Softwarehandbuch. gutwin Arbeitsschutz - Module. Modul: gutwin Gefahrstoffmanagement (AST)

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1 Softwarehandbuch gutwin Arbeitsschutz - Module Modul: gutwin Gefahrstoffmanagement (AST) Version D

2 Gutwinski Management GmbH Lohnsteinstraße 36 A-2380 Perchtoldsdorf T: F: gutwin Software Hotline: support@gutwinski.de gutwin Recht Hotline: recht@gutwinski.de Gutwinski Management GmbH Die in diesem Handbuch bzw. in der Software erwähnten Produktnamen und Bezeichnungen sind Warenzeichen oder eingetragene Warenzeichen der betreffenden Firmen. Dieses Handbuch wurde mit größter Sorgfalt verfasst, trotzdem können fehlerhafte Angaben und deren Folgen nicht vollständig ausgeschlossen werden und keine Haftung dafür übernommen werden

3 Inhaltsverzeichnis 1. MODUL GEFAHRSTOFFMANAGEMENT (AST)... 4 Gefahrstoffe... 4 Stammdaten... 5 Gefahrstoffe Sicherheitsdatenblätter Biostoffe Auswertungen Intranetformular Stofffreigabeantrag FEHLERBEHEBUNG TIPPS / FAQ

4 1. Modul Gefahrstoffmanagement (AST) Mit dem Modul Gefahrstoffmanagement können Sie Daten zu Gefahr- und Biostoffen erfassen, dazugehörige Sicherheitsdatenblätter verwalten, eine Gefährdungsbeurteilung zu den Bio- und Gefahrstoffen erstellen und mit bestehenden oder neuen Anlagenelementen verknüpfen. Die Anlagen-Baumstruktur ist ident mit dem Modul RBM. Gefahrstoffe Im Untermenü Datenerfassung sehen Sie standardmäßig alle erfassten Gefahrstoffe sowie Sicherheitsdatenblätter. Neuen Gefahrstoff erstellen Der Status des Gefahrstoffes ergibt sich aus der Stofffreigabe. Mit dem Pfeil rechts können Details einund ausgeblendet werden freigegeben in Bearbeitung gesperrt - 4 -

5 Quick-Action-Menüs Bewegen Sie die Maus auf das Quick-Action Symbol ( ) um weitere Aktionen durchzuführen. Die Menüoptionen in der Kopfzeile wirken sich auf alle markierten Anlagen aus. Neu: einen neuen Gefahrstoff anlegen. Anzeigen: Ansicht des Gefahrstoffes mit allen Daten und Verknüpfungen auf einer Seite Bearbeiten: Schreibzugriff für Änderungen Kopieren: kopieren des Gefahrstoffes Löschen: löschen des Gefahrstoffes Eigenschaften: Infos zu Ersteller, Erstelldatum, letzte Änderung Filtereinstellungen wechseln: Hier kann zwischen einfacher und erweiterter Suchmaske gewechselt werden. Stammdaten Im Menü Stammdaten können Sie neben Benutzer, Rollen und Rechten (siehe Administratorenhandbuch) noch weitere Stammdaten verwalten, wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Bitte beachten Sie, das für die Erfassung von Gefahrstoffen Stammdaten benötigt werden (z.b. H- und P- Sätze, Pers. Schutzausrüstung, Lieferanten) welche vor der Eingabe angelegt werden sollten. H- und P Sätze verwalten In diesen Stammdaten sind alle H- und P- Sätze bereits hinterlegt. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Zu jedem H-Satz kann ein entsprechendes Piktogramm nach Chemikaliengesetz zugeordnet werden, das bei der Auswahl des betreffenden P- Satzes dann in der Datenbank angezeigt wird

