Methoden der innovativen Beschaffung und Innovationspartnerschaft: Werkzeuge für zeitgemäßes Einkaufen

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1 Methoden der innovativen Beschaffung und Innovationspartnerschaft: Werkzeuge für zeitgemäßes Einkaufen 29. März 2017 Innovative Beschaffung im Abfallmanagement Marlene Grauer Internationale Projektmanagerin Kompetenzzentrum innovative Beschaffung BME e.v.

2 Kompetenzzentrum für innovative Beschaffung

3 Kompetenzzentrum innovative Beschaffung Beitrag des Bundesministeriums für Wirtschaft und Energie (BMWi) zur nachhaltigen Innovationsorientierung des öffentlichen Einkaufs Beschaffung von innovativen Produkten/Dienstleistungen Innovation des Beschaffungswesens 3

4 Zielsetzung des Kompetenzzentrums: Innovationsorientierung dauerhaft im Handlungsraum öffentlicher Einkäufer verankern das Verständnis des öffentlichen Einkaufs vom reinen Erfüllungsgehilfen zur strategischen Funktion aufwerten Beschaffungsstellen werden über das Potenzial innovationsorientierter Beschaffung informiert anhand von Beispielen und praktischer Erfahrungen verdeutlichen, dass innovationsorientierte Beschaffung bereits hier und heute erfolgreich funktionieren kann! 4

5 Unsere Leistungen 5

6 Die Internetplattform Projektdatenbank Anbieter von Innovationen Praxisbeispiele Veranstaltungsdatenbank Informationen/Links Fördermöglichkeiten Arbeitshilfen/Webinare Leitfäden/Studien Netzwerk 6

7 Was ist innovativ?

8 Innovation als Zielgröße Innovation heißt, neue Wege zu finden etwas besser zu machen. Innovation im Einkauf: Erhöht Wettbewerbsfähigkeit Spart Geld und Ressourcen Erhöht Produktivität Verringert negative Umwelt- und Sozialauswirkungen

9 Innovation als Zielgröße Wenn ich die Leute gefragt hätte was sie möchten, hätten sie sich schnellere Pferde gewünscht. - Henry Ford Es ist schwierig etwas zu beschreiben was man noch nicht kennt. Ein Einkäufer der nach Innovation strebt, muss die Balance zwischen Transparenz und Flexibilität finden.

10 Innovation im Einkauf war schon immer wichtig! Foto: Julie Simstich, Flickr 1368: Keiner weiß wie die Kuppel fertig gestellt werden kann nachdem der Architekt gestorben ist 1418: Die Gilde der Wollhändler schreibt einen Wettbewerb aus 1419: Brunelleschi gewinnt den Wettbewerb mit seinem Design aus ineinandergreifenden Achtecken 1436: Der Dom wird fertig gestellt

11 Warum Innovation im Einkauf? 11

12 Öffentliches Beschaffungsvolumen der BRD Schätzungen aus verschiedenen Quellen reichen von 200 bis 430 Mrd. pro Jahr oder Ca. 10 bis 20 % des BIP Ergebnisse einer Studie von KOINNO und der Uni BW: - Beschaffungsvolumen Bund: ,71% - Beschaffungsvolumen Länder: ,56% - Beschaffungsvolumen Kommunen: ,64% - Beschaffungsvolumen Sonstige: ,09% Beschaffungsvolumen gesamt:

13 Doppeleffekt Warum ist die innovative und nachhaltige Beschaffung so wichtig? - Modernisierung der öffentlichen Institutionen Bürgerfreundlich: Umstellung der Kommunen auf digitale Dienste (egovernment) Kosteneinsparung: Prozessoptimierung - Innovations-/Nachhaltigkeitsimpulse in die Wirtschaft Nachfrage: Bsp.: 1% Steigerung des Volumens von innovativer Beschaffung (=ca. 3,5 Mrd. p.a.) löst höheren Innovationsimpuls aus als die gesamte Bundesförderung in die Wirtschaft (= ca. 2,3 Mrd. p.a.) Vorbildfunktion: Bsp.: Elektromobilität / Digitale Vernetzung 13

14 Hemmnisse zur Förderung einer innovativen öffentlichen Beschaffung Identifizierte Hemmnisse 20% 15% 10% 5% 0% Quelle: KOINNO-Analyse 14

15 Wo setzt KOINNO im Vergabeprozess an? Umfassender Beschaffungsprozess Vergabeprozess i.e.s. Beschaffungsstrategie Bedarfsmanagement Beschaffungsmarktforschung Beschaffungsvergabe Beschaffungsabwicklung Bedarfsentstehung Bedarfsforschung Bedarfsprüfung Bedarfsfestlegung Wesentliche Kosten-/Leistungsbeeinflussung % Ebene mit eher strategischem Anteil Marktanalyse und beobachtung Prognose von Entwicklungstrends Kommunikation mit Beschaffungsmärkten nicht reguliert (Bedarfsbestimmungsrecht des Auftraggebers) Gestaltungsspielraum gegeben! Festlegung des Vergabeverfahrens Erstellung der Vergabeunterlagen Bekanntgabe der Beschaffung Bewertung und Auswahl von Anbietern und Angeboten (ggf. Verhandlung) Zuschlagserteilung Operative Ebene determiniert durch Vergaberecht Kaum Gestaltungsspielraum % Festlegungen nach Vertragsabschluss Organisation der Logistik Güter- und Rechnungsprüfung Rechnungsabwicklung Geringe Kosten-/ Leistungs- Ebene mit eher beeinflussung operativem Anteil nicht reguliert Gestaltungsspielraum gegeben 15

