Kooperative Speicherbibliothek Schweiz. ein beispielhaftes Projekt der Zusammenarbeit Susanna Bliggenstorfer ZB Zürich Ueli Niederer ZHB Luzern

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1 Kooperative Speicherbibliothek Schweiz ein beispielhaftes Projekt der Zusammenarbeit Susanna Bliggenstorfer ZB Zürich Ueli Niederer ZHB Luzern

2 Wovon wir sprechen Idee Planung Realisierung und wann ist es soweit? BIS KoopSpeiBi 2

3 Idee Gemeinsam statt allein Anforderungen an den Bau Lagerungskonzept: individuelle Bestände und gemeinsamer Bestand (Dedoublierung) Dienstleistungskonzept: Synergien für die Partner, Dienstleistungen an Kunden BIS KoopSpeiBi 3

4 ein wenig Geschichte 1.Luzerner Evaluation 2005 Beginn Klärung geeigneter Magazinformen für die Bedürfnisse der ZHB Methode Resultat Politische Entscheide 2.Informelle AG 3.Interkantonale Institutionalisierung BIS KoopSpeiBi 4

5 Traditionelles Fachboden-Regal-Lager ZHB Luzern, Aussenlager

6 Rollregal-Anlage Bibliothek der Technischen Universität, Hamburg-Harburg

7 Paris, Centre Technique du Livre de l'education Supérieure, CTLes Hochregal-Lager (mit Ziel grösstmögliche Dichte für Lagerung), Typ "Harvard" Yale University, Library Shelving Facility, LSV

8 Yale University, Library Shelving Facility, LSV Paris, Centre Technique du Livre de l'education Supérieure, CTLes Ein sog. order-picker in Hochregal-Lagern des Harvard type

9 Automatisiertes Behälterlager/ ASRS Mo i Rana, Nationalbibliothek, Norwegen

10 British Library Additional Storage Building, Boston Spa Blick von der Aussichtsplattform auf den Auslagerungsbereich; die Behälter der BL sind ungewöhnlich gross.

11 ASRS (Automated Storage and Retrieval System) Mo i Rana, Nationalbibliothek, Norwegen

12 1'800m 2 580m 2 1'220m 2 1'530m 2 Flächen für 2 Mio Bände BIS KoopSpeiBi 12

13 Planung Rechtsform Bau Betrieb Finanzen BIS KoopSpeiBi 13

14 Planung: Rechtsform Die Frage der Trägerschaft: Kanton Luzern als Hauptnutzer und Standortkanton? PPP: ein Public-Private-Partnership-Projekt? Gemeinsame Trägerschaft aller Beteiligten? BIS KoopSpeiBi 14

15 Planung: Rechtsform Die Frage der Rechtsorganisation: Wie arbeiten 5 Kantone/Trägerschaften zusammen? Konkordat? Verein? AG? Stiftung? GmbH? BIS KoopSpeiBi 15

16 Planung: Bau und Technik Grundstück in Büron, LU Modularer Aufbau (3,1 Mio Bände je Modul), erweiterbar auf ca. 14 Mio Bände Hochregallager mit teilautomatisierter Lagerbewirtschaftung Inertisierte Lagerung, volumenoptimiert in Behältern BIS KoopSpeiBi 16

17 Grundstück (Blick von Kantonsstrasse Sursee Büron Triengen Aarau) Verwaltung und 1. Modul blau, Erweiterungsmodule rot

18 Niedriger Behälter, bis 24.5 cm Höhe und 16 cm Breite, 2 Reihen längs, stehend (auch zwei Reihen mit verschiedenen Breiten denkbar. Definitive Beladung: Rücken je gegen Mitte) 49 Bde / 25 kg

19 Planung: Betrieb Prozesse Ein- / Auslagerung von Beständen Versand, Kurier, Dokumentlieferung Weitere Dienstleistungen Kleine Reparaturen vor Ort Leseraum für Recherchen am Bestand (5 Plätze) Mengengerüste erstellen Planung Ersteinlagerung BIS KoopSpeiBi 19

20 Planung: Finanzierung Kosten bestehen aus Miete (an AG) und Betriebskosten (ca. 4 Mio CHF) Mitglieder und Kunden bezahlen jährlich, auf der Basis eines 5-jährigen Finanzplans, im Voraus Nachkalkulation Ende Jahr und Ausgleich Keine direkte Verrechnung an Endnutzer (Bibliotheksbenutzer) BIS KoopSpeiBi 20

