) eignen sich für den Aufbau Ihrer Tabellenzeilen und Ihrer Tabellenspalten. Datenfelder: Bei "Menge" und "Veränderung (%) handelt es sich um die Datenfelder, die später (beim Laden der Daten) die Kreuztabelle mit "Leben" füllen. Seite 15

16 Sie legen den Tabellenaufbau fest, indem Sie die gewünschten Feldnamen (die sich am Anfang in dem Bereich über der Tabelle befinden) an die gewünschte Stelle in der Tabelle per Drag&Drop ziehen. Das bedeutet, Sie setzen den Cursor auf das Feld, drücken die linke Maustaste und ziehen das Feld an die gewünschte Stelle. Ebenso können Sie Feldnamen, die Sie in der Tabelle nicht mehr benötigen, zurück in die "Basis" ziehen. Hier einige grundlegende Anweisungen, damit Sie nicht den Überblick verlieren: Grundlegende Anweisungen Feldnamen Ausblenden: Anklicken des Feldnamens (egal, wo er sich befindet) mit der rechten Maustaste. Wählen Sie "Ausblenden". Die Felder werden in die sogenannte "Pivottabelle-Feldliste" eingestellt. Von hier aus können sie bei Bedarf wieder in die Basiszeile geholt werden. Einblenden: Sie möchten einen Feldnamen wieder zur Benutzung freigeben. Ziehen Sie ihn zu diesem Zweck per drag&drop aus der Pivottabelle-Feldliste" an die gewünschte Stelle oder markieren Sie ihn in der Pivottabelle-Feldliste und wählen Sie im Drop-Down-Menü (unten rechts) aus, ob Sie den Feldnamen in die Basiszeile (= Filter Area) zurücksetzen möchten oder ob der Feldname als Zeile (= Row Area), als Spalte (= Column Area) oder im Datenbereich (= Data Area) Einsatz finden soll (als Datenfelder eignen sich allerdings nur die Felder "Menge" und "Veränderung (%))". Pivottabelle-Feldliste ein-/ausblenden: Klicken Sie mit der rechten Maustaste irgendwo im Bereich der Basiszeile (= erste Zeile der Tabelle, dort stehen alle aktuell nicht benutzten Feldnamen, die zur Erstellung der Mengenauswertung zur Verfügung stehen). Klicken Sie dann "Feldliste ausblenden bzw. "Feldliste einblenden" an. Reihenfolge der Felder (Zeilen und Spalten) in der Tabelle bestimmen: Sie können den Aufbau der Zeilen und Spalten in der Mengenauswertung bestimmen, indem Sie mit der rechten Maustaste auf ein Feld klicken. Setzen Sie den Cursor auf "Reihenfolge" und wählen dann aus, ob Sie "An den Anfang", "Nach links verschieben", "Nach rechts verschieben" oder "Ans Ende" mit dem Feld möchten. Auch in der Basiszeile können Sie die Reihenfolge der Felder so bestimmen. In jedem Fall können Sie die Felder immer auch per drag&drop an eine andere Stelle in den Zeilen und Spalten verschieben. Auf-/Absteigend sortieren: Alle Daten, deren zugehörige Feldnamen im rechten Bereich des Namens einen Pfeil (nach oben oder nach unten) enthalten, kann man innerhalb der Auswertung auf- bzw. absteigend sortieren. Wenn Sie jeweils auf den entsprechenden Feldnamen klicken, wird die Sortierung geändert. Seite 16

17 Weitere Optionen in einer bestehenden Mengenauswertung: Innerhalb der Grenzen der bereits angegebenen Optionen können Sie weitere Einschränkungen über die einzelnen Feldnamen selbst definieren. Setzen Sie hierzu den Cursor auf das Feld, für das sie weitere Optionen für die Anzeige definieren möchten. Es erscheint dann oben rechts im Feldnamen in einem kleinen Kästchen ein nach unten zeigendes Dreieck. Klicken Sie dieses mit der linken Maustaste an. Es erscheint eine Liste Ihrer zu Anfang bereits festgelegten Optionen (Auswahl "Datumsbereich", "Von: / Bis:" und "Such-Optionen". Wenn Sie auf "Alle" klicken, werden alle Häkchen deaktiviert bzw. aktiviert. Wenn alle deaktiviert sind, können Sie nach Wunsch eigene Häkchen setzen und die Mengenauswertung dadurch Ihren Wünschen anpassen. Seite 17

18 Beispiele für Layouts: Beispiel 1: Pro Kundennummer (= Zeilen) werden die Mengen und die Veränderung (= Daten) pro Jahr und pro Quartal (= Spalten) für einen 3-Jahres- Rückblick angezeigt Seite 18

