Softwarehandbuch. gutwin Arbeitsschutz - Module. Modul: gutwin Gefährdungsbeurteilung (AEV)

Transkript

1 Softwarehandbuch gutwin Arbeitsschutz - Module Modul: gutwin Gefährdungsbeurteilung (AEV) Version D

2 Gutwinski Management GmbH Lohnsteinstraße 36 A-2380 Perchtoldsdorf T: F: gutwin Software Hotline: support@gutwinski.de gutwin Recht Hotline: recht@gutwinski.de Gutwinski Management GmbH Die in diesem Handbuch bzw. in der Software erwähnten Produktnamen und Bezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der betreffenden Firmen. Dieses Handbuch wurde mit größter Sorgfalt verfasst, trotzdem können fehlerhafte Angaben und deren Folgen nicht vollständig ausgeschlossen werden und keine Haftung dafür übernommen werden

3 Inhaltsverzeichnis 1. MODUL GEFÄHRDUNGSBEURTEILUNG (AEV)... 4 Stammdaten... 4 Anlagen / Arbeitsplätze Arbeitsmittel Gefahrstoffe Gefährdungsbeurteilung durchführen Auswertungen FEHLERBEHEBUNG TIPPS / FAQ

4 1. Modul Gefährdungsbeurteilung (AEV) Mit dem Modul Gefährdungsbeurteilung können Sie Gefährdungseinträge erfassen und mit bestehenden oder neuen Anlagenelementen verknüpfen. Übersicht über den Zusammenhang von Arbeitsplätzen, Gefahrstoffen und Arbeitsmitteln: Stammdaten Im Menü Stammdaten können Sie neben Benutzer, Rollen und Rechten (siehe Administratorenhandbuch) noch weitere Stammdaten verwalten, wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Bitte beachten Sie, dass für die Gefährdungsbeurteilung und Erfassung von Gefahren / Belastungen und Auswirkungen Stammdaten benötigt werden (z.b. persönliche Schutzausrüstung, Fachkenntnis, Schutzbedürftigkeiten) welche vor der Eingabe angelegt werden sollten

5 Zuständige Personen/Organisationen verwalten Hier geben Sie bitte alle Personen, Firmen, etc. ein, die entweder eine Gefährdungsbeurteilung durchführen, Prüfungen durchführen oder für etwas verantwortlich/zuständig sind (z. B. für Kontrollen). (Details siehe Modul RBM - Zuständige Personen/Organisationen verwalten ) Gefahren/Belastungen verwalten, Auswirkungen verwalten Hier können Sie die bestehenden Einträge editieren. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Schnelleinträge zur Gefährdungsbeurteilung erstellen Im Modul Gefährdungsbeurteilung im Menü Stammdaten öffnet sich mittels Schaltfläche die Eingabemöglichkeit für einen Gefährdungseintrag. Nach der Gefährdungskategorie ist die Bezeichnung der Gefährdung einzutragen. Es kann zwischen einer Belastung, einer Gefährdung und einer Gefährdung und Belastung unterschieden werde: Durch Drücken der Schaltfläche Einen neuen Schnell-Gefährdungseintrag erstellen öffnet sich die Maske zur Erstellung eines Gefährdungseintrags. Die Bezeichnung der Gefährdung sowie die Gefährdungskategorie sind dabei bereits ausgegraut und müssen somit nicht mehr ausgewählt werden

6 Nach entsprechender Eingabe und Drücken des Buttons Fertigstellen wird der erstellte Gefährdungseintrag direkt unter den allgemeinen Eingabedaten angezeigt und kann jederzeit verändert werden. Wenn eine Gefährdung bereits einen Gefährdungseintrag hinterlegt hat, so ist dieser mit Mit Schnelleintrag gekennzeichnet