6 Bitte keine H-Sätze löschen und wieder neu erstellen, da dabei auch die Verknüpfung der P- Sätze verloren geht. In gutwin ist im Hintergrund eine Datenbank aufgebaut, in der die P- Sätze gewissen H-Sätzen zugeordnet sind. Verwendungs- und Verfahrensarten verwalten In den Stammdaten Verwendungs- und Verfahrensarten stehen Ihnen Mustereinträge zur Verfügung, welche Sie auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können. Diese Daten werden benötigt wenn der Gefahrstoff einem Arbeitsplatz zugewiesen wird und dienen als Basis für die nachfolgende Gefährdungsbeurteilung. Die Verwendungsart beschreibt den Zweck, für den ein Gefahrstoff verwendet wird, die Verfahrensart die Art und Weise, wie der Gefahrstoff zu diesem Zweck eingesetzt wird. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Gefahren/Belastungen verwalten, Auswirkungen verwalten Hier können Sie die bestehenden Einträge editieren. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Achtung: Änderungen wirken sich auch auf das Modul Gefährdungsbeurteilung aus! Persönliche Schutzausrüstungen verwalten In den Stammdaten persönliche Schutzausrüstung stehen Ihnen sehr allgemein formulierte Einträge zur Verfügung, welche Sie auf die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen können. Klicken Sie den zu ändernden Eintrag an, editieren Sie den Text und speichern Sie mit fertig stellen. Mit Neu können Sie neue Einträge anlegen. Achtung: Änderungen wirken sich auch auf das Modul Gefährdungsbeurteilung aus! Lieferanten verwalten Hier werden die Lieferanten der Gefahrstoffe verwaltet. Klicken Sie auf "Neu" um einen neuen Lieferanten anzulegen. Geben Sie eine Bezeichnung unter "Firma/Organisation" an und füllen Sie die benötigten Felder aus. Um Kontakte anzulegen, klicken Sie auf "Weiter" (oder "Kontakte" im Menü oben). Um Sub-Firmen auszuwählen, klicken Sie auf "Weiter" (oder "Sub-Firmen" im Menü oben - Sub-Firmen müssen analog den Vertragspartnern angelegt werden). Um Anhänge anzuhängen, klicken Sie ein weiteres mal auf "Weiter" (oder "Anhänge" im Menü oben)

7 Achtung: Änderungen wirken sich auch auf das Modul Vertragsverwaltung aus! Eigene Unternehmen verwalten Hier können interne Firmendaten wie z.b. Schwester-Standorte, Gebäude verwaltet werden. Die Erfassung und Bearbeitung erfolgt in gleicher Weise, wie bei den externen Lieferanten. Diese Daten sind ausschließlich für die Meldung über die erstmalige Verwendung von CMR oder Biostoffen ab der Risikogruppe 2 an das zuständige Arbeitsinspektorat erforderlich. Wenn Sie die Meldung an das Arbeitsinspektorat über die Software generieren möchten, sind hier die Arbeitsstätten Ihres Unternehmens zu erfassen. Mitarbeiter verwalten Hier geben Sie bitte alle Personen, Firmen, etc. ein, die entweder eine Gefährdungsbeurteilung durchführen, Prüfungen durchführen oder für etwas verantwortlich/zuständig sind (zb für Kontrollen). (Details siehe Modul RBM - Zuständige Personen/Organisationen verwalten) Behörden / Einrichtungen (Pflichtfeld) Alle Stellen, von denen Anforderungen kommen bzw. an die etwas gemeldet werden muss. (Behörden, Unternehmensleitung, Abteilungsleiter, ). Wenn Sie die Meldung an das Arbeitsinspektorat über die Software generieren möchten, müssen Sie hier die Daten des für Sie zuständige Arbeitsinspektorats erfassen. Auch hier können Dummyeinträge (z. B. "nicht relevant" od. ähnl.) hilfreich sein. Behördenarten und sonstige Einrichtungen Kategorien von Behörden bzw. Einrichtungen, die unter Behörden/Einrichtungen verwendet werden (z. B. Arbeitsinspektorat, "intern",...). Themenbereiche Arbeitssicherheit, Brandschutz, etc. - Diese können z. B. bei Aufgaben optional verwendet werden. Nach Themenbereiche kann in der Übersicht und bei den Auswertungen gefiltert werden

8 Textbausteine Hier können für die Felder Verhalten bei Störungen und im Gefahrfall, Verhalten bei Unfällen - Erste Hilfe und Maßnahmen für Instandhaltung und Entsorgung Standardtexte für Gefahrstoffe, Arbeitsmittel und Arbeitsplätze erstellt werden, die automatisch bei der Erstellung eines neuen Eintrages in die betreffenden Felder eingetragen werden. Bei Änderungen im Standardtext schlägt diese automatisch durch. Mehr dazu im Punkt: Gefährdungsbeurteilung. Optionen verwalte n Geben Sie hier bitte alle Mitarbeiter an, die benachrichtigt werden sollen, wenn ein Sicherheitsdatenblatt älter als 2 Jahre alt ist und erneuert werden muss. (Sie können bei jedem Sicherheitsdatenblatt einstellen, ob für dieses Sicherheitsdatenblatt eine Benachrichtigung durchgeführt werden soll oder nicht.) 2. Geben Sie hier bitte alle Mitarbeiter an, die benachrichtigt werden sollen, wenn eine neue Gefahrstoffbeantragung über das Intranetformular gemeldet wird. Benutzer, Rollen, Rechteverwaltung siehe Onlinehilfe / Administratorenhandbuch Hinweis: In vielen dieser Bereiche sind schon häufig verwendete Inhalte standardmäßig vorhanden. Diese können Sie bearbeiten bzw. löschen

