Erfüllung der Anforderungen des Staatsarchiv Kanton ZH

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1 Erfüllung der Anforderungen des Staatsarchiv Kanton ZH Datum: 8. Februar 2018 Version: 1.0 Autoren: 4teamwork AG Dammweg Bern contact@4teamwork.ch

2 1 Erfüllung der Anforderungen Staatsarchiv Kanton ZH Dieses Dokument beschreibt den Erfüllungsgrad der Anforderungen und Richtlinien des Staatsarchivs Kanton Zürich durch die Schweizer Standardlösung für Geschäftsverwaltung und Records Management OneGov GEVER. 1.1 Über OneGov GEVER OneGov GEVER ( ist die durch 4teamwork entwickelte Schweizer Standardlösung für Geschäftsverwaltung in Gemeinden, Städten und Kantonen. OneGov GEVER ist webbasiert und bietet die elektronische Dossierführung gemäss Vorgaben der kantonalen Staatsarchive sowie eine integrierte Sitzungs- und Protokollverwaltung für Gremien und Kommissionen. OneGov GEVER kann als Software as a Service (SaaS) aus der Schweizer Cloud oder in einem beliebigen Schweizer Rechenzentrum betrieben werden. 1.2 Über 4teamwork 4teamwork AG ( ist ein Software- und Dienstleistungsunternehmen mit Hauptsitz in Bern und entwickelt Lösungen für GEVER und Enterprise Content Management. Zu den Kunden zählen die Städte Bern, Kloten, Nidau, Winterthur und Wetzikon, die Gemeinde Köniz, sowie die Kantone Appenzell Innerrhoden, Basel-Landschaft, Basel-Stadt, Bern und Zug. 1.3 Erfüllung der Anforderungen Die folgende Tabelle zeigt auf, in welchem Grad die Anforderungen des Staatsarchivs des Kantons Zürich an die elektronische Dossierführung durch die Lösung OneGov GEVER erfüllt wird. Dabei wurden folgende Dokumente als Grundlage genommen: > Basisanforderungen an ein Records-Management-System (Stand vom Mai 2016) > Merkblatt elektronische Informationsverwaltung und Archivierung (Stand vom Mai 2016)

3 2 Erfüllung der Anforderungen Anforderung Erfüllungsgrad Bemerkungen 1. Dossierprinzip Die Dossierbildung muss unterstützt werden. Dokumente dürfen nur im Zusammenhang eines Dossiers vorkommen. 2. Ordnungssystem Im RMS muss ein Ordnungssystem (OS) hinterlegt sein und verwendet werden. Nur wenn Dossiers in einem Ordnungssystem verortet sind, ist ihr Entstehungsund Bearbeitungskontext dokumentiert 3. Schutz und Sicherheit Die Dossiers und Dokumente müssen mit organisatorischen und technischen Massnahmen vor unautorisierter und unprotokollierter Veränderung sowie vor Verlust geschützt werden. 4. Metadaten Für die archivische Verzeichnung ist ein Minimalset von beschreibenden Metadaten mindestens auf der Ebene Dossier obligatorisch. Gewisse dieser Metadaten muss das Archiv von der aktenbildenden Stelle übernehmen können. Diese Metadaten müssen deshalb im RMS obligatorisch sein und sinnvoll gefüllt werden. Es handelt sich dabei um Metainformationen zu den folgenden Bereichen: Titel; Entstehungszeitraum/Laufzeit; Zugangsbestimmungen; Aktenzeichen im originalen System. 5. Bewertung Aus Gründen der Effizienz und der besseren Nachvollziehbarkeit werden die einzelnen Positionen der Aktenpläne, die einem RMS zugrunde liegen, oftmals Vollständig erfüllt. Vollständig erfüllt. Ordungssystem gemäss Vorgaben Staatsarchiv Kanton ZH. Flexible Rechtevergabe mit Anbindung an bestehende Benutzerverwaltung (z.b. Active Directory mit Single-Sign-On, 2-Faktor Authentifizierung bei der SaaS Variante) Unterstützung aller geforderten Metadaten gemäss ech Standards. Prospektive Berwertungsentscheide können auf Stufe Ordnungssystem und Ordnungspoition hinterlegt werden und werden auf Dossiers und Dokumente vererbt.