7 Persönliche Schutzausrüstungen verwalten In den Stammdaten persönliche Schutzausrüstung stehen Ihnen sehr allgemein formulierten Einträge zur Verfügung, welche Sie auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit Fertigstellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Eine PSA kann nur dann gelöscht werden, wenn diese bei keinem Element verwendet wird. Um rasch feststellen zu können, wo diese PSA in Verwendung ist, besteht die Möglichkeit über den Button Verwendung in der PSA-Verwaltung alle Elemente ausfindig zu machen. Fachkenntnisse verwalten Die Befähigungen/Fachkenntnisse, die ein Mitarbeiter oder eine Funktion benötigt, können hier definiert werden. Mit Neu können Sie rasch neue Einträge anlegen. Untersuchungen verwalten Die Liste der Untersuchungen nach Arbeitssicherheitsgesetz ist bereits vorgegeben. Diese Stammdatenliste können Sie hier beliebig nach Bedarf ergänzen/editieren. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen Schutzbedürftigkeiten verwalten Die bestehenden Einträge aus dem Mutterschutz und dem Kinder- und Jugendbeschäftigungsgesetz können hier editiert/ergänzt werden. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen Textbausteine verwalten (optionale Erweiterung) Hier können für die Felder Verhalten bei Störungen und im Gefahrfall, Verhalten bei Unfällen - Erste Hilfe und Maßnahmen für Instandhaltung und Entsorgung Standardtexte für Gefahrstoffe, Arbeitsmittel und Arbeitsplätze erstellt werden, die automatisch bei der Erstellung eines neuen Eintrages in die betreffenden Felder eingetragen werden. Bei Änderungen im Standardtext schlägt diese automatisch durch. Als Bezeichnung ist ein griffiger Begriff zu wählen, da bei der Nutzung nur dieser Begriff in der Auswahlliste angezeigt wird

8 Für die Verwendung als Standardtext ist diese Auswahl auf ja zu stellen. Ansonsten muss der Textbaustein manuell bei jedem Element ausgewählt und zugewiesen werden. Grundeinstellungen In den Grundeinstellungen besteht die Möglichkeit, Anzeige und Auswerteinformationen individuell einzustellen

9 1. Wird diese Option aktiviert, wird in der Übersicht im Mouseover angezeigt, bei welchem Gefahrstoff oder Arbeitsmittel diese PSA zu verwenden ist. 2. Wird diese Option aktiviert, werden die Beschäftigungsbeschränkungen, die bei Arbeitsmitteln, bei Gefahrstoffen und beim Arbeitsplatz zugewiesen wurden in der Übersicht gesammelt angezeigt ohne diese Option sind nur die Beschäftigungsbeschränkungen des Arbeitsplatzes sichtbar. 3. Bei den Arbeitsmitteln werden alle Anlagen angezeigt, an denen das Arbeitsmittel zugewiesen wurde. Ist diese Option aktiviert, fungiert die Auflistung der Anlagen als Link und man kann schnell von einer Anlage zur einer weiteren springen. 4. Mit dieser Option kann für das Dokument der Gefährdungsbeurteilung eine Fußzeile freigeschalten werden, die dann individuell befüllt werden kann. Risikobewertung Im Zuge der Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes/Arbeitsmittels/Gefahrstoffes wird das Risiko der davon ausgehenden Gefahren beurteilt. gutwin gibt eine 4-stufige Risikomatrix nach Nohl vor, welche jedoch beliebig abgeändert werden kann. So kann jedes Unternehmen ihre persönliche Risikomatrix erstellen

10 Die Risikomatrix setzt sich aus den Punkten Schwere des Schadens, Eintrittswahrscheinlichkeit und Risikoprioritätsbewertung (= Risikoprioritätszahl) zusammen. Diese drei Felder können individuell gestaltet werden. Über das Feld + Neu kann eine neue Schwere hinzugefügt werden. Wenn ein bestehender Eintrag bearbeitet werden muss, ist auf das Feld Bearbeiten zu klicken. Nach dem Aktualisieren der Daten ist mit Speichern der Eintrag abzuschließen. Zum Abschluss ist für jede mögliche Risikoprioritätszahl eine Bewertung zu vergeben. Je größer die Matrix ist, desto mehr Risikoprioritätsbewertungen sind zu gestalten. Es besteht die Möglichkeit, Bewertungen farblich zu hinterlegen, um die Gefährdung optisch hervorzuheben. Die Einträge sind entweder über + Neu anzulegen oder über Bearbeiten zu editieren. Der fertige Eintrag ist mit Speichern abzuschließen