9 Eingegebene Filterbegriffe werden im Menü Verwaltung beibehalten, wenn Sie zwischen Untermenüpunkten wechseln. Entfernen Sie in diesem Fall den Filtereintrag um alle Elemente der Liste anzuzeigen. (gilt nur für Menü Verwaltung) Bitte beachten Sie, dass das Löschen von Stammdaten Probleme verursacht, wenn bereits Daten eingegeben wurden, die mit Diesen verknüpft sind. Löschen von Anlagen/Arbeitsplätzen führt auch zur Löschung aller darunterliegenden Standortebenen! Bitte um besondere Vorsicht!! - 9 -

10 Gefahrstoffe Im Menü Gefahrstoffe können Sie Gefahrstoffe aus dem Unternehmen erfassen, anzeigen, bearbeiten und beurteilen, wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Ansicht Hier können Sie die Gefahrstoffe einsehen, nicht aber editieren oder löschen. Es werden auch alle mit dem Gefahrstoff verknüpften Aufgaben und Anhänge aufgelistet. (diese können per Link geöffnet werden.) Benutzer ohne Schreibrechte können die Daten nur auf diese Weise betrachten. Neuen Gefahrstoff erfassen Mit "Neu" können Sie neue Gefahrstoffe anlegen. Geben Sie eine Stoffbezeichnung für den Gefahrstoff ein. Die Bezeichnung sollte kurz und eindeutig sein, um ein späteres Auffinden zu erleichtern. Für jeden Gefahrstoff wird nun ein Datum ausgewählt, ab dem dieser Stoff im Unternehmen im Einsatz ist. Wird bei einem Stoff ein Datum für das Ende des Stoffeinsatzes eingetragen, wird der Stoff automatisch auf inaktiv gesetzt und scheint nicht mehr in der Liste der Gefahrstoffe auf. Unter den allgemeinen Daten können auch Informationen hinsichtlich REACH und StörfallVO (12. BlmschV) sowie hinsichtlich der gesetzlich geforderten Überprüfung der Ersetzbarkeit von gefährlichen Gefahrstoffen dokumentiert werden

11 Die Einstufung, ob es sich um einen CMR-Stoff (krebserzeugend, erbgutverändernd oder fortpflanzungsgefährlich) handelt, wird automatisch aus dem Sicherheitsdatenblatt getätigt. Wird ein neuer Gefahrstoff im System erfasst ist der Bearbeitungsstatus NEU voreingestellt. Bitte beachten Sie, dass der Stoff zu diesem Zeitpunkt noch nicht in der Übersicht angezeigt wird. Erst wenn der Bearbeitungsstatus auf 100% gestellt wird, werden die Daten auch in der Übersicht angezeigt. Mit "weiter" kommen Sie zur Anlagen-/Arbeitsplatzzuordnung. Hier werden die erfassten Gefahrstoffe einer oder mehreren Anlagen / Arbeitsplätzen zugewiesen. Hier wird weiters angezeigt, ob Stoffe, die diesem Arbeitsplatz zugewiesen sind, zusammen gelagert werden dürfen oder nicht. Um diese Funktion nutzen zu dürfen, muss im Sicherheitsdatenblatt die Lagerklasse hinterlegt werden. Mit "weiter" kommen Sie zum Sicherheitsdatenblatt. Hier können zum erfassten Gefahrstoff mehrere Sicherheitsdatenblätter (SDB) zugewiesen werden, wobei eines als das aktuell gültige und zu verwendende Sicherheitsdatenblatt ausgewählt werden muss. (siehe auch Sicherheitsdatenblatt verwalten ) Mit "weiter" springen Sie zu den Arbeitsplatz Daten. Hier können Daten zum Gefahrstoff erfasst werden, die sich auf eine spezielle Verwendungsart und ein spezielles Verfahren, beziehen. Es wird hier die Menge an einem speziellen Arbeitsplatz ebenso erfasst wie der betreffende Arbeitsvorgang mit Verwendung und Verfahren sowie die an diesem Arbeitsplatz vorhandenen technischen Schutzeinrichtungen

12 Weiters werden hier Daten zur Exposition erfasst. Ist bereits ein Sicherheitsdatenblatt mit Grenzwerten erfasst, so werden diese hier angezeigt. Sind diese nicht erfasst, können hier Werte manuell eingegeben werden. Sind aufgrund der Verwendungsart und der technischen Schutzeinrichtungen Expositionsmessungen erforderlich, können diese hier als Aufgaben erstellt werden

