Status Quo der innovativen Beschaffung Prof. Dr. Michael Eßig

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1 Status Quo der innovativen Beschaffung Prof. Dr. Michael Eßig ÖPP und innovative Beschaffung Zwei Wege zur Realisierung kommunaler Projekte Hannover

2 Agenda 1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung 2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis 3 Vorstellung des Werkzeugkasten innovative Beschaffung 4 Zusammenfassung & Ausblick 2

3 Was ist genau gemeint? Wirtschaftlichkeit & Innovation im Vergaberecht Wirtschaftlichkeit und Innovation als Grundsatz der Vergabe 97 (1) (4) GWB (1) Öffentliche Aufträge und Konzessionen werden im Wettbewerb und im Wege transparenter Verfahren vergeben. Dabei werden die Grundsätze der Wirtschaftlichkeit und der Verhältnismäßigkeit gewahrt. (2) Die Teilnehmer an einem Vergabeverfahren sind gleich zu behandeln, es sei denn, eine Ungleichbehandlung ist aufgrund dieses Gesetzes ausdrücklich geboten oder gestattet. (3) Bei der Vergabe werden Aspekte der Qualität und der Innovation sowie soziale und umweltbezogene Aspekte nach Maßgabe dieses Teils berücksichtigt. (4) Mittelständische Interessen sind bei der Vergabe öffentlicher Aufträge vornehmlich zu berücksichtigen. Wirtschaftlichkeit und Innovation als Zuschlagskriterium 58 (1) und (2) VgV (1) Der Zuschlag wird nach Maßgabe des 127 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. (2) Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs- Verhältnisses. Neben dem Preis oder den Kosten können auch qualitative, umweltbezogene oder soziale Zuschlagskriterien berücksichtigt werden, insb.: 1. die Qualität, einschließlich des technischen Werts, Ästhetik, Zweckmäßigkeit, Zugänglichkeit der Leistung insbesondere für Menschen mit Behinderungen, ihrer Übereinstimmung mit Anforderungen des Designs für Alle, soziale, umweltbezogene und innovative Eigenschaften sowie Vertriebs- und Handelsbedingungen, 3

4 Was ist genau gemeint? Definition Innovative öffentliche Beschaffung Beschaffung von innovativen Produkten: Das bedeutet Nachfrage von innovativen Produkten und Dienstleistungen als Ergebnis des Beschaffungsvorgangs. Innovatives Beschaffungswesen: Das bedeutet innovative Gestaltung der Beschaffungsprozesse und -organisation selbst. Beschaffung von Innovationen Innovatives Beschaffungswesen Ziele: - Effizientere öffentliche Aufgabenerbringung (Kosten- und Nutzengröße) - Erreichung strategisch-politischer Ziele wie Innovationsförderung, Förderung von KMUs, umweltpolitische und sozialpolitische Ziele (hauptsächlich Nutzengrößen) - Wirtschaftlichkeit (unter Einbeziehung aller Kosten- und Nutzengrößen) 4

5 Was ist genau gemeint? Problemstellungen der Beschaffungspraxis Laut einer vor kurzem durchgeführten Studie der Kommission entfielen auf direkt grenzüberschreitende Aufträge 3,5% des Gesamtwertes der öffentlichen Aufträge im Zeitraum Indirekt grenzüberschreitende öffentliche Aufträge (über ausländische Tochterunternehmen) kamen auf einen Anteil von über 20%. In 55 % der Ausschreibungen dient immer noch der niedrigste Preis als einziges Vergabekriterium. Zwischen 2006 und 2016 ist die Zahl der Ausschreibungen, bei denen nur ein Angebot vorgelegt wurde, von 17 % auf 30 % gestiegen. Die durchschnittliche Zahl der Angebote je Ausschreibung ging im selben Zeitraum von fünf auf drei zurück. 5

6 Was ist genau gemeint? Abgrenzung der innovativen Beschaffung Die innovative öffentliche Beschaffung stellt uns vor Herausforderungen, für deren Überwindung wir Ideen, Konzepte und Hilfsmittel nutzen müssen. Art der Problemlösung durch die Anbieterseite sich materialisierende Problemstellung antizipierte / prognostizierte Problemstellung Neu Innovative öffentliche Beschaffung Hoch-Innovative öffentliche Beschaffung Spezielle innovative ÖB (PCP, Inno-Partn.) Nicht-existierender Markt für eine Problemlösung Bereits (in Teilen) existierender Markt für eine Problemlösung Alt Traditionelle Beschaffung Innovative öffentliche Beschaffung (1) Notwendiger Funktionsumfang? (2) Ausmaß an Unbekannten, an Unsicherheit und spezifischen Investitionen (Risiken)? (3) Wirtschaftlichkeit vor dem Hintergrund zahlreicher Ziele? Alt Neu Art der Problemstellung auf der Abnehmerseite 6

