Round Table e-kundendossier Dokumentenmanagement mit Integration der Papierakten das E-Dossier. Christoph Häberli

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1 Round Table e-kundendossier Dokumentenmanagement mit Integration der Papierakten das E-Dossier Christoph Häberli

2 VisionReal Consulting AG Wo Visionen Realität werden Christoph Häberli Partner & Inhaber VisionReal Consulting AG Schliferweg Hüntwangen Tel christoph.haeberli@visionreal.ch Schweizer Beratungshaus Fokus auf Umsetzungsprojekte im Kerngeschäft von Versicherungen Langjährige Erfahrung Breite Versicherungskenntnisse Ausgeprägte IT-Affinität Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 2

3 Agenda Bestandesscanning bei Allianz Motivation für Bestandesscanning Zusammenarbeit mit externen Partnern Projektabwicklung Herausforderungen und deren Lösungen Wichtigste Erkenntnisse Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 3

4 Agenda Bestandesscanning bei Allianz Motivation für Bestandesscanning Zusammenarbeit mit externen Partnern Projektabwicklung Herausforderungen und deren Lösungen Wichtigste Erkenntnisse Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 4

5 Allianz zieht nach Wallisellen um Verkleinerung Archivfläche reduziert Investitions- und Betriebskosten Allianz Suisse wird 2013 alle zentralen deutschsprachigen Verwaltungsfunktionen am neuen Hauptsitz in Wallisellen zusammenziehen Bestandesscanning führt zu Kosteneinsparungen durch Reduktion der benötigten Archivfläche Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 5

6 Allianz setzt auf elektronische Fallbearbeitung Kundenorientierung durch rasche und ortsunabhängige Auskunftsbereitschaft Rascher Zugriff auf relevante Kundenunterlagen Unverzüglich fallabschliessende Auskunftsbereitschaft Ortsunabhängiger Mehrfachzugriff auf das Kundendossier möglich Das E-Dossier ermöglicht bessere Kundenorientierung Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 6

7 Agenda Bestandesscanning bei Allianz Motivation für Bestandesscanning Zusammenarbeit mit externen Partnern Projektabwicklung Herausforderungen und deren Lösungen Wichtigste Erkenntnisse Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 7

8 Allianz hat Projektaktivitäten gezielt ausgelagert Digitalisierung ist geeignet für Auslagerung an externe Dienstleister Kategorisierung der Dokumente und Vorbereitung für Digitalisierung erfordert manuelle Arbeitsleistung Massenverarbeitung in der Digitalisierung erfordert entsprechende Hochleistungsinfrastruktur Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 8

9 Agenda Bestandesscanning bei Allianz Motivation für Bestandesscanning Zusammenarbeit mit externen Partnern Projektabwicklung Herausforderungen und deren Lösungen Wichtigste Erkenntnisse Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 9

10 Projektabwicklung an verschiedenen Standorten Transporte zwischen den Verarbeitungszentren durch Swiss Post Solutions Arbeitsschritt Entnahme Dossiers aus Archiv Vorbereitung für Digitalisierung Digitalisierung Übernahme in Verwaltungssystem Zuständigkeit Orte Zürich Bern Zürich Kriens Zürich Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 10

11 Agenda Bestandesscanning bei Allianz Motivation für Bestandesscanning Zusammenarbeit mit externen Partnern Projektabwicklung Herausforderungen und deren Lösungen Wichtigste Erkenntnisse Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 11

12 Grösste Herausforderungen betreffen Sicherheit Lückenloses Tracking der Dokumente im Verarbeitungsprozess ist notwendig 1 Hochsensible Unterlagen werden außerhalb des Unternehmens verarbeitet Juristische Absicherung durch Vertraulichkeitsvereinbarungen erzielen 2 Automatische Vollständigkeitsprüfung auch bei fehlenden Dokumentarten ermöglichen Bei fehlenden Dokumentarten Dummy-Dokumente einführen 3 Arbeitsvorräte an Verarbeitungsstandorten erhöht Sicherheitsansprüche Exklusive zutrittsgesicherte Räumlichkeiten vorsehen 4 Risiken für Dokumentenverlust minimieren Inventarlisten pro Sendung und Laufzettel pro Dossier einführen Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 12

13 Agenda Bestandesscanning bei Allianz Motivation für Bestandesscanning Zusammenarbeit mit externen Partnern Projektabwicklung Herausforderungen und deren Lösungen Wichtigste Erkenntnisse Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 13

14 Empfehlungen für Nachahmer Das Vertrauen des Endbenutzers ist der wichtigste Erfolgsfaktor Vollständigkeit des Digitalisierungsprozesses muss lückenlos mit elektronischen Checkpoints gewährleistet werden Der Digitalisierungsprozess ist ein One-Way-Verfahren. Problemfälle müssen vor Ort geklärt werden. Rückgabe von Dossiers an die Ausgabestelle erhöht das Fehlerrisiko Durch Outsourcing kann die gewünschte Trennung zwischen Projekt und operativem Betrieb forciert werden Swiss Post Round Table e-kundendossier Seite 14