4 mit prospektiven Bewertungsentscheiden versehen. Es muss möglich sein, diese Bewertungsentscheide im RMS zu hinterlegen und zu vererben. Darüber hinaus muss die Einzelbewertung von Dossiers und Dokumenten durch das Amt oder das Archiv möglich und gemäss Regeln automatisierbar sein. Dadurch werden die Sample-Bildung in Seriendossiers und die Auswahl von Dokumenten in Abhängigkeit von Bearbeitungsstatus und/oder Version unterstützt. Weitere Informationen zum Aussonderungsprozess sind in der Online Doku zu finden: 6 Abschliessen von Dossiers Das RMS muss es ermöglichen, dass Dossiers explizit abgeschlossen oder abgebrochen werden, damit die Berechnung von Fristen möglich ist. Der Abschluss von Dossiers muss zu geeigneten Zeitpunkten erzwungen werden können. 7. Konvertieren von Dokumenten Dokumente müssen durch die aktenführende Stelle spätestens bei der Ablieferung an das Archiv, aber möglichst schon bei ihrer Finalisierung (Dossierabschluss/ -abbruch) in ein vom Archiv akzeptiertes Format konvertiert werden. Die zeitnahe Konvertierung durch die aktenführende Stelle selbst vermindert Obsoleszenzrisiken und ermöglicht eine bessere Qualitätskontrolle als eine spätere Konvertierung. 8. Geordnete übernahme Das System muss Primär- und Metadaten gemäss einem definierten Prozess- und Daten-Schema exportieren können. Die angebotenen Daten dürfen nicht passwortgeschützt oder verschlüsselt sein. Falls ein System archivierte Daten beibehält, müssen diese als archiviert gekennzeichnet werden können. Archivwürdige Unterlagen sind solange durch die aktenführende Stelle in ihren Detaillierte Beschrebung in der Online- Dokumentation unter Doukmente und s werden bei der Aussonderung automatisch in ein archivwürdiges Format konvertiert (PDF/A) Der Aussonderungsprozess ist in der Online Doku beschrieben: 4

5 Systemen bereitzuhalten, bis die erfolgreiche Ablieferung ans Archiv durch dieses bestätigt wurde, 3 Unterstützte Standards ech-0002 Records Management inkl. ISO OneGov GEVER erfüllt den internationalen Standard ISO (Records Management) sowie den ech-0002 Standard. ech E-Government-Schnittstelle Die Schnittstellen sind in der Online Doku beschrieben: ech-0074 Geschäftsprozesse grafisch darstellen BPMN BPMN-Prozesse können mit einer zusätzlich integrierten Workflowengine abgebildet werden. ech Archivische Ablieferungsschnittstelle Der Aussonderungsprozess ist in der Online Doku beschrieben: 5

6 4 Metadaten Metadatenfeld Erfüllungsgrad Bemerkungen Dossier_Aktenzeichen (z.b / ) Standard Metadatensatz von OneGov GEVER Dossier_Titel (z.b. Rekurs in Sachen XY) Standard Metadatensatz von OneGov GEVER Dossier_Eröffnungsdatum ( ) Standard Metadatensatz von OneGov GEVER Dossier_Federführung (z.b. Hans Muster, SB) Standard Metadatensatz von OneGov GEVER Dossier_Abschlussdatum (z.b ) Standard Metadatensatz von OneGov GEVER 5 Anforderungen Metadatenfeld Erfüllungsgrad Metadatenfelder müssen vollständig auf drei Ebenen vergeben werden können: - Aktenplanposition - Geschäft/Dossier, - Dokument. 6

