Wir im Norden. SER Innovationen 2014 Neue Trends, Produkte und Features. An den Besten orientieren. Dr. Gregor Joeris, SER Software Technology GmbH

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1 Wir im Norden An den Besten orientieren SER Innovationen 2014 Neue Trends, Produkte und Features Dr. Gregor Joeris, SER Software Technology GmbH

2 Übersicht Doxis4 CSB Doxis4 mobilecube Doxis4 webcube Doxis4 wincube Mail / Office / SharePoint Integration SAP Integration InvoiceMaster Lösungspakete

3 Übersicht Agiler Workflow Reporting Regelbasierter Zugriffsschutz Mobile ECM Collaboration & Document Sharing Batch-Ablage (insb. auch von Mails) Doxis4 CSB 3.0 Doxis4 mobilecube Doxis4 webcube Doxis4 wincube

4 Übersicht Agiler Workflow Reporting Regelbasierter Zugriffsschutz Mobile ECM Collaboration & Document Sharing Batch-Scan & Batch-Mail Doxis4 CSB 3.0 Doxis4 mobilecube Doxis4 webcube Doxis4 wincube

5 Agiler Workflow Reporting Regelbasierter Zugriffsschutz Doxis4 CSB 3.0 Storage: Komprimierung EMC ISILON Dx4 safelock++ Cloud Additional Items : Geschäftsgangvermerke an Dokument/Vorgang/Akte Neuer Task & Process Management Service Neuer Regelbasierter Zugriffsschutz Neuer Reporting Service Und, und, und

6 Wer A sagt, muss auch B sagen Fokus von ECM: Erst DMS, dann BPM Quelle: AIIM Industry Watch 2013: ECM at the Crossroads

7 New Task & Process Management Service ECM & BPM auf einer gemeinsamen Plattform! Ist: Standard- Architektur mit Trennung von Content- & Process Engine Benachrichtigung für alle Objektarten Integrated Apps Modell-driven BPM mit verschiedenen Workflow-Engines für die unterschiedliche Anwendungsfälle Application Engine Content Engine Process Engine Orga Service Event Service Audit Trail Serv. DMS Service Retention Serv. Records Service Agent Service Notification S. Task Mgmt S. Process Mgmt S. DOXiS Workflow Server Meta Data Platform Storage Services Bleibt weiterhin verfügbar Vorgänge als Informationsobjekte & Einheitliche Metadatenverwaltung (einschl. Transport Service) Agenten auf Basis beliebiger Events (mit & ohne Workflow) Verwaltung von Aufgaben, Vorgängen, ad hoc Worflow, Wiedervorlage, etc.

8 New Task & Process Management Service ECM & BPM auf einer gemeinsamen Plattform! Ist: Standard- Architektur mit Trennung von Content- & Process Engine Benachrichtigung für alle Objektarten Integrated Apps Verschiedene Workflow-Engines für die unterschiedliche Anwendungsfälle Application Engine Content Engine Process Engine Orga Service Event Service Audit Trail Serv. DMS Service Retention Serv. Records Service Agent Service Notification S. Task Mgmt S. Process Mgmt S. DOXiS Workflow Server Meta Data Platform Storage Services Bleibt weiterhin verfügbar Vorgänge als Informationsobjekte & Einheitliche Metadatenverwaltung (einschl. Transport Service) Agenten auf Basis beliebiger Events (mit & ohne Workflow) Postkorb & Task Management Zuordnung deklarativ ( Benutzer für die gilt dass )

9 New Task & Process Management Service ECM & BPM auf einer gemeinsamen Plattform! Ist: Standard- Architektur mit Trennung von Content- & Process Engine Content Engine Doxis4 vereint Application Engine ECM & BPM Process Engine Orga Service Event Service Audit Trail Serv. DMS Service Benachrichtigung für alle Objektarten Integrated Apps Retention Serv. Records Service Agent Service Verschiedene Workflow-Engines für die unterschiedliche Anwendungsfälle Dokumente, Akten, Vorgänge, Aufgaben auf einer Metdaten-Plattform Homogene, service-orientierte Architektur statt SOA, um getrennte ECM & BPM Systeme zu integrieren Notification S. Task Mgmt S. Process Mgmt S. DOXiS Workflow Server Meta Data Platform Storage Services Bleibt weiterhin verfügbar Vorgänge als Informationsobjekte & Einheitliche Metadatenverwaltung (einschl. Transport Service) Agenten auf Basis beliebiger Events (mit & ohne Workflow) Postkorb & Task Management Zuordnung deklarativ ( Benutzer für die gilt dass )

