Geburtstags-Liste. Es beginnt mit der Erweiterten Suche

Transkript

1 Um eine Liste zu erhalten mit allen, die heute Geburtstag haben, ist in MEWIS-NT auf der Startseite schon eine Einstellung vorgesehen. Wenn ich eine Liste haben möchte mit allen, die in einem bestimmten Monat Geburtstag haben, müssen einige Einstellungen vorgenommen werden: Es beginnt mit der Erweiterten Suche Im großen Such-Fenster auf der rechten Seite den Link "Alter von/bis" anklicken (also den unterstrichenen Text, nicht in das Eingabefeld!) Es öffnet sich ein neues Fenster: Im ersten Feld Geburtsmonate / Jahr durch einen Klick auf den Pfeill abwärts aus der ausklappenden Liste den gewünschten Monat auswählen (im Beispiel Juni ), anschließende im Feld daneben das Jahr angeben (im Beispiel 2005 ), darunter das Alter (dazu gibt es oben links eine "Hilfe"). Einige gebräuchliche Beispiele für die Altersauswahl: 80 findet alle Personen, die in dem angebenen Zeitraum dieses Alter haben. <80 findet alle Personen die 79 oder jünger sind. >=80 findet alle Personen, die genau 80 oder älter sind. 70;75;80 findet genau alle Personen, die 70 oder 75 oder 80 Jahre alt sind findet alle Personen die zwischen 40 und 50 Jahren alt sind. 10;20;30;40;50;60;70;>=80 findet alle runden Geburtstage und alle Personen, die älter sind als 80 Jahre. Alle Beispiele sind miteinander kombinierbar, jeweils durch Semikolon (;) getrennt. Eventuell in den Fenstern darunter weitere Monate... eingeben. Sind alle Angaben gemacht, unten links auf Suchen klicken. Das Fenster wird geschlossen und wechselt zum großen Such-Fenster der Erweiterten Suche zurück. Auch in diesem Fenster auf "Suchen" klicken. [Anmerkung: Wenn Sie solche Listen häufiger brauchen und/oder es komplizierte Einstellungen waren, die Sie vorgenommen haben, dann sollten

2 Sie an dieser Stelle überlegen, ob Sie diese Einstellungen nicht abspeichern wollen, damit Sie es in Zukunft einfacher haben. Eine Hilfe zum Abspeichern finden Sie hier...] Die Liste erscheint und kann kontrolliert werden. Jetzt auf das Icon "Listen" klicken. Es erscheint folgendes Fenster: Im mittleren Feld Gemeindearbeit/Zielgruppen die "Geburtstagsliste" auswählen. Rechts unten den Stichtag einstellen für die Berechnung des Alters (am besten mindestens einen Monat später als der letzte Geburtstag in der Liste, zuviel schadet nichts) Ab jetzt unterscheidet sich der weitere Ablauf je nachdem, ob die Liste gedruckt oder zur Weiterbearbeitung exportiert werden soll (zum Export: hier): Für den Ausdruck geht es folgendermaßen weiter: Links oben das Kästchen vor Benutze vorhandene Personenauswahl durch einen Mausklick markieren. Eventuell in der neu aufgetauchten Auswahlbox eine oder mehrere Sperren ausschalten (eine kleine Hilfe dazu finden Sie hier...) Dann am unteren Fenster auf Ausführen klicken. Es erscheint die Meldung, dass die Liste im Eigenen Ordner abgelegt wird. Er ist am schnellsten über das Icon in der obersten Zeile zu erreichen: Dort wird zuerst die Datei angekündigt, wenn sie fertig erstellt ist, dann taucht auch der Knopf für den Download auf. Der Dateiname besteht aus folgendenden Teilen: Das aktuelle Datum in umgekehrter Reihenfolge (Jahr, Monat, Tag - z.b = ), die aktuelle Uhrzeit (Stunde, Minuten, Sekunden - z.b = Uhr und 45 Sekunden), der Name der Liste (z.b. Geburtstagsliste) und die Endung.zip (= eine gepackte Datei) Unterschiedliche Dateien lassen sich auf diese Weise gut unterscheiden. Den Knopf Download auswählen, mit dem persönlich Passwort (in Kleinbuchstaben) entpacken und mit dem Adobe (Acrobat) Reader öffnen.