13 Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "weiter". Mit "weiter" springen Sie zur Gefährdungsbeurteilung. Hier können Gefährdungseinträge zum Gefahrstoff in Abhängigkeit der eben beschriebenen Verwendungsart und der Verfahrensart erfassen. Wählen Sie die Gefahr/Belastung und die Auswirkungen aus den vorgegebenen Einträgen und beschreiben Sie im Textfeld die Ursache. (Details siehe Modul Gefährdungsbeurteilung - Neuen Gefährdungseintrag - erfassen) Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" um den Dateneintrag mit der Verwendungsart des Gefahrstoffes und der zugehörigen Gefährdungsbeurteilung zu speichern. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen verworfen. Einfaches Maßnahmenkonzept (EMKG): Wenn in den Arbeitsplatzdaten eines Gefahrstoffes Angaben zur Exposition hinterlegt sind, kann eine automatische Beurteilung der Exposition berechnet werden. Zuzüglich der Daten in den Arbeitsplatzdaten werden zur Berechnung die H-Sätze sowie die Grenzwerte aus dem Sicherheitsdatenblatt benötigt. Je höher die Maßnahmenstufe ist, desto mehr Schutzmaßnahmen müssen getroffen werden

14 Anzeige der Betriebsanweisungen in der Übersicht Sobald die Gefährdungsbeurteilungsdaten zum Gefahrstoff fertig im System erfasst wurden, können in der Übersicht neben dem Sicherheitsdatenblatt auch die zugehörigen Betriebsanweisungen für Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Dazu verwenden Sie den Selektor in den Anzeigeoptionen und legen Sie fest, ob die Betriebsanweisung mit den Daten der Gefährdungsbeurteilung oder den Daten des Sicherheitsdatenblattes angezeigt werden soll. Mit "weiter" springen Sie nun zur Gefährdungsbeurteilung des Gefahrstoffes an sich. Hier können Gefährdungseinträge zum Gefahrstoff erfassen, die unabhängig von der Verwendungsart und der Verfahrensart Gültigkeit haben. Wählen Sie die Gefahr/Belastung und die Auswirkungen aus den vorgegebenen Einträgen und beschreiben Sie im Textfeld die Ursache. (Details siehe Modul Gefährdungsbeurteilung - Neuen Gefährdungseintrag - erfassen). Mit "weiter" springen Sie zu den Aufgaben. Hier können zum erfassten Gefahrstoff bestehende Aufgaben aus dem RBM verknüpft werden oder auch neue Aufgaben erstellt werden. Bereits erfasste Expositionsmessungen werden hier angezeigt. (Details siehe Modul RBM - Aufgaben und Prüfungen verwalten) Mit "weiter" springen Sie zu den Anhängen. Hier können Sie zu dem Gefahrstoff gehörende, beliebige Dateien (z.b. Qualitätsanforderungen, Stofffreigaben etc.) ablegen. (optional) Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für einen weiteren Gefahrstoff geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen "Allgemeine Daten", "SDB", "Erweiterte Daten", "Gefährdungsbeurteilung" und "Anhänge" springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen verworfen. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass das zugehörige Sicherheitsdatenblatt im Menüpunkt Sicherheitsdatenblätter verwalten als Dokument angehängt werden muss, damit es in der Übersicht angezeigt wird das Löschen von Stammdaten Probleme verursacht, wenn bereits Daten eingegeben wurden die mit diesen verknüpft sind. Bearbeiten Mit Bearbeiten können Sie neue Gefahrstoffe erfassen und bestehende editieren. Löschen Mit Löschen können Sie einen Gefahrstoff entfernen. Bitte beachten Sie, dass dadurch auch alle Gefährdungseinträge die diesem Gefahrstoff zugeordnet wurden und die erweiterten Daten mit den Verwendungs- und Verfahrensarten ebenfalls gelöscht werden! Kopieren

15 Hier können Sie Gefahrstoffe kopieren, um z. B. gleichartige Gefahrstoffe mit unterschiedlichen Konzentrationen und Sicherheitsdatenblättern nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen. Es wird ein neuer Gefahrstoff gleichen Namens mit dem Zusatz "Kopie" erstellt. Eigenschaften Markieren Sie einen chemischen Gefahrstoff und klicken Sie auf "Eigenschaften" um Details über Ersterstellung und letzter Änderung zu erhalten. Mit entsprechenden Rechten kann dieser auch geändert werden