21 Realisierung BIS KoopSpeiBi 21

22 Mengen zur Erst-Einlagerung BIS KoopSpeiBi 22

23 Geschäftsfälle / Prozesse BIS KoopSpeiBi 23

24 Realisierung: Rechtsform AG: Zweck: Bereitstellung (Planung, Ausführung, Instandhaltung und Erweiterung) der Infrastruktur für die Speicherbibliothek nach Massgabe der Bedürfnisse des Vereins Errichtung eines zweckmässigen, modular aufgebauten Industriebaus mit automatisiertem Behälterlager BIS KoopSpeiBi 24

25 Realisierung: Rechtsform AG: Gründungsmitglieder sind Kanton LU, Uni BS und ZB Zürich Sie bilden das Aktienkapital von 5,25 Mio CHF bestehend aus Grundstück und Bareinlagen Organe: Generalversammlung / Verwaltungsrat / Revision Verwaltungsrat, max. 6 Mitglieder: mind. 1 Mitglied aus dem Verein ab 15 % Beteiligung am Aktienkapital Recht auf 1 Sitz im VR Wahlen nach Anforderungsprofil (Immobilienmanagement, Logistik, Finanzen, Recht, etc.) BIS KoopSpeiBi 25

26 Realisierung: Rechtsform Verein Zweck: eine effiziente, raumsparende, kostengünstige und an konservatorischen Vorgaben ausgerichtete Lagerung und Bewirtschaftung von Büchern, Zeitschriften und weiteren Medien für Mitglieder und Kunden Für Mitglieder: Zusammenführung der Zeitschriften in einen kollektiven Bestand (Dedoublierung) Erbringung verschiedener archivarischer und bibliothekstechnischer Dienstleistungen (bes. Ausleihe und Dokumentenlieferung) BIS KoopSpeiBi 26

27 Realisierung: Rechtsform Verein Gründungsmitglieder sind: Kanton Luzern, Universität Basel, Zentralbibliothek Zürich, Universität Zürich, Stiftung Zentralbibliothek Solothurn Organe: Generalversammlung / Vorstand / Geschäftsleitung / Revision Vorstand: Präsident und mind. 2 weitere Mitglieder Geschäftsleitung: operative Führung des Betriebs BIS KoopSpeiBi 27

28 Herausforderung Dedoublierung Kollektiver Bestand: Medien von Mitgliedern im kollektiven Bestand (aktuell Zeitschriften), dedoubliert, die besten Exemplare werden eingelagert. Der kollektive Bestand steht im ausschliesslichen und unwiderruflichen Eigentum des Vereins resp. der teilnehmenden Bibliotheken. Prozess Nachweis BIS KoopSpeiBi 28

29 Projektleitungs-Team Realisierung Organisation: Organigramm PMO Iva Boutellier, DHK (LU) Ursula Cajochen, DHK (LU) Projektpartner (Träger) Kanton Aargau Kanton Luzern Kanton Zürich Stiftungsrat ZB Solothurn Stiftungsrat ZB Zürich Universität Basel Projektsteuerungsausschuss Leitung: Karin Pauleweit, DHK (LU) Verena Bider, ZB (SO) Susanna Bliggenstorfer, ZB (ZH) Hannes Hug, UB (BS) Ueli Niederer, ZHB (LU) Ruth Wüst, KB (AG) Politische Prozesse AG: Ruth Wüst BS: Hannes Hug LU: Iva Boutellier, DHK SO: Verena Bider ZH: Susanna Bliggenstorfer Innerbetr. Vorbereitung Verena Bider, ZB (SO) Susanna Bliggenstorfer, ZB (ZH) Hannes Hug, UB (BS) Ueli Niederer, ZHB (LU) Ruth Wüst, KB (AG) Projektleitung Mike Märki, BKDDS (LU) Stv: Iva Boutellier, DHK (LU) TP Gesellschaften Franziska Bitzi, FD (LU) Stv: tbd TP Immobilie Franz Müller, DIMMO (LU) Stv: tbd TP Betrieb Ueli Niederer, ZHB (LU) Stv: tbd Patrick Knüsel, BDO Finanzkonzept Gesellschaftsstruktur Immobilien-AG Betriebsgesellschaft Bauplanung Ausführungsplanung Bauphase Grundstück AG Infrastruktur Jürgen Rammerstorfer, RALOG AG Prozesse Tobias Schelling, ZHB (LU) Logistik Vorzone Infra. Arbeitsplatz Infra. Dokuservice Dedoublierung Ersteinlagerung Barcode Ressourcenplanung 29 BKDDS-OP (MAM) AG IT Tobias Schelling, ZHB (LU) Pflichtenheft IT IT-Strategie Schnittstellen Systemspezifikation