16 Was ist innovative Beschaffung? 16

17 Aufgabenstellungen im öffentlichen Einkauf Typ IV: strategisch-innovativer öffentlicher Einkäufer Innovationsorientierung bildet einen strategisch verankerten Schwerpunkt Öffentlicher Einkauf 2017? Typ III: strategisch verankerter öffentlicher Einkäufer Strategische Einbindung des Einkaufs, aber Innovationsorientierung bildet noch keinen strategischen Schwerpunkt Typ II: strategisch orientierter öffentlicher Einkäufer strategische Einbindung des Einkaufs in der Planungsphase erfolgt selektiv Typ I: operativer öffentlicher Einkäufer reine Bestellfunktion, keine strategische Einbindung des Einkaufs in der Planungsphase 17

18 Was ist innovative Beschaffung? 3 Typen der innovativen Beschaffung: 1. Innovativer Einkauf Nutzung von innovativen Methoden im Einkauf Z.B. Commodity-based, e-procurement, servicising 2. Innovations-orientierter Einkauf Einkauf der den Markt anregt neue Lösungen zu entwickeln Z.B. EPC, funktionale Spezifikationen, Nebenangebote 3. Einkauf von Innovationen Einkauf von innovativen Produkten die neu auf dem Markt sind Z.B. LEDs, e-mobilität, enhanced reality, Software Lösungen 18

19 Voraussetzungen für eine innovative öffentliche Beschaffung: Eine erfolgreiche Beschaffung von innovativen Produkten geht nur über ein innovatives/strategisches Beschaffungsmanagement Frühzeitige Einbindung der Einkaufsfunktion in den Beschaffungsprozess Einbindung des Know-hows aus den Fachabteilungen Fokus Innovationsmanagement, Interaktion mit Lieferanten Wirtschaftlichkeitsbetrachtung, Lebenszykluskosten Ein klares Mandat und personelle Ressourcen für die nötigen Veränderungen

20 Instrumente der innovativen Beschaffung 20

21 Innovation im Beschaffungsprozes Innovative gains

22 Übersicht: Methoden der innovativen Beschaffung Haben Sie genügend Informationen um die Anforderungen an die Lösung für den Markt zu definieren? Ja Ja Möchten Sie im Rahmen des gleichen Verfahrens Produkte oder Dienstleistungen in großem Ausmaß einkaufen? Brauchen Sie im Vorfeld FuE Dienstleistungen? Nein Vorherige Marktkonsulation Nein Können Sie die Spezifikation des Produkts/der Dienstleistung die eingekauft werden soll ausformulieren? Ja Nein Ja Nein Vorkommerzielle Vergabe Innovationspartnerschaft Verhandlungsverfahren Wettbewerblicher Dialog Quelle: Guidance for Public Authorities on Public Procurement of Innovation: Platform_Guide_new-final_download.pdf, eigene Übersetzung

23 Vorkommerzielle Vergabe (PCP) Die öffentliche Hand bzw. die Gesellschaft hat ein gegenwärtiges Problem Demografischer Wandel Steigende Datenmengen (Datenflut) Sinkende Netzstabilität durch die zunehmende Menge an erneuerbaren Energien Die Regierung will einen Wandel einläuten Wandlung zu einer biologisch verträglichen/nachhaltigen Wirtschaft Wandlung zu einer energieeffizienten Gesellschaft Erhöhter Einsatz von Elektrofahrzeugen, Implementierung einer Auflade-Infrastruktur Es gibt keine fertige Lösung am Markt verfügbar Die Entwicklung einer neuen Technologie, neuen Produkten oder Dienstleistungen soll beschleunigt werden Die Regierung ist bereit der Wirtschaft unter die Arme zu greifen um (auch schon laufende) Projekte erfolgreich zu machen Neuen Unternehmen/Zulieferern eine Chance geben, Lösung von potentiellen politischen oder gesetzgeberischen Problemen, Unterstützung bei der Suche nach Partnern etc. Berlin,