7 Metadatenfelder können auf den drei Ebenen individuell angepasst werden. Dabei kann zwischen obligatorisch und optional auszufüllenden Metadatenfeldern unterschieden werden. Das System muss vollständige Flexibilität bieten, was Anzahl, Bezeichnung und Werte der Metadatenfelder angeht. Die Inhalte der Metadatenfelder müssen an untergeordnete Objekte vererbt werden können. Die Inhalte der Metadatenfelder müssen durch einen Sachbearbeitenden mit den entsprechenden Berechtigungen auf allen Ebenen verändert werden können (Übersteuerung). Integriertes Regelwerk für Vererbung von Metadaten. Gewisse Metadaten (z.b. Aufbewahrungsfrist) können nur unter bestimmten Voraussetzungen geändert werden) Aktenplan Das RMS muss die Hinterlegung eines Aktenplans mit vom Lizenznehmer frei konfigurierbaren Metadaten ermöglichen. Der Aktenplan dient als zentrales Ordnungs- und Rechercheinstrument für Dossiers und ist als Hierarchie strukturierbar. Die Hierarchie des Aktenplans muss auf mind. 8 Ebenen ausgebaut werden können. Browsing und Navigation in der Hierarchie sind in allen untergeordneten Ebenen möglich. Zu jeder angewählten Aktenplan-Position müssen die übergeordneten Positionen jederzeit mit Positionsnummer und Positionstitel sichtbar gemacht werden können. Die Metadaten können frei konfiguriert werden. Beliebige Anzahl Ebenen möglich. Empfehlung durch 4teamwork: Maximal 4 Ebenen. Navigationsbaum des Ordnungssystems Navigationsbaum des Ordnungssystems 7

8 Der Aktenplan muss an allen Knoten und Endpunkten der Hierarchie erweiterbar sein. Die Berechtigung für die Erweiterung muss auf bestimmte Rollen (RMS- Verantwortliche/r) eingeschränkt werden können. Das RMS soll die Verschiebung von Aktenplan-Positionen erlauben. Alle untergeordneten Objekte sollen dabei mit verschoben und sämtliche Positionsnummern, Fremdverweise und Aktenzeichen automatisch angepasst werden. Das RMS soll sicherstellen, dass nur an den Endpunkten der Hierarchie Dossiers zugeordnet werden können. Unterstütztes Regelwerk (z.b. Dossiers nur in Blattknoten) Der Aktenplan muss über ein gängiges Format importierbar sein Vordefiniertes Excel-Format für Ordnungssystem inkl. Berechtigungen pro Ordnungsposition. Schnittstellen Das RMS verfügt über eine Dossierschnittstelle gemäss dem E-Government Standard ech-0039 (Schweizweites Austauschformat für elektronische Dossiers und Dokumente zwischen E-Government-Anwendungen). Das RMS verfügt über eine archivische Ablieferungsschnittstelle gemäss E- Government Standard ech-0160, damit archivwürdige Dossiers geordnet exportiert und in die archivische Speicherinfrastruktur importiert werden können. Zugriff auf das RMS von ausserhalb des eigenen Netzwerks (z.b. über eine VPN-oder Citrix-Verbindung) muss möglich sein. Die Schnittstellen sind in der Online Doku beschrieben: Zugang mit jedem Webbrowser möglich, inkl. 2- Faktor Authentifizierung 8

