ELO Business Logic Provider

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1 ECM-Anbindung by Design Das Modul ELO Business Logic Provider (BLP) macht die Arbeit von Unternehmen einfacher. Denn Geschäftsapplikationen werden mit ihm nahtlos zu einem unternehmensübergreifenden Prozess verzahnt. Sie werden zudem bequem mit einem Designer, einer grafisch ansprechenden Benutzeroberfläche, auf individuelle, firmenspezifische Bedürfnisse angepasst. Die Anbindung von im Unternehmen genutzten Drittanwendungen an die ELO ECM Suiten ELOprofessional und ELOenterprise ist problemlos und individualisiert möglich. Technologisch werden mit dem ELO BLP bei der Realisierung von DMS/ECM-Projekten völlig neue Wege beschritten. Starre Schnittstellenkonzepte gehören der Vergangenheit an. Aufwendige Programmierung und Scripting entfallen komplett. So können Geschäftsprozessketten effizient, abteilungsübergreifend bzw. unternehmensweit abgebildet werden. Enterprise-Content-Management Dokumenten-Management Archivierung Workflow

2 So funktioniert der ELO Business Logic Provider (BLP) ECM mit zentraler Konfiguration im Designer Der ELO BLP bietet Anwendern eine einzigartige Lösungssuite zur Anbindung von Drittanwendungen an das ELO ECM bzw. dessen Haupt-Produktlinien ELOprofessional und ELOenterprise. Eine zentral konfigurierbare Business-Logik sorgt für die Verarbeitung selbst erzeugter Belege und Reports, s, Office- und Scan-Dokumente sowie sonstiger Dateien. Der ELO BLP integriert sich nahtlos in führende Anwendungen, wie ERP-, CRM- oder sonstige Systeme. Der Anwender profitiert von einfach nutzbaren Informationen in seiner gewohnten Arbeitsumgebung und wird dabei optimal in seinen Geschäfts- Prozessen unterstützt. Dabei sorgt der ELO BLP für ein durchgängiges System, das die Erstellung, Bearbeitung, Speicherung und Ablaufsteuerung von Dokumenten und Dateien voll berücksichtigt. Abbildung zeigt: ELO BLP-Programmoberfläche Mit dem Designer wird die Business-Logik individuell für die Nutzung durch das ECM konfiguriert.

3 Individuelle Flexibilität Im Kern des ELO BLP ist eine Flexibilität verankert, die die Realisierung eines ECM-Projektes mit ELO für individuelle Ansprüche anpassbar in einem Designer, einer grafisch ansprechenden, leicht zu bedienenden Benutzeroberfläche erlaubt: Die Business-Logik wird unabhängig von der Integrationstechnologie und eigentlichen Ablageaufgabe an zentraler Stelle konfiguriert. Kryptische Programmierungen oder Implementierungen von oftmals fehleranfälligen Einzelschnittstellen im klassischen Sinne sind nicht notwendig. Business-Logik auf Knopfdruck Für eine Vielzahl von ERP-Systemen und Fachanwendungen steht eine vorkonfigurierte Abfrage- Definition als sogenanntes Application-Template zur Verfügung. Diese vorbereiteten Definitionen für Datenzugriffe und Inhaltsabfragen lassen sich per Knopfdruck in den Designer importieren und unternehmensspezifisch individuell anpassen. Entscheidend dabei ist, dass nahezu keine bzw. nur minimale Eingriffe in den führenden Anwendungen notwendig sind. Files ELO Business Logic Provider (BLP) Fachanwendungen Applikations Logik Business Logik MS Office CRM Scan DMS Applikations Logik Business Logik ELO ECM Collaboration Fax Web ECM System ERP Archiv Workflow ELO Business Logic Provider Desktop Unsere Innovationen - Ihr Wachstum 3

