OMNIA Schulverwaltung

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1 OMNIA Schulverwaltung Professionelle Schulverwaltung der nächsten Generation Synchronisation OMNIA-Outlook Ergänzung zum Anwenderhandbuch

2 Inhalt 1 Konfiguration der Synchronisationsvorgänge Vorbereitung: Outlook Kontakteordner anlegen Standard-Synchronisationen anlegen Standard-Synchronisation von OMNIA nach Outlook Standard-Synchronisation von Outlook nach OMNIA Individuelle Synchronisation über ein Referenz-Datenpaar Durchführung der Synchronisationsvorgänge OMNIA ist Quelle Standard-Synchronisation OMNIA ist Ziel Standard-Synchronisation OMNIA ist Ziel Synchronisation mit Sonderfeldern Weitere Synchronisationen zwischen Outlook und OMNIA Vorü berlegüngen An Schulen mit Oberstufenklassen gibt es vor der Aufnahme zunächst oftmals eine unverbindliche Voranmeldung der Bewerber, so dass es noch nicht sinnvoll ist, diese Kandidaten schon in die richtige OMNIA-Datenbank aufzunehmen. Andererseits findet mit diesen Bewerbern schon ein Brief- oder Mailverkehr statt, um die erforderlichen Informationen auszutauschen, so dass viele Schulen diese Kandidaten zunächst mit ihren Stammdaten in einem Outlook-Kontakteordner einpflegen. Wenn dann die Entscheidung zur Aufnahme gefallen ist, müssen die Personendaten nun nach OMNIA übertragen werden. Das ging bisher durch manuelles Eintragen in der OMNIA-Schülermaske. Mit dem neuen Synchronisationstool von OMNIA-NG können Sie viel Zeit sparen, indem Sie die gewünschten Schüler in Ihrem Outlook-Kontakteordner auswählen und die Daten mit ein paar Mausklicks nach OMNIA importieren. Umgekehrt können Sie aber auch die Daten von Abgängern, die Sie ggf. für eine spätere Kontaktpflege noch benötigen, aus OMNIA in einen zuvor angelegten Outlook-Kontakte-Ordner Abgänger exportieren. Wir wünschen Ihnen ein angenehmes Arbeiten mit unserem Tool Synchronisation OMNIA-Outlook. Ihr OMNIA-Team August 2016 Autoren: Jörg Bottler, Antje Bertsch Vervielfältigung für Schulen, die OMNIA-NG lizenziert sind, zu internen Zwecken gestattet. Keine unbefugte Weitergabe an Dritte ohne Einverständnis des Rechteinhabers Seite 2 von 11

3 1 Konfigüration der Synchronisationsvorga nge 1.1 Vorbereitung: Outlook Kontakteordner anlegen Wechseln Sie in Outlook vom normalen Mail-Fenster in das Kontakte-Fenster. Dann öffnet sich ein Fenster dieser Art, das Ihnen alle vorhandenen Kontakteordner zeigt, der letzte ist geöffnet. Durch Mausklick auf diese Schaltfläche öffnet sich ein Fenster in welchem Sie nun den gewünschten Namen für den neuen Kontakteordner eintragen müssen. Wenn Sie in Ihrem Outlook mehrere -Adressen verwalten, dann müssen Sie noch auswählen, welcher -Adresse der Kontakteordner zugewiesen werden soll. Nach Mausklick auf OK schließt sich das Fenster und der neue Kontakteordner 2016_Bewerber wird als letzter unter den vorhandenen Ordnern angezeigt. Nun verschieben Sie die nach OMNIA zu übernehmenden Kontakte in diesen neuen Ordner. Da bei der Übernahme nach OMNIA mithilfe dieses Synchronisationstools eine direkte Zuordnung der Schüler in verschiedene Klassen nicht möglich ist, empfehlen wir folgende Vorgehensweise: - Wenn Sie die Bewerber schon in Gruppen bzw. Klassen eingeteilt haben, dann importieren Sie diese Gruppen jeweils für sich nach OMNIA. - Wenn die erste Gruppe importiert ist, finden Sie diese Schüler im Schülermenü über den Schnellfilter und Mausklick auf Neue. - Sie müssen natürlich die neuen Klassen, in die diese importierten Schüler kommen, auch schon in OMNIA angelegt haben. - Jetzt können Sie die gewünschte Klassenbezeichnung aufrufen und über das Klassenmodul die neuen Schüler dieser ersten Gruppe auf einmal in diese Klasse setzen. - Dieselben Schritte wiederholen Sie für die anderen Gruppen bzw. Klassen. - Falls noch keine Klassenbildung geplant ist, sollten Sie aber trotzdem schon eine Klasse anlegen, z.b. 2016_Alle-Neuen und dann die mit der Synchronisation importierten Schüler alle in diese eine Klasse setzen, dann finden Sie diese Schüler später leichter wieder, wenn Sie die endgültige Klasseneinteilung machen. Für den anderen Synchronisationsweg zur Übernahme von Kontakten aus OMNIA, die aus OMNIA gelöscht werden und nur noch in Outlook weitergepflegt werden sollen, legen Sie jetzt auf die gleiche Art einen Kontakteordner an, z.b. 2016_Abgänger Seite 3 von 11

