Umgang mit Dokumenten vielfach ineffizient schlechte Voraussetzungen fürs papierlose Büro

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1 Umgang mit Dokumenten vielfach ineffizient schlechte Voraussetzungen fürs papierlose Büro Anwender-Studie der NSi Europe GmbH Grundlage: Die Produktivität vieler Unternehmen ist heute abhängig von der Effizienz im Umgang mit Informationen. In Zeiten von Internet & Co. gilt es, Unmengen an Dokumenten und Daten systemgestützt zu sichten, zu bearbeiten und revisionssicher vorzuhalten. Nur so erhalten sich Organisationen ihre Wettbewerbsfähigkeit. Ideal wäre eine Berufswelt ohne Medienbrüche nach der visionären Idee des papierlosen Büros. Die Praxis zeigt jedoch, dass sich Papier nicht gänzlich verbannen lässt. Und das muss es auch nicht, weil die Erfassung von Belegen lediglich einen kleinen Anteil der unternehmensweiten Informationsstrategie bedeutet, um Informationen digital verfügbar zu machen. Hier lassen sich inbesondere drei organisatorische Aufgabenstellungen identifizieren, unabhängig von Branche und Firmengröße: 1. Eine möglichst automatisierbare Erfassung aller Daten insbesondere von Papierdokumenten. 2. Extrahieren & Konvertieren relevanter Informationen aus Dokumenten, um sie intern weiter nutzen zu können. 3. Archivierungs- und Sicherungsmethodik zur maximalen Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit von Daten. Grundvoraussetzung dafür ist die flächendeckende Anwendung von Automatismen wie digitale Workflows. Eine Kernkompetenz jeder effizienten Organisation sollte die intelligente, also nach Einsatzszenarien automatisierte Erfassung von Dokumenten sein. Die vorliegende Untersuchung betrachtet, wie Unternehmen den Umgang mit Dokumenten organisieren. Zusammenfassung der Ergebnisse Die Studie fördert bedenkliche Fakten zutage: Green IT ist seit Jahren in aller Munde und gilt vielfach als Metatrend. Trotzdem tun sich Unternehmen schwer, ihren Mitarbeitern effektive Prozess-Erleichterungen für den Umgang mit Dokumenten bereitzustellen. Und obwohl deutlich mehr als 90% der Befragten auf moderne Multifunktionsgeräte

2 (MFPs) zur Erfassung und Bearbeitung von Dokumenten zugreifen, nutzt gerade mal ein Drittel die technischen Möglichkeiten dieser Geräte aus. Wobei dies nicht auf den Mangel verfügbarer Technologie zurückzuführen ist, sondern an der nicht flächendeckend ausgerollten Prozessorganisation. Im Mittelpunkt stehen redundante papier- oder dokumentenlastige Abläufe, bei denen Informationen kontrolliert ins Unternehmen gelangen, effizient ausgewertet und verfügbar gemacht werden müssen. Diese Prozessketten lassen sich in drei Stufen untergliedern: Erfassung, Verarbeitung und Verteilung. Bei allen zeigt sich ein erhebliches Optimierungspotenzial, das bislang viel zu wenig ausgeschöpft wird. Die Ergebnisse im Detail 1. Wieviele Dokumente werden täglich gescannt? Über ein Drittel der Befragten weist ein Scanvolumen von mindestens 100 Dokumenten oder mehr am Tag aus. Also muss mindestens alle 2 bis 5 Minuten ein Dokument erfasst werden. Besonders viel scannen (>100 Belege pro Tag) der gehobenen Mittelstand (62,5%) und Großunternehmen (90%). Im Gegensatz dazu sind es im klassischen Mittelstand nur 6 50 Dokumente, bei Kleinunternehmen in der Regel weniger als Welche Dokumente müssen am meisten digitalisiert werden? An gescannten Belegen nennen die meisten Rechnungen (81%), Leistungsscheine / Protokolle (49%) und Lieferscheine (49%). In nahezu jedem Großunternehmen werden inzwischen 100% aller Rechnungen, 78% aller Lieferscheine und 67% der Protokolle / Leistungsscheine digitalisiert. Auch die KMUs scannen den überwiegenden Teil ihrer Rechnungen und Lieferscheine.

3 3. Mit welchen Geräten werden Papierdokumente erfasst? Das Scannen von Dokumenten erfolgt inzwischen fast nur noch über sogenannte Multifunktionsgeräte (MFPs). Unter den 8%, die dafür die Nutzung lokaler Scanner am Arbeitsplatz verwenden, ist das Dokumentenvolumen kaum überraschend äußerst gering (40% = >5 Dokumente am Tag; 20% = 6 20 Dokumente am Tag). Interessant ist, dass die Befragten, welche lokale Arbeitsplatzscanner zur Erfassung von Dokumenten einsetzen, die Dokumente auch manuell abspeichern und kein dezidiertes Archivierungssystem (DMS) nutzt. 4. Zeitaufwand für das Einscannen von Dokumenten 64% der Befragten benötigen für den Scanvorgang im Durchschnitt nicht länger als 4 Minuten. Die anderen geben mindestes 5, bis hin zu über 30 Minuten an. Unter den Befragten die auf vordefinierte Workflows (siehe Frage Nr. 5) zurückgreifen können, benötigen sogar 75 % nur 1 bis 4 Minuten für den Vorgang. Betrachtet man nur die Großunternehmen, brauchen 90 % zwischen 1 und 10 Minuten. Dies deutet auf eine verhältnismäßig gute Ausstattung mit entsprechender Hardware in unmittelbarer Nähe zum Arbeitsplatz hin.

