Dokumentenmanagement einfach.

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1 Dokumentenmanagement einfach. AWELOS for sou.matrixx

2 ECM by Design, Branchenlösungen und Best Practices. Einzigartig. AWELOS for sou.matrixx sorgt dabei im Sinne einer optimalen Unterstützung der Geschäftsprozesse für ein durchgehendes System, das die Erstellung, Bearbeitung, Speicherung und Ablaufsteuerung von Dokumenten voll berücksichtigt. ECM by Design, mit zentraler Konfiguration Kern der AWELOS-Suite ist die einzigartige Lösung AWELOS: Business Template, die die Realisierung eines ECM- Projektes per Design erlaubt. AWELOS for sou.matrixx bietet Anwendern von sou.matrixx eine einzigartige Lösungssuite für ein durchgängiges Enterprise Content bzw. Dokumenten-Management mit den ELO ECM-Systemen (ELOprofessional, ELOenterprise) und Microsoft SharePoint (Foundation oder Server). Die Lösung ist in höchstem Maße flexibel und updatesicher. Eine zentral konfigurierbare Business-Logik sorgt für die Verarbeitung aus sou.matrixx erzeugter Belege und Reports, s, Officeund Scan-Dokumente sowie sonstiger Dateien und leistet über die Inhaltsorganisation u.a. auch die Verknüpfung zu Geschäftsobjekten und Vorgängen in sou.matrixx. AWELOS integriert sich nahtlos in sou.matrixx. Der Anwender profitiert von einfach nutzbaren Informationen in seiner gewohnten Arbeitsumgebung. Ein Highlight dabei ist, dass die Business-Logik unabhängig von der Integrationstechnologie und Ablageaufgabe an zentraler Stelle konfiguriert werden kann. Projekte werden damit um Faktor 2-4 schneller und mit deutlich weniger Dienstleistung realisiert, ohne kryptische Programmierung, sondern durch jederzeit transparente Konfiguration. Business-Logik auf Basis sou.matrixx: Auf Knopfdruck Für sou.matrixx steht eine vorkonfigurierte Business-Logik, als sogenanntes Application-Template zur Verfügung. Diese vorbereiteten Definitionen für Datenzugriffe und Inhaltsabfragen lassen sich per Knopfdruck in den Designer importieren und unternehmensspezifisch anpassen. Ein weiterer Vorteil von AWELOS: Es sind nahezu keine bzw. nur minimale Eingriffe in sou.matrixx notwendig. So bleibt das ERP- System updatefähig. Branchenlösungen und Best Practices Mit AWELOS profitieren Kunden einzigartig von einem langjährigen Know-how im Bereich der Inhaltsorganisation verschiedener Branchen und Spezialbereiche. Dieses Wissen steht, in paketierten Software-Vorlagen, z.b. für den technischen Großhandel, Produktionsunternehmen, Projektdienstleister, Vertragsmanagement und die Personalakte, sofort anwendbar zur Verfügung. Auf Knopfdruck können diese sogenannten Branchen-Templates in den Designer importiert und in kürzester Zeit auf die Unternehmensbedürfnisse angepasst werden. Dies bedeutet praktisch: Flexible Anpassungsmöglichkeiten auf Basis starker Technologien und vordefinierter Standards, um kostengünstig und mit hohem Investitionsschutz die spezifischen Kundenlösungen auszuprägen. AWELOS: Dokumentenmanagement mit Business-Logik. Ganzheitlich.