4 Branchenlösungen und Best Practices Mit dem ELO BLP profitieren Kunden von langjährigem Know-how im Bereich der Inhaltsorganisation verschiedener Branchen und Spezialbereiche. Dieses Wissen steht in teils vorpaketierten Software-Vorlagen unterschiedlicher Ausprägung (branchen- oder fachgebietsbezogen) sofort anwendbar zur Verfügung. Auf Knopfdruck können diese sogenannten Branchen-Templates in den Designer importiert und in kürzester Zeit auf die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden. Praktisch bedeuten diese höchst flexiblen Anpassungsmöglichkeiten auf Basis modernster leistungsstarker Technologien und vordefinierter Standards bedarfsgerechte Kundenlösungen mit hohem Individualisierungsgrad. Der Investitionsschutz und die Zukunftssicherheit sind damit in vollem Umfang gewährleistet So arbeitet der ELO Business Logic Provider (BLP) ECM mit ELO BLP: Starkes Team mit starker Leistung Die einfache Handhabung des ELO BLP ermöglicht eine ganzheitliche Ablage sämtlicher Geschäftsdokumente im ELO ECM-System: Verarbeitung von eigenerzeugten Belegen und Reports Barcode-Erkennung von Scan-Dokumenten Ablage und Ablaufsteuerung von gescannten Dokumenten aus dem Posteingang Speicherung von Dokumenten aus Microsoft Word und Excel Vorgangsbezogene Verarbeitung von s Ablage von Dateien direkt aus dem Dateisystem, per DropZone im Anwender- Desktop oder direkt in ein ERP-System integriert Verarbeitung von Dateien aus Verzeichnisüberwachungen

5 Die Verarbeitung kann vollautomatisch im Hintergrund oder per Knopfdruck im Anwenderdialog erfolgen. Die zentralen Regelwerke stellen dabei die Einhaltung der Organisationsrichtlinien sicher und sorgen für Klassifizierung, Benennung, Indexierung, Rechtevergabe, Versionierung, Ablaufsteuerung (ELO Workflow) und die Verknüpfung zu den relevanten Geschäftsvorgängen. Verarbeitung von Druckdaten Mit dem in den ELO BLP integrierten Tools ELO BLP- Output Manager und ELO BLP-PDF Prozessor wird die Verarbeitung von eigenerzeugten Belegen aus ERP- Systemen und Fachanwendungen sichergestellt. Der Output Manager ermöglicht die automatisierte Bereitstellung von Druck-Ausgaben aus Business- Anwendungen. Die Übergabe erfolgt dabei über einen oder mehrere virtuelle Drucker, die wahlweise TIFF- oder PDF-Dateien erzeugen und Hintergrundformulare bereitstellen können. Der PDF Prozessor kann PDF-Dateien direkt aus dem Dateisystem verarbeiten und bietet dazu auch umfassende Möglichkeiten zur Erkennung und Extraktion von Daten direkt aus PDF-Dokumenten. Die Verarbeitung der Druckausgaben erfolgt dabei vollautomatisch. Ebenso kann festgelegt werden, dass Dokumente bei mehrmaliger Archivierung als Version des ursprünglichen Dokuments abgelegt werden sollen. Damit ist die gesamte Änderungsund Versions-Historie eines Beleges in ELO nachvollziehbar gespeichert. Scandokumente: Eigen- und Fremdbelege Unterschriebene Abliefernachweise wie z.b. Lieferscheine, abgezeichnete Prüfzeugnisse oder Leistungsnachweise sind als wichtige Nachweisdokumente aufbewahrungsrelevant. Mit Hilfe der ELO BLP Barcode-Erkennung können Belege nach dem Scannen automatisch verarbeitet und Vorgängen in ERP-Systemen zugeordnet werden. Unsere Innovationen - Ihr Wachstum 5

6 Eingangsrechnungsprozesse: Perfekt für alle Ausbauvarianten Die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen bietet erhebliches Rationalisierungspotential. Über die gesamte Prozesskette hinweg kann der gewünschte Automatisierungsgrad je nach Belegaufkommen und Unternehmensgröße stufenweise erhöht werden. Hierzu bietet ELO über den ELO BLP hinaus das leistungsstarke Modul ELO DocXtractor an, das mit intelligenter Extraktion von Dokumentendaten oder den flexiblen Möglichkeiten positionsweiser Eingangsrechnungsprüfung inklusive Datenvalidierung den Eingangsrechnungsprozess optimal unterstützt. Damit werden Durchlaufzeiten auf ein Minimum reduziert und redundante Datenerfassung vermieden. ELO BLP - systemübergreifende Kooperation s: Integriert verarbeiten Die Speicherung und Verarbeitung von s mit ELO als ECM-System ist von zentraler Bedeutung, wenn es um eine durchgängige Informationsversorgung geht. Zudem sind s, sofern es sich um Handelsbriefe handelt, in originärem Format aufbewahrungspflichtig. Mit dem ELO BLP werden s nicht nur, wie in der Regel üblich, unter rein statischen Aspekten und im Volltext durchsuchbar abgelegt, sondern können Geschäftspartnern oder Vorgängen in führenden Systemen zugeordnet werden. Hiermit wird den gesetzlichen Anforderungen umfassend Rechnung getragen.