4 1.2 Standard-Synchronisationen anlegen Im Hauptmenüpunkt Konfiguration gibt es in OMNIA-NG nun eine neue Schaltfläche Synch.Vorgänge Nach Mausklick auf diese Schaltfläche öffnet sich beim ersten Start ein leeres Fenster, in welchem Sie nun unten auf die Schaltfläche Neuer Synchvorgang klicken müssen. Danach öffnet sich dieses Fenster: Nach Mausklick auf OK öffnet sich das weiter unten abgebildete Fenster. Als erstes sollten Sie den zuvor in Outlook angelegten Kontakteordner hier einstellen. Dann wählen Sie eine treffende Bezeichnung für Ihren Synchronisationsvorgang Standard-Synchronisation von OMNIA nach Outlook Hier sehen Sie ein Beispiel für die Konfiguration der Übertragung der Standarddaten von OMNIA in die entsprechenden Datenfelder von Outlook, wie man es z.b. für Abgänger nutzen kann. Nach Mausklick auf die Schaltfläche Standard-Synchronisationsregeln anlegen erscheinen die entsprechenden Informationen auf der rechten Seite: Seite 4 von 11

5 1.2.2 Standard-Synchronisation von Outlook nach OMNIA Hier sehen Sie ein Beispiel für die Konfiguration der Übertragung der Standarddaten aus Outlook in die die Schülermaske von OMNIA-NG, wie man es z.b. für Neuzugänge nutzen kann, die man zunächst nur als unverbindliche Bewerber in einem Kontakteordner von Outlook gespeichert hat. Nach Mausklick auf die Schaltfläche Standard-Synchronisationsregeln anlegen erscheinen die entsprechenden Informationen auf der rechten Seite: Hier sehen Sie die Standardangaben in einem Outlook-Kontakt, die bei der Standard-Synchronisation mit den Daten der Schülermaske in OMNIA verglichen werden. Seite 5 von 11

6 1.3 Individuelle Synchronisation über ein Referenz-Datenpaar In einigen Schulbüros hat man über die Standardfelder von Outlook hinaus weitere Formularfelder angelegt, um dort individuelle Informationen über die Kontaktpersonen zu speichern, wie z.b. Einschulungsdatum Matrikelnummer und weitere schulspezifische Merkmale Umgekehrt bietet ja auch OMNIA-NG mit den Jokerfeldern eine vielfältige Möglichkeit, schulspezifische Daten systematisch abzulegen. Wenn auch diese Daten bei einer Synchronisation mitgeführt werden sollen, muss man im Vorfeld eine eigene Synchronisation definieren und über ein von Hand angelegtes Referenz-Datenpaar die gewünschte Zuordnung zwischen den Feldern in Outlook und den entsprechenden Jokerfeldern in OMNIA herstellen. Dazu legt man zunächst in der Konfiguration eine neue Synchronisation an, der man einen aussagekräftigen Namen geben sollte, damit man sofort weiß, auf welche Daten sich die Synchronisation bezieht, z.b. Synch-Bewerber_Outlook-nach-OMNIA 1. Neuen Synch-Vorgang anlegen und sinnvolle Bezeichnung wählen 2. Den dazu vorbereiteten Outlook-Kontakteordner wählen 3. Häkchen setzen bei Outlook-Kontakte in OMNIA anlegen, falls 4. Referenzpaar in beiden Feldern auswählen 5. Schaltfläche Abgleichsregeln neu ermitteln anklicken und die anschließend erscheinende OMNIA-Frage mit Ja bestätigen Anschließend zeigt dieses Fenster in der rechten Hälfte, welche Daten wo synchronisiert werden Seite 6 von 11

7 2 Durchführung der Synchronisationsvorgänge Nachdem die gewünschten Synchronisationsvorgänge konfiguriert wurden, wechselt man jetzt in das Schülermodul, um Kandidaten aus Outlook in die Schulverwaltung mit OMNIA-NG aufzunehmen oder wenn man die Daten von abgegangenen Schülern aus OMNIA nach Outlook übertragen möchte. 2.1 OMNIA ist Quelle Standard-Synchronisation Wählen Sie im Schülermenü die zu synchronisierenden Schüler aus, je nach Zusammensetzung der zu synchronisierenden Schüler entweder einzeln nacheinander mit gerückter STRG-Taste oder aber durch Markieren einer ganzen Klasse. Im Schülermenü gibt es jetzt den neuen Punkt Synchronisierung und wenn Sie die Schaltfläche OMNIA-Outlook anklicken, können Sie einen der zuvor angelegten Synchronisationsvorgänge auswählen. Im Beispiel hier wurde die Standard-Synchronisation von OMNIA nach Outlook gewählt. Bestätigen Sie hier in beiden Fällen die Frage mit Ja Seite 7 von 11

