Softwarehandbuch. gutwin Arbeitsschutz - Module. Modul: gutwin Maschinen- und Arbeitsmittelmanagement (AMM)

Transkript

1 Sftwarehandbuch gutwin Arbeitsschutz - Mdule Mdul: gutwin Maschinen- und Arbeitsmittelmanagement (AMM) Versin

2 Gutwinski Management GmbH Lhnsteinstraße Perchtldsdrf T: F: gutwin Sftware Htline: supprt@gutwinski.at gutwin Recht Htline: recht@gutwinski.at Gutwinski Management GmbH Die in diesem Handbuch bzw. in der Sftware erwähnten Prduktnamen und Bezeichnungen sind Warenzeichen der eingetragene Warenzeichen der betreffenden Firmen. Dieses Handbuch wurde mit größter Srgfalt verfasst, trtzdem können fehlerhafte Angaben und deren Flgen nicht vllständig ausgeschlssen werden und keine Haftung dafür übernmmen werden. Im Sinne einer besseren Lesbarkeit wurde vn uns entweder die maskuline der feminine Frm vn persnenbezgenen Bezeichnungen gewählt. Dies impliziert keinesfalls eine Benachteiligung des jeweils anderen Geschlechts

3 Inhaltsverzeichnis 1. MODUL MASCHINEN- UND ARBEITSMITTELMANAGEMENT (AMM)... 4 Stammdaten... 4 Arbeitsmittel... 6 Auswertungen Übersicht Arbeitsmittel FEHLERBEHEBUNG TIPPS / FAQ

4 1. Mdul Maschinen- und Arbeitsmittelmanagement (AMM) Mit dem Mdul Maschinen- und Arbeitsmittelmanagement können Sie Daten zu den Arbeitsmitteln im Unternehmen erfassen und mit bestehenden der neuen Anlagenelementen verknüpfen. Stammdaten Im Menü Stammdaten können Sie neben Benutzer, Rllen und Rechten (siehe Administratrenhandbuch) nch weitere Stammdaten verwalten, wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Planbezeichnungen verwalten Mit der Planbezeichnung besteht die Möglichkeit Maschinen und Anlagen mit einer individuellen Cdierung für den Ort der Aufstellung zu versehen. Anhangskategrien verwalten Werden Anhänge bei Arbeitsmittel aufgeladen, s können diese nach individuell definierten Kriterien definiert werden, nach denen dann gesucht und gefiltert werden kann. Besnders hilfreich, wenn sehr umfangreiche Dkumentatin in gutwin abgelegt wird

5 Textbausteine Hier können für die Felder Verhalten bei Störungen und im Gefahrfall, Verhalten bei Unfällen - Erste Hilfe und Maßnahmen für Instandhaltung und Entsrgung Standardtexte für Arbeitsstffe, Arbeitsmittel und Arbeitsplätze erstellt werden, die autmatisch bei der Erstellung eines neuen Eintrages in die betreffenden Felder eingetragen werden. Bei Änderungen im Standardtext schlägt diese autmatisch durch. Mehr dazu im Punkt: Evaluierung Grundeinstellungen Wenn diese Optin ausgewählt ist, dann werden alle rechtlichen Details, z. B. b es sich um ein prüfpflichtiges Arbeitsmittel handelt der b ein Wartungsbuch vrgeschrieben ist, bei den Arbeitsmittelarten angezeigt. Ansnsten werden diese ausgeblendet. Administratin Imprt / Exprt: Hier können Arbeitsmittel über CSV-Dateien imprtiert werden. Im Gegenzug besteht die Möglichkeit, über Auswertungen einen CSV-Exprt der Daten zu machen

6 Arbeitsmittel Im Untermenü Arbeitsmittel sehen Sie standardmäßig alle erfassten Arbeitsmittel. Ansicht Hier können Sie die Arbeitsmittel einsehen, nicht aber editieren der löschen. Es werden auch alle mit dem Arbeitsmittel verknüpften Anlagen / Arbeitsplätze, Evaluierungseinträge, Aufgaben und Anhänge aufgelistet. (diese können per Link geöffnet werden.) Benutzer hne Schreibrechte können die Daten nur auf diese Weise betrachten. Neues Arbeitsmittel erstellen Über die Funktin Filtereinstellungen wechseln können die Arbeitsmittel nach Kategrien, Zurdnung zu Arbeitsplätzen und weiteren Kriterien gesucht werden Arbeitsmitteldatenblatt anzeigen: Hier besteht die Möglichkeit, ein Datenblatt des Arbeitsmittels in der Übersicht zu generieren: - 6 -