7 Diese schreiben unter anderem vor, dass steuerrelevante s eindeutig indexiert und über einen vorgeschriebenen Zeitraum aufbewahrt werden müssen. Mit dem ELO BLP gelingt die Verknüpfung der s mit Geschäftsvorgängen, unabhängig davon, ob es sich z.b. um einen Vorgang aus dem Einkauf, Verkauf oder anderen beliebigen Fachbereichen oder Abteilungen handelt. Diese Möglichkeiten der umfassenden Inhaltsorganisation werden clientbasiert direkt in Microsoft Outlook oder serverseitig mit dem ELO Modul ELO XC angeboten und zur Verfügung gestellt. Das umfassende Lösungs-Portfolio im Bereich der -Archivierung unterscheidet sich damit erheblich von marktüblichen rein technisch orientierten Systemen. Neben den Lösungen für Microsoft Outlook stehen darüber hinaus weitere client- und serverseitige Module für Lotus Notes und Tobit zur Verfügung. Office-Dokumente integriert erstellen und verarbeiten ELO BLP integriert sich nahtlos auch in Microsoft Outlook, Word und Excel und stellt hier die regelbasierte Dokumentenablage und Verknüpfung zu Geschäftsvorgängen ausführenden Systemen sicher. Die Verarbeitung gelingt schnell und komfortabel. Bei der Ablage eines Dokumentes können bei Bedarf Informationen aus führenden Systemen oder anderen Quellen im Dialog nachgeschlagen oder validiert werden. Die intuitive und anwenderfreundliche Arbeitsweise ist maßgeblich für eine hohe Benutzerakzeptanz, die ihrerseits Grundlage für ganzheitliches Dokumentenmanagement und damit lückenlose Transparenz von Geschäftsvorfällen ist. Die optionalen ELO Business Connect-Komponenten ergänzen den Gesamtprozess in optimaler Weise. Kontextsensitiv stehen dem Benutzer Daten aus führenden Systemen rollen- und aufgabenspezifisch für die Ausführung unterschiedlicher Aktionen zur Verfügung. So gelingt z.b. die Erstellung eines Kunden- oder Lieferantenanschreibens im Handumdrehen, sei es als Word-Dokument oder . Ein Großteil des Schriftverkehrs lässt sich über Dokumentenvorlagen effizient, einfach und darüber hinaus auch noch sicher erledigen. Unsere Innovationen - Ihr Wachstum 7

8 Automatisch ablegen per Drag & Drop Dokumente und Dateien im Filesystem können einfach per Drag & Drop in eine oder mehrere aktive Ablageflächen (sogenannte DropZones) gezogen werden. Je nach ausgewähltem Geschäftsvorfall und Ablageregel erfolgt die Weiterverarbeitung und korrekte Ablage unter Verwendung der ERP-Daten. Die DropZones können direkt im Anwenderdesktop oder integriert in führenden Systemen bereitgestellt werden. Auftrag: Drop Files Here Kunde: Musterfirma Projekt: 2317 Drop Files Here Drop Files Here Dateien aus dem Filesystem können per Drop-Zone zugeordnet und abgelegt werden.

9 Ablage per Verzeichnisüberwachung und Upload Auch ohne Interaktion durch den Anwender sorgt ELO BLP für eine sichere und valide Ablage. Über das Upload Center können profilgesteuert Verzeichnisse überwacht und deren Inhalte automatisiert regelbasiert verarbeitet werden. Dateien und Dokumente werden für die Weiterverarbeitung und Ablage an zentrale Services übertragen. Transparent modelliert & automatisch dokumentiert: ELO BLP Documation ELO BLP-Documentation bietet eine hochautomatisierte Dokumentation der softwaretechnischen Verarbeitungen und Integrationen und unterstützt in diesem Bereich die Anforderungen einer Verfahrensdokumentation. Hierbei werden sowohl die konfigurierte Business-Logik (Dokumentenklassifizierung, Indizierung, Rechtevergabe, Strukturerstellung, Workflow-Start und zugehörige Aktionen) sowie die technischen Konfigurationen, auch der Teilsysteme ELO BLP-Output Manager und ELO BLP Barcode berücksichtigt. Das Modul leistet eine deutliche Aufwandsentlastung und sorgt fortlaufend für umfassende, strukturierte Dokumentationen im Bereich der Anwendungsintegration mit dem ELO BLP. Unsere Innovationen - Ihr Wachstum 9