3 Alle Dokumente einfach integriert. DOKUMENTENMANAGEMENT Einfach nutzbar In der praktischen Anwendung ermöglicht die AWELOS Suite eine Dokumentenverarbeitung unter Nutzung der konfigurierten Business-Logik mit sou.matrixx, je nach Anwendungsfall vollautomatisch im Hintergrund oder im Anwenderdialog, z.b. bei: A der Verarbeitung von Ausdrucken aus sou.matrixx A einer Barcode-Erkennung von Scan-Dokumenten A der Ablage und Ablaufsteuerung von gescannten Dokumenten aus dem Posteingang A der Speicherung von Dokumenten aus Microsoft Word, Excel und OneNote A der client- und serverseitigen Verarbeitung von s A der Ablage von Dateien direkt aus dem Dateisystem, per DropZone im Anwenderdesktop oder direkt in sou.matrixx integriert A der Verarbeitung von Dateien aus Verzeichnisüberwachungen, mit Bandbreiten-optimiertem Streaming Die zentralen Regelwerke stellen dabei die Einhaltung der Organisationsrichtlinien sicher und leisten u.a. Klassifizierung, Benennung, Indexierung, Rechtevergabe, Versionierung, Ablaufsteuerung und die Verknüpfung zu den relevanten Geschäftsobjekten und Vorgängen in sou.matrixx. Komplett integriert in sou.matrixx: Komponenten der AWELOS Suite und CONNECT.

4 OUTPUT MANAGEMENT Belege und Reports: Berührungslos. Verarbeitung von Druckdaten aus sou.matrixx sou.matrixx bietet verschiedene Möglichkeiten, um Belege und Reports zu erzeugen. Mit AWELOS: Output- Manager und AWELOS: PDF-Prozessor wird die Verarbeitung von Ausdrucken aus sou.matrixx sichergestellt. PDF-oder TIFF-Dokumente können zu jedem Beleg- oder Berichtausdruck erzeugt werden. Die Indexierung der Dokumente (die sogenannte Verschlagwortung mit den Daten aus sou.matrixx oder Drittsystemen) erfolgt dabei vollautomatisch. Für jeden Dokumententyp ist eine profilgestützte Erzeugung von Hintergrundformularen möglich, um das Dokument so im ECM-System abzulegen, dass es dem natürlichen Erscheinungsbild entspricht. Auch die Archivierung flüchtiger Belege oder Reports, die nach Erstellung nicht mehr vorhanden sind, ist möglich. Bei der Druckdatenverarbeitung werden nicht nur die Dokumente abgelegt, sondern wie bei allen anderen Ablagen auch die zugehörigen Inhalte organisiert (Klassifizierung, Indexierung, Strukturerzeugung, Rechtevergabe, etc.). Per Konfiguration kann ebenso festgelegt werden, ob Dokumente bei mehrmaliger Archivierung als Version des ursprünglichen Dokumentes oder als zusätzliches Dokument abgelegt werden sollen. Damit ist die gesamte (Änderungs-)Historie eines Beleges im ECM nachvollziehbar gespeichert.

5 Eigen- und Fremdbelege: Einfach automatisch. BELEGE Geänderte Eigenbelege Unterschriebene Lieferscheine, abgezeichnete Prüfzeugnisse oder Leistungsbelege sind als wichtige Nachweisdokumente aufbewahrungsrelevant. Durch Barcode-Erkennung der Belege kann nach dem Scannen mit AWELOS: Barcode eine automatische Verarbeitung und Zuordnung zu Vorgängen in sou.matrixx erfolgen. Eingangsrechnungen für alle Ausbauvarianten Die automatisierte Verarbeitung von Eingangsrechnungen bietet erhebliche Rationalisierungspotentiale. AWELOS unterstützt bei dem sogenannten frühen und späten Scannen, mit Barcode-Erkennung und Dialogverarbeitung. Der Einsatz kann auch in Verbindung mit einer automatischen Dokumenterkennung und Datenextraktion erfolgen. Der gewünschte Automatisierungsgrad kann dabei, je nach Bedarf des Unternehmens, stufenweise ausgebaut werden. Durch die AWELOS Architektur ist der Ausbau unproblematisch, da die Business Logik unabhängig von der Verarbeitungstechnologie betrieben wird und damit jederzeit veränderbar ist. Eingangsrechnungen für kleine Dokumentenmengen Mit AWELOS: Barcode erfolgt nach dem Scannen die automatische Verarbeitung und Zuordnung zu Bestell- bzw. Buchungsvorgängen in sou.matrixx. Auch die interaktive Ablage von gescannten Dokumenten mit validierten Daten aus dem ERP-System ist möglich. Der Anwender wird dabei durch die nahtlose Integration von Dokumenten und Informationen direkt in die sou.matrixx Oberfläche nachhaltig unterstützt. Eingangsrechnungen für große Dokumentenmengen Bei großen Dokumentenmengen ist die frühe Erfassung von Eingangsbelegen mit anschließender Workflowbearbeitung in der Regel die optimale Verfahrensweise. Bestenfalls kommen dabei Lösungen zur automatischen Dokumentenklassifizierung und Datenextraktion zum Einsatz. Verarbeitungsrelevante Daten können so automatisiert gewonnen und den nachfolgenden Prozessen, bis zur Verbuchung im ERP-System, zur Verfügung gestellt werden. AWELOS liefert auch hier den organisatorischen Unterbau und sorgt für die regelkonforme Dokumentenablage und Inhaltsorganisation sowie die Bereitstellung valider Daten aus sou.matrixx. Die gesamte Prozesskette, von der Bestellung bis zur verbuchten Eingangsrechnung, erfolgt in Verbindung mit den Workflowfunktionen von ELO oder SharePoint hochautomatisiert, zielsicher und unter Einhaltung der Organisationsrichtlinien.

