Softwarehandbuch. gutwin Arbeitsschutz - Module. Modul: gutwin Maschinen- und Arbeitsmittelmanagement (AMM)

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1 Softwarehandbuch gutwin Arbeitsschutz - Module Modul: gutwin Maschinen- und Arbeitsmittelmanagement (AMM) Version D

2 Gutwinski Management GmbH Lohnsteinstraße 36 A-2380 Perchtoldsdorf T: F: gutwin Software Hotline: support@gutwinski.de gutwin Recht Hotline: recht@gutwinski.de Gutwinski Management GmbH Die in diesem Handbuch bzw. in der Software erwähnten Produktnamen und Bezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der betreffenden Firmen. Dieses Handbuch wurde mit größter Sorgfalt verfasst, trotzdem können fehlerhafte Angaben und deren Folgen nicht vollständig ausgeschlossen werden und keine Haftung dafür übernommen werden

3 Inhaltsverzeichnis 1. MODUL MASCHINEN- UND ARBEITSMITTELMANAGEMENT (AMM)... 4 Arbeitsmittel... 6 Auswertungen Übersicht Arbeitsmittel FEHLERBEHEBUNG TIPPS / FAQ

4 1. Modul Maschinen- und Arbeitsmittelmanagement (AMM) Mit dem Modul Maschinen- und Arbeitsmittelmanagement können Sie Daten zu den Arbeitsmitteln im Unternehmen erfassen und mit bestehenden oder neuen Anlagenelementen verknüpfen. Stammdaten Im Menü Stammdaten können Sie neben Benutzer, Rollen und Rechten (siehe Administratorenhandbuch) noch weitere Stammdaten verwalten, wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Planbezeichnungen verwalten Mit der Planbezeichnung besteht die Möglichkeit Maschinen und Anlagen mit einer individuellen Codierung für den Ort der Aufstellung zu versehen. Anhangskategorien verwalten Werden Anhänge bei Arbeitsmittel aufgeladen, so können diese nach individuell definierten Kriterien definiert werden, nach denen dann gesucht und gefiltert werden kann. Besonders hilfreich, wenn sehr umfangreiche Dokumentation in gutwin abgelegt wird

5 Textbausteine Hier können für die Felder Verhalten bei Störungen und im Gefahrfall, Verhalten bei Unfällen - Erste Hilfe und Maßnahmen für Instandhaltung und Entsorgung Standardtexte für Gefahrstoffe, Arbeitsmittel und Arbeitsplätze erstellt werden, die automatisch bei der Erstellung eines neuen Eintrages in die betreffenden Felder eingetragen werden. Bei Änderungen im Standardtext schlägt diese automatisch durch. Mehr dazu im Punkt: Gefährdungsbeurteilung Grundeinstellungen Wenn diese Option ausgewählt ist, dann werden alle rechtlichen Details, z.b. ob es sich um ein prüfpflichtiges Arbeitsmittel handelt oder ob ein Wartungsbuch vorgeschrieben ist, bei den Arbeitsmittelarten angezeigt. Ansonsten werden diese ausgeblendet

6 Arbeitsmittel Im Untermenü Arbeitsmittel sehen Sie standardmäßig alle erfassten Arbeitsmittel. Ansicht Hier können Sie die Arbeitsmittel einsehen, nicht aber editieren oder löschen. Es werden auch alle mit dem Arbeitsmittel verknüpften Anlagen / Arbeitsplätze, Gefährdungseinträge, Aufgaben und Anhänge aufgelistet. (diese können per Link geöffnet werden.) Benutzer ohne Schreibrechte können die Daten nur auf diese Weise betrachten. Neues Arbeitsmittel erstellen Über die Funktion Filtereinstellungen wechseln können die Arbeitsmittel nach Kategorien, Zuordnung zu Arbeitsplätzen und weiteren Kriterien gesucht werden. Arbeitsmitteldatenblatt anzeigen: Hier besteht die Möglichkeit, ein Datenblatt des Arbeitsmittels in der Übersicht zu generieren: - 6 -