7 Was ist genau gemeint? Innovationspartnerschaft vs. PCP Vorkommerzielle Auftragsvergabe / PCP Innovationspartnerschaft Prinzip Entwicklung von mehreren Lösungen und mehreren Phasen (inkl. Zwischen-bewertungen) im Wettbewerb (mehrere Anbieter) um am Ende die beste Lösung auszuwählen. Die eigentliche Beschaffung ( PPI), erfolgt in einem separaten Vergabeverfahren. Die Unternehmen werden pauschal pro Phase vergütet. F&E-Phase sind mit der letztendlichen Beschaffung in einem Vergabeverfahren zusammengefasst. Sollte die mit einem Partner / Anbieter entwickelte Lösung vorher festgelegte Kosten- und Leistungsniveaus in den Zwischenbewertungen erreichen, wird die Lösung beschafft. Anwendungsfall Grundvoraussetzung: Keine Lösung am Markt vorhanden bzw. weitere F&E nötig Findet Anwendung wenn ein großes / signifikantes Marktvolumen (mehrere Anwendungsfälle) einer potenziellen Lösung vorhanden ist. Aufgrund des Marktpotential ist ein größeres Interesse und mehrere potenzielle Anbieter verfügbar, die bereit sind in F&E zu investieren. Findet Anwendung bei einzigartigen Bedarfen (kein weiteres bzw. kleines Marktvolumen vorhanden, folglich kein Anreiz zur Investition in F&E) oder nur sehr wenige (ein) Hersteller verfügbar sind. Die Anbieter lassen sich nur durch das Paket aus Entwicklung und Beschaffung zur Teilnahme bewegen. Vergaberecht Unterliegt nicht dem Vergaberecht und dem GPA, da lediglich Vergabe von F&E-Leistungen. Ist somit kein Vergabeverfahren im engeren Sinne. Ist unter VgV 19 als neues Vergabeverfahren der Oberschwelle ( europaweite Ausschreibung) verankert. 7

8 Was ist genau gemeint? Zielstellungen der öffentlichen Beschaffung Strategische Ziele Policy Politische Agenda Volkswirtschaftliche Auswirkungen etc. Strategisches Management Performancemanagement Prozessmanagement Effizienz Effektivität Preis-Leistungs-Verhältnis Wirtschaftlichkeit Management Konformität / Transparenz Regulierungen Compliance Rechtliche Ziele Quelle: Schapper/ Malta/Gilbert (2006), An Analytical Framework for the Management and Reform of Public Procurement, in: Journal of 8 Public Procurement, Vol. 6, Issue 1, pp

9 Wie sieht es in der Praxis aus? Relevanz der IÖB Hochrechnung des öffentlichen Beschaffungsvolumens auf Basis von Haushaltsdaten und öffentlicher Statistiken: Bundesebene Bundesministerien und -einrichtungen Einzelpläne der Ministerien des jährlich veröffentlichten Bundeshaushalts Vollerhebung Landesebene Landesministerien und -einrichtungen Haushaltspläne der Länder; jährliche Vergabestatistik Vollerhebung Kommunalebene Große Kommunen Mittlere Kommunen Kleine Kommunen Landkreise Sonstige Gemeindeübersicht nach Zensus 2013 Bildung von Gruppen Erfassung der Haushaltsdaten der Stichprobe Stichprobe Hochrechnung Stichprobe Hochrechnung Stichprobe Hochrechnung Stichprobe Hochrechnung Nutzung von Daten des stat. Bundesamts zu FEUs Erfassung des durchschnittl. Materialaufwands aus den Jahresberichten Hochrechnung 0% 10% 20% 30% 40% 50% 60% 70% 80% 90% 100% Auf Basis der KOINNO-Umfrage wurden ermittelt, dass durchschnittlich ca. 10% des Beschaffungsvolumens laut Aussage der Umfrageteilnehmer im Durchschnitt auf die Beschaffung innovativer Produkte fallen könnte. Dies ergäbe einen Innovationsimpuls von 35 Mrd pro Jahr!!! 9