16 Sicherheitsdatenblätter Im Menü Sicherheitsdatenblätter können die detaillierten Informationen aus den Punkten 1 16 aus dem Sicherheitsdatenblatt erfasst werden, wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Ansicht Hier können die Sicherheitsdatenblätter eingesehen, nicht aber editieren oder löschen werden. Es werden auch alle mit dem Sicherheitsdatenblatt verknüpften Gefahrstoffe, Aufgaben und Anhänge aufgelistet. (diese können per Link geöffnet werden.) Benutzer ohne Schreibrechte können die Daten nur auf diese Weise betrachten. Neues Sicherheitsdatenblatt erfassen Mit "Neu" können Sie ein neues Sicherheitsdatenblatt anlegen. Achtung: Lieferanten müssen vorab in den Stammdaten erfasst werden! In der Stammdatenverwaltung unter dem Menüpunkt Grundeinstellungen können jene Mitarbeiter definiert werden, die erinnert werden, wenn das Sicherheitsdatenblatt älter als 2 Jahre ist. Unterhalb des Datums des Sicherheitsdatenblattes besteht die Möglichkeit des Hinzufügens einer Bemerkung betreffend die Aktualität des Sicherheitsdatenblattes. Die Erinnerung wird dabei vom Datum der letztmaligen Prüfung berechnet. Es können nun Punkt für Punkt die Daten aus dem Sicherheitsdatenblatt erfasst werden. Mit "weiter" kommen Sie zum nächsten Punkt im Sicherheitsdatenblatt

17 Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für ein weiteres Sicherheitsdatenblatt geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen den Punkten "2", "3", "7" usw. springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Eingaben und Änderungen verworfen. Werden unter Punkt 3 die Bestandteile eines Gefahrstoffes mit den dazugehörigen CAS Nummern erfasst, dann können im Punkt 8 Grenzwerte aus der TRGS 900 abgerufen werden, so welche vorhanden sind. Mit der Schaltfläche Ü können diese automatisch übernommen werden. In der Maske muss anschließend mit Hinzufügen der Eintrag nochmals abgespeichert werden. Bei den Punkten 4 bis 8 können Textbausteine zur Befüllung der Felder verwendet werden (Erstellung der Textbausteine in den Stammdaten)

18 Mit "weiter" nach der Eingabe des Punkt 16 springen Sie zu den Gefahrstoffen. Hier können zu dem Sicherheitsdatenblatt gehörende Gefahrstoffe zugewiesen werden. Mit "weiter" springen Sie zu den Anhängen. Hier können Sie das hier erfasste Sicherheitsdatenblatt als Dokument ablegen. Dieses wird in der RBM Übersicht angezeigt und kann von dort direkt geöffnet werden. Bearbeiten Mit bearbeiten können Sie neue bestehende Sicherheitsdatenblätter editieren. Löschen Mit Löschen können Sie ein Sicherheitsdatenblatt entfernen. Bitte beachten Sie, dass dadurch auch abgelegte Sicherheitsdatenblätter verloren gehen. Kopieren Hier können Sie Sicherheitsdatenblätter kopieren, um z. B. gleichartige Gefahrstoffe mit unterschiedlichen Konzentrationen oder ein neues Sicherheitsdatenblatt mit Änderungen zum gleichen Gefahrstoff nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen. Es wird ein neues Sicherheitsdatenblatt gleichen Namens mit dem Zusatz "Kopie" erstellt. Dieses ist den selben chemischen Gefahrstoffen zugewiesen und enthält alle Daten des Originals. Eigenschaften Markieren Sie ein Sicherheitsdatenblatt und klicken Sie auf "Eigenschaften" um Details über Ersterstellung und letzter Änderung zu erhalten. Mit entsprechenden Rechten kann dieser auch geändert werden. Biostoffe Im Menü Biostoffe können Sie Biostoffe aus dem Unternehmen erfassen, anzeigen, bearbeiten und beurteilen, wenn Sie über die entsprechenden Zugriffsrechte verfügen. Ansicht Hier können Sie die Biostoffe einsehen, nicht aber editieren oder löschen. Es werden auch alle mit dem Biostoff verknüpften Aufgaben und Anhänge aufgelistet. (diese können per Link geöffnet werden.) Benutzer ohne Schreibrechte können die Daten nur auf diese Weise betrachten. Neuen Biostoff erfassen Mit "Neu" können Sie neue Biostoffe anlegen