7 Gefährdungsbeurteilung anzeigen Beim Arbeitsmittelblatt wird die Gefähdruzngsbeurteilung des Arbeitsmittels in einem Dokument angedruckt. Quick-Action-Menüs Bewegen Sie die Maus auf das Quick-Action Symbol ( ) um weitere Aktionen durchzuführen. Die Menüoptionen in der Kopfzeile wirken sich auf alle markierten Anlagen aus. Neu: ein neues Arbeitsmittel anlegen. Anzeigen: Ansicht des Arbeitsmittels mit allen Daten und Verknüpfungen auf einer Seite Bearbeiten: Schreibzugriff für Änderungen Kopieren: kopieren des Arbeitsmittels Löschen: löschen des Arbeitsmittels Eigenschaften: Infos zu, Ersteller, Erstelldatum, Letzte Änderung Filtereinstellungen wechseln: Hier kann zwischen einfacher und erweiterter Suchmaske gewechselt werden. Neue Arbeitsmittel anlegen Mit "Neu" können Sie neue Arbeitsmittel anlegen. Geben Sie eine Bezeichnung für das Arbeitsmittel ein. Die Bezeichnung sollte kurz und eindeutig sein, um ein späteres Auffinden zu erleichtern. Wahlweise können Sie die Maschinen-/ Anlagenbezeichnungen auch mit einem Nummernsystem versehen. (z.b. "Stapler 1", "Stapler 2" usw.) - 7 -

8 Jedes neue Arbeitsmittel wird nun einer Arbeitsmittelart zugeordnet. Daraus ergibt sich eine automatische Zuordnung zu prüfpflichtigen und nicht prüfpflichtigen Arbeitsmittel

9 Wird ein neues Arbeitsmittel im System erfasst ist der Bearbeitungsstatus NEU voreingestellt. Bitte beachten Sie, dass es zu diesem Zeitpunkt noch nicht in der Übersicht angezeigt wird. Erst wenn der Bearbeitungsstatus auf 100% gestellt wird, werden die Daten auch in der Übersicht angezeigt. Mit "weiter" kommen Sie zur Anlagen-/Arbeitsplatzzuordnung. Hier werden die erfassten Arbeitsmittel einer oder mehreren Anlagen / Arbeitsplätzen zugewiesen Mit "weiter" springen Sie zu den Arbeitsplatz Daten. Hier können Gefährdungseinträge bei der Verwendung des Arbeitsmittels an einem ganz konkreten Arbeitsplatz erfasst werden. Wählen Sie die Gefahr/Belastung und die Auswirkungen aus den vorgegebenen Einträgen und beschreiben Sie im Textfeld die Ursache. (Details siehe Neuen Gefährdungseintrag erfassen ) Anzeige der Betriebsanweisungen in der Übersicht Sobald die Gefährdungsbeurteilungsdaten zum Arbeitsmittel fertig im System erfasst wurden, können in der Übersicht auch die zugehörigen Betriebsanweisungen für Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Dazu verwenden Sie den Selektor in den Anzeigeoptionen und legen Sie fest, ob die Betriebsanweisung angezeigt werden soll

10 Mit "weiter" springen Sie zur Gefährdungsbeurteilung. Hier können Gefährdungseinträge zum Arbeitsmittel an sich erfasst werden. Wählen Sie die Gefahr/Belastung und die Auswirkungen aus den vorgegebenen Einträgen und beschreiben Sie im Textfeld die Ursache. (Details siehe Neuen Gefährdungseintrag - erfassen). Mit "weiter" springen Sie zu den Erweiterten Daten. Hier können zum Arbeitsmittel Schallemissions- und Vibrationsdaten erfasst werden. Mit "weiter" springen Sie zu den Verknüpfungen. Hier können zum erfassten Arbeitsmittel bestehende Aufgaben und KVPs aus dem RBM verknüpft werden oder auch neue Aufgaben und KVPs erstellt werden sowie bestehende Bescheide und Verträge verknüpft werden. (Details siehe Modul RBM - Aufgaben und Prüfungen verwalten) Mit "weiter" springen Sie zu den Anhängen. Hier können Sie zu dem Arbeitsmittel gehörende, beliebige Dateien (z.b. Lastenhefte, Betriebshandbücher etc.) ablegen. (optional) Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für ein weiteres Arbeitsmittel geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen "Allgemeine Daten", "Bescheide" und "Anhänge" springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen verworfen. Bearbeiten Mit bearbeiten können Sie bestehende Arbeitsmittel editieren. Löschen Mit Löschen können Sie ein Arbeitsmittel entfernen. Kopieren Hier können Sie Arbeitsmittel kopieren, um z.b. gleichartige Maschinen in verschiedenen Abteilungen nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen. Wählen Sie die Daten, die im Zuge der Kopie mitkopiert werden sollen und welche Sie in der Kopie neu zuweisen möchten:

11 Es wird ein neuer Eintrag gleichen Namens mit dem Zusatz "Kopie" erstellt. Tipp: Sie können die Kopierfunktion auch nutzen, um gleichartige Arbeitsmittel (z.b. Stapler) mitsamt den dazugehörigen Gefährdungseinträgen und Aufgaben zu vervielfachen und erst in einem weiteren Schritt dann individualisieren. Damit kann der Aufwand zur Gefährdungsbeurteilung reduziert werden. Auswertungen Im Hauptmenü Auswertungen können Sie Betriebsanweisungen und Listen erstellen. Wählen Sie zuerst den Bereich aus (Anlagen, Bescheide, usw.), nutzen Sie je nach Bedarf die Filtermöglichkeiten und wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium. Mit den "allgemeinen Filterkriterien", die bei Bedarf aktiviert werden können, kann u.a. zusätzlich auch nach Anlagen gefiltert werden. Je mehr Filter sie einsetzen, desto genauer wird Ihre Auswertung. Abfragen können auch als Vorlage gespeichert werden, damit die Filterkriterien nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen. Es stehen folgende Filterkriterien zur Verfügung:

12 Darunter besteht die Möglichkeit verschiedene Berichte zu generieren: Bei den Betriebsanweisungen kann eine zusätzliche Fußzeile angedruckt werden. Wählen Sie dazu in der Auswertung nach der Auswahl des Berichtes Betriebsanweisung das Feld Element Eigenschaften andrucken: aus

13 Tragen Sie nun im Feld Dokumentennummer die gewünschte Nummerierung des Dokumentes ein und wählen Sie einen Ersteller aus der Liste der Mitarbeiter aus. Sie können weiters festlegen, ob eine Unterschriftenzeile angedruckt werden soll. Klicken Sie auf Weiter, um den gewünschten Bericht mir der nun festgelegten Fußzeile zu drucken

14 Übersicht Arbeitsmittel In der Übersicht im Modul Rechts- und Bescheidmanagement werden die erfassten Arbeitsmittel mit der Anlagenstruktur verknüpft angezeigt. Durch Auswahl einer Anlage (links) werden die direkt mit dieser Anlage verknüpften Arbeitsmittel angezeigt. Diese können durch Anklicken geöffnet werden, wobei ein Fenster mit den Detaildaten und den angehängten Dateien erscheint. Weiters werden alle zu den Arbeitsmitteln erfassten Aufgaben angezeigt und können dort bearbeitet werden bzw. können Prüfeinträge dazu erfasst werden. Auf der Seite Ansicht kann die Schaltfläche Arbeitsm. verwendet werden um rasch zu den Arbeitsmitteln zu springen. Für Details siehe Übersicht Anlagen/Prozesse und Aufgaben, Modul RBM. Hinweis: Wird ein Arbeitsmittel nicht angezeigt, stellen Sie sicher, dass der Bearbeitungsstatus beim Gefahrstoff auf der Seite der allgemeinen Daten auf 100% gesetzt wurde. Wird keine Betriebsanweisung angezeigt, kontrollieren Sie, ob der Selektor auf der Seite Arbeitsplatz Daten beim Arbeitsmittel aktiviert wurde