6 S s: Integriert verarbeiten. s: Integriert verarbeiten Die Speicherung und Verarbeitung von s im zentralen ECM ist von zentraler Bedeutung, wenn es um eine durchgängige Informationsversorgung geht. Zudem sind s, sofern es sich um Handelsbriefe handelt, aufbewahrungspflichtig in ihrem originären Format. Mit AWELOS werden s nicht nur, wie in der Regel üblich, unter stumpfen technischen Aspekten und im Volltext durchsuchbar abgelegt, sondern können Geschäftspartnern oder Vorgängen in sou.matrixx zugeordnet werden. Hiermit wird ebenfalls den Anforderungen der GDPdU Verordnung besonders Rechnung getragen. Diese schreibt vor, dass steuerrelevante s eindeutig indexiert und über einen Zeitraum von sechs Jahren aufbewahrt werden müssen. Mit AWELOS gelingt die Verknüpfung der s mit Geschäftsobjekten oder Vorgängen in sou.matrixx, unabhängig davon, ob es sich z.b. um eine Einkaufs-, Verkaufs- oder Projektthematik handelt. Diese Möglichkeiten der umfassenden Inhaltsorganisation stehen beispielweise direkt in Microsoft Outlook oder serverseitig mit AWELOS: Mailserve zur Verfügung. Damit unterscheiden sich die Möglichkeiten der -Archivierung erheblich von marktüblichen technischen Systemen. AWELOS: Mailserve unterstützt in einem Produkt sowohl Exchange, als auch IMAP-basierte Mailsysteme. Für Lotus Notes und Tobit stehen ebenfalls entsprechende client- und serverseitige Module zur Verfügung.

7 Office-Dokumente: Per Klick ablegen. OFFICE-DOKUMENTE Office-Dokumente integriert erstellen und verarbeiten AWELOS integriert sich nahtlos in Microsoft Outlook, Word, Excel und OneNote und stellt auch hier die regelbasierte Dokumentenablage und Verknüpfung zu sou.matrixx Objekten und Vorgängen sicher. Die Verarbeitung gelingt schnell und komfortabel. Bei der Ablage eines Dokumentes können bei Bedarf Informationen aus sou.matrixx oder anderen Quellen im Dialog nachgeschlagen oder validiert werden. Die intuitive und bedieneffiziente Arbeitsweise ist maßgeblich für eine hohe Benutzerakzeptanz, die ihrerseits Grundlage für vollständige Akten und damit lückenlose Transparenz von Geschäftsvorfällen ist. Die optionalen CONNECT-Komponenten gestalten den Gesamtprozess durchgängig und effizient, von der Erstellung verschiedener Office-Dokumente bis zu deren Ablage. Kontextsensitiv zu seiner Arbeit und Rolle stellt Connect Funktionen zur Verfügung, um Daten aus sou.matrixx in wählbare oder fest vorgegebene Word-, Excel-oder -Vorlagen zu integrieren. So gelingt z.b. die Erstellung eines Kunden- oder Lieferantenanschreibens im Handumdrehen, sei es als Word- Dokument oder . In der Regel lassen sich rund 70% des Schriftverkehrs über Dokumentenvorlagen effizient, einfach und sicher erledigen. Nach der komfortablen Erstellung können Dokumente im Anschluss an ihre Bearbeitung ganz einfach aus Office im ECM-System ablegt werden. Eine hochautomatisierte Verarbeitung steht identisch für Office-Dokumente zur Verfügung, die mit der Dokumentenbehandlung in sou.matrixx erzeugt werden. Projektplan Statusbericht Leasingkalkulation Vertraulichkeitsvereinbarung Besuchsbericht Kundenschriftverkehr Abnahmeprotokoll Personaldokument Vertrag Bedienungsanleitung

