Softwarehandbuch. gutwin Arbeitsschutz - Module. Modul: gutwin Arbeitsstoffmanagement (AST)

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1 Softwarehandbuch gutwin Arbeitsschutz - Module Modul: gutwin Arbeitsstoffmanagement (AST) Version

2 Gutwinski Management GmbH Lohnsteinstraße Perchtoldsdorf T: F: gutwin Software Hotline: support@gutwinski.at gutwin Recht Hotline: recht@gutwinski.at Gutwinski Management GmbH Die in diesem Handbuch bzw. in der Software erwähnten Produktnamen und Bezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der betreffenden Firmen. Dieses Handbuch wurde mit größter Sorgfalt verfasst, trotzdem können fehlerhafte Angaben und deren Folgen nicht vollständig ausgeschlossen werden und keine Haftung dafür übernommen werden. Im Sinne einer besseren Lesbarkeit wurde von uns entweder die maskuline oder feminine Form von personenbezogenen Bezeichnungen gewählt. Dies impliziert keinesfalls eine Benachteiligung des jeweils anderen Geschlechts

3 Inhaltsverzeichnis 1. MODUL ARBEITSSTOFFMANAGEMENT (AST)... 4 Arbeitsstoffe... 4 Stammdaten... 5 Chemische Arbeitsstoffe Sicherheitsdatenblätter Biologische Arbeitsstoffe Auswertungen FEHLERBEHEBUNG TIPPS / FAQ

4 1. Modul Arbeitsstoffmanagement (AST) Mit dem Modul Arbeitsstoffmanagement können Sie Daten zu chemischen und biologischen Arbeitsstoffen erfassen, dazugehörige Sicherheitsdatenblätter verwalten, die erfassten Arbeitsstoffe evaluieren und mit bestehenden oder neuen Anlagenelementen verknüpfen. Arbeitsstoffe Im Untermenü Datenerfassung sehen Sie standardmäßig alle erfassten Arbeitsstoffe sowie Sicherheitsdatenblätter. Neuen Arbeitsstoff erstellen Der Status des Arbeitsstoffes ergibt sich aus der Stofffreigabe. Mit dem Pfeil rechts können Details einund ausgeblendet werden freigegeben in Bearbeitung gesperrt - 4 -

5 Quick-Action-Menüs Bewegen Sie die Maus auf das Quick-Action Symbol ( ) um weitere Aktionen durchzuführen. Die Menüoptionen in der Kopfzeile wirken sich auf alle markierten Anlagen aus. Neu: einen neuen Arbeitsstoff anlegen. Anzeigen: Ansicht des Arbeitsstoffes mit allen Daten und Verknüpfungen auf einer Seite Bearbeiten: Schreibzugriff für Änderungen Kopieren: kopieren des Arbeitsstoffes Löschen: löschen des Arbeitsstoffes Eigenschaften: Infos zu Ersteller, Erstelldatum, letzte Änderung Filtereinstellungen wechseln: Hier kann zwischen einfacher und erweiterter Suchmaske gewechselt werden. Stammdaten Im Menü Stammdaten können Sie neben Benutzer, Rollen und Rechten (siehe Administratorenhandbuch) noch weitere Stammdaten verwalten, wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Bitte beachten Sie, das für die Erfassung von Arbeitsstoffen Stammdaten benötigt werden (z. B. H- und P- Sätze, Pers. Schutzausrüstung, Lieferanten) welche vor der Eingabe angelegt werden sollten. H- und P Sätze verwalten In diesen Stammdaten sind alle H- und P- Sätze bereits hinterlegt. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Zu jedem H-Satz kann ein entsprechendes Piktogramm nach Chemikaliengesetz zugeordnet werden, das bei der Auswahl des betreffenden P- Satzes dann in der Datenbank angezeigt wird

6 Bitte keine H-Sätze löschen und wieder neu erstellen, da dabei auch die Verknüpfung der P- Sätze verloren geht. In gutwin ist im Hintergrund eine Datenbank aufgebaut, in der die P- Sätze gewissen H-Sätzen zugeordnet sind. Verwendungs- und Verfahrensarten verwalten In den Stammdaten Verwendungs - und Verfahrensarten stehen Ihnen Mustereinträge zur Verfügung, welche Sie auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können. Diese Daten werden benötigt, wenn der Arbeitsstoff einem Arbeitsplatz zugewiesen wird und dienen als Basis für die nachfolgende Evaluierung. Die Verwendungsart beschreibt den Zweck, für den ein Arbeitsstoff verwendet wird, die Verfahrensart die Art und Weise, wie der Arbeitsstoff zu diesem Zweck eingesetzt wird. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Gefahren/Belastungen verwalten, Auswirkungen verwalten Hier können Sie die bestehenden Einträge editieren. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Achtung: Änderungen wirken sich auch auf die Module Arbeitsplatz- und Arbeitsmittelmanagement aus! Persönliche Schutzausrüstungen verwalten In den Stammdaten der persönlichen Schutzausrüstung stehen Ihnen sehr allgemein formulierte Einträge zur Verfügung, welche Sie auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Es besteht hier die Möglichkeit, den PSA-Katalog Ihres Unternehmens abzubilden. Zusätzlich zum Piktogramm kann ein Bild der PSA hinzugefügt werden. Dieses Bild wird auf Betriebsanweisungen und in SIGE-Dokumenten mitangedruckt. Achtung: Änderungen wirken sich auch auf die Module Arbeitsplatz- und Arbeitsmittelmanagement aus! - 6 -