19 Geben Sie eine Bezeichnung für den Biostoff ein. Die Bezeichnung sollte kurz und eindeutig sein, um ein späteres Auffinden zu erleichtern. Wählen Sie die entsprechende Gattung des Gefahrstoffes und die zugehörige Risikogruppe nach der BiostoffVO aus. Durch die Auswahl der Risikogruppe werden in den Allgemeinen Daten automatisch die erforderlichen technischen Schutzmaßnahmen angezeigt. Für jeden Biostoff wird nun ein Datum ausgewählt, ab dem dieser Stoff im Unternehmen im Einsatz ist. Wird bei einem Stoff ein Datum für das Ende des Stoffeinsatzes eingetragen, wird der Stoff automatisch auf inaktiv gesetzt und scheint nicht mehr in der Liste der Biostoffe auf. Mit "weiter" kommen Sie zur Anlagen-/Arbeitsplatzzuordnung. Hier werden die erfassten Gefahrstoffe einer oder mehreren Anlagen / Arbeitsplätzen zugewiesen. Mit "weiter" springen Sie zu den Erweiterten Daten. Hier können Daten, die sich auf eine spezielle Verwendungsart und ein spezielles Verfahren beziehen zum Biostoff in gleicher Weise wie zu Gefahrstoff erfasst werden. Mit "weiter" springen Sie zur Gefährdungsbeurteilung. Hier können Gefährdungseinträge zum Biostoff in Abhängigkeit der eben beschriebenen Verwendungsart und der Verfahrensart erfassen. Wählen Sie die Gefahr/Belastung und die Auswirkungen aus den vorgegebenen Einträgen und beschreiben Sie im Textfeld die Ursache. (Details siehe Modul Gefährdungsbeurteilung - Neuen Gefährdungseintrag - erfassen) Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" um den Dateneintrag mit der Verwendungsart des Biostoffes und der zugehörigen Gefährdungsbeurteilung zu speichern. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen verworfen

20 Anzeige der Betriebsanweisungen in der Übersicht Sobald die Gefährdungsbeurteilungsdaten zum Biostoff fertig im System erfasst wurden, können in der Übersicht auch die zugehörigen Betriebsanweisungen für Mitarbeiter zur Verfügung gestellt werden. Dazu verwenden Sie den Selektor in den Anzeigeoptionen und legen Sie fest, ob die Betriebsanweisung angezeigt werden soll. Mit "weiter" springen Sie nun zur Gefährdungsbeurteilung des Biostoff an sich. Hier können Gefährdungseinträge zum Biostoff erfasst werden, die unabhängig von der Verwendungsart und der Verfahrensart Gültigkeit haben. Wählen Sie die Gefahr/Belastung und die Auswirkungen aus den vorgegebenen Einträgen und beschreiben Sie im Textfeld die Ursache. (Details siehe Modul Gefährdungsbeurteilung - Neuen Gefährdungseintrag - erfassen) Mit "weiter" springen Sie zu den Aufgaben. Hier können zum erfassten Gefahrstoff bestehende Aufgaben aus dem RBM verknüpft werden oder auch neue Aufgaben erstellt werden. Bereits erfasste Expositionsmessungen werden hier angezeigt. (Details siehe Modul RBM - Aufgaben und Prüfungen verwalten) Mit "weiter" springen Sie zu den Anhängen. Hier können Sie zu dem Biostoff gehörende, beliebige Dateien (z.b. Datenblätter etc.) ablegen. (optional) Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich eine neue Maske für einen weiteren Biostoff geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen "Allgemeine Daten, "Erweiterte Daten", "Gefährdungsbeurteilung" und "Anhänge" springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen verworfen. Bearbeiten Mit Bearbeiten können Sie bestehende Biostoffe editieren. Löschen Mit Löschen können Sie einen Biostoff entfernen. Bitte beachten Sie, dass dadurch auch alle Gefährdungsbeurteilungen in diesem Biostoff und die erweiterten Daten mit den Verwendungsund Verfahrensarten ebenfalls gelöscht werden! Kopieren Hier können Sie Biostoffe kopieren, um z. B. gleichartige Biostoffe mit unterschiedlicher Typenstämme oder Resistenz nicht jedes Mal zur Gänze neu eingeben zu müssen. Es wird ein neuer Gefahrstoff gleichen Namens mit dem Zusatz "Kopie" erstellt. Dieser ist denselben ursprüngliche Anlage/ Arbeitsplätzen zugewiesen und enthält alle Daten des Originals, inklusive der Gefährdungseinträge

21 Eigenschaften Markieren Sie einen Biostoff und klicken Sie auf "Eigenschaften" um Details über Ersterstellung und letzter Änderung zu erhalten

22 Auswertungen Im Hauptmenü Auswertungen können Sie Betriebsanweisungen und Listen erstellen. Wählen Sie zuerst den Bereich aus (Gefahrstoffe, Biostoffe, usw.), nutzen Sie je nach Bedarf die Filtermöglichkeiten und wählen Sie das gewünschte Sortierkriterium. Mit den "allgemeinen Filterkriterien", die bei Bedarf aktiviert werden können, kann u.a. zusätzlich auch nach Anlagen gefiltert werden. Je mehr Filter sie einsetzen, desto genauer wird Ihre Auswertung. Abfragen können auch als Vorlage gespeichert werden, damit die Filterkriterien nicht jedes Mal neu eingegeben werden müssen. Es stehen folgende Filterkriterien für Auswertungen der Gefahrstoffe zur Verfügung: Es können folgende Berichtsarten ausgewählt werden:

23 Bei den Betriebsanweisungen kann eine zusätzliche Fußzeile angedruckt werden. Wählen Sie dazu in der Auswertung nach der Auswahl des Berichtes Betriebsanweisung das Feld Element Eigenschaften andrucken: aus. Tragen Sie nun im Feld Dokumentennummer die gewünschte Nummerierung des Dokumentes ein und wählen Sie einen Ersteller aus der Liste der Mitarbeiter aus. Sie können weiters festlegen, ob eine Unterschriftenzeile angedruckt werden soll. Klicken Sie auf Weiter, um den gewünschten Bericht mir der nun festgelegten Fußzeile zu drucken. Bei der Auswertung der Sicherheitsdatenblätter kann nach folgenden Parametern gefiltert werden:

24 Es kann zwischen folgenden Arten des Berichts gewählt werden:

25 Intranetformular Stofffreigabeantrag Im Modul Gefahrstoffmanagement kann in der Verwaltung im Menüpunkt Grundeinstellungen festgelegt werden, wer die Beantragung eines neuen Gefahrstoffes als Benachrichtigung erhalten soll. Mit dieser Funktion können Sie einen Hyperlink für ein Stofffreigabeantragsformular erstellen, das zb im Intranet zur Verfügung gestellt werden kann. Musterlink: uestedit1.aspx?gwsautostartmodule=13&gwscustomerid=xxxx <Servername> Adresse mit der auf die gutwin-software zugegriffen wird. CustomerID: Mandantennummer/Kundennummer Optional ist auch ein automatisches Login möglich, Details dazu finden Sie im Admin-Handbuch. Klicken Sie auf den Link. Geben Sie eine Bezeichnung für den chemischen Gefahrstoff ein. Die Bezeichnung sollte kurz und eindeutig sein, um ein späteres Auffinden zu erleichtern. 1 Wenn Sie ein Sicherheitsdatenblatt anhängen möchten, geben Sie die offizielle Stoffbezeichnung für den Gefahrstoff aus dem Sicherheitsdatenblatt ein

26 3 2 4 Erst wenn die beiden Pflichtfelder Stoffbezeichnung im Unternehmen (interner Rufname): UND das Feld Stoffbezeichnung (offizieller Name) des SDB: entsprechend befüllt sind, kann ein Sicherheitsdatenblatt als Dokument angefügt werden. Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen". Sie erhalten eine Meldung, wenn die Beantragung erfolgreich abgeschlossen und die Benachrichtigung versendet wurde. Die Freigabe erfolgt durch die Bearbeitung der Beantragung im Modul Gefahrstoffmanagement. Klicken Sie auf den Link im oder auf die Seite Beantragung um den Stoff freizugeben. Unter Besondere Kriterien für die Bewertung / zur Beachtung können Details zur Freigabe vermerkt werden

27 Wählen Sie bei der Verwendungsfreigabe den entsprechenden Wert aus der Liste aus und geben Sie Ihren Namen als freigebender Mitarbeiter ein. Wählen Sie im Feld -benachrichtigung über Ergebnis: all jene Mitarbeiter aus, die über die erfolgte Freigabe per Benachrichtigung informiert werden sollen. Beenden Sie die Eingaben mit dem Button "Fertigstellen"

28 Übersicht Gefahrstoffe In der Übersicht werden die erfassten Gefahrstoffe mit der Anlagenstruktur verknüpft angezeigt. Durch Auswahl einer Anlage (links) werden die direkt mit dieser Anlage verknüpften Gefahrstoff sowie die dazugehörigen Sicherheitsdatenblätter und Betriebsanweisungen angezeigt. Diese können durch Anklicken geöffnet werden, wobei ein Fenster mit den Detaildaten und den angehängten Dateien erscheint. Weiters werden alle zu den Gefahrstoffen erfassten Aufgaben dort angezeigt und können weiter bearbeitet werden bzw. können Prüfeinträge dazu erfasst werden. Auf der Seite Ansicht kann die Schaltfläche Gefahrstoff Verwendet werden um rasch zu den Gefahrstoffen zu springen. Für Details siehe Übersicht Anlagen/Prozesse und Aufgaben, Modul RBM. Hinweis: Wird ein Gefahrstoff nicht angezeigt, stellen Sie sicher, dass der Bearbeitungsstatus auf beim Gefahrstoff auf der Seite der allgemeinen Daten auf 100% gesetzt wurde. Wird keine Betriebsanweisung angezeigt, kontrollieren Sie, ob der Selektor auf der Seite Arbeitsplatz Daten beim Gefahrstoff aktiviert wurde