8 DRAG & DROP Die richtige Ablage: Automatisch. Automatische die richtige Ablage per Drag & Drop Eine reibungslose Vorgangsbearbeitung setzt voraus, dass Dinge nahtlos ineinander greifen. Hierfür steht auch die AWELOS DropZone, die direkt in die sou.matrixx Oberfläche eine Ablagemöglichkeit beliebiger Dateien integriert. Die DropZone bietet automatisch die passende Ablageregel zum angezeigten Geschäftsobjekt oder Vorgang. Die korrekte Ablage erfolgt einfach per Drag und Drop. Auch ohne sou.matrixx, direkt im Anwenderdesktop, kann die DropZone genutzt werden. Die Verwendung von ERP-Daten ist hier gleicherweise sichergestellt. Besonders effizient wirken Favoriten, die per Klick als aktuelle Auswahl gesetzt oder fest auf den Desktop verknüpft werden können. Vom Anwender auch vollautomatisch Selbst ohne Interaktion mit dem Anwender sorgt AWELOS aus der Benutzerumgebung für eine sichere und valide Ablage. Über das Uploadcenter können Verzeichnisse überwacht und mit Business-Logik automatisiert verarbeitet werden. Dateien werden an die zentralen Services bandbreitenoptimiert übertragen. Wie für alle anderen Clients gilt: Alle Einstellungen können profilgestützt zentral gesetzt werden. Ganzheitliches Arbeiten von ERP und CRM bis Sharepoint und Webanwendungen Die kontextsensitive Benutzerunterstützung des AWELOS Clients steht als Webtechnologie direkt in SharePoint und für viele weitere Systeme und Webanwendungen bereit. Wird z.b. eine Teamseite für das Projektmanagement geöffnet, kann der Anwender Dokumente aus dem lokalen Desktop einfach per Drag und Drop zuordnen. Dabei wird nicht nur der Upload, sondern die komplette Verarbeitung unter Einhaltung der Organisationsrichtlinien geleistet. Für alle Arten der Dokumentenverarbeitung mit AWELOS gilt: Durch die Nutzung der zentral konfigurierten Business Logik auf Basis sou.matrixx gelingt nicht nur die automatisierte Ablage und Indexierung der Dokumente, sondern auch die Zuordnung zu den Vorgängen im ERP-System. Auftrag: Kunde: ACTIWARE DROP FILES HERE DROP FILES HERE Projekt: DROP FILES HERE

