Das Büro als Open Space Präventionsorientierte Gestaltung auf der Basis aktueller Befunde zu Potenzialen und Belastungsfaktoren

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1 Nick Kratzer Das Büro als Open Space Präventionsorientierte Gestaltung auf der Basis aktueller Befunde zu Potenzialen und Belastungsfaktoren AOK Fachforum Gesundheit in der Arbeitswelt 4.0 Hannover, 5. März 2019

2 Verbundprojekt PRÄGEWELT Präventionsorientierte Gestaltung neuer (Open Space) Arbeitswelten Projektförderung: Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF) im Förderprogramm Innovationen für die Produktion, Dienstleistungen, Arbeit Fragestellungen: von morgen Wandel der Büroformen? Projektbetreuung: Wirkung auf Arbeit PTKA und Projektträger Gesundheit? Karlsruhe (KIT Ziele: Karlsruher Institut für Technologie) Erkenntnisse zum Wandel von Arbeit Ansätze für eine gesundheitsförderliche Gestaltung von Open Space-Büros Projektlaufzeit: 1. Januar 2016 bis 30. April

3 PRÄGEWELT ARBEITSSCHRITTE Wir befinden uns hier! Trendanalyse 18 Unternehmen 55 ExpertInnen; Online- Befragung: 840 Beschäftigten Intensivempirie 8 Unternehmen Online-Befragung, Interviews, Beobachtungen Gestaltungsätze 5 Unternehmen Entwicklung, Erprobung, Evaluation Januar 2016 April 2019

4 EMPIRISCHE BASIS (TRENDANALYSE UND INTENSIVEMPIRIE) 22 Betriebe und Organisationen: Besichtigungen, Beobachtungen, Interviews, Workshops Interviews: 68 Beschäftigte und Führungskräfte 63 betriebliche / überbetriebliche ExpertInnen Befragung: Befragte (ca., online): Beschäftigte Betrieblich und überbetrieblich

5 BEGRIFFSKLÄRUNG Form Konzept Großraumbüro Raum mit großer Grundfläche, in dem sich eine Vielzahl von Büroarbeitsplätzen befindet (Wikipedia) Flächeneffizienz Funktionelle Integration Kommunikation Open Space Durchgängige Arbeitslandschaften mit unterschiedlichen Räumen oder Raumzonen, die verschiedene Optionen (von konzentrierter Einzelarbeit bis Kooperation) bieten Flächeneffizienz (?) Flexible Integration, Raum für verschiedene Anforderungen, Kommunikation Kreativität / Innovativität Differenz: Konzept, Optionen (?)

6 Warum man sich mit dem Büro beschäftigen sollte

7 DAS BÜRO ALS GESTALTUNGSFELD FÜR DEN BETRIEBLICHEN ARBEITS- UND GESUNDHEITSSCHUTZ Physische Arbeitsumgebung: Raumgestaltung, Licht, Akustik, Klima, Möbel Organisation von Arbeit: Kultur, Führung, Anforderungen, Beschäftigte Wahrnehmung und Wirkung: Wohlbefinden, Gesundheit, Motivation, Leistungsfähigkeit

8 Home Office Co-Working Virtualisierung Flexibles Arbeiten Hat das betriebliche Büro eine Zukunft? JA! Als Hub und als Home 41 von 42 befragten betrieblichen ExpertInnen Dr. Nick Kratzer / PRÄGEWELT: AOK Hannover, 5. März % der befragten Beschäftigten (Online-Befragung)

9 WANDEL WOHIN? Büroformen vor Veränderungsprozess Büroformen nach Veränderungsprozess 8 Zellenbüros 3 Kombibüros 4 Open Space 2 Andere Büroformen Modernisierung 15 Open Space Büros 1 nur Home Office

10 AKTUELLE UND ZUKÜNFTIGE BÜROFORMEN

11 WANDEL VON ARBEIT ZUKUNFT DES OPEN SPACE? Kostendruck: Raum als neues Rationalisierungspotential Push- und Pull- Faktoren im Zusammenspiel: Innovationsdruck und komplexe Organisationen: Veränderte Anforderungen (Kooperation, Kreativität, Agilität, Flexibilität ) Ermöglichung: Digitalisierung und neue Leitbilder (Start-Up) Dr. Nick Kratzer / PRÄGEWELT: AOK Hannover, 5. März 2019

12 Büroarbeit bedeutete lange, morgens in ein Zimmer mit weißen Wänden zu gehen, an einem normierten Schreibtisch mit Drehstuhl Platz zu nehmen, der nur für Besprechungen oder Kantinenbesuche verlassen wurde. Wer es schlimm erwischte, wurde irgendwann, von den Achtzigerjahren an, in ein Großraumbüro versetzt ( ) Doch diese grauen Zeiten sind vorbei. Der Arbeitsort der Zukunft ist kein Zimmer, er ist eine Landschaft, open space ist das Zauberwort (SZ, )