7 Lieferanten verwalten Hier werden die Lieferanten der Arbeitsstoffe verwaltet. Klicken Sie auf "Neu" um einen neuen Lieferanten anzulegen. Geben Sie eine Bezeichnung unter "Firma/Organisation" an und füllen Sie die benötigten Felder aus. Um Kontakte anzulegen, klicken Sie auf "Weiter" (oder "Kontakte" im Menü oben). Um Sub-Firmen auszuwählen, klicken Sie auf "Weiter" (oder "Sub-Firmen" im Menü oben - Sub-Firmen müssen analog den Vertragspartnern angelegt werden). Um Anhänge anzuhängen, klicken Sie ein weiteres Mal auf "Weiter" (oder "Anhänge" im Menü oben). Achtung: Änderungen wirken sich auch auf das Modul Vertragsverwaltung aus! Eigene Unternehmen und Standorte verwalten Hier können interne Firmendaten wie z. B. Schwester-Standorte, Gebäude verwaltet werden. Die Erfassung und Bearbeitung erfolgt in gleicher Weise, wie bei den externen Lieferanten. Diese Daten sind ausschließlich für die Meldung über die erstmalige Verwendung von CMR oder biologischen Arbeitsstoffen ab der Risikogruppe 2 an das zuständige Arbeitsinspektorat erforderlich. Wenn Sie die Meldung an das Arbeitsinspektorat über die Software generieren möchten, sind hier die Arbeitsstätten Ihres Unternehmens zu erfassen. Mitarbeiter verwalten Hier geben Sie bitte alle Personen, Firmen, etc. ein, die entweder eine Evaluierung durchführen, Prüfungen durchführen oder für etwas verantwortlich/zuständig sind (z. B. für Kontrollen). (Details siehe Modul RBM - Zuständige Personen/Organisationen verwalten) Behörden / Einrichtungen (Pflichtfeld) Alle Stellen, von denen Anforderungen kommen bzw. an die etwas gemeldet werden muss. (Behörden, Unternehmensleitung, Abteilungsleiter,...). Wenn Sie die Meldung an das - 7 -

8 Arbeitsinspektorat über die Software generieren möchten, müssen Sie hier die Daten des für Sie zuständigen Arbeitsinspektorats erfassen. Auch hier können Dummyeinträge (z. B. "nicht relevant" od. ähnl.) hilfreich sein. Behördenarten und sonstige Einrichtungen Kategorien von Behörden bzw. Einrichtungen, die unter Behörden/Einrichtungen verwendet werden (z. B. Arbeitsinspektorat, "intern",...). Themenbereiche Arbeitssicherheit, Brandschutz, etc. - Diese können z. B. bei Aufgaben optional verwendet werden. Nach Themenbereiche kann in der Übersicht und bei den Auswertungen gefiltert werden. Themenbereiche können in nahezu allen Elementen der Software verwendet werden. Textbausteine Hier können für die Felder Verhalten bei Störungen und im Gefahrfall, Verhalten bei Unfällen - Erste Hilfe und Maßnahmen für Instandhaltung und Entsorgung Standardtexte für Arbeitsstoffe, Arbeitsmittel und Arbeitsplätze erstellt werden, die automatisch bei der Erstellung eines neuen Eintrages in die betreffenden Felder eingetragen werden. Bei Änderungen im Standardtext schlägt diese (wenn ausgewählt) automatisch durch. Mehr dazu im Punkt: Arbeitsplatzevaluierung Grundeinstellungen Geben Sie hier bitte alle Mitarbeiter an, die benachrichtigt werden sollen, wenn ein Sicherheitsdatenblatt älter als 2 Jahre alt ist und erneuert werden muss. (Sie können bei jedem Sicherheitsdatenblatt einstellen, ob für dieses Sicherheitsdatenblatt eine Benachrichtigung durchgeführt werden soll oder nicht.) 2. Geben Sie hier bitte alle Mitarbeiter an, die benachrichtigt werden sollen, wenn eine neue Arbeitsstoffbeantragung über das Intranetformular gemeldet wird

9 Benutzer, Rollen, Rechteverwaltung siehe Onlinehilfe / Administratorenhandbuch Risikobewertung Hier können Sie Ihre individuelle Risikomatrix in gutwin abbilden. Mehr dazu siehe in den Stammdaten der Arbeitsplatzevaluierung Hinweis: In vielen dieser Bereiche sind schon häufig verwendete Inhalte standardmäßig vorhanden. Diese können Sie bearbeiten bzw. löschen. Eingegebene Filterbegriffe werden im Menü Verwaltung beibehalten, wenn Sie zwischen Untermenüpunkten wechseln. Entfernen Sie in diesem Fall den Filtereintrag um alle Elemente der Liste anzuzeigen. (gilt nur für Menü Verwaltung) Bitte beachten Sie, dass das Löschen von Stammdaten Probleme verursacht, wenn bereits Daten eingegeben wurden die mit diesen verknüpft sind. Löschen von Anlagen/Arbeitsplätzen führt auch zur Löschung aller darunterliegenden Standortebenen! Bitte um besondere Vorsicht!! - 9 -