7 Gefährdungsbeurteilung anzeigen Bei der Gefährdungsbeurteilung wird die Evaluierung des Arbeitsmittels in einem Dkument angedruckt. Quick-Actin-Menüs Bewegen Sie die Maus auf das Quick-Actin Symbl ( ) um weitere Aktinen durchzuführen. Die Menüptinen in der Kpfzeile wirken sich auf alle markierten Anlagen aus. Neu: ein neues Arbeitsmittel anlegen. Anzeigen: Ansicht des Arbeitsmittels mit allen Daten und Verknüpfungen auf einer Seite Bearbeiten: Schreibzugriff für Änderungen Kpieren: kpieren des Arbeitsmittels Löschen: löschen des Arbeitsmittels Eigenschaften: Infs zu Ersteller, Erstelldatum, letzte Änderung Filtereinstellungen wechseln: Hier kann zwischen einfacher und erweiterter Suchmaske gewechselt werden. Neue Arbeitsmittel anlegen Mit "Neu" können Sie neue Arbeitsmittel anlegen. Geben Sie eine Bezeichnung für das Arbeitsmittel ein. Die Bezeichnung sllte kurz und eindeutig sein, um ein späteres Auffinden zu erleichtern. Wahlweise können Sie die Maschinen-/ Anlagenbezeichnungen auch mit einem Nummernsystem versehen. (z. B. "Stapler 1", "Stapler 2" usw.) Jedes neue Arbeitsmittel wird nun einer Arbeitsmittelart zugerdnet. Daraus ergibt sich eine autmatische Zurdnung zu prüfpflichtigen und nicht prüfpflichtigen Arbeitsmittel nach AMVO, ESV, etc. Bei einem prüfpflichtigen Arbeitsmittel erscheint das Feld Bemerkung zur Prüfpflicht. Wenn man mit der Maus auf dieses Feld fährt, sieht man nach welcher Prüfpflicht dieses Arbeitsmittel zu prüfen ist

8 Die in Klammern stehenden Zahlen [######] geben die rechtliche Aufgabe dazu an. Wenn man diese mit dem Arbeitsmittel verknüpfen möchte, besteht in der Registerkarte Verknüpfungen die Möglichkeit, diese Aufgabe über RELID:##### zu suchen (Bsp: RELID:29129) Diese Aufgaben ID gibt die Ursprungs-ID und nicht die ID in Ihrem Mandanten wieder, deswegen muss RELID: davr geschrieben werden. Wird ein neues Arbeitsmittel im System erfasst ist der Bearbeitungsstatus NEU vreingestellt. Bitte beachten Sie, dass es zu diesem Zeitpunkt nch nicht in der Übersicht angezeigt wird. Erst wenn der Bearbeitungsstatus auf 100% gestellt wird, werden die Daten auch in der Übersicht angezeigt

9 Mit "weiter" kmmen Sie zur Anlagen-/Arbeitsplatzzurdnung. Hier werden die erfassten Arbeitsmittel einer der mehreren Anlagen / Arbeitsplätzen zugewiesen. Es gibt weiters die Möglichkeit (wenn das Genehmigungsmanagement freigeschaltet ist) einer Anlagenkpplung. Wenn Arbeitsmittel in Anlagenstruktur anzeigen ausgewählt ist (Ja), wählt man eine Anlage aus, unter dieser anschließend eine neue Anlage mit dem Namen des Arbeitsmittels erstellt wird. Diese Anlagen sind gekppelt. Löscht man jedch die Anlage, wird auch das Arbeitsmittel gelöscht. Hier ist vr dem Löschen die Kppelung aufzuheben. Mit weiter kmmen Sie falls das Genehmigungsmanagement freigeschaltet ist zur Anlagenänderung. Falls Anlagenänderungen durchgeführt werden, können diese in gutwin dkumentiert werden. Es kann ebenfalls ein Genehmigungsverfahren aus dem Mdul Rechtsund Bescheidmanagement dabei verknüpft werden. Mit "weiter" springen Sie zu den Arbeitsplatz Daten. Hier können Evaluierungseinträge bei der Verwendung des Arbeitsmittels an einem knkreten Arbeitsplatz erfasst werden. Wählen Sie die Gefahr/Belastung und die Auswirkungen aus den vrgegebenen Einträgen und beschreiben Sie im Textfeld die Ursache. (Details siehe Neuen Evaluierungseintrag - erfassen)

