Wilken BPM Suite. business process management. Wilken Unternehmensgruppe BPM Suite März 2014 V1.0

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1 Wilken BPM Suite business process management Wilken Unternehmensgruppe BPM Suite März 2014 V1.0

2 Business Process Management mit Wilken: Machen Sie kurzen Prozess in ihren organisations- und VerwaltungSabläufen! 70 % 71 % der befragten Unternehmen der DACH-Region stellen fest, dass BPM das Topthema auf der Unternehmensagenda ist. aller befragten Unternehmen stellen fest, dass der zukünftige Unternehmenserfolg entscheidend davon abhängen wird, wie erfolgreich ihr Unternehmen BPM umsetzt.

3 87 % aller befragten Unternehmen sagen, dass BPM zukünftig weiter an Bedeutung gewinnen wird. 30 % der Arbeitszeit wird mit Suchen nach Informationen verbraucht. Konzentration Intelligenz Kreativität Information Gewohnheit

4 Konzentration Kreativität Intelligenz Gewohnheit Information

5 Ähnlich, wie unser Gehirn mit seinen verschiedenen Bereichen Organe, Bewegungen, Denken, Fühlen und vieles mehr in unserem Körper steuert, werden Unternehmen von Prozessen gesteuert. In beiden Fällen gilt: Je reibungsloser und optimierter die Prozesse ablaufen und je schneller und vollständiger entsprechende Informationen zur Verfügung stehen, um so optimaler das Endergebnis. Kreativität Geschäftsprozessmanagement schafft Freiräume für Kreativität. Alles, was geregelt werden muss und kann, ist mit einem effizienten Geschäftsprozessmanagement geregelt. Das schafft Hirn-Kapazitäten, um sich strategisch kreative Gedanken zu machen, statt sich um nicht funktionierende Abläufe zu kümmern. Geschäftsprozessmanagement befreit von Routine und wirkt so als Kreativitätsturbo. Konzentration Geschäftsprozessmanagement ermöglicht kristallklare Konzentration. Die Definition eines Prozesses bedeutet, dass man sich auf die wesentlichen Elemente und Abläufe konzentrieren kann. Alles, was nicht zur Wertschöpfung beiträgt, kann aus dem Prozess entfernt werden. So kann sich Ihr Unternehmen auf das Wesentliche, das Wertsteigernde konzentrieren. intelligenz Geschäftsprozessmanagement ist die Intelligenz im Unternehmen und sorgt für logische, konsistente und effiziente Prozesse. Eine prozessorientierte Organisation mit einem erfolgreichen Geschäftsprozessmanagement ermöglicht Ihnen das Erkennen von Zusammenhängen über alle Organisationsbereiche, so dass die Effizienz Ihres Unternehmens deutlich gesteigert werden kann. Gewohnheit Geschäftsprozessmanagement ist organisierte Gewohnheit. Gute Gewohnheiten lassen sich in einem präzisen Prozess definieren und effizient managen. Schlechte Gewohnheiten lassen sich dadurch erkennen, dass sie sich nicht in einem effizienten Prozess definieren lassen. Sie werden durch Geschäftsprozessmanagement erkannt und können eliminiert werden. Information Geschäftsprozessmanagement bedeutet, dass alle Informationen zur richtigen Zeit dort zur Verfügung stehen, wo sie gebraucht werden. Und zwar nicht in irgendeinem Ordner im Nachbarbüro, sondern just in time auf Knopfdruck auf Ihrem Monitor. Geschäftsprozessmanagement ist der Schlüssel für informierte und kompetente Mitarbeiter und archiviert Informationen und Wissen.