3 Jede Geburtstagsliste besteht aus einer Vorschaltseite: Dort sind Datum, Benutzer, Gemeinde, Art der Liste, Auswahlkriterien und Anzahl der Datensätze aufgeführt. Die eigentliche Liste beginnt auf der Seite 2: Die Angaben der Vorschaltseite finden sich im Kopf der Seite wieder, dann folgen die Datensätze mit Geburtstag, Name, Vorname, Ort, Alter... Der AUSDRUCK erfolgt aus dem Adobe (Acrobat) Reader. Dort können Sie auch festlegen, ob die 1. Seite mitgedruckt werden soll. Für den Export geht es folgendermaßen weiter: Links oben das Kästchen vor Ergebnismenge als Datei exportieren durch einen Mausklick markieren. Es erscheint folgendes Fenster: Eventuell in der Auswahlbox Sperren eine oder mehrere Sperren ausschalten (eine kleine Hilfe dazu finden Sie hier...), eventuell eine andere Liste auswählen (die kurze Liste reicht aber völlig aus!) Dann am unteren Fenster auf Ausführen klicken. Es erscheint die Meldung, dass die Liste im Eigenen Ordner abgelegt wird. Er ist am schnellsten über das Icon in der obersten Zeile zu erreichen:

4 Dort wird zuerst die Datei angekündigt. Wenn sie fertig erstellt ist, dann taucht auch ein Knopf für den Download auf. Der Dateiname setzt sich folgendermaßen zusammen: Zuerst der Name der Liste (z.b. Export_), nach dem Unterstrich folgt das aktuelle Datum in umgekehrter Reihenfolge (Jahr, Monat, Tag - z.b = ), nach einem weiteren Unterstrich folgt die aktuelle Uhrzeit (Stunde, Minuten, Sekunden - z.b = Uhr und 45 sek. Dadurch lassen sich alle Dateien gut unterscheiden. Den Knopf Download auswählen, die Datei auf Festplatte speichern (Speicherort merken!!!), durch Doppelklick die ZIP-Datei aufrufen und mit dem persönlich Passwort (in Kleinbuchstaben) entpacken (Speicherort merken!!!) Auf der Festplatte wird eine Datei gleichen Namens abgelegt, die jetzt aber die Endung CSV hat. Es ist eine Text-Datei. In einem Text-Editor sieht sie etwa folgendermaßen aus: In der ersten Zeile stehen die Bezeichner: Familienname, Zusatz, Vorname, Rufname..., in jeder weiteren Zeile steht ein Datensatz (= eine Person). Die Informationen sind in Anführungszeichen gesetzt (wenn es z.b. zu Akademischen Grad keine Infos gibt, stehen die Anführungszeichen direkt nebeneinander). Die Felder (z.b. Familienname, Familienname_Zusatz...) sind durch Semikolon (;) voneinander getrennt. Zur Weiterverarbeitung dieser Liste ist es sinnvoll, sie in Excel einzulesen: Excel aufrufen, im Datei-öffnen-Fenster zuerst unten den Dateityp einstellen auf: Textdateien (*.prn; *.txt; *.csv), dann die Datei suchen, anklicken und öffnen.

5 Jetzt sind alle Informationen in Zeilen und Spalten sortiert und können sofort als Steuerdatei für Word-Serienbriefe verwandt werden. Sollen die Informationen für die Geburtstagsliste des Gemeindebriefs weiter verarbeitet werden, dann können hier die Spalten umsortiert werden (dazu ist das Feld Geburtstdatum zusätzlich aufgeteilt in Geburtstag, Geburtsmonat, Geburtsjahr, nach denen die ganze Liste auch neu sortiert werden kann) und nicht benötigte Spalten können gelöscht werden. Die verbleibende Liste wird dann in das Satzprogramm (Word, Publisher...) eingefügt.