10 Chemische Arbeitsstoffe Im Menü chemische Arbeitsstoffe verwalten können Sie chemische Arbeitsstoffe aus dem Unternehmen erfassen, anzeigen, bearbeiten und evaluieren, sofern Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Ansicht Hier können Sie die Arbeitsstoffe einsehen, jedoch nicht editieren oder löschen. Es werden auch alle mit dem Arbeitsstoff verknüpften Aufgaben und Anhänge aufgelistet. (diese können per Link geöffnet werden.) Benutzer ohne Schreibrechte können die Daten nur auf diese Weise betrachten. Neuen chemischen Arbeitsstoff erfassen Mit "Neu" können Sie neue Arbeitsstoffe anlegen. Geben Sie eine Stoffbezeichnung für den Arbeitsstoff ein. Die Bezeichnung sollte kurz und eindeutig sein, um ein späteres Auffinden zu erleichtern. Für jeden Arbeitsstoff wird nun ein Datum ausgewählt, ab dem dieser Stoff im Unternehmen im Einsatz ist. Wird bei einem Stoff ein Datum für das Ende des Stoffeinsatzes eingetragen, wird der Stoff automatisch auf inaktiv gesetzt und scheint nicht mehr in der Liste der verwendeten Arbeitsstoffe auf

11 Die Arbeitsstoffkategorie ergibt sich aus den H-Sätzen des verknüpften Sicherheitsdatenblatts und wird somit automatisch vergeben. Unter den allgemeinen Daten können auch Informationen hinsichtlich REACH und IndustrieunfallVO (Gewerbeordnung Anhang 5) sowie hinsichtlich der gesetzlich geforderten Überprüfung der Ersetzbarkeit von gefährlichen Arbeitsstoffen dokumentiert werden. Wird ein neuer Arbeitsstoff im System erfasst ist der Bearbeitungsstatus NEU voreingestellt. Bitte beachten Sie, dass der Stoff zu diesem Zeitpunkt noch nicht in der Übersicht angezeigt wird. Erst wenn der Bearbeitungsstatus auf 100% gestellt wird, werden die Daten auch in der Übersicht angezeigt

12 Mit "weiter" kommen Sie zur Anlagen-/Arbeitsplatzzuordnung. Hier werden die erfassten Arbeitsstoffe einer oder mehreren Anlagen / Arbeitsplätzen zugewiesen. Hier wird weiters angezeigt, ob Stoffe, die diesem Arbeitsplatz zugewiesen sind, zusammen gelagert werden dürfen oder nicht. Um diese Funktion nutzen zu dürfen, muss im Sicherheitsdatenblatt die Lagerklasse hinterlegt werden. Mit "weiter" kommen Sie zum Sicherheitsdatenblatt. Hier können zum erfassten Arbeitsstoff mehrere Sicherheitsdatenblätter (SDB) zugewiesen werden, wobei eines als das aktuell gültige und zu verwendende Sicherheitsdatenblatt ausgewählt werden muss. (siehe auch Sicherheitsdatenblatt verwalten ) Mit "weiter" springen Sie zu den Arbeitsplatz Daten. Hier können Daten zum Arbeitsstoff erfasst werden, die sich auf eine spezielle Verwendungsart und ein spezielles Verfahren, beziehen. Es wird hier die Menge an einem speziellen Arbeitsplatz ebenso erfasst wie der betreffende Arbeitsvorgang mit Verwendung und Verfahren sowie die an diesem Arbeitsplatz vorhandenen technischen Schutzeinrichtungen

13 Weiters werden hier Daten zur Exposition erfasst. Ist bereits ein Sicherheitsdatenblatt mit Grenzwerten erfasst, so werden diese hier angezeigt. Sind diese nicht erfasst, können hier Werte manuell eingegeben werden. Sind aufgrund der Verwendungsart und der technischen Schutzeinrichtungen Expositionsmessungen erforderlich, können diese hier als Aufgaben erstellt werden. Wenn Sie die Expositionsmessung anlegen ist es wichtig, den Grenzwert im Feld Soll-Wert einzutragen und den tatsächlich gemessenen Wert als Ist-Wert beim Prüfeintrag einzutragen, denn diese Expositionsmessungen werden im SIGE- Dokument mit einem Soll/Ist-Vergleich gegenübergestellt. Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "weiter". Mit "weiter" springen Sie zur Evaluierung. Hier können Evaluierungseinträge zum Arbeitsstoff in Abhängigkeit der eben beschriebenen Verwendungsart und der Verfahrensart erfasst werden