6 Wilken BPM Suite strategisches und zentrales Werkzeug zur Steuerung von Abläufen Immer mehr Unternehmen erkennen die strategische Bedeutung und die Mehrwerte von automatisierten Geschäftsprozessen. Gerade in Organisations- und Verwaltungsprozessen, die durch Routinetätigkeiten geprägt sind, sehr kostenintensiv und oft nicht weiter verrechenbar sind, lassen sich durch die elektronische Prozessabbildung große Optimierungen erzielen. Wilken BPM Suite ein IT-gestütztes Prozesssteuerungssystem Wilken BPM koordiniert einzelne Arbeitsschritte innerhalb eines beliebigen Prozesses miteinander und bildet sie in Form eines Workflows digital ab. Dabei ermöglicht Wilken BPM das nahtlose Zusammenspiel von Abläufen, Regeln, Daten und Anwendungen. Die Zusammenarbeit der Mitarbeiter wird optimal aufeinander abgestimmt, die Ausführungsqualität der einzelnen Aufgaben nimmt zu, während gleichzeitig Kosten gesenkt werden. Standardaufgaben können mit Wilken BPM vollständig automatisiert ablaufen, so dass Kapazitäten für produktivere Tätigkeiten zur Verfügung stehen. Die Prozesse können individuell an unternehmensspezifische Anforderungen angepasst werden. Gleichzeitg übernimmt Wilken BPM die Logistik der notwendigen Informationen und Dokumente: Alle Entscheider und Sachbearbeiter können bei jedem einzelnen Arbeitsschritt auf alle Informationen unabhängig vom Ort der Ablage und vom Typ der Information zeitgerecht und umfassend zugreifen. Dazu werden sämtliche, einem Vorgang zugeordnete Dokumente und Daten in Form einer Workflow-Akte mit den Prozessen mitgeführt. Nach der Bearbeitung wird der Vorgang automatisch in den Posteingangskorb des nächsten Bearbeiters oder der nächsten Gruppe weitergeleitet. Jeder Workflow-Teilnehmer kann individuell festlegen, ob er per über den Eingang der Aufgabe informiert werden möchte. Über standardisierte Schnittstellen werden die Workflow-Prozesse mit führenden Fachanwendungen wie ERP-, CRM-, Warenwirtschafts- und Dokumentenmanagmentsystemen verbunden. Workflows können dabei direkt aus der Fachanwendung heraus gestartet werden, innerhalb der Prozesse können Daten miteinander ausgetauscht und validiert werden: Beispielsweise können mit dem Wilken BPM Rechnungseingangsprozess die Rechnungsdaten vollständig und automatisch mit dem eingesetzten ERP-System abgeglichen werden. Die wichtigsten Vorteile der Wilken BPM Suite im Überblick Zentrales und strategisches Werkzeug zur Steuerung von Vorgängen Kosteneinsparungen und Kostensenkungen insbesondere bei Verwaltungskosten Einbindung unterschiedlicher Datenquellen (ERP, CRM, etc) Beschleunigung von Unternehmensabläufen Schnelle und einfache Verfügbarkeit inkl. automatischer Verteilung von aktuellen Informationen Optimale Ressourcennutzung Monitoring und Prozesskontrolle Keine Medienbrüche Verbesserte Auskunftsfähigkeit Archivunabhängig Hohe Skalierbarkeit Bessere Nutzung von Kapazitäten Individuell an unternehmensspezifische Anforderungen anpassbar Unternehmens-Know-how wird archiviert und zur Verfügung gestellt

7 Kontinuierlicher Verbesserungsprozess Integration von Menschen Prozess- Design Prozess- Ausführung Prozess- Controlling Integration von Systemen Transparenz, Effizienz und Qualität sind dabei die meistgenannten Vorteile, darüber hinaus werden gesteigerte Produktivität und die Beschleunigung des operativen Geschäfts als Folgen von Business Process Management genannt. In empirischen Studien konnte in den letzten Jahren ein positiver Zusammenhang zwischen Unternehmensergebnis und gezielten Business Process Anwendungen nachgewiesen werden. Wilken Unternehmensgruppe BPM Suite März 2014 V1.0

8 Wilken BPM Suite strategisches und zentrales Werkzeug zur Steuerung von Abläufen Einfache und nutzerfreundliche Handhabung Die Wilken BPM Suite zeichnet sich durch eine einfache und nutzerfreundliche Handhabung aus, was zu einer hohen Akzeptanz bei Mitarbeitern führt. Ist eine Aufgabe gestartet und durch den ersten Workflow-Teilnehmer bearbeitet, wird der Vorgang automatisch in den Posteingangskorb des nächsten zuständigen Bearbeiters weitergeleitet, der dann mit der weiteren Erledigung beginnen kann. Die Bearbeitung einer Aufgabe kann dabei auch parallel erfolgen. Alle notwendigen Dokumente stehen beispielsweise über das Dokumentenmanagementsystem elektronisch zur Verfügung und können bei Bedarf mit Ergänzungen versehen werden. Zur Nachvollziehbarkeit werden die Dokumente versionisiert. Erklärungen wie Freigaben oder Kenntnisnahme können wie jeder einzelne Workflow- Schritt elektronisch signiert und revisionssicher abgelegt werden. Nutzerfreundliche Handhabung Bereitstellung kontextbezogener Informationen Parallele Ausführung von Tätigkeiten -Benachrichtungssystem Posteingangskorb: Anstehende Aufgaben werden zur weiteren Erledigung angezeigt. Wilken Unternehmensgruppe BPM Suite März 2014 V1.0