30 Realisierung Organisation: Organigramm heute Projekt Speicherbibliothek (SpeiBi) Organigramm Projekt Kooperative Speicherbibliothek Verein Kooperative Speicherbibliothek Schweiz Aktiengesellschaft Speicherbibliothek AG Status: Verabschiedet Version: :03 Autor: Märki Mike Projektpartner (Träger) Kanton Aargau Kanton Luzern Stiftungsrat ZB Solothurn Stiftungsrat ZB Zürich Universität Basel Universität Zürich Politische Prozesse AG: Ruth Wüst BS: Felix Winter LU: Iva Boutellier, DHK SO: Verena Bider ZBZH: Susanna Bliggenstorfer UZH: Wilfried Lochbühler Innerbetr. Vorbereitung Verena Bider, ZB (SO) Susanna Bliggenstorfer, ZB (ZH) Felix Winter, UB (BS) Wilfried Lochbühler, UZH (ZH) Ueli Niederer, ZHB (LU) Ruth Wüst, KB (AG) PMO Iva Boutellier, DHK (LU) Ursula Cajochen, DHK (LU) Projektsteuerungsausschuss Leitung: Karin Pauleweit, DHK (LU) Verena Bider, ZB (SO) Susanna Bliggenstorfer, ZB (ZH) Felix Winter, UB (BS) Wilfried Lochbühler, UZH (ZH) Ueli Niederer, ZHB (LU) Ruth Wüst, KB (AG) Gesamtprojektleitung Mike Märki, BKDDS (LU) Stv: Iva Boutellier, DHK (LU) Mitgliederversammlung Verena Bider, ZB (SO) Susanna Bliggenstorfer, ZB (ZH) Ueli Niederer, ZHB (LU) Christoph Tschumi, Uni Basel Wilfried Lochbühler, UZH (ZH) Nomination offen (AG)* Vorstand Verena Bider, ZB (SO) Susanna Bliggenstorfer, ZB (ZH) Ueli Niederer, ZHB (LU) Felix Winter, UB (BS) Wilfried Lochbühler, UZH (ZH) Nomination offen (AG)* Geschäftsführung Mike Märki, BKDDS (LU) ** Baukommission Ueli Niederer, Verein Mike Märki, Projekt/AG Franz Müller, DIMMO Mandat Immobilie Franz Müller, DIMMO Generalversammlung Susanna Bliggenstorfer, ZB (ZH) Karin Pauleweit, DHK (LU) Christoph Tschumi, Uni Basel Nomination ausstehend (AG)* Verwaltungsrat Präsident: Franz Hupfer (LU) Markus Kreienbühl, Uni Basel Christoph Meyer, ZB (ZH) Mike Märki, Verein** Mandat Finanzierung Patrick Knüsel, BDO Mandat Administration Nomination offen Status, Projektadministration Status, Inhalte, Finanzen TP Betrieb Ueli Niederer, ZHB (LU) Stv: Yvonne Leimgruber, ZHB (LU) TP Gesellschaften Patrick Knüsel, BDO Stv: Franziska Bitzi, FD (LU) Finanzkonzept Gesellschaftsstruktur Immobilien-AG Betriebsgesellschaft TP Immobilie Beat Wirth, DIMMO (LU) Stv: Markus Hartmann, DIMMO (LU) Bauplanung Ausführungsplanung Bauphase Grundstück Alain Prêtre, BDO PMO TP Betrieb Yvonne Leimgruber, ZHB (LU) Generalplaner/-projektleiter Marcus Wüest, GZP Stv.: Pius Glanzmann, GZP Grundstück Stephan Barth, DIMMO Nutzer/Betrieb Ueli Niederer, TPL TP Betrieb AGr IT Nomination offen AGr Prozesse Nomination offen AGr Dedoublierung Patrick Wermelinger UB (BS) Architekt (Gebäude/Landschaft) Marcus Wüest, GZP Stv.: Pius Glanzmann, GZP Bauingenieur Thomas Kaufmann, Basler Hoffmann AG Logistikplaner Jürgen Rammerstorfer, RALOG AGr Nachweis (IT) Daniel Schmied, ZB (ZH) Bernd Luchner, UB (BS) Philipp Marti, ZHB (LU) AGr Scan (IT) Daniel Tschirren, UB (BS) Bernd Luchner, UB (BS) Philipp Marti, ZHB (LU) Claudius Lüthi, ZB (ZH) AGr LVS (IT) Philipp Marti, ZHB (LU) Roger Steiger, ZB (ZH) Daniel Schmied, ZB (ZH) Markus Zerbst, ZB (ZH) Bernd Luchner, UB (BS) Jürgen Rammerstorfer, RALOG AGr Verrechnung Andrea Moritz, ZB (ZH) Daniel Tschirren, UB (BS) Kathrin Schnidler, ZHB (LU) AGr Kurier Esther Straub (IDS) Daniel Tschirren, UB (BS) Monika Hug, ZHB (LU) Roger Steiger, ZB (ZH) Anna Schlosser, UZH (ZH) Audray Sauvage, KB (AG) Jürgen Rammerstorfer, RALOG Audray Sauvage, KB (AG) Alexandra Müller, KB (AG) Stefan Mauruschat, ZHB (LU) Anna Schlosser, UZH (ZH), Miriam Rohrer, ZB (ZH) Marcus Kohout, ZB (ZH) AGr Umzug Nomination offen Daniel Tschirren, UB (BS) Kathy Mettler, ZHB (LU) Walter Burch, ZHB (LU) Roger Steiger, ZB (ZH) Audray Sauvage, KB (AG) Jürgen Rammerstorfer, RALOG AGr Infrastruktur Ulrich Niederer, ZHB (LU) Daniel Tschirren, UB (BS) Jürgen Rammerstorfer, RALOG Projektierung/Gestaltung Pius Glanzmann, GZP Elektroplaner Reto Niederer, LVS, RBG, FA Stöcklin Logistik AG Stv.: Marcus Wüest, GZP Jules Häfliger AG Ausführung Pius Glanzmann, GZP Heizung- / HLKK-Planer Urs Eggimann, Regallager BITO-Lagertechnik Stv.: Marcus Wüest, GZP Amstein+Walthert Kostenplaner Marcus Wüest, GZP Sanitärplaner Sascha Zobrist, Behälter Utz AG Stv.: Gionni Caruso, GZP Josef Ottiger+Partner Bauleitung Gionni Caruso, GZP MSRL-Planer Urs Eggimann, Stv.: Marcus Wüest, GZP Amstein+Walthert Fachkoordination Urs Eggimann, Weitere Spezialisten Unternehmer Amstein+Walthert * Nomination nach Entscheid Grosser Rat Kt. AG August 2014 Bauphysiker ** während Projektphase bis Ende 2015 H. Eggenschwiler, Vertrag läuft über DIMMO Ragonesi Strobel Vergabe Mandat durch VR