14 Wählen Sie die Gefahr/Belastung und die Auswirkungen aus den vorgegebenen Einträgen und beschreiben Sie im Textfeld die Ursache. (Details siehe Modul Arbeitsplatz- und Arbeitsmittelevaluierung - Neuen Evaluierungseintrag erfassen) Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" um den Dateneintrag mit der Verwendungsart des Arbeitsstoffes und der zugehörigen Evaluierung zu speichern. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen verworfen. Einfaches Maßnahmenkonzept (EMKG): Wenn in den Arbeitsplatzdaten eines Arbeitsstoffes Angaben zur Exposition hinterlegt sind, kann eine automatische Beurteilung der Exposition berechnet werden. Zuzüglich der Daten in den Arbeitsplatzdaten werden zur Berechnung die H-Sätze sowie die Grenzwerte aus dem Sicherheitsdatenblatt benötigt. Je höher die Maßnahmenstufe ist, desto mehr Schutzmaßnahmen müssen getroffen werden

15 Mit "weiter" springen Sie nun zur Evaluierung des Arbeitsstoffes an sich. Hier können Sie Evaluierungseinträge zum Arbeitsstoff erfassen, die unabhängig von der Verwendungsart Gültigkeit haben. Wählen Sie die Gefahr/Belastung und die Auswirkungen aus den vorgegebenen Einträgen und beschreiben Sie im Textfeld die Ursache. (Details siehe Modul Arbeitsplatz- und Arbeitsmittelevaluierung - Neuen Evaluierungseintrag - erfassen). Mit "weiter" springen Sie zu den Aufgaben. Hier können zum erfassten Arbeitsstoff bestehende Aufgaben aus dem RBM verknüpft werden oder auch neue Aufgaben erstellt werden. Bereits erfasste Expositionsmessungen werden hier angezeigt. (Details siehe Modul RBM - Aufgaben und Prüfungen verwalten) Mit "weiter" springen Sie zu den Anhängen. Hier können Sie zu dem Arbeitsstoff gehörende, beliebige Dateien (z. B. Qualitätsanforderungen, Stofffreigaben etc.) ablegen. (optional) Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für einen weiteren Arbeitsstoff geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen "Allgemeine Daten", "SDB", "Erweiterte Daten", "Evaluierung und "Anhänge" springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen verworfen. Anzeige der Betriebsanweisungen in der Übersicht Sobald die Evaluierungsdaten zum Arbeitsstoff fertig im System erfasst wurden, können in der Übersicht neben dem Sicherheitsdatenblatt auch die zugehörigen Betriebsanweisungen für Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Dazu verwenden Sie das Häkchen in den Anzeigeoptionen und legen Sie fest, ob die Betriebsanweisung mit den Daten der Evaluierung oder den Daten des Sicherheitsdatenblattes angezeigt werden soll. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das zugehörige Sicherheitsdatenblatt im Menüpunkt SDB als Anhang angehängt werden muss, damit es in der Übersicht angezeigt wird. Das Löschen von Stammdaten kann Probleme verursachen, wenn bereits Daten eingegeben wurden, die mit diesen verknüpft sind. Bearbeiten Mit Bearbeiten können Sie neue Arbeitsstoffe erfassen und bestehende editieren. Löschen Mit Löschen können Sie einen Arbeitsstoff entfernen. Bitte beachten Sie, dass dadurch auch alle Evaluierungseinträge die diesem Arbeitsstoff zugeordnet wurden und die erweiterten Daten mit den Verwendungs- und Verfahrensarten ebenfalls gelöscht werden! Kopieren Hier können Sie Arbeitsstoffe kopieren, um z. B. gleichartige Arbeitsstoffe mit unterschiedlichen Konzentrationen und Sicherheitsdatenblättern nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen. Es wird ein neuer Arbeitsstoff gleichen Namens mit dem Zusatz "Kopie" erstellt. Eigenschaften Markieren Sie einen chemischen Arbeitsstoff und klicken Sie auf "Eigenschaften" um Details über Ersterstellung und letzter Änderung zu erhalten. Mit entsprechenden Rechten kann dieser auch geändert werden

16 Sicherheitsdatenblätter Im gutwin-sicherheitsdatenblatt können die detaillierten Informationen aus den Punkten 1 16 aus dem Sicherheitsdatenblatt erfasst werden, wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Ansicht Hier können die Sicherheitsdatenblätter eingesehen, nicht aber editiert oder gelöscht werden. Es werden auch alle mit dem Sicherheitsdatenblatt verknüpften Arbeitsstoffe, Aufgaben und Anhänge aufgelistet. (diese können per Link geöffnet werden.) Benutzer ohne Schreibrechte können die Daten nur auf diese Weise betrachten. Neues Sicherheitsdatenblatt erfassen Mit "Neu" können Sie ein neues Sicherheitsdatenblatt anlegen. Wenn man während der Eingabe eines chemischen Arbeitsstoffes unter dem Punkt SDB auf Neu und zuweisen klickt, wird ein neues Sicherheitsdatenblatt erstellt und automatisch mit dem Arbeitsstoff verknüpft. In der Stammdatenverwaltung unter dem Menüpunkt Grundeinstellungen können jene Mitarbeiter definiert werden, die erinnert werden, wenn das Sicherheitsdatenblatt älter als 2 Jahre ist