4 5. Automatisierungsgrad des Scan- / Erfassungsprozess Der Ablauf des Erfassungs- oder Scanvorgangs lässt sich mithilfe heutiger MFPs weitgehend vereinfachen und automatisieren. Dennoch führen 59 % der Befragten, von denen wiederum 60 % zwischen 21 und über 200 Dokumente am Tag scannen, diesen Vorgang auf die altmodische und aufwändigste Weise durch: Sie scannen das Dokument am Gerät und senden es an die eigene -Adresse, um zum Arbeitsplatz zurückzukehren und es manuell weiterzubearbeiten und gegebenenfalls weiterzuleiten. Immerhin ein gutes Drittel der Befragten (32 %) wählt einen vordefinierten Scanprozess aus z.b. für Lieferscheine oder Bestellungen. Dadurch sind Scaneinstellungen und die anschließende Weiterleitung im Haus bereits vorgegeben, was den folgenden Bearbeitungsaufwand reduziert. Bei 9 % erfolgt die Dokumentenerfassung üblicherweise durch eine zentrale Abteilung bzw. dezidierte Mitarbeiter. 6. Archivierung der Dokumente nach Erfassung Nach dem Scannen speichern 58 % der Befragten die Dokumente manuell in einem Netzwerkordner oder ein betreffenden Verzeichnis. Es besteht also keine für die Dokumentenspeicherung vorgesehene Infrastruktur. Es überrascht nicht, dass diese Gruppe auch zu annährend 80 % den Scanprozess manuell und ohne vereinfachende Workflows (Frage Nr. 5) durchführt. Bei 39 % ist eine solche Infrastruktur vorhaden z.b. Sharepoint oder andere Enterprise Content-Management,Systeme (ECM). Dort kommen gar keine Arbeitsplatzscanner zum Einsatz, sondern ausschließlich MFPs. Von ihnen nutzen immerhin 64 % Workflows zur Rationalisierung (Frage Nr. 5), während ein gutes Drittel (28,6%) diesen Vorgang trotzdem manuell durchführt. 3 % der Befragten leiten die Dokumente an Kollegen weiter, welche für die Archivierung oder weitere Bearbeitung zuständig sind.

5 7. Untersuchte Unternehmen Für die Studie wurden ausnahmslos Wissensarbeiter befragt, die ausschließlich an Computerarbeitsplätzen konzeptionelle Arbeit leisten. Ihre Arbeitgeber teilen sich auf in: 53 % die Mehrheit gehört zum klassischen deutschen Mittelstand mit Mitarbeitern. 21 % zählen zum gehobenen Mittelstand mit Mitarbeitern. 13 % sind Großunternehmen mit mehr als Mitarbeitern. 13% stellen Kleinunternehmen mit 2 10 Mitarbeitern dar. Insgesamt wurden 76 Personen befragt. Ansätze zur Optimierung In hohem Umfang werden vor allem unternehmens- und revisionskritische Dokumente erfasst wie Rechnungen, Protokolle und Lieferscheine. Da erscheint die Notwendigkeit für zuverlässig strukturierte Abläufe umso höher. Demnach lassen sich die Ergebnisse dieser Untersuchung auch positiv bewerten: Unternehmen aller Größen und Branchen stehen noch immer erhebliche Optimierungs- und Rationalisierungspotenziale zur Verfügung, um die Produktivität ihrer Mitarbeiter zu erhöhen, die Verfügbarkeit kritischer Daten zu verbessern und die Reaktionsfähigkeit der Organisation zu beschleunigen. Es ist heute problemlos möglich, Mitarbeitern für ihre häufigsten Dokumentenprozesse vordefinierte Workflows einzurichten. Ein solcher Workflow gibt beispielsweise vor, mit welchen Einstellungen ein Dokument gescannt, welche Daten ausgelesen und in welchem Zielformat die Datei abgespeichert wird. Auch die standardisierte Weiterleitung der Daten an bestimmte Abteilungen oder eine andere Anwendung sowie die automatische Benennung der Datei lässt sich je nach interner Organisation vorgegeben. Damit entfallen sämtliche manuellen Arbeitsschritte, und der gesamte Workflow kann ähnlich wie eine App als aktivierbares Icon auf dem Scanner- Display angeboten werden.

6 Methodik: Personalisierter Fragebogen mit 9 geschlossenen Fragen Web-gestützte Multiple Choice Befragung (Tool: SurveyMonkey.com) Vollständige Samples: 76 Unternehmen Erhebungszeitraum: 2. September 31. Oktober 2011 Notable Solutions, Inc Alle Rechte vorbehalten. Abdruck oder Nennung dieser Ergebnisse nur mit ausdrücklicher Nennung der Quelle und des Urhebers der Untersuchung. Um Nachricht über die Nutzung oder den Abdruck dieser Ergebnisse wird ausdrücklich gebeten. Ihre Information/Anfrage richten Sie bitte an: Mark Muschelknautz, NSi Europe GmbH, mark.muschelknautz@nsieu.com, Telefon: +49(0)