10 Wie sieht es in der Praxis aus? Aktueller Stand der IÖB Verteilung der Teilnehmer an der Umfrage nach Verwaltungsebene (440 Angaben) Verteilung der Umfrageteilnehmer nach Beschaffungsbereich (872 Angaben, Mehrfachnennung möglich) Verteilung der Teilnehmer an der Umfrage nach Funktion (439 Angaben) 90 (20%) 50 (11%) 197 (23%) 250 (30%) 99 (23%) 14 (3%) 31 (7%) 109 (25%) 127 (29%) 191 (43%) 395 (47%) 168 (38%) Bund Land Kommune Sonstige VOB VOL VOF Behörden- / Einrichtungsleiter Leiter zentrale Dienste / Zentrale Verwaltung Leiter Beschaffungsabteilung / Vergabestelle Mitarbeiter Beschaffungsabteilung / Vergabestelle Sonstige Haben Sie in der Vergangenheit schon innovative Produkte beschafft? (440 Angaben) 50,5% 49,5% Ja Nein Existiert eine Beschaffungsstrategie in ihrer Einkaufsabteilung? (440 Angaben) 48,2% 51,8% Quelle: KOINNO-Umfrage 2016 Ja Nein 10

11 Wie sieht es in der Praxis aus? Aktueller Stand der IÖB Welche der folgenden Ziele sind speziell für den Beschaffungsbereich in Ihrer Einrichtung wichtig? Verteilung Anzahl der Antworten Mittelwert Vergaberechtskonformität 16% 77% 433 5,68 Transparenz des Beschaffungsprozesses 11% 23% 63% 432 5,45 Objektwirtschaftlichkeit 10% 29% 54% 431 5,29 Versorgungssicherheit / Bedarfsdeckung 12% 23% 54% 431 Nichtdiskriminierung 5% 15% 18% 52% 432 5,24 5,10 Qualitätssicherung und -steigerung 18% 39% 36% 428 5,04 Niedrigster Anschaffungspreis / Kostenreduktion 6% 24% 38% 29% 430 Prozesswirtschaftlichkeit 5% 9% 25% 32% 25% 428 Weiterbildung der Mitarbeiter 11% 25% 33% 24% 433 Förderung kleiner und mittelständischer Unternehmen 15% 24% 32% 19% 430 Soziale Verantwortung / Sozialstandards 5% 12% 27% 29% 17% 6% 428 4,82 4,58 4,58 4,37 4,30 Ökologische Verantwortung / Grüne Beschaffung 6% 14% 33% 30% 13% 430 4,23 Bereitstellung innovativer Produkte und Lösungen 5% 10% 18% 28% 23% 10% 7% 428 Vorbildfunktion für andere Sektoren Innovationsförderung in der Wirtschaft 13% 10% 15% 14% 24% 28% 14% 20% 14% 13% 9% 5% 11% 10% ,89 3,34 3,29 völlig unwichtig (1) größtenteils unwichtig (2) eher unwichtig (3) eher wichtig (4) größtenteils wichtig (5) sehr wichtig (6) unbekannt Quelle: KOINNO-Umfrage 2016 In der aktuellen Vergabepraxis wird die Innovationsförderung bzw. die Beschaffung innovativer Produkte als nachrangiges Ziel betrachtet und kaum angewendet! 11

12 Wie sieht es in der Praxis aus? Aussagen zur IÖB Verteilung der Zustimmungswerte Die Beschaffung innovativer Produkte bzw. die innovative öffentliche Beschaffung ist ein Wichtiges 9% 27% Handlungsfeld für die Zukunft 27% 16% 14% Anzahl der Antworten 386 Mittelwert 4,40 Innovative Produkte bringen häufig auch einen ökologischen Mehrwert mit sich 10% 32% 32% 5% 18% 388 4,36 Die Beschaffung von Innovationen scheitert häufig an unzureichenden Ressourcen (Finanzmittel, Arbeitskräfte etc.) 12% 21% 26% 18% 16% 387 4,36 Das Fehlen eines klaren politischen Bekenntnisses zum Ziel der innovativen öffentlichen Beschaffung, erschwert den Einkauf innovativer Produkte 9% 25% 17% 19% 21% 385 4,35 Der Ausbildungsstand der Mitarbeiter innerhalb der Vergabestelle ist in Bezug uf die Beschaffung innovativer Produkte unzureichend 14% 23% 19% 19% 16% 386 4,24 Stimme gar nicht zu (1) Stimme eher nicht zu (3) Stimme größtenteils zu (5) Keine Angabe möglich Stimme größtenteils nicht zu (2) Stimme eher zu (4) Stimme voll und ganz zu (6) Quelle: KOINNO-Umfrage

