Seit der FireStart Version 4.0 gibt es ein lang ersehntes Feature in den Formularen: den FilePicker!

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1 Der lang ersehnte FilePicker in FireStart ist da! Seit der FireStart Version 4.0 gibt es ein lang ersehntes Feature in den Formularen: den FilePicker! Mit diesem Element ist es nun möglich beliebige Files in den FireStart Formularen hochzuladen und zu versenden. Zum Speichern wird dafür ein FILESTREAM am SQL Server verwendet. Dieser ermöglicht das Speichern von unstrukturierten Daten wie beispielsweise Dokumente und Bilder. Mehr dazu: Filestream SQL Server Eine Anleitung wie Sie den FileStream konfigurieren finden Sie unter folgendem Link: Konfiguration FileStream. In meinem Blogbeitrag möchte ich Ihnen ein kurzes Tutorial zur Erstellung und Verwendung des FireStart Fileuploads vorstellen. Als Beispielprozess hierfür nehmen wir einen gekürzten Investantragsprozess bei dem der Antragsteller Beschreibung, Kosten und Anhänge für den Genehmiger zur Verfügung stellt. Dieser bekommt die Daten in einem weiteren FireStart Formular zugesandt und kann den Antrag genehmigen oder ablehnen. Aber wie gesagt, Schritt für Schritt. Das Prozessmodell könnte wie folgt aussehen: (Abbildung 1) Sie benötigen für den Investantragsprozess die folgenden Variablen. Wichtig: Das Attachmentfeld auch als solches definieren. (Abbildung 2)

2 Da der Antragsteller auch alle Felder ausfüllen soll, deklarieren Sie diese als Output und zusätzlich als required. Das heißt, der Antragsteller kann das Formular nur absenden, wenn alle Felder ausgefüllt wurden. (Abbildung 3) Im Formulardesigner finden Sie seit Version 4.0 ein neues Element, den Filepicker. (Abbildung 4)

3 Wenn Sie dieses Element in das Formular hineinziehen, können Sie in den Properties den FilePicker konfigurieren und die Attachment-Variable hinterlegen. (Abbildung 5) Am Ende sollte das Formular etwa so aussehen: (Abbildung 6)

4 Im nächsten Schritt des Prozesses, soll eine Genehmigungsstelle den Antrag erhalten. Die Felder bleiben gleich jedoch werden die Variablen als Inputvariablen definiert, da die Genehmigungsstelle die eingegebenen Daten nur lesen können soll. Die Genehmigungsstelle bekommt eine zusätzliche Information, und zwar den Namen des Antragstellers. Dafür gibt es eine Systemvariable Execution-Started-By die den Namen der Person beinhaltet die den Workflow gestartet hat. (Abbildung 7)

5 Das Formular könnte am Ende wie folgt aussehen: (Abbildung 8) Nachdem Sie die beiden Formulare erstellt haben können Sie das Prozessmodell bereitstellen und veröffentlichen.

6 Wenn Sie nun das Formular im Prozessportal öffnen können Sie die Felder ausfüllen: (Abbildung 9) Mit Hilfe des Buttons Browse oder via drag & drop werden die Files im Formular hinzugefügt. (Abbildung 10)

7 Das Fingersymbol besagt, dass die Dateien bis jetzt nur im Formular hinzugefügt wurden jedoch noch nicht auf den Server geladen wurden. Mit einem Klick auf das blaue Symbol rechts daneben können Sie die Dateien einzeln hochladen. Mit einem Klick auf den Butten Upload, können Sie alle Dateien auf einmal hochladen. Mit Hilfe des Papierkorbs werden einzelne Dateien wieder gelöscht und mit einem Klick auf das Lupen-Symbol wird eine Vorschau der Dateien angezeigt. (Abbildung 11) Sobald Sie die Dateien hochgeladen haben, erscheint ein grüner Balken und das Fingersymbol ändert sich zu einem grünen Häkchen. Sie können das Formular nun absenden. Die Genehmigungsstelle bekommt nun im nächsten Schritt das Formular mit den ausgefüllten Daten und den angehängten Dateien. (Abbildung 12)

8 Die Dateien können hier wieder in einer Vorschau angezeigt und/oder heruntergeladen werden. Musste man für die Verwendung von Dateien bisher mit Mails oder Links in Formularen arbeiten so kann man jetzt mit Hilfe des FilePickers sehr komfortabel Formulare dazu verwenden. Viel Spaß beim Ausprobieren!