Printerumfrage. Fröhlich Gregor

Transkript

1 Fröhlich Gregor

2 Umfrageauswertung der Dokulife Consulting & Research Gregor Fröhlich Seite 1

3 Inhalt Druckgeräte sind überlebenswichtig für Unternehmen Das Multifunktionsgerät wird zur Dokumentendrehscheibe im Unternehmen Wer Druckinfrastrukturen plant, muss massvoll vorgehen MPS ist das Schlagwort. Dienstleistungen durch Drittanbieter sind gefragt Gregor Fröhlich Seite 2

4 2008 Umfrageteilnehmer: 7044 Druckgeräte sind überlebenswichtig für Unternehmen Drucker, Multifunktionsgeräte, Faxgeräte und Kopierer gehören zu den wichtigsten Arbeitsmitteln im Geschäftsalltag. Die Bedeutung von Druckgeräten hat trotz Internet und E- Mail nicht abgenommen. Im Gegenteil, es wird mehr gedruckt denn je. sorgen für hohes Druckvolumen. s werden sehr häufig ausgedruckt. Mit der Flut an elektronischer Post steigt das gesammte Druckvolumen. Webseiten werden auch häufig ausgedruckt (36%). Druck von Fotos sind die zweithäufigsten Druck-Dokumente. Es dominiert der Farbdruck, privat wie auch in grösseren Unternehmen. Tintenstrahldrucker dominieren im privaten Gebrauch. Ausschlaggebend ist der geringe Kaufpreis, Zuverlässigkeit, Emissionsarm und gutes Druckbild. Viele Angestellte wünschen sich ein Multifunktionsgerät in Griffweite. Neue Output- Management-Audits positionieren die Geräte näher am Arbeitsplatz. Hochvolumige Ausdrucke werden zentral gedruckt. Mit einer Mischplatzierung erreicht man die beste Produktivität. Viele Angestellte drucken privates am Arbeitsplatz, das ist normal. Identifizierung durch Accounting sind unpopulär, eine Gruppenbudgetierung empfiehlt sich als Lösung. Komplexe Scanfunktionen werden gut genutzt. Am beliebtesten sind Scan-to-PDF Funktionen. Wenig Beachtung finden Direktdruckfunktionen, da diese ein erhöhtes Sicherheitsrisiko darstellen. Beim Kauf zählt die Druckqualität. Die Druckkosten und Marke spielen eine untergeordnete Rolle. Positionierung der Geräte im Arbeitsprozess Gregor Fröhlich Seite 3

5 2010 Umfrageteilnehmer: 8851 Das Multifunktionsgerät wird zur Dokumentendrehscheibe im Unternehmen Multifunktionsgeräte bewegen den Markt. Analoge Kopierer gibt es faktisch nicht mehr. Multifunktionsgeräte haben die Kopierer verdrängt. IT-Verantwortliche sollten dieser Technologieveränderung auch in ihrem Unternehmen Tribut zollen. Drucker & Co. Sind IT- Hardware. Demensprechende sollte die Drukcerinfrastruktur als Teil der IT-Infrastruktur betrachtet werden. Multifunktionsgeräte wandeln sich zu Input-Alleskönnern. Schlecht geführte Druckerinfrastrucktur bedeuten hohe Kosten. Das Druckflottenmanagement (MPS) wird in den nächsten Jahren an Bedeutung gewinnen. Tintenstrahldrucker werden hauptsächlich bei Selbständigen und bei kleinen Unternehmen eigesetzt. Der Einkauf erfolgt durch getrennte Vertriebskanäle. Der Handel schafft es bis heute nicht, Gerät, Papier und Verbrauchsmaterial im Verkauf so zu bündeln, dass der Kunde alle drei Produkte als Lösungspaket aus einer Hand kauft. Getrennte Beschaffung: Die IT-Abteilung kümmert sich um die Geräte, die Beauftragten für Büromaterialien häufig um Papier, Kartuschen und Patronen. Die mit Abstand beliebteste Druckkostensparmassnahme ist das Einschränken des Farbdrucks. IT-Abteilungen und Management reduzieren aus Kostengründen die Geräteanzahl. Diese Konsolidierungsmassnahme stosst auf wenig Gegenliebe bei den Anwendern. Anwender drucken sehr häufig eine Seite pro Druckjob. Wenn Druckgeräte nicht funktionieren, liegt das am Papier. Das Papier ist der Produktivitätskiller Nr. 1. Als zweithäufigster Grund wird das fehlende Verbrauchsmaterial genannt. Die dritthäufigste Fehlerquelle ist die Kommunikation zwischen Druckgerät und Client betreffend Netzwerkproblemen. Je grösser das Unternehmen, desto länger sind die Standzeiten. Multifunktion Druckqualität DIN A4 MPS Managed Print Services Schulung Gerätenutzer Wandel von Druck zu Scan Gregor Fröhlich Seite 4