24 Forschungs- & Entwicklungsförderung Vorkommerzielle Auftragsvergabe (PCP) öffentl. Beschaffung von Innovationen (PPI) Vorkommerzielle Ausschreibung Firma A Firma B Firma C Firma D Firma E Zwischenbewertung Firma C Firma D Firma E Zwischenbewertung Firma D Firma E Kommerzielle Ausschreibung Firma A, B, C, D, E oder X Phase 0 Grundlagenforschung Phase 1 Lösungserkundung Phase 2 Lösungsentwicklung Phase 3 Lösungserprobung Phase 4 Kommerzialisierung des Produkts/Dienstleistung (Markteinführung) Forschungsschub Häufig ungenutztes Innovationspotential Marktnachfrage Produktidee Design Prototyp Test-Serie Der PCP-PPI-Prozess bildet die Phasen eines Innovationszyklus ab Kommerzielle Endprodukte 24

25 Beispielhafter Ablauf eines PCP-Projekts Suche nach PCP- Projekten Prüfen der Durchführbarkeit des Projekts Ist es möglich die Problemstellung technisch zu lösen? Gibt es schon eine vergleichbare Lösung auf dem Markt? Nein? Ja? Nein Ja Kommerzielle Beschaffung Vertragsmanagement Design (Phase 1) Prototyp (Phase 2) Test (Phase 3) Wettbewerb Vorbereitung PCP Abschluss & ggf. PPI 25

26 Verhandlungsverfahren Verhandlungsgegenstand: gesamter Inhalt des Angebot, allerdings nicht die Mindestanforderungen und Eignungsprüfung Verhandlungsziel: inhaltliche Verbesserung der Erst- und Folgeangebote, jedoch nicht des endgültigen Angebots Finales Angebot muss mit einer einheitlichen Frist für alle Bieter angekündigt werden Zuschlag muss aufgrund der vorher festgelegten Kriterien erfolgen

27 Verhandlungsverfahrten - Ablauf Verwendung mit freundlicher Genehmigung der Kanzlei Dageförde

28 Wettbewerblicher Dialog Kann immer angewandt werden die Unmöglichkeit der techn. und fin. Ausgestaltung muss nicht nachgewiesen werden Funktionale oder technische Spezifikationen der Ausschreibung können im Laufe des wettbewerblichen Dialogs angepasst werden Sobald die Leistungsbeschreibung finalisiert ist, geben die Anbieter allerdings endgültige Angebote ab

29 Innovationspartnerschaft Grundlage: Art. 31 RL 2014/24/EU Innovationspartnerschaft (s.a. 119 Abs. 7 GWB, 19 VgV) Ein öffentlicher Auftraggeber möchte ein bisher auf dem Markt nicht angebotenes innovatives Produkt entwickeln lassen und nach Möglichkeit anschließend auch erwerben. Dazu schließt er sich mit anderen Partnern zu einer Innovationsgemeinschaft zusammen. Die bereitgestellten Informationen müssen so präzise sein, dass die Wirtschaftsteilnehmer Art und Umfang der geforderten Lösung erkennen und entscheiden können, ob sie eine Teilnahme an dem Verfahren beantragen. Berücksichtigt Produkte die noch nicht auf dem Markt verfügbar sind Beugt vendor lock-in (Marktverengung) vor

30 Innovationspartnerschaft - Ablauf Bekanntmachung mit anschließendem Teilnahmewettbewerb unter den Bewerbern werden geeignete Bieter ausgewählt ausgewählte Bieter präsentieren Forschungs- und Innovationsprojekte, die aus ihrer jeweiligen Sicht zur Erreichung des vom AG verfolgten Ziels geeignet erscheinen

31 Innovationspartnerschaft - Ablauf AG können über die Angebote der Bieter verhandeln Auswahl von Partnern unter den Bietern aufgrund des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses Innovationspartnerschaft läuft in vd. Phasen ab, mit festgelegten Zwischenzielen/-ergebnissen nach jeder Phase ist die Möglichkeit gegeben, die Partnerschaft zu beenden Mit qualifizierten Bietern wird der Vertrag zur Produktentwicklung geschlossen, kann jederzeit beendet werden

32 Beispiel: Innovationspartnerschaft in Schleswig-Holstein Nahverkehrsgesellschaft Nah.SH sucht innovative, emissionsarme Triebfahrzeuge für nicht-elektrisierte Streckenabschnitte Innovationspartnerschaft umfasst nur die Entwicklung der Triebfahrzeuge nicht den Kauf Verhandlungen Okt 2016 April 2017 Weitere Informationen:

33 Nebenangebote Einfache Möglichkeit Innovation in der Vergabe zu zulassen ohne Vergabeprozesse zu ändern 33

34 Außerhalb des Vergabeverfahrens: vorherige Marktkonsultation Informationen aus der Marktkonsultation dürfen andere Anbieter nicht benachteiligen Baldmögliche Publikation der Vergabeunterlagen empfohlen um Risiken zu minimieren Zur Dokumentation einen neutralen Beobachter einladen Ggf. Folgeveranstaltungen um den Marktteilnehmern genügend Zeit zu geben Weitere Tipps: 20slides_Semple.pdf 34

35 Marlene Grauer Bundesverband für Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik (BME) Internationale Projektmanagerin für Nordeuropa, CEE und öffentlicher Sektor Fon: +49 (0) 69 / Mobil: +49 (0) 163 / marlene.grauer@bme.de Internet: 35