19 Beispiel 2: Pro Kundennummer und pro Artikelnummer (= Zeilen) werden die Mengen und die Veränderung (= Daten) pro Jahr und hier pro Monat (= Spalten) für einen 3-Jahres-Rückblick angezeigt Seite 19

20 Beispiel 3: Pro Kundennummer und für eine bestimmte Artikelnummer (= Zeilen) werden die Mengen und die Veränderung (= Daten) pro Woche (= Spaltenfeld) für einen angegebenen Datumsbereich angezeigt Layout speichern Sie können bis zu drei Layouts speichern und auch wieder abrufen. Hierfür stehen die entsprechenden Buttons oben rechts im Bildschirm zur Verfügung. Sie sind außerdem in der Lage, ein Layout als Standard-Layout zu bestimmen. (siehe auch bei "Als Standard-Layout speichern" und bei "Layout laden - speichern"). Seite 20

21 7. Rohdaten Registerkarte Rohdaten Wenn Sie die Daten für die gewünschte Mengenauswertung geladen haben, erhalten Sie zwei Darstellungsformen auf zwei unterschiedlichen Registerkarten. Die Karte "Auswertung" ist im Kapitel 6 beschrieben. Auf der Karte "Rohdaten" werden die Daten in einer eindimensionalen Tabelle dargestellt: Kundennummer Name Artikelnummer Artikelgruppe Menge Datum Woche Monat Quartal Jahr Gruppierung Wenn Sie einen Feldnamen per drag&drop in den Bereich über der Überschriftszeile ziehen, dann werden die Daten nach dem entsprechenden Feldnamen gruppiert. Die Daten einer Gruppe öffnen Sie über das Plus-Zeichen. Seite 21

22 Untergruppen Wenn Sie weitere Feldnamen in den Bereich über der Überschriftszeile ziehen, dann entstehen Untergruppen. Diese Untergruppen öffnen Sie über das Plus-Zeichen der jeweils übergeordneten Gruppe. Zurücksetzen der Gruppierung Sie setzen die Gruppierung zurück, indem Sie im Bereich über der Überschriftszeile die linke Maustaste drücken. Wählen Sie dann "Gruppierung aufheben" aus. Alles auf-/zuklappen Sie klappen Informationen auf bzw. zu, wenn Sie im Bereich über der Überschriftszeile die rechte Maustaste betätigen und dann die entsprechende Auswahl treffen. Aufsteigend/absteigend Um die Daten auf- bzw. absteigend anzeigen zu lassen, klicken Sie direkt auf einen Feldnamen. Durch den Pfeil nach unten bzw. nach oben direkt im Feldnamen wird angezeigt, welche Sortierung vorliegt. Welche Daten liegen in dieser Auswertung vor Wenn Sie den Cursor auf einen Feldnamen führen, wird oben rechts ein Kästchen mit einem Dreieck angezeigt. Wenn Sie hier klicken, erhalten Sie für diesen Feldnamen eine Liste der in der Auswertung enthaltenen Daten. Wenn Sie die Auswertung nur für eine Ausprägung sehen möchten, klicken Sie die entsprechende Ausprägung an. Dadurch ändert sich die Liste und in diesem Feldnamen bleibt das kleine Dreieck stehen. Wenn Sie dieses nochmals anklicken, können Sie "Alle" anklicken und die Auswertung zeigt wieder alle Ausprägungen dieses Feldnamens an. Alternativ sehen Sie im unteren Bereich der Tabelle in einer Notiz, dass nur eine Ausprägung eines Feldnamens angezeigt wird. Wenn Sie das rote "x" klicken, werden wieder alle Ausprägungen angezeigt. Seite 22

23 8. Layout laden / speichern Ein bereits bestehendes Layout können Sie hier laden. Wenn Sie einmal ein Layout (wie in Kap. 6 beschrieben) festgelegt haben, können Sie es hier speichern. Rechts oben im Bildschirm können Sie drei verschiedene Layouts für die Anzeige der Mengenauswertungen speichern und auch wieder laden. Sie legen also ein Layout fest, wie im Kapitel "6. Auswertung" beschrieben und speichern es unter der entsprechenden Layout-Nummer durch Anklicken des entsprechenden "Speichern-Buttons" (Diskette) rechts oben im Bildschirm. Mit dem Laden-Button (Liste) aktivieren Sie eine gespeicherte Layout-Nummer. Im Kapitel "Auswertung" erfahren Sie, wie Sie ein Layout erstellen. Seite 23

24 9. Zuletzt aktualisiert Rechts unten im Bildschirm befindet sich das Feld "Zuletzt aktualisiert:". Hier können Sie erkennen, wann die Daten das letzte Mal geladen wurden und wie aktuell sie damit sind. Hier sehen Sie, von wann die letzte Auswertung stammt. Seite 24