11 Diese Matrix steht Ihnen in den Modulen Gefährdungsbeurteilung, Maschinen- und Arbeitsmittelmanagement sowie im Gefahrstoffmanagement zur Verfügung. Sie greift auf dieselbe Datenbank zurück und ist somit in jedem Modul gleich. Hinweis: In vielen dieser Bereiche sind schon gesetzlich vorgegebene und häufig verwendete Inhalte standardmäßig vorhanden. Diese können Sie bearbeiten bzw. kopieren oder auch löschen. Bitte beachten Sie, dass das Löschen von Stammdaten Probleme verursacht, wenn bereits Daten eingegeben wurden die mit diesen verknüpft sind

12 Anlagen / Arbeitsplätze Im Untermenü Anlagen, Prozesse sehen Sie standardmäßig alle Anlagen / Arbeitsplätze aufgelistet. Anzeigen / A Hier können Sie die Anlagen- / Arbeitsplatzdaten einsehen, nicht aber editieren oder löschen. Es werden auch alle mit der Anlage verknüpften Aufgaben und Anhänge aufgelistet. (diese können per Link geöffnet werden.) Benutzer ohne Schreibrechte können die Daten nur auf diese Weise betrachten. Bearbeiten / B Mit bearbeiten können Sie bestehende Anlagen / Arbeitsplätze editieren. Unter Allgemeine Daten können Sie zu jedem Arbeitsplatz die Anzahl der Arbeitnehmer festlegen

13 Im Feld Bemerkung wird die Tätigkeit dieser Anlage/Prozess/ Tätigkeit angegeben. Weiters können Anlage/ Arbeitsplätze in der Baumstruktur "verschoben" werden: klicken Sie auf 'Auswählen...' oberhalb der Anlagenbezeichnung und ändern Sie die Ebene nach Bedarf. Alle darunterliegenden Anlagen sowie verknüpfte Elemente werden mitverschoben. Die bestehende Anlagenstruktur kann somit hier analog dem Modul RBM bearbeiten werden. Nähere Informationen siehe unter: Modul RBM, Anlagen verwalten Achtung: Änderungen wirken sich auf alle Module aus, in denen die Baumstruktur verwendet wird! Arbeitsmittel Im Untermenü Arbeitsmittel sehen Sie standardmäßig alle erfassten Arbeitsmittel. Hier können Sie die bestehenden Arbeitsmittel analog dem Modul Arbeitsmittelmanagement bearbeiten. Detaillierte Informationen dazu siehe unter: Modul Arbeitsmittelmanagement Gefahrstoffe Wenn Sie das Modul gutwin Gefahrstoffmanagement lizenziert haben, können Sie unter Gefahrstoffe standardmäßig alle erfassten Gefahrstoffe sehen. Hier können Sie die bestehenden Gefahrstoffe analog dem Modul Gefahrstoffmanagement bearbeiten. Detaillierte Informationen dazu siehe unter: Modul Gefahrstoffmanagement