13 Wie sieht es in der Praxis aus? Wirtschaftlichkeit in der Beschaffungspraxis Der starke Preisfokus bei der öffentlichen Auftragsvergabe verhindert die Beschaffung innovativer Produkte und Lösungen! Auftragsbekanntmachungen 2016: Entwicklung der Bezuschlagung nach dem Wirtsch-Prinzip: Frankreich 97% Niederlande 85% 10% Vereinigtes Königreich Norwegen 85% 83% Polen 83% 13% Spanien 76% 11% 13% Österreich 72% 26% 3.79 Italien 72% 24% Belgien 71% 23% 6% Dänemark 70% 25% % 12% % 90% 80% 70% 60% 50% 40% 30% 20% Frankreich Niederlande Vereinigtes Königreich Polen Österreich Italien Deutschland Bulgarien Deutschland 49% 47% % Bulgarien 42% Wirtschaftlichstes Angebot 57% Niedrigster Preis Sonstige % Quelle: Ted-Datenbank; 13

14 Wie sieht es in der Praxis aus? Instrumente der IÖB in der Beschaffungspraxis Der starke Preisfokus bei der öffentlichen Auftragsvergabe verhindert die Beschaffung innovativer Produkte und Lösungen! Nutzung von Nebenangeboten: Nutzung von innovationsförderl. Vergabeverfahren: Ja = 19% 13% 10% Nein 78% 83% 87% Unbestimmt 3% 4% Vereinigtes Königreich Niederlande 34 = 0,73% Dänemark Frankreich Schweden 29 = 0,39% 15 = 0,69% 275 = 0,69% 187 = 1,62% = 9% 89% 4% 2% Belgien Deutschland 15 = 0,26% 54 = 0,17% 2 Wettbewerblicher Dialog Innovationspartnerschaft Nutzung von Lebenszykluskosten: (30)* Zentrale Vergabe der Aufträge: Ja Nein Unbestimmt ,0% = 2% 86% 85% 12% 13% % % 12% % LZK explizit als Teil der Zuschlagskriterien definiert % = 6% 6% Quelle: Ted-Datenbank; 14

15 Agenda 1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung 2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis 3 Vorstellung des Werkzeugkasten innovative Beschaffung 4 Zusammenfassung & Ausblick 15

16 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB Frühzeitige Einbindung der Einkaufsfunktion in den Beschaffungsprozess Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden wie der Lebenszykluskostenrechnung Fokus E-Vergabe Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer Schaffung einer Profession öffentlicher Beschaffer 16

17 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (1) Strategischer Beschaffungsprozess Frühzeitige Einbindung der Einkaufsfunktion in den Beschaffungsprozess Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden wie der Lebenszykluskostenrechnung Fokus E-Vergabe Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer Schaffung einer Profession öffentlicher Beschaffer 17

18 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (1) Strategischer Beschaffungsprozess Umfassender Beschaffungsprozess Beschaffungsstrategie Vergabeprozess i.e.s. Bedarfsmanagement Beschaffungsmarktforschung Beschaffungsvergabe Beschaffungsabwicklung Bedarfsentstehung Bedarfsforschung Bedarfsprüfung Bedarfsfestlegung Wesentliche Kosten-/Leistungsbeeinflussung Ebene mit eher strategischem Anteil Marktanalyse und beobachtung Prognose von Entwicklungstrends Kommunikation mit Beschaffungsmärkten % nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des Auftraggebers) Gestaltungsspielraum gegeben! Festlegung des Vergabeverfahrens Erstellung der Vergabeunterlagen Bekanntgabe der Beschaffung Bewertung und Auswahl von Anbietern und Angeboten (ggf. Verhandlung) Zuschlagserteilung Operative Ebene determiniert durch Vergaberecht Kaum Gestaltungsspielraum % Festlegungen nach Vertragsabschluss Organisation der Logistik Güter- und Rechnungsprüfung Rechnungsabwicklung Geringe Kosten-/ Leistungsbeeinflussung Ebene mit eher operativem Anteil nicht reguliert Gestaltungsspielraum gegeben 18

19 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (1) Strategischer Beschaffungsprozess Beispiel: Innovative Beschaffung Bedeutung 8,16 7,94 6,73 6,31 6,70 5,39 4,31 4,54 2,86 2,90 Rang Bedarfsplanung Markterkundung Ausschreibung Öffentlicher Beschaffungsprozess: Bedarfsfeststellung Produktbegründung Ausschreibungsvorbereitung Angebotsbearbeitung Lieferantenauswahlentscheidung Beschaffungsabwicklung Produktbewertung Ebene mit eher strategischem Anteil nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des Auftraggebers) Gestaltungsspielraum gegeben! Operative Ebene determiniert durch Vergaberecht Kaum Gestaltungsspielraum nicht reguliert Gestaltungsspielraum gegeben Eine frühzeitige Einbeziehung der Beschaffungsfunktion ist entscheidend für die Erreichung strategischer Ziele. Dies erfordert eine Veränderung des Fokus im Vergabeprozess und der durchführen Einkäufer. 19 Quelle: KOINNO-Umfrage 2016