17 Unterhalb des Datums des Sicherheitsdatenblattes besteht die Möglichkeit des Hinzufügens einer Bemerkung betreffend der Aktualität des Sicherheitsdatenblattes. Die Erinnerung wird dabei vom Datum der letztmaligen Prüfung berechnet. Es können nun Punkt für Punkt die Daten aus dem Sicherheitsdatenblatt erfasst werden. Mit "weiter" kommen Sie zum nächsten Punkt im Sicherheitsdatenblatt. Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für ein weiteres Sicherheitsdatenblatt geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen den Punkten "2", "3", "7 usw. springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Eingaben und Änderungen verworfen. Werden unter Punkt 3 die Bestandteile eines Arbeitsstoffes mit den dazugehörigen CAS- Nummern erfasst, dann können im Punkt 8 Grenzwerte aus der aktuellen GrenzwerteVO abgerufen werden, sofern welche vorhanden sind. Mit der Schaltfläche Ü können diese automatisch übernommen werden. In der Maske muss anschließend mit Hinzufügen der Eintrag nochmals abgespeichert werden. Bei den Punkten 4 bis 8 können Textbausteine zur Befüllung der Felder verwendet werden (Erstellung der Textbausteine in den Stammdaten)

18 Mit "weiter" nach der Eingabe des Punkt 16 springen Sie zu den chemischen Arbeitsstoffen. Hier können zu dem Sicherheitsdatenblatt gehörende Arbeitsstoffe zugewiesen werden (Wenn das Sicherheitsdatenblatt aus einem chemischen Arbeitsstoff erstellt wurde, ist es automatisch dem Arbeitsstoff verknüpft). Mit "weiter" springen Sie zu den Anhängen. Hier können Sie das hier erfasste Sicherheitsdatenblatt als Dokument ablegen. Dieses wird in der Übersicht angezeigt und kann von dort direkt geöffnet werden. Um einen neuen Anhang anzulegen, klicken Sie auf Neuen Anhang hinzufügen. Nun ist die Bezeichnung des Dokuments und der Lokale Pfad anzugeben. Bei Art des Anhangs besteht die Möglichkeit auf einen Link zu verweisen (z. B. Link auf eine Intranet-Seite mit allen aktuellen Sicherheitsdatenblättern). Mit Dabei auf Server übertragen und diesem Element zuweisen wird das Dokument hochgeladen. Nun ist bei Anzuzeigendes Sicherheitsdatenblatt der Anhang nochmals auszuwählen. Wenn mehrere Sicherheitsdatenblätter angehängt sind, kann hier das aktuellste ausgewählt werden, welches in der Übersicht zu öffnen ist. Bearbeiten Mit Bearbeiten können Sie neue bestehende Sicherheitsdatenblätter editieren

19 Löschen Mit Löschen können Sie ein Sicherheitsdatenblatt entfernen. Bitte beachten Sie, dass dadurch auch abgelegte Sicherheitsdatenblätter verloren gehen. Kopieren Hier können Sie Sicherheitsdatenblätter kopieren, um z. B. gleichartige Arbeitsstoffe mit unterschiedlichen Konzentrationen oder ein neues Sicherheitsdatenblatt mit Änderungen zum gleichen Arbeitsstoff nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen. Es wird ein neues Sicherheitsdatenblatt gleichen Namens mit dem Zusatz "Kopie" erstellt. Dieses ist denselben chemischen Arbeitsstoffen zugewiesen und enthält alle Daten des Originals. Eigenschaften Markieren Sie ein Sicherheitsdatenblatt und klicken Sie auf "Eigenschaften" um Details über Ersterstellung und letzter Änderung zu erhalten. Mit entsprechenden Rechten können dieser auch geändert werden. Biologische Arbeitsstoffe Im Menü biologische Arbeitsstoffe können Sie biologische Arbeitsstoffe aus dem Unternehmen erfassen, anzeigen, bearbeiten und evaluieren, wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Ansicht Hier können Sie die Arbeitsstoffe einsehen, nicht aber editieren oder löschen. Es werden auch alle mit dem Arbeitsstoff verknüpften Aufgaben und Anhänge aufgelistet (diese können per Link geöffnet werden). Benutzer ohne Schreibrechte können die Daten nur auf diese Weise betrachten. Neuen biologischen Arbeitsstoff erfassen Mit "Neu" können Sie neue biologische Arbeitsstoffe anlegen. Geben Sie eine Bezeichnung für den biologischen Arbeitsstoff ein. Die Bezeichnung sollte kurz und eindeutig sein, um ein späteres Auffinden zu erleichtern. Wählen Sie die entsprechende Gattung des Arbeitsstoffes und die zugehörige Risikogruppe nach der VO biologische Arbeitsstoffe aus. Durch die Auswahl der Risikogruppe werden in den Allgemeinen Daten automatisch die erforderlichen technischen Schutzmaßnahmen angezeigt. Für jeden Arbeitsstoff wird nun ein Datum ausgewählt, ab dem dieser Stoff im Unternehmen im Einsatz ist. Wird bei einem Stoff ein Datum für das Ende des Stoffeinsatzes eingetragen, wird der Stoff automatisch auf inaktiv gesetzt und scheint nicht mehr in der Liste der biologischen Arbeitsstoffe auf