14 Gefährdungsbeurteilung durchführen Um Gefährdungseinträge zu erfassen, wählen Sie das entsprechende Anlagenelement oder legen Sie ein neues an. (siehe Modul RBM, Anlagen verwalten) Unter Gefährdungsbeurteilung zu dieser Anlage / Prozess bearbeiten können Sie mit dem entsprechenden Button eine neue Gefährdungsbeurteilung erstellen. In der Liste darunter wird eine Zusammenfassung der bereits erstellten Gefährdungsbeurteilung mit den wichtigsten Daten angezeigt. Soll die gesamte Gefährdungsbeurteilung zu dieser Anlage / Prozess gelöscht werden kann die darunter liegende Schaltfläche verwendet werden. Danach wird diese Anlage auch nicht mehr in der Übersicht unter der Tabelle Gefährdungsbeurteilung angezeigt. Unter Allgemeine Daten können die Informationen zum Arbeitsplatz wie z.b. die Anzahl der Mitarbeiter an diesem Arbeitsplatz ergänzt werden. Unter Arbeitsmittel und Gefahrstoffe können Sie dem Arbeitsplatz eine beliebige Anzahl an bereits bestehenden Arbeitsmittel und Gefahrstoffen zuweisen oder auch neu erstellen. (Details siehe Modul Gefahrstoffmanagement, Modul Arbeitsmittel) Unter Anhänge können Sie optional beliebige Dateien ablegen. (Details siehe Einleitung Anhänge verwalten)

15 Gefährdungsbeurteilung Arbeitsplatz Hier werden die Daten zur Gefährdungsbeurteilung des Arbeitsplatzes, wie die durchführende Person, das Datum der Gefährdungsbeurteilung und eine Beschreibung zur Gefährdungsbeurteilung erfasst. Diese Daten sind Pflichtdaten, wenn als Auswertung die Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung erstellt wird

16 Textbausteine Für die Felder Verhalten bei Störungen und im Gefahrfall, Verhalten bei Unfällen Erste Hilfe und Maßnahmen für Instandhaltung und Entsorgung besteht die Möglichkeit, in den Stammdaten Textbausteine zu hinterlegen, die hier ausgewählt werden können. Mit dem Klick auf den Pfeil öffnet sich die Liste der verfügbaren Textbausteine. Mit einem Klick auf den Textbaustein wird der Inhalt unterhalb angezeigt. Mit dem Button Daten übernehmen wird der Eintrag ins Textfeld eingespielt und kann nach Belieben bearbeitet werden. Wenn das Häkchen Feldinhalt automatisch aktualisieren angeklickt ist, wird das Textfeld mit dem Textbaustein grau hinterlegt und kann nicht mehr bearbeitet werden. Nun wurde eine Verknüpfung dieses Textbausteins bei diesem Arbeitsplatz mit den Stammdaten hergestellt. Wenn in den Stammdaten der Inhalt des Textbausteins abgeändert wird, so aktualisiert sich automatisch der Inhalt des Textbausteins beim Arbeitsplatz. Mitgeltende Unterlagen Es besteht die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen und als Mitgeltende Dokumente der Gefährdungsbeurteilung anzuhängen (über Zuweisen bzw. Neu & Zuweisen. Diese Dokumente werden in der Dokumentation der Gefährdungsbeurteilung angedruckt

17 Zusätzliche Gefährdungsbeurteilungsanforderungen und Aufgaben In gutwin können Grenzwertmessungen und zusätzliche gesetzliche Anforderungen zur Gefährdungsbeurteilung dokumentiert werden. Es bestehen z. B. Felder betreffend Explosionsschutz (BetrSiVO und TRBS 2152/TRGS 720), Lärm- und Vibration (LärmVoibrationsArbSchV), Strahlenschutz, optische Strahlung, Elektromagnetische Felder und viele mehr. Anschließend können Aufgaben mit dieser Gefährdungsbeurteilung verknüpft werden. Schnell- Gefährdungseinträge verwenden Mit der Schaltfläche Gefährdungseinträge mittels Schnellauswahl hinzufügen öffnet sich die Checkliste zur Auswahl der Schnell-Gefährdungseinträge