20 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (2) Anwendung strategischer Instrumente Frühzeitige Einbindung der Einkaufsfunktion in den Beschaffungsprozess Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden wie der Lebenszykluskostenrechnung Fokus E-Vergabe Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer Schaffung einer Profession öffentlicher Beschaffer 20

21 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (2) Anwendung strategischer Instrumente Inwieweit nutzen Sie die folgenden betriebswirt. Methoden im Rahmen des Beschaffungsprozesses? Verteilung Anzahl der Antworten Angebotspreisvergleich 21% 76% 429 Mittelwert 5,75 Wirtschaftlichkeitsrechnung (Business Case) 12% 9% 7% 20% 31% 15% 6% 417 4,00 Kosten-Nutzen Analyse 10% 10% 11% 24% 30% 12% 422 3,95 Lebenszykluskostenrechnung/Total Cost of Ownership Kreativitätstechniken (Brainstorming, Mind-Mapping, Ursache-Wirkungs-Diagramm etc.) 22% 32% 14% 14% 14% 14% 22% 18% 15% 11% 6% 7% 9% ,11 2,66 Prognoseverfahren (Forecast) 36% 13% 9% 15% 12% 11% 408 2,62 Technologielebenszyklus-Modell 45% 11% 10% 12% 8% 13% 405 2,21 Kapitalwertmethode 44% 13% 11% 12% 7% 13% 404 2,17 ABC-Analyse 46% 8% 7% 10% 6% 21% 404 2,08 SWOT-Analyse 51% 10% 6% 9% 19% 400 1,84 Quality-Function-Deployment (QFD / House of Quality) 58% 5% 7% 23% 397 1,58 SCOPE-Analyse 60% 7% 23% 396 1,45 nie (1) sehr selten (2) selten (3) gelegentlich (4) häufig (5) immer (6) unbekannt Die Lebenszykluskostenrechnung wird noch selten angewendet. Dieses komplexe Instrument bedarf einer umfangreichen Schulung der Einkäufer! 21 Quelle: KOINNO-Umfrage 2016

22 Arbeitshilfe: Der Lebenszyklus-Tool-Picker Der Lebenszyklus-Tool-Picker ist ein Excel-basiertes Instrument, zur bedarfsorientierten Auswahl geeigneter LZK-Berechnungs-Tools! Startseite Informationen zu Lebenszykluskosten Auswahl der Warengruppe Anzeige der verfügbaren Tools Endseite Anleitung Impressum Definition des Lebenszyklusbegriffs Kosten- & Leistungstreiber Vorteile & Nachteile Hemmnisse & Treiber Vergaberechtliche Aspekte Rechenbeispiel Weiterführende Literatur Auswahl aus insgesamt 10 Warengruppen: Beleuchtung Bürobedarf Bürogeräte Büromöbel Dienstleistungen Elektrogeräte Fahrzeuge Infrastruktur Investitionsprojekte Textilprodukte + Universelle Tools, falls keine passende Warengruppe vorhanden Anzeige der entsprechenden Tools. Insgesamt sind 54 Tools in den Picker integriert, welche einfach durch anklicken des entsprechenden Symbols/Links geöffnet werden können. Zudem werden diverse Eigenschaften in der Tabelle berücksichtigt: Unterwarengruppe Art des Tools Die Berücksichtigung von strateg. Zielen (Innovation, Umwelt, Sozial) Neustart oder Beenden des Pickers Anzeige der entsprechend genutzten Tool-Quellen und weiterführende Links Dateiart (Excel, PDF) Sprache 22

23 Arbeitshilfe: Der Lebenszyklus-Tool-Picker Der Picker unterscheidet zwischen 10 Warengruppen + Universell, mit insgesamt 54 dahinterliegenden LZK-Berechnungs-Tools! 23

24 Arbeitshilfe: Der Lebenszyklus-Tool-Picker Alle LZK-Berechnungs-Tools sind in den Picker entsprechend kategorisiert und integriert, können somit sofort genutzt werden! 24

25 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (3) E-Vergabe Frühzeitige Einbindung der Einkaufsfunktion in den Beschaffungsprozess Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden wie der Lebenszykluskostenrechnung Fokus E-Vergabe Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer Schaffung einer Profession öffentlicher Beschaffer 25