9 Bei Bedarf soll das RMS über Schnittstellen zu Fachanwendungen verfügen. Die Öffentlich dokumentierte Restful-API (internationaler Standard für Webanwendungen) von OneGov GEVER erlaubt Lieferanten von Fachanwendungen die einfache Integration. Bei Bedarf soll das RMS über Funktionen für die Traktandierung und Protokollierung von Geschäften verfügen. Integrierte Sitzungs- und Protokollverwaltung Benutzeroberfläche Die Benutzeroberfläche aller Module muss einheitlich sein und Bedienungselemente enthalten, an die sich die Benutzenden aus Office- und Webanwendungen gewohnt sind. Die Benutzeroberfläche sollte durch jeden Benutzenden anpassbar sein, bei- spielsweise durch das Setzen von Favoriten, Anpassen der Fenster, Spalten, Sortierreihenfolgen etc. Das RMS stellt Mechanismen zur Verfügung, um unbeabsichtigte Löschungen und Verschiebungen von Objekten zu verhindern und/oder rückgängig zu machen. Modernes Webinterface mit HTML5 und Javascript Persönliche Einstellungen (Favoriten, Spalten, Sortierreihenfolge). Beliebige Fenster möglich dank Webtechnologie. Das Löschen von Dokumenten oder Dossiers ist nur mittels Papierkorb-Funktion möglich. 9

10 Suchfunktionen: - Grundsätzlich soll über alle Metadaten gesucht werden können. Die Suchresultate sollen in Listen Ansichten dargestellt werden können. - Insbesondere sollen Dossiers mit überfälligen Erledigungsterminen und abgelaufenen Fristen angezeigt werden können. - Die Suche soll bei verschiedenen Suchläufen stetig verfeinert werden können. - Die Listen sollen exportier- und ausdruckbar sein (z.b. als PDF- oder XLSX-Dateien). - Eine Volltextsuche in den Dateien soll möglich sein. - Die Suche soll auf Teile des Aktenplans eingeschränkt werden können. - Aus einer Suchresultatliste soll man direkt das entsprechende Dossier öffnen können. Integrierte Volltextsuche, VisualSearch TM Technolgie zum Druchsuchen von tausenden Dokumenten inkl. Online Lesemodus. Übersichtsseiten für Aufgaben, Dossiers, Anträge und Dokumente Suchen in bestimmten Bereichen (Ordnungspositionen, Dossiers) Dossierführung Bevor das erste Dokument eines neuen Geschäfts abgelegt werden kann, muss zwingend ein Dossier eröffnet und einer Position des Aktenplans zugeordnet werden. Dokumente können nicht ausserhalb eines Dossiers abgelegt werden. Dossiers müssen je nach Vorgabe des Lizenznehmers zentral durch eine administrative Stelle oder dezentral durch den federführenden Sachbearbeiter eröffnet werden können. Eingangskanäle für Übernahme von Dokumenten in RMS: Scanner, , Filesystem und Web-Anwendung (insbesondere Dokumente von einer Website). Dokumente können nur in Dossiers erzeugt werden. Dokumente können nur in Dossiers gespeichert werden. Elektronische Eingangskorb mit Scan-Anbindung, Drag&Drop von Dokumenten aus Explorer und E- Mails inkl. Beilagen aus Outloook, generische E- Mail Schnittstelle pro Dossier (Mail-In), Entgegennahme von Dokumenten aus Webformularen mittels RESTful-API. 10

11 Es muss insbesondere auf einfache Weise möglich sein, Posteingänge per E- Mail inkl. angehängte Dateien direkt (z. B. mit Drag and Drop ) in die RMS- Anwendung zu kopieren. Die Kopien müssen physisch und logisch unabhängig vom -System sein. Plugin für Outlook, Speicherung der s als.eml und.msg inkl. automatischer PDF- Konvertierung und Online-Lesemodus. Bearbeitung Das RMS muss die Eröffnung und Schliessung einer unbegrenzten Anzahl Dossiers auf jeder untersten Position (Rubrik) des Aktenplans erlauben. Dossiers werden nur auf diesen untersten Positionen eröffnet Dossiers müssen durch die Sachbearbeitenden in Subdossiers gegliedert werden können. Dossiers und Subdossiers müssen gemäss Berechtigungskonzept des Lizenz- nehmers verändert und gelöscht werden können. Das Bearbeiten eines bestimmten Dokuments darf nicht für mehrere Personen gleichzeitig möglich sein. Der Lesezugriff auf ein bestimmtes Dokument muss für mehrere Personen gleichzeitig möglich sein. Ob ein Dossier laufend (aktiv) oder abgeschlossen (inaktiv) ist, muss optisch erkennbar sein. Das RMS verfügt über Workflow-Funktionalitäten, die die Verknüpfung von Aktivitätstypen (z.b. zur Bearbeitung, zur Stellungnahme, zur Überarbeitung, zur Genehmigung, zur Traktandierung etc.) zu Geschäftsprozessen und die Setzung von Fristen und Terminen für die einzelnen Prozessschritte ermöglichen. Check-out, Check-In inkl. Locking Integriertes Aufgabenmodul zur abbildung der GEVER Stadnardprozesse (zur Kenntnis, zum Bericht/Antrag, zur direkten Erledigung, 11