9 CONNECT: Der Produktivitätsassistent GANZHEITLICH HANDELN Recherche aus sou.matrixx und mehr... Ob eigenerzeugte oder fremde Belege, Office-Dokumente, s, CAD-Dateien, Bilder oder sonstige Dateien - über die Verbundfunktion mit der optionalen CONNECT Komponenten steht eine leistungsfähige Suche direkt in sou.matrixx zur Verfügung. Die Suche kann kontextsensitiv und unter Berücksichtigung der Rollen des Anwenders erfolgen. In sou.matrixx werden so automatisch oder auf Knopfdruck die zugehörigen Dokumente zu einem Geschäftsobjekt oder Vorgang angezeigt, wie z.b. alle Dokumente zu einem Auftrag. Dies erfolgt unter Berücksichtigung der Anwenderberechtigungen und weiteren Filterkriterien, wie z.b. die Aktualität eines Dokumentes. Die Suchen sind flexibel gestaltbar und in sou.matrixx mit beliebigen Objekten nutzbar. Des Weiteren wird außerhalb von sou.matrixx die Suche nach Unternehmenswissen komfortabel wie nie zuvor. Direkt im Windows-Desktop können Suchen blitzschnell gestartet und Ergebnisse angezeigt werden. Mehrwerte automatisch und rollenbasiert zu jeder Aufgabe: CONNECT bietet viele weitere Office-Produktivitätsfunktionen, die direkt in der sou.matrixx Oberfläche verwendet werden können. Kontextsensitiv und im Dialog zu sou.matrixx Geschäftsobjekten oder Vorgängen, stehen dem Anwender dabei die passenden Funktionen zur Automatisierung seiner täglichen Arbeit zur Verfügung. Neben der Suche und Erstellung von Dokumenten ermöglicht CONNECT die Integration von Daten in zahlreiche Drittanwendungen. Auch zur Verfügung stehen dabei Funktionen wie z.b. Telefonie und Etikettendruck. Dieser Befehlsvorrat steht dem Anwender ebenso in Webanwendungen und im Windows-Desktop zur Verfügung.

10 LÖSUNGEN Passgenaue Projekte: Echter Nutzen. Transparent modelliert und automatisch dokumentiert: Beste Voraussetzungen für Compliance AWELOS: Global Documentation bietet eine hochautomatisierte Dokumentation der softwaretechnischen Verarbeitungen und Integrationen und unterstützt in diesem Bereich einzigartig die Anforderungen der Verfahrensdokumentation, die für eine revisionssichere ECM-Lösung wesentlich sind. Hierbei werden sowohl die konfigurierte Business-Logik sowie die technischen Konfigurationen, auch der Teilsysteme AWELOS: Barcode, AWELOS: Output-Manager, AWELOS: PDF-Prozessor und AWELOS: Mailserve berücksichtigt. Das Modul leistet dauerhaft eine deutliche Aufwandsentlastung und sorgt für umfassende, strukturierte Dokumentationen. Nutzen für kleine, mittelständische und große Unternehmen AWELOS bietet für sou.matrixx Anwender jeder Größe klare Vorteile. Kleine Unternehmen erreichen mit den ACTIWARE-Lösungen ein durchgängiges DMS-/ECM-Projekt quasi out of the box. Passgenau abgestimmte Paketangebote für kleine Unternehmen ermöglichen ein sehr kosteneffektives DMS/ECM-Projekt. Bei mittleren, großen und komplexen Projekten gelingt dank flexibler Konfigurationsmöglichkeiten die Realisierung einer hochwertigen ECM-Lösung mit enormen Zeit- und Kostenvorteilen. Das Konzept der ACTIWARE-Lösungen sorgt für ein einzigartig flexibles und transparentes Gesamtsystem, insbesondere durch die per Design modellierbare Business-Logik. Das Ergebnis sind niedrige Betriebs- und Folgekosten der Lösung, bei hoher Flexibilität, um jederzeit die Anforderung des Unternehmens passgenau abbilden zu können. Durch die Mehrmandantenfähigkeit ist nicht nur die Abbildung der unterschiedlichen Anforderungen der einzelnen Mandanten in einem Projekt möglich, sondern auch die Kopplung unterschiedlicher führender (ERP-) Systeme mit den gleichen Basis-Technologien. Unterstützende ECM-Systeme Die AWELOS- und CONNECT-Lösungen unterstützen Microsoft SharePoint Foundation und SharePoint Server sowie die komplette ELO ECM Produktfamilie, mit der Mittelstandslösung ELOprofessional und dem plattformunabhängigen ELOenterprise. Durch die flexible Middleware und der technologieunabhängigen Regelwerke ist es ebenfalls möglich arbeits- bzw. technologieteilige ECM-Projekte, z.b. sowohl mit ELO, als auch mit SharePoint, zu realisieren. Das heißt, es ist nicht nur ein entweder oder sondern die Kombination der richtigen Infrastruktur in einem Projekt möglich. Die AWELOS Services können bei Bedarf verteilt eingesetzt werden, z.b. arbeitsteilig im Rechenzentrum und dedizierten lokalen Komponenten. Durch die asynchrone Verarbeitungsmöglichkeit wird ein hoher Anwendungskomfort bei schnellen Antwortzeiten ermöglicht. Für anspruchsvolle Installationen ist es durch das Pool-Konzept der Services einfach möglich Mehrfachinstanzen und die Verteilung über mehrere Systeme hinweg einzurichten. Die infrastrukturellen Möglichkeiten reichen bis zum zentralen Management der Einstellungen aller Client-Komponenten. Bei Updates, sowohl im ECM-System, als auch bei führenden Lösungen wie ERP-Systemen, bietet AWELOS einen enormen technologischen Investitionsschutz und gleichzeitig eine erhebliche Kostenersparnis aufgrund der Architektur der Lösung und des Gesamtkonzeptes. Denn in der Regel ist selbst bei Austausch der ERP-Lösung lediglich eine Neukonfiguration der Datenzugriffe oder die Verwendung eines anderen Application-Templates notwendig. Die inhaltlichen Modellierungen der Business Logik bleiben erhalten.