20 Mit "weiter" kommen Sie zur Anlagen-/ Arbeitsplatzzuordnung. Hier werden die erfassten Arbeitsstoffe einer oder mehreren Anlagen / Arbeitsplätzen zugewiesen. Mit "weiter" springen Sie zu den Erweiterten Daten. Hier können Daten, die sich auf eine spezielle Verwendungsart und ein spezielles Verfahren beziehen zum biologischen Arbeitsstoff in gleicher Weise wie zu chemischen Arbeitsstoffen erfasst werden. Mit "weiter" springen Sie zur Evaluierung. Hier können Evaluierungseinträge zum Arbeitsstoff in Abhängigkeit der eben beschriebenen Verwendungsart und der Verfahrensart erfasst werden. Wählen Sie die Gefahr/Belastung und die Auswirkungen aus den vorgegebenen Einträgen und beschreiben Sie im Textfeld die Ursache. (Details siehe Modul Arbeitsplatz- und Arbeitsmittelevaluierung - Neuen Evaluierungseintrag erfassen) Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" um den Dateneintrag mit der Verwendungsart des Arbeitsstoffes und der zugehörigen Evaluierung zu speichern. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen verworfen

21 Anzeige der Betriebsanweisungen in der Übersicht Sobald die Evaluierungsdaten zum Arbeitsstoff fertig im System erfasst wurden, können in der Übersicht auch die zugehörigen Betriebsanweisungen für Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Dazu verwenden Sie das Häkchen in den Anzeigeoptionen und legen Sie fest, ob die Betriebsanweisung angezeigt werden soll. Mit "weiter" springen Sie nun zur Evaluierung des Arbeitsstoffes an sich. Hier können Evaluierungseinträge zum biologischen Arbeitsstoff erfasst werden, die unabhängig von der Verwendungsart Gültigkeit haben. Wählen Sie die Gefahr/Belastung und die Auswirkungen aus den vorgegebenen Einträgen und beschreiben Sie im Textfeld die Ursache (Details siehe Modul Arbeitsplatz- und Arbeitsmittelevaluierung - Neuen Evaluierungseintrag erfassen). Mit "weiter" springen Sie zu den Aufgaben. Hier können zum erfassten Arbeitsstoff bestehende Aufgaben aus dem RBM verknüpft werden oder auch neue Aufgaben erstellt werden. Bereits erfasste Expositionsmessungen werden hier angezeigt (Details siehe Modul RBM - Aufgaben und Prüfungen verwalten). Mit "weiter" springen Sie zu den Anhängen. Hier können Sie zu dem Arbeitsstoff gehörende, beliebige Dateien (z. B. Datenblätter etc.) ablegen. (optional)

22 Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für einen weiteren Arbeitsstoff geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen "Allgemeine Daten, "Erweiterte Daten", "Evaluierung und "Anhänge" springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen verworfen. Bearbeiten Mit Bearbeiten können Sie bestehende Arbeitsstoffe editieren. Löschen Mit Löschen können Sie einen Arbeitsstoff entfernen. Bitte beachten Sie, dass dadurch auch alle Evaluierungseinträge die diesem Arbeitsstoff und die erweiterten Daten mit den Verwendungsund Verfahrensarten ebenfalls gelöscht werden! Kopieren Hier können Sie biologische Arbeitsstoffe kopieren, um z. B. gleichartige biologische Arbeitsstoffe mit unterschiedlicher Typenstämme oder Resistenz nicht jedes Mal zur Gänze neu eingeben zu müssen. Es wird ein neuer Arbeitsstoff gleichen Namens mit dem Zusatz "Kopie" erstellt. Dieser ist denselben ursprüngliche Anlage/ Arbeitsplätzen zugewiesen und enthält alle Daten des Originals, inklusive der Evaluierungseinträge. Eigenschaften Markieren Sie einen biologischen Arbeitsstoff und klicken Sie auf "Eigenschaften" um Details über Ersterstellung und letzter Änderung zu erhalten. Mit entsprechenden Rechten kann dies auch geändert werden

23 Auswertungen Im Hauptmenü Auswertungen können Sie Betriebsanweisungen und Listen erstellen. Wählen Sie zuerst den Bereich aus (chemische Arbeitsstoffe, biologische Arbeitsstoffe, usw.), nutzen Sie je nach Bedarf die Filtermöglichkeiten und wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium. Mit den "allgemeinen Filterkriterien", die bei Bedarf aktiviert werden können, kann u.a. nach Anlagen gefiltert werden. Je mehr Filter sie einsetzen, desto genauer wird Ihre Auswertung. Abfragen können auch als Vorlage gespeichert werden, damit die Filterkriterien nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen. Achtung: Für Auswertungen Meldung an Arbeitsinspektorat... werden Informationen aus den Stammdaten benötigt (Arbeitsinspektorat: Behörde, Arbeitgeber + Arbeitsstätte: Eigene Unternehmen... ). Details zu den Filtermöglichkeiten siehe Modul RBM Auswertungen. Es stehen folgende Filterkriterien für Auswertungen der chemischen Arbeitsstoffe zur Verfügung:

24 Es können folgende Arten von Berichten ausgewählt werden: Bei den Betriebsanweisungen kann eine zusätzliche Fußzeile angedruckt werden. Wählen Sie dazu in der Auswertung nach der Auswahl des Berichtes Betriebsanweisung das Feld Element Eigenschaften andrucken: aus. Tragen Sie nun im Feld Dokumentennummer die gewünschte Nummerierung des Dokumentes ein und wählen Sie einen Ersteller aus der Liste der Mitarbeiter aus. Sie können weiters festlegen, ob eine Unterschriftenzeile angedruckt werden soll

25 Klicken Sie auf Weiter, um den gewünschten Bericht mit der nun festgelegten Fußzeile zu drucken. Bei der Auswertung der Sicherheitsdatenblätter kann nach folgenden Parametern gefiltert werden: Es kann zwischen folgenden Arten des Berichts gewählt werden:

26 Intranetformular Stofffreigabeantrag Im Modul Arbeitsstoffverwaltung kann in den Stammdaten im Menüpunkt Grundeinstellungen festgelegt werden, wer die Beantragung eines neuen Arbeitsstoffes als -Benachrichtigung erhalten soll. Mit dieser Funktion können Sie einen Hyperlink für ein Stofffreigabeantragsformular erstellen, das z. B. im Intranet zur Verfügung gestellt werden kann. Musterlink: uestedit1.aspx?gwsautostartmodule=13&gwscustomerid=xxxx <Servername> Adresse mit der auf die gutwin-software zugegriffen wird. CustomerID: Mandantennummer/Kundennummer Optional ist auch ein automatisches Login möglich, Details dazu finden Sie im Admin-Handbuch. Klicken Sie auf den Link. Geben Sie eine Bezeichnung für den chemischen Arbeitsstoff ein. Die Bezeichnung sollte kurz und eindeutig sein, um ein späteres Auffinden zu erleichtern. 1 Wenn Sie ein Sicherheitsdatenblatt anhängen möchten, geben Sie die offizielle Stoffbezeichnung für den chemischen Arbeitsstoff aus dem Sicherheitsdatenblatt ein

27 Erst wenn die beiden Pflichtfelder Stoffbezeichnung im Unternehmen (interner Rufname): UND das Feld Stoffbezeichnung (offizieller Name) des SDB: entsprechend befüllt sind, kann ein Sicherheitsdatenblatt als Anhang beigefügt werden. Sobald eine Bezeichnung des Sicherheitsdatenblatts angegeben wird, wird automatisch ein Sicherheitsdatenblatt erstellt und mit dem chemischen Arbeitsstoff verknüpft. Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen". Sie erhalten eine Meldung, wenn die Beantragung erfolgreich abgeschlossen und die -Benachrichtigung versendet wurde. Die Freigabe erfolgt durch die Bearbeitung der Beantragung im Modul Arbeitsstoffmanagement. Klicken Sie auf den Link im oder auf die Seite Beantragung um den Stoff freizugeben. Unter Besondere Kriterien für die Bewertung / zur Beachtung können Details zur Freigabe vermerkt werden. Wählen Sie bei der Verwendungsfreigabe den entsprechenden Wert aus der Liste aus und geben Sie Ihren Namen als freigebender Mitarbeiter ein. Wählen Sie im Feld -Benachrichtigung über Ergebnis: all jene Mitarbeiter aus, die über die erfolgte Freigabe per Benachrichtigung informiert werden sollen. Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen"

28 Übersicht Arbeitsstoffe In der Übersicht im Modul Rechts- und Bescheidmanagement werden die erfassten Arbeitsstoffe mit der Anlagenstruktur verknüpft angezeigt. Durch Auswahl einer Anlage (links) werden die direkt mit dieser Anlage verknüpften Arbeitsstoffe sowie die dazugehörigen Sicherheitsdatenblätter und Betriebsanweisungen angezeigt. Diese können durch Anklicken geöffnet werden, wobei ein Fenster mit den Detaildaten und den angehängten Dateien erscheint. Weiters werden alle zu den Arbeitsstoffen erfassten Aufgaben dort angezeigt und können weiterbearbeitet werden bzw. können Prüfeinträge dazu erfasst werden. Auf der Seite Ansicht kann die Schaltfläche Chem. Ast. verwendet werden um rasch zu den Arbeitsstoffen zu springen. Für Details siehe Übersicht Anlagen/Prozesse und Aufgaben. Hinweis: Wird ein Arbeitsstoff nicht angezeigt, stellen Sie sicher, dass der Bearbeitungsstatus beim Arbeitsstoff auf der Seite der allgemeinen Daten auf 100% gesetzt wurde. Wird keine Betriebsanweisung angezeigt, kontrollieren Sie, ob das Häkchen auf der Seite Arbeitsplatz Daten beim Arbeitsstoff aktiviert wurde