8 Notieren Sie sich den Speicherort der Sicherung, falls Sie darauf zurückgreifen müssen. Im nachfolgenden Fenster sehen Sie nur die letzten der nach Outlook übertragenen Schüler. Wenn Sie genau sehen wollen, ob auch alle Schüler exportiert wurden, betätigen Sie die Schaltfläche alle erzeugten Meldungen anzeigen und dann öffnet sich die komplette Liste: Wenn Sie nun den Outlook-Kontakte-Ordner öffnen, den Sie als Ziel eingetragen hatten, dann finden Sie dort auch diese Schüler mit allen Daten. Seite 8 von 11

9 2.2 OMNIA ist Ziel - Standard-Synchronisation Jetzt rufen Sie im Schülermenü wie zuvor über den Karteireiter Synchronisierung und die Schaltfläche OMNIA-Outlook den Vorgang Standard-Synch von Outlook nach OMNIA auf. Bestätigen Sie diesen Hinweis mit OK Bestätigen Sie diesen Hinweis ebenfalls mit OK Kontrollieren Sie hier zur Sicherheit noch einmal, ob hier auch der richtige Outlook-Kontakte-ordner eingetragen ist. Bestätigen Sie dann den Synch-Vorgang mit JA Seite 9 von 11

10 Auch hier empfehlen wir eine Sicherung der Daten. Wählen Sie ein Verzeichnis aus oder folgen Sie der Empfehlung von OMNIA. Notieren Sie sich anschließend den Ordner der Sicherung, der Ihnen von OMNIA angezeigt wird! Abschließend erhalten Sie eine Meldung, welche Daten synchronisiert wurden, bzw. welche Schüler importiert und somit neu angelegt wurden. Auch hier kann es sein, dass in Wirklichkeit mehr Schüler angelegt wurden, als man auf den ersten Blick sieht. Holen Sie sich zur Sicherheit den kompletten Vorgang über die Schaltfläche Alle erzeugten Meldungen anzeigen auf den Bildschirm. Wenn Sie nun im Schülermenü ganz rechts im Feld Schnellfilter auf die Gruppe Neue klicken finden Sie links in der Schülerliste die neuen Schüler: Eventuell müssen Sie nun in OMNIA noch die weiteren schulisch relevanten Daten der neuen SchülerInnen ergänzen. Und erst jetzt können Sie die importierten Schüler einer Klasse zuweisen. Seite 10 von 11

11 2.3 OMNIA ist Ziel - Synchronisation mit Sonderfeldern Wenn Sie wie im Kapitel 1.3 beschrieben in Outlook weitere Formularfelder angelegt haben, um dort individuelle Informationen über die Kontaktpersonen zu speichern, dann haben Sie sicher auch in OMNIA die Jokerfelder genutzt, um diese Informationen auch in OMNIA verwalten zu können. Für solche individuellen Nutzungswege zu ermöglichen, wurde in OMNIA die Funktion implementiert, individuelle Kombinationen zur Übertragung von Informationen aus speziell angelegten Outlookfeldern in entsprechend definierte Jokerfelder in OMNIA zu übernehmen und umgekehrt. Dazu muss von der Schule zunächst wie im Kapitel 1.3 beschrieben ein entsprechender Synchronisationsvorgang angelegt worden sein, in dem durch ein zu diesem Zweck angelegtes Referenz-Datenpaar die speziellen Synchronisationsregeln definiert und gespeichert wurden. Wenn diese Vorarbeit fehlerfrei gemacht wurde, dann verläuft der Synchronisationsvorgang analog zu dem in 2.2 beschriebenen Ablauf. Es erscheinen dieselben OMNIA-Fragen und die Antworten des Anwenders sind entsprechend einzugeben. 2.4 Weitere Synchronisationen zwischen Outlook und OMNIA Je nach den schulspezifischen Bedürfnissen kann es sein, dass Sie weitere Kombinationen bei der Synchronisation benötigen, die zunächst konfiguriert werden müssen. Gerne dürfen Sie unsere Unterstützung dazu in Anspruch nehmen, wenn Sie Ihren Einzelfall mit uns diskutieren und unseren Rat zur Konfiguration einholen wollen. Wir empfehlen, sich für das Testen dieser neuen Funktion in OMNIA-NG zwei Testschüler anzulegen, und zwar je einen in OMNIA und einen in Outlook. Diese Testschüler sollten adressen haben, auf die Sie selber zugreifen können, damit Sie auf allen Ebenen prüfen können, ob und wie die Daten bei der Synchronisation übernommen werden. Seite 11 von 11