13 MIT WEM HATTEN WIR ES ZU TUN? Visionär Modernisierer Pragmatiker Skeptiker Gegner

14 Wahrnehmung und Wirkung: Ergebnisse

15 ZUFRIEDENHEIT MIT DER ARBEITSUMGEBUNG INSGESAMT Wie zufrieden sind Sie im Allgemeinen mit Ihrer Büroumgebung? 55 % zufrieden / sehr zufrieden 25 % unzufrieden / sehr unzufrieden PRÄGEWELT Online-Befragung in Betrieben, N = % neutral

16 ZUFRIEDENDHEIT ALLGEMEIN: UNTERSCHIEDLICH UND DIFFERENZIERT Also ich mag das Büro total gern, mir gefällt das total gut. Zufrieden Was irgendwie noch nicht so ganz toll ist, sind die Temperaturschwankungen in dem Raum. Sehr schwierig Unzufrieden Schön schaut es aus, praktikabel ist was anderes. Man gewöhnt sich an die Vorteile irgendwo. Das andere hat aber garantiert genauso seine Vorteile gehabt in dem Sinn. Ich finde es jetzt okay. Neutral Man arrangiert sich ja damit. Man hat jetzt nicht so den großen Schmerz irgendwo.

17 WAHRNEHMUNG IM DETAIL Dimension Zufrieden Unzufrieden Neutral Allgemein 55% 25% 20% Akustik 19% 69% 13% Rückzugsmöglichkeiten 33% 33% 34% Zufriedenheit schützt nicht Abstand Schreibtische 43% 25% 32% vor Belastungen! Passung Arbeit 53% 25% 22% Passung Kultur 40% 30% 29%

18 Was macht zufrieden? oder unzufrieden?

19 1. Der Rahmen

20 JEDER FALL IST ANDERS! Wie zufrieden sind Sie im Allgemeinen mit Ihrer Büroumgebung? 100% 90% 80% 70% 60% Fall A: Keine Open Space-Erfahrung Korridor Unklare Regeln 52 Zwei-Klassen-Gesellschaft 50% 40% 30% 20% 10% 0% Fall B: Open Space-Erfahrung Raumgröße, 19 Abstände Raumoptionen Regeln 14 Alle sind im Open Space Unternehmen A (N = 396) Unternehmen B (N = 67) Unternehmen C (N = 21) 5 sehr unzufrieden unzufrieden neutral zufrieden sehr zufrieden

21 BETEILIGUNG Man kann sich das ja nicht aussuchen vs. Die Beschäftigten werden gefragt, wie sie das Open Space haben wollen aber nicht, ob sie eines haben wollen

22 WIE MACHE ICH ES GUT? ERFOLGSFAKTOREN IM CHANGE-PROZESS Haltung: Glaubwürdigkeit Konsequenz Beteiligung: Mitbestimmung Beschäftigte Führungskräfte Kompetenz: Vergleiche Beratung Analyse Steuerung: Projektförmig Interdisziplinär Pilotierung

23 2. Die Mischung

24 WAHRNEHMUNG DES OPEN SPACE: HÄUFIG GENANNTE VOR- UND NACHTEILE Mehr Information Passung Arbeit / Kultur Neuer, moderner Integration, Gemeinschaft Verfügbarkeit FK Lärm Zu wenig Meetingräume Wahrnehmung des Open Space: Kontinuum mit eindeutigen Polen Die Wahrnehmung ist Ergebnis einer individuellen Abwägung von Vor- und Nachteilen Unterbrechung / Ablenkung Klima Keine Rückzugsmöglichkeiten Total gut Raum- Okay Sehr schwierig alternativen Vertraulichkeit Ständige Sichtbarkeit / Verfügbarkeit

25 HÄUFIG GENANNTE BE- UND ENTLASTUNGSFAKTOREN Belastungsfaktoren Entlastungsfaktoren Akustik / Lärm Licht und Klima Individueller Einfluss Technik Verkehr(swege) Flexible Technik Ungleichheit Gleichheit Zu wenig Meetingräume Fehlende Rückszugsoptionen Rückzugsoptionen Ausreichend Meetingräume Zu voll / zu eng Ständige Verfügbarkeit Rücksicht / Regeln Individuelle Strategien

26 3. Der Umgang

27 UMGANGSWEISEN Was immer wieder wichtig ist, die Erhaltung der Spielregeln Spielregeln Dass man nicht jeden immer anquatscht, laut rennend, laufend durch das Büro geht. Das habe ich gelernt, das muss man sich auch aneignen.. wenn ich Vertraulichkeiten habe, gehe ich in eine Box Also grundsätzlich sollte man eigentlich immer, wenn es länger als ein paar Minuten ist, einen Raum nehmen. Jetzt kaufe ich mir den Bose Noise Cancellation Wenn der intuitiv den Blickkontakt vermeidet und den Kopf nach unten senkt, werde ich ihn nicht ansprechen.. im Home Office,, wo ich mich konzentrieren kann und die Leistung ist schon Home sichtbar, Office dass man mehr schafft. Wenn meine beste Freundin da ist, setze ich mich natürlich lieber neben die, als wenn ich jetzt neben dem Chef sitzen muss. Open Space muss man lernen, können und tun Da sage ich: Leute, Produktivität, jetzt gerade Wohlbefinden Strategien der nicht, Ich habe und meine Gesundheit sind im ich Open kann jetzt Space Ent-Störung gerade (auch) Arbeitsweise eine Leistung der nicht, ich bin jetzt verändern gerade Beschäftigten ein bisschen und müssen Führungskräfte. unter Stress Lieblingsplätze Open Space Lernen Ich versuche schon immer da so zu sein Territorien weil da eben das Team ist auch. Ich sitze am liebsten an diesem äußeren Platz, da sind diese zwei Fenster, diese Ecke.