18 Unterhalb dieser Auswahl werden nun alle Gefährdungseinträge des Arbeitsplatzes, der Arbeitsmittel und Gefahrstoffe angezeigt, welche gelöscht und bearbeitet werden können. ACHTUNG: Wenn hier ein Gefährdungseintrag eines Arbeitsmittels bzw. Gefahrstoffes gelöscht wird, ist dieser ebenfalls aus dem Arbeitsmittel/Gefahrstoff gelöscht! Das Häkchen der Gefährdungseinträge legt fest, ob dieser Gefährdungseintrag in Betriebsanweisungen angedruckt werden soll oder nicht. Wird das Häkchen rausgenommen, ist die Gefährdungsbeurteilung zwar aktiv vorhanden, wird jedoch nicht in der Betriebsanweisung angedruckt. Checkliste ausdrucken Über die Quick Action Funktion kann eine Checkliste mit allen Gefährdungseinträgen erstellt und ausgedruckt werden. Neuen Gefährdungseintrag erstellen Mit der Schaltfläche Neu & Zuweisen können Gefährdungseinträge erstellt werden. Wählen Sie die Gefahr/Belastung und die Auswirkungen aus den vorgegebenen Einträgen und beschreiben Sie im Textfeld die Ursache. Unter der Risikobewertung können Sie die schwere des Schadens sowie die Eintrittswahrscheinlichkeit jeweils in vier Stufen von 1 (= Unwahrscheinlich) bis 4 (= Häufig/Wahrscheinlich) auswählen. Das Risiko ergibt sich aus der Multiplikation der beiden Werte und wird zusätzlich farbig unterlegt angezeigt. Hilfe für die Bewertung

19 Unter Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln können Sie jetzt beliebig viele Maßnahmen erfassen und auch direkt Aufgaben (mit Termin, Verantwortlichen, usw.), die im Modul RBM verwaltet werden, anlegen, oder die Maßnahme mit einer bestehenden Aufgabe (z. B. wiederkehrende Schulung) verknüpfen. Nachfolgend können jeweils eine oder mehrere Kennzeichen, für Persönliche Schutzausrüstung Gebote und Verbote sowie Warnhinweise die für diesen Arbeitsplatz / Arbeitsmittel erforderlich sind bzw. zutreffen ausgewählt und zugewiesen werden

20 Unter Risikobewertung bei Einhaltung aller Maßnahmen können Sie optional dokumentieren, inwieweit sich die Risikobewertung bei Einhaltung der Maßnahmen ändert. Zum Speichern klicken Sie auf Fertigstellen oder auf Speichern und neu

21 Bestehende Gefährdungseinträge kopieren und verwenden Mit der Schaltfläche Kopieren & Zuweisen können bereits bestehende Gefährdungseinträge zu der jeweiligen Elementart ausgewählt, kopiert und dem aktuellen Element zugewiesen werden Dabei können in einem Schritt n-beliebig viele Gefährdungseinträge ausgewählt und mit der Schaltfläche Ausgewählte Elemente übernehmen dem Element zugewiesen werden. Die kopierten Gefährdungseinträge können nach der Zuweisung individuell bearbeitet und verändert werden. Tipp: Um nach einen bestimmten Eintrag suchen zu können, geben Sie in der Suche die ID des Eintrages ein

22 Auswertungen Im Hauptmenü Auswertungen können Sie die Dokumentationen der Gefährdungsbeurteilungen, Betriebsanweisungen und Listen erstellen. Wählen Sie zuerst den Bereich aus (Arbeitsplätze, Arbeitsmittel, Gefahrstoffe, usw.), nutzen Sie je nach Bedarf die Filtermöglichkeiten und wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium. Mit den "allgemeinen Filterkriterien", die bei Bedarf aktiviert werden können, kann u.a. zusätzlich auch nach Anlagen gefiltert werden. Je mehr Filter sie einsetzen, desto genauer wird Ihre Auswertung. Abfragen können auch als Vorlage gespeichert werden, damit die Filterkriterien nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen

23 2. Fehlerbehebung Es können nicht alle (lizenzierten) Module bzw. Menüpunkte ausgewählt werden: In diesem Fall fehlen Ihnen entsprechende Zugriffsrechte wenden Sie sich an Ihren Administrator. Serverfehlermeldungen, div. Probleme, Funktionen gehen nicht, Seiten werden nicht aktualisiert, IE hängt o o o o o JavaScript muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). Automatische Cookie-verwaltung muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). IE Cache leeren ( Browserverlauf löschen : Häkchen entfernen bei Bevorzugte Websitedateien beibehalten und auf Löschen klicken. Add-On s testweise deaktivieren Nehmen Sie im IE die Einstellung wie unter Einleitung beschrieben vor Anlagenbaum klappt zu bei Auswahl einer Anlage (ab IE 11) Im IE unter Extras Einstellungen der Kompatibilitätsansicht die vorgeschlagene Seite (gutwin.at) hinzufügen. sonstige Probleme, die auf einem Client-PC auftreten: 1. IE schließen (alle Fenster!) IE neu öffnen, einsteigen testen, ob andere Intranet/Internetseiten aufgerufen werden können PC neu starten IE-Einstellungen prüfen, ev. Standardeinstellungen wählen prüfen, ob Software auf anderen PC's fehlerfrei läuft.. Popups werden nicht angezeigt / angeklickte Informationen erscheinen nicht: Wenn Sie einen Popup-Blocker verwenden, werden Popups automatisch geblockt. Deaktivieren Sie in diesem Fall Ihren Popupblocker bzw. erlauben Sie ihm die Popups "dieser" Site immer zu öffnen. Anwendung reagiert nicht mehr oder Fehlermeldungen wie zb "Server Error in '/gutwin' Application", "Object reference not set to an instance of an object"..: Schließen Sie bitte den IE (alle Fenster!) und starten Sie den IE neu. Sie müssen dann erneut in die Software einsteigen.. Benachrichtigungs- s (Notifikationen) werden nicht zugestellt bzw. Mitarbeiter werden in der Auswahlliste nicht angeführt: o prüfen, ob die Mailadresse bei der betroffenen Mitarbeiter (Menü Verwaltung) unter " für Benachrichtigungen:" korrekt eingetragen wurde. o prüfen, ob die Aufgabe als gültig markiert ist o wenden Sie sich an Ihren Serveradministrator: ev. läuft Task gutwin am Server nicht, dieser ist für die automatischen Verständigungen erforderlich

24 3. Tipps / FAQ Um die Adresse für die Login-Seite nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen, sollten Sie diese bei den Favoriten ablegen. Der Link muss folgende Form aufweisen: bzw. Sollte der abgespeicherte Link noch mehr Daten enthalten wie z.b. dann funktioniert die Anmeldung nicht und es kann zu unerwarteten Problemen bei der Ausführung der Software kommen! Werden erforderliche Eingabefelder (Pflichtfelder) nicht oder falsch ausgefüllt, erscheint beim Speichern eine entsprechende Fehlermeldung in roter Schrift am Beginn der Seite sowie das Wort "Fehler" rechts neben der betreffenden Eingabemaske. Eingaben können nicht gespeichert werden, solange nicht alle Eingabefehler behoben wurden. Aus Sicherheitsgründen wird die Verbindung zum Server nach längerer Inaktivität geschlossen, Sie müssen in so einem Fall neu einloggen. Zum Beenden der Sitzung wählen Sie "Abmelden" am oberen Bildschirmrand. Wenn Sie einfach das Browserfenster schließen bleibt man u.u. angemeldet, bis der Browser geschlossen wird! Eingabefelder die mit " * " gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Verwenden Sie die Tabulatortaste um schnell von einem Eingabefeld zum nächsten zu springen. Wenn Sie für kurze Zeit mit dem Mauszeiger auf einem Menüpunkt verweilen, erscheint idr eine Kurzinfo. Beenden Sie Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich einen neue Maske für weitere Anlagen geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen Unterseiten (zb "Allgemeine Daten", "Bescheide", "Anhänge" usw.) springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen der jeweils offenen Eingabemaske verworfen. Auf einem PC darf man nicht gleichzeitig in mehrere Mandanten und/oder mit verschiedenen Usern in die Software einsteigen kann zu Datenverlust führen! Es ist aber möglich, in ein und denselben Mandanten mit demselben User auf einem PC mehrfach einzusteigen