26 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (3) E-Vergabe Wie oft nutzen Sie folgende Technologien im Zuge Ihrer Beschaffungen? Verteilung Anzahl der Antworten Mittelwert Vergabeplattform 14% 5% 5% 11% 26% 36% 426 4,41 Elektronische Ausschreibung 26% 6% 5% 10% 24% 27% 426 3,85 Elektronische Angebotsabgabe 45% 8% 11% 20% 10% 424 2,82 Elektronischer Katalog 47% 6% 6% 12% 18% 6% 5% 423 2,64 Vergabemanagementsoftware 56% 5% 11% 16% 5% 420 2,56 Elektronische Bedarfsverwaltung 52% 6% 8% 12% 8% 9% 416 2,41 Elektronische Angebotsevaluation 56% 6% 5% 6% 12% 7% 8% 423 2,28 Elektronische Signatur 65% 6% 6% 8% 8% 422 2,05 Elektronische Auktion 80% 7% 424 1,34 nie (1) selten (3) häufig (5) unbekannt sehr selten (2) gelegentlich (4) immer (6) Quelle: KOINNO-Umfrage

27 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion Frühzeitige Einbindung der Einkaufsfunktion in den Beschaffungsprozess Anwendung betriebswirtschaftlicher Methoden wie der Lebenszykluskostenrechnung Fokus E-Vergabe Professionalisierung der Beschaffungsfunktion und Einkäufer Schaffung einer Profession strategischer öffentlicher Beschaffer 27

28 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion Welche Ausbildung(en) haben Sie? (453 Angaben, Mehrfachnennung möglich) Sonstige betriebswirtschaftliche (bitte ergänzen) Ausbildung betriebswirtschaftliches Hochschulstudium 49 (11%) technische Ausbildung 42 (9%) (4%) (12%) 11 (2%) verwaltungswissenschaftlicher Hochschulabschluss 68 (15%) Verwaltungswirtschaftliche Ausbildung Sind die für Ihre Behörde / Einrichtung zuständigen Mitarbeiter der Vergabestelle explizit für die Beschaffung von Produkten und Dienstleistungen ausgebildet? (401 Angaben) 96 (31%) Ja Technischer Hochschulabschluss 90 (20%) 11 (2%) juristische Ausbildung 22 (5%) 49 (11%) 35 (8%) kaufmännischer Hochschulabschluss kaufmännische Ausbildung juristischer Hochschulabschluss Nein 212 (69%) Weitere: Steuerrechtliche Ausbildung, Beamtenausbildung, Forststudium, handwerkliche Ausbildung, Promotion in Philosophie, Fachausbildungen im Bereich behördliche Gefahrenabwehr, Koch etc. Professionalisierungsdefizit in der öffentlichen Beschaffung? Quelle: KOINNO-Umfrage

29 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion Früher: Einkauf als Bestellwesen Heute: Einkauf als Wertschöpfungspartner Schwerpunkt: Einkauf von Leistungen zur Schöpfung von Kosten-, Qualitäts- und Innovationspotential Schwerpunkt: Administrative Prozesse Organisation Disposition Durchführung/ Abwicklung von Bestellungen Anforderungen: Lieferantenmanagement Schnittstellen- und Prozessmanagement Wertschöpfungs- und Selbstmarketing Kompetenter Verhandlungs- und Ansprechpartner für interne sowie externe Anspruchsgruppen Professionelle Prozessabwicklung Beherrschung effizienter Systeme Quelle: BMWi (2014), Impulse für mehr Innovationen im öffentlichen Beschaffungswesen 29

30 Beispielhafte Werkzeuge der IÖB (4) Professionalisierung der Beschaffungsfunktion Momentane Fähigkeiten Zukünftige Fähigkeiten Technisches Verständnis (Systemebene) Technisches Know-how Business Case Development/Calculation Technisches Verständnis (Module, Teile) Betriebswirtschaftliches Know-how Strategisches Controlling (Kosten- Leistungsüberwachung) Juristisches Know-How Notwendige Fähigkeitserweiterung Haushaltsmanagement Verwaltungsmanagement Als Folge der Anforderungen der strategischen Beschaffung erweitert sich das Anforderungsprofil an öffentliche Einkäufer erhöhter Schulungsbedarf! 30

31 Agenda 1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung 2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis 3 Vorstellung des Werkzeugkasten innovative Beschaffung 4 Zusammenfassung & Ausblick 31