28 Fazit: Das perfekte Open Space gibt es nicht - Spannungsfelder des Open Space

29 WARUM OPEN SPACE: (WIDERSPRÜCHLICHE?) ZIELE! Effizienter Flexibler Ziele des Open Space- Konzepts Kommunikativer Demokratischer Attraktiver

30 SPANNUNGSFELDER DES OPEN SPACE Unternehmen verfolgen mit der Büroform Open Space verschiedene, teils widersprüchliche Ziele Die Widersprüchlichkeit dieser Ziele erleben die Beschäftigten und Führungskräfte als auch belastende Spannungsfelder Spannungsfelder sind der Büroform Open Space inhärent: Man kann sie bearbeiten, aber nicht auflösen Der Kern der Spannungsfelder ist die Unvereinbarkeit von zwei positiven Seiten der gleichen Dimension

31 SPANNUNGSFELDER IM OPEN SPACE Raumfunktionen Leistbarkeit Sichtbarkeit Nutzbarkeit konzentriert vertraulich individuell kooperativ offen flexibel

32 Gestaltung: Man kann es schon besser machen

33 ERGEBNISTHESEN Das betriebliche Büro hat eine Zukunft und es spricht viel dafür, dass das (auch) ein Open Space sein wird Unternehmen verfolgen mit einem Open Space widersprüchliche Ziele diese Widersprüche erleben die Beschäftigten als (belastende) Spannungsfelder Das perfekte Open Space gibt es nicht aber man kann es besser oder schlechter gestalten. Gestalten und Verhalten: Open Space ist ein Lernprozess

34 WIE MACHE ICH ES GUT? ERFOLGSFAKTOREN OPEN SPACE-BÜRO Raum geben: Abstand Rückzugsräume Raumalternativen Spannungsfelder ausbalancieren Gestalten: Akustik Sichtbarkeit u.a. Lernen unterstützen: Kollektiv Individuell

35 Workshop Balanceakt Open Space Typische Spannungsfelder offener Büros bearbeiten

36 ABLAUF WORKSHOP

37 AUFSTELLUNGSÜBUNG konzentriert vertraulich individuell?

38 GRUPPENARBEIT: HIGHLIGHTS / LOWLIGHTS Was ist bezogen auf das jeweilige Spannungsfeld - bisher gut an der Raumsituation ( Highlights ) / was nicht ( Lowlights ) Im Anschluss Priorisierung durch Klebepunkte: Gestaltungsbedarf

39 GRUPPENARBEIT: BISHERIGE UMGANGSWEISEN / NEUE UMGANGSWEISEN TN erzählen, wie sie bislang gut zurecht kommen und/oder mit den Lowlights umgehen Diskussion in der Gruppe: Sind die bisherigen Umgangsweisen ausreichend? Diskussion in der Gruppe: Anforderungen an die Raumgestaltung? Anforderungen an Umgangsweisen (z.b. Regeln)

40 ZUSAMMENFÜHRUNG DER ERGEBNISSE / GESTALTUNGSANSÄTZE UND UMSETZUNG Aktion Offene Aufgaben Person und Datum

41 ERGEBNISSE BEISPIELE Klangschalen Verkehrswege kennzeichnen Hinweisschilder für Externe Regeln dynamisch gestalten (z.b. Nutzung Onboarding-Prozess) und Grenzen des Workshops: Keine Kosten, keine baulichen Veränderungen

42 EVALUATION WORKSHOPS BEISPIEL FALL C

43 WORKSHOP-EVALUATION FALL A 100% 5 Angaben zum Workshop % 21 80% 70% % 26 50% 40% % 20% 18 10% 0% 13 Der Workshop hat mich zum Nachdenken angeregt, wie ich durch mein Verhalten die Open Space Arbeitsumgebung beeinflusse 26 Durch den Workshop habe ich eine andere Sichtweise auf den Umgang mit meinem persönlichen Arbeitsbereich Durch den Workshop habe ich mein eigenes Verhalten in Open Space Büros reflektiert. trifft überhaupt nicht zu trifft eher nicht zu trifft teilweise zu trifft eher zu trifft völlig zu

44 Vielen Dank! Dr. Nick Kratzer Institut für Sozialwissenschaftliche Forschung e.v. ISF München Jakob-Klar-Str München Telefon: 49 (0) Telefax + 49 (0)