10 Freiheitsgrade Structured vs. Unstructured Processes Hoher Automatisierungsgrad Vordefinierte Abläufe Integration Entscheidungen Ausnahmen Termine Aufgaben Mitarbeiter Reports Kommentare Dokumente Akten Level of human involvement

11 Freiheitsgrade Structured AND Unstructured Processes Häufigkeit der Prozessarten Doing by design Design by doing Normatives BPM Adaptives BPM

12 Freiheitsgrade Structured AND Unstructured Processes Häufigkeit der Prozessarten Doing by design Design by doing Normatives BPM Adaptives BPM

13 Klassisches, Top-Down Prozessmanagement für strukturierte Prozesse mit allen bekannten Wasserfall-Problemen ( doing by design ) Model Business Analyst Implement IT / Developer Execute End user Optimize Monitor Process Owner Grundprinzip Das Prozessmodell definiert die Ausführung Jede Ausnahme / Alternative muss im Modell definiert sein oder sie ist nicht möglich!

14 Klassisches, Top-Down Prozessmanagement für strukturierte Prozesse mit allen bekannten Wasserfall-Problemen ( doing by design ) Model Business Analyst Doxis4 BPM unterstützt Doing by Design Optimize Implement IT / Developer Modellierung von Prozessen Kombination von Flow-/State-Charting & Gantt-Charting Prozessmodellen Execute Automatische Aktivitäten über zentralen Agent Service End user Unterprozesse ( embedded und als call activity ) Monitor Process Owner Grundprinzip Das Prozessmodell definiert die Ausführung Jede Ausnahme / Alternative muss im Modell definiert sein oder sie ist nicht möglich!

15 Doing by design: Prozessmodellierung mit Doxis4 orientiert sich an den Top-95%-UseCases Doxis4 vereint beide Konzepte für eine verständliche Modellierung und ein einheitliches Konzept zur Kombination von runtime und buildtime Flowcharts / Zustandsübergangsdiagramme Entscheidungsbasierte Prozesse Aufgabenplanung & -zerlegung (Workbreakdown) Optionale Abhängigkeiten Wer & bis wann Auch Grundlage für ad hoc Workflow!

16 Design by doing & doing by design kombiniert mit Doxis4 Prozess modelliert nur durch eine Menge von Aufgaben ( No arrows )

17 Beyond process models Doxis4 BPM - Is more than Modeling the Process Modellierung von Entscheidungen ( human decisions ) Modellierung von Empfängerregeln ( human involvement ) Definition von Vorgangstypen und ihren Attributen Definition von Vorgangsmasken (ggf. pro Aktivität) und Suchmasken Hinterlegung von Dokumentvorlagen Konfiguration von Vorgangs- und Postkorbansichten

18 Decisions as a notion of choice in process modeling (missing in BPMN2) Benutzer trifft (ad hoc) vordefinierbare Entscheidungen Übergang abhängig von Entscheidung & Bedingungen Prozessmodell definiert den weiteren Ablauf Modellierung ist entkoppelt Entscheidung definiert

19 WeQ im Fokus Case-based process management -Sichtweise ( design by doing ) Grundprinzip Ich hab da ein ähnliches Projekt wie Du, kannst Du mir mal Deinen Projektplan geben, den würde ich gerne adaptieren Extract Best Practise Process Modeler Copy & Adapt Monitor Business Case Owner Ähnliche Fälle / ähnliche Dokumente als Ausgangspunkt nehmen End user Execute ad hoc Keep it simple: mit Aufgabenlisten starten End user Und später verallgemeinern und Best Practise ableiten

20 WeQ im Fokus Case-based process management -Sichtweise ( design by doing ) Grundprinzip Ich hab da ein ähnliches Projekt wie Du, kannst Du mir mal Deinen Projektplan geben, den würde ich gerne adaptieren Doxis4 BPM Ähnliche unterstützt Fälle / ähnliche Dokumente als Ausgangspunkt nehmen Design by Doing Extract Best Practise Process Modeler BPM/WfMC Mantra Runtime always Copy follows & Adapt Build-/Design-Time aufgebrochen (=> Brockhaus-Denken) End user Monitor Execute ad hoc Business Case Owner Aufgaben planen, zerlegen und ausführen mit und ohne Modell ( Simple und nichts Neues aber neu gedacht, Re-Designed by Design ) Keep it simple: mit Aufgabenlisten starten End user Demo Workflow ohne Modell Und später verallgemeinern und Best Practise ableiten