32 Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens Motivation zur Erstellung des Werkzeugkastens 5 Thesen / Problemlösungen: 1. Im Vergleich zur traditionellen Beschaffungspraxis, bringt die Umsetzung der IÖB eine höhere Komplexität sowie einen höheren Zeitaufwand mit sich! Durch Nutzung von Hilfsmitteln wie dem "Werkzeugkasten innovative Beschaffung", soll sowohl Komplexität und Zeitaufwand reduziert sowie eine effiziente Anwendung sichergestellt werden. 2. Die Kenntnisse und Zusammenhänge der IÖB sind schwierig zu verstehen. Es gibt etliche Werkzeuge die schon teilweise genutzt werden, andere sind eher unbekannt. Es fehlt ein Gesamtüberblick, sowie ein schnelles Nachschlagewerk zur IÖB! Der Werkzeugkasten bietet die Möglichkeit, die verschiedenen Instrumente kennenzulernen sowie Zusammenhänge der innovativen Beschaffung zu verstehen. Zudem gibt er anwendungsspezifische Informationen (Prozessbeschreibungen, Checklisten, Best-Practice-Fälle, Beispiele etc.), um die Werkzeuge schnell in die eigene Arbeit zu integrieren. 3. Es ist unklar welche Werkzeuge sich für meinen Anwendungsfall eignen bzw. welche Werkzeuge davon einfach und schnell umzusetzen sind! Je nach Art / Größe der Beschaffungsstelle (Komplexität der Werkzeuge), Art des Beschaffungsobjekts, der intendierten strategischen Zielrichtung oder Phase des Beschaffungsprozesses eignen sich andere Werkzeuge. Mit dem Werkzeugkasten kann auf Basis von wenigen Auswahlfragen eine personalisierte, bedarfsorientierte Liste mit Werkzeugen erstellt werden, welche neben dem geleiteten Zugang zu den geeigneten Werkzeugen auch eine Priorisierung (Reihenfolge) zur Umsetzung enthält. 4. Die Vereinbarkeit der Werkzeuge der IÖB mit dem Vergaberecht ist fraglich bzw. durch die Umsetzung der IÖB ergeben sich Probleme/Risiken hinsichtlich der Vergaberechtkonformität! Der Großteil der Werkzeuge der IÖB unterliegt nicht dem Vergaberecht, da sie in den Beschaffungsprozessphasen vor der Vergabe, angewendet werden. Zudem wurden alle Werkzeuge einer vergaberechtlichen Prüfung unterzogen, Probleme bzw. Hinweise sind entsprechend vermerkt. 5. Die Umsetzung der IÖB scheitert nicht alleine an der Bereitschaft der Vergabe- / Beschaffungsstellen. Es gibt Barrieren bzw. Hemmnisse der IÖB, die von den Vergabe- / Beschaffungsstellen nicht beeinflusst werden können! Nicht nur die öffentlichen Vergabe- / Beschaffungsstellen sind hinsichtlich der Implementierung und Förderung der IÖB gefragt. Auch die politische (Leitungs-) Ebene, die Anbieter und die Bedarfsträger / Fachbereiche / Endnutzer sind hier gefragt. Auch für sie bietet der Werkzeugkasten Instrumente und Ansatzpunkte wie sie die IÖB positiv beeinflussen können. 32

33 Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens Welche Instrumente und Ansatzpunkte zur Implementierung und Steuerung der innovativen Beschaffung lassen sich finden? 1. Erfassung aller Instrumente (Werkzeuge) der IÖB Instrumente der IÖB 1. Lebenszykluskosten 2. Technisches Wissen auf Seiten der Beschaffer 3. Berücksichtigung von Nebenangeboten 4. Beschaffungsmarktwissen auf Seiten der Beschaffer 5. Frühzeitige und klare Kommunikation von Bedarfen in den Markt Vereinfachung der Beschaffungsprozesse und Angebotsabgabe (bspw. e- 7. Vergabetechnologien) Frühzeitige Kommunikation zwischen Beschaffern und Zulieferern sowie interaktives 8. Lernen 9. Kompetenz im Vergaberecht 10. Anwendung der funktionalen Leistungsbeschreibung 11. Kontinuierliche Marktbeobachtung innovativer Produkte und Lösungen 12. Anreize an Beschaffer durch leistungsorientierte Bezahlung und Erfolgsmessung Anwendung neuer Vergabeverfahren (Bspw. Wettbewerblicher Dialog, 13. Innovationspartnerschaft etc.) 14. Aufteilung der Ausschreibungen in Lose 15. Möglichkeit der Vorführung bzw. Vorab-Tests von Produkten/Prototypen 16. Innovationsfördernde Kultur innerhalb der Beschaffungsstelle 17. Bildung von interdisziplinären Teams im Zuge von Beschaffungsvorhaben > 90 Werkzeuge 33