15 2. Fehlerbehebung Es können nicht alle (lizenzierten) Module bzw. Menüpunkte ausgewählt werden: In diesem Fall fehlen Ihnen entsprechende Zugriffsrechte wenden Sie sich an Ihren Administrator. Serverfehlermeldungen, div. Probleme, Funktionen gehen nicht, Seiten werden nicht aktualisiert, IE hängt o o o o o JavaScript muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). Automatische Cookie-verwaltung muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). IE Cache leeren ( Browserverlauf löschen : Häkchen entfernen bei Bevorzugte Websitedateien beibehalten und auf Löschen klicken. Add-On s testweise deaktivieren Nehmen Sie im IE die Einstellung wie unter Einleitung beschrieben vor Anlagenbaum klappt zu bei Auswahl einer Anlage (ab IE 11) Im IE unter Extras Einstellungen der Kompatibilitätsansicht die vorgeschlagene Seite (gutwin.at) hinzufügen. sonstige Probleme, die auf einem Client-PC auftreten: 1. IE schließen (alle Fenster!) IE neu öffnen, einsteigen testen, ob andere Intranet/Internetseiten aufgerufen werden können PC neu starten IE-Einstellungen prüfen, ev. Standardeinstellungen wählen prüfen, ob Software auf anderen PC's fehlerfrei läuft.. Popups werden nicht angezeigt / angeklickte Informationen erscheinen nicht: Wenn Sie einen Popup-Blocker verwenden, werden Popups automatisch geblockt. Deaktivieren Sie in diesem Fall Ihren Popupblocker bzw. erlauben Sie ihm die Popups "dieser" Site immer zu öffnen. Anwendung reagiert nicht mehr oder Fehlermeldungen wie zb "Server Error in '/gutwin' Application", "Object reference not set to an instance of an object"..: Schließen Sie bitte den IE (alle Fenster!) und starten Sie den IE neu. Sie müssen dann erneut in die Software einsteigen.. Benachrichtigungs- s (Notifikationen) werden nicht zugestellt bzw. Mitarbeiter werden in der Auswahlliste nicht angeführt: o prüfen, ob die Mailadresse bei der betroffenen Mitarbeiter (Menü Verwaltung) unter " für Benachrichtigungen:" korrekt eingetragen wurde. o prüfen, ob die Aufgabe als gültig markiert ist o wenden Sie sich an Ihren Serveradministrator: ev. läuft Task gutwin am Server nicht, dieser ist für die automatischen Verständigungen erforderlich

16 3. Tipps / FAQ Um die Adresse für die Login-Seite nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen, sollten Sie diese bei den Favoriten ablegen. Der Link muss folgende Form aufweisen: bzw. Sollte der abgespeicherte Link noch mehr Daten enthalten wie z.b. dann funktioniert die Anmeldung nicht und es kann zu unerwarteten Problemen bei der Ausführung der Software kommen! Werden erforderliche Eingabefelder (Pflichtfelder) nicht oder falsch ausgefüllt, erscheint beim Speichern eine entsprechende Fehlermeldung in roter Schrift am Beginn der Seite sowie das Wort "Fehler" rechts neben der betreffenden Eingabemaske. Eingaben können nicht gespeichert werden, solange nicht alle Eingabefehler behoben wurden. Aus Sicherheitsgründen wird die Verbindung zum Server nach längerer Inaktivität geschlossen, Sie müssen in so einem Fall neu einloggen. Zum Beenden der Sitzung wählen Sie "Abmelden" am oberen Bildschirmrand. Wenn Sie einfach das Browserfenster schließen bleibt man u.u. angemeldet, bis der Browser geschlossen wird! Eingabefelder die mit " * " gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Verwenden Sie die Tabulatortaste um schnell von einem Eingabefeld zum nächsten zu springen. Wenn Sie für kurze Zeit mit dem Mauszeiger auf einem Menüpunkt verweilen, erscheint idr eine Kurzinfo. Beenden Sie Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich einen neue Maske für weitere Anlagen geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen Unterseiten (zb "Allgemeine Daten", "Bescheide", "Anhänge" usw.) springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen der jeweils offenen Eingabemaske verworfen. Auf einem PC darf man nicht gleichzeitig in mehrere Mandanten und/oder mit verschiedenen Usern in die Software einsteigen kann zu Datenverlust führen! Es ist aber möglich, in ein und denselben Mandanten mit demselben User auf einem PC mehrfach einzusteigen