29 2. Fehlerbehebung Es können nicht alle (lizenzierten) Module bzw. Menüpunkte ausgewählt werden: In diesem Fall fehlen Ihnen entsprechende Zugriffsrechte wenden Sie sich an Ihren Administrator. Serverfehlermeldungen, div. Probleme, Funktionen gehen nicht, Seiten werden nicht aktualisiert, IE hängt o o o o o JavaScript muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). Automatische Cookie-verwaltung muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). Cache leeren (unter Internetoptionen Browserverlauf Löschen: oberste Option darf nicht ausgewählt sein) Add-On s testweise deaktivieren Nehmen Sie im IE die Einstellung wie in der Einleitung beschrieben vor Anlagenbaum klappt zu bei Auswahl einer Anlage (IE 11) Im IE unter Extras Einstellungen der Kompatibilitätsansicht die vorgeschlagene Seite (gutwin.at) hinzufügen. sonstige Probleme, die auf einem Client-PC auftreten: 1. IE schließen (alle Fenster!) IE neu öffnen, einsteigen testen, ob andere Intranet/Internetseiten aufgerufen werden können IE-Einstellungen prüfen, evtl. Standardeinstellungen wählen PC neu starten prüfen, ob Software auf anderen PC's fehlerfrei läuft... Popups werden nicht angezeigt / angeklickte Informationen erscheinen nicht: Wenn Sie einen Popup-Blocker verwenden, werden Popups automatisch geblockt. Deaktivieren Sie in diesem Fall Ihren Popupblocker bzw. erlauben Sie ihm die Popups "dieser" Site immer zu öffnen. Anwendung reagiert nicht mehr oder Fehlermeldungen wie z. B. "Server Error in '/gutwin' Application", "Object reference not set to an instance of an object"...: Schließen Sie bitte den IE (alle Fenster!) und starten Sie den IE neu. Sie müssen dann erneut in die Software einsteigen... Benachrichtigungs- s (Notifikationen) werden nicht zugestellt bzw. Mitarbeiter werden in der Auswahlliste nicht angeführt: o o o prüfen, ob die Mailadresse bei den betroffenen Mitarbeiter (Menü Stammdaten) unter " für Benachrichtigungen:" korrekt eingetragen wurde. prüfen, ob die Aufgabe als gültig markiert ist wenden Sie sich an Ihren Serveradministrator: evtl. läuft Task gutwin am Server nicht, dieser ist für die automatischen Verständigungen erforderlich. 82b Prüfbericht: Es werden nicht alle Bescheide aufgenommen: o o o Prüfen, ob bei den Bescheiden gewerberechtl. Bescheid auf JA gesetzt ist. Prüfen, ob der Bescheid mit einer Anlage verknüpft ist, die im ausgewählten Prüfumfang enthalten ist. Prüfen ob die Bescheide im angegebenen Prüfungszeitraum gültig waren

30 3. Tipps / FAQ Um die Adresse für die Login-Seite nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen, sollten Sie diese bei den Favoriten ablegen. Der Link muss folgende Form aufweisen: bzw. Sollte der abgespeicherte Link noch mehr Daten enthalten wie z. B. dann funktioniert die Anmeldung nicht und es kann zu unerwarteten Problemen bei der Ausführung der Software kommen! Werden erforderliche Eingabefelder (Pflichtfelder) nicht oder falsch ausgefüllt, erscheint beim Speichern eine entsprechende Fehlermeldung in roter Schrift am Beginn der Seite sowie das Wort "Fehler" rechts neben der betreffenden Eingabemaske. Eingaben können nicht gespeichert werden, solange nicht alle Eingabefehler behoben wurden. Aus Sicherheitsgründen wird die Verbindung zum Server nach längerer Inaktivität geschlossen, Sie müssen in so einem Fall neu einloggen. Zum Beenden der Sitzung wählen Sie "Abmelden" am oberen Bildschirmrand. Wenn Sie einfach das Browserfenster schließen bleibt man u.u. angemeldet, bis der Browser geschlossen wird! Eingabefelder die mit " * " gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Verwenden Sie die Tabulatortaste um schnell von einem Eingabefeld zum nächsten zu springen. Wenn Sie für kurze Zeit mit dem Mauszeiger auf einem Menüpunkt verweilen, erscheint i. d. R. eine Kurzinfo. Beenden Sie Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für weitere Anlagen geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen Unterseiten (z. B. "Allgemeine Daten", "Bescheide", "Anhänge" usw.) springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen der jeweils offenen Eingabemaske verworfen. Auf einem PC darf man nicht gleichzeitig in mehrere Mandanten und/oder mit verschiedenen Usern in die Software einsteigen kann zu Datenverlust führen! Es ist aber möglich, in ein und denselben Mandanten mit demselben User auf einem PC mehrfach einzusteigen