10 ELO Business Connect Ideal für Information Worker ELO Business Connect (BC) liefert die entscheidenden Antworten: Informationen & Aktionen im Kontext integrieren - Produktivität rollenbasiert steigern ELO BC ermöglicht ganzheitliches Arbeiten durch übergreifende Datennutzung, intelligente Suche, Prozessautomatisierung und raffinierte Anwendungsintegration. Der Anwender steht dabei im Mittelpunkt des Geschehens. ELO BC verbindet Geschäftsanwendungen, Dokumentenspeicher, Datenbanken und andere Informationsquellen, Microsoft Office, Dritt- und Webapplikationen in einem ganzheitlichen, rollenbasierten Kontext. Suchen & Finden, Informieren, Erstellen, Aufrufen & Springen und Ablegen sind die zentralen Funktionsgruppen. Mit ihnen erhalten Wissens- und Sachbearbeiter universelle Möglichkeiten einzelne Suchergebnisse, Informationen und Anwendungen einfach zu verknüpfen, aufzurufen und Aktionen auszulösen. Mit ELO BC werden ganz einfach die benötigten Dokumente, Informationen und Handlungsoptionen zur aktuellen Arbeitsaufgabe zur Verfügung gestellt. Ganz einfach - mit einem Klick oder voll automatisch.

11 Mehrwerte - automatisch und rollenbasiert zu jeder Aufgabe ELO BC integriert sich in führende Systeme und den lokalen Desktop und bietet dem Anwender einen elegant einfachen Zugriff auf die richtigen Informationen und Funktionen für seine Arbeitsaufgabe. Ganzheitlich Handeln und identische Informationen in allen Oberflächen nutzen dies sind die wichtigen Grundlagen für erfolgreiche Unternehmenskommunikation. ELO Business Connect: integriert Mitarbeiter einfach und gezielt in Geschäftsprozesse stellt Informationen und Funktionen einfach in vertrauten Benutzeroberflächen bereit ermöglicht die effiziente Interaktion von Menschen, Informationen und Anwendungen liefert automatisiert die richtigen Daten und Informationen zur Arbeitsaufgabe gleiches Handeln und gleiche Informationen - in Web- und Fachanwendungen und vollintegriert in den lokalen Desktop Abbildung zeigt: ELO Business Connect Sidebar mit Anzeige von Informationen und Aktionen zu einem konkreten Geschäftsobjekt. Unsere Innovationen - Ihr Wachstum 11

12 ELO erhalten Sie bei: ELO Digital Office GmbH, Heilbronner Straße 150, D Stuttgart, ELO Digital Office AT GmbH, Leonfeldner Straße 2-4, A-4040 Linz, ELO Digital Office CH AG, Industriestr. 50b, CH-8304 Wallisellen, Artikel-Nr. AFLY-BLP00-DE ELO Digital Office, das ELO Logo, elo.com, ELOoffice, ELOprofessional und ELOenterprise sind Marken der ELO Digital Office GmbH in Deutschland und/oder anderen Ländern. Microsoft, MS, Windows, Word und Excel, PowerPoint, SharePoint, Navision sind eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den USA und/oder anderen Ländern. Weitere Unternehmens-, Produkt- oder Servicenamen können Marken anderer Hersteller sein. Diese Veröffentlichung dient nur der unverbindlichen allgemeinen Information und ersetzt nicht die eingehende individuelle Beratung. Die in dieser Veröffentlichung enthaltenen Informationen können jederzeit, auch ohne vorherige Ankündigung, geändert werden. Insbesondere können technische Merkmale und Funktionen auch landesspezifisch variieren. Aktuelle Informationen zu ELO Produkten, Vertragsbedingungen und Preisen erhalten Sie bei den ELO Gesellschaften und den ELO Business-Partnern und/ oder ELO Channel-Partnern. Die Produktinformationen geben den derzeitigen Stand wieder. Gegenstand und Umfang der Leistungen bestimmen sich ausschließlich nach den jeweiligen Verträgen. ELO gewährleistet und garantiert nicht, dass seine Produkte oder sonstigen Leistungen die Einhaltung bestimmter Rechtsvorschriften sicherstellen. Der Kunde ist für die Einhaltung anwendbarer Sicherheitsvorschriften und sonstiger Vorschriften des nationalen und internationalen Rechts verantwortlich. Änderungen, Irrtümer und Druckfehler bleiben vorbehalten. Nachdruck und Vervielfältigung, auch auszugsweise, nur mit schriftlicher Genehmigung der ELO Digital Office GmbH. Copyright ELO Digital Office GmbH Alle Rechte vorbehalten. Enterprise-Content-Management Dokumenten-Management Archivierung Workflow