10 Anzeige der Betriebsanweisungen in der Übersicht Sbald die Evaluierungsdaten zum Arbeitsmittel fertig im System erfasst wurden, können in der Übersicht auch die zugehörigen Betriebsanweisungen für Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Dazu verwenden Sie den Selektr in den Anzeigeptinen und legen Sie fest, b die Betriebsanweisung angezeigt werden sll. Anzeige des Arbeitsmittels im Sicherheits- und Gesundheitsschutzdkument Im Feld Zeigen in der Gefährdungsbeurteilung besteht die Möglichkeit, das Arbeitsmittel nicht mehr im Sicherheits- und Gesundheitsschutzdkument anzeigen zu lassen. Ist das Häkchen nicht angegeben, wird das Arbeitsmittel nicht im Sicherheits- und Gesundheitsschutzdkument erwähnt. Mit "weiter" springen Sie zur Evaluierung. Hier können Evaluierungseinträge zum Arbeitsmittel an sich erfasst werden. Es können allgemeine Daten bezüglich der Evaluierung hinterlegt werden, ehe die Möglichkeit besteht, mit Textbausteinen (sind in den Stammdaten zu definieren) diverse Maßnahmen hinzuzufügen. Abschließend können Schutzbedürftigkeiten angegeben werden

11 Daraufhin besteht die Möglichkeit, Schnellevaluierungseinträge (sind in den Stammdaten zu definieren) zum Arbeitsmittel hinzuzufügen. Mit dem Klick auf Evaluierungseinträge mittels Schnellauswahl hinzufügen wird die Evaluierungscheckliste angezeigt (sfern diese befüllt ist). Nun können über Häkchen alle benötigten Einträge ins Arbeitsmittel übernmmen werden. Anschließend können diese über Bearbeiten ergänzt werden

12 Am linken Rand der Evaluierungseinträge befindet sich ein Häkchen. Wenn dieses aktiviert ist, wird dieser Gefährdungseintrag in der Betriebsanweisung angezeigt. Ist das Häkchen nicht in der Bx, ist der Eintrag zwar vrhanden, wird jedch nicht in der Betriebsanweisung des Arbeitsmittels angezeigt. Mit "weiter" springen Sie zu den Erweiterten Daten. Hier können zum Arbeitsmittel Schallemissins- und Vibratinsdaten erfasst werden

13 Mit "weiter" springen Sie zu den Verknüpfungen. Hier können zum erfassten Arbeitsmittel bestehende Aufgaben und KVPs aus dem RBM verknüpft werden, neue Aufgaben und KVPs erstellt werden swie bestehende Bescheide und Verträge verknüpft werden. (Details siehe Mdul RBM - Aufgaben und Prüfungen verwalten) Mit "weiter" springen Sie zu den Anhängen. Hier können Sie zu dem Arbeitsmittel gehörende, beliebige Dateien (z. B. Lastenhefte, Betriebshandbücher etc.) ablegen. (ptinal) Beenden Sie die Eingaben mit dem Buttn "Fertigstellen" der "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für ein weiteres Arbeitsmittel geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen "Allgemeine Daten", "Bescheide" und "Anhänge" springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen verwrfen. Bearbeiten Mit Bearbeiten können Sie bestehende Arbeitsmittel editieren. Löschen Mit Löschen können Sie ein Arbeitsmittel entfernen. Kpieren Hier können Sie Arbeitsmittel kpieren, um z. B. gleichartige Maschinen in verschiedenen Abteilungen nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen. Wählen Sie die Daten, die im Zuge der Kpie mitkpiert werden sllen und welche Sie in der Kpie neu zuweisen möchten: Es wird ein neuer Eintrag gleichen Namens mit dem Zusatz "Kpie" erstellt. Tipp: Sie können die Kpierfunktin auch nutzen, um gleichartige Arbeitsmittel (z. B. Stapler) mitsamt den dazugehörigen Evaluierungseinträgen und Aufgaben zu vervielfachen und erst in einem weiteren Schritt zu individualisieren. Damit kann der Aufwand der Evaluierung reduziert werden. Auswertungen Im Hauptmenü Auswertungen können Sie Betriebsanweisungen und Listen erstellen. Wählen Sie zuerst den Bereich aus (Anlagen, Bescheide, usw.), nutzen Sie je nach Bedarf die Filtermöglichkeiten und wählen Sie das gewünschte Srtierkriterium. Mit den "allgemeinen Filterkriterien", die bei Bedarf aktiviert werden können, kann u.a. nach Anlagen gefiltert werden