11 Die wesentlichen Bestandteile: Umfassend präsent. AWELOS-SUITE AWELOS: Base Services Webservices, mit zentraler, regelbasierter Business Logik AWELOS: Client und AddIns ermöglicht Anwendern die komfortable, vorgangsbezogene Ablage bzw. Dokumentenverarbeitung, z.b. aus Word, Excel, Outlook und dem Filesystem AWELOS: DropZone und WebdropZone Drag + Drop aus dem Anwenderdesktop, integriert in die ERP Oberfläche und als Webanwendung AWELOS: Output Manager dient der Verarbeitung von Druckdaten aus beliebigen Geschäftsanwendungen und erzeugt PDF- oder TIFF-Dateien AWELOS: PDF-Prozessor dient der Verarbeitung von PDF-Dateien direkt aus dem Dateisystem AWELOS: Barcode ermöglicht die Verarbeitung von Scanbelegen per Barcodeerkennung AWELOS: Mailserve ermöglicht regelbasierte serverseitige -Archivierung für Microsoft Exchange und IMAP-Server AWELOS: Designer ist das komfortable, grafische Anpassungswerkzeug zur Modellierung der regelbasierten Business Logik und der Datenanbindung AWELOS: SDK ermöglicht die Nutzung der Services in eigene Entwicklungen, z.b. für die Erstellung spezialisierter Clients oder integrierter Hintergrundverarbeitungen AWELOS: Global Documentation bietet eine hochautomatisierte Dokumentation der softwaretechnischen Verarbeitungen, Integrationsverfahren und technischen Konfigurationen von AWELOS und unterstützt einzigartig Compliance-Anforderungen AWELOS: Das Dokumentenmanagement mit Business-Logik. Ganzheitlich.

12 Dokumentenmanagement einfach. Sie wollen mehr erfahren? Dann kontaktieren Sie uns. Wir laden Sie herzlich ein, den Nutzen von AWELOS in einem persönlichen Gespräch kennen zu lernen. Wir freuen uns auf Sie! AWELOS erhalten Sie bei: Die in dieser Publikation enthaltenen Informationen können ohne vorherige Ankündigung geändert werden. Die genannten Warenzeichen sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Inhaber. Version 4.3 Copyright 2013 ACTIWARE GmbH ACTIWARE GMBH CONSULTING BUSINESS SOFTWARE IN DER WERR ANGELBURG TELEFON +49 (6464) TELEFAX +49 (6464)