21 Usability. Beispiel Postkorb-Ansicht Postkorb-Ansicht mit vordefinierten Filtern (einschl. Anzahl Aufgaben) Hinweis: Ribbon- Ansicht hier nicht final! Filter auf für Erledigte Aufgaben Neue Trefferliste Verschiedene Datumsdarstellungen Filterung auf einen Vorgangstyp mit eigener Trefferlistendarstellung ( allg. Posteingang vs. Vorgangstyp-spezifische Details) Vorheriger Bearbeiter (Postkorb) und viele weitere Build-in Felder

22 Usability. Schnelle Vorgangsansichtübersicht Vorgangsmetadaten Dokument / Viewer Anlagen- / Dokumentliste Kommentare

23 Usability. Aufgabenliste in der Vorgangsansicht Schnelle, hierarchische Übersicht über alle Aufgaben eines Vorgangs (hier mit Farbregeln für Trefferliste) Wer, was, bis wann! Anzeige des Prozessmodells mit Fortschritts-/Statusmarkierung für den Vorgang

24 New Task & Process Management Services Doxis4 vereint ECM & BPM Doxis4 BPM unterstützt Doing by Design (IQ) Doxis4 BPM unterstützt Design by Doing (WeQ) Doxis4 BPM - Is more than Modeling the Process Doxis4 unterstützt Reporting

25 Neuer Doxis4 Reporting Service Auswertungen in Doxis4 Wunsch: Diverse Kennzahlen meist mit Zeitbezug aus Doxis4 abrufen UseCases / Beispiele: Anzahl Dokumente pro Bereich und Typ Durchschnittliche Durchlaufzeit von Vorgängen pro Vorgangstyp Skontobeträge und Skontofristen Administrative Reports / Monitoring Problem: Wegen Datenmenge eigentlich gesondertes DataWarehouse nötig Aufwand zu groß Lösung: Periodisch Kumulierung durch Doxis4 Reporting Service

26 Übersicht Agiler Workflow Reporting Regelbasierter Zugriffsschutz Mobile ECM Collaboration & Document Sharing Batch-Scan & Batch-Mail Doxis4 CSB 3.0 Doxis4 mobilecube Doxis4 webcube Doxis4 wincube

27 Relevanz Mobiler Use Cases Doxis4 mobilecube + div. Erw. geplant Mit V3.0 geplant neue Kommentarfunktion mit V3.0 Quelle: AIIM Industry Watch 2013: ECM at the Crossroads (N=463)

28 Schneller Zugriff auf Favoriten aus allen Clients webcube mobilecube CSB wincube

29 Übersicht Agiler Workflow Reporting Regelbasierter Zugriffsschutz Mobile ECM Collaboration & Document Sharing Batch-Scan & Batch-Mail Doxis4 CSB 3.0 Doxis4 mobilecube Doxis4 webcube Doxis4 wincube

30 Bridging the Gap Projektraum mit Doxis4 webcube Systems of Record Sachbearbeiter Systems of Engagement Knowledge Worker Use Cases / Requirements Invite users Password self-service Simplified UI Transactional content Collaborative content Share documents / records / cases Collaborative annotations/comments Integrated Wiki Notifications Structured Workflows Ad hoc Workflows Task management Akten Projekträume Projekträume

31 Übersicht Agiler Workflow Reporting Regelbasierter Zugriffsschutz Mobile ECM Collaboration & Document Sharing Batch-Scan & Batch-Mail Doxis4 CSB 3.0 Doxis4 mobilecube Doxis4 webcube Doxis4 wincube

32 Batch-Ablage Doxis4 wincube Images & PDF Seitendarstellung Barcodetrennung Trennen/verschieben/dreh en/einfügen/entfernen PDFs zerlegen & zusammenführen Mit/ohne Viewer Annotationen Batch-Mail / File Dateiablage Z.b. viele Mails zu einem Projekt Mit/ohne Viewer Extraktion der Mailanhänge Ablage im Hintergrund

33 Finish Auf Wiedersehen See you again Au revoir Arrivederci Zusammenkommen ist der Anfang. Zusammenarbeit ist ein Erfolg!