14 Je mehr Filter sie einsetzen, dest genauer wird Ihre Auswertung. Abfragen können auch als Vrlage gespeichert werden, damit die Filterkriterien nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen. Es stehen flgende Filterkriterien zur Verfügung: Darunter besteht die Möglichkeit verschiedene Berichte zu generieren:

15 Bei der Betriebsanweisung und dem Arbeitsmitteldatenblatt kann eine zusätzliche Fußzeile angedruckt werden. Wählen Sie dazu in der Auswertung nach der Auswahl des Berichtes das Feld Element Eigenschaften andrucken: aus. Tragen Sie nun im Feld Dkumentennummer die gewünschte Nummerierung des Dkumentes ein und wählen Sie einen Ersteller aus der Liste der Mitarbeiter aus. Sie können weiters festlegen, b eine Unterschriftenzeile angedruckt werden sll. Klicken Sie auf Weiter, um den gewünschten Bericht mir der nun festgelegten Fußzeile zu drucken. Es können alle Daten aus gutwin bei den Exprt-Optinen als CSV-Datei exprtiert werden

16 Übersicht Arbeitsmittel In der Übersicht werden die erfassten Arbeitsmittel mit der Anlagenstruktur verknüpft angezeigt. Durch Auswahl einer Anlage (links) werden die direkt mit dieser Anlage verknüpften Arbeitsmittel angezeigt. Diese können durch Anklicken geöffnet werden, wbei ein Fenster mit den Detaildaten und den angehängten Dateien erscheint. Weiters werden alle zu dem Arbeitsmittel erfassten Aufgaben angezeigt und können drt bearbeitet werden bzw. können Prüfeinträge dazu erfasst werden. Auf der Seite Ansicht kann die Schaltfläche Arbeitsm. verwendet werden um rasch zu den Arbeitsmitteln zu springen. Für Details siehe Übersicht Anlagen/Przesse und Aufgaben. Hinweis: Wird ein Arbeitsmittel nicht angezeigt, stellen Sie sicher, dass der Bearbeitungsstatus beim Arbeitsmittel auf der Seite der allgemeinen Daten auf 100% gesetzt wurde. Wird keine Betriebsanweisung angezeigt, kntrllieren Sie, b das Häkchen auf der Seite Arbeitsplatz Daten beim Arbeitsmittel aktiviert wurde