31 Realisierung: Finanzierung Aktiengesellschaft beschafft Fremdfinanzierung für den Bau Betriebskosten (=Vollkosten inkl. Miete und Investitionen): Miete im Verhältnis zum reservierten Raum auf Mitglieder und Kunden verteilt Übrige Betriebskosten im Verhältnis zu den Geschäftsfällen gemäss Verursacherprinzip BIS KoopSpeiBi 31

32 Realisierung: Bau Inbetriebnahme zwingend ab Anfang 2015! Volksabstimmung im Kanton Luzern Nov Dienststelle Immobilien des Kantons Luzern als Projektleiter Bau Ausschreibung für Generalplaner bereits im Frühjahr 2013 Ausschreibung für logistische Infrastruktur (Hochregal-Gestelle, Förderanlagen, Behälter; Lagerverwaltungssystem) BIS KoopSpeiBi 32

33 Realisierung: Betrieb Mehrere Themen-Arbeitsgruppen: Schnittstelle BVS LVS Dedoublierung Nachweis gemeinsamer Bestand Scan-Lösung Verrechnung Kurier Umzug Infrastruktur (Schnittstelle Bau-Betrieb) und innerbetriebliche Vorbereitungen! BIS KoopSpeiBi 33

34 und wann ist es soweit? Baubeginn Ersteinlagerung Normalbetrieb Eröffnung und Mitmachen? BIS KoopSpeiBi 34

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