9 Monitoring und Reporting Um sicherzustellen, dass Abläufe eingehalten werden, ermöglicht Wilken BPM eine vollständige und jederzeitige Überwachung der Prozesse und liefert Informationen zum aktuellen Prozessschritt, so dass im Bedarfsfall aktiv in den Prozess eingegriffen werden kann. Hierzu können innerhalb eines Vorgangs verschiedene Eskalationsstufen definiert werden, so dass beispielsweise eine drohende Prozessverzögerung frühzeitig und automatisch angezeigt wird. Gleichzeitig wird die Fehlerursache von nicht beendeten oder wartenden Prozessen analysiert. Zur Einhaltung von Terminen können Mahnfristen festgelegt werden, Sperrfirsten bestimmen, ab wann die nächste Aktivität in Angriff genommen werden darf. Während des gesamten Prozesses liefert Wilken BPM wichtige und aussagekräftige Unternehmenskennzahlen, die die Grundlage zur weiteren Analyse und Optimierung der Abläufe sind. So lassen sich beispielsweise Engpässe schneller identifizieren, Aufgaben besser verteilen und Bearbeitungszeiten weiter reduzieren. Dokumentation von Prozess-Schritten Frei wählbare Eskalationsstufen Mahn- und Sperrfristen Aktives Eingreifen in den Prozess Bereitstellung von Kennzahlen Vereinfachte Darstellung eines Workflows Wilken Unternehmensgruppe BPM Suite März 2014 V1.0

10 Wilken BPM Suite Anpassbar an unternehmensspezifische Bedürfnisse Abbildung von einfachen bis komplexen Abläufen Hohe Skalierbarkeit Investitionsschutz Bei der Entwicklung der Wilken BPM Suite wurde großer Wert auf zukunftsträchtige Technologien, Erweiterbarkeit und Standardisierung gelegt. Durch die kontinuierliche Pflege und Weiterentwicklung der Wilken BPM Suite ist gewährleistet, dass die Software zum einen immer auf dem aktuellsten technischen Stand ist und zum anderen stetig an gesetzliche und regulative Vorgaben angepasst wird. Flexibilität Mit der Wilken BPM Suite lassen sich sowohl einfach strukturierte als auch komplexe Arbeitsabläufe digital abbilden und an unternehmensspezifische Bedürfnisse anpassen. Dank der hohen Skalierbarkeit wird die Wilken BPM Suite auch steigenden Anforderungen gerecht. Die Wilken BPM Suite ist mehrsprachig und cross-lingual. Praxiserprobt Branchenübergreifend und unabhängig von ihrer Größe haben Unternehmen mit der Wilken BPM Suite ihre Prozesse unter anderem in den Bereichen abgebildet: Rechnungseingang Bestellanforderung Posteingang Personal Integration von Drittsystemen und System- und Herstellerunabhängigkeit Die hohe System- und Herstellerunabhängigkeit der Wilken BPM Suite ermöglicht die Integration von Drittanwendungen, so dass ein unternehmensweites und ganzheitliches Geschäftsprozessmanagement umgesetzt werden kann. Wilken BPM bietet Schnittstellen zu gängigen Systemen unter anderem in den Bereichen: Dokumentenmanagement ERP CRM Warenwirtschaft Finanzbuchhaltung System- und Herstellerunabhängigkeit Steuerung von Drittanwendungen Schnittstellen zu gängigen Systemen Rechtssicherheit und Compliance Zur Einhaltung von rechtlichen Vorgaben wie den Grundsätzen zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) bietet Wilken BPM in Verbindung mit einer Archivlösung wie zum Beispiel Wilken ECM eine revisionssichere Aufbewahrung von Unternehmensinformationen in langzeitverfügbaren Dateiformaten. Sämtliche Unternehmensinformationen stehen somit jederzeit und system- und standortunabhängig zur Verfügung und der Zugriff, beispielsweise im Rahmen einer Betriebsprüfung, ist sichergestellt. Wilken BPM schafft höchste Transparenz und schützt durch die gezielte Vergabe von Lese- und Schreibrechten sensible Daten vor unberechtigtem Zugriff. Revisionssichere Aufbewahrung Vergabe von Leseund Schreibrechten Schutz für sensible Daten Prozessdesign, - beratung, -einführung Die Berater der Wilken Informationsmanagement GmbH verfügen über ein fundiertes fachliches Know-how und unterstützen und beraten Sie in allen Bereichen der Geschäftsprozessoptimierung: Angefangen bei der Analyse, Konzeption und Optimierung Ihrer vorhandenen und geplanten Geschäftsabläufe über die Definition der einzelnen Prozessschritte bis hin zur praktischen Einführung der Wilken BPM Suite in Ihrem Unternehmen. Service- und Supportangebote Die Berater der Wilken Informationsmanagement verfügen über langjährige Erfahrungen und unterstützen mit einem umfangreichen Service- und Supportangebot Unternehmen bei der Beratung, Planung, Implementierung und Realisierung ihrer Geschäftsprozess-Projekte. Ein umfangreiches Schulungsangebot der Wilken Akademie rundet das Paket ab. Für technische Problemstellungen steht das Wilken Support Team sowohl vor Ort als über Fernwartung zur Verfügung. Wilken Unternehmensgruppe BPM Suite März 2014 V1.0