34 Vorgehen der Erstellung des Werkzeugkastens Welche Kategorien eignen sich zur Systematisierung und zu einem geleiteten Zugang zu den Werkzeugen? Fall-spezifische Werkzeuglisten Zugang: Akteur (Beschaffer, Manager, Politik, Anbieter etc.) Zugang: Strategische Zielsetzung Zugang: Beschaffungsprozess Zugang: Eignung für die Vergabe-/Beschaffungsstelle bzw. Komplexität des Werkzeugs (Wissensintensität, Zeitintensität, Kostenintensität) Zugang: Beschaffungsobjekt 34

35 Geleiteter Zugang des Werkzeugkastens Filterlogik 1. Filter 2. Filter 3. Filter 4. Filter Vergabe-/ Beschaffungsstelle Leitung / Management Eignung für die eigene Vergabe-/ Beschaffungsst. Groß Klein Politische Ebene Mitarbeiter / Einkäufer Bedarfsmanagement Zulieferer / Anbieter Bedarfsträger / Fachabteilung Phase im Beschaffungsprozess Beschaffungsmarktf. Beschaffungsvergabe Beschaffungsabwicklung Werkzeugliste Art des Beschaffungsobjekts Verfügbarkeit am Markt Bauleistung/Dienstleist./ Lieferl. Innovationsfördernde Prinzipien / Strategien Komplette Werkzeugliste Günstigste Lösung / angepasste Lösung / wirtschaftl. Lösung / innovativste Lösung Werkzeugliste Werkzeugliste 35

36 Darstellung der Werkzeuge im Beschaffungsprozess Phasenübergreifend 6 Bedarfsmanagement 17 Beschaffungs- Beschaffungs- Beschaffungsmarktforschung 21 vergabe 21 abwicklung 13 Frühzeitige Kommunikation von (innovativen) Bedarfen in den Markt bzw. an mögliche Anbieter Interdisziplinäre Erarbeitung einer langfristigen Bedarfs- / Investitionsplanung Eingehende Durchführung der Markterkundung Machbarkeitsstudien Innovationsworkshops mit Vertretern der öffentlichen Hand und Anbietern Recherche von Fördermöglichkeiten Zulassung von Nebenangeboten im Vergabeverfahren Anwendung des Wettbewerblichen Dialogs Nutzung von innovations-förderlichen Umweltkriterien Konstruktives Feedback an unterlegene Bieter Formulierung von Best Practices bzw. Kommunikation von erfolgreichen Beschaffungsvorhaben Vor der Vergabe 38 Während der Vergabe Nach der Vergabe Losgelöst vom Beschaffungsprozess Grundlage: Vorhandensein bzw. Schulung von betriebswirt. Wissen und Kompetenz in der Anwendung betriebswirt. Methoden Vorhandensein bzw. Schulung von technischem Wissen und Produktkompetenz Sicherstellen einer Innovationskultur Einkaufs- / Beschaffungsstrategie 32 36

37 Screenshots Auswahlmöglichkeiten 37

38 Screenshots Auswahlmöglichkeiten 38

39 Screenshots Auswahlmöglichkeiten 39

40 Screenshots Auswahlmöglichkeiten 40

41 Screenshots (Gefilterte) Werkzeugliste Liste weiter filtern / neu anordnen Weiterleitung zum entspr. Werkzeugsteckbrief 41

42 Werkzeugliste mit Beteiligung der politischen Ebene

43 Screenshots Werkzeugsteckbrief 43

44 Screenshots Werkzeugsteckbrief 44

45 Agenda 1 Konzeption und Bedeutung der innovativen öffentlichen Beschaffung 2 Werkzeuge der innovativen öffentlichen Beschaffung in der Praxis 3 Vorstellung des Werkzeugkasten innovative Beschaffung 4 Zusammenfassung & Ausblick 45

46 Zusammenfassung Strategische Ausrichtung: Strategische Aufwertung der Beschaffung Schaffung eines innovationsfreundlichen Arbeitsumfelds (Berufsbild, Position in der Hierarchie, Einbindung in Bedarfsmanagementprozesse etc.) Formulierung einer Beschaffungsstrategie in Abstimmung mit der Politik Automatisierung operativer Prozesse / Aufgaben Nutzung von Instrumenten und Arbeitshilfen: Lebenszyklus-Tool-Picker, Werkzeugkasten (ab ca. Mitte 11/2017) und weitere Arbeitshilfen sind verfügbar unter: 46