17 2. Fehlerbehebung Es können nicht alle (lizenzierten) Mdule bzw. Menüpunkte ausgewählt werden: In diesem Fall fehlen Ihnen entsprechende Zugriffsrechte wenden Sie sich an Ihren Administratr. Serverfehlermeldungen, div. Prbleme, Funktinen gehen nicht, Seiten werden nicht aktualisiert, IE hängt JavaScript muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). Autmatische Ckie-verwaltung muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). Cache leeren (unter Internetptinen Brwserverlauf Löschen: berste Optin darf nicht ausgewählt sein) Add-On s testweise deaktivieren Nehmen Sie im IE die Einstellung wie in der Einleitung beschrieben vr Anlagenbaum klappt zu bei Auswahl einer Anlage (IE 11) Im IE unter Extras Einstellungen der Kmpatibilitätsansicht die vrgeschlagene Seite (gutwin.at) hinzufügen. snstige Prbleme, die auf einem Client-PC auftreten: 1. IE schließen (alle Fenster!) IE neu öffnen, einsteigen testen, b andere Intranet/Internetseiten aufgerufen werden können IE-Einstellungen prüfen, evtl. Standardeinstellungen wählen PC neu starten prüfen, b Sftware auf anderen PC's fehlerfrei läuft... Ppups werden nicht angezeigt / angeklickte Infrmatinen erscheinen nicht: Wenn Sie einen Ppup-Blcker verwenden, werden Ppups autmatisch geblckt. Deaktivieren Sie in diesem Fall Ihren Ppupblcker bzw. erlauben Sie ihm die Ppups "dieser" Site immer zu öffnen. Anwendung reagiert nicht mehr der Fehlermeldungen wie z. B. "Server Errr in '/gutwin' Applicatin", "Object reference nt set t an instance f an bject"...: Schließen Sie bitte den IE (alle Fenster!) und starten Sie den IE neu. Sie müssen dann erneut in die Sftware einsteigen... Benachrichtigungs- s (Ntifikatinen) werden nicht zugestellt bzw. Mitarbeiter werden in der Auswahlliste nicht angeführt: prüfen, b die Mailadresse bei den betrffenen Mitarbeiter (Menü Stammdaten) unter " für Benachrichtigungen:" krrekt eingetragen wurde. prüfen, b die Aufgabe als gültig markiert ist wenden Sie sich an Ihren Serveradministratr: evtl. läuft Task gutwin am Server nicht, dieser ist für die autmatischen Verständigungen erfrderlich. 82b Prüfbericht: Es werden nicht alle Bescheide aufgenmmen: Prüfen, b bei den Bescheiden gewerberechtl. Bescheid auf JA gesetzt ist. Prüfen, b der Bescheid mit einer Anlage verknüpft ist, die im ausgewählten Prüfumfang enthalten ist. Prüfen b die Bescheide im angegebenen Prüfungszeitraum gültig waren

18 3. Tipps / FAQ Um die Adresse für die Lgin-Seite nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen, sllten Sie diese bei den Favriten ablegen. Der Link muss flgende Frm aufweisen: bzw. Sllte der abgespeicherte Link nch mehr Daten enthalten wie z. B. dann funktiniert die Anmeldung nicht und es kann zu unerwarteten Prblemen bei der Ausführung der Sftware kmmen! Werden erfrderliche Eingabefelder (Pflichtfelder) nicht der falsch ausgefüllt, erscheint beim Speichern eine entsprechende Fehlermeldung in rter Schrift am Beginn der Seite swie das Wrt "Fehler" rechts neben der betreffenden Eingabemaske. Eingaben können nicht gespeichert werden, slange nicht alle Eingabefehler behben wurden. Aus Sicherheitsgründen wird die Verbindung zum Server nach längerer Inaktivität geschlssen, Sie müssen in s einem Fall neu einlggen. Zum Beenden der Sitzung wählen Sie "Abmelden" am beren Bildschirmrand. Wenn Sie einfach das Brwserfenster schließen bleibt man u.u. angemeldet, bis der Brwser geschlssen wird! Eingabefelder die mit " * " gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Verwenden Sie die Tabulatrtaste um schnell vn einem Eingabefeld zum nächsten zu springen. Wenn Sie für kurze Zeit mit dem Mauszeiger auf einem Menüpunkt verweilen, erscheint i. d. R. eine Kurzinf. Beenden Sie Eingaben mit dem Buttn "Fertigstellen" der "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für weitere Anlagen geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen Unterseiten (z. B. "Allgemeine Daten", "Bescheide", "Anhänge" usw.) springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen der jeweils ffenen Eingabemaske verwrfen. Auf einem PC darf man nicht gleichzeitig in mehrere Mandanten und/der mit verschiedenen Usern in die Sftware einsteigen kann zu Datenverlust führen! Es ist aber möglich, in ein und denselben Mandanten mit demselben User auf einem PC mehrfach einzusteigen