11 Wilken BPM Suite im ÜBerblick Die wichtigsten Funktionalitäten Prozessmodellierung: Schnelle und einfache Modellierung von komplexen Prozessen, Organisationen, Ressourcen und IT-Systemen Abbildung und Automatisierung von Geschäftsprozessen Validierung von Daten Integration von externen Anwendungen und in bestehende Systeme wie z.b. ERP-Systemen Stellvertreterregelungen Überwachung und Analyse von Prozessen Prozessdokumentation Mitführen und Archivieren prozessbegleitender Dokumente Automatische Protokollierung aller im Workflow ausgeführten Aktionen und Tätigkeiten Prozessanalyse: Auswertungen und Statistiken für weitere Optimierungen -Benachrichtigung, Eskalationsstufen Mehrstufige und nach unternehmensspezifischen Kriterien definierte Genehmigungsprozesse Gesetzeskonforme und revisionssichere Archivierung in Verbindung mit Archivsystemen Intelligenz Konzentration Kreativität Information Gewohnheit

12 Seit 1977 entwickelt Wilken eigene ERP-Standard-Softwarelösungen. Mit mehr als 500 Mitarbeitern an fünf Standorten in Deutschland und der Schweiz hat sich die Unternehmensgruppe als unabhängiger Hersteller, Anbieter und Integrator von Anwendungen für das Finanz- und Rechnungswesen, die Materialwirtschaft sowie die Unternehmenssteuerung etabliert. Zusätzlich werden Wilken Branchenlösungen in der Energie-, Finanz- & Versicherungs-, Sozial- und Tourismuswirtschaft eingesetzt. Zur Unternehmensgruppe gehören neben der Wilken GmbH (Ulm) die Wilken AG (Freidorf, Schweiz), die Wilken Neutrasoft GmbH (Greven), die Wilken Entire GmbH (Ulm), die Wilken Rechenzentrum GmbH (Ulm), die Wilken Ciwi GmbH (Ulm), die Wilken Informationsmanagement GmbH (München) sowie die Wilken Prozessmanagement GmbH (Ulm, Greven, Sierksdorf). Die Unternehmensgruppe erzielte 2013 einen Umsatz von 56 Millionen Euro. Das schlechteste Gespräch ist meist das nicht geführte. Lernen Sie uns kennen. Wilken GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken Rechenzentrum GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax Wilken AG Blumenaustrasse 8 CH-9320 Arbon Telefon Telefax w@wilken.ch Wilken Neutrasoft GmbH Hansaring Greven Telefon Telefax info@neutrasoft.de Wilken Informationsmanagement GmbH Balanstraße München Telefon Telefax w@wilken-im.de Wilken Ciwi GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax info@ciwi.eu Wilken Entire GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax info@entire.de Wilken Prozessmanagement GmbH Hörvelsinger Weg Ulm Telefon Telefax w@wilken-pro.de Weitere Niederlassungen in Greven und Sierksdorf Wilken Unternehmensgruppe BPM Suite März 2014 V1.0 Technische Änderungen und Irrtümer vorbehalten.