29 2. Fehlerbehebung Es können nicht alle (lizenzierten) Module bzw. Menüpunkte ausgewählt werden: In diesem Fall fehlen Ihnen entsprechende Zugriffsrechte wenden Sie sich an Ihren Administrator. Serverfehlermeldungen, div. Probleme, Funktionen gehen nicht, Seiten werden nicht aktualisiert, IE hängt o o o o o JavaScript muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). Automatische Cookie-verwaltung muss aktiviert sein (=Standardeinstellung). IE Cache leeren ( Browserverlauf löschen : Häkchen entfernen bei Bevorzugte Websitedateien beibehalten und auf Löschen klicken. Add-On s testweise deaktivieren Nehmen Sie im IE die Einstellung wie unter Einleitung beschrieben vor Anlagenbaum klappt zu bei Auswahl einer Anlage (ab IE 11) Im IE unter Extras Einstellungen der Kompatibilitätsansicht die vorgeschlagene Seite (gutwin.at) hinzufügen. sonstige Probleme, die auf einem Client-PC auftreten: 1. IE schließen (alle Fenster!) IE neu öffnen, einsteigen testen, ob andere Intranet/Internetseiten aufgerufen werden können PC neu starten IE-Einstellungen prüfen, ev. Standardeinstellungen wählen prüfen, ob Software auf anderen PC's fehlerfrei läuft.. Popups werden nicht angezeigt / angeklickte Informationen erscheinen nicht: Wenn Sie einen Popup-Blocker verwenden, werden Popups automatisch geblockt. Deaktivieren Sie in diesem Fall Ihren Popupblocker bzw. erlauben Sie ihm die Popups "dieser" Site immer zu öffnen. Anwendung reagiert nicht mehr oder Fehlermeldungen wie zb "Server Error in '/gutwin' Application", "Object reference not set to an instance of an object"..: Schließen Sie bitte den IE (alle Fenster!) und starten Sie den IE neu. Sie müssen dann erneut in die Software einsteigen.. Benachrichtigungs- s (Notifikationen) werden nicht zugestellt bzw. Mitarbeiter werden in der Auswahlliste nicht angeführt: o prüfen, ob die Mailadresse bei der betroffenen Mitarbeiter (Menü Verwaltung) unter " für Benachrichtigungen:" korrekt eingetragen wurde. o prüfen, ob die Aufgabe als gültig markiert ist o wenden Sie sich an Ihren Serveradministrator: ev. läuft Task gutwin am Server nicht, dieser ist für die automatischen Verständigungen erforderlich

30 3. Tipps / FAQ Um die Adresse für die Login-Seite nicht jedes Mal neu eingeben zu müssen, sollten Sie diese bei den Favoriten ablegen. Der Link muss folgende Form aufweisen: bzw. Sollte der abgespeicherte Link noch mehr Daten enthalten wie z.b. dann funktioniert die Anmeldung nicht und es kann zu unerwarteten Problemen bei der Ausführung der Software kommen! Werden erforderliche Eingabefelder (Pflichtfelder) nicht oder falsch ausgefüllt, erscheint beim Speichern eine entsprechende Fehlermeldung in roter Schrift am Beginn der Seite sowie das Wort "Fehler" rechts neben der betreffenden Eingabemaske. Eingaben können nicht gespeichert werden, solange nicht alle Eingabefehler behoben wurden. Aus Sicherheitsgründen wird die Verbindung zum Server nach längerer Inaktivität geschlossen, Sie müssen in so einem Fall neu einloggen. Zum Beenden der Sitzung wählen Sie "Abmelden" am oberen Bildschirmrand. Wenn Sie einfach das Browserfenster schließen bleibt man u.u. angemeldet, bis der Browser geschlossen wird! Eingabefelder die mit " * " gekennzeichnet sind, sind Pflichtfelder und müssen ausgefüllt werden. Verwenden Sie die Tabulatortaste um schnell von einem Eingabefeld zum nächsten zu springen. Wenn Sie für kurze Zeit mit dem Mauszeiger auf einem Menüpunkt verweilen, erscheint idr eine Kurzinfo. Beenden Sie Eingaben mit dem Button "Fertigstellen" oder "Speichern und Neu" (hierbei wird gleich einen neue Maske für weitere Anlagen geöffnet.). Auch wenn Sie auf "weiter" klicken bzw. zwischen Unterseiten (zb "Allgemeine Daten", "Bescheide", "Anhänge" usw.) springen, werden die Eingaben gespeichert. Mit "Abbrechen" werden die Änderungen der jeweils offenen Eingabemaske verworfen. Auf einem PC darf man nicht gleichzeitig in mehrere Mandanten und/oder mit verschiedenen Usern in die Software einsteigen kann zu Datenverlust führen! Es ist aber möglich, in ein und denselben Mandanten mit demselben User auf einem PC mehrfach einzusteigen