12 Die Erstellung einer neuen Version eines Dokuments muss jederzeit möglich sein. Dabei werden sämtliche auf das Dokument bezogenen Metadaten der Vorgängerversion übernommen. Das RMS verfügt über Möglichkeiten zur Versionierung von Dokumenten. Integrierte Versionierung inkl. PDF-Vorschau jeder Version. Wesentliche Veränderungen an Daten (insbesondere das Verändern und Löschen von Dossiers oder Unterlagen) müssen durch das System protokolliert werden können (Sicherung der Integrität). Die Anwendung stellt sicher, dass Zugriffsprotokolle nicht mehr verändert werden können. Integriertes technisches Journal auf Stufe Dossier und Dokument. Dossierabschluss Dossiers müssen je nach Vorgabe des Lizenznehmers zentral durch eine administrative Stelle oder dezentral durch den federführenden Sachbearbeiter abgeschlossen werden können. Das System stellt Mechanismen zur Verfügung, um Dokumente bei Dossierabschluss möglichst einfach in unveränderbare, archivtaugliche Formate umzuwandeln. Es muss möglich sein, die Veränderung von Metadaten nach Dossierabschluss einzuschränken. Workflow für Dossierabschluss mit hinterlegtem Regelwerk (z.b. Abschluss nur möglich wenn alle Aufgaben erledigt sind) Automatische KOnvertierung aller Dokumente und s in PDF/A Automatischer Schreibschutz nach Abschluss Geordnete Übernahme 12

13 Die RMS-Anwendung muss Primär- und Metadaten gemäss ech-standard 0160 exportieren können. Der Aussonderungsprozess ist in der Online Doku beschrieben: Wenn ein Dossier nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zwecks Endarchivierung exportiert wird, müssen sämtliche Primär- und Metadaten dieses Dossiers im System gelöscht werden. Wenn ein Dossier nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet wird, weil es keine Archivwürdigkeit besitzt, müssen sämtliche Primär- und Metadaten dieses Dossiers im System gelöscht werden. Der Aussonderungsprozess ist in der Online Doku beschrieben: Der Aussonderungsprozess ist in der Online Doku beschrieben: Der Aussonderungsprozess ist in der Online Doku beschrieben: Aus dem System exportierte oder gelöschte Primär- und Metadaten (Endarchivierung oder Vernichtung) müssen in einer Tabelle protokolliert werden können. Berechtigungskonzept Definierte Gruppen (mit verschiedenen Rollen/Funktionen) erhalten auf bestimmte Aktenplanpositionen und die darunter liegenden Dossiers Zugriffsrechte. Das integrierte Rollekonzept erfüllt diese Anforderung. 13

14 Berechtigungsarten: - Schreibzugriff - Lesezugriff - Kein Zugriff Die Berechtigungen können entlang der Hierarchie des Aktenplans von oben nach unten vererbt werden. Berechtigungen sollen auf Ebene Dossier durch eine zentrale Stelle oder durch den federführenden Sachbearbeiter fallweise angepasst werden können. Die Vererbung kann bei Bedarf auf jeder Stufe unterbrochen werden. 14

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