6 2011 Umfrageteilnehmer: 6121 Wer Druckinfrastrukturen plant, muss massvoll vorgehen Für IT-Beauftragte stehen ein möglichst geringer Arbeitsaufwand, geringe Betriebskosten und ein geringer Arbeitsaufwand im Vordergrund. An zweiter Stelle stehen geringe Seitenkosten und geringe Störanfälligkeit im Fokus. Am Schluss stehen noch die einfache Wartung, die Bedürfnisse der Gerätebenutzer, kurze Laufwege und das einheitliche Bedienkonzept. Anwender haben naturgemäss andere Prioritäten als der IT- Administrator. Der Wunsch nach einem arbeitsnahen Gerät spiegelt sich immer noch wieder. Die wichtigsten Umwelteigenschaften sind der leise Druck und die Emissionsarmut. Berücksichtigen Druckinfrastruktur-Verantwortliche die Diskrepanz zwischen IT- Management und Anwender nicht, wird eine nachhaltige Output-Management- Strategie mit teuren Konsequenzen scheitern. IT-Manager setzen ihre Druckerstrategie gegen den Willen der Anwender durch. Die Folge sind Eigenbeschaffungen der Anwender auf eigenem Budget und durchkreuzt somit die Sparpläne der IT. Die IT-Abteilungen stehen immer mehr unter einem Spardruck. Das Management will dass Mitarbeiter hoch produktiv und effizient arbeiten. Die Effizienz lässt sich nur schwer messen. Es lässt sich feststellen, dass Unternehmen sich noch nicht mit dem Thema Planen und Managen von Druckerinfrastrukturen befassen. IT-Beauftragte befassen sich nicht mit längerfristigen Thema Druckerinfrastruktur. Kleine Unternehmen planen kurzfristig und nachfrageorientiert, sehr grosse Unternehmen befassen sich mit langfristigen Druckerinfrastruktur. Ein papierlose Generation ist nicht in Sicht. Eine strategische Planung erfordert einen Blick in die Zukunft. Für Output-Strategien ist der Ausblick auf das Druckvolumen interessant. Papiereinkäufer erwarten steigendes Druckvolumen. Der Papierverbrauch gibt darüber Auskunft. Neue Technologien wie Smartphones sind noch kein Standard im beruflichen Umfeld. Bei den Anwendern werden vor allem s und PDFs am Smartphone gelesen. Weder die neue Generation von Mitarbeiter noch neue Generationen an Hardware werden wirklich Einfluss auf das Druckvolumen haben. Managed Print Services (MPS) ist die Lösung für eine Entlastung der IT. Das Managen der Druckerinfrastruktur wird an den Hersteller oder Händler ausgelagert. Die Wartung, Optimierung, das Monitoring und Reporting wird gegen monatliche Pauschalen ausgelagert. Bei der Druckinfrastruktur ist die Auslagerung eine kleine Revolution. MPS ist noch nicht flächendeckend ausgelagert. Händler sind derzeit der Flaschenhals der MPS-Strategien. Händler haben schlichtweg keine MPS-Fachkenntnisse. Nur verkaufen reicht nicht mehr, die Kunden erwarten zunehmend einen Service und Dienstleistungen rund um das bedruckte Papier. Grosse Unternehme lagern sogar die Druckjobs an ihre Kunden aus. Auslagerung der Druckinfrastruktur MPS Unterstützung Flaschenhals Fachhandel Gregor Fröhlich Seite 5

7 2012 Umfrageteilnehmer: 8698 MPS ist das Schlagwort. Dienstleistungen durch Drittanbieter sind gefragt Die Druckerwelt verändert sich und es sind Tendenzen nachzuweisen. Ein leichter Anstieg der A3 Druckernutzung ist festzustellen. Die Zunahme der Farbdrucker wächst auf Kosten der Schwarz-Weiss-Laser. Als beliebteste Sparmassnahme wird der Farbdruck eingeschränkt. Homogene Drucker-Landschaften werden durch nur einen Hardware- Hersteller ersetzt. Die Reduzierung der Geräte an sich ist eine grundlegende Sparmassnahme. Im Bereich der Schulung sind die Unternehmen immer noch im Hintertreffen. Dem Anwender werden Kenntnisse zum Funktionsumfang nicht weiter gegeben. Je grösser die Unternehmen sind, desto mehr ist der Einsatz von Chip oder Ausweiskarten im Einsatz. Pull-Printing und sicheres Drucken sind aber noch die Ausnahmen. Für Hersteller und Händler gibt es in diesem Bereich noch viel zu tun. Die Mehrheit der Anwender fühlen sich durch die Drucksparmassnahmen nicht eingeschränkt. MPS ist in den Medien zwar sehr präsent, in der Unternehmenswelt aber immer noch ein Ausnahme. MPS mit automatischer Tonerbestellung ist eher die Seltenheit. Für MPS und automatischer Tonerbestellung gibt es erheblichen Bedarf. Eine automatische Tonerfüllstandsüberwachung und Störungsüberwachnung sollte sich jedes Unternehmen leisten. Papier wird durch die Mitarbeiter selber eingelegt. Bei der Arbeitsumgebung sind fast alle Mitarbeiter zufrieden. Ideal empfinden viele eine Bürogrösse von 2-4 Mitarbeiter ideal. Unzufrieden sind einige mit Produkten die zu alt, zu langsam oder falsch platziert sind. Die IT steht vor grossen Herausforderungen. Mitarbeiter werden zunehmend mobiler mit mobilen Geräten (Smartphone, Tablet PC, E-Reader) und wollen ortsunabhängig Druckjobs senden. Der Bedarf unterwegs zu drucken ist vergleichsweise gering. Smartphones sind kein Randthema mehr und gehören zur Selbstverständlichkeit der Berufstätigen. Einige würde gerne über das Smartphone drucken, können es aber nicht. Druckfunktionen für Smartphones können zukünftig zur Standard-Business-Anwendung werden. Die Druckqualität ist immer noch die wichtigste Eigenschaft eines Gerätes. Gefolgt von den Druckkosten und dem Funktionsumfang steht der Kaufpreis an letzter Stelle. Mobile Printing ist im kommen Smartphones gehören zur Selbstverständlichkeit der Berufstätigen Smartphones können zukünftig zur Standard-Business-Anwendung werden Gregor Fröhlich Seite 6